Tài liệu Quá trình hình thành, hoạt động và kết quả thực tập tại công ty tnhh mtv thiên long phước (tp. hồ chí minh)

ỦY BAN NHÂN DÂN TP. HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA NGOẠI NGỮ QÚA TRÌNH HÌNH THÀNH, HOẠT ĐỘNG VÀ KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH MTV THIÊN LONG PHƯỚC (TP. HỒ CHÍ MINH) NGÀNH: NGÔN NGỮ ANH TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO: ĐẠI HỌC HỆ ĐÀO TẠO: CHÍNH QUY GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: Ths. Đặng Quỳnh Liên SINH VIÊN THỰC HIỆN: Nguyễn Đình Bảo Long LỚP: DAN1185 MSSV: 3118380154 TP. HỒ CHÍ MINH, THÁNG 08 NĂM 2021 1 LỜI CẢM ƠN Mỗi người đều sẽ có những bước phát triển trong cuộc đời của mình. Và em cũng không phải ngoại lệ. Qua ba năm học tập và rèn luyện bản thân tại trường Đại học Sài Gòn, cuối cùng em cũng đã có cơ hội để thử sức mình tại một công ty ở vị trí phù hợp với ngành học của bản thân. Đây như là một bước dài trên đường đời của mình và em thật sự trân trọng, biết ơn những người đi trước, tiền bối cả trong trường và nơi thực tập đã cho em cơ hội cũng như chỉ bảo em hoàn thành kì thực tập tốt nghiệp quan trọng này. Trước hết, em muốn gửi đến toàn thể quý thầy cô của trường Đại học Sài Gòn lời cảm ơn và sự kính trọng của em, đặc biệt là thầy cô giảng viên khoa Ngoại ngữ, đã giúp đỡ em rất nhiều, cung cấp, truyền thụ kiến thức quý báu trong suốt những năm học vừa qua, giúp em vững bước, tự tin áp dụng trong thời gian đi thực tập. Không những vậy, Giảng viên phụ trách hướng dẫn thực tập của nhóm em, cô Đặng Quỳnh Liên, bên cạnh sự theo dõi sát sao, luôn hỗ trợ ngay khi em có vấn đề khó khăn, cô còn truyền cho em nguồn cảm hứng, sáng tạo, sự tự tin và động lực để em có thể vượt qua những thử thách, rào cản trong suốt quá trình để cuối cùng có thể hoàn thành kì thực tập tốt nghiệp của bản thân. Trong quá trình thực tập và thực hiện báo cáo, em đã nhận được sự giúp đỡ và góp ý tận tình của những anh chị, cô chú nhân viên tại Công ty TNHH MTV Thiên Long Phước đặc biệt là phòng ban bộ phận Kinh doanh – Quan hệ khách hàng – Quốc tế mà em được phân công thực tập. Những người đã cho em được mở rộng tầm mắt trong môi trường làm việc và tiếp thu những kinh nghiệm quý báu. Em xin chân thành cảm ơn người hướng dẫn của em, chị Nguyễn Thị Hồng Phấn. Trong môi trường làm việc trong mảng ngành dịch vụ công nghệ 4.0 này, chị đã tin tưởng và trao cho em cơ hội để thử thách và trải nghiệm bản thân trong việc quan hệ kinh doanh, tư vấn dịch vụ cho khách hàng mà đặc biệt là khách hàng quốc tế của quý công ty. Qua đó giúp em định hình được môi trường làm việc năng động 2 thời đại công nghệ mới là như thế nào cũng như là kinh nghiệm làm việc với khách hàng tiềm năng nhằm đem lại lơi ích cho công ty chủ quản. Dù đã cố gắng trong quá trình thực hiện báo cáo cũng như kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nộp báo cáo thực tập này, tuy nhiên có thể sẽ không tránh khỏi sai sót vì kiến thức và kinh nghiệm của bản thân em còn hạn chế cần trau dồi thêm cũng như là thời gian ngắn. Tuy nhiên, em hi vọng có thể nhận được sự thông cảm và góp ý từ Quý thầy, cô, nhằm rút ra được những bài học quý giá phục vụ cho sự nghiệp sau này. Em xin chân thành cảm ơn! 3 MỞ ĐẦU Từ những năm đầu tiên của thập kỷ 2010, nước ta bắt đầu có những bước chuyển mình mạnh mẽ hơn cả trong đời sống cũng như nền kinh tế. Đặc biết hơn cả phải kể đến sự phổ biến ngày càng nhanh và rộng rãi của máy tính cùng những thiết bị kỹ thuật số trong đời sống và sản xuất của người dân trong cả nước Việt Nam ta. Chúng ta đã thực sự chính thức tham gia thời đại công nghê mới cùng các nước trên thế giới. Những thiết bị công nghệ cao này không chỉ đem lại hiệu năng làm việc, tính toán vượt trội gấp nhiều lần so với các thiết bị cơ hay sức người mà còn đem đến những trải nghiệm chưa từng có trong