Tài liệu Bài thu hoạch kỹ năng làm việc nhóm (7)

Câu 1: Vận dụng kiến thức lĩnh hội của môn học, hãy giải thích và cho ví dụ minh họa để làm sáng tỏ nhận đinh dưới đây: “Tại sao trong các tổ chức có rất nhiều kỹ sư giỏi, nhiều nhân sự kỹ thuật chuyên sâu, các chuyên gia phân tích đẳng cấp,… nhưng không thể tạo hiệu quả cao trong công việc?” - Trong công ty có nhiều nhân viên giỏi nhưng không thể tạo hiệu quả cao trong công việc có thể là do họ không biết cách kết hợp lại với nhau để hoàn thành công việc tốt hơn, ví dụ như các chuyên gia phân tích ra một kết quả phù hợp với tình hình phát triển của công ty nhưng trong khi đó đưa xuống các kỹ sư, nhân sự kỹ thuật để phát triển ra thì do ý kiến không đồng nhất hay họ giữ quan điểm riêng nên khi hoàn thành công việc không đáp ứng yêu cầu mong muốn. - Do vấn đề về nguồn lực: Có nhân viên giỏi nhưng không hỗ trợ về thời gian, tiền bạc, không gian làm việc để phát triển hay nhân sự hỗ trợ họ mặc dù họ rất muốn hoàn thành tốt công việc. - Chướng ngại vật: Một số việc không giải quyết được như không nằm trong quyền kiểm soát của nhân viên đó mà không được cấp trên hỗ trợ. - Kỳ vọng của cấp trên: Mặc dù họ là nhân viên giỏi nhưng khi đưa ra yêu cầu công việc mà không đặt những tiêu chí hoàn thành tốt công việc thì nhân viên họ sẽ không làm tốt công việc ở mức tốt nhất có thể và đó là điều hiển nhiên. - Không được khích lệ: Đây là thiếu sót cần phải suy xét của cấp trên hay người quản lý, đôi khi khích lệ để họ là việc tốt hơn và nhân viên sẽ không nản chí trong công việc. - Không có kỷ luật: Trái với việc khen thưởng hay khích lệ đó là kỷ luật, có nhân viên giỏi nhưng nếu công ty không đưa ra hình thức kỷ luật khi không hoàn thành tốt công việc thì họ vẫn sẽ làm trì trệ và qua loa. - Làm việc quá sức: Đôi khi vi họ là nhân viên giỏi mà cấp trên giao cho rất nhiều công việc hoàn thành trong một lúc khiến họ thấy áp lực và nản chí vì vậy không làm tốt công việc được giao ảnh hưởng đến công ty. Câu 2: Anh/ Chị hãy nêu những điểm mạnh và điểm yếu của bản thân trong quá trình giao tiếp và làm việc nhóm? Cho một ví dụ thực tế về trường hợp vận dụng và phát huy thế mạnh của bản thân trong quá trình làm việc nhóm hiệu quả gần đây? - Điểm mạnh của bản thân: Vui vẻ, hoạt bát, thích khám phá mọi điều mới mẻ xung quanh, chăm chỉ và cố gắng nổ lực hoàn thành tốt công việc của mình; biết cách lắng nghe, quan sát thái độ và hành động của người khác để có thể hướng tới một cuộc trò chuyện vui vẻ hay một công việc thuận lợi. 1 - Điểm yếu của bản thân: Còn khá nhút nhát khi tiếp xúc hay trò chuyện với người lạ, luôn đòi hỏi cầu toàn công việc của bản thân làm ra nên đôi khi làm việc khá chậm hơn người khác. VD: Trong học kì 7 vừa rồi có một số môn học yêu cầu lớp chia nhóm để tiến hành báo cáo, điển hình là môn “Thực phẩm truyền thống”. Khi nhóm trưởng phân công mỗi người tìm kiếm tài liệu thì đã cố gắng tìm đầy đủ nội dung được phân công trong thời gian nhanh nhất có thể, đọc hiểu để sau đó trình bày cho các thành viên khác hiểu hơn về vấn đề đó. Trong lúc nhóm làm bài thì đưa ra những ý kiến để góp phần cho bài báo cáo tốt hơn, đồng thời lắng nghe và góp ý đối với những ý kiến và tài liệu của các thành viên khác trong nhóm. Trong thời gian nghỉ ngơi lúc làm việc bản thân có thể kể chuyện vui hay pha trò để giảm bớt căn thẳng và có thể hoàn thành công việc tốt hơn. Câu 3: Hãy mô tả quá trình tham gia nhóm của