Tài liệu Bài tập marketing quốc tế hội chợ quốc tế tham gia hội chợ thủy sản boston của công ty cổ phần vĩnh hoàn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ – MARKETING BÀI TẬP MARKETING QUỐC TẾ HỘI CHỢ QUỐC TẾ THAM GIA HỘI CHỢ THỦY SẢN BOSTON CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VĨNH HOÀN Giảng viên: ThS. Huỳnh Phước Nghĩa Danh sách thành viên: Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2021 MỤC LỤC GIAI ĐOẠN 1: SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VĨNH HOÀN - NGHIÊN CỨU VÀ QUYẾT ĐỊNH THAM GIA HỘI CHỢ THỦY SẢN BOSTON: 1. Sơ lược về Công ty Cổ phần Vĩnh Hoàn: 2. Kế hoạch kinh doanh xuất khẩu: 3. USP và lựa chọn sản phẩm tham dự hội chợ Boston của Công ty Vĩnh Hoàn: 4. Hội chợ Boston và sự phù hợp của Công ty Vĩnh Hoàn: 2 2 4 5 6 GIAI ĐOẠN 2: CHUẨN BỊ THAM DỰ HỘI CHỢ BOSTON 1. Tài chính, chuẩn bị nhân sự: 2. Mời khách: 3. Thiết kế và trưng bày gian hàng: 4. Chuẩn bị các công cụ: 8 8 14 15 16 GIAI ĐOẠN 3: HOẠT ĐỘNG TẠI HỘI CHỢ THỦY SẢN BOSTON: 1. Trưng bày: 2. Tiếp khách: 3. Hoạt động giới thiệu sản phẩm: 16 16 17 18 GIAI ĐOẠN 4: HOẠT ĐỘNG SAU HỘI CHỢ 1. Hoạt động chăm sóc khách hàng: 2. Hoàn thành các kế hoạch kinh doanh xuất khẩu: 3. Đánh giá mức độ thành công của hội chợ: 19 19 20 20 1 GIAI ĐOẠN 1: SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VĨNH HOÀN - NGHIÊN CỨU VÀ QUYẾT ĐỊNH THAM GIA HỘI CHỢ THỦY SẢN BOSTON: 1. Sơ lược về Công ty Cổ phần Vĩnh Hoàn: 1.1. Hình thành và phát triển: - Vĩnh Hoàn được thành lập năm 1997 tại tỉnh Đồng Tháp thuộc đồng bằng sông Cửu Long, chuyên nuôi trồng và chế biến các sản phẩm cá tra đông lạnh. Hiện nay, Vĩnh Hoàn đã vươn lên dẫn đầu ngành cá tra về nuôi trồng, sản xuất, và xuất khẩu. Để đạt được vị thế đó, Công ty đã trải qua hành trình hơn 20 năm hình thành và phát triển. - Năm 2010, Vĩnh Hoàn vượt lên đứng đầu ngành cá tra Việt Nam về kim ngạch xuất khẩu theo thống kê của Hiệp hội Chế biến và Xuất khẩu Thủy sản Việt Nam (“VASEP”); Đạt chứng nhận GLOBAL G.A.P. về nuôi cá tra; Đạt tiêu chuẩn ISO 22000 cho hệ thống quản lý chất lượng. - Năm 2014, Vĩnh Hoàn là công ty thủy sản duy nhất lọt vào Top 50 Công ty niêm yết tốt nhất Việt Nam của tạp chí Forbes (Việt Nam); Lọt vào Top 50 Công ty kinh doanh hiệu quả nhất Việt Nam do tạp chí Nhịp Cầu Đầu Tư bình chọn. - Tháng 06/2015, Vĩnh Hoàn tiếp tục nằm trong Top 50 Công ty niêm yết tốt nhất Việt Nam của tạp chí Forbes (Việt Nam). - Vĩnh Hoàn được Bộ Công thương vinh danh trong danh sách “Doanh nghiệp xuất khẩu uy tín năm 2018”; Được Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn trao tặng danh hiệu “Doanh nghiệp vì Nhà nông” và giải thưởng “Bông lúa vàng”; - Năm 2019, Vĩnh Hòan được vinh danh là một trong 50 Công ty niêm yết tốt nhất Việt Nam năm 2019. Năm nay là năm thứ 6 liên tiếp xuất hiện trong danh sách Forbes kể từ năm 2014; Vào tháng 11 năm 2019, Cục Thanh tra An toàn Thực phẩm (“FSIS”) thuộc Bộ Nông nghiệp Mỹ (“USDA”) chính thức công nhận tương đương cho ngành cá tra Việt Nam. 1.2. Các ngành nghề kinh doanh chính: - Nuôi trồng thủy sản nội địa; - Chế biến, bảo quản thủy sản và các sản phẩm từ thủy sản; - Mua bán nông sản nguyên liệu và sơ chế, mua bán nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, chế biến thủy hải sản, chế biến thức ăn thủy sản; - Mua bán thủy hải sản, mua bán nông sản thực phẩm, súc sản phục vụ sản xuất, chế biến thủy hải sản; - Mua bán hóa chất phục vụ sản xuất, chế biến thủy hải sản; - Mua bán máy móc, thiết bị, vật tư phục vụ sản xuất, chế biến thủy hải sản, chế biến thức ăn thủy sản; - Sản xuất bột cá; - Sản xuất dầu mỡ, động thực vật; Chiết xuất và sản xuất gelatin, collagen thủy phân; Xuất nhập khẩu gelatin, collagen thủy phân, hóa dược phẩm; nhập khẩu hóa chất, nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất Gelatin, Collagen thủy phân, hóa dược phẩm, mỹ phẩm và thực phẩm chức năng. 2. Kế hoạch kinh doanh