nhu cầu giải trí. Người người, nhà nhà đều cố gắng sở hữu cho mình một chiếc máy tính, những doanh nhân có cho mình thêm những chiếc máy tính xách tay để tiện lợi di động giữa nhà và công ty. Từ xu thế đó của nền kinh tế cũng như trong đời sống, ông Nguyễn Hoàng Hiệp, một nhân viên IT giỏi trong lĩnh vực về mạng, máy tính cùng các thiết bị liên quan phục vụ trong văn phòng như máy in, máy photo, …với nhiều năm kinh nghiệm cùng những mối quan hệ làm ăn, uy tín với khách hàng đã thành lập công ty TNHH MTV Thiên Long Phước. Buổi đầu, công ty không chỉ cung cấp những dịch vụ nhằm giải quyết những vấn đề trăn trở của người tiêu dung lúc bấy giờ là cần một nơi uy tín, đủ năng lực chuyên môn giúp họ trong không chỉ khắc phục những hư hỏng, lỗi của máy tính cùng các thiết bị công nghệ khác phụ trợ như máy chiếu, hệ thống âm thanh, ánh sáng, ... mà còn là nơi họ có thể được nghe tư vấn và cung cấp những dịch vụ, thiết bị công nghệ ở từ qui mô nhỏ như tại nhà cho đến qui mô lớn như phòng ban, công ty, ...Không những vậy, trong những năm gần đây với sự quan tâm của người tiêu dùng ngày càng nhiều về vấn đề an ninh tại không chỉ nhà ở mà còn tại các cơ quan, công ty còn cung cấp thêm những dịch vụ về lắp đặt, thi công hệ thống nhà ở thông minh, bãi giữ xe an ninh cùng các thiết bị hỗ trợ an ninh công nghê cao khác như máy đo thân nhiệt từ xa, thiết bị báo động, …không chỉ bảo đảm an ninh cho khách hàng tại nơi ở và làm việc mà còn đem lại những trải nghiệm, tận hưởng, an tâm tuyệt đối khi sử dụng. 4 Với sự nỗ lực, sáng tạo và phát triển không ngừng trong những năm qua, công ty TNHH MTV Thiên Long Phước luôn cập nhật xu thế thị trường, thị hiếu của khách hàng cả trong và ngoài nước, nhằm cung cấp một cách nhanh chóng những sản phẩm, dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu của nhiều nhóm đối tác và khách hàng. Công ty TNHH MTV Thiên Long Phước luôn đặt uy tín của công ty và chất lượng sản phẩm, dịch vụ tốt nhất cho khách hàng là kim chỉ nam. Qua quá trình 14 năm, công ty đã khẳng định được mình trên thị trường dịch vụ, sản phẩm, thiết bị công nghệ, văn phòng thông qua nhiều dự án với những đối tác quan trọng như: Lắp đặt loa phóng thanh, thông báo cho Ủy ban nhân dân phường Tân Quy Quận 7, lắp đặt màn hình LED P3.0 INDOOR tại Thành đoàn Quận 1, tư vấn lắp đặt hệ thống âm thanh TOA cho Bệnh viện Pháp Việt (FV) Quận 7, cùng nhiều dự án khác. Những cơ hội làm việc đó bên cạnh khẳng định vị thế của công ty còn cung cấp những bài học, kinh nghiệm trong nghề giúp cho đội ngũ nhân viên được trau dồi, rèn luyện để ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ góp phần vào thành công chung của công ty cũng như sự phát triển của nền kinh tế nước nhà. 5 PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 1.1. Quá trình hình thành, phát triển và tình hình nhân lực của Công Ty TNHH MTV Thiên Long Phước: Công ty TNHH MTV Thiên Long Phước đã có nhiều kinh nghiệm trong 14 năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ, trang thiết bị, công nghệ văn phòng với đội ngũ kĩ thuật giỏi, tận tâm, yêu nghề cùng đội ngũ văn phòng làm hậu phương năng động, nhiệt tình, giàu kinh nghiệm và phong cách phục vụ chuyên nghiệp. Công ty luôn mong muốn có cơ hội được đáp ứng, giải quyết tất cả những yêu cầu của khách hàng từ giai đoạn khảo sát, tư vấn cho đến những giai đoạn quan trọng như thi công, lắp đặt cùng những chính sách hậu mãi, bảo hành về sau. Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH MTV Thiên Long Phước Tên viết tắt: Công ty TNHH MTV Thiên Long Phước Loại hình công ty: Công ty TM Địa chỉ: 52B, đường Lâm Văn Bền, Phường Tân Kiểng, Quận 7 Điện thoại: (028) 62 62 15 69 Email: [email protected] Website: thienlongphuoc.com Người đại diện: Ông Nguyễn Hoàng Hiệp Chức vụ: Giám đốc Di động: 096 677 77 39 Email: [email protected] Công ty TNHH MTV Thiên Long Phước được thành lập vào năm 2007. Chức năng của công ty là chuyên kinh doanh những loại hình sản phẩm hệ thống an ninh, camera giám sát. Ngoài ra còn có các thiết bị công nghệ như máy tính, máy in, máy photo, máy chiếu, …cùng với những loại dịch vụ liên quan như tư vấn, thi công, lắp đặt các hệ thống âm thanh, ánh sáng cho các cơ quan, công ty, lắp 6 đặt, xây dựng hệ thống an ninh trong nhà, mô hình nhà ở thông minh cho đến những dịch vụ bảo hành, hậu mãi như tư vấn, sửa chữa, bảo trì những thiết bị công nghệ như máy tính, máy in, smartphone và các dịch vụ cho thuê hệ thống âm thanh, hình ảnh khác. Hiện nay, công ty có khoảng 20 nhân viên là những con người rất nhiệt huyết, năng động và sáng tạo. Chính những thành viên này cùng với sự lãnh đạo đúng đắn của cấp lãnh đạo đã giúp công ty có những sản phẩm và dịch vụ chuyên nghiệp, chất lượng cao để thỏa mãn nhu cầu sử dụng công nghệ trong mọi mặt của đời sống ngày càng cao của người tiêu dùng. Công ty luôn thực hiện nghiêm túc các quy chế phân phối tiền lương, khen thưởng, quy chế khoán theo đúng quy định hiện hành của pháp luật. Bên cạnh đó, công ty thường xuyên tổ chức những hoạt động nhằm đầu tư phát triển nguồn nhân lực và đây được xem là một trong những chính sách quan trọng hàng đầu của công ty. Với rất nhiều cách thức, công ty đã tuyển dụng những nhân viên có năng lực chuyên môn cao từ nhiều nơi khác nhau. Song song, việc củng cố đoàn kết nội bộ, mở rộng hợp tác, tạo mối quan hệ với các doanh nghiệp, các công ty công nghệ đối tác trong và ngoài nước. Đây cũng là tiền đề để công ty phát triển và mở rộng qui mô hoạt động kinh doanh của mình. Từ khi thành lập cho đến nay công ty đã trải qua nhiều biến động kinh tế trong nước cũng như sự ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế trong khu vực. Xem đó như là những thử thách và nỗ lực vượt qua công ty TNHH MTV Thiên Long Phước ngày nay là một trong những đơn vị hoạt động có uy tín trong mảng hệ thống an ninh, camera giám sát cũng những dịch vụ, thiết bị công nghệ cả trong nước và quốc tế, thu hút được sự quan tâm từ khách hàng bở sự đa dạng về mẫu mã sản phẩm, đa dạng về loại hình dịch vụ cũng như sự chuyên nghiệp, tận tâm trong cách phục vụ và tư vấn khách hàng. Ngoài ra, công ty còn kết hợp với các đối tác làm ăn khác cả trong và ngoài nước nhằm cùng nhau bổ trợ, chia sẽ kinh nghiệm, và phát triển lớn mạnh hơn. Những dịch vu đáng chú ý khác mà công ty cung cấp như: ✓ Sửa chữa, bảo trì hệ thống mạng máy tính 7 ✓ Cho thuê hệ thống âm thanh, ánh sáng trong sự kiện ✓ Sửa chữa thiết bị an ninh Smart Home ✓ Sửa chữa máy tính, laptops, smartphones ✓ Cung cấp máy photocopy nhập khẩu Nguồn: _ Công ty _ Website công ty: thienlongphuoc.com 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, định hướng phát triển Công Ty TNHH MTV Thiên Long Phước chuyên cung cấp cho thị trường hệ thống an ninh, camera giám sát, một trong những phần tối quan trọng trong xã hội đầy phức tạp như ngày nay. Là một trong những nơi uy tín cung cấp ra thị trường những loại hình sản phẩm camera an ninh phong phú về mẫu mã, đa dạng về chức năng của những nhãn hàng nổi tiếng như Questek, Kb Vision, … Bên cạnh đó là dịch vụ tư vấn, thi công, lắp đặt hệ thống nhờ ở thông minh (Smart Home) cùng với những dịch vụ, sản phẩm công nghệ phụ trợ giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn sản phẩm, dịch vụ ưng ý một cách tiện lợi và an tâm. Qua quá trình hình thành và phát triển trong 14 năm kể từ khi thành lập, chính nhờ sự tin yêu và ủng hộ của quý khách hàng trong và ngoài nước. Công ty TNHH MTV Thiên Long Phước đã và đang ngày một phát triển không ngừng. Với xu thế hội nhập thế giới và phát triển, công nghệ ngày càng đóng vai trò quan trọng trong mọi mặt của cuộc sống đặc biệt là vấn đề an ninh. Những thiết bị công nghệ mới giúp chúng ta