Tài liệu Một số biện pháp quản ý công tác văn thư, lưu trữ ở trường đại học quảng nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH HUỲNH THỊ THANH QUYÊN MỘT SỐ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC VINH - 2010 1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH HUỲNH THỊ THANH QUYÊN MỘT SỐ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC Chuyên ngành: Quản lý giáo dục Mã số: 60.14.05 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Nguyễn Thị Hường 2 VINH - 2010 LỜI CẢM ƠN Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến PGS.TS Nguyễn Thị Hường, người cô đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình tiến hành nghiên cứu cho đến lúc đề tài được Hội đồng khoa học nghiệm thu. Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô Lãnh đạo trường Đại học Vinh, khoa Sau đại học đã quan tâm giúp đỡ, tạo điều kiện cho tôi trong thời gian học tập và hoàn thành luận văn này. Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại học Quảng Nam, các CB-VC của trường, đặc biệt là gia đình đã tạo mọi điều kiện thuận lợi và động viên tôi trong quá trình học tập nghiên cứu và hoàn thành tốt luận văn. Dù đã có nhiều cố gắng trong quá trình thực hiện đề tài, song không thể tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận được sự góp ý, trao đổi của quý thầy, cô giáo và các bạn đồng nghiệp. Vinh, tháng 10 năm 2010 Tác giả Huỳnh Thị Thanh Quyên 3 MỤC LỤC MỞ ĐẦU……………………………………………………………………1 1. Lý do chọn đề tài………………………………………………………….1 2. Mục đích của việc nghiên cứu…………………………………………….2 3. Khách thể và đối tượng nghiên cứu………………………………………2 4. Giả thuyết khoa học……………………………………………………….3 5. Nhiệm vụ nghiên cứu…………………………………………………… 3 6. Phương pháp nghiên cứu………………………………………………….3 7. Những đóng góp của luận văn…………………………………………….4 8. Cấu trúc luận văn………………………………………………………….4 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU…………...5 1.1. Lịch sử nghiên cứu vấn đề…………………………………………… 5 1.2. Một số khái niệm cơ bản của đề tài……………………………………..9 1.2.1. Văn thư, lưu trữ……………………………………………………….9 1.2.1.1 Văn thư………………………………………………………………9 1.2.1.2. Lưu trữ……………………………………………………………..13 1.2.2. Quản lý và quản lý giáo dục…………………………………………14 1.2.2.1. Quản lý…………………………………………………………….14 1.2.2.2. Quản lý giáo dục………………………………………………… 16 1.2.2.3. Các chức năng quản lý…………………………………………….17 1.2.2.4. Quản lý Nhà nước…………………………………………………19 4 1.2.2.5. Quản lý Nhà nước về công tác Văn thư………………………… 19 1.2.2.6. Quản lý Nhà nước về công tác Lưu trữ……………………………20 1.2.3. Biện pháp quản lý công tác VTLT………………………………… 21 1.3. Vị trí vai trò của công tác VTLT ở trường ĐH……………………… 21 1.4. Quản lý công tác VTLT ở trường ĐH…………………………………22 1.4.1. Mục tiêu quản lý công tác VTLT ở trường ĐH……………………..22 1.4.2. Nội dung quản lý công tác VTLT ở trường ĐH……………………..23 1.4.2.1. Quản lý công tác xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác VTLT, tập huấn, triển khai các văn bản của Trung ương và tỉnh………23 1.4.2.2. Quản lý công tác tổ chức và cán bộ………………………………..23 1.4.2.3. Quản lý nguồn lực tài chính và CSVC phục vụ công tác VTLT…..23 1.4.2.4. Quản lý việc chỉ đạo, kiểm tra, khen thưởng trong công tác VTLT……………………………………………………………………….24 1.4.3. Phương pháp và hình thức quản lý công tác VTLT ở trường ĐH… 24 Kết luận chương 1………………………………………………………….26 Chương 2. CƠ SỞ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU………27 2.1. Khái quát về trường ĐH Quảng Nam………………………………….27 2.1.1. Vài nét về lịch sử trường ĐH Quảng Nam…………………………..27 2.1.2. Cơ cấu hiện nay của trường………………………………………….29 2.1.3. Về đội ngũ CB-VC…………………………………………………..30 2.1.4. Về học sinh – sinh viên…………………………………………… 30 2.2. Thực trạng về công tác VTLT ở trường ĐH Quảng Nam……………..30 2.2.1. Nhận thức về tầm quan trọng của công tác VTLT…………………..30 2.2.2. Việc thực hiện công tác VTLT ở trường ĐH Quảng Nam…………..32 5 2.2.2.1. Công tác Văn thư………………………………………………… 33 2.2.2.2. Công tác Lưu