Tài liệu Chuong 1. tong quan ve ke toan ngan hang

  • Số trang: 34 |
  • Loại file: DOC |
  • Lượt xem: 262 |
  • Lượt tải: 0
hosomat

Tham gia: 10/08/2016

Mô tả:

PhÇn mét Nh÷ng vÊn ®Ò chung vÒ kÕ to¸n ng©n hµng Ch¬ng i Tæng quan vÒ kÕ to¸n ng©n hµng 1. KÕ to¸n víi ho¹t ®éng ng©n hµng 1.1. Giíi thiÖu vÒ KÕ to¸n ng©n hµng KÕ to¸n lµ mét c«ng cô quan träng ®Ó qu¶n lý kinh tÕ tµi chÝnh ë mçi ®¬n vÞ, tæ chøc kinh tÕ còng nh ë ph¹m vi toµn bé nÒn kinh tÕ quèc d©n. KÕ to¸n ng©n hµng lµ viÖc thu thËp, ghi chÐp, xö lý, ph©n tÝch c¸c nghiÖp vô kinh tÕ, tµi chÝnh vÒ ho¹t ®éng tiÒn tÖ, tÝn dông vµ dÞch vô ng©n hµng díi h×nh thøc chñ yÕu lµ gi¸ trÞ ®Ó ph¶n ¸nh, kiÓm tra toµn bé ho¹t ®éng kinh doanh cña ®¬n vÞ ng©n hµng, ®ång thêi cung cÊp th«ng tin cÇn thiÕt phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý ho¹t ®éng tiÒn tÖ ng©n hµng ë tÇm vÜ m« vµ vi m«, cung cÊp th«ng tin cho c¸c tæ chøc, c¸ nh©n theo qui ®Þnh cña Ph¸p luËt. KÕ to¸n ng©n hµng bao gåm kÕ to¸n tµi chÝnh vµ kÕ to¸n qu¶n trÞ: KÕ to¸n tµi chÝnh lµ viÖc thu thËp, ghi chÐp, xö lý, ph©n tÝch c¸c nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh theo luËt, chÕ ®é, chuÈn mùc kÕ to¸n ®Ó hÖ thèng ho¸ th«ng tin theo c¸c chØ tiªu tæng hîp ®îc quy ®Þnh thèng nhÊt trong b¸o c¸o tµi chÝnh ng©n hµng nh»m phôc vô cho qu¶n lý ho¹t ®éng kinh doanh ng©n hµng cña ChÝnh phñ, Ng©n hµng Trung ¬ng, ®¸p øng nhu cÇu sö dông th«ng tin cho c¸c ®èi tîng bªn ngoµi vµ cña b¶n th©n ®¬n vÞ ng©n hµng. KÕ to¸n qu¶n trÞ lµ viÖc thu thËp, ghi chÐp, xö lý, ph©n tÝch vµ cung cÊp th«ng tin kinh tÕ, tµi chÝnh theo yªu cÇu qu¶n trÞ vµ quyÕt ®Þnh kinh tÕ, tµi chÝnh trong trong néi bé ®¬n vÞ ng©n hµng. Nh vËy, ®èi tîng kÕ to¸n qu¶n trÞ kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i lµ toµn bé ho¹t ®éng kinh tÕ - tµi chÝnh cña ng©n hµng, mµ cã thÓ chØ lµ tõng bé phËn (®èi tîng kÕ to¸n cô thÓ) do yªu cÇu qu¶n trÞ ë ®¬n vÞ ng©n hµng ®Æt ra. KÕ to¸n qu¶n trÞ còng cã thÓ kh«ng ph¶i tu©n thñ c¸c chÕ ®é, chuÈn mùc kÕ to¸n do ChÝnh phñ quy ®Þnh. Néi dung cuèn gi¸o tr×nh KÕ to¸n ng©n hµng nµy chØ míi cung cÊp c¸c kiÕn thøc c¬ b¶n vÒ ho¹t ®éng kÕ to¸n tµi chÝnh t¹i ®¬n vÞ ng©n hµng, mµ cha ®Ò cËp ®Õn néi dung kÕ to¸n qu¶n trÞ ng©n hµng. Khi thùc hiÖn c«ng viÖc KÕ to¸n tµi chÝnh vµ KÕ to¸n qu¶n trÞ, ®¬n vÞ kÕ to¸n ng©n hµng ph¶i thùc hiÖn kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi tiÕt. KÕ to¸n tæng hîp lµ viÖc thu thËp, ghi chÐp, hÖ thèng ho¸ th«ng tin kinh tÕ, tµi chÝnh theo c¸c tµi kho¶n tæng hîp ph¶n ¸nh c¸c chØ tiªu tæng hîp vÒ ho¹t ®éng kinh doanh ng©n hµng. KÕ to¸n chi tiÕt lµ viÖc thu thËp, ghi chÐp, hÖ thèng ho¸ th«ng tin kinh tÕ, tµi chÝnh theo c¸c chØ tiªu chi tiÕt, cô thÓ h¬n c¸c chØ tiªu ®· ph¶n ¸nh ë tµi kho¶n tæng hîp. KÕ to¸n chi tiÕt ®Õn møc ®é nµo cßn tuú thuéc vµo yªu cÇu qu¶n lý nghiÖp vô hay yªu cÇu vÒ b¶o vÖ an toµn tµi s¶n cña ng©n hµng. 1.2. §èi tîng kÕ to¸n ng©n hµng Lµ c«ng cô qu¶n lý kinh tÕ - tµi chÝnh, ®èi tîng ph¶n ¸nh tríc hÕt cña kÕ to¸n ng©n hµng lµ vèn vµ sù vËn ®éng cña vèn trong ho¹t ®éng vÒ tiÒn tÖ, thanh to¸n, tÝn dông ®èi néi, ®èi ngo¹i cña hÖ thèng ng©n hµng. Vèn cña hÖ thèng ng©n hµng nãi chung hay cña tõng ®¬n vÞ ng©n hµng nãi riªng lu«n lu«n tån t¹i díi hai h×nh thøc lµ nguån vèn vµ sö dông vèn. Nguån vèn chØ nh÷ng nguån lùc tµi chÝnh mµ ng©n hµng cã thÓ dùa vµo ®Ó thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng kinh doanh vµ cung øng dÞch vô tµi chÝnh ®èi víi x· héi. Nã gåm vèn tù cã nh vèn ph¸p ®Þnh hay vèn ®iÒu lÖ; quü dù phßng rñi ro vµ vèn huy ®éng tõ 0 bªn ngoµi nh vèn tiÒn göi, vèn ®i vay, vèn ph¸t hµnh... Sö dông vèn cña ng©n hµng lµ sè tiÒn mµ ng©n hµng bá ra ®Ó cã nh÷ng tµi s¶n nh ng©n quü, cho vay, ®Çu t, TSC§, c«ng cô lao ®éng, vËt liÖu..., nh÷ng tµi s¶n thuéc sù kiÓm so¸t cña ®¬n vÞ ng©n hµng. Nh÷ng tµi s¶n nµy hoÆc trùc tiÕp mang l¹i thu nhËp cho ng©n hµng hoÆc ph¸t huy vai trß phôc vô cho ho¹t ®éng sinh lêi cña ng©n hµng. §èi tîng cña kÕ to¸n ng©n hµng cßn lµ kÕt qu¶ cña sù vËn ®éng cña vèn cña ng©n hµng. Nãi c¸ch kh¸c, kÕ to¸n ng©n hµng ph¶i ph¶n ¸nh c¸c kho¶n thu nhËp, c¸c kho¶n chi phÝ, kÕt qu¶ vµ ph©n chia kÕt qu¶ ho¹t ®éng. Dï theo c¬ chÕ tµi chÝnh kinh doanh ®èi víi c¸c ng©n hµng th¬ng m¹i hay theo c¬ chÕ tµi chÝnh ®Æc thï ®èi víi Ng©n hµng Nhµ níc, viÖc sö dông kÕ to¸n ®Ó n¾m t×nh h×nh thu, t×nh h×nh chi, kÕt qu¶ vµ ph©n chia kÕt qu¶ ho¹t ®éng ®Òu lµ cÇn thiÕt vµ quan träng ®èi víi c¸c cÊp qu¶n lý trong hÖ thèng ng©n hµng. Lµ c¸c ®¬n vÞ trung gian tµi chÝnh trong nÒn kinh tÕ quèc d©n, c¸c ng©n hµng th¬ng m¹i còng nh Ng©n hµng Nhµ níc ®ãng vai trß chñ yÕu trong viÖc cung øng dÞch vô thanh to¸n cho mäi ®¬n vÞ, c¸ nh©n. §ång thêi ng©n hµng cã nhiÒu giao dÞch kú h¹n, giao dÞch cam kÕt, b¶o l·nh... víi c¸c ®èi t¸c vµ kh¸ch hµng trong vµ ngoµi n íc. V× vËy, ®èi tîng kÕ to¸n ng©n hµng cßn cã c¸c kho¶n thanh to¸n trong vµ ngoµi ®¬n vÞ ng©n hµng; C¸c kho¶n cam kÕt, b¶o l·nh, c¸c giÊy tê cã gi¸... Do ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng cña ng©n hµng kh¸c h¼n c¸c ngµnh s¶n xuÊt, lu th«ng hµng hãa vËt chÊt, hoÆc c¸c ngµnh cung øng dÞch vô kh¸c mµ ®èi tîng cña KÕ to¸n ng©n hµng cã nh÷ng ®Æc ®iÓm riªng biÖt sau: Thø nhÊt: §èi tîng cña kÕ to¸n ng©n hµng chñ yÕu tån t¹i díi h×nh th¸i gi¸ trÞ (tiÒn tÖ) kÓ c¶ nguån gèc h×nh thµnh còng nh qu¸ tr×nh vËn ®éng. Thø hai: §èi tîng kÕ to¸n ng©n hµng cã mèi quan hÖ chÆt chÏ, thêng xuyªn víi ®èi tîng kÕ to¸n c¸c ®¬n vÞ, tæ chøc kinh tÕ, c¸ nh©n trong nÒn kinh tÕ th«ng qua quan hÖ tiÒn göi, tiÒn vay, thanh to¸n... gi÷a ng©n hµng víi kh¸ch hµng. VÝ dô: Khi ng©n hµng nhËn tiÒn göi cña kh¸ch hµng, th× vÒ phÝa ng©n hµng lµ ho¹t ®éng nguån vèn, nhng vÒ phÝa ngêi göi tiÒn lµ ho¹t ®éng sö dông vèn (göi ng©n hµng); ngîc l¹i, khi ng©n hµng cho kh¸ch hµng vay vèn, th× vÒ phÝa ng©n hµng lµ ho¹t ®éng sö dông vèn nhng vÒ phÝa ngêi vay lµ ho¹t ®éng nguån vèn (vèn vay ng©n hµng). §Æc trng nµy cho thÊy, th«ng tin kÕ to¸n ng©n hµng lµ th«ng tin kinh tÕ, tµi chÝnh tæng hîp ®îc nhiÒu ®èi tîng quan t©m sö dông nh kh¸ch hµng, c¸c nhµ ®Çu t, c¸c c¬ quan qu¶n lý (tµi chÝnh, thèng kª....), ChÝnh phñ.... MÆt kh¸c, vÒ phÝa m×nh, th«ng qua mèi quan hÖ nµy b»ng c¸c chÝnh s¸ch cña m×nh, ng©n hµng ®· t¸c ®éng vµo toµn bé ho¹t ®éng cña nÒn kinh tÕ, thóc ®Èy t¨ng trëng kinh tÕ, t¨ng cêng c«ng t¸c qu¶n lý kinh tÕ, tµi chÝnh Thø ba: XÐt vÒ quy m« vµ sù chu chuyÓn vèn th× ®èi tîng kÕ to¸n ng©n hµng cã quy m«, ph¹m vi rÊt lín vµ cã sù tuÇn hoµn thêng xuyªn, liªn tôc theo yªu cÇu chu chuyÓn vèn cña nÒn kinh tÕ vµ theo yªu cÇu qu¶n lý kinh doanh cña ng©n hµng. Thø t: XÐt vÒ néi bé ngµnh ng©n hµng, gi÷a ®èi tîng kÕ to¸n cña Ng©n hµng Nhµ níc (ng©n hµng cÊp 1) vµ ®èi tîng kÕ to¸n cña ng©n hµng th¬ng m¹i (ng©n hµng cÊp 2) cã sù kh¸c nhau. §èi tîng kÕ to¸n cña Ng©n hµng Nhµ níc còng lµ tµi s¶n - nguån vèn, nhng nã ph¶n ¶nh ho¹t ®éng cña Ng©n hµng Nhµ níc lµ ho¹t ®éng cña c¬ quan qu¶n lý nhµ níc, ng©n hµng ph¸t hµnh tiÒn, ng©n hµng cña c¸c ng©n hµng. T¹i Ng©n 1 hµng Nhµ níc, nguån vèn chñ yÕu lµ tiÒn göi cña c¸c TCTD, vèn vay c¸c tæ chøc tµi chÝnh quèc tÕ; nguån vèn ph¸t hµnh vµ vèn ph¸p ®Þnh; tµi s¶n chñ yÕu lµ cho vay c¸c TCTD... §èi tîng