Tài liệu Công tác tổ chức của công ty bibica

Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica BÀI TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ HỌC Đề tài:“Công tác tổ chức của công ty Bibica” Thành viên nhóm thực hiện tiểu luận: 1. Nguyễn Thị Quỳnh (nhóm trƣởng) 2. Giang Thị Tam 3. Đặng Thế Sơn 4. Trƣơng Thị Tâm 5. Đỗ Thị Thanh 6. Nguyễn Thị Quỳnh 7. Nguyễn Ngọc Thạch 8. Trần Thị Sen 9. Lê Thị Thắm. Nhóm 10 Page 1 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, khi mà xã hội ngày càng văn minh, phát triển, đời sống con ngƣời ngày càng đƣợc nâng cao hơn, thì kéo theo đó là sự xuất hiện của rất nhiều những tổ chức kinh doanh cũng nhƣ tổ chức xã hội. Nhƣng để duy trì và làm tổ chức của mình đứng vững trong môi trƣờng có nhiều cạnh tranh thì đòi hỏi, những nhà tiên phong của tổ chức đó phải biết cách chèo lái thật khéo léo hƣớng đi của tổ chức mình. Hay nói đúng hơn, chúng ta gọi họ là những nhà quản trị. Trong mỗi tổ chức, con ngƣời luôn đƣợc lấy làm trọng tâm, làm nền móng cho sự phát triển chung. Vì vậy, làm sao để có thể lãnh đạo tốt, có thể làm hài hòa các mối quan hệ giữa con ngƣời với nhau trong tổ chức là một việc làm khó nhƣng thực sự cần thiết đối với nhà quản trị. Hay nói cách khác, các nhà quản trị của chúng ta cần thực hiện chức năng rất quan trọng của mình đó là tổ chức. Vậy tại sao phải có tổ chức? hãy đặt ra những câu hỏi sau và suy nghĩ: - Xã hội không có luật pháp và nhà nƣớc thì chúng ta có sống nổi trong mô trƣờng đó không? - Tại sao đàn kiến rất đông nhƣng lại bò rất ngay hàng, thẳng lối? - Tại sao tổ ong lại phải có ong chúa, ong thợ?.... Các chức năng của tổ chức sẽ giúp chúng ta trả lời đƣợc những câu hỏi đó. Vậy, nếu không làm tốt công tác tổ chức, thì sẽ xảy ra điều gì? Điển hình, đó là công ty Bibica, vào năm 2003 đã xảy ra sự cố tài chính vô cùng nghiêm trọng do quản lý không hiệu quả và chức năng tổ chức đã không đƣợc thực hiện tốt. Vậy họ đã vực dậy công ty của mình nhƣ thế nào? Tất cả sẽ đƣợc trả lời trong bài thảo luận của nhóm chúng tôi. Và sau đây sẽ là nội dung chính của bài: Nhóm 10 Page 2 Chức năng tổ chức của công ty Bibica Tiểu luận: Quản trị học NỘI DUNG Phần 1: Cơ sở lý thuyết về chức năng tổ chức I. Khái niệm và vai trò của tổ chức 1. Khái niệm tổ chức 1.1. Khái niệm - Tổ chức theo tiếng Hy Lạp “Organon” nghĩa là “hài hòa”, đó là những hoạt động đem lại bản chất thích nghi với sự sống - Theo Harold Koontz: “Công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lí với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sựu liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của tổ chức”. (“Những vấn đề cốt yếu của quản lý”, năm 1993, trang 267) Từ các quan điểm khác nhau, có thể rút ra khái niệm chung nhất nhƣ sau: Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những ngƣời cần phải làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng nhƣ mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc , nhằm thiết lập một môi trƣờng thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức.  