Tài liệu Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán (Học phần 2) - Chương 1: Tổng quan về Hệ thống thông tin kế toán

  • Số trang: 20 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 1090 |
  • Lượt tải: 0
tranducanh

Tham gia: 30/12/2015

Mô tả:

Bài giảng AIS2 Hệ thống thông tin kế toán- Học phần 2 Chương 1: Tổng quan về Hệ thống thông tin kế toán ThS. Nguyễn Phước Bảo Ấn 1 Mục tiêu chương: z Vị trí và vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp z Bản chất của quá trình phát triển hệ thống thông tin kế toán. z Tìm hiểu các công cụ kỹ thuật thường được sử dụng trong quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán 2 Nội dung z Thông tin và việc ra quyết định trong doanh nghiệp z Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán z Các công cụ kỹ thuật cơ bản 3 1 Bài giảng AIS2 Thông tin và việc ra quyết định z Thông tin cung cấp cho người sử dụng trong doanh nghiệp có khác nhau hay không? z Nội dung và hình thức thông tin thay đổi như thế nào khi cung cấp cho từng đối tượng? z Làm sao đáp ứng yêu cầu thông tin? 4 Thông tin và việc ra quyết định Quaûn lyù caáp cao Caáp quaûn lyù trung gian Quaûn lyù caáp thaáp Chieán löôïc Chieán thuaät Toång hôïp vaø coù choïn loïc theo muïc tieâu Hoaït ñoäng Xöû lyù nghieäp vuï 5 Thông tin và việc ra quyết định Phaân loaïi thoâng tin Caáp quaûn lyù Coù caáu truùc Baùn caáu truùc Khoâng caáu truùc Hoaïch ñònh chieán löôïc Kieåm soaùt quaûn lyù Kieåm soaùt hoaït ñoäng 6 2 Bài giảng AIS2 Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán z Khái niệm về hệ thống z Hệ thống thông tin z Hệ thống thông tin quản lý z Hệ thống thông tin kế toán 7 Khái niệm về hệ thống z Hệ thống là một tập hợp các thành phần có quan hệ tương tác với nhau để cùng thực hiện các mục tiêu Heä thoáng 1.0 1.2.1 A F E 1.2.2 1.2.3 D C Hình 1.2 8 Hệ thống thông tin z Hệ thống thông tin bao gồm tập hợp những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin cho người sử dụng 9 3 Bài giảng AIS2 Hệ thống thông tin Löu tröõ Döõ lieäu ñaàu vaøo Thoân g tin ñaàu ra Xöû lyù Xöû lyù Hình 1.3: Caùc thaøn h phaàn cuûa heä thoán g thoân g tin 10 Hệ thống thông tin Döõ lieäu Xöû lyù thoâng tin ¾Thoâng tin: DL ñöôïc saép xeáp laïi cho coù yù nghóa phuø hôïp vôùi ngöôøi söû duïng ¾Döõ lieäu: laø nhöõng söï kieän, con soá, hình aûnh…chöa coù yù nghóa phuø hôïp vôùi ngöôøi söû duïng Thoâng tin Ng.Söû duïng ¾Ví duï. Hoaït ñoäng xuaát kho 100 Sp laø thoâng tin vôùi thuû kho vaø keá toaùn vaät tö. Laø döõ lieäu vôùi giaùm ñoác (caàn bieát toång vaät tö nhaäp, xuaát, toàn ¾Vôùi ngöôøi naøy laø döõ lieäu, vôùi ngöôøi khaùc laø thoâng tin 11 Hệ thống thông tin Döõ lieäu ¾Xöû lyù thoâng tin laø quaù trình: ƒThu thaäp D.lieäu ƒPhaân loaïi D.lieäu ƒToång hôïp D.lieäu ƒLöu tröõ D.lieäu/thoâng tin ƒTruyeàn thoâng tin ¾Quaù trình xöû lyù thoâng tin taïo doøng thoâng tin: ¾Thoâng tin gì luaân chuyeån? ¾Theo höôùng naøo? Xöû lyù thoâng tin Thoâng tin Ng.Söû duïng ¾Ví duï. Phieáu xuaát kho chuyeån veà phoøng keá toaùn, ghi soå chi tieát vaät tö, toång hôïp baoù caùo xuaát vaät tö, chuyeån baùo caùo cho giaùm ñoác . Thuû kho Xuaát haøng A Keá toaùn Xuaát haøng A Giaùm ñoác Thoâng tin gì luaân chuyeån: Doøng thoâng tin Töø ñaâu tôùi ñaâu: 12 4 Bài giảng AIS2 Hệ thống thông tin Đặc điểm của hệ thống thông tin 1. Muïc tieâu: Thoâng tin gì, cung caáp cho ai? 2. Ñaàu vaøo (nguyeân lieäu): döõ lieäu lieân quan phuø hôïp Phaïm vi heä thoáng 3. Qui trình