xuất khẩu: 2.1. Tổng quan tình hình xuất khẩu ngành: - Năm 2019, xuất khẩu thủy sản Việt Nam đạt gần 8,6 tỷ USD, giảm 2,5% so với năm 2018. Riêng xuất khẩu cá tra của Việt Nam đạt gần 2 tỷ USD, giảm 11,4% so với cùng kỳ. 2.2. Tình hình kinh doanh xuất khẩu của công ty và các thị trường xuất khẩu chính: - Đối với sản phẩm chính, thị trường Mỹ tiếp tục là thị trường xuất khẩu lớn nhất của Vĩnh Hoàn với tỷ trọng 54% trên doanh thu các sản phẩm cá tra, giảm so với năm 2018 là 70% trên tổng doanh thu. Trong giai đoạn đầu năm 2019, thị trường Mỹ đã sụt giảm đáng kể bởi lượng hàng tồn kho cao từ năm 2018 và xu hướng gia tăng sản lượng nuôi tại Việt Nam. Trung Quốc (bao gồm Hong Kong) là thị trường xuất khẩu lớn thứ hai của Vĩnh Hoàn với tỷ trọng 22% trên doanh thu các sản phẩm cá tra, gấp đôi so với con số 11% năm 2018. Vĩnh Hoàn đã thành công trong việc gia tăng doanh số bán hàng thông qua các kênh bán hàng thông thường và kênh bán hàng trực tuyến, trong đó phải kể đến các chuỗi nhà hàng và trên các nền tảng thương mại điện tử tại Trung Quốc. - Thị trường Mỹ: + Mặc dù xuất khẩu cá tra sang Mỹ giảm trong năm 2019 nhưng thị trường Mỹ vẫn luôn là một trong những thị trường xuất khẩu chính của Vĩnh Hoàn. Dự báo trong năm 2020, xuất khẩu cá tra vào thị trường Mỹ sẽ tăng trưởng tốt. + Đạo luật Nông nghiệp (Farm Bill 2014) được cụ thể hóa bằng Chương trình Thanh tra cá da trơn ban hành bởi Bộ Nông nghiệp Hoa Kỳ - - (“USDA”). Sau hơn ba (03) năm nỗ lực đàm phán, hoàn thiện hệ thống hồ sơ pháp lý và với kết quả đạt trong kỳ thanh tra thực địa, vào ngày 31 tháng 10 năm 2019, USDA đã chính thức công bố quyết định công nhận hệ thống quy phạm pháp luật về quản lý cá da trơn tại Việt Nam là tương đương với Mỹ. + Vĩnh Hoàn đã có lợi thế sớm hơn trên thị trường Mỹ, cùng với uy tín thương hiệu và lòng trung thành của khách hàng. Công ty sẽ tiếp tục thúc đẩy thương mại tự do, biến các rào cản thương mại kỹ thuật thành cơ hội cho sự khác biệt hóa và phát triển thương hiệu, góp phần gia tăng doanh thu và lợi nhuận. Thị trường Châu Âu: + Hiệp định Thương mại Tự do giữa Việt Nam và EU (EVFTA) được ký vào ngày 30 tháng 06 năm 2019. Đây là một sự kiện quan trọng và có ý nghĩa không chỉ đảm bảo lợi ích giữa hai bên, mà còn tạo ra những lợi ích mới góp phần nâng cao lợi thế cạnh tranh của Việt Nam, giúp Việt Nam tiến sâu hơn vào chuỗi giá trị toàn cầu, tăng cường hội nhập nền kinh tế thế giới. Đây sẽ là cơ hội gia tăng khả năng cạnh tranh của ngành cá tra trong thị trường quan trọng này Thị trường Trung Quốc: + Đối với Vĩnh Hoàn, đây cũng là một thị trường quan trọng, tăng trưởng nhanh, tuy nhiên phải dựa trên chiến lược lựa chọn chất lượng, phân khúc khách hàng và giá bán phù hợp với thế mạnh của Công ty. + Vĩnh Hoàn tiếp tục đặt mục tiêu tăng trưởng tại thị trường lớn này bằng cách mở rộng kênh cung cấp cho các siêu thị lớn, kênh giao hàng trực tuyến và các chuỗi nhà hàng uy tín. 3. USP và lựa chọn sản phẩm tham dự hội chợ Boston của Công ty Vĩnh Hoàn: 3.1. Phân tích USP của công ty: - Bắt nguồn từ những bữa ăn từ cá tra, cá basa mộc mạc đã trở thành biểu tượng cho cuộc sống đầm ấm, hạnh phúc bên mâm cơm gia đình của người miền Tây, Vĩnh Hoàn đã sớm nhận ra món quà quý giá từ dòng sông Mekong để làm tiền đề cho sự phát triển và hưng thịnh của ngành sản xuất cá tra. - Danh mục sản phẩm năm 2019 của Vĩnh Hoàn gồm 4 nhóm sản phẩm chính: sản phẩm cá fillet, sản phẩm giá trị gia tăng, sản phẩm phụ và sản phẩm chăm sóc sức khỏe. - Trong đó, sản phẩm chính và truyền thống của Vĩnh Hoàn là cá fillet được nuôi theo tiêu chuẩn bền vững, bảo vệ môi trường và chế biến với tiêu chuẩn quốc tế về an toàn thực phẩm, đảm bảo chất lượng sản phẩm. Cá tra đã trở thành loài cá thịt trắng được tiêu dùng phổ biến trên thế giới nhờ vào một số đặc tính như sau: • Phù hợp với nuôi trồng và dễ chế biến: + Loài cá bản địa của dòng sông Mekong; + Sinh sản