Tổ chức là: - Quy định các mối quan hệ chính thức giữa mọi thành viên và các nguồn lực để đạt mục tiêu. - Phân chia các nguồn lực ra thành các bộ phận và quy định các mối quan hệ về nhiệm vụ,quyền hạn để đạt mục tiêu. - Một quy trình hai mặt:một là phân chia tổ chức ra thành các bộ phận; hai là xác lập các mối quan hệ về quyền hạn giữa các bộ phận. Ví dụ: Trƣờng học là một tổ chức. Nhóm 10 Page 3 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica 1.2. Mục đích của tổ chức Mục đích của tổ chức là tạo nên một môi trƣờng nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy đƣợc năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức, cụ thể là: + Làm rõ nhiệm vụ cần phải tiến hành để đạt đƣợc mục tiêu. + Xây dựng bộ máy quản trị gọc nhẹ và có hiệu lực. + Xác định vị trí, vai trò của từng cá nhân trong tổ chức. + Xây dựng nề nếp văn hóa trong tổ chức. + Phát hiện và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức. + Phát huy sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có của tổ chức. + Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với sự thay đỏi của môi trƣờng. Cũng nhƣ mọi loại mục tiêu quản trị khác, mục tiêu của công tác tổ chức phải khoa học, khả thi, phải phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn. Khác với yêu cầu về các loại mục tiêu quản trị khác, yêu cầu đối với các mục tiêu về tổ chức là phải tuân thủ những quy luật khách quan đặc thù của công tác tổ chức. Ví dụ: Xây dựng và nâng cao, phát triển trƣờng học có mục đích để cho học sinh và sinh viên có điều kiện học tập tốt hơn, góp phần nâng cao kiến thức, giúp đất nƣớc phát triển đi lên. 2. Vai trò của công tác tổ chức Tổ chức có 4 vai trò sau: • Tạo “nền móng” cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho hoạt động quản trị nói riêng.Công tác hoạch định, lãnh đạo, kiểm soát đều phải dựa trên một cấu trúc tổ chức nhất định sao cho phù hợp và hiệu quả. • Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, đặc biệt là nguồn nhân lực và cơ sở vật chất kĩ thuật. Việc phân công lao động khoa học, phân quyền hợp lí và xác định tầm hạn quản trị phù hợp sẽ tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tốt nhất năng lực sở trƣờng của họ. Mặt khác sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự mở rộng và đa dạng hóa tổ chức, nâng cao tính độc lập, tự chủ, sáng tạo cho đội ngũ các nhà quản trị. Nhóm 10 Page 4 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica • Nếu công tác tổ chức không đƣợc thực hiện tốt sẽ gây ra nhiều khó khăn phức tạp cho công tác quản lí. Có khoảng 75% - 80% những vấn đề khó khăn, phức tạp trong công tác quản trị phải đƣợc xem xét giải quyết bắt đầu từ những nhƣợc điểm của công tác tổ chức. Hơn nữa, phần lớn những khuyết điểm mắc phải trong một tổ chức là do có sự coi thƣờng và vi phạm các quy luật của tổ chức. • Tạo ra văn hóa tổ chức - nền tảng của sự hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức để nhằm đạt đƣợc mục tiêu chung của tổ chức. Ví dụ: Trong trƣờng học phải bầu ra những giáo viên giỏi làm hiệu trƣởng, hiệu phó, trƣởng khoa... để đƣa trƣờng học ngày càng đi lên. II. Cấu trúc của tổ chức. 1. Khái niệm và đặc điểm của cấu trúc tổ chức 1.1. Khái niệm - Cấu trúc (hay cơ cấu) tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị hay cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau,đƣợc chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiêm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung đã đƣợc xác định. + Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực. + Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, cá nhân, cũng nhƣ mối liên hệ giữa các đơn vị và cá nhân này,hình thành các nhóm chính thức trong tổ chức. + Cơ cấu tổ chức phân định rõ các dòng thông tin,góp phần quan trọng trong việc ra các quyết định quản trị. 1.2. Đặc điểm của cấu trúc tổ chức - Tính tập trung:phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực của tổ chức cho các cá nhân hay bộ phận. Ví dụ: nếu quyền lực trong