Tài liệu Phân tích một học thuyết quản lý mà mình tâm đắc và liên hệ với tổ chức nơi mình công tác

Phân tích một học thuyết quản lý mà mình tâm đắc và liên hệ với tổ chức nơi mình công tác PHẦN BÀI LÀM: 1 A. PHẦN MỞ ĐẦU Quản lý là một hoạt động đã xuất hiện và tồn tại hàng ngàn năm nay đúng như sử gia Daniel A. Wren nhận xét: “ Quản lý cũng xưa cũ như chính con người vậy”. Cùng với sự phát triển của thực tiễn, lý thuyết quản lý ngày càng được xây dựng với sự đóng góp của nhiều học thuyết khác nhau, tạo thành một kho tàng lý luận quản lý phong phú. Trên cơ sở kế thừa các tư tưởng sơ khai về quản lý từ thời cổ đại, các nhà tư tưởng từ thời cận đại đến nay đã cho ra đời các học thuyết quản lý có ý nghĩa lý luận và giá trị thực tiễn cao. Trong các học thuyết quản lý đã được tìm hiểu, tôi quan tâm nhiều hơn đến quan điểm hành vi (hay thuyết quan hệ con người). Đây là học thuyết đã khắc phục được một số nhược điểm của các học thuyết truyền thống khi chú ý đến tầm quan trọng của những động thái nhóm và phong cách lãnh đạo của người quản lý cũng như nhấn mạnh đến những nhu cầu cá nhân và xã hội đến chất lượng và số lượng của kết quả công việc. Thuyết quan điểm hành vi có nhiều đại diện xuất sắc với các đóng góp to lớn cho khoa học quản lý, tuy nhiên ở phạm vi của tiểu luận, tôi muốn nghiên cứu sâu hơn học thuyết của Mary Parker Follet. Bởi những quan điểm của bà 2 về quản lý đã quan tâm đến yếu tố tâm lý-xã hội, vai trò của người cấp dưới trong tổ chức cũng như đưa ra các nguyên tắc về sự phối hợp giữa người quản lý với người thuộc cấp. Tôi cũng nhìn thấy được những nét phù hợp giữa quan điểm hành vi của Mary Parker Follet với thực tiễn quản lý hiện nay của trường Đại học FPT, cơ quan công tác hiện nay của tôi. 3 B. PHẦN NỘI DUNG 1. Giới thiệu học thuyết quan điểm hành vi và các đại diện tiêu biểu Trường phái quan điểm hành vi, hay còn có cách gọi khác là trường phái mối quan hệ con người hoặc trường phái tác phong ra đời từ những thập kỷ 20-30 của thế kỷ XX trong bối cảnh nền kinh tế-xã hội có những biến chuyển sâu sắc. Trên cơ sở kế thừa ưu điểm và khắc phục một số nhược điểm của các thuyết quản lý truyền thống, học thuyết quan điểm hành vi chú ý đến tầm quan trọng của yếu tố tâm lý – xã hội, động thái nhóm và phong cách của người quản lý. Những luận giải chính của quan điểm hành vi: - Người lao động được động viên thúc đẩy nhờ những nhu cầu xã hội (và cá nhân). Họ nhận thấy giá trị, ý nghĩa của cá nhân thông qua sự cộng tác, liên kết với những người khác. - Người lao động trở nên có tính trách nhiệm hơn nhờ những lực đẩy của xã hội xuất phát từ những người cùng trang lứa, cùng làm việc hơn là nhờ những quy tắc chuẩn mực hay sự tác động về mặt tài chính của người quản lý - Người quản lý cần sự phối hợp công việc với người cấp dưới một cách dân chủ để nâng cao hiệu quả hoạt động. 4 Khi kể đến những đóng góp cho quan điểm hành vi phải kể nhắc đến các đại diện tiêu biểu như: Hugo Munterberge - người mở đường cho học thuyết với tác phẩm “Tâm lý học và hiệu quả sản xuất công nghiệp”; Mary Parker Pollet