trữ…………………………………………………..46 2.3. Thực trạng quản lý công tác VTLT ở trường ĐH Quảng Nam………..52 2.3.1. Về công tác xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác VTLT, tập huấn, triển khai các văn bản của Trung ương và tỉnh.................52 2.3.2. Về công tác tổ chức và cán bộ.............................................................53 2.3.3. Quản lý nguồn lực tài chính và CSVC phục vụ công tác VTLT.........54 2.3.4. Quản lý việc chỉ đạo, kiểm tra, khen thưởng trong công tác VTLT...55 2.4. Đánh giá chung về thực trạng quản lý công tác VTLT ở trường ĐH Quảng Nam từ khi thành lập đến nay............................................................56 2.4.1. Mặt mạnh.............................................................................................56 2.4.2. Mặt hạn chế.........................................................................................57 2.4.3. Những thuận lợi cơ bản.......................................................................58 2.4.4. Những khó khăn chủ yếu.....................................................................58 Kết luận chương 2.........................................................................................58 Chương 3. BIỆN PHÁP QUẢN LÝ CÔNG TÁC VTLT Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM...........................................................................60 3.1. Nguyên tắc xây dựng các biện pháp.......................................................60 3.1.1. Đảm bảo tính mục tiêu........................................................................60 3.1.2. Đảm bảo tính thực tiễn........................................................................60 3.1.3. Đảm bảo tỉnh khả thi...........................................................................60 3.1.4. Đảm bảo tính hiệu quả........................................................................61 3.2. Các biện pháp.........................................................................................61 6 3.2.1. Nâng cao nhận thức cho CBQL và QB-VC về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ................................................................................62 3.2.2. Xây dựng hoàn chỉnh các hệ thống văn bản và qui trình thực hiện về công tác VTLT trong nhà trường..................................................................63 3.2.3. Tổ chức cho cán bộ, viên chức thảo luận và nắm vững về qui chế, qui trình thực hiện công tác VTLT......................................................................66 3.2.4. Lập kế hoạch đánh giá công tác VTLT một cách thường xuyên, tự giác................................................................................................................67 3.2.5. Tổ chức chỉ đạo thực hiện nghiêm túc, tạo nên sự thống nhất giữa các phòng, khoa, tổ chuyên môn và đoàn thể của nhà trường trong việc thực hiện công tác VTLT..............................................................................................69 3.2.6. Tăng cường nguồn lực tài chính và CSVC phục vụ công tác VTLT.............................................................................................................70 3.2.7. Nâng cao năng lực tham gia công tác VTLT trong đội ngũ CB-VC và năng lực quản lý công tác VTLT cho CBQL................................................72 3.2.8. Tạo động lực cho công tác VTLT và quản lý công tác VTLT............72 3.2.9. Mối quan hệ giữa các biện pháp..........................................................73 3.3. Khảo nghiệm về tính cấp thiết và tính khả thi của các giải pháp: (lấy ý kiến của CB-VC)...........................................................................................74 Kết luận chương 3.........................................................................................76 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ....................................................................78 