nắm bắt được thông tin một cách nhanh chóng và quản lí nhiều thứ từ xa. Nắm bắt được xu thế đó, công ty đã nỗ lực không ngừng cùng những đối tác cả trong và ngoài nước nhằm đưa ra thị trường những sự lựa chọn chất lượng về dịch vụ trong mảng an ninh công nghệ cao. Từ đó, giúp khách hàng có một địa điểm uy tín, lâu năm để được tư vấn cũng như lắp đặt những thiết bị an ninh mới và tân tiến nhất cũng như là những dịch vụ, thiết bị liên quan với chính sách bảo hành, hậu mãi hấp dẫn và phải chăng 8 Dù công ty vẫn còn đang trong quá trình phát triển và hiện tại vẫn chưa được biết đến rộng rãi và có quy mô lớn như những công ty lớn đã có thâm niên trong ngành công nghệ tại Việt Nam như FPT Software, Viettel Telecom nhưng với nền tảng vững chắc đã xây dựng qua nhiều năm cùng một bộ phận khách hàng thân thiết sẽ là tiền đề cho sự phát triển mạnh mẽ về sau của công ty TNHH MTV Thiên Long Phước. Song song đó, đội ngũ nhân viên có tay nghề cao, kinh nghiệm nhiều năm, từng kinh qua nhiều dự án lớn nhỏ và đặc biệt là tinh thần cầu tiến, hăng say học hỏi cùng giới lãnh đạo sáng suốt, nhạy bén trong thị trường công nghệ luôn định hướng lấy lợi ích của người tiêu dùng lên hàng đầu, công ty chắc chắn sẽ còn tiến những bước dài trong tương lại. Từ đó, đem thương hiệu công ty vươn xa hơn nữa trong thị trường thiết bị công nghệ, khẳng định tên tuổi không chỉ trong nước mà còn vươn ra nước ngoài. 1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty TNHH MTV Thiên Long Phước: Có thể nói Công ty TNHH MTV Thiên Long Phước đã hoạt động và tồn tại 14 năm trong lĩnh vực công nghệ đầy cạnh tranh này không chỉ nhờ phương thức hoạt động hợp lí mà còn nhờ vào sự điều hành, theo dõi sát sao công việc của Công ty từ giới lãnh đạo. Công ty gồm có 01 Giám Đốc chỉ đạo, 01 Phó Giám Đốc ngoài ra còn có 03 bộ phận chức năng quan trọng là bộ phận kinh doanh, bộ phận điều hành và bộ phận kế toán cùng với các trưởng phòng và nhân viên đảm nhiệm những vai trò cụ thể, riêng biệt nhằm đem lại hiệu quả trong làm việc cũng như là uy tín trân thị trường và lợi ích, thành công chung của công ty chủ quản. 9 GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KINH DOANH TRƯỞNG PHÒNG NHÂN VIÊN BỘ PHẬN ĐIỀU HÀNH TRƯỞNG PHÒNG NHÂN VIÊN BỘ PHẬN KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÒNG NHÂN VIÊN Sơ đồ 1: Hệ thống bộ phận nhân sự của công ty TNHH MTV Thiên Long Phước 10 Cụ thể: • Giám Đốc là người đứng đầu, nồng cốt, chủ đạo của Công ty, là người điều hành, chèo lái mọi hoạt động hàng ngày của Công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị cũng như trước pháp luật về thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. Sự thành bại của một công ty được chi phối rất lớn từ quyết định của Giám đốc, ảnh hưởng đến thành bại của công ty, vì lẽ đó, nếu Giám Đốc điều hành trái với quy định mà gây thiệt hại cho công ty thì phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại cho công ty. • Phó Giám Đốc cũng là vị trí nhân sự cấp cao trong bộ máy điều hành, thay mặt Giám đốc xử lý và quyết định các công việc khi Giám đốc vắng mặt, thực hiện những công việc được ủy quyền. Bao gồm những công việc như: giúp Giám đốc quản lý, điều hành hoạt động của công ty, doanh nghiệp theo sự phân công của Giám đốc, triển khai, thực hiện nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm về kết quả trước Giam đốc. Có thể nói, Pho Giám Đốc chính là “cánh tay nối dài” của Giám đốc trong bộ máy của công ty. • Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh cho công ty trong từng giai đoạn của năm, nắm bắt được những xu thế mới, sự thay đổi, biến động của thị trường,. Từ đó, lên kế hoạch dài hạn và ngắn hạn phù hợp để đem lại sự ổn định đầu ra cho sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp. Bên cạnh đó, phòng kinh doanh còn chịu trách nhiệm khảo sát và phân tích