dễ dàng; Khả năng chống chọi dịch bệnh cao; + Hệ số chuyển đổi thức ăn thấp; + Có thể nuôi bền vững; + Dễ fillet sạch xương. • Tính thương mại hóa cao: + Thịt trắng, kết cấu đàn hồi tự nhiên, vị trung tính, phù hợp với các người dùng mọi độ tuổi; + Dễ chế biến, phù hợp với tất cả các nền ẩm thực; + Giá cả cạnh tranh so với các loài cá khác. 3.2. Lựa chọn sản phẩm tham dự Hội chợ Boston: - Vĩnh Hoàn tham gia Hội chợ gồm 4 nhóm sản phẩm chính: sản phẩm cá fillet, sản phẩm giá trị gia tăng, sản phẩm phụ và sản phẩm chăm sóc sức khỏe, cụ thể như sau: + Sản phẩm chủ lực: Sản phẩm cá tra fillet, các sản phẩm cá fillet đông lạnh; + Sản phẩm giá trị gia tăng: các sản phẩm phổ biến là cá tẩm bột và cá tẩm gia vị; + Sản phẩm phụ: gồm các sản phẩm tạo ra từ việc tận dụng nguyên liệu còn lại của quá trình chế biến cá fillet chủ yếu là bột cá và mỡ cá; + Sản phẩm chăm sóc sức khỏe: gồm collagen và gelatin. 4. Hội chợ Boston và sự phù hợp của Công ty Vĩnh Hoàn: 4.1. Hội chợ Boston: - Hội chợ Thủy sản Boston - hội chợ thủy sản thường niên lớn nhất khu vực Bắc Mỹ, thu hút sự tham gia của hơn 1.000 doanh nghiệp đến từ hơn 50 quốc gia trên khắp thế giới, trong đó có 15 doanh nghiệp thủy sản lớn của Việt Nam. - Đây là sự kiện xúc tiến thương mại lớn nhất khu vực Bắc Mỹ với sự góp mặt của các nhà phân phối, bán lẻ, dịch vụ ăn uống, chế biến, các hãng đóng tàu biển, trường học… - Các sản phẩm được trưng bày, giới thiệu tại hội chợ bao gồm thủy - hải sản đông lạnh, tươi sống, được chế biến cũng như các thiết bị công nghệ chế biến hiện đại. - Trong khuôn khổ hội chợ đã diễn ra nhiều hội thảo về cập nhật xu hướng phát triển kinh tế nói chung và phát triển ngành thủy sản nói riêng, dự báo về tăng trưởng trong thời gian tới cũng như những ảnh hưởng của xu hướng người tiêu dùng và các công cụ tài chính như lãi suất và chính sách tiền tệ đối với ngành thủy sản toàn cầu. - Bên cạnh đó, Hội chợ Thủy sản Boston cũng tổ chức nhiều hội thảo để các doanh nghiệp có thể chia sẻ thông tin về tiêu chuẩn truy xuất nguồn gốc sản phẩm và sử dụng các thiết bị điều khiển từ xa trong nuôi trồng thủy sản bền vững nhằm giảm thiểu ảnh hưởng tới đại dương và môi trường nói chung. - Bà Tô Thị Tường Lan, Phó Tổng Thư ký VASEP, cho biết chất lượng thủy sản của Việt Nam hiện đang được đánh giá rất tốt tại các thị trường quốc tế, đặc biệt là thị trường Mỹ. Bà nêu rõ: “Với tình hình kinh tế thế giới nói chung và kinh tế Mỹ nói riêng có nhiều khởi sắc, Việt Nam sẽ có nhiều cơ hội xuất khẩu không chỉ hai mặt hàng chủ lực là cá tra và tôm mà còn nhiều sản phẩm chế biến khác có giá trị gia tăng cao”. 4.2. Sự phù hợp từ doanh nghiệp: - Bản chất doanh nghiệp: Nuôi trồng thủy sản nội địa, mua bán nông sản nguyên liệu và sơ chế, mua bán nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, chế biến thủy hải sản, chế biến thức ăn thủy sản,... - Tầm nhìn: hướng đến một doanh nghiệp ty hàng đầu, có uy tín và phát triển bền vững về nuôi trồng, chế biến và xuất khẩu cá tra của Việt Nam với chiến lược tối ưu hóa chuỗi giá trị của ngành hàng cốt lõi theo hướng áp dụng kỹ thuật công nghệ cao. - Sản phẩm tham dự: cá tra => Việc tham gia hội chợ sẽ là cơ hội cho Vĩnh Hoàn thúc đẩy, tìm kiếm cơ hội mua bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ cũng như hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của mình. => Kích cầu và mở rộng thị trường xuất khẩu sản phẩm cá tra - Vĩnh Hoàn đang trong giai đoạn phát triển và tìm kiếm đổi mới từ công nghệ, môi trường phát triển trong nước còn khá hẹp, nhất là các thiết bị hỗ trợ đánh bắt và bảo quản. => Tham gia hội chợ sẽ giúp Vĩnh Hoàn phát hiện và tìm kiếm những sản phẩm công nghệ phù hợp, học hỏi từ các quốc gia lân cận. - Mong muốn sự liên kết nội địa: hội chợ cơ hội cho Vĩnh Hoàn kết hợp với các doanh nghiệp thủy hải sản trong nước => Tận dụng cơ hội hợp tác và phát triển dài lâu. 4.3. Mong muốn phát triển