với quan điểm về sự phối hợp trong quản lý ; Chester Iving Barnard với thuyết chấp nhận quyền hạn; Abraham Maslow với thuyết bậc thang nhu cầu; Douglas McGregor với cặp ký thuyết đối ngẫu X và Y... 5 2. Thuyết quản lý của Mary Parker Follet Mary Parker Follet (1868-1933) là đại biểu nổi bật với những đóng góp quan trọng vào học thuyết hành vi trong quản lý. Bà cho rằng quản lý là nghệ thuật khiến côngviệc của bạn được hoàn thành thông qua người khác. Nghệ thuật đó bao gồm: - Giải quyết mâu thuẫn: M.P.Follet quan niệm mâu thuẫn không phải là sự tranh chấp mà là sự khác biệt về ý kiến. Nó không xấu và cũng không tốt, tất cả tuỳ thuộc sự nhận biết của nhà quản lý để có thể sử dụng hay loại trừ (giống như hiện tượng ma sát trong vật lý). Có 3 phương pháp chủ yếu để lựa chọn khi giải quyết mâu thuẫn, đó là: áp chế, thỏa hiệp và thống nhất. Tuy nhiên phương pháp thống nhất là tốt nhất vì nó tạo ra giá trị phụ trội lớn hơn tổng giá trị của các cá thể, giải quyết được triệt để mâu thuẫn. - Ra mệnh lệnh: Ra mệnh lệnh quản lý là việc cần thiết, song không coi đó là sự áp đặt theo “chủ nghĩa ông chủ” khiến người chấp hành thụ động thiếu tự nguyện. Ra mệnh lệnh phải đạt tới sự thống nhất với thái độ phù hợp tâm lý đối tượng, trong đó họ thấy sự cần thiết và phần trách nhiệm chung, không bị thúc ép miễn cưỡng. 6 - Quyền lực và thẩm quyền: Phân biệt quyền lực do tổ chức “ban” cho với thẩm quyền (quyền hạn) được sử dụng để thực thi chức năng, nhiệm vụ cần tiến hành. Nhà quản lý cần tập trung vào thẩm quyền (quyền lực liên kết) thay vì quyền lực tuyệt đối; gắn với chức năng thay vì chức vị. - Trách nhiệm tích luỹ: Đó là trách nhiệm chung mà mỗi cấp quản lý dự phần trong việc ra quyết định và người thừa hành ý thức được. Cần tăng cường các mối quan hệ ngang (phối hợp - cộng tác) thay vì chỉ điều khiển - phục tùng. - Lãnh đạo và điều khiển: Quyền điều khiển thuộc về người lãnh đạo (đứng đầu). Người đó phải có hiểu biết sâu rộng nhất về hoàn cảnh cần có quyết định; phải có năng lực thuyết phục; biết tạo điều kiện và rèn luyện cho cấp dưới biết cách tự điều khiển, tự ra quyết định và chịu trách nhiệm. Những tư tưởng quản trị của Follet nhấn mạnh đến các nội dung sau: a- Nhà quản trị phải quan tâm đến những người lao động trong quá trình giải quyết vấn đề, có nghĩa phải chú ý đến toàn bộ đời sống của họ, bao gồm cả yếu tố kinh tế, tinh thần và tình cảm 7 b- Nhà quản trị phải năng động thay vì áp dụng các nguyên tắc cứng nhắc, trong quá trình giải quyết công việc họ cần phải có sự phối hợp và bà cho rằng sự phối hợp sẽ giữ vai trò quyết định đối với các hoạt động quản trị. Bà đưa ra các cách thức phối hợp sau: + Sự phối hợp sẽ được thực hiện hữu hiệu nhất khi nhà quản trị ra quyết định có sự tiếp xúc trực tiếp. + Sự phối hợp giữ vai trò rất quan trọng suốt giai đoạn đầu của hoạch định và thực hiện các nhiệm vụ + Sự phối hợp phải nhắm đến mọi yếu tố trong mỗi tình huống cụ thể. + Sự phối hợp phải được tiến hành liên tục c- Follet cho rằng nhà quản trị cấp cơ sở sẽ là cấp quản trị đưa ra những quyết định tốt nhất, bởi họ có thể gia tăng sự truyền thông với các đồng nghiệp, với công nhân nên có những thông tin xác thực nhất phục vụ cho việc ra quyết định. Bà còn cho rằng các cấp quản trị cần thiết lập mối quan hệ với nhau và với cấp dưới, đây là một quá trình sẽ gặp nhiều khó khăn về mặt tâm lý và xã hội. Ngoài ra, M.P. Follet cũng nhấn mạnh, người quản lý dù ở cấp nào cũng phải xây dựng mối quan hệ làm việc tốt 8 đẹp với người thuộc cấp và lôi cuốn họ vào quá trình ra quyết định, nhất là khi là người trực tiếp chịu ảnh hưởng của các quyết định đó. Bà cũng đề xuất cách thức để người quản lý giải quyết những nảy sinh giữa các bộ phận trong tổ chức và một trong những cách thức quan trọng tiếp xúc trực tiếp, thẳng thắn và chân tình. 2. Nhận xét về ưu điểm và hạn chế trong quan điểm của Mary Parker Follet - Ưu điểm: Ưu điểm lớn nhất của tư tưởng quản trị của Mary Parker Follet là chú trọng đến người lao động và toàn bộ đời sống của họ (kinh tế, tinh thần, tình cảm), nên tạo động lực cho tổ chức phát triển. Lý thuyết quản lý của M.P. Follet cũng quan tâm đến yếu tố tâm lý trong việc ra quyết định và điều hành các hoạt động; không lạm dụng quyền lực. Bà nhận thấy được tầm quan trọng của người thuộc cấp trong việc ra và thực thi quyết định cũng như giải quyết các vấn đề nảy sinh trong tổ chức. Việc lôi cuốn người thuộc cấp tham gia vào quá trình ra quyết định sẽ làm giảm đến mức thấp nhất tâm lý chống đối của cấp dưới khi nhận được các quyết định ảnh hưởng đến công việc cũng như quyền lợi của họ. Cách làm này 9 cũng buộc người quản lý phải quan tâm đến ảnh hưởng của người dưới quyền sau quyết định của mình. M.P. Follet cũng quan niệm, mỗi con người là một tổ hợp những cảm xúc, niềm tin và tình cảm. Quan niệm này đối lập hoàn toàn với quan niệm con người cơ giới của các học thuyết cổ điển. - Hạn chế: Mặc dù có nhiều đóng góp mới cho khoa học quản lý, nhưng những tư tưởng của M.P. Follet mới chỉ đề cập một số nội dung cụ thể, chưa đủ khái quát để trở thành một thuyết hoàn chỉnh. 10 2. Liên hệ với thực tế quản lý ở trường Đại học FPT Đối chiếu tư tưởng quản trị của M.P.Follet vào thực tế quản lý của trường Đại học FPT, tôi thấy có một số điểm phù hợp sau đây: - Quan tâm đến đời sống tinh thần và vật chất của đội ngũ cán bộ nhân viên và giảng viên trong trường, coi đó là động lực giúp nhà trường phát triển + Cải cách hệ thống tiền lương, cải thiện chế độ thưởng doanh thu để cải thiện đời sống vật chất cho đội ngũ cán bộ nhân viên, giảng viên trong trường. + Tăng cường các hoạt động nhằm nâng đời sống tinh thần cho cán bộ nhân viên và giảng viên trong trường: hoạt động thăm mừng, hiếu hỷ và các hoạt động giao lưu văn hóa văn nghệ, tham quan du lịch, quan tâm đến thế hệ con cháu của cán bộ nhân viên trong trường bằng nhiều chính sách khuyến học… - Thực hiện văn hóa dân chủ trong nhà trường, theo đó trường thiết lập các kênh thông tin khác nhau để cán bộ giảng viên, nhân viên trong trường có thể nếu lên tiếng nói của mình cũng như tham gia đóng góp ý kiến về các vấn đề nòng cốt của trường. Trong đó có thể kể đến: 11 + Hoạt