thị trường, xây dựng và tăng cường các mối quan hệ tốt với những khách hàng tiềm năng cũng như là các công ty công nghệ đối tác. Và cuối cùng cũng như với chính sách chăm sóc khách hàng; quản lý và giám sát nhân viên kinh doanh... điều phối hoạt động kinh doanh nhằm mang lại lợi ích doanh thu cho công ty. 11 • Phòng điều hành có nhiệm vụ xây dựng các dịch vụ, chương trình khuyến mãi, hậu mãi, …Phòng điều hành là nơi sẽ điều động, sắp xếp thứ tự những hợp đồng theo thứ tự dựa vào mức độ phức tạp và quan trọng, từ đó phân công cụ thể công việc, địa điểm chính xác cho đội ngũ kỹ thuật viên của phòng kinh doanh đến và xử lý công việc. Bên cạnh đó, đây còn là phòng ban chịu trách nhiệm đảm bảo những hợp đồng được giải quyết đúng thời hạn và yêu cầu của khách hàng. Có thể nói, vai trò của phòng điều hành là rất quan trọng và cũng chi phối hoạt động của những phòng ban và đội ngũ khác trong công ty. Nếu phòng điều hành sắp xếp không hợp lí sẽ ảnh hưởng đến thời gian và trải nghiệm dịch vụ của khách hàng, dù đội ngũ kĩ thuật viên có xử lý công việc tốt vẫn sẽ không tránh khỏi tạo ra ấn tượng không tốt của khách hàng đến công ty chủ quản. • Phòng kế toán có chức năng tham mưu cho lãnh đạo Công ty về việc kiểm kê nhanh chóng toàn bộ tài sản hiện có của Công ty như vốn chủ sở hữu, những hoạt động thu – chi, lương, khen thưởng hay trợ cấp, công nợ cần phải thanh toán và kết quả hoạt động kinh doanh nội bộ để đảm bảo phục vụ tốt nhất cho hoạt động kinh doanh cốt lõi; đồng thời đưa ra bảng kế hoạch tài chính chi tiết định hướng cho Công ty. • Trưởng các bộ phận chức năng chịu trách nhiệm trước ban giám đốc công ty và trước pháp luật về điều hành một số lĩnh vực được giám đốc giao; kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chương trình kế hoạch thuộc chức năng quản lý của mình. Đồng thời có nghĩa vụ đôn đốc, hướng dẫn và truyền cảm hứng cho nhân viên thuộc bộ phận làm việc hiệu quả, có trách nhiệm. • Các bộ phận nhân viên có trách nhiệm tiếp nhận và thực hiện hiệu quả nhiệm vụ mà phòng ban, trưởng phòng giao cho giúp đảm bảo chất lượng và tiến độ của Công ty. Bên cạnh đó cần luôn giữ được tác phóng làm việc, kỉ luật chuyên nghiệp, 12 có chí cầu tiến, sáng tạo, hăng say làm việc, luôn học hỏi, trau dồi để phát triển sự nghiệp của bản thân 1.4 Tình hình tài sản và cơ sở vật chất của công ty Từ khi mới thành lập và cho đến nay công ty TNHH MTV Thiên Long Phước luôn chỉ có duy nhất một chi nhánh tại địa chỉ 52B, Đường Lâm Văn Bền, Phường Tân Kiểng, Quận 7, TPHCM. Đây là trụ sở chính, cũng như là nơi đế khách hàng đến liên hệ công việc cũng như là mua hàng. Sảnh trước có trưng bày những sản phẩm, thiết bị công nghệ từ mảng an ninh như camera giám sát, hệ thống quét thân nhiệt, …cho đến mảng phổ thông như linh kiện máy tính, những thiết bị văn phòng như máy in, máy photocopy, máy chiếu, …Sâu bên trong cùng với những tầng trên là nơi làm việc của các phòng ban. Có thể kể đến như khu làm việc của đội ngũ kỹ thuật viên, là nơi chịu trách nhiệm sửa chữa, bảo trì và lắp đặt sản phẩm cho khách hàng, đội có thể di động trực tiếp đến nơi lắp đặt để khảo sát và lắp đặt theo yêu cầu riêng của từng khách hàng. Trên tầng sẽ có phòng làm việc của Ban lãn đạo công ty, được phân chia thành khu vực của Giám đốc và Phó giám đốc, giúp tiện lợi trong việc liên hệ công việc và chuyển giao hồ sơ, sổ sách từ các phòng ban khác. Tất cả các phòng đều được trang bị đầy đủ theo tiêu chuẩn của văn phòng làm việc hiện đại cùng với những tùy biến riêng biệt nhằm đáp ứng yêu cầu và vai trò riêng biệt của từng phòng. Điển hình, tại sảnh lớn của công ty ngay cửa vào không chỉ là những tủ trưng bày sản phẩm được bố trí hợp lí mà còn có khu vực ghế ngồi, bàn làm việc có trang bị máy tính để xử lý nhanh chóng cũng như tư vấn về những nhu cầu riêng biệt cho khách hàng, có trang bị thêm