Bài giảng AIS2
Hệ thống thông tin
kế toán- Học phần 2
Chương 1: Tổng quan về
Hệ thống thông tin kế toán
ThS. Nguyễn Phước Bảo Ấn
1
Mục tiêu chương:
z Vị
trí và vai trò của hệ thống thông tin kế
toán trong doanh nghiệp
z Bản chất của quá trình phát triển hệ
thống thông tin kế toán.
z Tìm hiểu các công cụ kỹ thuật thường
được sử dụng trong quá trình tổ chức hệ
thống thông tin kế toán
2
Nội dung
z Thông
tin và việc ra quyết định trong
doanh nghiệp
z Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin
kế toán
z Các công cụ kỹ thuật cơ bản
3
1
Bài giảng AIS2
Thông tin và việc ra quyết định
z Thông
tin cung cấp cho người sử dụng
trong doanh nghiệp có khác nhau hay
không?
z Nội dung và hình thức thông tin thay đổi
như thế nào khi cung cấp cho từng đối
tượng?
z Làm sao đáp ứng yêu cầu thông tin?
4
Thông tin và việc ra quyết định
Quaûn lyù caáp
cao
Caáp quaûn lyù
trung gian
Quaûn lyù
caáp thaáp
Chieán
löôïc
Chieán thuaät
Toång hôïp vaø coù
choïn loïc theo
muïc tieâu
Hoaït ñoäng
Xöû lyù nghieäp vuï
5
Thông tin và việc ra quyết định
Phaân loaïi thoâng tin
Caáp quaûn lyù
Coù caáu
truùc
Baùn caáu
truùc
Khoâng
caáu truùc
Hoaïch ñònh
chieán löôïc
Kieåm soaùt quaûn
lyù
Kieåm soaùt hoaït
ñoäng
6
2
Bài giảng AIS2
Hệ thống thông tin và hệ thống
thông tin kế toán
z Khái
niệm về hệ thống
z Hệ thống thông tin
z Hệ thống thông tin quản lý
z Hệ thống thông tin kế toán
7
Khái niệm về hệ thống
z
Hệ thống là một tập hợp
các thành phần có quan
hệ tương tác với nhau
để cùng thực hiện các
mục tiêu
Heä thoáng 1.0
1.2.1
A
F
E
1.2.2
1.2.3
D
C
Hình 1.2
8
Hệ thống thông tin
z
Hệ thống thông tin
bao gồm tập hợp
những thành phần
có quan hệ với nhau
nhằm thu thập, lưu
trữ, xử lý và cung
cấp thông tin cho
người sử dụng
9
3
Bài giảng AIS2
Hệ thống thông tin
Löu tröõ
Döõ lieäu
ñaàu vaøo
Thoân g
tin ñaàu ra
Xöû lyù
Xöû lyù
Hình 1.3: Caùc thaøn h phaàn cuûa heä thoán g thoân g tin
10
Hệ thống thông tin
Döõ lieäu
Xöû lyù
thoâng tin
¾Thoâng tin: DL ñöôïc saép xeáp
laïi cho coù yù nghóa phuø hôïp vôùi
ngöôøi söû duïng
¾Döõ lieäu: laø nhöõng söï kieän,
con soá, hình aûnh…chöa coù yù
nghóa phuø hôïp vôùi ngöôøi söû
duïng
Thoâng tin
Ng.Söû duïng
¾Ví duï. Hoaït ñoäng xuaát kho 100 Sp
laø thoâng tin vôùi thuû kho vaø keá toaùn vaät
tö. Laø döõ lieäu vôùi giaùm ñoác (caàn bieát
toång vaät tö nhaäp, xuaát, toàn
¾Vôùi ngöôøi naøy laø döõ lieäu, vôùi ngöôøi
khaùc laø thoâng tin
11
Hệ thống thông tin
Döõ lieäu
¾Xöû lyù thoâng tin laø
quaù trình:
Thu thaäp D.lieäu
Phaân loaïi D.lieäu
Toång hôïp D.lieäu
Löu tröõ
D.lieäu/thoâng tin
Truyeàn thoâng tin
¾Quaù trình xöû lyù thoâng
tin taïo doøng thoâng tin:
¾Thoâng tin gì luaân
chuyeån?