từ thị trường lớn: - Hội chợ Thủy sản Bắc Mỹ 2014 là nơi hội tụ những sản phẩm thuỷ hải sản mới nhất, công nghệ & dịch vụ đánh bắt, chế biến, đóng gói thuỷ hải sản tiên tiến nhất của hơn 1000 gian hàng đến từ 120 quốc gia => Cơ hội khám phá và học hỏi cao. - Hội nghị, hội thảo chia sẻ kinh nghiệm ở hội chợ => Cơ hội các doanh nghiệp có thể học hỏi những ý tưởng hành động và chiến lược kinh doanh mới. - Hội chợ quốc tế thủy sản, thu hút hàng trăm Công ty đến từ nhiều nước trên thế giới => một kênh quảng bá thương hiệu sản phẩm cá tra hiệu quả của Công ty - Đem đến thị trường thế giới sản phẩm đặc biệt của người Việt Nam => kích cầu tiêu dùng => mở rộng cơ hội xuất khẩu cho cá tra,.. - Hội chợ đã diễn ra nhiều hội thảo về cập nhật xu hướng phát triển kinh tế nói chung và phát triển ngành thủy sản nói riêng, dự báo về tăng trưởng trong thời gian tới cũng như những ảnh hưởng của xu hướng người tiêu dùng và các công cụ tài chính như lãi suất và chính sách tiền tệ đối với ngành thủy sản toàn cầu. => Phương tiện hiệu quả cho doanh nghiệp phân tích, dự đoán về xu hướng tiêu dùng tương lai => điều chỉnh và đưa ra kế hoạch phù hợp cho doanh nghiệp. GIAI ĐOẠN 2: CHUẨN BỊ THAM DỰ HỘI CHỢ BOSTON 1. Tài chính, chuẩn bị nhân sự: Bảng liệt kê các chi phí tham dự hội chợ Các loại chi phí Dự trù ($) Chuẩn bị tham dự hội chợ: Thu thập địa chỉ các khách hàng tiềm năng 500 Thiết kế thư mời / tài liệu quảng cáo 200 Chi phí gửi thư cho khách hàng 50 Đào tạo nhân viên phụ trách gian hàng trưng bày 500 Các phi phí khác (nếu có) 50 gửi mail + thư bưu điện Tổng chi phí chuẩn bị 1300 Chi phí thuê gian hàng: Phí thuê gian hàng trưng bày 4000 Các phí khác (nếu có) 500 Tổng chi phí 4500 Chi phí dàn dựng gian hàng: Phí lắp đặt điện 200 Phí lắp đặt nước 300 Phí lắp đặt điện thoại 100 Phí lắp đặt máy fax 100 Phí trang trí gian hàng 1300 Phí thiết kế gian hàng/ Chi phí về ý tưởng thiết kế 800 Chi phí của nhà thầu dàn dựng gian hàng 500 Phí sơn trang trí gian hàng 200 Phí thợ mộc 200 Hình ảnh trang trí 300 Phí làm băng video quảng cáo 500 Phí cây cảnh, hoa trang trí 100 Những chi phí khác 100 Tổng chi phí: 4700 Chi phí hoạt động gian hàng: chi phí tham dự/ cty Điện 400 Gas 0 Nước 500 Điện thoại 200 Fax 100 Các thiết bị văn phòng 500 Các thiết bị/đồ dùng thư giãn tại gian hàng 100 Phí bảo vệ gian hàng 200 Thiết bị sơ cứu 100 Phí vệ sinh, dọn dẹp gian hàng 400 Các chi phí khác 50 Tổng chi phí hoạt động gian hàng 2550 Chi phí đi lại và ăn ở: Khách sạn / nhà trọ Máy bay / xe lửa / xe hơi 6000 18000 Taxi 200 Thuê xe 400 Ăn uống tại hội chợ 300 Phí đậu xe 70 Phí mua vé vào cửa 500 Các chi phí khác 200 Tổng chi phí 25670 400/ nhân viên, dự tính 15 nhân viên $600/nhân viên, khứ hồi $1200/ nhân viên Chi phí nhân sự Phí các cuộc chiêu đãi khách hàng tại hội chợ 1000 Thông dịch viên 500 Chi phí ăn ở đối với nhân sự thuê ngoài 3150 Các trang thiết bị dành cho nhân sự 300 Trang phục 200 Hướng dẫn, đào tạo cho nhân sự thuê ngoài 300 Công tác phí 10500 Công tác phí đi lại cho nhân sự thuê ngoài 2100 Phí bảo hiểm cho nhân sự thuê ngoài Phí bảo hiểm tai nạn Chi phí phát sinh khác tại hội chợ Phí bảo hiểm cho bên thứ ba Chi phí cá nhân khác Phí bảo hiểm vận chuyển hàng hóa Tổng chi phí: Phí bảo hiểm triển lãm 100 100 200 200 100 400 18450 200 Phí bảo hiểm khác Chi phí vận chuyển hàng trưng bày Tổng chi phí bảo hiểm Cước phí chuyên chở 100 1000 4000 Cước phí chở bằng tàu lửa/máy bay Chi phí sản xuất hàng mẫu trưng bày Phí dịch vụ cho người chuyên chở Phi phí thiết kế, tạo mẫu Phí gửi hàng bưu điện Phí sản xuất mẫu Tổng chi phí vận chuyển hàng Chi phí cho các sản phẩm mẫu đặc biệt 6000 Giảm giá bán hàng trưng bày Phí bảo hiểm Tổng chi phí hàng trưng bày 2000 Chi phí quảng cáo 1000 500 1000 10000 12000 5000 17500 15 nhân sự thuê ngoài, 7 ngày $100/người/ ngày $20/người/ ngày Đăng thông tin trên catalogue 100 Quảng cáo trên catalogue 400 Quảng cáo trên báo