ghế ngồi cho khách hàng đến liên hệ. Về phòng của đội ngũ kỹ thuật viên và những phòng ban của bộ phận điều hành và bộ phận kế toán, tại đây khu vực làm việc được bố trí rộng rãi, thoáng đãng tạo sự thoải mái nhất cho nhân viên khi làm việc và mỗi khu vực của từng nhân viên đều có sẵn máy tính cùng với máy in chung của từng phòng ban. Tất cả các 13 phòng đều được lắp đặt hệ thống làm mát như quạt và máy lạnh, đảm bảo tạo ra được một môi trường làm việc thoáng mát và sạch sẽ. PHẦN 2 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG KINH DOANH VÀ PHÒNG ĐIỀU HÀNH 2.1 Vai trò, chức năng và nhiệm vụ của phòng kinh doanh và phòng điều hành đối với hoạt động của công ty Được công ty TNHH MTV Thiên Long Phước tin tưởng và tạo điều kiện thử tại vị trí nhân viên Quan hệ khách hàng – Quốc tế của Bộ phận Kinh doanh, em đã có được một cái nhìn hoàn toàn mới về cách thức hoạt động của một phòng ban trong một công ty mà cụ thể ở đây là Bộ phận Kinh doanh. Cùng với đó, tuy không đảm nhận vị trí tại phòng điều hành, nhưng em cũng đã thu thập được thông tin và cách vận hành của phòng này, dù không được chi tiết và tỉ mỉ bằng. 2.1.1 Đối với bộ phận kinh doanh - Phòng kinh doanh của công ty có chức năng chính là nơi đưa ra những ý kiến, những định hướng phát triển và những biện pháp nhằm thúc đẩy khả năng phân phối và bán đi những sản phẩm, thiết bị, hàng hoá công nghệ mà công ty nhập về cũng như là những dịch vụ hậu mãi đi kèm như sửa chữa, bảo hành hay tư vấn lắp đặt thêm các thiết bị công nghệ liên quan khác. - Bên cạnh đó, ngoài việc lên kế hoạch, ý tưởng chiến lược phát triển thì phòng kinh doanh còn là nơi chịu trách nhiệm trong việc nghiên cứu, tìm tòi và phát triển thêm nhiều loại sản phẩm dịch vụ với nhiều hình thức, phiên bản độc đáo, đa dạng, khác nhau để qua đó không chỉ duy trì nguồn khách hàng thân thiết sẵn có mà còn thu hút thêm nhiều khách hàng mới tin tưởng 14 sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty, cạnh tranh một cách sòng phẳng và đột phá so với những công ty công nghệ khác trên thị trường. - Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc và là cầu nối với những phòng/ban khác để mang lại lợi ích kinh doanh trong công tác tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ của công ty. - Luôn luôn theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện kinh doanh nhằm đảm bảo được tiến độ làm việc, cung cấp sản phẩm kịp thời đúng hạn cho khách hàng theo như hợp đồng đã kí kết. - Đối với vị trí nhân viên kinh doanh trong bộ phận này có nhiệm vụ xây dựng mạng lưới, triển khai tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng bằng cách tăng cường khả năng marketing, quảng cáo về những sản phẩm của công ty thông qua những công cụ được sử dụng phổ biến ngày nay như facebook, instagram,website công ty,… để nhờ đó thu hút nhiều hơn sự chú ý của khách hàng. 2.1.2 Đối với phòng điều hành - Tham gia xây dựng các kế hoạch hoạt động ngắn hạn và dài hạn của công ty. Phân tích, tìm hiểu chuyên sâu về thị trường nhằm tìm ra những trào lưu, nhu cầu đang gây sốt trên thị trường công nghệ. Từ những thông tin thu thập được đó, đưa ra điều chỉnh phù hợp về số lượng sản phẩm, thiết bị cần nhập thêm hay cần thu hẹp. Đồng thời xem xét điều chỉnh, bổ sung các loại hình dịch vụ mới đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của thị trường thiết bị công nghệ mà nồng cốt là các sản phẩm, thiết bị an ninh chủ đạo của công ty. - Nắm rõ được nguồn cung cấp hàng háo, sản phẩm của công ty, xây dựng mối quan hệ làm ăn lành mạnh, đôi bên cùng có lợi với công ty đối tác, điển hình như những đối tác cung cấp sản phẩm, thiết bị từ nước ngoài hay các đối tác trung gian giới thiệu khách hàng cho công ty cùng những đối tác sử dụng dịch vụ lâu năm của công ty như các công ty, phòng ban, trường học, ... 