¾Theo höôùng naøo?
Xöû lyù
thoâng tin
Thoâng tin
Ng.Söû duïng
¾Ví duï.
Phieáu xuaát kho chuyeån veà phoøng keá
toaùn, ghi soå chi tieát vaät tö, toång hôïp baoù
caùo xuaát vaät tö, chuyeån baùo caùo cho
giaùm ñoác .
Thuû
kho
Xuaát
haøng A
Keá
toaùn
Xuaát
haøng A
Giaùm
ñoác
Thoâng tin gì luaân chuyeån:
Doøng thoâng tin Töø ñaâu tôùi ñaâu:
12
4
Bài giảng AIS2
Hệ thống thông tin
Đặc điểm của hệ thống thông tin
1. Muïc tieâu: Thoâng tin gì, cung caáp cho ai?
2. Ñaàu vaøo (nguyeân lieäu): döõ lieäu lieân
quan phuø hôïp
Phaïm vi heä
thoáng
3. Qui trình xöû lyù
4. Caùc thieát bò xöû lyù (thu thaäp, tính toaùn, löu tröõ, truyeàn thoâng)
thoâng tin. Löu yù: Caùc thieát bò ôû ñaây coù theå laø heä thoáng maùy tính ñieän
töû, heä thoáng truyeàn thoâng, hoaëc coù theå chæ laø soå saùch giaáy tôø baèng tay.
5. Con ngöôøi tham gia xöû lyù thoâng tin
6.Moâi tröôøng heä thoáng : beân ngoaøi heä thoáng vaø thöôøng coù aûnh
höôûng taùc ñoäng tôùi heä thoáng
13
Hệ thống thông tin
1. Theo Muïc tieâu: Thoâng tin
gì, cung caáp cho ai?
HT thoâng tin keá toaùn
HT thoâng tin quaûn lyù ..
..
2. Theo moái quan heä giöõa caùc
heä thoáng
HT cha- con
3. Theo thieát bò söû duïng
HT anh - em
HT thuû coâng: baèng tay
HT treân neàn maùy tính
4. Theo taùc ñoäng giöõa moâi
tröôøng vaø heä thoáng
14
Hệ thống thông tin quản lý
z
Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống
thông tin bao gồm các thành phần có quan hệ
với nhau được thiết lập trong một tổ chức
nhằm hỗ trợ cho các hoạt động chức năng
của một tổ chức, hỗ trợ quá trình ra các quyết
định của các cấp quản lý thông qua việc cung
cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực
hiện và kiểm soát quá trình hoạt động của tổ
chức
15
5
Bài giảng AIS2
Hệ thống thông tin quản lý
Toå chöùc/Thöïc
hieän
Hoaïch ñònh
Hoaït ñoäng cuûa
doanh nghieäp
Ñaùnh giaù/
Kieåm soaùt
Heä thoáng
thoâng tin quaûn
lyù
Hình 1.4: Baûn chaát cuûa Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù
16
Hệ thống thông tin quản lý
z Phân
z
loại HTTT quản lý
Theo cấp độ quản lý
Hệ thống xử lý nghiệp vụ (Transaction Process
Systems-TPS)
z Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support
System-DSS):
z Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support
Systems-ESS) và hệ thống chuyên gia (Expert
Systems-ES
z
17
Hệ thống thông tin quản lý
z Phân
z
loại HTTT quản lý
Theo nội dung kinh tế của các quá trình sản
xuất kinh doanh
Hệ thống thông tin sản xuất
Hệ thống thông tin bán hàng
z Hệ thống thông tin nhân sự
z Hệ thống thông tin kế toán
z Hệ thống thông tin tài chính
z ...v.v
z
z
18
6
Bài giảng AIS2
Hệ thống thông tin quản lý
z
Phân loại HTTT
quản lý
z
Theo nội dung
kinh tế của
các quá trình
sản xuất kinh
doanh
Quaù trình saûn xuaát kinh doanh
Heä thoáng
thoâng tin
saûn xuaát
Heä thoáng
thoâng tin
keá toaùn
Heä thoáng
thoâng tin
baùn haøng
Heä thoáng
thoâng tin
nhaân söï
Heä thoáng thoâng tin
quaûn lyù
Hình 1.6: Caùc heä thoáng con cuûa heä thoáng thoâng tin quaûn lyù
19
Hệ thống thông tin kế toán
1. Muïc tieâu:
2. Ñaàu vaøo:
Phaïm vi
heä thoáng
3. Qui trình xöû lyù
4. Thieát bò