chí chuyên đề 1000 Vé vào cửa tặng khách thăm 3000 Tài liệu giới thiệu sản phẩm và brochure 500 In các tập quảng cáo 500 Quà tặng tại hội chợ 2000 Thông báo báo chí 400 Phí quảng cáo tại gian hàng 500 Phí quảng cáo tại sảnh triển lãm 500 Phí quảng cáo ngoài trời 700 Phí quảng cáo trên Radio & Tivi 1000 Phí in áp phích và bảng quảng cáo 400 Phí quảng cáo lưu động 600 Phí thiệp lập chương trình quảng cáo 700 Các chi phí khác 500 Tổng chi phí quảng cáo 12800 Quà khuyến mãi Dành cho Báo chí 1000 Dành cho Khách hàng 2000 Dành cho nhân viên 500 Tổng cộng chi phí: 3500 Các chi phí cho hoạt động sau hội chợ Đánh giá các báo cáo sau hội chợ 200 Thư cảm ơn gửi khách hàng 200 Tài liệu giới thiệu thông tin / tập quảng cáo 400 Bưu phí 200 Phí viếng thăm khách hàng sau hội chợ 800 Các phí khác 200 Tổng chi phí hoạt động sau hội chợ 2000 Các khoản dự phòng 1000 TỔNG CHI PHÍ 106970 $ - - Căn cứ Khoản 3 Điều 5 Thông tư 11/2019/TT-BCT (có hiệu lực từ 16/09/2019) quy định về mức hỗ trợ khi tổ chức, tham gia hội chợ, triển lãm quốc tế ở nước ngoài, cụ thể như sau: Nhà nước hỗ trợ tối đa 100% kinh phí thực hiện các nội dung sau: Tuyên truyền, quảng bá: + Tuyên truyền, quảng bá trên các phương tiện truyền thông, các hình thức quảng bá của hội chợ, triển lãm; + Tổ chức giới thiệu thông tin về hội chợ, triển lãm, đoàn doanh nghiệp tham gia hội chợ, triển lãm; + Tổ chức văn nghệ thu hút khách tham quan đối với hội chợ, triển lãm do Việt Nam tổ chức hoặc đồng tổ chức ở nước ngoài có quy mô từ 100 gian hàng trở lên (nếu có). - Tổ chức và dàn dựng khu triển lãm quốc gia (nếu có); Tổ chức, dàn dựng gian hàng: + Thiết kế tổng thể và chi tiết; + Mặt bằng, dịch vụ điện, nước, an ninh, bảo vệ, vệ sinh, môi trường; + Dàn dựng khu vực thông tin xúc tiến thương mại chung, trình diễn sản phẩm (nếu có); + Dàn dựng gian hàng; + Trang trí chung. - - Lễ khai mạc (đối với hội chợ, triển lãm do Việt Nam tổ chức hoặc đồng tổ chức có quy mô từ 100 gian hàng của doanh nghiệp Việt Nam trở lên hoặc tham gia hội chợ, triển lãm ở nước ngoài có quy mô từ 30 gian hàng trở lên): Mời khách, lễ tân, trang trí, văn nghệ, sân khấu, âm thanh, ánh sáng; Công tác phí cho người của đơn vị chủ trì tham gia tổ chức; Vậy nên khả năng cao là chi phí tham dự hội chợ quốc tế dự trù như bảng trên sẽ được giảm xuống rất nhiều nếu được Nhà nước phê duyệt. 2. Mời khách: ● Gửi thư mời cho: - Các doanh nghiệp về hải sản nếu có dự định hợp tác, liên kết sản xuất, xuất khẩu,... hoặc tham vấn kinh nghiệm của nhau. - Các doanh nghiệp trung gian, thu mua hải sản xuất khẩu để giới thiệu với họ về sản phẩm của mình. - Các cửa hàng bán thủy hải sản, siêu thị vẫn đang do dự hợp tác, việc mời họ đến trải nghiệm sản phẩm trực tiếp giúp họ thêm tin tưởng sản phẩm của chúng ta hơn. - Các cá nhân, nhà báo, chuyên gia về thủy hải sản,... ● Gửi thư mời: - Gửi thư trực tiếp qua chuyển phát với vé tham dự, có thể thêm cả chi phí đi lại cho các chuyên gia, người hợp tác,... - Gửi mail thông báo về việc tham gia hội chợ quốc tế đến các khách hàng tiềm năng có nhu cầu trải nghiệm sản phẩm. 3. Thiết kế và trưng bày gian hàng: - Tại các sự kiện Hội chợ Triển Lãm Quốc Tế thường được tổ chức rất chuyên nghiệp và quy mô. Ở các triển lãm này các nhà mua hàng chuyên nghiệp cho các công ty lớn đều có mặt. - Họ thường sẽ dạo quanh các gian hàng với một tốc độ rất nhanh, xác định ngay được mặt hàng và nhà cung cấp mà mình muốn đến. Họ sẽ bước vào gian hàng của bạn để xem hàng và hỏi thông tin và sẽ bước ra ngay nếu như cảm thấy không hấp dẫn và bạn coi như đã mất một khách hàng tiềm năng. ● Trưng bày: - Cần chọn lựa sản phẩm trưng bày phù hợp: cá da trơn, cá tra, cá basa là loại thủy sản đặc trưng của công ty mình, mang tính cạnh tranh trên thị trường quốc tế và là sản phẩm chủ đích công ty muốn giới thiệu đến khách hàng - Các công cụ hỗ trợ như bể nước, đá lạnh, đèn chiếu cần phù hợp và làm nổi bật sản