tổ chức đƣợc tập trung chủ yếu cho một cá nhân thì tính tập trung của tổ chức là cao và ngƣợc lại. Nhóm 10 Page 5 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica - Tính phức tạp: phản ánh số lƣợng các cấp, các khâu trong cấu trúc tổ chức. Nếu có nhiều cấp,nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, cấu trúc tổ chức có tính phức tạp cao và ngƣợc lại. - Tính tiêu chuẩn hóa: phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động,các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân, thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy chế… Nếu mức độ ràng buộc cao,tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh của tổ chức. Các chuẩn mực phải rõ ràng, ƣu thế, lƣợng hóa và đƣợc thể hiện bằng văn bản. 2. Các nguyên tắc cấu trúc tổ chức 2.1. Tương thích giữa hình thức và chức năng Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải nhằm thực hiện các chức năng, hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng. “Hình thức phải đi sau chức năng”. Trong tổ chức hoạt động kinh doanh, mỗi bộ phận (hay đơn vị) và cá nhân đều phải có sự tồn tại khách quan và cần thiết, do việc tham gia thực hiện các chức năng của tổ chức. Sự lựa chọn mô hình, sự phân công, phân quyền hay giao trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân… đều phải xuất phát từ việc thực hiện chức năng, thông qua việc thực hiện các mục tiêu đã xác định. 2.2. Tính thống nhất, chỉ huy Cấu trúc tổ chức đƣợc xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất trong toàn tổ chức, tránh tình trạnh chồng chéo, mâu thuẫn. 2.3. Cân đối Tính cân đối thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm,cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau. Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định, bền vững trong quá trình phát triển của tổ chức. Nhóm 10 Page 6 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica 2.4. Tin cậy Đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin đƣợc sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo tính thống nhất, ăn khớp về hoạt dộng giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức cũng nhƣ tính chính xác của các quyết định quản trị đƣợc ban hành. 2.5. Linh hoạt Cấu trúc tổ chức phải có khả năng thích ứng,đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trƣờng bên trong cũng nhƣ bên ngoài của tổ chức. 2.6. Hiệu quả Cấu trúc tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc sử dụng chi phí đạt hiệu quả cao nhất (dựa trên tiêu chuẩn về mối tƣơng quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả thu về). 3. Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức 3.1. Mục tiêu và chiến lược của tổ chức Cấu trúc tổ chức đƣợc xây dựng nhằm đáp ứng mục tiêu của tổ chức. Vì vậy,khi mục tiêu và chiến lƣợc của tổ chức thay đổi thì cấu trúc tổ chức tổ chức phải có sự thay đổi,điều chỉnh và hoàn thiện sao cho phù hợp và đáp ứng đƣợc yêu cầu của mục tiêu và chiến lƣợc. 3.2. Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để từng tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức để đảm bảo thực hiện tốt chức năng,nhiệm vụ của mình. Chẳng hạn, cấu trúc tổ chức của một doanh nghiệp kinh doanh chắc chắn sẽ phải có sự khác biệt với cấu trúc tổ chức của một trƣờng đại học do chức năng, nhiệm vụ của chúng là khác nhau… 3.3. Quy mô của tổ chức Quy mô tổ chức càng lớn, cấu trúc tổ chức càng phức tạp, bởi vì quy mô lớn đòi hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, đơn vị nên tạo ra nhiều mối quan hệ phức tạp trong tổ chức. Nhóm 10 Page 7 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica 3.4. Môi trường bên ngoài của tổ chức Trong điều kiện môi trƣờng bên ngoài ổn định,các yếu tố của môi trƣờng có thể dự đoán và dễ kiểm soát thì cấu trúc tổ chức có tính ổn định, ít phức tạp. Ngƣợc lại khi môi trƣờng có nhiều biến động,có nhiều yếu tố khó dự báo thì cấu trúc tổ chức tổ chức sẽ phức tạp hơn, đòi hỏi phải có sự linh hoạt cao hơn, nên việc lựa chọn một cấu trúc tổ chức hữu cơ là cần thiết. 