5. Con ngöôøi
9Thoâng tin taøi chính cho beân
ngoaøi DN vaø noäi boä doanh nghieäp
9Döõ lieäu nghieäp vuï kinh teá PS
9Thu thaäp döõ lieäu: laäp chöùng töø
9Phaân tích aûnh höôûng taøi chính: ghi NK
9Ghi cheùp theo phaân loaïi taøi chính : soå chi tieát, soå
toång hôïp
9Kieåm tra ñoái chieáu
9Toång hôïp, laäïp baoù caoù
9Truyeàn thoâng
9Luaät phaùp
9Ñaëc ñieåm hoaït ñoäng cuûa DN
6. Moâi tröôøng
9Kyõ thuaät thieát bò, ….
20
Hệ thống thông tin kế toán
z
Chức năng của HTTT Kế toán
z
z
z
z
z
z
Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động KD của
DN
Cung cấp thông cho các đối tượng sử dụng bên
trong và bên ngoài doanh nghiệp
Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát
sinh hàng ngày
Hỗ trợ ra các quyết định quản trị
Hoạch định và kiểm soát
Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ
21
7
Bài giảng AIS2
Hệ thống thông tin kế toán
z Phân
z
Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung
cấp
z
z
z
loại hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán tài chính
Hệ thống thông tin kế toán quản trị
Phân loại theo phương thức xử lý:
Hệ thống thông tin kế toán thủ công
Hệ thống thông tin bán thủ công
z Hệ thống kế toán dựa trên nền máy tính
z
z
22
Hệ thống thông tin kế toán
z Phân
z
loại hệ thống thông tin kế toán
Phân loại theo cách thức tổ chức xử lýcung cấp thông tin
Các phần hành kế toán/ các hệ thống ứng dụng:
Kế toán tiền- kế toán công nợ- kế toán Tài sản
cố định- …
z Các chu trình kế toán: Chu trình bán hàng- Chu
trình mua hàng- chu trình sản xuất- chu trình tài
chính
z
23
Hệ thống thông tin kế toán
z Chu
kỳ phát triển HTTT Kế toán
Phân tích
hệ thống
Thiết kế
Hệ thống
Vận hànhBảo trì
Hệ thống
Thực hiện
hệ thống
24
8
Bài giảng AIS2
Các công cụ kỹ thuật cơ bản
z
Tham
khảo phần
mềm
Microsoft
Visio
25
Các công cụ kỹ thuật cơ bản
z Sơ
đồ dòng dữ liệu (Data Flow DiagramDFD)
z Lưu đồ (Flowchart)
z
z
Lưu đồ hệ thống
Lưu đồ chứng từ
z Phỏng
vấn
câu hỏi
z Các công cụ quản trị khác
z Bảng
26
Tình huống: Quá trình thu tiền bán chịu
z
z
z
Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả
tiền của công ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên
và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm
theo. Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ,
chuyển thông báo trả tiền cho kế toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền,
kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó
chuyển 1 phiếu thu cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi
vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự
Kế toán phải thu nhận thông báo trả tiền do nhân viên bán hàng
chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu
từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với thông báo trả tiền, sau đó
nhập vào phần mềm quản lý nợ phải thu. Phần mềm kiểm tra mã
khách hàng, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho
phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của
khách hàng theo từng hóa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng
hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái.
Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền
cho ngân hàng.
27
9
Bài giảng AIS2
Vấn đề đặt ra
z Những
ai tham gia vào quá trình trên
z Các chứng từ luân chuyển như thế nào
z Phần mềm xử lý ra sao
z Đánh giá tính hợp lý về KS của quá trình
xử lý trên
z …….
28
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
z Định
nghĩa:
DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần;
các dòng lưu chuyển dữ liệu giữa các
thành phần, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi
lưu trữ dữ liệu của một hệ thống thông tin
z Có 3 loại DFD
z
DFD khái quát
DFD vật lý
z DFD luận lý
z
z
29
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
z Các
z
kí hiệu:
Có 4 kí hiệu biễu diễn
Giai đoạn xử lý
hoặc là thực thể
bên trong trong
DFD vật lý
Dòng dữ liệu
Thực thể bên
ngoài
Nơi lưu trữ dữ
liệu
30
10
Bài giảng AIS2
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
z
DFD khái quát (ngữ cảnh)
z Là sơ đồ cấp cao nhất, mang tính tổng quát, mô tả
1 cách khái quát nội dung của hệ thống và các hoạt
động bên trong của nó bởi 1 hình tròn, biểu diễn
dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra (outflow) giữa
hệ thống và các thực thể bên ngoài hệ thống.
z Thực thể: các đối tượng thực hiện hoặc điều khiển
các hoạt động (như người, nơi chốn, vật)
z Thực thể bên ngoài hệ thống: Là những thực thể
chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của hệ thống (không xử
lý dữ liệu)
31
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
z DFD
khái quát (ngữ cảnh)
Khách hàng
Thanh toán
Hệ
thống
thu tiền
bán chịu
Nộp tiền
NH
Ngân hàng
Tổng hợp
thanh toán
z
DFD khái quát cho biết
z
z
Kế toán
tổng hợp
Hệ thống này là gì, làm cái gì
Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu
32
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
z
DFD vật lý
z Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ bao gồm các thực
thể bên trong, bên ngoài hệ thống (tất cả các thực
thể liên quan) và dòng dữ liệu giữa các thực thể đó
z Thực thể bên trong: là các thực thể (người, nơi
chốn, vật) làm nhiệm vụ chuyển hóa dữ liệu
z DFD vật lý cho chúng ta biết được dữ liệu truyền đi
dưới hình thức gì, từ ai, cho ai, lưu trữ ở đâu
z DFD không thể hiện dữ liệu được xử lý chi tiết qua
các quá trình gì
33
11
Bài giảng AIS2
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
z DFD
vật lý
Khách
hàng
Tiền,
giấy đòi
nợ
Nhân
viên
BH
Tiền và
phiếu thu
Thủ
quỹ
Giấy đòi nợ
Mã KH, số
HĐ
Phần
mềm
Phiếu thu đã
xác nhận
Kế
toán
phải
thu
Sổ quỹ
Tiền, giấy
nộp tiền
Ngân
hàng
Kế toán
tổng hợp
Tập tin thanh toán Tập tin khách hàng
34
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
z DFD
luận lý
Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ bao gồm
các hoạt động xử lý, dòng dữ liệu đi vào,
đi ra các hoạt động xử lý đó.