phẩm trưng bày của công ty. - Vì thủy hải sản là mặt hàng tươi sống nên việc trưng bày cần chú ý đến vấn đề vệ sinh, trưng bày hợp lý để tránh việc khách hàng tham quan cảm thấy khó chịu. Sử dụng các hệ thống làm lạnh và lồng đậy bằng kính hoặc mica trong suốt để bảo quản cá mà khách hàng vẫn có thể thấy rõ. Có thể mở nắp lồng đậy khi khách hàng cần xem kỹ cá hơn. Sử dụng các bể cá bằng kính cường lực đảm bảo chắc chắn và hệ thống đèn, máy sục khí để cá có sức sống hơn. ● Thiết kế gian hàng: - Sử dụng màu xanh dương làm màu chủ đạo cho thiết kế gian hàng vì đây là màu trên logo cũng như là phong cách của công ty Vĩnh Hoàn. - - Chia gian hàng thành các khu vực cá tươi sống, cá ướp đá trưng bày, có thể thêm khu vực chế biến và nấu món ăn để khách trải nghiệm hương vị của sản phẩm. Vì gian hàng thường khá nhỏ nên có thể sử dụng kính để ngăn cách các khu vực và cũng nổi bật hơn khi dùng hiệu ứng đèn. ● Nhân sự: - - - Nhân sự tham gia hội chợ phải là những nhân viên xuất sắc của công ty, là người đại diện của công ty, nắm rõ các quy trình sản xuất sản phẩm để có thể tư vấn, trò chuyện với khách hàng tốt hơn. Nhân sự nên là người có khả năng quyết định việc kinh doanh, nhận biết được khách hàng tiềm năng để nhanh chóng đưa ra quyết định hợp tác, các vấn đề khi trao đổi cùng khách hàng. Nếu nhân sự không có khả năng quyết định mà cần chờ cấp trên thì sẽ mất thời gian của khách hàng, khiến khách hàng không hài lòng dẫn đến việc vụt mất cơ hội hợp tác. Nhân sự cần thông thạo tiếng anh, các từ ngữ chuyên ngành, có thái độ thân thiện, nhiệt tình trả lời khách hàng. Luôn đúng giờ trong việc hẹn hoặc trả lời khách hàng. 4. Chuẩn bị các công cụ: - Các công cụ liên lạc: điện thoại, máy fax, bộ đàm riêng cho nhân viên để việc liên lạc với khách và của nội bộ nhân sự luôn nhanh chóng, suôn sẻ. Các công cụ trang trí gian hàng và trưng bày sản phẩm: đèn điện, biển quảng cáo, bể nước, đá lạnh, hệ thống làm lạnh, máy sủi khí oxy cho cá,.. phải luôn sẵn sàng và có dư để thay thế, sửa chữa kịp thời. GIAI ĐOẠN 3: HOẠT ĐỘNG TẠI HỘI CHỢ THỦY SẢN BOSTON: 1. Trưng bày: - Theo hình thức gian hàng sẽ bao gồm một số những cái chính như: + Các kệ để nước đá bên trên trưng bày các sản phẩm của doanh nghiệp như cá da trơn, cá tra, cá basa. + Phía sau có một background có các thông tin hình ảnh về doanh nghiệp, sản phẩm trưng bày một cách bắt mắt. + Phía trước gian hàng đặt các standee có thông tin về hình ảnh, công dụng, xuất xứ nguồn gốc của sản phẩm. + Có thêm các tờ rơi, những ảnh mẫu sản phẩm để khách hàng tiện cầm theo để theo dõi các sản phẩm của doanh nghiệp. - Nội dung quảng cáo trưng bày phải hứa hẹn với khách hàng những lợi điểm, tiện ích ưu việt độc đáo của sản phẩm. Thông tin về sản phẩm phải phù hợp với nhóm khách hàng mục tiêu, ví dụ: thông tin phải đơn giản và dễ hiểu đối với người tiêu dùng cuối cùng, nếu là thông tin cho các nhà mua hàng/ nhà nhập khẩu phải bao gồm đầy đủ các chi tiết kỹ thuật. Và phải sử dụng chất liệu quảng cáo phù hợp (như brochure, tờ rơi, những ảnh mẫu sản phẩm ). Nội dung và cách thức trình bày của các quảng cáo sử dụng phải đáp ứng được các yêu cầu của nhóm khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp. 2. Tiếp khách: - Phải có đội ngũ nhân viên được đào tạo trước có thể giao tiếp tốt bằng ngôn ngữ nước ngoài (ngôn ngữ chính Tiếng Anh), đội ngũ nhân viên phải hiểu rõ về doanh nghiệp và sản phẩm mà doanh nghiệp mình trưng bày. Đội ngũ nhân viên đảm nhận đúng vai trò và làm tốt công việc của mình như: + MC: phải có một nhân viên làm MC chính cho gian hàng, là một người phải hoạt bát, vui tươi, khả năng ngôn ngữ tốt để thu hút khách hàng đến với gian hàng của mình. + Nhân viên tư vấn, giải đáp: đội ngũ nhân viên này phải hiểu rõ về sản phẩm để tư vấn, giải đáp những thắc mắc của khách hàng. Phải chủ động giới thiệu về doanh nghiệp, sản phẩm của doanh nghiệp mình đến với khách hàng để