1. Kết luận.....................................................................................................78 2. Kiến nghị...................................................................................................78 TÀI LIỆU THAM KHẢO..........................................................................82 7 PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 1- CB-VC: Cán bộ - Viên chức. 2- CBQL: Cán bộ quản lý. 3- CĐ: Cao đẳng. 4- CNH: Công nghiệp hóa. 5- CSVC: Cơ sở vật chất. 6- ĐH: Đại học. 7- GD-ĐT: Giáo dục và đào tạo. 8- HĐH: Hiện đại hóa. 9- NSNN: Ngân sách Nhà nước. 10- TC-HC: Tổ chức – Hành chính. 11- UBND: Ủy ban Nhân dân. 8 12- VTLT: Văn thư – Lưu trữ. MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài. Công VTLT có vai trò rất quan trọng trong công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước. Nói đến công tác VTLT thì không một thể chế Nhà nước nào có thể xem nhẹ vai trò của nó. Bất kỳ một cơ quan hay một tổ chức chính trị, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế…cho dù hoạt động ở lĩnh vực nào, tầm cỡ đến đâu thì hoạt động của cơ quan, tổ chức đó cũng đều liên quan đến công tác VTLT. Công tác VTLT có vị trí rất quan trọng trong hoạt động quản lý và điều hành của các cơ quan, tổ chức đó. Chính vì thế, trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã hết sức quan tâm đến công tác này, cụ thể trong những năm gần đây, nhiều văn bản pháp quy về công tác VTLT làm cơ sở cho việc tổ chức và hoàn thiện hệ thống quản lý nhà nước về công tác VTLT đã được ban hành để chấn chỉnh, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác VTLT từ Trung ương đến địa phương, góp phần quan trọng vào việc phát triển kinh tế xã hội, nâng cao các giá trị lịch sử, văn hóa của mỗi địa phương, đất nước và bảo vệ an ninh chủ quyền quốc gia, nhằm đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Trong quá trình hoạt động của bộ máy quản lý nói chung, công tác VTLT giữ vai trò rất quan trọng, đây là khâu trọng yếu đảm bảo cho sự hoạt động đồng bộ, hiệu quả trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Thực hiện tốt công tác VTLT không những phục vụ đắc lực cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo mà còn giúp cho việc lưu trữ, bảo quản, khai thác tốt nguồn thông tin quý giá hình thành trong hoạt động của cơ quan, góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. 9 Trường ĐH Quảng Nam từ khi thành lập đến nay rất chú trọng về công tác VTLT và xem đây là một nhiệm vụ then chốt trong việc quản lý và chỉ đạo mọi hoạt động của nhà trường. Vì thế, công tác VTLT của nhà trường đã đi vào nề nếp. Tuy vậy, công tác này vẫn còn một số hạn chế nhất định. Cụ thể là chưa thật sự hướng tới việc quản lý, khai thác và sử dụng hiệu quả các thông tin tài liệu lưu trữ. Điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị, nhà kho bảo quản tài liệu còn thiếu. Việc ứng dụng tin học trong công tác VTLT còn chậm cải tiến. Công tác lưu trữ nói chung mới chỉ dừng lại ở việc bảo quản, chưa quản lý tập trung và thống nhất tài liệu lưu trữ. Công tác chỉnh lý và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu chưa được tiến hành đồng bộ với công tác thu thập, đội ngũ cán bộ chuyên môn ở nhiều đơn vị cơ sở còn thiếu và chưa nắm vững về thể thức và thủ tục văn bản, lưu trữ còn bị phân tán, thất lạc và không tìm thấy tài liệu khi cần tra cứu… Nhằm sớm khắc phục tình trạng trên, từng bước chấn chỉnh, tăng cường công tác VTLT, đồng thời tăng cường khả năng khai thác thông tin lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học của trường và các nhu cầu chính đáng khác cần phải nhanh chóng tìm ra các biện pháp để thay đổi cách quản lý công tác VTLT của nhà trường đảm bảo tính khoa học và mang lại hiệu quả cao. Xuất phát từ thực tế trên, chúng tôi lựa chọn đề tài “Một số biện pháp quản lý công tác VTLT ở trường Đại học Quảng Nam”. Thông qua đề tài này, nhằm xem xét và nghiên cứu thực trạng công tác VTLT ở trường ĐH Quảng Nam để đề xuất một số biện pháp quản lý công tác VTLT ở trường. 