cña kÕ to¸n ng©n hµng th¬ng m¹i còng lµ tµi s¶n - nguån vèn, nhng nã ph¶n ¶nh ho¹t kinh doanh tiÒn tÖ, tÝn dông, dÞch vô ng©n hµng cña ®¬n vÞ NHTM víi kh¸ch hµng lµ c¸c tæ chøc kinh tÕ, c¸c doanh nghiÖp, c¸ nh©n trong toµn bé nÒn kinh tÕ. T¹i c¸c NHTM, TCTD, nguån vèn chñ yÕu lµ tiÒn göi c¸c tæ chøc kinh tÕ, d©n c, ngoµi ra cã vèn huy ®éng th«ng qua ph¸t hµnh giÊy tê cã gi¸, vèn vay NHNN, vay c¸c TCTD trong vµ ngoµi níc, vèn chñ së h÷u; Tµi s¶n chñ yÕu lµ cho vay ®èi víi nÒn kinh tÕ, ngoµi ra cã tiÒn mÆt t¹i quÜ, tiÒn göi t¹i NHNN, t¹i c¸c TCTD kh¸c, ®Çu t chøng kho¸n, tµi s¶n cè ®Þnh... 1.3. NhiÖm vô cña kÕ to¸n ng©n hµng: - Thu thËp, ghi chÐp kÞp thêi, ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c c¸c nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh ph¸t sinh cña ®¬n vÞ ng©n hµng theo ®èi tîng, néi dung c«ng viÖc kÕ to¸n, theo ®óng chuÈn mùc vµ chÕ ®é kÕ to¸n. - KiÓm tra, gi¸m s¸t chÆt chÏ c¸c kho¶n thu chi tµi chÝnh, qu¸ tr×nh sö dông tµi s¶n cña b¶n th©n ng©n hµng vµ cña x· héi th«ng qua c¸c kh©u kiÓm so¸t cña kÕ to¸n, gãp phÇn t¨ng cêng kû luËt tµi chÝnh, cñng cè chÕ ®é h¹ch to¸n kinh tÕ trong ng©n hµng còng nh trong toµn bé nÒn kinh tÕ quèc d©n. - Ph©n tÝch th«ng tin, sè liÖu kÕ to¸n; tham mu, ®Ò xuÊt c¸c gi¶i ph¸p phôc vô yªu cÇu qu¶n trÞ vµ quyÕt ®Þnh kinh tÕ, tµi chÝnh cña ®¬n vÞ ng©n hµng; - Cung cÊp th«ng tin cho ng©n hµng trung ¬ng vµ c¸c c¬ quan qu¶n lý nhµ níc kh¸c phôc vô sù chØ ®¹o thùc thi chÝnh s¸ch tiÒn tÖ - tÝn dông nãi riªng vµ chÝnh s¸ch tµi chÝnh nãi chung; ®ång thêi ®¸p øng nhu cÇu cña c«ng t¸c thanh tra ng©n hµng. -Tæ chøc tèt viÖc giao dÞch víi kh¸ch hµng, gãp phÇn thùc hiÖn tèt chiÕn lîc kh¸ch hµng cña ®¬n vÞ ng©n hµng. 1.4. §Æc ®iÓm cña kÕ to¸n ng©n hµng XuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng cña ng©n hµng, kÕ to¸n ng©n hµng cã nh÷ng ®Æc ®iÓm sau: 1. KÕ to¸n ng©n hµng mang tÝnh x· héi cao: §Æc ®iÓm nµy thÓ hiÖn ë chç kÕ to¸n ng©n hµng kh«ng chØ ph¶n ¶nh toµn bé c¸c mÆt ho¹t ®éng cña b¶n th©n ng©n hµng, mµ nã cßn ph¶n ¶nh ®îc ®¹i bé phËn ho¹t ®éng kinh tÕ, tµi chÝnh cña nÒn kinh tÕ th«ng qua c¸c quan hÖ tiÒn tÖ, tÝn dông, thanh to¸n... gi÷a ng©n hµng víi c¸c doanh nghiÖp, c¸c ®¬n vÞ tæ chøc kinh tÕ, c¸c c¸ nh©n trong nÒn kinh tÕ. Do vËy nh÷ng chØ tiªu th«ng tin do kÕ to¸n ng©n hµng cung cÊp lµ nh÷ng chØ tiªu th«ng tin kinh tÕ, tµi chÝnh quan träng gióp cho viÖc chØ ®¹o, ®iÒu hµnh ho¹t ®éng ng©n hµng vµ qu¶n lý nÒn kinh tÕ. §Æc ®iÓm nµy cho thÊy tÝnh “x· héi ho¸’ cña kÕ to¸n ng©n hµng. Tõ ®Æc ®iÓm nµy ®ßi hái ngoµi viÖc thùc hiÖn c¸c ph¬ng ph¸p kÕ to¸n chung, c¸c chuÈn mùc kÕ to¸n ®îc thõa nhËn ngµnh ng©n hµng ph¶i x©y dùng chÕ ®é kÕ to¸n phï hîp ®Ó cã thÓ võa ph¶n ¶nh ®Çy ®ñ ho¹t ®éng cña b¶n th©n ng©n hµng, võa ph¶n ¶nh ®îc ho¹t ®éng kinh tÕ, tµi chÝnh cña nÒn kinh tÕ. 2. KÕ to¸n ng©n hµng tiÕn hµnh ®ång thêi gi÷a kiÓm so¸t, xö lý nghiÖp vô vµ ghi sæ s¸ch kÕ to¸n khi cã nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh NÕu nh ë c¸c ®¬n vi, tæ chøc kinh tÕ, c¸c doanh nghiÖp viÖc thùc hiÖn c¸c bót to¸n khi cã nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i vµo sæ kÕ to¸n ngay (cã 2 thÓ ®Ó ngµy h«m sau, hoÆc theo tõng ®Þnh kú míi tiÕn hµnh vµo sæ kÕ to¸n) th× ngîc l¹i trong kÕ to¸n ng©n hµng c«ng viÖc nµy ph¶i tiÕn hµnh ®ång thêi. §iÒu nµy ®ßi hái khi tiÕp nhËn chøng tõ kÕ to¸n tõ kh¸ch hµng hay chøng tõ do néi bé ng©n hµng lËp, nh©n viªn kÕ to¸n ng©n hµng ph¶i kiÓm so¸t, xö lý theo néi dung cña chøng tõ. NÕu chøng tõ ®¶m b¶o tÝnh hîp lÖ, hîp ph¸p th× cho hoµn thµnh nghiÖp vô vµ ph¶n ¶nh ngay vµo sæ kÕ to¸n thÝch hîp (b»ng tay hoÆc b»ng m¸y) ®Ó kiÓm so¸t sè d tµi kho¶n h¹n møc tÝn dông, chuÈn bÞ s½n sµng phôc vô c¸c giao dÞch míi. Tõ ®Æc ®iÓm nµy, ®· lµm cho kÕ to¸n ng©n hµng mang tÝnh giao dÞch rÊt cao. 3. KÕ to¸n ng©n hµng cã tÝnh chÝnh x¸c kÞp thêi rÊt cao, bëi lÏ ®èi tîng kÕ to¸n ng©n hµng cã liªn quan mËt thiÕt víi ®èi tîng kÕ to¸n cña c¸c doanh nghiÖp, c¸ nh©n trong nÒn kinh tÕ; mÆt kh¸c, ho¹t ®éng ng©n hµng ®· dÉn ®Õn ng©n hµng tËp trung ®îc mét khèi lîng vèn tiÒn tÖ rÊt lín cña x· héi, sè vèn nµy thêng xuyªn biÕn ®éng. V× vËy, kÕ to¸n ng©n hµng ph¶i cã ®é chÝnh x¸c vµ kÞp thêi rÊt cao ®Ó mét mÆt ®¸p øng yªu cÇu h¹ch to¸n cña NH, mÆt kh¸c phôc vô h¹ch to¸n cña toµn bé nÒn kinh tÕ. Mäi sù chËm trÔ, thiÕu chÝnh x¸c cña kÕ to¸n ng©n hµng sÏ cã t¸c ®éng xÊu ®Õn tÝnh kÞp thêi, chÝnh x¸c trong h¹ch to¸n kÕ to¸n cña c¸c ®¬n vÞ, tæ chøc kinh tÕ cã quan hÖ víi ng©n hµng vµ lµm gi¶m tèc ®é chu chuyÓn vèn cña nÒn kinh tÕ. Tõ ®Æc ®iÓm nµy ®ßi hái c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ph¶i ®îc kiÓm so¸t xö lý vµ cho hoµn thµnh ngay. C«ng viÖc kÕ to¸n hµng ngµy ph¶i ®îc kÕt thóc ngay trong ngµy b»ng c¸ch lËp b¶ng c©n ®èi tµi kho¶n ngµy göi kÞp thêi c¸c giÊy b¸o nî, b¸o cã, b¶ng sao kª sè d tµi kho¶n cho kh¸ch hµng. 4. Chøng tõ kÕ to¸n ng©n hµng cã khèi lîng lín, tæ chøc lu©n chuyÓn phøc t¹p vµ g¾n liÒn víi viÖc lu©n chuyÓn vèn cña nÒn kinh tÕ. Chñng lo¹i chøng tõ nhiÒu, khèi lîng chøng tõ lín xuÊt ph¸t tõ tÝnh ®a d¹ng cña c¸c mÆt nghiÖp vô ng©n hµng vµ sè lîng c¸c giao dÞch diÔn ra hµng ngµy t¹i c¸c ®¬n vÞ ng©n hµng lµ rÊt lín. MÆt kh¸c, chøng tõ kÕ to¸n ng©n hµng kh«ng chØ minh chøng cho ho¹t ®éng tµi chÝnh cña b¶n th©n ng©n hµng mµ cßn minh chøng cho ho¹t ®éng kinh tÕ, tµi chÝnh vµ viÖc chu chuyÓn vèn cña nÒn kinh tÕ. Do vËy, viÖc tæ chøc lu©n chuyÓn chøng tõ kÕ to¸n ng©n hµng cã liªn quan ®Õn viÖc lu©n chuyÓn vèn tiÒn tÖ cña nÒn kinh tÕ. Tõ ®Æc ®iÓm nµy ®ßi hái ngµnh ng©n hµng ph¶i x©y dùng ®îc hÖ thèng b¶n chøng tõ kÕ to¸n mét c¸ch thÝch hîp ®Ó võa tho¶ m·n h¹ch to¸n t¹i c¸c ®¬n vÞ ng©n hµng (b»ng tay vµ b»ng m¸y), võa ®¸p øng yªu cÇu h¹ch to¸n cña nÒn kinh tÕ. MÆt kh¸c, ph¶i thiÕt lËp ch¬ng tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ mét c¸ch khoa häc nh»m rót ng¾n thêi gian lu©n chuyÓn chøng tõ, ®iÒu nµy ®ång nghÜa víi viÖc t¨ng nhanh tèc ®é chu chuyÓn vèn cña nÒn kinh tÕ. 5. KÕ to¸n ng©n hµng sö dông tiÒn tÖ (néi tÖ, ngo¹i tÖ) lµm ®¬n vÞ ®o lêng chñ yÕu trong hÇu hÕt c¸c mÆt nghiÖp vô. §Æc ®iÓm nµy xuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm kinh doanh tiÒn tÖ cña ng©n hµng. N¾m v÷ng nh÷ng ®Æc ®iÓm trªn ®©y ch¼ng nh÷ng cã ý nghÜa trong viÖc x©y dùng chÕ ®é kÕ to¸n ng©n hµng mµ cßn cã ý nghÜa trong viÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n 3 vµ chØ ®¹o, ®iÒu hµnh ho¹t ®éng kÕ to¸n ng©n hµng ë tõng ®¬n vÞ còng nh toµn bé hÖ thèng ng©n hµng. 1.5. Kh¸i qu¸t tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i ®¬n vÞ ng©n hµng 1.5.1. Kh¸i niÖm, yªu cÇu * Kh¸i niÖm: Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trong mét ph¸p nh©n ®¬n vÞ ng©n hµng lµ viÖc tu©n thñ LuËt kÕ to¸n vµ tæ chøc vËn dông c¸c chuÈn mùc, chÕ ®é kÕ to¸n do Nhµ níc, Ng©n hµng Nhµ níc ban hµnh cho phï hîp víi ®iÒu kiÖn vÒ tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh ng©n hµng, tr×nh ®é qu¶n lý, tr×nh ®é nghiÖp vô cô thÓ cña ®¬n vÞ ng©n hµng. Tæ chøc tèt c«ng t¸c kÕ to¸n ë ng©n hµng ch¼ng nh÷ng ®¶m b¶o cho viÖc thu nhËn, hÖ thèng ho¸ th«ng tin kÕ to¸n ®Çy ®ñ, kÞp thêi, ®¸ng tin cËy phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý kinh