z DFD luận lý cho chúng ta biết dữ liệu được
xử lý qua các quá trình như thế nào mà
không quan tâm đến do ai làm, dưới hình
thức gì và ở đâu
z DFD luận lý chú trọng đến các chức năng
mà hệ thống thực hiện
z
35
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
z DFD
Khách
hàng
luận lý
Tiền,
giấy đòi nợ
Nhận
thanh
toán
1.0
Giấy đòi nợ đã xác nhận
Ghi nhận
thanh
toán
4.0
Kế toán
tổng hợp
Chuyển tiền và
Phiếu thu
Chuyển phiếu
thu đã xác
nhận
Lập giấy
chuyển
ngân hàng
3.0
Sổ quỹ
Phiếu thu đã
xác nhận
Đối
chiếu với
tiền thực
nhận
2.0
Chuyển tiền
Ngân
hàng
36
12
Bài giảng AIS2
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
z Phân
cấp DFD
Các quá trình xử lý của DFD luận lý (hình
tròn) sẽ được chi tiết hóa thành nhiều cấp
z Quá trình xử lý cấp chi tiết được đánh số
theo cấp cao hơn (1.1, 1.2, 1.3 …)
z Dòng dữ liệu vào và ra các cấp chi tiết khi
tổng hợp lại sẽ trùng với cấp cao hơn
z Phân cấp DFD sẽ thấy được các hoạt
động xử lý chi tiết bên trong của hệ thống
z
37
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
z Phân
cấp DFD
Điểm đầu
Điểm đầu
2.0
C
A
A
1.0
Lưu trữ
Hệ thống
D
3.0
B
Điểm cuối
B
Điểm cuối
38
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
z Phân
cấp DFD
Lưu trữ
1.2
E
A
1.4
D
D
I
3.1.1
3.1
1.1
F
D
G
H I
1.3
3.2
C
B
J
3.1.2
H
39
13
Bài giảng AIS2
Tình huống: Quá trình thu tiền bán chịu
z
z
z
Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả tiền
của công ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số
tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. Nhân viên
bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền
cho kế toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và
đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán phải thu,
phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự
Kế toán phải thu nhận thông báo trả tiền do nhân viên bán hàng chuyển
đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế
toán kiểm tra, đối chiếu với thông báo trả tiền, sau đó nhập vào phần mềm
quản lý nợ phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn
chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh
toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn. Định kì,
phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng
hợp để ghi sổ cái.
Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền cho
ngân hàng.
40
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
z
Mô tả hệ thống hiện hành bằng DFD
z
z
Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn
mô tả
Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan
đến các thực thể đó
Thực thể
Hoạt động
Khách hàng
Trả tiền và giấy đòi tiền
Nhân viên BH
Lập phiếu thu
Nhân viên BH
Ghi số tiền, số hóa đơn, số
phiếu thu vào giấy đòi tiền
……
……..
Thủ quỹ
Mang tiền nộp ngân hàng
41
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
z
Vẽ DFD khái quát
z Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu
trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2
z
z
z
Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển
hóa, lưu trữ dữ liệu. Các hoạt động nhập liệu, sắp
xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp…
Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các
thực thể không phải là hoạt xử lý dữ liệu
Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng,
mua hàng… không phải là hoạt động xử lý dữ liệu
42
14
Bài giảng AIS2
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
z
Vẽ DFD khái quát
z
Bước 4: Nhận diện các thực thể bên ngoài hệ thống
z
z
Các thực thể bên ngoài hệ thống là các thực thể không thực
hiện các hoạt động xử lý dữ liệu nào trong hệ thống
Bước 5:
z
z
z
z
Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài trên
Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử lý
của hệ thống hiện hành. (Đặt tên mang tính khái quát)
Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các thực thể bên ngoài
hệ thống
Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ hành động
nhận và gửi dữ liệu
43
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
z
Vẽ DFD vật lý
z
Bước 6: Nhận diện các thực thể bên trong hệ thống
z
z
Các thực thể bên trong hệ thống là các thực thể tham gia
thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu trong hệ thống
Bước 7:
z
z
z
z
Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài hệ
thống
Vẽ các vòng tròn biểu diễn các thực thể bên trong hệ thống
Đọc lại bảng thực thể và hoạt động để vẽ các dòng dữ liệu
nối các vòng tròn (thực thể bên trong) và các hình chữ nhật
(thực thể bên ngoài hệ thống)
Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các danh từ chỉ các hình
thức mang dữ liệu
44
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
z DFD
vật lý
Khách
hàng
Tiền,
giấy đòi nợ
Nhân
viên
BH
Tiền và
phiếu thu
Thủ
quỹ
Giấy đòi nợ
Phiếu thu đã
xác nhận
Phần
mềm
Mã KH, số HĐ
Tập tin thanh toán Tập tin khách hàng
Kế toán
phải thu
Sổ quỹ
Tiền, giấy
nộp tiền
Ngân
hàng
Kế toán
tổng hợp
45
15
Bài giảng AIS2
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
z
Vẽ DFD luận lý
Bước 8: liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu trong bảng
theo từng thực thể và trình tự diễn ra các hoạt động
đó.