2. Mục đích nghiên cứu. Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn, đề xuất các biện pháp quản lý nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác VTLT ở trường ĐH Quảng Nam. 3. Khách thể và đối tượng nghiên cứu. 3.1. Khách thể nghiên cứu. 10 Công tác quản lý VTLT ở trường ĐH. 3.2. Đối tượng nghiên cứu. Một số biện pháp quản lý công tác VTLT ở trường ĐH Quảng Nam. 4. Giả thuyết khoa học. Công tác VTLT ở trường ĐH Quảng Nam trong thời gian qua đã đạt những kết quả nhất định, song vẫn còn một số hạn chế. Vì thế, nếu đề xuất được các biện pháp quản lý phù hợp với thực tiễn, thì sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác VTLT, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của nhà trường. 5. Nhiệm vụ và phạm vi nghiên cứu. 5.1. Nhiệm vụ nghiên cứu: 5.1.1. Nghiên cứu một số vấn đề lý luận về công tác VTLT nói chung và quản lý công tác VTLT ở trường ĐH. 5.1.2. Tìm hiểu thực trạng việc quản lý công tác VTLT ở trường ĐH Quảng Nam. 5.1.3. Đề xuất một số biện pháp quản lý công tác VTLT ở trường ĐH Quảng Nam. 5.2. Phạm vi nghiên cứu. Đề tài nghiên cứu công tác quản lý hoạt động VTLT ở trường ĐH Quảng Nam từ năm 2006 đến nay. 6. Các phương pháp nghiên cứu. 6.1. Các phương pháp nghiên cứu lý luận: Phân tích và nghiên cứu tổng hợp, khái quát hóa các tài liệu có liên quan: Tổng hợp các quan điểm đường lối giáo dục của Đảng và Nhà nước, các phạm trù khái niệm liên quan đến công tác VTLT. 6.2. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn. 6.2.1. Điều tra, khảo sát thực tế: Xây dựng phiếu trưng cầu ý kiến: Phiếu trưng cầu ý kiến được xây dựng dựa trên cơ sở lý luận, mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu. 6.2.2. Tổng kết kinh nghiệm giáo dục: Nghiên cứu kết quả qua các cuộc hội nghị, hội thảo về công tác VTLT trong và ngoài nhà trường. 11 6.2.3. Lấy ý kiến chuyên gia: Phỏng vấn và ghi nhận ý kiến của cán bộ quản lý ngành GD-ĐT, lãnh đạo các phòng, khoa, tổ chuyên môn thuộc trường ĐH Quảng Nam về công tác VTLT. 6.2.4. Khảo nghiệm sư phạm. 6.3. Phương pháp thống kê toán học: sử dụng một số công thức thống kê toán học để xử lý và kiểm định kết quả nghiên cứu. 7. Những đóng góp của đề tài. Vấn đề này chưa được các trường CĐ và ĐH quan tâm nghiên cứu, và đây là lần đầu tiên đề tài này được tiến hành nghiên cứu ở trường ĐH Quảng Nam nhằm đề ra biện pháp có tính khả thi nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả việc quản lý công tác VTLT. 8. Cấu trúc luận văn. Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục nghiên cứu, Luận văn có ba chương: Chương 1. Cơ sở lý luận của đề tài nghiên cứu. Chương 2. Thực trạng công tác quản lý hoạt động VTLT ở trường ĐH Quảng Nam. Chương 3. Một số biện pháp quản lý công tác VTLT ở trường ĐH Quảng Nam. 12 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1. Lịch sử nghiên cứu vấn đề. Công tác VTLT gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác VTLT làm tốt hay không tốt. Cũng chính vì điều đó mà công tác VTLT trong các cơ quan, tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt, trong công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước nhằm phục vụ sự nghiệp phát triển và đổi mới toàn diện của đất nước, trọng tâm là cải cách kinh tế, tăng cường quản lý vĩ mô của Nhà nước đối với nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, đẩy mạnh CNH, HĐH đất nước; công tác VTLT là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới. Nói đến công tác này, có rất nhiều ý kiến của các nhà nghiên cứu và các văn bản chỉ đạo của Đảng, Chính phủ đề cập. Trong bài viết “thà ít mà tốt”, Lê-Nin viết “Ở nước ta sự dũng cảm về lý luận trong những công cuộc kiến thiết có tính chất chung đã song song tồn tại với một sự do dự lạ lùng trước mỗi công cuộc cải cách hành chính nhỏ nhặt nhất…Những nguyên lý chung về hành chính một khi được vận dụng vào thực tiễn sẽ đưa lại những kết quả không ngờ” [19]. Ý kiến này cho ta thấy sự do dự ấy có là do trình độ hạn chế và tự bằng lòng vốn kinh nghiệm đã có cũng như vai trò của công tác hành chính. 