tÕ, tµi chÝnh ë tÇm vÜ m« vµ vi m«, mµ cßn gióp ng©n hµng qu¶n lý chÆt chÏ tµi s¶n cña b¶n th©n ng©n hµng, cña x· héi göi vµ b¶o qu¶n t¹i ®¬n vÞ ng©n hµng, ng¨n ngõa ®îc nh÷ng hµnh vi lµm tæn thÊt tµi s¶n cña ng©n hµng. * Yªu cÇu cña viÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n khoa häc, hîp lý Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n khoa häc vµ hîp lý cÇn ®¸p øng ®îc nh÷ng yªu cÇu sau: - §¶m b¶o thu nhËn vµ hÖ thèng ho¸ th«ng tin vÒ toµn bé ho¹t ®éng kinh tÕ - tµi chÝnh ë ng©n hµng nh»m cung cÊp th«ng tin kÕ to¸n ®¸ng tin cËy phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý vÒ ho¹t ®éng tiÒn tÖ, dÞch vô ng©n hµng cña Nhµ níc, NHNN vµ qu¶n trÞ kinh doanh ng©n hµng; §¸p øng nhu cÇu sö dông th«ng tin cña mäi ®èi tîng bªn ngoµi ®¬n vÞ ng©n hµng. - Phï hîp víi quy m« vµ ®Æc ®iÓm tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh, ph©n cÊp qu¶n lý cña ®¬n vÞ ng©n hµng. - Phï hîp víi tr×nh ®é, kh¶ n¨ng cña ®éi ngò c¸n bé kÕ to¸n vµ tr×nh ®é trang bÞ c¸c ph¬ng tiÖn, kü thuËt tÝnh to¸n, ghi chÐp cña ®¬n vÞ ng©n hµng. - Phï hîp víi chÕ ®é kÕ to¸n ng©n hµng hiÖn hµnh. Qu¸n triÖt c¸c yªu cÇu nãi trªn trong viÖc tæ chøc, kÕ to¸n ng©n hµng sÏ hoµn thµnh tèt nhiÖm vô víi chi phÝ thÊp, ®¹t hiÖu qu¶ cao 1.5. Néi dung cña tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i ®¬n vÞ ng©n hµng Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i ®¬n vÞ ng©n hµng bao gåm nh÷ng c«ng viÖc chñ yÕu sau: - Tæ chøc vËn dông hÖ thèng chøng tõ, tæ chøc c«ng t¸c ghi chÐp ban ®Çu ®¶m b¶o mäi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong ®¬n vÞ ng©n hµng ph¶i ®îc ph¶n ¸nh vµo c¸c chøng tõ kÞp thêi, chÝnh x¸c. - Tæ chøc vËn dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n ng©n hµng. - Tæ chøc thùc hiÖn hÖ thèng b¸o c¸o kÕ to¸n, trong ®ã cã b¸o c¸o tµi chÝnh (b¾t buéc) vµ b¸o c¸o kÕ to¸n qu¶n trÞ . - Tæ chøc vËn dông h×nh thøc kÕ to¸n thÝch hîp - Lùa chän m« h×nh, tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n, bè trÝ ®ñ sè lîng vµ cã chÊt lîng c¸n bé kÕ to¸n, b¶o ®¶m hoµn thµnh mäi nhiÖm vô kÕ to¸n trong ®¬n vÞ. - Tæ chøc trang bÞ c¬ së vËt chÊt kü thuËt tiÕn tíi hiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c kÕ to¸n. - Tæ chøc båi dìng n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô, tr×nh ®é qu¶n lý cho ®éi ngò c¸n bé kÕ to¸n trong ®¬n vÞ. 4 1.6. Vai trß cña kÕ to¸n Ng©n hµng trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng H¹ch to¸n kÕ to¸n lµ khoa häc vÒ qu¶n lý kinh tÕ vµ lµ mét bé phËn cÊu thµnh cña hÖ thèng lÝ luËn vÒ qu¶n lÝ kinh tÕ tµi chÝnh. KÕ to¸n víi t c¸ch lµ c«ng cô qu¶n lý kinh tÕ tµi chÝnh quan träng, cã vai trß tÝch cùc trong viÖc qu¶n lý, ®iÒu hµnh vµ kiÓm so¸t c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ. Víi hai chøc n¨ng th«ng tin vµ kiÓm so¸t, kÕ to¸n cã vai trß to lín trªn gãc ®é qu¶n lý vi m« vµ qu¶n lý vÜ m« trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng. Lµ bé phËn cÊu thµnh trong hÖ thèng kÕ to¸n cña nÒn kinh tÕ quèc d©n, kÕ to¸n ng©n hµng còng ph¸t huy ®Çy ®ñ vai trß kÕ to¸n nãi chung; ®ång thêi ph¸t huy vai trß trong viÖc phôc vô l·nh ®¹o, chØ ®¹o, ®iÒu hµnh ho¹t ®éng ng©n hµng: Thø nhÊt: Cung cÊp th«ng tin vÒ ho¹t ®éng tiÒn tÖ, tÝn dông, thanh to¸n, kÕt qu¶ tµi chÝnh phôc vô chØ ®¹o ®iÒu hµnh qu¶n trÞ c¸c mÆt ho¹t ®éng nghiÖp vô ®¹t hiÖu qu¶ cao vµ c¸c bªn quan t©m ®Õn ho¹t ®éng ng©n hµng Thø hai: B¶o vÖ an toµn tµi s¶n t¹i ®¬n vÞ. Do tæ chøc ghi chÐp mét c¸ch khoa häc, ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c toµn bé tµi s¶n hiÖn cã còng nh sù vËn ®éng cña chóng nªn kÕ to¸n ®· gióp cho c¸c chñ ng©n hµng qu¶n lÝ chÆt chÏ tµi s¶n cña m×nh nh»m tr¸nh thiÕu hôt vÒ mÆt sè lîng vµ n©ng cao hiÖu qu¶ trong qu¸ tr×nh sö dông tµi s¶n. Thø ba: Qu¶n lÝ ho¹t ®éng tµi chÝnh ng©n hµng. KÕ ph¶n ¶nh ®îc ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c c¸c kho¶n thu nhËp, chi phÝ, kÕt qu¶ kinh doanh ë tõng ®¬n vÞ còng nh toµn hÖ thèng ng©n hµng, tõ ®ã gióp cho viÖc qu¶n lÝ chÆt chÏ ho¹t ®éng tµi chÝnh. t¨ng thu nhËp, tiÕt kiÖm chi phÝ, kinh doanh cã l·i, nh»m ®¶m b¶o cho sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cho mçi ng©n hµng. Thø t: §¸p øng yªu cÇu c«ng t¸c thanh tra, kiÓm so¸t trong ngµnh ng©n hµng. Víi chøc n¨ng tæ chøc h¹ch to¸n ban ®Çu vµ t¹o nguån th«ng tin nªn kÕ to¸n ng©n hµng lµ n¬i cung cÊp th«ng tin ®Çy ®ñ nhÊt, chÝnh x¸c nhÊt ë tõng ®¬n vÞ, tõng cÊp ng©n hµng còng nh toµn ngµnh ng©n hµng. Nguån th«ng tin, sè liÖu cña kÕ to¸n ng©n hµng lµ c¬ së quan träng ®Ó x©y dùng vµ ®iÒu hµnh c¸c chÝnh s¸ch kinh tÕ vÜ m«, tríc hÕt lµ chÝnh s¸ch tiÒn tÖ. Trªn c¬ së ®ã, Ng©n hµng Nhµ níc vµ c¸c c¬ quan qu¶n lý nhµ níc cã thÓ kiÓm so¸t vµ ®iÒu chØnh ho¹t ®éng cña tõng ng©n hµng vµ toµn hÖ thèng ng©n hµng nh»m ®¶m b¶o sù ph¸t triÓn æn ®Þnh, an toµn cho hÖ thèng vµ gãp phÇn ph¸t triÓn nÒn kinh tÕ quèc d©n. 2. C¸c nguyªn t¾c, yªu cÇu kÕ to¸n c¬ b¶n ¸p dông trong ng©n hµng Còng nh ho¹t ®éng kinh tÕ nãi chung, kÕ to¸n trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng ®ßi hái cã sù hoµ nhËp víi c¸c hÖ thèng kÕ to¸n cña c¸c quèc gia, tõ ®ã viÖc ghi chÐp, hÖ thèng ho¸, xö lÝ vµ cung cÊp th«ng tin kÕ to¸n cña c¸c doanh nghiÖp cÇn ph¶i tu©n thñ nh÷ng nguyªn t¾c kÕ to¸n ®· ®îc thõa nhËn vµ phï hîp víi c¸c chuÈn mùc quèc tÕ vÒ kÕ to¸n. §Ó lµm c¨n cø cho c¸c quèc gia x©y dùng, ban hµnh c¸c hÖ thèng kÕ to¸n, chÕ ®é kÕ to¸n phï hîp víi c¬ chÕ qu¶n lÝ kinh tÕ tµi chÝnh cña mçi quèc gia, liªn ®oµn kÕ to¸n quèc tÕ (IFAC- International Federation of Accountant) ban hµnh c¸c v¨n b¶n vÒ kÕ to¸n ®· ®ùîc nghiªn cøu vµ thõa nhËn chung, trong ®ã cã c¸c nguyªn t¾c kÕ to¸n vµ chuÈn mùc kÕ to¸n. ë ViÖt Nam, Nhµ níc ®· ban hµnh LuËt kÕ to¸n vµ c¸c chuÈn mùc kÕ to¸n trong ®ã cã c¸c nguyªn t¾c kÕ to¸n ®Ó c¸c ngµnh, c¸c doanh nghiÖp trong ®ã cã ng©n hµng thùc hiÖn. 5 2.1. Nh÷ng nguyªn t¾c kÕ to¸n c¬ b¶n 2.1.1. C¬ së dån tÝch Néi dung c¬ b¶n cña nguyªn t¾c nµy lµ mäi nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh cña ®¬n vÞ liªn quan ®Õn tµi s¶n, nî ph¶i tr¶, nguån vèn chñ së h÷u, doanh thu, chi phÝ ph¶i ®îc ghi sæ kÕ to¸n vµo thêi ®iÓm ph¸t sinh chø kh«ng c¨n cø thêi ®iÓm thùc tÕ thu, hoÆc thùc tÕ chi tiÒn. 2.1.2. Ho¹t ®éng liªn tôc B¸o c¸o tµi chÝnh ph¶i ®îc lËp trªn c¬ së gi¶ ®Þnh lµ mét ng©n hµng ®ang trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng liªn tôc vµ sÏ tiÕp tôc ho¹t ®éng kinh doanh b×nh thêng trong t¬ng lai gÇn, nghÜa lµ ng©n hµng kh«ng cã ý ®Þnh còng nh kh«ng cÇn thiÕt ph¶i ngõng ho¹t ®éng hoÆc ph¶i thu hÑp ®¸ng kÓ quy m« ho¹t ®éng cña m×nh. Trêng hîp mét ng©n hµng ®· cã dÊu hiÖu ho¹t ®éng kh«ng liªn tôc, ®Æc biÖt lµ ®ang ë trong t×nh tr¹ng kiÓm so¸t ®Æc biÖt, th× b¸o c¸o tµi chÝnh ph¶i ®îc lËp trªn c¬ së kh¸c vµ Ban l·nh ®¹o ®¬n vÞ ng©n hµng ph¶i gi¶i thÝch c¸c c¬ së ®· sö dông ®Ó lËp b¸o c¸o tµi chÝnh. 