Tài liệu BÁO CÁO - hoạt động chứng thực tại UBND xã Nga An huyện Nga Sơn

LỜI CẢM ƠN Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè. Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô trong khoa Nhà nước và pháp Luậttrường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường. Và đặc biệt, trong kỳ này, Khoa đã tổ chức cho chúng em được kiến cọ sát, áp dụng kiến thức chúng em đã được học vào thực tế mà theo em là rất hữu ích đối với sinh viên ngành Dịch vụ pháp lý . Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo: Nguyễn Đức Thiện đã tận tâm hướng dẫn em trong quá trình nghiên cứu hoàn thành báo cáo kiến tập này. Báo cáo thực tập được thực hiện trong khoảng thời gian gần 3 tuần. Bước đầu đi vào thực tế, tìm hiểu về lĩnh vực hoạt động chứng thực tại UBND xã Nga An huyện Nga Sơn, kiến thức của em còn hạn chế và còn nhiều bỡ ngỡ. Do vậy, không tránh khỏi những thiếu sót là điều chắc chắn, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý Thầy Cô và các bạn học cùng lớp để kiến thức của em trong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn. Một lần nữa, em xin kính chúc quý Thầy Cô trong Khoa Nhà nước và pháp Luật- trường Đại học Nội Vụ Hà Nội thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau. Em cũng xin cảm ơn Đảng ủy, HĐND, UBND và các ban nghành đoàn thể của UBND xã Nga AN huyện Nga Sơn- Tỉnh Thanh Hóa đã giúp đỡ em trong suốt quá trình thu thập thông tin để hoàn thiện báo cáo này. Nga An, ngày 16 tháng 04 năm2017 Sinh Viên Đinh Thị Thuỷ MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN A. PHẦN MỞ ĐẦU.................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài...........................................................................................1 2. Thời gian và địa điểm thu thập thông tin và xử lý số liệu.............................2 3. Phương pháp thu thập thông tin....................................................................3 4. Kết cấu của đề tài..........................................................................................4 B. NỘI DUNG..........................................................................................................5 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC............5 1.1. Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực................................5 1.1.1. Khái niệm chung.....................................................................................5 1.1.2. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực......................................................5 1.2. Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực của uỷ ban nhân dân cấp xã..........................................................................................................6 1.2.1. Thẩm quyền chứng thực..........................................................................6 1.2.2. Người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã....................7 1.3. Thủ tục chứng thực.....................................................................................7 1.3.1. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính................................................7 1.3.1.1. Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính......8 1.3.1.2. Nghĩa vụ và quyền của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã.................................................................................................................8 1.3.1.3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính.............................................9 1.3.1.4. Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính.......................................10 1.3.1.5. Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính................10 1.3.1.6. Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính.......................................10 1.3.2. Thủ tục chứng thực chữ ký....................................................................11 1.3.2.1. Thủ tục chứng thực chữ ký.................................................................12 1.3.2.2. Thời hạn chứng thực chữ ký...............................................................13 1.3.3. Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất...........................................................................................................13 1.3.3.1. Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn......................14 1.3.3.2. Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp..........................................................................................................19 Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ NGA AN HUYỆN NGA SƠN, TỈNH THANH HÓA.........................................22 2.1. Khái quát về xã Nga An...........................................................................22 2.1.1. Đặc điểm về địa lý:................................................................................22 2.1.2. Nhiệm vụ của UBND Xã Nga An.........................................................23 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Xã Nga An.................................................24 2.2. Thực trạng về công tác chứng thực tại UBND Xã Nga An......................26 2.2.1. Thực trạng về cấp bản sao từ sổ gốc.....................................................26 2.2.2. Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính....................................27 2.2.3. Thực trạng chứng thực chữ ký..............................................................28 2.2.4. Kết quả đạt được....................................................................................29 2.3. Đánh giá chung:........................................................................................30 2.3.1. Ưu điểm.................................................................................................30 2.3.2. Hạn chế:.................................................................................................31 Chương 3. CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG – CHỨNG THỰC. TẠI UBND XÃ NGA AN, HUYỆN NGA SƠN, TỈNH THANH HÓA.............................................................................................33 1.Công việc được giao tại đơn vị thực tập:.....................................................33 2. Đánh giá kết quả công việc thực hiện trong quá trình thực tập...................33 2.1. Về mặt ưu điểm:.......................................................................................34 2.2. Về mặt hạn chế và thiếu sót:....................................................................34 3. Nhận xét của em đối với đơn vị thực tập.....................................................34 Chương 4. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC..................................................36 1.Cơ quan, đơn vị thực tập:.............................................................................36 1.1. UBND xã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ:.........................................36 2. UBND xã Nga An đã giúp đỡ học viên hoàn thành nhiệm vụ thực tập:.....36 2.Kiến nghị đối với trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.......................................37 2.1. Điểm phù hợp:..........................................................................................37 2.2. Điểm chưa phù hợp:.................................................................................37 2.3. Kiến nghị:.................................................................................................37 3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định của pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực......................................................................................38 3.1. Một số quy định về thẩm quyền, thủ tục chứng thực các việc cụ thể còn chưa phù hợp:..................................................................................................39 3.2. Một số giải pháp đối với thực trạng chứng thực tại UBND Xã Nga An..41 C. KẾT LUẬN.......................................................................................................43 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................45 A. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong những năm trở lại đây, nhu cầu về bản sao, kể cả bản sao được chứng thực là rất lớn. Nghị định Số: 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về công chứng, chứng thực ra đời đã có những đóng góp to lớn trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện NĐ 23 còn bộc lộ những hạn chế như tình trạng ùn tắc, quá tải trong hoạt động công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký tại các phòng công chứng và UBND huyện. Nhận thấy sự cần thiết phải ban hành ra một văn bản mới để thay thế cho văn bản cũ, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (Sau đây gọi là NĐ 23/2015 /NĐ-CP). Nghị định này ra đời cùng với sự ra đời của Luật công chứng 2016 đã đáp ứng kịp thời những yêu cầu của nhân dân về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thể hiện tinh thần cải cách hành chính theo cơ chế một cửa, một dấu, đáp ứng được mong mỏi của nhân dân về vấn đề bản sao. Nghị định đã thực hiện việc phân cấp đặc biệt là phân cấp về thẩm quyền chứng thực bản sao cho UBND cấp xã đối với các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, tạo thuận lợi cho nhân dân và mở ra hệ thống rộng rãi cho các UBND cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền, chứng thực thay vì chỉ có Phòng công chứng và UBND cấp huyện như Nghị định trước đây . 1 Sau hơn 1 năm thực hiện Nghị định số 23 , ngoài những kết quả đã đạt được thì cũng bộc lộ những hạn chế, bất cập về mặt tổ chức lẫn hoạt động. Do nhận thức về lý luận cũng như trong quy định của pháp luật còn có sự lẫn lộn giữa hai hoạt động công chứng và chứng thực. Sự lẫn lộn này dẫn tới việc chứng thực không đúng thẩm quyền, UBND cấp xã, phường cũng chứng thực các hợp đồng giao dịch. Việc chứng thực bản sao theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP tuy đã thực hiện được hơn năm năm nhưng vẫn còn thiếu những hướng dẫn cụ thể. Chứng thực được giao cho Ban Tư pháp cấp xã, phường đây cũng là một thách thức bởi đội ngũ cán bộ Tư pháp xã, phường không được trang bị các công cụ hỗ trợ để nhận biết được những văn bằng giả mạo trong khi các văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi, rất khó phát hiện. Trong thời gian về thực tập tại địa phương, nhận thấy hoạt động chứng thực, nhất là chứng thực bản sao được người dân quan tâm, đặc biệt là nơi em thực tập – UBND xã Nga An, huyện Nga Sơn, tỉnh Thanh Hóa thì nhu cầu chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký là rất lớn. Với mong muốn phản ánh chính