nâng cao độ nhận biết của doanh nghiệp đến với khách hàng. - Đội ngũ nhân viên tiếp khách tại gian hàng cũng nên có những lưu ý: + Sử dụng tên của khách - Nếu bạn có thể nhìn thấy huy hiệu tên của họ, hãy chắc chắn rằng bạn chào họ bằng tên của họ, điều này sẽ giúp họ thư giãn và cho họ thấy bạn đang chú ý. + Cung cấp đồ uống giải khát + Nắm bắt dữ liệu của mọi người. + Hãy ghi chú- Bạn sẽ không thể nhớ chi tiết của từng khách truy cập, hãy có thói quen ghi chú ngắn gọn. + Ăn mặc lịch sự và lịch sự- Bạn sẽ không được coi là nghiêm túc nếu bạn ăn mặc thiếu chỉnh tề. + Hãy tự giới thiệu về bản thân - đừng cho rằng họ sẽ đọc huy hiệu tên của bạn. + Hỏi về nhu cầu và sở thích của họ - lắng nghe khách truy cập và tìm hiểu những gì họ cần. + Thực hành công việc chào hàng, giới thiệu sản phẩm trực tiếp của bạn + Cảm ơn du khách vì thời gian của họ - như họ nói, thời gian là tiền bạc. + Giữ cho gian hàng của bạn sạch sẽ và gọn gàng. 2.1. Ghi chép, lấy thông tin khách hàng: - Các thông tin cần thiết của khách hàng mà nhân sự cần nắm là : + Tên khách hàng + Phân loại khách hàng + Liên hệ: địa chỉ, email, số điện thoại,.. + Nhu cầu: hợp tác, đặt hàng, .. + Lưu ý khác: (nếu có).... - Trong lúc diễn ra hội chợ: + Đối với nhóm khách hàng mục tiêu: Các hoạt động ghi chép sẽ diễn ra đồng thời với tiếp khách khi đội ngũ nhân viên tư vấn, giải đáp cho khách hàng thì sẽ ghi chép lại các thông tin của khách hàng, ghi chú lại ngắn gọn những cảm nhận, đánh giá trực tiếp của khách hàng khi đến với gian hàng của mình. Có thể trong lúc tư vấn sẽ có những câu hỏi khảo sát để lấy ý kiến thông tin từ phía khách hàng. + Đối với đối thủ cạnh tranh: nên có phiếu quan sát sự cạnh tranh tại hội chợ và cho các nhân viên của mình tiến hành thực hiện nó để doanh nghiệp có thể có thêm các thông tin về sản phẩm, mức độ nhận biết, mức độ thu hút khách hàng của đối thủ của mình. - Sau khi kết thúc hội chợ: + Tổng kết, ghi chú lại những thông tin thu thập được như lượng khách hàng đến với gian hàng, những đánh giá của khách hàng,.... + Tổng hợp cách thức và phương thức liên lạc với khách hàng mục tiêu để có thể tiếp tục tiếp cận và liên lạc sau này. 2.2. Trao đổi cách thức liên lạc với khách hàng: - Sau khi tư vấn giải đáp cho nhóm khách hàng mục tiêu xong ta nên chủ động đề nghị trao đổi cách thức liên lạc với nhóm khách hàng này bằng cách trao đổi danh thiếp của doanh nghiệp mình với khách hàng để tiện cho các công việc như giao dịch, ký kết, trao đổi thông tin về sau này. 2.3. Giao dịch, ký kết hợp đồng: - Tùy vào nhóm khách hàng mục tiêu mà sẽ có các hoạt động giao dịch, ký kết khác nhau nhưng nhìn chung doanh nghiệp nên trao đổi thông tin liên lạc với khách hàng trước rồi sau đó sẽ tiến hành liên lạc để thỏa thuận đảm bảo quyền lợi nghĩa vụ của hai bên rồi tiến hành ký kết, giao dịch sau. 2.4. Chào tạm biệt: - Nhân viên sau khi thực hiện xong nhiệm vụ và thỏa mãn các yêu cầu thắc mắc của khách hàng thì sẽ chào tạm biệt và gửi lời cảm ơn đến khách hàng vì họ đã dành thời gian quý báu đến với gian hàng của mình. - Gửi tặng cho khách hàng một món quà nhỏ như một móc khóa có tên doanh nghiệp, một quyển sổ có nhiều các thông tin về doanh nghiệp của mình. 3. Hoạt động giới thiệu sản phẩm: - Để hoạt động giới thiệu sản phẩm diễn ra trực quan, sinh động. Công ty cần chuẩn bị các dụng cụ phục vụ việc giới thiệu sản phẩm: catalog, sản phẩm mẫu, video trực quan, các giấy chứng nhận, ... - Giới thiệu sản phẩm là hoạt động nằm trong chu trình giao tiếp với khách hàng của nhân sự tại hội chợ. Đây là một bước quan trọng để giúp khách hàng hiểu hơn về sản phẩm. Nhân sự cần giới thiệu các ý cơ bản về sản phẩm: Nguồn gốc → Quy trình chăn nuôi → Đặc tính, lợi thế sản phẩm → Một số thành công của công ty về sản phẩm như xuất khẩu, sản lượng, đối tác. GIAI ĐOẠN 4: HOẠT ĐỘNG SAU HỘI CHỢ Thành công của việc tham dự một hội chợ thương mại quốc tế không chỉ dựa