15 - Chịu trách nhiệm về quy trình điều phối nhân viên của đội ngũ kĩ thuật đến công trình lắp đặt, tổ chức thực hiện và theo dõi chặt chẽ quá trình hoạt động các nhóm kĩ thuật viên đã gửi đi, đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng và uy tín cho cả công ty. Phối hợp với các bộ phận điều hành trực thuộc của khách hàng, đối tác tại công trình, thực đia nhằm kịp thời xử lý các sự cố xảy ra trong quá trình thi công lắp đặt, vận hành hay các lỗi phát sinh sau này có trong chính sách hậu mãi: bảo hành, sửa chữa cũng như tham gia giải quyết những vấn đề khiếu nại, thắc mắc của khách hàng liên quan đến sản phẩm và dịch vụ. - Tìm hiểu thu thập, phân tích, đánh giá thông tin thị trường, thông tin đối thủ cạnh tranh để đưa ra các đề xuất, tham mưu cho Ban Giám đốc về phương án kinh doanh, tham khảo ý kiến của phòng kinh doanh từ đó cho ra đời thêm những dịch vụ mới hấp dẫn, độc đáo thu hút khách hàng, đối tác tiềm năng và mở rộng thị phần cho công ty. 2.2 Kế hoạch hoạt động và phương thức xây dựng kế hoạch hoạt động của phòng/ban Mặc dù chỉ đảm nhiệm một vị trí ở Phòng kinh doanh, tuy nhiên em cũng đã được chị hướng dẫn cung cấp cho những thông tin liên quan của phòng điều hành. Từ đó em rút ra được kết luận rằng dù có những nhiệm vụ, vai trò khác nhau giữa phòng điều hành và phòng kinh doanh, song cả hai phòng đều hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc, nhằm một mục đích chung chính là đem lại những lợi ích cho công ty chủ quản, góp phần tạo nên thành công chung của cả tập thể công ty. 2.2.1 Đối với phòng kinh doanh 2.2.1.1 Kế hoạch hoạt động 16 - Tham gia đề xuất ý kiến nhằm xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hằng năm, ngắn hạn, dài hạn, các chỉ tiêu doanh thu, chi phí theo định mức đảm bảo tiết kiệm, nâng cao hiệu quả của dịch vụ và công việc kinh doanh. - Xây dựng kế hoạch và điều phối công việc cho các bộ phận trong ban để đảm bảo hài hoà việc làm, thu nhập cho công ty. - Phối hợp phòng kế toán xây dựng giá thành và đề xuất giá bán sản phẩm. - Định hướng tìm kiếm và phát triển khách hàng mới thuộc nhóm khách hàng mục tiêu của Công ty. - Tạo mục tiêu tìm kiếm, duy trì và phát triển mối quan hệ và chăm sóc khách hàng theo các quy định, chính sách của công ty. - Đưa ra các chiến lược về marketing, đồng thời đưa ra các biện pháp nâng cao tính hiệu quả kinh doanh trong các thời điểm cụ thể. 2.2.1.2 Phương thức xây dựng hoạt động - Theo dõi, phân tích, dự báo các yếu tố tác động đến hoạt dộng nhập hàng, xử lý hợp đồng thi công, lắp đặt, công việc kinh doanh để đề xuất những phương án phát triển các sản phẩm và dịch vụ nhằm nâng cao chất lượng của công ty. - Tham mưu lập kế hoạch phát triển thị trường, quảng cáo, tiếp thị các sản phẩm của công ty. - Đề xuất phương án chống thất thu, chương trình chăm sóc khách hàng. Chủ trì công tác kiểm tra, thực hiện các hợp đồng cung cấp dịch vụ lắp đặt, thi công cho khách hàng. - Trên cơ sở định hướng chung của công ty, hoạch định chính sách đầu tư phù hợp đáp ứng nhu cầu phát triển. Chủ động tìm kiếm nguồn tài trợ đảm bảo cho sự phát triển của công ty. - Quản lý toàn bộ các thông tin và các biến động của khách hàng đang sử dụng dịch vụ và tình hình nhập hàng, tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ ở công ty. 17 - Định kỳ thực hiện việc đánh giá hiệu quả kinh doanh của các sản phẩm, dịch vụ hiện có. Từ đó tìm ra biện pháp cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ. - Định kỳ cần thu thập, nghiên cứu và phân tích thông tin ngành, nhu cầu thị trường để tư vấn cho Ban Giám đốc định hướng phát triển, xác định vị thế trên thị trường, định vị sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường. 2.2.2 Đối với phòng điều hành 2.2.2.1 Kế hoạch hoạt động - Tiếp tục đẩy mạnh quan hệ với các đối tác cung cấp sản phẩm, thiết bị lâu năm cho công ty, góp ý với những đối tác