Tài liệu Quản trị hành chánh văn phòng

GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. 2. 3. 4. Nguyễn Văn Thâm,Soạn thảo và xử lí văn bản quản lí nhà nước (TB lần 3), NXB. Chính trị Quốc gia, H., 2003 Lê Văn In, Mẫu soạn thảo văn bản (dùng cho các cơ quan chính quyền địa phương, đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức kinh tế), NXB. Chính trị Quốc gia, H., 2003 Đồng Thị Thanh Phương – Nguyễn Thị Ngọc An, Soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ, NXB. Lao động xã hội, 2006 Đồng Thị Thanh Phương – Nguyễn Thị Ngọc An, Quản trị hành chánh văn phòng, NXB. Thống kê, 2005 NỘI DUNG     ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG HOẠCH ĐỊNH - TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG – NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CHƯƠNG 1 ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 1. MỘT VÀI KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1. 1 VĂN PHÒNG 1.1 VĂN PHÒNG 1.1.1 KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lí; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức. 1.1.2 CHỨC NĂNG Văn phòng có 2 chức năng : - Chức năng tham mưu (văn bản), tổng hợp (thông tin) - Chức năng hậu cần 1.1.3 NHIỆM VỤ Văn phòng có các nhiệm vụ sau : - Hoạch định chương trình và tổ chức thực hiện chương trình - Thu thập, xử lí, quản lí và sử dụng thông tin - Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng - Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng - Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại - Duy trì hoạt động thường xuyên liên tục của văn phòng - Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lí vật tư tài sản của cơ quan. 1.1.4 HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hiện đại hóa công tác văn phòng theo hướng : * Văn phòng điện tử * Văn phòng không giấy * Văn phòng tự động hóa * Văn phòng của thế kỉ 21 Phương pháp hiện đại hóa : - Tổ chức bộ máy văn phòng tinh gọn, đúng chức năng - Tin học hóa công tác văn phòng, sử dụng các mạng nội bộ, mạng LAN (local area network), mạng Internet, mạng WAN (wide area network) - Trang bị các thiết bị văn phòng phù hợp (máy tính, máy fax, điện thoại, máy photocoppy, Internet…) - Không ngừng phát triển kĩ thuật và nghiệp vụ hành chính… 1.2 QUẢN TRỊ 1.2.1 KHÁI NIỆM Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Tài nguyên bao gồm : - Tài nguyên hữu hình : vốn, nhân lực, thông tin… - Tài nguyên vô hình : trình độ quản lí, … 1.2.2 CHỨC NĂNG - HOẠCH ĐỊNH (PLANNING) Là việc đề ra các mục tiêu cho tương lai và sự lựa chọn các giải pháp thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó. - TỔ CHỨC (ORGANIZING) Bao gồm việc thành lập nên các bộ phận trong cơ quan, doanh nghiệp để đảm nhiệm những hoạt động cần thiết và xác định các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó. - LÃNH ĐẠO (LEADING) Lãnh đạo nhân viên bằng cách phân công nhiệm vụ cụ thể để đạt được mục tiêu của tổ chức. - KIỂM SOÁT (CONTROLLING) Thường xuyên kiểm tra, kịp thời uốn nắn các sai lệch so với mục tiêu. 1.3 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 1.3.1 KHÁI NIỆM Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lí thông tin. 1.3.2 CHỨC NĂNG - Hoạch định công việc hành chính - Tổ chức công việc hành chính văn phòng - Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng - Kiểm soát công việc hành chính văn phòng - Dịch vụ công việc hành chính văn phòng Hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp ví như một chiếc xe ô tô, các chức năng dịch vụ hành chính văn phòng là 4 bánh xe. 1.3.3 PHẠM VI CỦA QUẢN TRỊ CÁC CẤP QUẢN TRỊ PHỔ BIẾN TRONG CÁC CÔNG TI LỚN VÀ VỪA (THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ) CẤP QT CAO CẤP CẤP QUẢN TRỊ TRUNG GIAN CẤP QUẢN TRỊ CƠ SỞ (TUYẾN THỨ NHẤT) * Cấp QTCC (Top) : Chủ tịch HĐQT Tổng Giám đốc/ Phó Tổng giám đốc * Cấp QTTG : Giám đốc Quản trị nhân sự, GĐ Marketting, GĐ điều hành… * Cấp QTCS : Trưởng phòng, Quản đốc phân xưởng… 1.3.4 PHÂN BIỆT CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ  CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ Công việc quản trị do nhà quản trị thực hiện, họ làm công việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Họ làm việc với con người và với các ý tưởng. Mối tương quan của công việc hành chính văn phòng và công việc quản trị tùy thuộc vào các cấp quản trị khác nhau. Cấp QT càng cao thì hầu hết công việc thuộc về lãnh vực QT và ngược lại công việc của cấp QT càng thấp là hoạt động chuyên môn, thực tiễn.  CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Công việc hành chính có mặt ở khắp mọi nơi trong doanh nghiệp. Tất cả các nhân viên hành chính, các cấp quản trị, tất cả mọi người ở mức độ khác nhau đầu làm công việc hành chính. Cụ thể : - Điện thoại - Soạn thảo văn bản - Xử lí công văn đến/ đi… CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ VÀ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ CÔNG VIỆC HCVP 1.3.5 NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG   Khái niệm nhà quản trị Nhà quản trị là một người làm việc thông qua người khác và giúp họ nỗ lực đạt được mục tiêu. Nhà quản trị là người điều khiển , giám sát công việc của những người khác. Đó là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định, người thực hiện các chức năng quản trị trong bộ máy quản trị ở các cấp. Nhà quản trị HCVP Nhà quản trị HCVP trước tiên phải là nhà quản trị. Là nhà quản trị, họ phải hoàn thành 4 chức năng, nhiệm vụ chính : hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra bộ phận hành chính của mình. 1.3.6 TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Cần có đủ 12 tiêu chuẩn sau : - Là 1 nhà trí thức được đào tạo trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng - Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng - Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng và toàn thể CBNV trong công ti - Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và phương pháp làm việc mới - Gần gũi, biết hòa đồng, đồng cảm với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên - Có óc khôi hài , giúp làm việc và dịu đi những tình huống khó khăn - Phong cách lịch sự - Kiểm soát cảm xúc - Có nhiều ý tưởng, sáng kiến - Tự tin - Có óc phán đoán - Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới. 1.3.7 CÁC CHỨC VỤ CỦA CẤP QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH     Trợ lí hành chính Trưởng phòng hành chính/ Trưởng phòng xử lí văn bản / Trưởng phòng hồ sơ Giám đốc hành chính Phó Tổng Giám đốc hành chính 2. HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 2.1 HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 2.1.1 KHÁI NIỆM HOẠCH ĐỊNH Hoạch định là một chức năng của quản trị bao gồm các hoạt động xác định ra các mục tiêu cho tương lai và sự lựa chọn các giải pháp thích hợp, các phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó. Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch (1 tài liệu được viết ra xác định rõ ràng các chuỗi hoạt động mà công ti/ tổ chức phải thực hiện). 2.1.2 KHÁI NIỆM HOẠCH ĐỊNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Hoạch định HCVP bao gồm việc thu thập các thông tin, xử lí thông tin, sử dụng chúng và triển khai cho các bước hành động.