z
Bước 9: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên
z
z
z
z
z
Cách 1: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và cùng thời
điểm
Cách 2: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng thời điểm nhưng
khác nơi xảy ra
Cách 3: Nhóm các hoạt động theo mối quan hệ hợp lý với nhau
Để cho DFD dễ đọc, chỉ nên sử dụng từ 5 đến 7 hình tròn trong
mỗi sơ đồ, mỗi cấp
Bước 10: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm
hoạt động theo 1 động từ nêu bật nội dung chính các
hoạt động trong nhóm
z
46
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
z
Vẽ DFD luận lý
z
z
z
Bước 11:.Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các
hình tròn với nhau theo mối liên hệ hợp lý
Bước 12: Bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu thấy
hợp lý
Phân cấp DFD
z
Bước 13:
z
z
Tiếp tục nhóm nhỏ các hoạt trong mỗi nhóm ở bước 9.
Mỗi nhóm nhỏ trong 1 nhóm lớn là các hình tròn xử lý
cấp con cho hình tròn lớn.
Thực hiện các bước 10,11,12,13
47
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
z DFD
Khách
hàng
luận lý
Tiền,
giấy đòi nợ
Nhận
thanh
toán
1.0
Giấy đòi nợ đã xác nhận
Ghi nhận
thanh
toán
4.0
Kế toán
tổng hợp
Chuyển tiền và
Phiếu thu
Chuyển phiếu
thu đã xác
nhận
Lập giấy
chuyển
ngân hàng
3.0
Sổ quỹ
Phiếu thu đã
xác nhận
Đối
chiếu với
tiền thực
nhận
2.0
Chuyển tiền
Ngân
hàng
48
16
Bài giảng AIS2
Lưu đồ
z Lưu
đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các
quá trình xử lý dữ liệu (các hoạt động,
đầu vào, đầu ra, lưu trữ) như sơ đồ dòng
dữ liệu nhưng các thành phần này được
mô tả 1 cách chi tiết ở góc độ vật lý như
phương thức truyền dữ liệu, các đối
tượng, bộ phận liên quan đến các hoạt
động xử lý, phương thức xử lý, phương
thức và tính chất lưu trữ dữ liệu
49
Ký hiệu thường dùng trong lưu đồ
Ñaàu vaøo
Xöû lyù
Ñaàu ra
Löu tröõ
Keát noái
Moâ taû chöùng töø Hoaït ñoäng xöû Hieån thò thoâng Döõ lieäu löu tröõ
Khaùch haøng
1 lieân hoaëc baùo lyù baèng maùy tin treân maøn baèng maùy
Ñieåm baét
caùo
tính
hình
Phieáu thu
Tính giaù
ñaàu/keát thuùc
Baùo caùo
xuaát
Döõ lieäu
baùn haøng
cuûa löu ñoà.