2.1.3. Gi¸ gèc (gi¸ lÞch sö) Mäi tµi s¶n ph¶n ¶nh trong c¸c kho¶n môc cña b¸o c¸o tµi chÝnh ph¶i theo nguyªn t¾c gi¸ gèc. Gi¸ gèc cña tµi s¶n ®îc ghi chÐp theo sè tiÒn hoÆc kho¶n t¬ng ®¬ng tiÒn ®· tr¶, ph¶i tr¶, hoÆc ghi theo gi¸ hîp lý cña tµi s¶n ®ã vµo thêi ®iÓm tµi s¶n ®îc ghi nhËn. Gi¸ gèc cña tµi s¶n kh«ng ®îc thay ®æi trõ khi cã quy ®Þnh kh¸c trong chÕ ®é kÕ to¸n cô thÓ. §èi víi ng©n hµng, gi¸ gèc cña tµi s¶n ph¶n ¶nh trong c¸c kho¶n môc cña b¸o c¸o tµi chÝnh lµ c¸c gi¸ trÞ tiÒn tÖ mµ ng©n hµng huy ®éng ®îc hoÆc cho vay, ®Çu t t¹i thêi ®iÓm ph¸t sinh nghiÖp vô. §èi víi nghiÖp vô ph¸t hµnh cæ phiÕu trong trêng hîp gi¸ b¸n cæ phiÕu cao h¬n mÖnh gi¸ th× sè tiÒn thu ®îc do b¸n cæ phiÕu sÏ ®îc t¸ch thµnh hai phÇn: sè tiÒn thu theo mÖnh gi¸ cña cæ phiÕu ®îc ghi vµo tµi kho¶n vèn ®iÒu lÖ, phÇn vît mÖnh gi¸ cæ phiÕu (thÆng d) sÏ ®îc ghi vµo tµi kho¶n Quü dù tr÷ bæ sung vèn ®iÒu lÖ. 2.1.4. Phï hîp Nguyªn t¾c phï hîp quy ®Þnh viÖc ghi nhËn doanh thu vµ chi phÝ ph¶i phï hîp víi nhau. Khi ghi nhËn mét kho¶n doanh thu th× ph¶i ghi nhËn mét kho¶n chi phÝ t¬ng øng cã liªn quan ®Õn viÖc t¹o ra doanh thu ®ã. T¹i ®¬n vÞ ng©n hµng viÖc qu¸n triÖt nguyªn t¾c phï hîp thÓ hiÖn ghi nhËn thu nhËp vµ ghi nhËn chi phÝ t¬ng øng cã liªn quan ®Õn viÖc t¹o thu nhËp xÐt theo kú kÕ to¸n. Thêng ®¬n vÞ ng©n hµng kh«ng thÓ, vµ còng kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i kÕ to¸n: Ghi nhËn mét kho¶n thu nhËp th× ph¶i ghi nhËn mét kho¶n chi phÝ cã liªn quan t¬ng øng ®Õn viÖc t¹o ra thu nhËp ®ã. 2.1.5. NhÊt qu¸n Nguyªn t¾c nhÊt qu¸n quy ®Þnh kÕ to¸n ph¶i ¸p dông nhÊt qu¸n c¸c chÝnh s¸ch vµ ph¬ng ph¸p kÕ to¸n Ýt nhÊt trong mét niªn ®é kÕ to¸n. Trêng hîp cã thay ®æi chÝnh s¸ch vµ ph¬ng ph¸p kÕ to¸n th× ph¶i gi¶i tr×nh trong phÇn thuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh. 2.1.6. ThËn träng Nguyªn t¾c thËn träng yªu cÇu trong khi lËp c¸c íc tÝnh kÕ to¸n trong c¸c ®iÒu kiÖn kh«ng ch¾c ch¾n cÇn cã sù xem xÐt, c©n nh¾c, ph¸n ®o¸n cÇn thiÕt nh : + TrÝch lËp c¸c kho¶n dù phßng kh«ng qu¸ lín hoÆc kh«ng qu¸ thÊp. + Kh«ng ®¸nh gi¸ cao h¬n gi¸ trÞ cña c¸c tµi s¶n vµ c¸c kho¶n thu nhËp. + Kh«ng ®¸nh gi¸ thÊp h¬n gi¸ trÞ c¸c kho¶n nî ph¶i tr¶ vµ chi phÝ. + Doanh thu vµ thu nhËp chØ ®îc ghi nhËn khi cã c¸c b»ng chøng ch¾c ch¾n cßn chi phÝ ph¶i ®îc ghi nhËn khi cã b»ng chøng vÒ kh¶ n¨ng ph¸t sinh chi phÝ. 2.1.7. Träng yÕu 6 C¸c th«ng tin ®îc xem lµ träng yÕu nÕu nh viÖc bá qua th«ng tin hoÆc ®é chÝnh x¸c cña th«ng tin ®ã cã thÓ lµm sai lÖch ®¸ng kÓ b¸o c¸o tµi chÝnh, lµm ¶nh h ëng ®Õn c¸c quyÕt ®Þnh kinh tÕ cña ngêi sö dông th«ng tin trªn b¸o c¸o tµi chÝnh. Tãm l¹i: C¸c nguyªn t¾c kÕ to¸n c¬ b¶n trªn ®îc ¸p dông trong ng©n hµng. Tuy nhiªn trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn cÇn c¨n cø vµo ®Æc ®iÓm cña ho¹t ®éng ng©n hµng ®Ó vËn dông c¸c nguyªn t¾c mét c¸ch thÝch hîp trong qu¸ tr×nh ghi chÐp, ph¶n ¶nh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh vµ lËp b¸o c¸o tµi chÝnh trong ng©n hµng. §Æc biÖt lu ý trong viÖc qu¸n triÖt nguyªn t¾c dù thu l·i, nguyªn t¾c phï hîp vµ nguyªn t¾c thËn träng trong nghiÖp vô kÕ to¸n cho vay. Gi÷a c¸c nguyªn t¾c nµy cã sù m©u thuÉn nhÊt ®Þnh, ®ßi hái ®¬n vÞ khi xö lý nghiÖp vô cÇn xÐt ®o¸n b¶n chÊt cña sù kiÖn kinh tÕ, ®ång thêi cÇn ®¶m b¶o tÝnh nhÊt qu¸n cña ph¬ng ph¸p vµ c¬ së xÐt ®o¸n. VÝ dô, mét kho¶n cho vay ph¶i ®¶m b¶o ®iÒu kiÖn g× míi ®îc tÝnh l·i dù thu, khi nµo th× ph¶i ngõng tÝnh l·i dù thu, khi nµo ph¶i trÝch lËp dù phßng rñi ro tÝn dông, dù phßng rñi ro l·i ph¶i thu vµ tØ lÖ trÝch lËp lµ bao nhiªu... C¸c nguyªn t¾c nªu trªn, NHTM / TCTD ph¶i qu¸n triÖt vµ thùc hiÖn ®Çy ®ñ. Riªng ®èi víi Ng©n hµng Nhµ níc, do ®Æc thï võa lµ c¬ quan qu¶n lý nhµ níc, võa lµ ®¬n vÞ kÕ to¸n mµ trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng ph¶i sö dông nhiÒu c«ng cô kinh tÕ nh ho¹t ®éng tÝn dông, ho¹t ®éng mua b¸n ngo¹i tÖ, ho¹t ®éng thÞ trêng më... nªn cã mét sè nguyªn t¾c nh dån tÝch, phï hîp cha ®îc thùc hiÖn hoÆc thùc hiÖn kh«ng ®Çy ®ñ, trän vÑn. 2.2. C¸c yªu cÇu kÕ to¸n c¬ b¶n Qu¸ tr×nh thu nhËn vµ xö lý th«ng tin kÕ to¸n vÒ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ - tµi chÝnh cña ®¬n vÞ, kÕ to¸n ng©n hµng ph¶i ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu sau: - Ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ nghiÖp vô kinh tÕ, tµi chÝnh ph¸t sinh vµo chøng tõ kÕ to¸n, sæ kÕ to¸n, b¸o c¸o kÕ to¸n. - Ph¶n ¸nh kÞp thêi, ®óng thêi gian quy ®Þnh th«ng tin, sè liÖu kÕ to¸n. - Ph¶n ¸nh râ rµng, dÔ hiÓu vµ chÝnh x¸c th«ng tin, sè liÖu kÕ to¸n. - Ph¶n ¸nh trung thùc hiÖn tr¹ng, b¶n chÊt sù viÖc, néi dung vµ gi¸ trÞ cña nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh. - Th«ng tin, sè liÖu kÕ to¸n ph¶i ®îc ph¶n ¸nh liªn tôc tõ khi ph¸t sinh ®Õn khi kÕt thóc ho¹t ®éng kinh tÕ, tµi chÝnh; tõ khi thµnh lËp ®Õn khi chÊm døt ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ kÕ to¸n ng©n hµng. Sè liÖu kÕ to¸n kú nµy ph¶i kÕ tiÕp theo sè liÖu kÕ to¸n cña kú tríc. - Ph©n lo¹i, s¾p xÕp th«ng tin, sè liÖu kÕ to¸n theo tr×nh tù, cã hÖ thèng vµ cã thÓ so s¸nh ®îc. 3. Tµi kho¶n vµ HÖ thèng tµi kho¶n KÕ to¸n ng©n hµng 3.1. Tµi kho¶n kÕ to¸n ng©n hµng 3.1.1. Kh¸i niÖm tµi kho¶n Tµi kho¶n kÕ to¸n lµ ph¬ng ph¸p kÕ to¸n dïng ®Ó ph©n lo¹i vµ hÖ thèng ho¸ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ, tµi chÝnh ph¸t sinh theo néi dung kinh tÕ. Mçi tµi kho¶n më theo ®èi tîng kÕ to¸n cô thÓ, cã néi dông kinh tÕ riªng biÖt. V× vËy, tªn gäi tµi kho¶n, sè lîng tµi kho¶n cÇn më, néi dung ph¶n ¸nh cña tõng tµi kho¶n do néi dung kinh tÕ cña ®èi tîng kÕ to¸n vµ yªu cÇu qu¶n lý quy ®Þnh. §èi víi ®¬n vÞ ng©n hµng, sè lîng tµi kho¶n rÊt lín. H¬n n÷a, trong mét sè tµi kho¶n tæng hîp vÒ c¸c nghiÖp vô cã quan hÖ víi kh¸ch hµng nh tµi kho¶n tiÒn göi thanh to¸n hoÆc tµi kho¶n cho vay, c¸c tµi kho¶n tæng hîp cã nhiÒu cÊp l¹i cã thªm nhiÒu tµi kho¶n chi tiÕt (NHTM: cã 5 cÊp tµi kho¶n tæng hîp); C¸c tµi kho¶n kÕ to¸n ng©n hµng ®îc chia lµm 2 bé phËn: Bé phËn c¸c tµi kho¶n dïng ®Ó h¹ch to¸n néi bé 7 vµ bé phËn c¸c tµi kho¶n giao dÞch víi kh¸ch hµng. 3.1.2. Ph©n lo¹i tµi kho¶n kÕ to¸n ng©n hµng ViÖc ph©n lo¹i tµi kho¶n ng©n hµng ®îc thùc hiÖn dùa trªn néi dung, tÝnh chÊt, kÕt cÊu cña tõng tµi kho¶n, trªn c¬ së ®ã sö dông tµi kho¶n theo ®óng b¶n chÊt kinh tÕ nh»m ph¶n ¸nh chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ râ rµng tõng lo¹i tµi s¶n, tõng mÆt ho¹t ®éng nghiÖp vô cña ng©n hµng. KÕ to¸n ng©n hµng cã 3 c¸ch ph©n lo¹i tµi kho¶n chñ yÕu: a. Ph©n lo¹i tµi kho¶n theo c«ng dông vµ kÕt cÊu Lµ viÖc s¾p xÕp c¸c nhãm tµi kho¶n theo mèi quan hÖ 2 chiÒu cña vèn lµ tµi s¶n vµ nguån vèn nh»m lµm râ b¶n chÊt cña tµi kho¶n trong qu¸ tr×nh ph¶n ¸nh, kiÓm so¸t ®èi tîng kÕ to¸n ng©n hµng. Theo c¸ch ph©n lo¹i nµy, tµi kho¶n kÕ to¸n ng©n hµng ®îc ph©n thµnh: + Tµi kho¶n ph¶n ¸nh nguån vèn: Lµ c¸c tµi kho¶n ph¶n ¸nh nghiÖp vô nguån vèn cña ng©n hµng. TÝnh chÊt cña c¸c tµi kho¶n ph¶n ¸nh nguån vèn lµ d cã. VÝ dô: Tµi kho¶n tiÒn göi tiÕt kiÖm cña kh¸ch hµng; tµi kho¶n c¸c quü cña ng©n hµng; tµi kho¶n thu nhËp cña ng©n hµng nh thu l·i cho vay, thu l·i tiÒn göi; tµi kho¶n ph¸t hµnh giÊy tê cã gi¸... + Tµi kho¶n ph¶n ¸nh tµi s¶n: Lµ c¸c tµi kho¶n ph¶n ¸nh ho¹t ®éng sö dông vèn cña ng©n hµng. TÝnh chÊt cña c¸c tµi kho¶n nµy lµ d nî. VÝ dô: Tµi kho¶n tiÒn mÆt, kim lo¹i quý, ®¸ quý..; tµi kho¶n tiÒn göi vµ ®Çu t chøng kho¸n t¹i NHNN; tµi kho¶n cho vay ng¾n h¹n, trung h¹n, dµi h¹n; tµi kho¶n tiÒn l·i céng dån dù thu... + Tµi kho¶n ph¶n ¸nh tµi s¶n vµ nguån vèn (TK Nî - Cã): Lo¹i tµi kho¶n nµy chia thµnh hai nhãm: - Tµi kho¶n Cã thÓ ph¶n ¸nh tµi s¶n, cã thÓ ph¶n ¸nh nguån vèn. Sè d cña tµi kho¶n cã thÓ d nî hoÆc d cã. VÝ dô: Tµi kho¶n lîi nhuËn n¨m nay; tµi kho¶n ®¸nh gi¸ l¹i gi¸ trÞ tµi s¶n (TK63); tµi kho¶n tiÒn göi thanh to¸n (®èi víi nh÷ng kh¸ch hµng ®îc phÐp thÊu chi). - Tµi kho¶n võa ph¶n ¸nh tµi s¶n võa ph¶n ¸nh nguån vèn t¹i cïng mét thêi ®iÓm, tøc lµ tµi kho¶n cã 2 sè d, sè d nî vµ sè d cã, Khi lªn c©n ®èi tµi kho¶n vÉn ph¶i ®Ó 2 sè d, kh«ng ®îc bï trõ cho nhau. VÝ dô: Tµi kho¶n chuyÓn tiÒn ®Õn cßn sai sãt chê xö lý trong nghiÖp vô chuyÓn tiÒn ®iÖn tö. b. Ph©n lo¹i tµi kho¶n theo mèi liªn hÖ víi b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n Theo c¸ch ph©n lo¹i nµy, tµi kho¶n kÕ to¸n ng©n hµng ®îc ph©n thµnh tµi kho¶n trong b¶ng c©n ®èi (tµi kho¶n néi b¶ng) vµ tµi kho¶n ngoµi b¶ng c©n ®èi (tµi kho¶n ngo¹i b¶ng). - Tµi kho¶n trong b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n: ph¶n ¸nh tµi s¶n, nguån vèn cña b¶n th©n ®¬n vÞ ng©n hµng. Sù vËn ®éng cña nh÷ng tµi s¶n vµ nguån vèn nµy sÏ ¶nh hëng trùc tiÕp tíi quy m« hoÆc c¬ cÊu tµi s¶n, nguån vèn cña ng©n hµng. Khi ph¶n ¸nh ho¹t ®éng cña nh÷ng tµi kho¶n néi b¶ng ph¶i ¸p dông ph¬ng ph¸p ghi sæ kÐp. - Tµi kho¶n ngoµi b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n (tµi kho¶n ngo¹i b¶ng): ph¶n ¸nh nh÷ng tµi s¶n kh«ng (hoÆc cha) thuéc quyÒn së h÷u, sö dông, hay nghÜa vô ph¶i thanh 8 to¸n cña ng©n hµng (tµi s¶n gi÷ hé, t¹m gi÷...); c¸c nghiÖp vô cha t¸c ®éng ngay ®Õn nguån vèn vµ tµi s¶n cña ng©n hµng (c¸c cam kÕt thanh to¸n th tÝn dông, c¸c hîp ®ång, c¸c chøng tõ thanh to¸n trong thêi gian cha thanh to¸n, c¸c giÊy tê Ên chØ cha sö dông...). Tµi kho¶n ngoµi b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n ¸p dông ph¬ng ph¸p ghi sæ ®¬n (nhËp - xuÊt). c. Ph©n lo¹i theo møc ®é tæng hîp vµ chi tiÕt Theo c¸ch ph©n lo¹i nµy, tµi kho¶n kÕ to¸n ng©n hµng ®îc ph©n thµnh tµi kho¶n tæng hîp vµ tµi kho¶n chi tiÕt (tµi kho¶n ph©n tÝch). - Tµi kho¶n tæng hîp: dïng ®Ó ph¶n ¶nh mét c¸ch tæng hîp ho¹t ®éng ng©n hµng theo nh÷ng chØ tiªu nhÊt ®Þnh nh»m cung cÊp th«ng tin kinh tÕ, tµi chÝnh phôc vô chØ ®¹o thùc thi chÝnh s¸ch tiÒn tÖ vµ chØ ®¹o ho¹t ®éng kinh doanh ng©n hµng; ®ång thêi lµ chØ tiªu ®Ó lËp b¶ng c©n ®èi tµi kho¶n kÕ to¸n ng©n hµng. - Tµi kho¶n chi tiÕt (cßn gäi lµ tiÓu kho¶n): dïng ®Ó ph¶n ¶nh sù vËn ®éng cña tõng ®èi tîng kÕ to¸n cô thÓ. §èi víi bé phËn tµi kho¶n giao dÞch th× tiÓu kho¶n dïng ®Ó ph¶n ¶nh ho¹t ®éng tiÒn göi, tiÒn vay cña tõng kh¸ch hµng cã quan hÖ víi ng©n hµng. §èi víi bé phËn tµi kho¶n néi bé th× tiÓu kho¶n dïng ®Ó ph¶n ¶nh chi tiÕt tõng lo¹i tµi s¶n, tõng mÆt nghiÖp vô cô thÓ cña b¶n th©n ng©n hµng. 3.2. HÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n ng©n hµng 3.2.1. Kh¸i niÖm HÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n ng©n hµng lµ mét tËp hîp (danh môc) c¸c tµi kho¶n kÕ to¸n mµ ®¬n vÞ kÕ to¸n ng©n hµng ph¶i sö dông ®Ó ph¶n ¸nh toµn bé tµi s¶n, nguån vèn vµ sù vËn ®éng cña chóng trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng. Trong tËp hîp nµy, mçi tµi kho¶n cã tªn gäi riªng phï hîp víi néi dung kinh tÕ cña ®èi tîng kÕ to¸n mµ nã ph¶n ¸nh, cã sè hiÖu riªng vµ c¸c tµi kho¶n ®îc ph©n lo¹i vµ s¾p xÕp theo mét trËt tù khoa häc nhÊt ®Þnh. HiÖn nay, ng©n hµng kh«ng sö dông hÖ thèng tµi kho¶n trong hÖ thèng tµi kho¶n thèng nhÊt cña nÒn kinh tÕ do ChÝnh phñ ban hµnh. Ngµnh ng©n hµng ®· x©y dùng hÖ thèng tµi kho¶n riªng, trong ®ã c¸c tµi kho¶n ph¶n ¶nh ho¹t ®éng vÒ tiÒn tÖ, tÝn dông, thanh to¸n - lµ nh÷ng ho¹t ®éng ®Æc trng cña ng©n hµng. 3.2.2. C¸c c¨n cø x©y dùng hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n ng©n hµng HÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n ng©n hµng ®îc x©y dùng theo mét sè nguyªn t¾c nh sau: - Ph¶i b¶o ®¶m sù thèng nhÊt cÇn thiÕt gi÷a hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n cña hai cÊp ng©n hµng, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho tæng hîp th«ng tin trong ngµnh ng©n hµng, phôc vô viÖc lËp vµ ®iÒu hµnh c¸c chÝnh s¸ch kinh tÕ vÜ m«. - Ph¶i b¶o ®¶m phï hîp víi c¸c c¬ chÕ nghiÖp vô ng©n hµng nh nghiÖp vô tÝn dông, nghiÖp vô huy ®éng vèn... ®Ó th«ng tin kÕ to¸n ng©n hµng phôc vô tèt nhÊt cho viÖc qu¶n lý, ®iÒu hµnh c¸c nghiÖp vô kinh doanh ng©n hµng. - Ph¶i qu¸n triÖt LuËt kÕ to¸n, c¸c chuÈn mùc kÕ to¸n chung vµ c¸c chuÈn mùc kÕ to¸n ¸p dông riªng cho lÜnh vùc ho¹t ®éng tiÒn tÖ, ng©n hµng; ph¶n ¸nh mét c¸ch râ rµng, 9 ®Çy ®ñ c¸c lo¹i nguån vèn, sö dông vèn phï hîp víi c¸c chØ tiªu trªn b¸o c¸o tµi chÝnh ng©n hµng... - Ph¶i thuËn tiÖn cho viÖc më tµi kho¶n, h¹ch to¸n, xö lý vµ thu thËp th«ng tin kÕ to¸n (tõ kÕ to¸n ph©n tÝch ®Õn kÕ to¸n tæng hîp; tõ kÕ to¸n ban ®Çu ®Õn khi lËp b¸o c¸o kÕ to¸n). Ph¶i ®¸p øng yªu cÇu hiÖn ®¹i hãa c«ng t¸c kÕ to¸n vµ thanh to¸n trong ng©n hµng. - Ph¶i b¶o ®¶m sù æn ®Þnh t¬ng ®èi c¬ cÊu cña hÖ thèng tµi kho¶n, ®¸p øng ®îc yªu cÇu ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô ng©n hµng míi ph¸t triÓn trong t¬ng lai. 3.2.3. Néi dung hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n NHNN vµ c¸c TCTD ViÖc nghiªn cøu néi dung hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n ng©n hµng bao gåm 2 vÊn ®Ò: - HiÓu ®îc danh môc vÒ Lo¹i, Tµi kho¶n tæng hîp c¸c cÊp; - HiÓu ®îc híng dÉn vÒ c«ng dông; néi dung ph¶n ¸nh; kÕt cÊu; tÝnh chÊt; c¸ch më tµi kho¶n chi tiÕt cña tõng tµi kho¶n tæng hîp HÖ thèng tµi kho¶n Ng©n hµng Nhµ níc vµ hÖ thèng tµi kho¶n cña c¸c TCTD do Thèng ®èc Ng©n hµng Nhµ níc ban hµnh. C¶ hai hÖ thèng tµi kho¶n ®Òu ¸p dông m· hãa theo hÖ thèng sè thËp ph©n nhiÒu bËc vµ ®îc bè trÝ theo tr×nh tù: Lo¹i, tµi kho¶n tæng hîp c¸c cÊp, tµi kho¶n ph©n tÝch, ký hiÖu tiÒn tÖ. a. Lo¹i: Lo¹i lµ h×nh thøc ph©n tæ tµi kho¶n theo néi dung nghiÖp vô hay lo¹i tµi s¶n. Mçi lo¹i bao gåm mét sè tµi kho¶n ph¶n ¶nh ho¹t ®éng cña mét nghiÖp vô hay mét lo¹i tµi s¶n nµo ®ã. C¶ hai hÖ thèng tµi kho¶n ®Òu bè trÝ thµnh 9 lo¹i, trong ®ã lo¹i 1,2,3 gåm c¸c nhãm tµi kho¶n ph¶n ¶nh tµi s¶n cña NHNN vµ TCTD; lo¹i 4 gåm nhãm tµi kho¶n ph¶n ¶nh nî ph¶i tr¶; lo¹i 5 gåm c¸c tµi kho¶n ph¶n ¶nh ho¹t ®éng thanh to¸n; lo¹i 6 gåm c¸c tµi kho¶n ph¶n ¶nh vèn vµ quü cña NH; lo¹i 7, 8 gåm c¸c TK ph¶n ¶nh thu nhËp, chi phÝ,; lo¹i 9 gåm c¸c TK ngo¹i b¶ng. Lo¹i ký hiÖu b»ng ch÷ sè ¶ rËp, b¾t ®Çu tõ sè 1 ®Õn sè 9 trong ®ã tõ sè 1 ®Õn sè 8 dµnh cho c¸c tµi kho¶n trong b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n, sè 9 dµnh cho c¸c tµi kho¶n ngoµi b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. C¸c lo¹i trong hÖ thèng tµi kho¶n cña NHNN vµ hÖ thèng tµi kho¶n cña TCTD: Ký hiÖu lo¹i 1 2 3 4 5 6 7 8 9 HÖ thèng tµi kho¶n NHNN Tªn lo¹i I. C¸c tµi kho¶n trong b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n Ho¹t ®éng ng©n quü Ho¹t ®éng ®Çu t vµ TD TSC§ vµ TS cã kh¸c Ph¸t hµnh tiÒn vµ nî ph¶i tr¶ Ho¹t ®éng thanh to¸n Vèn, quü vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña NH C¸c kho¶n thu C¸c kho¶n chi II. PhÇn ngo¹i b¶ng C¸c tµi kho¶n ngoµi b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n Ký hiÖu lo¹i 1 2 3 4 5 6 7 8 9 HÖ thèng tµi kho¶n TCTD Tªn