cung cấp dịch vụ để qua đó ngày càng nâng cao chất lượng sản phẩm mà đối tác cung cấp để làm cho khách hàng hài lòng và yên tâm hơn khi sử dụng sản phẩm, thiết bị và dịch vụ của công ty. - Tìm kiếm thêm nhiều đối tác tiềm năng khác cũng cung cấp sản phẩm chất lượng trên thị trường nhằm đa dạng mẫu mã, chủng loại của sản phẩm đầu vào. Bên cạnh đó tạo ra sự canh tranh về giá cả giữa các đối tác cung cấp đem lại hợp đồng cung cấp tốt cả về chất lượng lẫn giá cả cho công ty chủ quản. - Không ngừng tổ chức những khóa đào tạo, nâng cao nghiệp vụ và chuyên môn nhằm bồi dưỡng thêm những kĩ năng cho kĩ thuật viên, những người trực tiếp thực hiện công việc cho khách hàng tại công trình và thực địa. Làm sao để họ vừa có thể nắm bắt được những thiết bị, công nghệ mới vừa truyền cảm hứng cho long yêu nghề nhay bén, sáng tạo trong công việc. Giúp cho khách hàng từ đó thêm an tâm, tin tưởng khi sử dụng dịch vụ của công ty từ đó thu hút thêm được lượng lớn khách hàng tiềm năng về cho công ty. 18 - Chọn lọc, tìm kiếm thêm những nhân lực có chuyên môn tốt, tiềm năng phát triển cao để phục vụ cho phòng điều hành, tăng cường sức mạnh và chiều sâu chung cho hệ thống nhân viên của công ty. 2.2.2.2 Phương thức xây dựng hoạt động - Phòng sẽ lên kế hoạch chi tiết để giải quyết những hợp đồng thi công của công ty bằng cách lên lịch trình làm việc kĩ lưỡng cho đội kĩ thuật viên nhằm bảo đảm công trình trong hợp đồng sẽ được lắp đặt, hoành thành đúng theo tiến độ đã thỏa thuận giữa công ty và khách hàng, đối tác trong hợp đồng. - Giới thiệu, tư vấn, giao dịch, đàm phán với khách hàng, đối tác trong suốt quá trình thương lượng để đi đến ký kết hợp đồng thi công, lắp đặt chính thức. - Trao đổi, làm việc với các đối tác cung cấp sản phẩm, thiết bị công nghệ nhằm đàm phán, thương thảo về giá cả và chất lượng sao cho có lợi nhất cho cả đôi bên, tạo sự tin tưởng, gắn kết để từ đó hợp tác làm ăn lâu dài với nhau. - Kết hợp với những phòng/ban khác trong công ty để theo dõi tình hình cũng như cập nhật những sự cố xảy ra bất ngờ trong quá trình thi công lắp đặt hay trong quá trình sử dụng của khách hàng nhằm tìm ra giải pháp và khắc phục tối ưu, nhanh chóng nhất có thể. - Chọn lựa, phân công và bàn giao công việc cho các đội kĩ thuật viên phù hợp với chuyên môn riêng biệt của từng nhóm với từng loại hình công việc tại thực địa. Từ đó tạo ra được sự hiệu quả cao trong qua trình thi công, lắp đặt. Tránh và hạn chế tối đa tình trạng giao người sai việc dẫn đến giảm hiệu quả thi công công trình và không đảm bảo được tiến độ mà khách hàng, đối tác đã yêu cầu. - Luôn theo sát, phối hợp và cập nhật thông tin với kĩ thuật viên, nhằm nắm rõ những vấn đề bất ngờ phát sinh từ thủ tục hành chính cho đến những điều kiện bất lợi của thực địa nhằm kịp thời đưa ra sự chỉ dẫn xử lý kịp thời cho kĩ 19 thuật viên, đảm bảo vẫn hoàn thành được công trình theo đúng tiến độ đã thỏa thuận với khách hàng, đối tác trên hợp đồng. 2.3 Tình hình nhân sự của phòng/ban và phương thức, quy trình tổ chức công việc phòng/ban - Bộ phận kinh doanh là một trong những bộ phận chủ chốt của công TNHH MTV Thiên Long Phước. Hiện tại phòng ban này có 08 nhân sự: 1 trưởng phòng kinh doanh – người quản lý đội ngũ, xây dựng các kế hoạch kinh doanh, thực hiện điều chỉnh các kế hoạch để đảm bảo cho các mục tiêu đã đặt ra về doanh thu theo chỉ thị của Ban giám đốc; 2 nhân viên marketing và 3 nhân viên sales thực hiện kế hoạch đã được thiết lập, duy trì và mở rộng các mối quan hệ đối tác kinh doanh của Công ty. Quy trình làm việc của phòng kinh doanh: Chiến dịch Tiếp thị Khách hàng mục tiêu Khách hàng tiềm năng Chăm sóc khách hàng Hợp đồng Cơ hội bán hàng Sơ đồ 1.1: Quy trình hoạt động của phòng kinh doanh • Chiến dịch Tiếp thị: nhân viên marketing sẽ thực hiện các chiến dịch tiếp thị nhằm thu hút khách hàng mục tiêu. Chiến 20