động khảo sát khách hàng nội bộ (1 năm 2 lần) để cán bộ nhân viên có thể đánh giá và đóng góp về toàn bộ các mảng hoạt động của trường. + Tổ chức các cuộc họp giao ban hàng tuần, họp khoa, họp phòng, họp tổ bộ môn để đưa ra thảo luận và bàn bạc các vấn đề nảy sinh trong quá trình hoạt động. + Song song với hoạt động đánh giá hiệu quả công việc của cán bộ nhân viên giảng viên, trường cũng có cơ chế đánh giá từ dưới lên, theo đó cán bộ giảng viên trong trường được tham gia đánh giá cán bộ quản lý trực tiếp của mình. Đánh giá này bao gồm: Đánh giá năng lực công tác, tinh thần thái độ làm việc, tinh thần hỗ trợ nhân viên làm việc… - Hầu hết các hoạt động và dự án của trường đều được xây dựng theo đề xuất thực tế từ các đơn vị, bộ phận, không thực hiện theo lối áp đặt, xa thực tế. - Trường đã thiết lập được một mối liên hệ gắn kết giữa các bộ cơ sở, đơn vị, phòng ban trong trường tạo nên sự phối hợp ăn ý trong công việc. Trường có quy định rõ ràng bằng văn bản quy định rõ trách nhiệm của các đơn vị trong trường cũng như nhiệm vụ hợp tác với các đơn vị khác. Trường có duy trì hoạt động kiểm soát chất lượng dựa trên tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 để duy trì và phát triển mối quan hệ và hợp tác hiệu quả của các đơn vị trong trường. 12 - Nhà trường cũng hiểu được chính những người thực thi quyết định, những người trực tiếp đảm nhiệm những công việc tác nghiệp cụ thể mới quyết định thành công quyết định, vì vậy trường luôn cố gắng truyền thông mạnh mẽ đến từng cá nhân thành viên trong trường hiểu đúng và làm đúng các quyết định. 13 C. PHẦN KẾT LUẬN Không có người quản lý nào lại chỉ bê nguyên một học thuyết quản lý vào thực tiễn của tổ chức mình, mà thực tiễn quản lý là sự pha trộn và kế thừa nhiều tư tưởng quản lý. Việc kế thừa tư tưởng chú trọng đến người lao động và sự phối hợp trong tổ chức của M.P. Follet đã giúp cho trường Đại học FPT tạo được sự gắn bó lâu dài của đội ngũ cán bộ nhân viên và giảng viên trong trường cũng như tạo nên được sợi dây gắn kết giữa đội ngũ cán bộ quản lý với chính nhân viên dưới quyền của mình, từ đó tạo được động lực cho nhà trường phát triển bền vững. NGƯỜI VIẾT Pha n Thị Nga 14 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Nguyễn Quốc Chí, Nguyễn Thị Mỹ Lộc, Đại cương Khoa học quản lý, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, 2012 2. Nguyễn Thị Mỹ Lộ (Chủ biên), Đặng Quốc Bảo, Nguyễn Trọng Hậu, Nguyễn Quốc Chí, Nguyễn Sĩ Thư, Quản lý giáo dục, một số vấn đề lý luận và thực tiễn, Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà Nội, 2012 3. Tài liệu tham khảo từ internet Khoa học quản lý đại cương http://www.wattpad.com/1149337-khqldc? p=24#.UiC9UdLxqIU Trường phái quan hệ con người và thuyết quản lý của M.P.FOLLET http://www.nhaquanly.edu.vn/ly-thuyetquan-ly/khoa-hoc-quan-ly/truong-phai-quan-he-connguoi-va-thuyet-quan-ly-cuam.p.follet.html#sthash.punbHLBu.dpuf Thuyết quan hệ con người của M.P. Follet http://vi.scribd.com/doc/54682314/14/Thuy%E1%BA %BFt-quan-h%E1%BB%87-con-ng %C6%B0%E1%BB%9Di-c%E1%BB%A7a-MaryParker-Follet 15