Tài liệu Truyền thông trong quản lý

www.viethanit.edu.vn Chương 10 TRUYỀN THÔNG TRONG QUẢN TRỊ 26/04/2015 Năm học 2011-2012 1 NỘI DUNG I Các loại thông tin II Tiến trình truyền thông III Tác động CNTT đến truyền thông IV Rào cản của truyền thông V Thúc đẩy truyền thông hữu hiệu 26/04/2015 Năm học 2011-2012 2 I. Các loại thông tin  Thông tin là gì? ₤ Là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay rộng hơn, thông tin bao gồm cả những tri thức về các đối tượng. ₤ Trong tổ chức: Thông tin quản trị là những tin tức và tín hiệu mới có ích trong quá trình quản trị của tổ chức. 26/04/2015 Năm học 2011-2012 3 I. Các loại thông tin  Phân loại thông tin:  Theo mức độ thông tin (tình trạng của thông tin) • Thông tin gốc (thông tin sơ cấp) • Thông tin diễn suất (thông tin thứ cấp)  Theo nguồn thông tin • Thông tin bên trong • Thông tin bên ngoài  Theo chức năng thông tin (chiều thông tin) • Thông tin chỉ đạo (thông tin từ trên xuống) 26/04/2015 • Thông tin thựcNămhiện (thông tin từ dưới lên) học 2011-2012 4 I. Các loại thông tin  Phân loại thông tin:  Theo kênh thông tin (tính chất) • Thông tin chính thức • Thông tin không chính thức  Theo cách thông tin truyền thông • Thông tin có hệ thống • Thông tin không có hệ thống  Theo nội dung thông tin 26/04/2015 • Thông tin đầuNăm vào học 2011-2012 • Thông tin đầu ra 5 II. Tiến trình truyền thông  Truyền thông là gì:  Truyền thông là việc chuyển đổi thông tin và nhận thức được ý nghĩa của những biểu tượng được truyền từ người này sang người khác.  Hay nói khác: truyền thông là quá trình truyền và nhận thông tin từ người này sang người khác. 26/04/2015 Năm học 2011-2012 6 II. Tiến trình truyền thông Mô hình quá trình truyền thông 26/04/2015 Năm học 2011-2012 7 II. Tiến trình truyền thông 1. Người gửi (người mã hóa)  Người gửi:  Người tạo ra nguồn tin,  Phát đi những thông tin đến người nhận.  Là người khởi xướng của tiến trình truyền thông.  Mã hoá là chuyển những tư tưởng, ý định muốn truyền đạt thành những ký hiệu ngôn ngữ nhất định gọi là thông điệp. 26/04/2015 Năm học 2011-2012 8 II. Tiến trình truyền thông 1. Người gửi (người mã hóa) Sự thích đáng 1 4 Lặp lại 2 Trọng tâm Đơn giản 5 Cơ cấu 3 26/04/2015 5 nguyên tắc truyền thông Năm học 2011-2012 9 II. Tiến trình truyền thông 2. Thông điệp  Thông điệp bao gồm những ký hiệu bằng chữ viết, bằng lời hoặc bằng cử chỉ hành động.  Thông điệp có các hình thức sau:  Thông điệp bằng lời nói: dùng lời nói để diễn đạt những thông tin cần cung cấp cho đối tượng.  Thông điệp bằng chữ viết  Thông điệp không lời: cử chỉ, hành động, hình ảnh 26/04/2015 Năm học 2011-2012 10 II. Tiến trình truyền thông 3. Kênh truyền thông - Kênh truyền thông là con đường mà thông điệp được truyền đi từ người gửi đến người nhận - Sự phong phú thông tin gắn liền với khả năng chuyển tải thông tin của kênh. - Mỗi kênh có khả năng chuyển tải thông tin khác nhau 26/04/2015 Năm học 2011-2012 11 II. Tiến trình truyền thông 3. Kênh truyền thông  Thảo tiếp luận trực Thông tin phong phú nhất  Chuyện trò qua điện thoại  Qua Internet  Thư tín Đứng thứ 2 Giữ vị trí số 3  Các tài liệu số học chính thống (dữ liệu in từ máy tính, các báo cáo ngân sáchNăm học 2011-2012 26/04/2015 12 II. Tiến trình truyền thông 4. Người nhận (người giải mã) Người nhận là người tiếp nhận và giải mã thông điệp của người gửi. Giải mã là chuyển dịch những thông điệp nhận được sang một hình thức có ý nghĩa (thành những ký hiệu, ngôn ngữ mà người nhận có thể hiểu được). Giải mã và mã hóa đều bị ảnh hưởng bởi các nhân tố cá nhân, như trình độ giáo dục, tính cách, kinh tế xã hội, gia đình, quá trình làm việc, 26/04/2015 Năm học 2011-2012 kinh nghiệm, văn hóa, giới tính. 13 II. Tiến trình truyền thông 5. Thông tin phản hồi (phản hồi)  Phản hồi là những phản ứng của người nhận đối với thông điệp của người gửi.  Phản hồi được xem như là yếu tố then chốt cho sự thành công trong công việc, là yếu tố cần thiết để đảm bảo rằng thông điệp được gửi đã được nhận một cách chính xác. 26/04/2015 Năm học 2011-2012 14 II. Tiến trình truyền thông 5. Thông tin phản hồi (phản hồi)  Thông tin phản hồi nên có những đặc tính sau: – Thông tin phản hồi phải hữu ích. – Thông điệp nên mang tính mô tả hơn là đánh giá. – Nên cụ thể hơn là tổng quát. – Nên đúng lúc, kịp thời. – Không nên phản hồi dồn dập, quá nhiều. 26/04/2015 Năm học 2011-2012 15 II. Tiến trình truyền thông 6. Nhận thức  Khi nhận được thông điệp của người gửi đã được giải mã thì người nhận tin sẽ hiểu được nội dung thông điệp của người gửi.  Do khả năng và trình độ khác nhau mà người nhận có thể hiểu nội dung thông điệp khác nhau. 7. Nhiễu  Thông tin đi từ người này sang người khác sẽ bị bỏ bớt đi hay được gọi là ‘lọc’. 26/04/2015 Năm học 2011-2012 16 III. Tác động của CNTT đến truyền thông Thư điện tử Sử dụng máy điện toán để soạn thảo văn bản và hiệu đính nó để gửi và nhận thông tin một cách nhanh chóng, ít tốn kém và rất hiệu quả Khá phong phú về Tác động thông tin, dễ dàng CNTT đến truyền âm thanh truyền thông và video ở chất Sự kết hợp của Hội nghị lượng cao Internet truyền công nghệ truyền hình và hình điện thoại 26/04/2015 Năm học 2011-2012 17 IV. Rào cản của truyền thông  Thiếu kế hoạch đối với thông tin liên lạc  Sự mập mờ về ngữ nghĩa  Các thông tin được diễn tả kém  Mất mát do truyền đạt thông tin và ghi nhận kém.  Ít lắng nghe, đánh giá vội vã  Sự không tin cậy, đe doạ, sợ hãi  Cảm xúc khi tiếp nhận, truyền đạt thông tin  Sức ép về mặt thời gian 26/04/2015 Năm học 2011-2012 18 V. Thúc đẩy truyền thông hữu hiệu 1. Các yêu cầu của thông tin Đầy đủ Phù hợp Kịp thời Cô đọng Chính xác 26/04/2015 Logic Năm học 2011-2012 19 V. Thúc đẩy truyền thông hữu hiệu 2. Các nguyên tắc truyền thông Ý tưởng hình thành lên nguồn thông tin phải rõ ràng. Xác định mục đích truyền thông đúng đắn. Xem xét điều kiện mà sự truyền thông sẽ thực hiện. Tham khảo ý kiến người khác nếu thời gian cho phép. Sử dụng các ngôn ngữ truyền thông phù với khả năng của mạch chuyển và người nhận. Tìm cơ hội để hổ trợ người nhận tin. 26/04/2015 Năm học 2011-2012 Theo đuổi công việc cho đến khi hoàn thành. 20