13 Từ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay, Nhà nước ta luôn coi trọng công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ (mà nay gọi chung là công tác VTLT). Ngay từ đầu mới thành lập nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký sắc lệnh số 49/SL ngày 12 tháng 10 năm 1945, trong đó qui định các công văn, công điện, phiếu trát, đơn từ...phải có tiêu ngữ “Việt Nam Dân chủ Cộng hòa – năm thứ nhất”. Ngày 02 tháng 11 năm 1957, Thủ tướng Chính phủ đã ký Nghị định số 527/TTg ban hành bản Điều lệ qui định chế độ chung về công tác công văn giấy tờ ở các cơ quan. Ngày 28 tháng 9 năm 1963, Hội đồng Chính phủ ra Nghị định số 142/CP, ban hành Điều lệ về công tác Công văn giấy tờ và công tác Lưu trữ (thay thế Nghị định số 527/TTg) [24, 25]. Sau một thời gian thực hiện chính sách đổi mới dưới sự lãnh đạo của Đảng, đất nước ta đã có nhiều biến đổi quan trọng. Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu, bao cấp đất nước chuyển sang thực hiện kinh tế nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Trong bối cảnh đó, hệ thống văn bản pháp luật của nước ta cũng dần được bổ sung và hoàn thiện. Đối với công tác VTLT Nhà nước ta cũng đã ban hành thêm nhiều văn bản nhằm tiếp tục thể chế hóa các hoạt động trong lĩnh vực này. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật được Quốc hội khóa 10 thông qua ngày 12 tháng 11 năm 1996 là sự kiện rất quan trọng trong lĩnh vực ban hành văn bản. Cho đến nay, đã có Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư và qui định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia. Ngoài ra, các cơ quan Nhà nước như Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ, Cục Lưu trữ Nhà nước cũng đã ban hành một số văn bản mới hướng dẫn về công tác VTLT, có thể liệt kê như sau: 14 Pháp lệnh số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000 của Ủy ban thường vụ Quốc hội về bảo vệ bí mật Nhà nước. Pháp lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 của Ủy ban thường vụ Quốc hội về Lưu trữ Quốc gia. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ qui định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia. Thông tư số 07/2002/TTLT ngày 06/5/2002 của Bộ Công an – Ban TCCBCP về việc hướng dẫn thực hiện Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 23/7/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường và phát huy tài liệu lưu trữ. Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác VTLT. Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác VTLT. Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24/3/2009 của Bộ trưởng Bộ GD-ĐT về ban hành Qui chế tổ chức hoạt động công tác văn thư. Công văn số 437/BGDĐT-VP ngày 26/01/2010 của Bộ GD-ĐT về việc phương hướng nhiệm vụ công tác lưu trữ năm 2010. Công văn số 260/VTLTNN-NVTW ngày 06/5/2005 của Cục VTLT Nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác VTLT. 15 Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục VTLT Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến. Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục VTLT Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04/10/2005 của Bộ Nội vụ về việc chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với CB-VC ngành lưu trữ. Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 của Cục VTLT Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. Những văn bản trên là cơ sở pháp lý để điều chỉnh các hoạt động VTLT trong các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, đoàn thể nhân dân, xây dựng và ban hành văn bản đúng pháp luật, đúng thẩm quyền được Nhà nước qui định. Thế kỷ 20 đã chứng kiến một sự “bùng nổ thông tin” có thể được xem như một phần của cuộc cách mạng công nghiệp liên tục. Từ thế kỷ 17 đã có hàng loạt cuộc cách mạng liên quan đến những lĩnh vực khác nhau của hoạt động kinh tế. Sự gia tăng không thể lường trước về yêu cầu và tính sẵn có của thông tin trong thế kỷ này là khía cạnh mới nhất của những phát triển này. Người ta cho rằng trong thế giới thương mại, công nghiệp và chính quyền hiện nay, thông tin là tài nguyên quan trọng nhất hiện có. Do đó, các ngành sử học đánh giá sự đóng góp của “giấy” vào mức sống ngày càng cao cùng với những tiến bộ của hoạt động kinh tế có thể được chứng tỏ là đúng khi liên hệ đến “cuộc cách mạng thông tin”. [41]. Trong những năm gần đây do công tác hành chính còn nhiều bất cập, Đại hội VI Đảng ta đã khẳng định. “Phải đổi mới tư duy, đổi mới tổ chức cán bộ, đổi mới phong cách làm việc. Đổi mới phong cách làm việc là một trong những yêu cầu rất quan trọng, rất cấp bách trong giai đoạn hiện nay. Và muốn vậy phải đổi mới công tác hành chính-văn phòng các cơ quan Nhà nước”. 16 Tiếp đến Nghị quyết TW VIII nêu rõ cải cách hành chính hướng tới mục tiêu: gần dân, gần cấp dưới, gần cơ sở. Tập trung trách nhiệm, trật tự, kỷ cương. Cơ cấu bộ máy gọn nhẹ vận hành thông suốt. Đội ngũ cán bộ công chức có kiến thức kỹ năng, kỹ xảo, có phẩm chất đạo đức. Như vậy, qua mấy chục năm xây dựng và phát triển dưới chế độ mới, công tác VTLT ở nước ta đã từng bước được thể chế hóa. Những qui định pháp lý trong các lĩnh vực này ngày càng cụ thể hơn, với những văn bản có giá trị pháp lý ngày càng cao hơn. Mặc dù còn nhiều vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu để giải quyết tốt hơn, song những gì chúng ta đã làm được trong lĩnh vực thể chế hóa công tác VTLT là rất quan trọng và khá căn bản. Trong quá trình đổi mới của đất nước, dưới sự lãnh đạo của Đảng, chúng ta tin tưởng rằng các hoạt động VTLT ngày càng phát triển mạnh hơn, đóng góp được nhiều hơn vào công cuộc xây dựng xã hội mới, giữ cho được các thế hệ mai sau những di sản văn hóa quý giá của dân tộc. Từ những vấn đề đã nghiên cứu, chúng tôi chưa thấy có tác giả nào đi sâu vào nghiên cứu các giải pháp để quản lý trong lĩnh vực VTLT, đặc biệt là chưa đưa ra được các giải pháp quản lý công tác VTLT ở một trường Đại học cụ thể. 1.2. Một số khái niệm cơ bản của đề tài. 1.2.1. Văn thư, lưu trữ. 1.2.1.1. Văn thư Trước đây trong các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác ban hành và xử lý văn bản đều sử dụng thuật ngữ “công văn giấy tờ” mà ngày nay ta quen gọi là công tác VTLT, vì vậy trước khi đưa ra những khái niệm văn bản, chúng tôi đề cập đến phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin này với tên đã được sử dụng: Theo Điều 1 bản Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành theo Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ: Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của Nhà 17 nước. Công văn, giấy tờ của cơ quan, xí nghiệp của Nhà nước dùng để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, để báo cáo, thỉnh thị; để liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, để ghi chép các kinh nghiệm đã được đúc kết và ghi chép các tài liệu cần thiết [2] Văn thư là văn bản, giấy tờ công tác của các cơ quan tổ chức. Có nhiều cách định nghĩa về văn bản khác nhau, sau đây chúng tôi xin đưa ra một số định nghĩa về văn bản: Theo từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học xuất bản năm 1992: Văn bản là bản viết hoặc bản in, mang nội dung là những gì cần được lưu lại làm bằng [42, 1078] Văn bản là một phương tiện ghi tin trên một loại vật liệu nhất định, bằng một ngôn ngữ cụ thể theo một phong cách ngôn ngữ nhất định để truyền đạt, trao đổi thông tin. Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu, ngôn ngữ, có giá trị pháp lý. Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam, văn bản là công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan như: Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Báo cáo, Thống kê, Kế hoạch... [3, 87] Vật mang tin: đối tượng vật chất dùng để ghi và lưu giữ thông tin. Vật liệu để làm ra vật mang tin có thể là gỗ, da, đất đá, lá cây, vải, giấy, các vật liệu hữu cơ và tổng hợp để chế tạo các loại băng từ, đĩa cơ, đĩa quang hay các loại bộ nhớ khác nhau, bộ não người. Vật mang tin không tách rời khỏi thông tin nó đang mang và truyền tải. Có thể liết kê các dạng thường gặp của vật mang tin: - Văn bản hiện hành ở các cơ quan và tài liệu lưu trữ. - Sách báo, tạp chí và các loại ấn phẩm. - Các băng nghe, nhìn. - Các bộ nhớ của các phương tiện tính toán hay xử lý thông tin. 18 Tài liệu là vật mang tin, trên đó ghi cố định thông tin và được xem như một đối tượng xử lý trong quá trình xử lý thông tin và tư liệu. PGS.TS luật học Nguyễn Đăng Dung cho rằng, văn bản là bằng chứng chứng tỏ sự liên tục của cơ quan Nhà nước, sự liên tục của chính quyền Nhà nước; đồng thời văn bản còn là phương tiện quan trọng hợp thức các hành vi của cơ quan Nhà nước. Văn bản là hình thức, là phương tiện ghi nhận hay chính thức hóa mọi hành vi của Nhà nước, từ lúc Nhà nước được khai sinh cho đến lúc nó mất đi. Văn bản luôn là phương tiện thông tin chính thức của cơ quan Nhà nước, của tổ chức xã hội và của cá nhân [32, 13]. PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm đưa ra nhìn nhận: văn bản nói chung là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định. Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động quản lý và lãnh đạo nói chung (sau đây gọi tắt là văn bản quản lý) là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong quá trình quản lý của các cơ quan. Các hệ thống cơ quan quản lý từ trung ương đến địa phương đề sử dụng các văn bản như là cơ sở pháp lý quan trọng và đều ban hành các văn bản với nhiều thể loại thích hợp để phục vụ cho hoạt động của cơ quan mình. Nói cách khác, văn bản là phương tiện quan trọng để đảm bảo thông tin cho quản lý , nó phản ánh kết quả hoạt động quản lý của cơ quan, giúp ta thấy được sản phẩm của loại đặc thù này. Văn bản là một trong những phương tiện (công cụ) không thể thiếu được trong hoạt động lãnh đạo, quản lý, điều hành của tất các các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội [17,17]. Theo chúng tôi, xét ở nghĩa rộng, văn bản là phương tiện ghi tin bằng một ký hiệu hay một ngôn ngữ nhất định và là phương tiện truyền đạt thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác. Nếu giải thích theo nghĩa của từ Hán – Việt, thì văn là những chữ có nghĩa, bản là tấm, là miếng, những chữ có nghĩa được viết lên một 19 tấm, một miếng vật liệu gì đó thì gọi là văn bản. Theo nghĩa hẹp, văn bản là những công văn giấy tờ được hình thành và sử dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, các cá nhân [12] Văn bản hành chính là loại văn bản được viết theo phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ dùng làm phương tiện giao tiếp và truyền đạt thông tin trong lĩnh vực hành chính của các cơ quan và trong giao tiếp của công dân có liên quan đến lĩnh vực hành chính nói chung. Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do cơ quan quản lý nhà nước ban hành để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. [12] Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan làm ra để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan. Văn bản đến là tất cả các văn bản từ cơ quan bên ngoài gửi đến cơ quan, tổ chức, qua đường bưu điện hay những tài liệu quan trọng do cá nhân trực tiếp mang từ hội nghị về hoặc gửi trực tiếp. Văn bản nội bộ là các văn bản do chính cơ quan hoặc đơn vị trong cơ quan ban hành, gửi cho các đơn vị trong nội bộ nhằm ghi lại, truyền đạt thông tin nội bộ và để trao đổi công việc. [14] Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành, tên loại và trích yếu nội dung, nơi nhận.v.v.vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản. Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. [13] 20