3.5. Đặc điểm về kỹ thuật,công nghệ của tổ chức Trong tổ chức, kĩ thuật,công nghệ đƣợc sử dụng càng hiện đại bao nhiêu, thiết bị càng có xu hƣớng tự động hóa cao thì cấu trúc tổ chức càng đơn giản hơn. 3.6. Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và kiến thức, thì trong cấu trúc tổ chức có thể giảm bớt đầu mối, các mối quan hệ,các bộ phận quản trị với nhau. Với trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công việc, vì thế mà cấu trúc tổ chức quản lí sẽ đơn giản hơn. 4. Các mô hình cấu trúc của tổ chức 4.1. Cấu trúc tổ chức đơn giản (cấu trúc trực tuyến) - Đặc điểm: + Quyền hành quản trị tập trung cao độ vào tay một ngƣời. + Có ít cấp quản trị trung gian, số lƣợng nhân viên không nhiều. +Mọi thông tin đều đƣợc tập trung về cho ngƣời quản lý cao nhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó. - Mô hình cấu trúc tổ chức đơn giản: Tổng giám đốc Giám đốc tuyến 1 Nhóm 10 Giám đốc tuyến 2 Giám đốc tuyến 3 Giám đốc tuyến 4 Page 8 Chức năng tổ chức của công ty Bibica Tiểu luận: Quản trị học - Ƣu điểm: + Gọn nhẹ, linh hoạt. + Chi phí quản lý thấp, có thể mang lại hiệu quả cao. + Kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng, có thể hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng quan liêu giấy tờ. - Nhƣợc điểm: + Mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc, hạn chế tính chuyên môn hóa. + Tình trạng quá tải đối với cấp quản trị. - Cấu trúc tổ chức đơn giản chỉ nên áp dụng đối với các tổ chức có quy mô nhỏ, tính chất hoạt động đơn giản. 4.2. Cấu trúc tổ chức chức năng - Đặc điểm: + Chia tổ chức thành các tuyến chức năng,mỗi tuyến là một bộ phận hay đơn vị đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức. Mỗi bộ phận này đƣợc đặt dƣới sự điều hành của một giám đốc chức năng. + Các hoạt động giống nhau hoặc gần giống nhau đƣợc tập trung lại trong một tuyến chức năng nhƣ hoạt động sản xuất, thƣơng mại, nhân sự, tài chính, marketing… - Mô hình cấu trúc tổ chức chức năng: Tổng giám đốc Giám đốc chức năng A Nhóm 10 Giám đốc chức năng B Giám đốc chức năng C Giám đốc chức năng D Page 9 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica - Ƣu điểm: + Phản ánh logic chức năng. + Tuân thủ nguyên tắc chuyên môn hóa công việc. + Nêu bật vai trò của các chức năng chủ yếu. + Đơn giản hóa việc đào tạo và huấn luyện nhân sự. + Dễ kiểm soát. - Nhƣợc điểm: + Chỉ có cấp quản trị cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận. + Tầm nhìn bị hạn chế. + Tính phối hợp kém giữa các bộ phận chức năng. + Tính hệ thống bị suy giảm. + Kém linh hoạt. - Cấu trúc tổ chức theo chức năng chỉ phát huy tác dụng trong hoạt động của tổ chức tƣơng đối ổn định với cơ cấu sản phẩm duy nhất hoặc hoạt động kinh doanh đòi hỏi trình độ chuyên môn hóa và sử dụng trang thiết bị chuyên dung công nghệ cao. Ngƣợc lại nó sẽ bộc lộ các nhƣợc điểm nếu môi trƣờng kinh doanh không ổn định hoặc kinh doanh đa dạng hóa sản phẩm. 4.3. Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm - Đặc điểm: + Chia tổ chức thành các “nhánh”, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định. + Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên môn tập hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ hay giúp việc. - Mô hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm: Nhóm 10 Page 10 Chức năng tổ chức của công ty Bibica Tiểu luận: Quản trị học Tổng giám đốc Giám đốc sản phẩm A Giám đốc sản phẩm B Giám đốc sản phẩm C Giám đốc sản phẩm D - Ƣu điểm: + Hƣớng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm. + Trách nhiệm lợi nhuận thuộc các nhà quản trị cấp dƣới. + Phối hợp tốt giữa các bộ phận,các nhóm trong tổ chức. + Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị. + Linh hoạt trong việc đa dạng hóa, có thể dễ dàng đổi mới và thích ứng với sự thay đổi của môi trƣờng. - Nhƣợc điểm: + Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp. + Công việc có thể bị trùng lặp ở các bộ phận khác nhau dẫn tới chi phí và giá thành cao. + Khó kiểm soát. + Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực. - Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm thƣờng phát huy tác dụng khi môi trƣờng hoạt động của tổ chức có sự thay đổi hay nhiều biến động, có nhiều yếu tố nhấn mạnh đến khía cạnh kinh doanh hơn là việc đảm bảo yêu cầu kĩ thuật cao, hoặc khi tổ chức theo đuổi chiến lƣợc đa dạng hóa sản phẩm. Nhóm 10 Page 11 Chức năng tổ chức của công ty Bibica Tiểu luận: Quản trị học 4.4. Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý - Đặc điểm: + Chia tổ chức thành các nhánh,mỗi nhánh đảm nhận thực hiện hoạt động của tổ chức theo từng khu vực địa lý. + Mỗi nhà quản trị đại diện ở khu vực chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm và dịch vụ theo một vùng địa lý cụ thể. - Mô hình cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý: Tổng giám đốc GĐ khu vực 1 GĐ khu vực 2 GĐ khu vực 3 GĐ khu vực 4 - Ƣu điểm: + Các nhà quản trị cấp thấp thấy rõ trách nhiệm của mình, giảm bớt phạm vi công việc phải điều hành trực tiếp của nhà quản trị cấp cao. + Chú ý đến những đặc điểm của thị trƣờng địa phƣơng. + Tận dụng tốt các lợi thế theo vùng. + Quan hệ tốt với các đại diện địa phƣơng. + Tiết kiệm thời gian đi lại của nhân viên. - Nhƣợc điểm: + Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp. + Công việc có thể bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau. + Phân tán nguồn lực. + Khó kiểm soát. Nhóm 10 Page 12 Chức năng tổ chức của công ty Bibica Tiểu luận: Quản trị học 4.5. Cấu trúc tổ chức định hướng theo khách hàng - Đặc điểm: + Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh nhằm phục vụ một đối tƣợng khách hàng nào đó. Ví dụ nhƣ các doanh nghiệp sản xuất, các doanh nghiệp thƣơng mại dịch vụ, chính phủ, ngƣời tiêu dùng trực tiếp… + Mỗi đơn vị khách hàng tập trung vào việc thỏa mãn nhu cầu của từng nhóm khách hàng chuyên biệt. - Mô hình cấu trúc tổ chức theo khách hàng: Tổng giám đốc GĐ khách hàng loại 1 GĐ khách hàng loại 2 GĐ khách hàng loại 3 GĐ khách hàng loại 4 - Ƣu điểm: + Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơn, phục vụ các dạng khách hàng khác nhau. + Toàn bộ hoạt động của tổ chức hƣớng vào kết quả cuối cùng. + Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị. - Nhƣợc điểm: + Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp. + Công việc có thể bị trùng lặp ở các bộ phận khách hàng khác nhau. + Khó kiểm soát. + Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực. Nhóm 10 Page 13 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica 4.6. Cấu trúc tổ chức dạng ma