xöû lyù 4. Caùc thieát bò xöû lyù (thu thaäp, tính toaùn, löu tröõ, truyeàn thoâng) thoâng tin. Löu yù: Caùc thieát bò ôû ñaây coù theå laø heä thoáng maùy tính ñieän töû, heä thoáng truyeàn thoâng, hoaëc coù theå chæ laø soå saùch giaáy tôø baèng tay. 5. Con ngöôøi tham gia xöû lyù thoâng tin 6.Moâi tröôøng heä thoáng : beân ngoaøi heä thoáng vaø thöôøng coù aûnh höôûng taùc ñoäng tôùi heä thoáng 13 Hệ thống thông tin 1. Theo Muïc tieâu: Thoâng tin gì, cung caáp cho ai? HT thoâng tin keá toaùn HT thoâng tin quaûn lyù .. .. 2. Theo moái quan heä giöõa caùc heä thoáng HT cha- con 3. Theo thieát bò söû duïng HT anh - em HT thuû coâng: baèng tay HT treân neàn maùy tính 4. Theo taùc ñoäng giöõa moâi tröôøng vaø heä thoáng 14 Hệ thống thông tin quản lý z Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống thông tin bao gồm các thành phần có quan hệ với nhau được thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ cho các hoạt động chức năng của một tổ chức, hỗ trợ quá trình ra các quyết định của các cấp quản lý thông qua việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát quá trình hoạt động của tổ chức 15 5 Bài giảng AIS2 Hệ thống thông tin quản lý Toå chöùc/Thöïc hieän Hoaïch ñònh Hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp Ñaùnh giaù/ Kieåm soaùt Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù Hình 1.4: Baûn chaát cuûa Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù 16 Hệ thống thông tin quản lý z Phân z loại HTTT quản lý Theo cấp độ quản lý Hệ thống xử lý nghiệp vụ (Transaction Process Systems-TPS) z Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System-DSS): z Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support Systems-ESS) và hệ thống chuyên gia (Expert Systems-ES z 17 Hệ thống thông tin quản lý z Phân z loại HTTT quản lý Theo nội dung kinh tế của các quá trình sản xuất kinh doanh Hệ thống thông tin sản xuất Hệ thống thông tin bán hàng z Hệ thống thông tin nhân sự z Hệ thống thông tin kế toán z Hệ thống thông tin tài chính z ...v.v z z 18 6 Bài giảng AIS2 Hệ thống thông tin quản lý z Phân loại HTTT quản lý z Theo nội dung kinh tế của các quá trình sản xuất kinh doanh Quaù trình saûn xuaát kinh doanh Heä thoáng thoâng tin saûn xuaát Heä thoáng thoâng tin keá toaùn Heä thoáng thoâng tin baùn haøng Heä thoáng thoâng tin nhaân söï Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù Hình 1.6: Caùc heä thoáng con cuûa heä thoáng thoâng tin quaûn lyù 19 Hệ thống thông tin kế toán 1. Muïc tieâu: 2. Ñaàu vaøo: Phaïm vi heä thoáng 3. Qui trình xöû lyù 4. Thieát bò 5. Con ngöôøi 9Thoâng tin taøi chính cho beân ngoaøi DN vaø noäi boä doanh nghieäp 9Döõ lieäu nghieäp vuï kinh teá PS 9Thu thaäp döõ lieäu: laäp chöùng töø 9Phaân tích aûnh höôûng taøi chính: ghi NK 9Ghi cheùp theo phaân loaïi taøi chính : soå chi tieát, soå toång hôïp 9Kieåm tra ñoái chieáu 9Toång hôïp, laäïp baoù caoù 9Truyeàn thoâng 9Luaät phaùp 9Ñaëc ñieåm hoaït ñoäng cuûa DN 6. Moâi tröôøng 9Kyõ thuaät thieát bò, …. 