vào các hoạt động chuẩn bị trước hội trợ và trong thời gian diễn ra mà còn dựa vào các hoạt động ở giai đoạn sau hội chợ. Nếu như việc lên kế hoạch chuẩn bị trước hội chợ và trong thời gian diễn ra hội chợ giúp cho doanh nghiệp dự báo được tình hình, hiểu rõ hơn các đối thủ, tiếp cận với những đối tượng khách hàng mới,... thì việc chuẩn bị cho các hoạt động giai đoạn sau hội chợ sẽ giúp cho công ty nắm bắt được cơ hội, xây dựng mối quan hệ và tiến đến việc ký kết các hợp đồng kinh doanh với các khách hàng mới. Các hoạt động sau hội chợ chủ yếu tập trung vào việc đánh giá các báo cáo tổng kết tại hội chợ, chăm sóc khách hàng, hoàn thiện các kế hoạch và đánh giá kết quả đạt được sau hội chợ. 1. Hoạt động chăm sóc khách hàng: - Tiếp cận với các đối tượng khách hàng mới, tìm kiếm các đối tượng khách hàng tiềm năng là một trong những mục đích chính của việc tham dự hội chợ quốc tế. Từ các báo cáo tổng kết của đội ngũ nhân lực tham gia hội chợ, các phòng ban chăm sóc khách hàng và kinh doanh sẽ phối hợp làm việc, đánh giá các đối tượng khách hàng và nhân sự tham gia hội chợ sẽ là leader trong các dự án này. Các công việc sẽ được lên kế hoạch chi tiết như sau: ● Đánh giá và phân loại các nhóm đối tượng khách hàng dựa vào các báo cáo đã thu thập được: nhóm khách hàng mới chưa biết đến sản phẩm, nhóm khách hàng đã biết đến sản phẩm, nhóm khách hàng có nhu cầu hợp tác, nhóm khách hàng đang quan tâm đến sản phẩm,... ● Tiến hành tìm hiểu và liên lạc với các khách hàng theo những thông tin đã có, tùy theo đối tượng khách hàng, các phòng ban sẽ có sự trao đổi phù hợp: + Các nhân viên kinh doanh sẽ phụ trách các nhóm đối tượng khách hàng mới có tiềm năng hợp tác. + Các nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ phụ trách nhóm đối tượng khách hàng cũ và khách hàng mới có nhu cầu tìm hiểu, quan tâm đến sản phẩm. ● Xác định các nhóm khách hàng có ý định hợp tác và chọn thời gian thích hợp để trao đổi chi tiết hơn về sản phẩm, về giá cả, ưu đãi,... (Đối với những nhóm khách hàng chưa xác định rõ thì vẫn giữ liên lạc và thường xuyên trao đổi) ● Soạn thảo và đi đến ký kết hợp đồng kinh doanh. 2. Hoàn thành các kế hoạch kinh doanh xuất khẩu: - Các bản kế hoạch kinh doanh đã được phòng kinh doanh đưa ra từ giai đoạn chuẩn bị trước khi tham gia hội chợ với mục đích là xác định các mục tiêu kinh doanh sau hội chợ, phân bổ nhân sự và quản lý các hoạt động, dự trù các chi phí,... - Trong quá trình diễn ra hội chợ, ngoài việc cập nhật các báo cáo về khách hàng về doanh số thì việc quan sát sự cạnh tranh tại hội chợ cũng được quan tâm đặc biệt. Từ những thông tin đó, phòng kinh doanh sẽ bắt đầu điều chỉnh các kế hoạch kinh doanh sao cho chính xác với các yếu tố thực tế tại hội chợ. - Với từng đối tượng khách hàng khác nhau thì các kế hoạch bán hàng và điều khoản bán hàng trong hợp đồng cũng khác nhau. Cụ thể như sau: ● Đối với đối tượng khách hàng mới chưa biết đến sản phẩm: + Sẽ được trải nghiệm thử tất cả các sản phẩm được mang đến hội chợ, được tư vấn cũng như giới thiệu về quy trình sản xuất, giới thiệu về công ty và từng loại mặt hàng. + Nếu hướng đến việc hợp tác, thì các điều khoản trong hợp đồng sẽ có những mức ưu đãi đặc biệt, những cam kết về chất lượng sản phẩm và được tham quan quy trình sản xuất sản phẩm tại nhà máy, các kỹ thuật nghiên cứu và phát triển giống cá tra của công ty,... ● Đối với đối tượng khách hàng cũ: Sẽ được giới thiệu và trải nghiệm về các loại sản phẩm mới cũng như đưa ra các mức giá ưu đãi, tri ân khách hàng khi ký kết các hợp đồng tiếp theo. 3. Đánh giá mức độ thành công của hội chợ: - Vĩnh Hoàn là công ty hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất và xuất khẩu cá tra đến nhiều quốc gia trên thế giới và đã nhiều lần tham dự Hội chợ Thủy sản Boston. Chính vì vậy, khi tham gia hội chợ lần này, Vĩnh Hoàn càng tập trung hơn nữa vào những cơ hội mà hội chợ lần này mang lại.