lo¹i I. C¸c tµi kho¶n trong b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n Vèn kh¶ dông vµ c¸c kho¶n ®Çu t Ho¹t ®éng tÝn dông TSC§ vµ TS cã kh¸c C¸c kho¶n ph¶i tr¶ Ho¹t ®éng thanh to¸n Nguån vèn chñ së h÷u Thu nhËp Chi phÝ II. PhÇn ngo¹i b¶ng C¸c tµi kho¶n ngoµi b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n b. Tµi kho¶n tæng hîp Tµi kho¶n tæng hîp trong hÖ thèng tµi kho¶n hiÖn hµnh cña NHNN vµ tæ chøc tÝn dông ®îc bè trÝ thµnh 5 cÊp, tõ cÊp 1 ®Õn cÊp 5. Tµi kho¶n tæng hîp cÊp 1 dïng ®Ó chi tiÕt hãa Lo¹i, ®îc kÝ hiÖu bëi 2 ch÷ sè, 10 ch÷ sè thø nhÊt chØ Lo¹i vµ ch÷ sè thø hai lµ thø tù cña TKTH trong Lo¹i ; Tµi kho¶n tæng hîp cÊp 2 dïng ®Ó chi tiÕt hãa tµi kho¶n tæng hîp cÊp 1, ®îc kÝ hiÖu bëi 3 ch÷ sè, hai ch÷ sè ®Çu lµ sè hiÖu TKTH cÊp 1 vµ ch÷ sè thø ba lµ sè thø tù cña TKTH cÊp 2 trong TKTH cÊp 1; Tµi kho¶n tæng hîp cÊp 3 dïng ®Ó chi tiÕt ho¸ TKTH cÊp 2, ®îc kÝ hiÖu bëi 4 ch÷ sè, ba ch÷ sè ®Çu lµ sè hiÖu TKTH cÊp 2 vµ ch÷ sè thø t lµ sè hiÖu cña TKTH cÊp 3 trong TKTH cÊp 2; Ph¬ng ph¸p m· hãa sè hiÖu tµi kho¶n tæng hîp néi ngo¹i b¶ng ®îc bè trÝ theo hÖ thèng sè thËp ph©n nhiÒu cÊp, ®îc kh¸i qu¸t nh sau: Lo¹i --> TKTH cÊp 1 --> TKTH cÊp 2 --> ..... --> TKTH cÊp 5 VÝ dô trong hÖ thèng tµi kho¶n cña c¸c TCTD: Lo¹i TKTH CÊp 1 TKTH CÊp 2 TKTH cÊp 3 Vèn kh¶ dông vµ c¸c kho¶n ®Çu t TiÒn mÆt, chøng tõ cã gi¸ trÞ ngo¹i tÖ, kim lo¹i quý, ®¸ quý 10 TiÒn mÆt b»ng ®ång ViÖt nam TiÒn mÆt t¹i ®¬n vÞ 101 1011 Lo¹i 1 ...... Thèng ®èc NHNN quy ®Þnh tÝnh chÊt thèng nhÊt cña c¸c tµi kho¶n tæng hîp cÊp 1, cÊp 2, cÊp 3, cßn tµi kho¶n tæng hîp cÊp 4, cÊp 5 do Tæng gi¸m ®èc (gi¸m ®èc) c¸c NHTM (TCTD) quy ®Þnh phï hîp víi néi dung ho¹t ®éng cña tõng ®¬n vÞ. c. Tµi kho¶n chi tiÕt: Theo quy ®Þnh cña NHNN, sè hiÖu tµi kho¶n chi tiÕt gåm hai bé phËn lµ sè hiÖu tµi kho¶n tæng hîp vµ tiÓu kho¶n. Sè tiÓu kho¶n ®øng sau tµi kho¶n tæng hîp, ký hiÖu tiÒn tÖ vµ c¸ch nhau b»ng mét dÇu chÊm (.) §Ó phôc vô cho viÖc qu¶n lý, kinh doanh ngo¹i tÖ trªn d·y sè cña sè hiÖu tµi kho¶n cã thªm ký hiÖu tiÒn tÖ cho tõng lo¹i ngo¹i tÖ. Tõng lo¹i ngo¹i tÖ ®îc m· ho¸ b»ng hai ch÷ sè b¾t ®Çu tõ 00 ®Õn 99. Ký hiÖu ngo¹i tÖ ®îc ghi vµo bªn ph¶i cña tµi kho¶n tæng hîp vµ tríc tiÓu kho¶n. Nh vËy sè hiÖu tµi kho¶n chi tiÕt theo quy ®Þnh cã d¹ng chung; XXXX XX . X(XX...) Chó gi¶i: XXXX: Tµi kho¶n tæng hîp cÊp 3 XX : Ký hiÖu tiÒn tÖ X(XX..): Sè thø tù tµi kho¶n chi tiÕt (tiÓu kho¶n). Nh×n chung, ®èi víi tµi kho¶n chi tiÕt (tiÓu kho¶n), hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n chØ ®a ra ®Þnh híng chung, giµnh quyÒn quyÕt ®Þnh vÒ néi dung còng nh sè lîng tµi kho¶n chi tiÕt cho tõng ®¬n vÞ kÕ to¸n ng©n hµng. VÝ dô, trong m« h×nh ng©n hµng 11 hiÖn ®¹i ®îc hç trî bëi c«ng nghÖ tiªn tiÕn, tµi kho¶n chi tiÕt kh¸ch hµng ®îc cÊu tróc theo h×nh thøc: NNN.N.NN.NNN......NN.N Ký hiÖu m· Chi nh¸nh Ký hiÖu m· nghiÖp vô Ký hiÖu m· tiÒn tÖ b»ng sè Ký hiÖu sè thø tù cña tµi kho¶n. Sè kiÓm tra do hÖ thèng tù g¸n Ký hiÖu m· nghiÖp vô cã thÓ ®îc quy ®Þnh nh sau: 0 : TiÒn göi ký quü. 1 : TiÒn göi kh«ng kú h¹n, tiÒn göi chuyªn dïng. 3 : Tµi kho¶n tµi trî th¬ng m¹i. 5 : Tµi kho¶n tiÒn göi cã kú h¹n, tiÕt kiÖm 6 : Tµi kho¶n giÊy tê cã gi¸. 7, 8 : Tµi kho¶n tiÒn vay vµ cho thuª tµi chÝnh. 9 : Tµi kho¶n nî qu¸ h¹n. C¸c tµi kho¶n chi tiÕt ®Òu ®îc g¾n chÆt víi mét m· s¶n phÈm nhÊt ®Þnh. M· s¶n phÈm sÏ quy ®Þnh mäi th«ng tin, tÝnh chÊt, c¸ch thøc ho¹t ®éng vµ x¸c ®Þnh tµi kho¶n sæ c¸i tæng hîp cña tµi kho¶n kh¸ch hµng. Mäi giao dÞch ®èi víi tµi kho¶n kh¸ch hµng ®îc cËp nhËt vµo tõng tµi kho¶n chi tiÕt vµ tµi kho¶n sæ c¸i sÏ chØ cËp nhËt doanh sè tæng hîp (Nî, Cã) cña toµn bé c¸c tµi kho¶n chi tiÕt thuéc tµi kho¶n sæ c¸i ®ã. Tµi kho¶n chi tiÕt cña kh¸ch hµng ®îc qu¶n lý t¹i Module t¸c nghiÖp riªng. 4. Chøng tõ kÕ to¸n Ng©n hµng 4.1. Chøng tõ kÕ to¸n vµ ph¬ng ph¸p chøng tõ trong ng©n hµng 4.1.1. Chøng tõ kÕ to¸n ng©n hµng * Chøng tõ kÕ to¸n ng©n hµng: lµ c¸c c¨n cø chøng minh b»ng giÊy hoÆc vËt mang tin vÒ nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh ®· ph¸t sinh vµ thùc sù hoµn thµnh, vµ lµ c¬ së ®Ó h¹ch to¸n vµo sæ s¸ch kÕ to¸n t¹i tæ chøc tÝn dông. * §Æc ®iÓm cña chøng tõ kÕ to¸n ng©n hµng Lµ mét trong nh÷ng ph¬ng ph¸p cña h¹ch to¸n kÕ to¸n nhng chøng tõ kÕ to¸n ng©n hµng cã nh÷ng ®Æc ®iÓm riªng. - HÖ thèng b¶n chøng tõ kÕ to¸n do ng©n hµng ban hµnh (®îc Tæng côc Thèng kª vµ Bé Tµi chÝnh chÊp thuËn) cho phï hîp víi c¸c nghiÖp vô cña ng©n hµng. Tuy nhiªn, trªn b¶n chøng tõ kÕ to¸n ng©n hµng, ngoµi c¸c yÕu tè riªng cña ng©n hµng ph¶i cã ®Çy ®ñ c¸c yÕu tè theo quy ®Þnh vÒ chøng tõ kÕ to¸n cña Nhµ níc. - §¹i bé phËn chøng tõ kÕ to¸n ng©n hµng do kh¸ch hµng lËp vµ nép vµo ng©n hµng ®Ó thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô. §Æc ®iÓm nµy ®· dÉn ®Õn chÊt lîng chøng tõ kÕ to¸n ng©n hµng phô thuéc rÊt nhiÒu vµo tr×nh ®é lËp chøng tõ cña kh¸ch hµng vµ kiÓm so¸t chøng tõ cña ng©n hµng. - Chøng tõ gèc kiªm chøng tõ ghi sæ (nh c¸c lo¹i sÐc, uû nhiÖm chi, uû nhiÖm thu), chøng tõ tæng hîp (nh phiÕu chuyÓn kho¶n tæng hîp, c¸c lo¹i b¶ng kª...), ®îc sö dông phæ 12 biÕn. §iÒu nµy lµ phï hîp víi ®Æc ®iÓm cña c¸c nghiÖp vô ng©n hµng vµ tiÕt kiÖm chi phÝ vËt chÊt, thêi gian cho ng©n hµng vµ x· héi. - Chøng tõ kÕ to¸n ng©n hµng cã nhiÒu chñng lo¹i, sè lîng chøng tõ ph¸t sinh hµng ngµy rÊt lín, tæ chøc lu©n chuyÓn chøng tõ phøc t¹p. 4.1.2. C¸c yÕu tè c¬ b¶n cña chøng tõ kÕ to¸n ng©n hµng Chøng tõ kÕ to¸n ng©n hµng ph¶i cã ®Çy ®ñ c¸c yÕu tè sau: + Tªn gäi cña chøng tõ (SÐc, UNC, UNT, PhiÕu thu, phiÕu chi..) + Sè cña chøng tõ; + Ngµy, th¸ng, n¨m lËp chøng tõ; Ngµy, th¸ng, n¨m h¹ch to¸n sè tiÒn trªn chøng tõ vµo sæ kÕ to¸n + Tªn, ®Þa chØ, sè hiÖu tµi kho¶n cña ®¬n vÞ , c¸ nh©n tr¶ tiÒn + Tªn, ®Þa chØ, sè hiÖu cña NH thanh to¸n; + Tªn, ®Þa chØ, sè hiÖu tµi kho¶n cña ®¬n vÞ , c¸ nh©n thô hëng sè tiÒn trªn chøng tõ; + Tªn, ®Þa chØ, sè hiÖu cña NH phôc vô bªn thô hëng; + Néi dung nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh; + C¸c chØ tiªu vÒ sè lîng vµ gi¸ trÞ Ch÷ ký cña ngêi lËp vµ cña nh÷ng ngêi liªn quan chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ tÝnh chÝnh x¸c cña nghiÖp vô. Nh÷ng chøng tõ ph¶n ¸nh quan hÖ kinh tÕ gi÷a c¸c ph¸p nh©n ph¶i cã ch÷ ký cña KÕ to¸n trëng vµ ch÷ ký cña Thñ trëng ®¬n vÞ (hoÆc ngêi ®îc uû quyÒn). 