trận - Đặc điểm: + Là cấu trúc kết hợp các cấu trúc tổ chức trên để tận dụng các ƣu điểm của mỗi loại và hạn chế tối đa những nhƣợc điểm của chúng. + Cấu trúc ma trận có 2 hệ thống chỉ huy cặp đôi(theo chức năng và theo sản phẩm hoặc theo khu vực địa lý, theo khách hàng), vì vậy tồn tại cùng lúc 2 tuyến chỉ đạo trực tuyến. - Mô hình cấu trúc tổ chức dạng ma trận: Tổng giám đốc Giám đốc kinh doanh Giám đốc nhân sự Giám đốc tài chính Giám đốc tiếp thị GĐ ngành hàng A GĐ ngành hàng B - Ƣu điểm: + Cho phép tổ chức đạt đƣợc đồng thời nhiều mục đích. + Trách nhiệm của từng bộ phận đƣợc phân định rõ. + Phối hợp tốt giữa các bộ phận. + Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị. Nhóm 10 Page 14 Chức năng tổ chức của công ty Bibica Tiểu luận: Quản trị học - Nhƣợc điểm: + Tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến,dễ nảy sinh mâu thuẫn trong việc thực hiện mệnh lệnh. + Có sự tranh chấp quyền lực giữa các bộ phận. + Khó kiểm soát. 4.7. Cấu trúc tổ chức hỗn hợp - Đặc điểm: + Kết hợp logic các loại cấu trúc tổ chức để khai thác hiệu quả mọi nguồn lực trong tổ chức. + Có thể tận dụng các ƣu điểm và hạn chế những nhƣợc điểm của các cấu trúc kết hợp. - Mô hình cấu trúc tổ chức hỗn hợp: Tổng giám đốc PCT sản xuất PCT kỹ thuật PCT marketing Tổng giám đốc sản phẩm nông nghiệp Giám đốc khu vực I Nhóm 10 Giám đốc khu vực II PCT tài chính PCT nhân sự Tổng giám đốc sản phẩm công nghiệp Giám đốc khu vực I Giám đốc khu vực II Page 15 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica - Ƣu điểm: + Giải quyết đƣợc những tình huống phức tạp. + Cho phép chuyên môn hóa một số cấu trúc tổ chức. + Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị. - Nhƣợc điểm: + Cấu trúc tổ chức phức tạp. + Quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể bị trùng lặp nhau, tạo ra sự xung đột. + Khó kiểm soát. III. Phân quyền trong công tác tổ chức 1. Khái niệm và các hình thức phân quyền 1.1. Khái niệm Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó. Nhiệm vụ đƣợc hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt đƣợc mục tiêu. Quyền hạn đƣợc hiểu là quyền sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiêm vụ. Trách nhiệm đƣợc hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của ngƣời giao. - Trong trƣờng hợp quyền hạn không đƣợc giao phó, ngƣời ta nói đến tập quyền. Tập quyền là quá trình thâu tóm quyền ra quyết định vào trong tay một ngƣời. - Trong mỗi tổ chức đều có sự phân quyền nào đó, nhƣng không có sự phân quyền tuyệt đối. - Quyền hạn đƣợc giao cho các chức vụ chứ không phải giao cho một cá nhân, nhƣng vì mỗi chức vụ do một cá nhân nắm giữ trong một thời gian nhất định, vì vậy quyền hạn luôn gắn liền với cá nhân. Nhóm 10 Page 16 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica 1.2. Các hình thức phân quyền - Phân quyền theo chức năng: Là hình thức phân quyền theo các chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, chẳng hạn nhƣ sản xuất, cung ứng, marketing, nhân sự, tài chính… - Phân quyền theo chiến lƣợc: Là hình thức phân quyền cho các bậc trung gian phía dƣới để thực hiện các chiến lƣợc, chẳng hạn nhƣ xác định giá cả, chọn lựa đầu tƣ, đa dạng hóa sản phẩm,… 1.3. Sự cần thiết của phân quyền trong tổ chức - Nhà quản trị cơ sở gắn trực tiếp với các tình huống cụ thể hơn. - Việc trao quyền hạn tƣơng đối lớn sẽ khuyến khích phát triển các nhà quản tri chuyên nghiệp. - Khả năng thực hiên quyền tự quản nhiều hơn, vì vậy việc thực hiện công viêc nhanh hơn. - Đào tạo cấp dƣới, tạo điều kiện