20 Hệ thống thông tin kế toán z Chức năng của HTTT Kế toán z z z z z z Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động KD của DN Cung cấp thông cho các đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát sinh hàng ngày Hỗ trợ ra các quyết định quản trị Hoạch định và kiểm soát Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ 21 7 Bài giảng AIS2 Hệ thống thông tin kế toán z Phân z Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp z z z loại hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán tài chính Hệ thống thông tin kế toán quản trị Phân loại theo phương thức xử lý: Hệ thống thông tin kế toán thủ công Hệ thống thông tin bán thủ công z Hệ thống kế toán dựa trên nền máy tính z z 22 Hệ thống thông tin kế toán z Phân z loại hệ thống thông tin kế toán Phân loại theo cách thức tổ chức xử lýcung cấp thông tin Các phần hành kế toán/ các hệ thống ứng dụng: Kế toán tiền- kế toán công nợ- kế toán Tài sản cố định- … z Các chu trình kế toán: Chu trình bán hàng- Chu trình mua hàng- chu trình sản xuất- chu trình tài chính z 23 Hệ thống thông tin kế toán z Chu kỳ phát triển HTTT Kế toán Phân tích hệ thống Thiết kế Hệ thống Vận hànhBảo trì Hệ thống Thực hiện hệ thống 24 8 Bài giảng AIS2 Các công cụ kỹ thuật cơ bản z Tham khảo phần mềm Microsoft Visio 25 Các công cụ kỹ thuật cơ bản z Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow DiagramDFD) z Lưu đồ (Flowchart) z z Lưu đồ hệ thống Lưu đồ chứng từ z Phỏng vấn câu hỏi z Các công cụ quản trị khác z Bảng 26 Tình huống: Quá trình thu tiền bán chịu z z z Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả tiền của công ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho kế toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự Kế toán phải thu nhận thông báo trả tiền do nhân viên bán hàng chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với thông báo trả tiền, sau đó nhập vào phần mềm quản lý nợ phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái. Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền cho ngân hàng. 27 9 Bài giảng AIS2 Vấn đề đặt ra z Những ai tham gia vào quá trình trên z Các chứng từ luân chuyển như thế nào z Phần mềm xử lý ra sao z Đánh giá tính hợp lý về KS của quá trình xử lý trên z ……. 28 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU z Định nghĩa: DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần; các dòng lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu của một hệ thống thông tin z Có 3 loại DFD z DFD khái quát DFD vật lý z DFD luận lý z z 29 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU z Các z kí hiệu: Có 4 kí hiệu biễu diễn Giai đoạn xử lý hoặc là thực thể bên trong trong DFD vật lý Dòng dữ liệu Thực thể bên ngoài Nơi lưu trữ dữ liệu 30 10 Bài giảng AIS2 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU z DFD khái quát (ngữ cảnh) z Là sơ đồ cấp cao nhất, mang tính tổng quát, mô tả 1 cách khái quát nội dung của hệ thống và các hoạt động bên trong của nó bởi 1 hình tròn, biểu diễn dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra (outflow) giữa hệ thống và các thực thể bên ngoài hệ thống. z Thực thể: các đối tượng thực hiện hoặc điều khiển các hoạt động (như người, nơi chốn, vật) z Thực thể bên ngoài hệ thống: Là những thực thể chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của hệ thống (không xử lý dữ liệu) 31 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU z DFD khái quát (ngữ cảnh) Khách hàng Thanh toán Hệ thống thu tiền bán chịu Nộp tiền NH Ngân hàng Tổng hợp thanh toán z DFD khái quát cho biết z z Kế toán tổng hợp Hệ thống này là gì, làm cái gì Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu 32 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU z DFD vật lý z Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ bao gồm các thực thể bên trong, bên ngoài hệ thống (tất cả các thực thể liên quan) và dòng dữ liệu giữa các thực thể đó z