4.1.3. Chøng tõ ®iÖn tö trong ng©n hµng - Theo ®iÒu 17 cña LuËt KÕ to¸n, chøng tõ ®iÖn tö ®îc coi lµ chøng tõ kÕ to¸n khi ®¶m b¶o ®Çy ®ñ c¸c néi dung cña chøng tõ kÕ to¸n vµ ®îc thÓ hiÖn díi d¹ng d÷ liÖu ®iÖn tö, ®îc m· hãa mµ kh«ng bÞ thay ®æi trong qu¸ tr×nh truyÒn qua m¹ng m¸y tÝnh hoÆc trªn vËt mang tin nh b¨ng tõ, ®Üa tõ, c¸c lo¹i thÎ thanh to¸n. - §iÒu kiÖn c¬ b¶n ®Ó sö dông chøng tõ ®iÖn tö: c¸c TCTD ph¶i ®¸p øng ®îc c¸c yªu cÇu vÒ c«ng nghÖ ®Ó ®¶m b¶o tÝnh b¶o mËt, sù chÝnh x¸c vµ toµn vÑn vÒ th«ng tin trªn chøng tõ; vµ ph¶i cã mét hµnh lang ph¸p lý phï hîp ®Ó ®¶m b¶o tÝnh ph¸p lý cña chøng tõ ®iÖn tö. - Ph¹m vi, ®èi tîng ¸p dông chøng tõ ®iÖn tö: Theo quy ®Þnh hiÖn hµnh (Q§ 196/TTg cña Thñ tíng ChÝnh phñ), chøng tõ ®iÖn tö chØ ®îc ®îc lËp vµ sö dông ®èi víi c¸c nghiÖp vô liªn quan ®Õn lÜnh vùc thanh to¸n nh thanh to¸n liªn hµng, TTBT hoÆc thanh to¸n gi÷a NH víi kh¸ch hµng, vµ chØ ¸p dông ®èi víi c¸c NH, TCTD, vµ kh¸ch hµng cã ®ñ ®iÒu kiÖn, tiªu chuÈn ®Ó tham gia thanh to¸n ®iÖn tö. C¸c nghiÖp vô kh¸c nh nghiÖp vô cho vay, huy ®éng tiÒn göi tiÕt kiÖm, ph¸t hµnh cæ phiÕu, tr¸i phiÕu, kú phiÕu, tÝn phiÕu... vµ c¸c nghiÖp vô thu, chi tµi chÝnh kh¸c kh«ng thuéc ho¹t ®éng thanh to¸n, b¾t buéc ph¶i lËp chøng tõ giÊy, kh«ng ®îc sö dông chøng tõ ®iÖn tö. Tuy nhiªn khi c¸c NH hoµn thµnh c¸c dù ¸n hiÖn ®¹i ho¸ c«ng nghÖ, ph¹m vi sö dông chøng tõ ®iÖn tö hoµn toµn cã thÓ më réng sang tÊt c¶ c¸c lÜnh vùc ho¹t ®éng nghiÖp vô kh¸c cña ng©n hµng. VÝ dô trong nghiÖp vô huy ®éng vèn, sÏ kh«ng cÇn sö dông 13 thÎ lu tiÕt kiÖm ®Ó qu¶n lý tõng kho¶n tiÒn göi cña kh¸ch hµng mµ chñ yÕu sö dông c¸c chøng tõ ®iÖn tö. - C¸c chøng tõ ®iÖn tö ph¶i cã ®ñ c¸c yÕu tè b¶o ®¶m tÝnh ph¸p lý nh chøng tõ kÕ to¸n b»ng giÊy, riªng yÕu tè dÊu vµ ch÷ ký ®îc m· ho¸ b»ng ký hiÖu mËt, vµ ph¶i cã yÕu tè b¶o mËt, b¶o ®¶m an toµn trong qu¸ tr×nh xö lý, truyÒn tin, lu tr÷. §Ó ®¶m b¶o tÝnh b¶o mËt khi sö dông chøng tõ ®iÖn tö, c¸c TCTD sö dông m· kho¸ b¶o mËt vµ ch÷ ký ®iÖn tö. M· kho¸ b¶o mËt trong hÖ thèng thanh to¸n ®iÖn tö liªn hµng lµ mét øng dông kü thuËt tin häc nh»m b¶o ®¶m bÝ mËt vµ an toµn d÷ liÖu ®iÖn tö trong giao dÞch vµ kiÓm so¸t thanh to¸n ®iÖn tö liªn NH trªn m¹ng m¸y tÝnh. - VÒ b¶o qu¶n vµ lu tr÷ chøng tõ ®iÖn tö: cã 2 h×nh thøc b¶o qu¶n b»ng giÊy hoÆc b»ng ph¬ng tiÖn ®iÖn tö quang häc. C¸c tæ chøc tÝn dông lùa chän theo ®Æc ®iÓm vµ kh¶ n¨ng ho¹t ®éng c«ng nghÖ cña TC m×nh. Tuy nhiªn ®èi víi h×nh thøc b¶o qu¶n b»ng d÷ liÖu ®iÖn tö, tuú tõng thêi kú, NHNN cã thÓ cã nh÷ng quy ®Þnh cô thÓ vÒ lo¹i h×nh chøng tõ ®îc phÐp lu tr÷ díi h×nh thøc nµy, ®iÒu kiÖn ®èi víi chøng tõ ®îc lu tr÷, ®iÒu kiÖn ®èi víi TCTD, thêi h¹n lu tr÷... - C¸c chøng tõ ®iÖn tö ®· sö dông ®Ó h¹ch to¸n kÕ to¸n vµ thanh to¸n ph¶i ®îc in ra giÊy díi d¹ng b¶ng kª chøng tõ, b¸o biÓu kÕ to¸n ®Ó b¶o qu¶n, lu tr÷. Trªn tõng b¶ng kª chøng tõ, b¸o biÓu kÕ to¸n sau khi in ra ph¶i ®îc KÕ to¸n trëng vµ Thñ trëng (hay ngêi ®îc uû quyÒn) kiÓm so¸t, ký x¸c nhËn vµ ®ãng dÊu. 4.1.4. Ph¬ng ph¸p chøng tõ Ph¬ng ph¸p chøng tõ lµ ph¬ng ph¸p kÕ to¸n ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh vµ thùc sù hoµn thµnh vµo trong b¶n chøng tõ kÕ to¸n vµ viÖc sö dông c¸c b¶n chøng tõ kÕ to¸n vµo trong c«ng t¸c kÕ to¸n vµ c«ng t¸c qu¶n lý doanh nghiÖp. H×nh thøc biÓu hiÖn cña ph¬ng ph¸p chøng tõ ë 2 néi dung c¬ b¶n: MÉu b¶n chøng tõ kÕ to¸n vµ ch¬ng tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ. + HÖ thèng (b¶n ) chøng tõ kÕ to¸n ng©n hµng gåm 2 hÖ thèng: - HÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n ng©n hµng thèng nhÊt b¾t buéc: lµ hÖ thèng chøng tõ ph¶n ¸nh c¸c quan hÖ kinh tÕ gi÷a c¸c ph¸p nh©n hoÆc cã yªu cÇu qu¶n lý chÆt chÏ mang tÝnh chÊt phæ biÕn réng r·i. §èi víi lo¹i chøng tõ nµy NHNN tiªu chuÈn ho¸ vÒ quy c¸ch, mÉu chøng tõ, chØ tiªu ph¶n ¸nh, ph¬ng ph¸p lËp vµ ¸p dông thèng nhÊt trong NH, TCTD, chØ cã kh¸c tªn hiÖu NH, TCTD cô thÓ trªn chøng tõ. VÝ dô: C¸c chøng tõ liªn quan ®Õn giao dÞch thanh to¸n víi kh¸ch hµng vµ gi÷a c¸c ng©n hµng nh SÐc, UNT, UNC, Th tÝn dông, SÐc lÜnh tiÒn mÆt, giÊy b¸o liªn hµng, c¸c b¶ng kª thanh to¸n bï trõ... - HÖ thèng b¶n chøng tõ kÕ to¸n híng dÉn: Chñ yÕu lµ nh÷ng chøng tõ sö dông trong néi bé ®¬n vÞ NH, TCTD. NHNN híng dÉn c¸c chØ tiªu ®Æc trng ®Ó c¸c NH, TCTD vËn dông vµo tõng trêng hîp cô thÓ thÝch hîp: Cã thÓ thªm, bít mét sè chØ tiªu ®Æc thï, hoÆc thay ®æi thiÕt kÕ mÉu cho thÝch hîp víi viÖc ghi chÐp, yªu cÇu néi dung cÇn ph¶n ¸nh nhng ph¶i ®¶m b¶o tÝnh ph¸p lý cÇn thiÕt cña chøng tõ. VÝ dô: giÊy göi tiÒn, giÊy rót tiÒn, phiÕu thu, phiÕu chi, phiÕu chuyÓn kho¶n, giÊy nép tiÒn, b¶ng kª sè d tÝnh l·i... 4.2. Ph©n lo¹i chøng tõ KÕ to¸n NH 14 4.2.1. Ph©n lo¹i theo tÝnh chÊt ph¸p lý cña chøng tõ: + Chøng tõ gèc + Chøng tõ ghi sæ 4.2.2. Ph©n lo¹i theo môc ®Ých sö dông vµ néi dung nghiÖp vô kinh tÕ: + Chøng tõ tiÒn mÆt + Chøng tõ chuyÓn kho¶n + B¶ng kª c¸c lo¹i + GiÊy b¸o liªn hµng + LÖnh chuyÓn tiÒn sö dông trong chuyÓn tiÒn ®iÖn tö + C¸c chøng tõ h¹ch to¸n tµi s¶n vµ chøng tõ ngo¹i b¶ng 4.2.3. Ph©n lo¹i theo nguån gèc: + Chøng tõ gèc do kh¸ch hµng lËp, mang ®Õn + Chøng tõ gèc do TCTD kh¸c ph¸t sinh trong quan hÖ víi tæ chøc tÝn dông thùc hiÖn. + Chøng tõ gèc ph¸t sinh trªn c¬ së c¸c th«ng tin, d÷ liÖu ®Çu vµo trong hÖ thèng th«ng tin cña tæ chøc tÝn dông vµ t¹o ra c¸c d÷ liÖu kÕt qu¶. + Chøng tõ gèc ph¸t sinh phôc vô c¸c giao dÞch néi bé cña tæ chøc tÝn dông. 4.3. LËp chøng tõ kÕ to¸n ng©n hµng - Chøng tõ kÕ to¸n lµ c¨n cø ®Ó ghi sæ kÕ to¸n, lµ c¬ së ph¸p lý cña sè liÖu kÕ to¸n. TÝnh trung thùc cña th«ng tin ph¶n ¸nh trong chøng tõ kÕ to¸n quyÕt ®Þnh tÝnh trung thùc cña sè liÖu kÕ to¸n. Th«ng tin kÕ to¸n lµ nh÷ng th«ng tin vÒ sù vËn ®éng cña ®èi tîng kÕ to¸n. §Ó thu nhËn ®îc ®Çy ®ñ, kÞp thêi néi dung th«ng tin kÕ to¸n NH, KÕ to¸n trëng NH cÇn x¸c ®Þnh râ viÖc sö dông c¸c mÉu chøng tõ kÕ to¸n thÝch hîp ®èi víi tõng lo¹i nghiÖp vô kinh tÕ - tµi chÝnh ph¸t sinh trong NH, x¸c ®Þnh râ nh÷ng ngêi chÞu tr¸ch nhiÖm ®Õn viÖc ghi nhËn hoÆc trùc tiÕp liªn quan ®Õn viÖc ghi nhËn néi dung th«ng tin ph¶n ¸nh trong chøng tõ kÕ to¸n NH. Khi lËp chøng tõ kÕ to¸n NH cÇn trung thùc, kh¸ch quan, ®¶m b¶o kÞp thêi, chÝnh x¸c; cÇn qu¸n triÖt c¸c nguyªn t¾c vÒ lËp chøng tõ kÕ to¸n ng©n hµng. - ViÖc ghi chÐp vµo sæ s¸ch kÕ to¸n ph¶i c¨n cø vµo chøng tõ hîp lÖ, hîp ph¸p. Chøng tõ ®îc coi lµ hîp lÖ, hîp ph¸p lµ nh÷ng chøng tõ : + LËp ®óng mÉu quy ®Þnh, ghi ®Çy ®ñ, râ rµng, chÝnh x¸c c¸c yÕu tè quy ®Þnh. Chøng tõ kÕ to¸n chØ ®îc lËp mét lÇn cho mçi nghiÖp vô kinh tÕ, tµi chÝnh. + Néi dung nghiÖp vô kinh tÕ, tµi chÝnh trªn chøng tõ kÕ to¸n kh«ng ®îc viÕt t¾t, kh«ng ®îc tÈy xo¸ söa ch÷a; khi viÕt ph¶i dïng bót mùc, sè vµ ch÷ viÕt ph¶i liªn tôc, kh«ng ng¾t qu·ng, chç trèng ph¶i g¹ch chÐo. + Trªn chøng tõ ph¶i cã ®ñ ch÷ ký cña nh÷ng ngêi cã liªn quan chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ tÝnh chÝnh x¸c, tÝnh hîp ph¸p cña nghiÖp vô vµ dÊu ®¬n vÞ (nÕu cã). Ch÷ ký vµ dÊu trªn chøng tõ ph¶i phï hîp víi mÉu dÊu ®· ®¨ng ký tríc. + §èi víi lo¹i chøng tõ cã nhiÒu liªn th× néi dung gi÷a c¸c liªn ph¶i gièng nhau; §èi víi SÐc th× sª ri vµ sè sÐc cña Ng©n hµng ph¸t hµnh ph¶i phï hîp víi sª ri vµ sè 15 sÐc mµ Ng©n hµng (n¬i më tµi kho¶n) ®· b¸n cho kh¸ch hµng. 4.4. KiÓm so¸t chøng tõ kÕ to¸n ng©n hµng TÊt c¶ c¸c chøng tõ kÕ to¸n ph¶i ®îc kiÓm so¸t chÆt chÏ tríc, trong vµ sau khi thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô (h¹ch to¸n, thanh to¸n...). KiÓm tra chøng tõ kÕ to¸n cã ý nghÜa quyÕt ®Þnh ®èi víi chÊt lîng cña c«ng t¸c kÕ to¸n. a. Néi dung cña viÖc kiÓm so¸t chøng tõ kÕ to¸n ng©n hµng: Lµ kiÓm tra tÝnh hîp lÖ, hîp ph¸p cña chøng tõ kÕ to¸n, cô thÓ gåm c¸c néi dung sau: + KiÓm so¸t tÝnh râ rµng, trung thùc, ®Çy ®ñ cña c¸c yÕu tè ghi trªn chøng tõ; sù khíp ®óng gi÷a c¸c liªn cña mét nghiÖp vô kinh tÕ, tµi chÝnh. + KiÓm so¸t tÝnh hîp ph¸p cña nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh ph¶n ¸nh trong chøng tõ nh»m ®¶m b¶o kh«ng vi ph¹m c¸c chÕ ®é thÓ lÖ vÒ qu¶n lý kinh tÕ, tµi chÝnh; KiÓm so¸t tÝnh hîp lý (hîp lÖ) cña