xác và thực tế nhất quá trình thực hiện hoạt động này tại UBND xã nơi em thực tập nên em đã chọn đề tài: " Hoạt động chứng thực tại UBND xã Nga An huyện Nga Sơn thực trạng và giải pháp " để làm chuyên đề thực tập của mình. để làm rõ hơn những mặt làm được, chưa làm được tại UBND Xã Nga An khi thực hiện NĐ 23/2015/NĐ-CP và từ hoạt động thực tế tại Xã Nga An , bản thân tôi có thể rút ra bài học kinh nghiệm và có những kiến nghị khắc phục, đặc biệt là trong điều kiện đẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách tư pháp và hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước ta hiện nay. 2. Thời gian và địa điểm thu thập thông tin và xử lý số liệu Được sự phối hợp của Ban cán sự lớp cao đẳng Dịch vụ pháp lý 14A, theo nguyện vọng em được về UBND xã Nga An thực tập. Trải qua 3 tuần tại UBND xã từ ngày 20/03/ 2017 đến ngày 16/04/2017, được sự giúp đỡ của nhân viên Ban tư pháp xã em đã tiến hành thu thập được các thông tin cần thiết phục vụ cho chuyên đề. 2 3. Phương pháp thu thập thông tin Nhận thức rõ tầm quan trọng của các thông tin phục vụ cho việc viết chuyên đề, trong suốt quá trình thực tập em đã xác định rõ định hướng và mục tiêu cụ thể để có thể có những thông tin có độ chính xác cao nhất. Được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ Ban tư pháp nơi thực tập, mặc dù điều kiện đi lại chưa phải thuận tiện nhất, tuy nhiên với những cố gắng hết mình em cũng đã có những kiến thức để viết bài. Những tài liệu phục vụ cho việc viết chuyên đề nằm rải rác ở nhiều nguồn tài liệu khác nhau, đó là trong sách vở, trong các tài liệu, giấy tờ, cũng như trong thực tiễn công việc. Nó đòi hỏi người làm chuyên đề phải sử dụng kết hợp nhiều phương pháp thu thập khác nhau. Các phương pháp chủ yếu được em sử dụng, đó là: phương pháp điều tra, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp so sánh... 3 .1. Phương pháp tổng hợp thống kê Phương pháp này dựa trên những số liệu từ các báo cáo, tờ trình, các đề tài nghiên cứu khoa học, sau đó tổng hợp những số liệu liên quan đến chuyên đề, từ đó phân loại các số liệu cho mỗi mục nhỏ để làm dẫn chứng. Phương pháp này giúp người nghiên cứu hiểu được khái quát hoạt động chứng thực trên địa bàn Xã Nga An. Đây là một phương pháp quan trọng không thể thiếu trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu chuyên đề này. 3.2. Phương pháp so sánh Từ số liệu dã được thống kê, tổng hợp đem so sánh qua từng thời kỳ, từng năm . . . Để thấy được nhu cầu thực tế cũng như tốc độ gia tăng của nhu cầu chứng thực. Ngoài ra chúng ta so sánh quy định các văn bản pháp luật qua từng thời kỳ để tìm ra điểm mới, điểm tiến bộ của pháp luật đồng thời thấy được tồn tại chưa thể khắc phục. Trên cơ sở đó đưa ra đánh giá khách quan chính xác về thực tiễn cũng như những ý kiến đề xuất hợp lý nhằm khắc phục những hạn chế, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân. 3.3. Phương pháp phân tích Đi sâu vào phân tích hoạt động chứng thực để thấy những tác động tích cực, 3 ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân, nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân khách quan. 3.4. Phương pháp điều tra khảo sát Qua thực tế tìm hiểu hoạt động chứng thực tại UBND Xã Nga An lấy ý kiến của người dân đến chứng thực cũng như ý kiến của cán bộ làm công tác chứng thực tại đây để đánh giá khách quan về hoạt động chứng thực cũng như hiểu được tâm tư nguyện vọng của nhân dân. Đồng thời tham khảo thêm báo cáo của Phòng Tư pháp huyện Nga Sơn để có thể đánh giá chính xác nhất thực trạng chứng thực trên toàn huyện Nga Sơn. 3.5. Phương pháp khác Lấy ý kiến của các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao cũng như kinh nghiệm trực tiếp làm việc trong lĩnh vực chứng thực để giúp người nghiên cứu hiểu sâu hơn về tác động của chứng thực đến đời sống nhân dân. 4. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, thì nội dung đề tài chia thành 3 chương: Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC. Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ NGA AN HUYỆN NGA SƠN, TỈNH THANH HÓA Chương 3: CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG – CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ NGA AN, HUYỆN NGA SƠN, TỈNH THANH HÓA Chương 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC 4 B. NỘI DUNG CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 1.1. Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực 1.1.1. Khái niệm chung Theo quy định của pháp luật hiện hành trong lĩnh vực chứng thực có những thuật ngữ như sau: "Bản chính" là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao. "Bản sao" là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính. "Sổ gốc" là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội dung như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp. "Cấp bản sao từ sổ gốc" là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ gốc. "Chứng thực bản sao từ bản chính" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 2 của Nghị định 23/2015 căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. "Chứng thực chữ ký" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của Nghị đinh này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực. 1.1.2. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực Theo quy định của pháp luật thì bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao. Bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại nghị định này có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Trong các giao dịch, cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao 5 được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ, bản chính không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh. Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chủ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ văn bản. 1.2. Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực của uỷ ban nhân dân cấp xã. 1.2.1. Thẩm quyền chứng thực a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng việt, cụ thể là: Chứng thực các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng việt hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng việt, có xen một số từ bằng tiếng nước ngoài (Ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngoài, trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài...). - Chứng thực các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (Ví dụ: Hộ chiếu của công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên kết với trường đại học của nước ngoài... trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài). b, Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt. c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể như sau: Theo Luật Đất đai năm 2013 thì: Điều 7. Người chịu trách nhiệm trước Nhà nước đối với việc sử dụng đất 1. Người đứng đầu của tổ chức, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đối với việc sử dụng đất của tổ chức mình. 2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn đối với việc sử dụng đất nông nghiệp vào mục đích công ích; đất phi nông nghiệp đã giao cho Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) để sử dụng 6 vào mục đích xây dựng trụ sở Ủy ban nhân dân, các công trình công cộng phục vụ hoạt động văn hóa, giáo dục, y tế, thể dục thể thao, vui chơi, giải trí, chợ, nghĩa trang, nghĩa địa và công trình công cộng khác của địa phương. 3. Người đại diện cho cộng đồng dân cư là trưởng thôn, làng, ấp, bản, buôn, phum, sóc, tổ dân phố hoặc người được cộng đồng dân cư thỏa thuận cử ra đối với việc sử dụng đất đã giao, công nhận cho cộng đồng dân cư. 4. Người đứng đầu cơ sở tôn giáo đối với việc sử dụng đất đã giao cho cơ sở tôn giáo. 5. Chủ hộ gia đình đối với việc sử dụng đất của hộ gia đình. 6. Cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài đối với việc sử dụng đất của mình. 7. Người có chung quyền sử dụng đất hoặc người đại diện cho nhóm người có chung quyền sử dụng đất đối với việc sử dụng đất đó. Điều 25. Công chức địa chính ở xã, phường, thị trấn 1. Xã, phường, thị trấn có công chức làm công tác địa chính theo quy định của Luật cán bộ, công chức. 2. Công chức địa chính ở xã, phường, thị trấn có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc quản lý đất đai tại địa phương. 1.2.2. Người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện chứng thực các việc nêu trên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã. Công chức Tư pháp - Hộ tịch xã, phường, thị trấn giúp chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện việc chứng thực. Công chức Tư pháp - Hộ tịch được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực. 1.3. Thủ tục chứng thực 1.3.1. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao. Tuy nhiên, trong thực tế có một số trường hợp người dân được cấp lại bản chính do bản chính được cấp lần đầu bị mất, bị hư hỏng... ví dụ: Giấy khai sinh được cấp lại, đăng ký 7 lại... Những bản chính cấp lại này được thay cho bản chính cấp lần đầu. Do vậy, bản chính được dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao bao gồm: Bản chính cấp lần đầu; Bản chính cấp lại; bản chính đăng ký lại; Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính. NGHỊ ĐỊNH Số: 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch 1.3.1.1. Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính 1. Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nào thuận tiện nhất, trừ trường hợp quy định tại Điều 8 của Nghị định này. Trong trường hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy định của pháp luật. 2. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm thủ tục chứng thực theo quy định của Nghị định này. 1.3.1.2. Nghĩa vụ và quyền của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã 1.Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực. 2. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình. 3. Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em một của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi. 4. Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định tại các Điều 22, 25 và Điều 32 của Nghị định này. 8 5. Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực. 6. Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này. 7. Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực. 1.3.1.3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính 1. Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại. 2. Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp. 3. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực như sau: a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định; b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, 9 nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực. 1.3.1.4. Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã. Uỷ ban nhân dân cấp xã phải bố trí cán bộ để tiếp nhận yêu cầu chứng thực hàng ngày. Cán bộ tiếp dân phải đeo thẻ công chức. Tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực. 1.3.1.5. Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính 1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ. 2. Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung. 3. Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp. 4. Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân. 5. Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này. 6. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền 1.3.1.6. Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại Điều 7 của Nghị định này thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) 10 ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. 1.3.2. Thủ tục chứng thực chữ ký Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 24. NGHỊ ĐỊNH Số: 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 nêu trên chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực. MẪU LỜI CHỨNG (Ban hành kèm theo Thông tư số 20/TT-BTP ngày29 tháng 12 năm 2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch) Lời chứng chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo quy định tại khoản 3 Điều 24 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Tại (1)…………………………………………………… ,….. giờ ….. phút. Tôi (2)……………………….., là (3) ……………………………………… Chứng thực Ông/bà…………… Giấy tờ tùy thân (4) số…………, cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã ký vào giấy tờ, văn bản trước mặt ông/bà ………… là công chức tiếp nhận hồ sơ. Số chứng thực ………….. quyển số ………… (5) - SCT/CK, ĐC Ngày ………… tháng ………. năm …………. Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (6) Chú thích - (1) Ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực (ví dụ: UBND xã A, huyện B); chỉ cần ghi giờ, phút trong trường hợp chứng thực ngoài trụ sở. - (2) Ghi rõ họ và tên của người thực hiện chứng thực. - (3) Ghi rõ chức danh của người thực hiện chứng thực, kèm theo tên cơ quan thực hiện chứng thực (ví dụ: Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã A, huyện B, tỉnh 11 C, Trưởng phòng Tư pháp huyện A, tỉnh B). - (4) Ghi rõ loại giấy tờ là Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/ Hộ chiếu. - (5) Ghi số quyển, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu sổ chứng thực, ví dụ: quyển số 01/2015-SCT/BS. Nếu một năm dùng nhiều sổ thì ghi số thứ tự liên tiếp (ví dụ: quyển số 02/2015-SCT/BS); trường hợp sổ sử dụng cho nhiều năm thì ghi số thứ tự theo từng năm (ví dụ: quyển số 01/2015 + 01/2016 - SCT/BS). - (6) Nếu thực hiện tại Phòng Tư pháp thì Trưởng phòng/Phó trưởng phòng ký, đóng dấu Phòng Tư pháp; nếu thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì Chủ tịch/Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân ký, đóng dấu Ủy ban nhân dân cấp xã. 1.3.2.1. Thủ tục chứng thực chữ ký 1. Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây: a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng; b) Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký. 2. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định này thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau: a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định; b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. 3. Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại 12 Khoản 2 Điều này thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực. 4. Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây: a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản; b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân; c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật; d) Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản. 1.3.2.2. Thời hạn chứng thực chữ ký Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Nghị định này hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. 1.3.3. Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất Trách nhiệm của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản: Các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản phải chịu trách nhiệm về: - Tính hợp pháp của các giấy tờ do mình xuất trình; - Bảo đảm các nguyên tắc giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản theo quy định của pháp luật về dân sự. Trách nhiệm của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn: Khi thực hiện chứng thực thì Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phải chịu trách nhiệm về: Thời điểm, địa điểm chứng thực; Năng lực hành vi dân sự của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản tại thời điểm chứng thực; - Nội dung thoả thuận của các bên giao kết hợp đồng hoặc nội dung văn bản không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội; 13 - Chữ ký của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản. Việc chứng thực hợp đồng, văn bản được thực hiện trong hai trường hợp:  Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn;  Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp. 1.3.3.1. Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn a) Thủ tục chứng thực Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm: - Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản (Mẫu số 3 I/PYC); - Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; bản sao giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện); - Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định của Luật Đất đai năm 2013, Luật Đất đai năm 1013, bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà ở (sau đây gọi là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất); Hợp đồng, văn bản về bất động sản. Ngoài các giấy tờ nêu trên, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ yêu câu chứng thực còn có thêm một hoặc các giấy tờ sau đây: - Bản sao Sổ hộ khẩu đối với trường hợp nhận chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp hoặc nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất ở, đất nông nghiệp trong phân khu bảo vệ nghiêm ngặt, phân khu phục hồi sinh thái thuộc rừng đặc dụng, trong khu vực rừng phòng hộ; - Đơn xin tách thửa, hợp thửa trong trường hợp thực hiện quyền của người sử dụng đất đối với một phần thửa để; Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản, nếu là người được hưởng di sản theo pháp luật; - Bản sao Di chúc, Giấy chứng tử của người để lại di sản, nếu là người được hưởng di sản theo di chúc mà trong di chúc đó không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người; 14 Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản mà người nhận thừa kế là người duy nhất; Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng được cấp theo quy định của Nghị định 46/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 05 năm 2015 hướng dẫn Luật Xây dựng về quản lý chất lượng công trình xây dựng trong công tác khảo sát, thiết kế, thi công xây dựng; về bảo trì công trình xây dựng và giải quyết sự cố công trình xây - Văn bản xác nhận tiền sử dụng đất, tiền nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất đã trả không có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước đối với trường hợp bên có quyền sử dụng đất là tổ chức kinh tế được Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất; tổ chức kinh tế được Nhà nước cho thuê đất trả tiền thuê đất hàng năm mà đã trả trước tiền thuê đất hàng năm cho nhiều năm; Bản sao giấy phép xây dựng hoặc dự án đầu tư đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt đối với trường hợp thế chấp tài sản hình thành trong tương lai mà theo quy định của pháp luật thì tài sản đó phải được cấp phép xây dựng hoặc phải lập dự án đầu tư. Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn không được đòi hỏi người yêu cầu chứng thực nộp thêm giấy tờ ngoài các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực nêu trên. b, Trình tự chứng thực - Người yêu cầu chứng thực nộp một (01) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực và xuất trình bản chính của giấy tờ đã nộp bản sao để đối chiếu; cán bộ tư pháp - hộ tịch xã, thị trấn tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu chứng thực. Trường hợp người có bất động sản không có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nhưng có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai hoặc có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mà hiện trạng sử dụng đất biến động so với nội dung ghi trong Giấy chứng nhận quyền sử đụng đất thì cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn phải xác nhận các thông tin về thửa đất. Trường hợp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có dấu hiệu 15 đã bị sửa chữa hoặc giả mạo, nếu cần thiết phải xác minh thì Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn gửi Phiếu yêu cầu (Mẫu số 33/PYCCC) đến Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất để yêu cầu cung cấp thông tin về thửa đất. Thời gian cung cấp thông tin về thửa đất của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất không tính vào thời hạn chứng thực. - Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp lệ thì cán bộ Tư pháp - Hộ tịch xã thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (mẫu số 61/SCT) và trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện ký chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản. Trường hợp không chứng thực được trong ngày nhận hồ sơ thì cán bộ tư pháp - hộ tịch xã, thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch và viết phiếu hẹn (Mẫu số 32/PH) trao cho người yêu cầu chứng thực. Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc khi giải quyết yêu cầu chứng thực mà phát hiện người có bất động sản không đủ điều kiện thực hiện quyền của người có bất động sản theo quy định của pháp luật thì cán bộ tú pháp - hộ tịch xã thị trấn trả lại hồ sơ và thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực. Trường hợp chứng thực văn bản phân chia tài sản thừa kế, văn bản nhận tài sản thừa kế thì thời hạn niêm yết từ 15 đến 30 ngày đối với việc phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản thừa kế không tính vào thời hạn chứng thực. Việc chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản được thực hiện trong ngày nhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều thì việc chứng thực được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp hợp đồng, văn bản có tình tiết phức tạp thì thời hạn chứng thực không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. - Việc thu, nộp, quản lý và sử dụng phí lệ phí chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí. c, Ký chứng thực Trong trường hợp hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, thì trước khi ký, người yêu cầu chứng thực phải tự đọc lại hợp đồng hoặc người thực hiện chứng thực đọc cho họ nghe. Nếu họ đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong họp đồng thì ký tắt vào 16