Thực thể bên trong: là các thực thể (người, nơi chốn, vật) làm nhiệm vụ chuyển hóa dữ liệu z DFD vật lý cho chúng ta biết được dữ liệu truyền đi dưới hình thức gì, từ ai, cho ai, lưu trữ ở đâu z DFD không thể hiện dữ liệu được xử lý chi tiết qua các quá trình gì 33 11 Bài giảng AIS2 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU z DFD vật lý Khách hàng Tiền, giấy đòi nợ Nhân viên BH Tiền và phiếu thu Thủ quỹ Giấy đòi nợ Mã KH, số HĐ Phần mềm Phiếu thu đã xác nhận Kế toán phải thu Sổ quỹ Tiền, giấy nộp tiền Ngân hàng Kế toán tổng hợp Tập tin thanh toán Tập tin khách hàng 34 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU z DFD luận lý Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ bao gồm các hoạt động xử lý, dòng dữ liệu đi vào, đi ra các hoạt động xử lý đó. z DFD luận lý cho chúng ta biết dữ liệu được xử lý qua các quá trình như thế nào mà không quan tâm đến do ai làm, dưới hình thức gì và ở đâu z DFD luận lý chú trọng đến các chức năng mà hệ thống thực hiện z 35 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU z DFD Khách hàng luận lý Tiền, giấy đòi nợ Nhận thanh toán 1.0 Giấy đòi nợ đã xác nhận Ghi nhận thanh toán 4.0 Kế toán tổng hợp Chuyển tiền và Phiếu thu Chuyển phiếu thu đã xác nhận Lập giấy chuyển ngân hàng 3.0 Sổ quỹ Phiếu thu đã xác nhận Đối chiếu với tiền thực nhận 2.0 Chuyển tiền Ngân hàng 36 12 Bài giảng AIS2 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU z Phân cấp DFD Các quá trình xử lý của DFD luận lý (hình tròn) sẽ được chi tiết hóa thành nhiều cấp z Quá trình xử lý cấp chi tiết được đánh số theo cấp cao hơn (1.1, 1.2, 1.3 …) z Dòng dữ liệu vào và ra các cấp chi tiết khi tổng hợp lại sẽ trùng với cấp cao hơn z Phân cấp DFD sẽ thấy được các hoạt động xử lý chi tiết bên trong của hệ thống z 37 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU z Phân cấp DFD Điểm đầu Điểm đầu 2.0 C A A 1.0 Lưu trữ Hệ thống D 3.0 B Điểm cuối B Điểm cuối 38 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU z Phân cấp DFD Lưu trữ 1.2 E A 1.4 D D I 3.1.1 3.1 1.1 F D G H I 1.3 3.2 C B J 3.1.2 H 39 13 Bài giảng AIS2 Tình huống: Quá trình thu tiền bán chịu z z z Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả tiền của công ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho kế toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự Kế toán phải thu nhận thông báo trả tiền do nhân viên bán hàng chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với thông báo trả tiền, sau đó nhập vào phần mềm quản lý nợ phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái. Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền cho ngân hàng. 40 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU z Mô tả hệ thống hiện hành bằng DFD z z Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan đến các thực thể đó Thực thể Hoạt động Khách hàng Trả tiền và giấy đòi tiền Nhân viên BH Lập phiếu thu Nhân viên BH Ghi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thu vào giấy đòi tiền …… …….. Thủ quỹ Mang tiền nộp ngân hàng 41 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU z Vẽ DFD khái quát z Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2 z z z Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển hóa, lưu trữ dữ liệu. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp… Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các thực thể không phải là hoạt xử lý dữ liệu Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng, mua hàng… không phải là hoạt động xử lý dữ liệu 42 14 Bài giảng AIS2 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU z Vẽ DFD khái quát z Bước 4: Nhận diện các thực thể bên ngoài hệ thống z z Các thực thể bên ngoài hệ thống là các thực thể không thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu nào trong hệ thống Bước 5: z z z z Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài trên Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử lý của hệ thống hiện hành. (Đặt tên mang tính khái quát) Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các thực thể bên ngoài hệ thống Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ hành động nhận và gửi dữ liệu 43 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU z Vẽ DFD vật lý z Bước 6: Nhận diện các thực thể bên trong hệ thống z z Các thực thể bên trong hệ thống là các thực thể tham gia thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu trong hệ thống Bước 7: z z z z Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài hệ thống Vẽ các vòng tròn biểu diễn các thực thể bên trong hệ thống Đọc lại bảng thực thể và hoạt động để vẽ các dòng dữ liệu nối các vòng tròn (thực thể bên trong) và các hình chữ nhật (thực thể bên ngoài hệ thống) Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các danh từ chỉ các hình thức mang dữ liệu 44 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU z DFD vật lý Khách hàng Tiền, giấy đòi nợ Nhân viên BH Tiền và phiếu thu Thủ quỹ Giấy đòi nợ Phiếu thu đã xác nhận Phần mềm Mã KH, số HĐ Tập tin thanh toán Tập tin khách hàng Kế toán phải thu Sổ quỹ Tiền, giấy nộp tiền Ngân hàng Kế toán tổng hợp 45 15 Bài giảng AIS2 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU z Vẽ DFD luận lý Bước 8: liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu trong bảng theo từng thực thể và trình tự diễn ra các hoạt động đó. z Bước 9: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên z z z z z Cách 1: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và cùng thời điểm Cách 2: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng thời điểm nhưng khác nơi xảy ra Cách 3: Nhóm các hoạt động theo mối quan hệ hợp lý với nhau Để cho DFD dễ đọc, chỉ nên sử dụng từ 5 đến 7 hình tròn trong mỗi sơ đồ, mỗi cấp Bước 10: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm hoạt động theo 1 động từ nêu bật nội dung chính các hoạt động trong nhóm z 46 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU z Vẽ DFD luận lý z z z Bước 11:.Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các hình tròn với nhau theo mối liên hệ hợp lý Bước 12: Bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu thấy hợp lý Phân cấp DFD z Bước 13: z z Tiếp tục nhóm nhỏ các hoạt trong mỗi nhóm ở bước 9. Mỗi nhóm nhỏ trong 1 nhóm lớn là các hình tròn xử lý cấp con cho hình tròn lớn. Thực hiện các bước 10,11,12,13 47 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU z DFD Khách hàng luận lý Tiền, giấy đòi nợ Nhận thanh toán 1.0 Giấy đòi nợ đã xác nhận Ghi nhận thanh toán 4.0 Kế toán tổng hợp Chuyển tiền và Phiếu thu Chuyển phiếu thu đã xác nhận Lập giấy chuyển ngân hàng 3.0 Sổ quỹ Phiếu thu đã xác nhận Đối chiếu với tiền thực nhận 2.0 Chuyển tiền Ngân hàng 48 16 Bài giảng AIS2 Lưu đồ z Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu trữ) như sơ đồ dòng dữ liệu nhưng các thành phần này được mô tả 1 cách chi tiết ở góc độ vật lý như phương thức truyền dữ liệu, các đối tượng, bộ phận