nghiÖp vô ®¶m b¶o phï hîp víi c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch, chØ tiªu dù to¸n, ®Þnh møc kinh tÕ. + KiÓm tra tÝnh chÝnh x¸c, khíp ®óng cña c¸c chØ tiªu sè lîng, gi¸ trÞ ghi trong chøng tõ. + KiÓm so¸t viÖc chÊp hµnh quy chÕ qu¶n lý néi bé cña nh÷ng ngêi lËp, kiÓm tra, xÐt duyÖt ®èi víi tõng lo¹i nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh. + KiÓm so¸t viÖc ghi chÐp chÝnh x¸c, kÞp thêi nghiÖp vô ®îc ph¶n ¸nh trªn chøng tõ vµo sæ s¸ch kÕ to¸n. b. Tr¸ch nhiÖm kiÓm so¸t chøng tõ kÕ to¸n t¹i ®¬n vÞ ng©n hµng Hµng ngµy, c¸c c¸n bé sau ph¶i cã tr¸ch nhiÖm kiÓm so¸t tÝnh hîp lÖ, hîp ph¸p cña chøng tõ kÕ to¸n: + Giao dÞch viªn (hoÆc kÕ to¸n viªn) cã tr¸ch nhiÖm kiÓm so¸t khi tiÕp nhËn, xö lý nghiÖp vô, ghi chÐp vµo sæ s¸ch kÕ to¸n. + Trëng phßng kÕ to¸n hoÆc ngêi ®îc uû quyÒn cã tr¸ch nhiÖm kiÓm so¸t l¹i ®Ó chÊp thuËn viÖc xö lý nghiÖp vô cña giao dÞch viªn (hoÆc kÕ to¸n viªn) ®ång thêi thùc hiÖn chøc n¨ng kiÓm tra, gi¸m s¸t ®èi víi nghiÖp vô kinh tÕ, tµi chÝnh. + §èi víi chøng tõ quy ®Þnh ph¶i cã ch÷ ký cña c¸n bé nghiÖp vô hoÆc c¸n bé qu¶n lý nghiÖp vô th× c¸c c¸n bé nµy còng ph¶i cã tr¸ch nhiÖm kiÓm so¸t chøng tõ kÕ to¸n vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ néi dung cña chøng tõ kÕ to¸n . 4.5. Lu©n chuyÓn chøng tõ KÕ to¸n NH 4.5.1. Kh¸i niÖm vµ ý nghÜa: Kh¸i niÖm: Lu©n chuyÓn chøng tõ kÕ to¸n ng©n hµng lµ trËt tù, c¸c giai ®o¹n mµ chøng tõ ph¶i tr¶i qua tõ khi ph¸t sinh ®Õn khi hoµn thµnh ghi sæ s¸ch kÕ to¸n, ®îc chuyÓn ®i b¶o qu¶n lu tr÷. ý nghÜa: Chøng tõ kÕ to¸n ng©n hµng tõ khi ph¸t sinh ®Õn khi ghi sæ kÕ to¸n cã liªn quan ®Õn nhiÒu ngêi ë c¸c bé phËn nghiÖp vô vµ nhiÒu bé phËn kÕ to¸n kh¸c nhau trong phßng kÕ to¸n. Do ®ã, kÕ to¸n trëng ph¶i x©y dùng c¸c quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ cho tõng lo¹i nghiÖp vô mét c¸ch khoa häc ®Ó ®¶m b¶o: + C¸c bé phËn nghiÖp vô, bé phËn kÕ to¸n cã liªn quan cã thÓ thùc hiÖn viÖc 16 kiÓm tra néi dung nghiÖp vô kinh tÕ - tµi chÝnh ph¶n ¸nh trong chøng tõ; + Ghi chÐp h¹ch to¸n (h¹ch to¸n nghiÖp vô, h¹ch to¸n thèng kª, h¹ch to¸n kÕ to¸n) ®îc kÞp thêi; + Cung cÊp th«ng tin kÞp thêi phôc vô cho l·nh ®¹o vµ qu¶n lý ho¹t ®éng kinh doanh Ng©n hµng. 4.5.2. Nguyªn t¾c lu©n chuyÓn chøng tõ kÕ to¸n ng©n hµng - Lu©n chuyÓn chøng tõ kÕ to¸n ng©n hµng ®¶m b¶o nhanh nhÊt, gi¶m bít nh÷ng thñ tôc chøng tõ kh«ng cÇn thiÕt, kh«ng ®îc trïng lÆp, kh«ng ®Ó thÊt l¹c, mÊt m¸t chøng tõ, ®ång thêi ®¶m b¶o yªu cÇu kiÓm so¸t ®èi víi chøng tõ kÕ to¸n. - §èi víi chøng tõ thu tiÒn mÆt, ph¶i ®¶m b¶o thu tiÒn ®Çy ®ñ tríc khi ghi cã vµo tµi kho¶n kh¸ch hµng; §èi víi chøng tõ chi tiÒn mÆt, ph¶i kiÓm so¸t ghi sæ kÕ to¸n ®Çy ®ñ tríc khi chi tiÒn cho kh¸ch hµng; - Lu©n chuyÓn chøng tõ ph¶i ®¶m b¶o nguyªn t¾c ghi Nî tríc, ghi Cã sau, hoÆc ®ång thêi ghi Nî, ghi Cã. Trêng hîp ghi Cã tríc th× ph¶i ®¶m b¶o ch¾c ch¾n cã thÓ ghi Nî. - Chøng tõ lu©n chuyÓn gi÷a c¸c kÕ to¸n viªn hoÆc tõ bé phËn nµy sang bé phËn kh¸c ph¶i ®îc chuyÓn trong néi bé ®¬n vÞ ng©n hµng, kh«ng qua tay kh¸ch hµng. Chøng tõ lu©n chuyÓn gi÷a c¸c ®¬n vÞ ng©n hµng ph¶i lu©n chuyÓn qua bu ®iÖn hoÆc th«ng qua m¹ng truyÒn th«ng. §èi víi c¸c chøng tõ lu©n chuyÓn qua bu ®iÖn, ®¬n vÞ ng©n hµng ph¶i më sæ giao nhËn chøng tõ víi c¬ quan bu ®iÖn; ®èi víi c¸c chøng tõ giao nhËn víi kh¸ch hµng, ®¬n vÞ ng©n hµng ph¶i më sæ giao nhËn chøng tõ víi tõng kh¸ch hµng. 4.5.3. S¬ ®å lu©n chuyÓn cña mét sè lo¹i chøng tõ a. Chøng tõ thu tiÒn mÆt KÕ to¸n tæng hîp (5) M¸y tÝnh (CSDL) (7) Kh¸ch hµng (1a) (giÊy nép tiÒn) TTV (2) KiÓm (3) so¸t Ng©n quü (6) (4) M¸y tÝnh Chó gi¶i: (CSDL)(1b) (1a)- Kh¸ch hµng nép chøng tõ cho thanh to¸n viªn ®Ó kiÓm so¸t (1b)- Kh¸ch hµng nép tiÒn mÆt cho ng©n quü ®Ó kiÓm nhËn. (2) TTV chuyÓn chøng tõ cho kiÓm so¸t viªn ®Ó kiÓm so¸t. (3) KiÓm so¸t nhËp d÷ liÖu vµo m¸y tÝnh nÕu kiÓm so¸t b»ng m¸y tÝnh hoÆc vµo sæ nhËt ký quü nÕu cha KS b»ng m¸y tÝnh, ®ång thêi chuyÓn chøng tõ thu sang bé phËn ng©n quü ®Ó thu tiÒn. (4) Sau khi thu ®ñ tiÒn ng©n quü tr¶ chøng tõ thu cho KS. 17 (5) KS chuyÓn chøng tõ thu cho TTV. (6) TTV nhËp d÷ liÖu vµo m¸y tÝnh hoÆc vµo sæ chi tiÕt. (7) TTV chuyÓn chøng tõ thu cho kÕ to¸n tæng hîp. b. Chøng tõ chi tiÒn mÆt: KÕ to¸n tæng hîp Kh¸ch hµng (sÐc tiÒn mÆt) (6) (3) (1) TTV M¸y tÝnh (CSDL) (4) KiÓm so¸t (2) Ng©n quü (5b) M¸y tÝnh (CSDL) (5a) Chó gi¶i: (1) Kh¸ch hµng nép chøng tõ chi cho TTV. (2) TTV nhËp d÷ liÖu vµo m¸y tÝnh hoÆc vµo sæ chi tiÕt. (3) TTV chuyÓn chøng tõ chi cho KS ®Ó kiÓm so¸t. (4) KS nhËp d÷ liÖu vµo m¸y tÝnh hoÆc vµo sæ nhËt ký quü ®ång thêi chuyÓn chøng tõ chi cho ng©n quü. (5a) - Ng©n quü chi tiÒn cho kh¸ch hµng theo chøng tõ chi. (5b) - ng©n quü chuyÓn chøng tõ chi cho KS. (6) KS chuyÓn chøng tõ chi cho kÕ to¸n tæng hîp. c. S¬ ®å lu©n chuyÓn chøng tõ chuyÓn kho¶n cïng NH KÕ to¸n tæng hîp (5) (1) Kh¸ch hµng (uû nhiÖm chi) (4) (3a) TTV (3b) KiÓm so¸t Gi¸m ®èc duyÖt (2) M¸y tÝnh (CSDL) Chó gi¶i: (1) Kh¸ch hµng nép chøng tõ cho TTV. (2) TTV kiÓm so¸t, nhËp d÷ liÖu vµo m¸y hoÆc vµo sæ chi tiÕt. (3a) - TTV chuyÓn chøng tõ cho kiÓm so¸t ®Ó kiÓm so¸t. (3b) - Nh÷ng chøng tõ ph¶i cã ch÷ ký duyÖt cña gi¸m ®èc th× chuyÓn cho gi¸m ®èc ký duyÖt. (4) KS chuyÓn chøng tõ cho TTV. (5) TTV chuyÓn chøng tõ cho KTTH . 18 d. S¬ ®å lu©n chuyÓn chøng tõ thanh to¸n kh¸c NH theo ch¬ng tr×nh thanh to¸n tËp trung (TTTT) ChuyÓn ®i Ch¬ng tr×nh GD tøc th× (IBS) Kh¸ch hµng - UNC - SÐc chuyÓn tiÒn - GiÊy nép tiÒn - v.v... (1) - TTV nhËp d÷ liÖu h¹ch to¸n - KTT duyÖt vµ chuyÓn chøng tõ sang TVTTTT Ch¬ng tr×nhTTTT (§I) (2) - TTV lËp ®iÖn in ®iÖn - ChuyÓn chøng tõ cho KTTKTT kiÓm tra, tÝnh KHM - ChuyÓn ®iÖn ®i TTTT (3) Trung t©m thanh to¸n Kh¸ch hµng - B¸o Nî - B¸o Cã (4) (6) ChuyÓn tiÕp sang NH kh¸c hÖ thèng IBS -KTT duyÖt h¹ch to¸n- KTV nhËp d÷ liÖu h¹ch to¸n (5) Ch¬ng tr×nhTTTT (®Õn) -TTV in ®iÖn - ChuyÓn d÷ liÖu sang IBS - ChuyÓn ®iÖn cho KTV- KTT kiÓm tra. NhËn ®Õn 4.6. B¶o qu¶n, lu tr÷ chøng tõ - Chøng tõ kÕ to¸n chØ ®îc ®Ó ë phßng kÕ to¸n trong vßng 1 n¨m, sau ®ã ph¶i ®îc b¶o qu¶n lu tr÷ ë n¬i b¶o qu¶n lu tr÷. - Nguyªn t¾c b¶o qu¶n, lu tr÷ chøng tõ: + DÔ tra cøu, do ®ã ph¶i x¾p sÕp theo mét trËt tù nhÊt ®Þnh: Theo néi dung kinh tÕ cña nghiÖp vô kinh tÕ - tµi chÝnh vµ theo tr×nh tù thêi gian. + Kh«ng ®îc thÊt l¹c. ChØ c¬ quan nhµ níc cã thÈm quyÒn míi cã quyÒn t¹m gi÷a, tÞch thu, hoÆc niªm phong chøng tõ kÕ to¸n. + Thêi gian b¶o qu¶n: ®óng chÕ ®é quy ®Þnh cña Nhµ níc vÒ thêi gian lu tr÷ ®èi víi tõng lo¹i chøng tõ kÕ to¸n. 5. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña ®¬n vÞ ng©n hµng Tæng gi¸m ®èc/ Gi¸m ®èc cña ®¬n vÞ ng©n hµng ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n vµ chØ ®¹o thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n trong ®¬n vÞ theo quy ®Þnh cña LuËt kÕ to¸n. Hai vÊn ®Ò chñ yÕu trong tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n t¹i ®¬n vÞ kÕ to¸n lµ: - Lùa chän m« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n; - Bè trÝ ngêi lµm kÕ to¸n; Bè trÝ ngêi lµm kÕ to¸n trëng ®¶m b¶o tiªu chuÈn, quyÒn vµ tr¸ch nhiÖm theo ®óng quy ®Þnh cña LuËt kÕ to¸n. 5.1. C¸c m« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña ph¸p nh©n ng©n hµng 19
- Xem thêm -