cho họ phát triển, từ đó động viên kích thích họ làm việc tốt hơn. - Giảm áp lực về công việc đối với các nhà quản trị cấp trên, tạo điều kiện cho họ tập trung vào các vấn đề chiến lƣợc. 2. Các yêu cầu khi phân quyền - Rộng rãi với cấp dƣới,tạo cơ hội cho họ tự thể hiện mình. - Sẵn sàng trao cho cấp dƣới những quyền hạn nhất định, kể cả quyền ra quyết định. - Tin tƣởng ở cấp dƣới. - Phải biết chấp nhận thất bại của cấp dƣới. - Biết cách tổ chức, kiểm tra tình hình thực hiện nhiệm vụ và sử dụng quyền hạn của cấp dƣới. 3. Quá trình phân quyền Bƣớc 1: xác định mục tiêu phân quyền. Bƣớc 2: tiến hành giao nhiệm vụ. Bƣớc 3: tiến hành giao quyền hạn cho ngƣời đƣợc giao nhiệm vụ và chỉ rõ cho ngƣời đó thấy đƣợc trách nhiệm của mình. Nhóm 10 Page 17 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica Bƣớc 4: tiến hành kiểm tra, theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm. 4. Tầm hạn quản trị 4.1. Khái niệm và phân loại * Khái niệm: Tầm hạn quản trị (hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát) là khái niệm dùng để chỉ số lƣợng cấp dƣới mà một nhà quản trị có thể quản lý trực tiếp một cách có hiệu quả. Theo kinh nghiệm thực tế, tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị bình thƣờng là từ 03 đến 10. * Phân loại: - Tầm hạn quản trị rộng. - Tầm hạn quản trị hẹp. 4.2. Các yếu tố xác định tầm hạn quản trị - Năng lực của nhà quản trị. - Mức độ ủy quyền của cấp trên cho cấp dƣới. - Trình độ cấp dƣới. - Tính chất kế hoạch của công việc. - Mức độ ổn định của công việc. - Kĩ thuật và phƣơng tiện truyền đạt thông tin. IV. Hệ thống tổ chức không chính thức 1. Đặc điểm và sự tồn tại khách quan của hệ thống tổ chức không chính thức 1.1. Khái niệm và đặc điểm * Khái niệm: Hệ thống tổ chức không chính thức là hệ thống tổ chức bao gồm các nhóm và các mối quan hệ không chính thức đƣợc hình thành một cách tự phát, tự nguyện, không theo kế hoạch và ý muốn của nhà quản trị. * Đặc điểm: - Có mục tiêu mang tính chất tự phát, do các thành viên trong nhóm tự đề ra. - Có kỷ luật nhóm, có thủ lĩnh nhóm. - Sự kiểm soát mang tính xã hội. Nhóm 10 Page 18 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica - Có những yếu tố chống đối những đổi mới. 1.2. Sự tồn tại khách quan của hệ thống tổ chức không chính thức - Do nhu cầu về hội nhập của mỗi thành viên trong tổ chức. - Do nhu cầu đƣợc bảo vệ và giúp đỡ lẫn nhau. - Do nhu cầu về trao đổi thông tin. - Do tình cảm cá nhân. 2. Tầm quan trọng của việc nghiên cứu hệ thống tổ chức không chính thức - Hệ thống tổ chức chính thức có nhiều hạn chế. - Thông tin cần đƣợc truyền đạt nhanh chóng, chính xác và đầy đủ. - Hệ thống tổ chức chính thức và không chính thức có tác động qua lại, phụ thuộc, chi phối lẫn nhau, bổ sung cho nhau. Nhóm 10 Page 19 Chức năng tổ chức của công ty Bibica Tiểu luận: Quản trị học Phần 2: Cơ cấu tổ chức của một số tập đoàn, doanh nghiệp lớn ở Việt Nam  Cơ cấu tổ chức của: Tập Đoàn Dầu Khí Quốc Gia Việt Nam – Viện Dầu Khí Việt Nam Ban Lãnh Đạo Hội Đồng Khoa Học Công Nghệ Ban Khoa Học Chiến Lƣợc Ban Kế Hoạch Tài Chính Trung Tâm Nghiên Cứu Tìm Kiếm, Thăm Dò Và Khai Thác Dầu Khí Nhóm 10 Ban Quản Lí Nhân Sự Trung Tâm Nghiên Cứu Và Phát Triển Chế Biến Dầu khí Ban Tổ Chức Nhân Sự Trung Tâm Ứng Dụng Và Chuyển Giao Công Nghệ Văn Phòng Trung Tâm Phân Tích Thí Nghiệm Ban Công Nghệ Thông Tin TT Nghiên Cứu Và Phát Triển AT & MT Dầu Khí Ban Thông Tin Đào Tạo Trung Tâm Nghiên Cứu Kinh Tế Và Quản Lí Dầu Khí Tòa Soạn Tạp Chí Dầu Khí Trung Tâm Lưu Trữ Dầu Khí Page 20