liên quan đến các hoạt động xử lý, phương thức xử lý, phương thức và tính chất lưu trữ dữ liệu 49 Ký hiệu thường dùng trong lưu đồ Ñaàu vaøo Xöû lyù Ñaàu ra Löu tröõ Keát noái Moâ taû chöùng töø Hoaït ñoäng xöû Hieån thò thoâng Döõ lieäu löu tröõ Khaùch haøng 1 lieân hoaëc baùo lyù baèng maùy tin treân maøn baèng maùy Ñieåm baét caùo tính hình Phieáu thu Tính giaù ñaàu/keát thuùc Baùo caùo xuaát Döõ lieäu baùn haøng cuûa löu ñoà. Moâ taû chöùng töø Hoaït ñoäng xöû nhieàu lieân lyù baèng thuû coâng Hoùa ñôn Laäp hoùa ñôn Nhaäp chöùng töø vaøo maùy Soå saùch/baùo Löu tröõ chöùng töø caùo taïo ra N: Löu theo soá Soå quyõ A: Löu theo Alphabet D: Löu theo ngaøy Nhaäp lieäu Ñieåm noái caùc doøng döõ lieäu treân 1 trang A [Noái sang trang khaùc N 2 50 LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ Kế toán tiền Thủ quỹ A KH Phiếu thu Lập phiếu thu Ghi nhật kí Phiếu thu Phiếu thu A N Sổ quỹ Quá trình thu tiền Phiếu thu Xác nhận, ghi sổ Sổ quỹ Phiếu thu Kế toán công nợ KH 51 17 Bài giảng AIS2 LƯU ĐỒ HỆ THỐNG Đơn đặt hàng Nhập đơn đặt hàng của kháchhàng Hiện thị khi nhập Nhập vào PM Tập tin HTKho Cập nhật đơn hàng Tập tin KH Đơn đặt hàng đã xử lý Tập tin đơn hàng N 52 Tình huống: Quá trình thu tiền bán chịu z z z Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả tiền của công ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho kế toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự Kế toán phải thu nhận thông báo trả tiền do nhân viên bán hàng chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với thông báo trả tiền, sau đó nhập vào phần mềm quản lý nợ phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái. Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền cho ngân hàng. 53 LƯU ĐỒ z Mô tả hệ thống hiện hành z z Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan đến các thực thể đó Thực thể Hoạt động Khách hàng Trả tiền và giấy đòi tiền Nhân viên BH Lập phiếu thu Nhân viên BH Ghi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thu vào giấy đòi tiền …… …….. Thủ quỹ Mang tiền nộp ngân hàng 54 18 Bài giảng AIS2 Lưu đồ Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2 z z z Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển hóa, lưu trữ dữ liệu. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp… Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các thực thể không phải là hoạt xử lý dữ liệu Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng, mua hàng… không phải là hoạt động xử lý dữ liệu 55 LƯU ĐỒ z Vẽ lưu đồ z Bước 4: Chia lưu đồ thành các cột z z z Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lưu đồ Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của các hoạt động từ trái sang phải Bước 5: Xác định các thành phần của từng cột z z z Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di chuyển thông tin từ trên xuống dưới Nguyên tắc Sandwich: Bất kì kí hiệu xử lý nào đều bị kẹp giữa 2 kí hiệu đầu vào và đầu ra. 56 LƯU ĐỒ z Vẽ z lưu đồ Bước 6: Hoàn thành lưu đồ z z z z z Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần) Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết thúc Cách duy nhất để có lấy dữ liệu hoặc lưu trữ dữ liệu trong thiết bị máy tính là thông qua hoạt động xử lý máy (hình chữ nhật) 57 19 Bài giảng AIS2 58 Các công cụ kỹ thuật cơ bản z z z Phỏng vấn Bảng câu hỏi Các công cụ quản trị khác z z Sơ đồ Pert Sơ đồ Gantt 59 AIS 2 Chương 1: Tổng quan về Hệ thống thông tin kế toán 60 20
- Xem thêm -