Moâ taû chöùng töø Hoaït ñoäng xöû
nhieàu lieân
lyù baèng thuû
coâng
Hoùa ñôn
Laäp hoùa
ñôn
Nhaäp chöùng töø
vaøo maùy
Soå
saùch/baùo Löu tröõ chöùng
töø
caùo taïo ra
N: Löu theo soá
Soå quyõ
A: Löu theo
Alphabet
D: Löu theo
ngaøy
Nhaäp lieäu
Ñieåm noái caùc
doøng döõ lieäu
treân 1 trang
A
[Noái sang trang
khaùc
N
2
50
LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ
Kế toán tiền
Thủ quỹ
A
KH
Phiếu thu
Lập
phiếu
thu
Ghi
nhật kí
Phiếu
thu
Phiếu thu
A
N
Sổ quỹ
Quá trình thu tiền
Phiếu
thu
Xác nhận,
ghi sổ
Sổ quỹ
Phiếu
thu
Kế toán
công nợ
KH
51
17
Bài giảng AIS2
LƯU ĐỒ HỆ THỐNG
Đơn đặt
hàng
Nhập đơn đặt hàng
của kháchhàng
Hiện thị
khi nhập
Nhập vào
PM
Tập tin
HTKho
Cập nhật
đơn hàng
Tập tin
KH
Đơn đặt hàng
đã xử lý
Tập tin
đơn hàng
N
52
Tình huống: Quá trình thu tiền bán chịu
z
z
z
Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả tiền
của công ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi
số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. Nhân
viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo
trả tiền cho kế toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên
phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán
phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự
Kế toán phải thu nhận thông báo trả tiền do nhân viên bán hàng chuyển
đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ,
kế toán kiểm tra, đối chiếu với thông báo trả tiền, sau đó nhập vào phần
mềm quản lý nợ phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa
đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ
thanh toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn.
Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế
toán tổng hợp để ghi sổ cái.
Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền cho
ngân hàng.
53
LƯU ĐỒ
z
Mô tả hệ thống hiện hành
z
z
Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô
tả
Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan
đến các thực thể đó
Thực thể
Hoạt động
Khách hàng
Trả tiền và giấy đòi tiền
Nhân viên BH
Lập phiếu thu
Nhân viên BH
Ghi số tiền, số hóa đơn, số
phiếu thu vào giấy đòi tiền
……
……..
Thủ quỹ
Mang tiền nộp ngân hàng
54
18
Bài giảng AIS2
Lưu đồ
Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu
trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước
2
z
z
z
Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển
hóa, lưu trữ dữ liệu. Các hoạt động nhập liệu, sắp
xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp…
Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các
thực thể không phải là hoạt xử lý dữ liệu
Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng,
mua hàng… không phải là hoạt động xử lý dữ liệu
55
LƯU ĐỒ
z
Vẽ lưu đồ
z
Bước 4: Chia lưu đồ thành các cột
z
z
z
Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lưu đồ
Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của
các hoạt động từ trái sang phải
Bước 5: Xác định các thành phần của từng cột
z
z
z
Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động
Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di
chuyển thông tin từ trên xuống dưới
Nguyên tắc Sandwich: Bất kì kí hiệu xử lý nào đều
bị kẹp giữa 2 kí hiệu đầu vào và đầu ra.
56
LƯU ĐỒ
z Vẽ
z
lưu đồ
Bước 6: Hoàn thành lưu đồ
z
z
z
z
z
Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin
Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua
cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc
Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung
thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần)
Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết
thúc
Cách duy nhất để có lấy dữ liệu hoặc lưu trữ dữ liệu
trong thiết bị máy tính là thông qua hoạt động xử lý
máy (hình chữ nhật)
57
19
Bài giảng AIS2
58
Các công cụ kỹ thuật cơ bản
z
z
z
Phỏng vấn
Bảng câu hỏi
Các công cụ quản trị
khác
z
z
Sơ đồ Pert
Sơ đồ Gantt
59
AIS 2
Chương 1: Tổng quan
về Hệ thống thông tin kế toán
60
20
- Xem thêm -