Anh/ Chị? Khi tham gia vào nhóm thì chúng ta trải qua các quá trình chủ yếu như: + Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất khi làm việc nhóm, các thành viên phải biết lắng nghe ý kiến của nhau để sau đó tổng hợp rút ra những ý kiến tốt nhất. + Chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi chúng ta có thể nhận biết mức độ tác động lẫn nhau, khả năng thảo luận đưa ra vấn đề cho các thành viên khác của họ. + Thuyết phục: Các thành viên trao đổi, suy xét những ý tưởng đưa ra. Đồng thời chúng ta phải biết tự bảo vệ ý kiến của bản thân và thuyết phục người khác đồng ý với ý kiến của mình. + Tôn trọng: Mọi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của người khác thê hiện qua việc động viên, hỗ trợ lẫn nhau, nổ lực biến chúng thành thực hiện. + Trợ giúp: các thành viên trợ giúp lẫn nhau để hoàn thành công việc nhanh hơn và đạt được hiệu quả tối đa. + Chia sẻ: Các thành viên đưa ra ý kiến và tường thuật cách nghỉ ra ý kiến đó cho nhau hiểu sâu hơn về ý kiến đó. + Chung sức: Khi đạt được ý kiến thống nhất thì các thành viên phải đóng góp trí lực để cùng nhau hoàn thành kế hoạch đã đề ra. - Mục đích của Anh/ Chị tham gia nhóm để làm gì? + Mục đích của làm việc nhóm là thúc đẩy hiệu quả công việc và phát triển tiềm năng của tất cả các thành viên. + Một mục tiêu lớn thường đòi hỏi nhiều người làm việc với nhau vì vậy làm việc nhóm trở thành định nghĩa quan trọng trong cuộc sống cũng như tổ chức. + Hỗ trợ để hoàn thành công việc tốt hơn. + Trao đổi kinh nghiệm giữa các thành viên trong nhóm. 2 - Liệt kê những thuận lợi khó khăn khi Anh/ Chị tham gia nhóm? + Thuận lợi khi tham gia nhóm:  Trợ giúp: Tham gia nhóm để các thành viên có thể giúp đỡ lẫn nhau vì trong một nhóm sẽ có thành viên sẽ mạnh về lĩnh vực này, cũng có thành viên mạnh về lĩnh vực khác. Và nhiều khi vấn đề đang giải quyết cần kiến thức của nhiều lĩnh vực, mức độ và đòi hỏi các kỹ năng khác nhau thì nhóm sẽ giải quyết tốt hơn khi giải quyết một mình.  Chia sẻ: Các thành viên đưa ra ý kiến và chia sẻ kinh nghiệm của mình khi gặp các tình huống tương tự trước đó. Trong nhóm đang thảo luận, người nào càng chia sẻ được nhiều kinh nghiệm quý giá của mình, hoặc đưa ra ý kiến sáng suốt cho nhóm thì sẽ càng được yêu mến và kính nể của các thành viên khác. Và khi các thành viên đều xem trọng việc chia sẻ thì không khí làm việc sẽ cởi mở và tích cực hơn.  Để rèn luyện ý chí chung sức và cố gắng hoàn thành công việc của bản thân. Vì khi làm việc trong một nhóm thì mỗi cá nhân đều phải chung sức đóng góp trí lực để thực hiện kế hoạch đã đề ra, đồng thời khi các thành viên được phân công công việc thì sẽ cố gắn kiên trì tím kím và hoàn thành nhanh hơn khi làm việc một mình. + Khó khăn khi tham gia nhóm:  Quá nể nang các mối quan hệ: Chúng ta thường trộn lẫn giữa tình cảm cá nhân hay sư tôn trọng vị trí giữa các thành viên trong nhóm để không đưa ra những góp ý, chất vấn hay tranh luận nhằm đạt đến kết quả tốt nhất. Chúng ta thường có thái độ “Dĩ hòa vi quý” nhưng đây là yêu tố để tạo sự đồng thuận chứ không phải sự dể dãi trong các điều kiện làm việc.  Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý: Chúng ta thường thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn luôn tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến trong khi sự thật minh không đồng ý hay chả hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy hoặc tự ai nấy làm. Cũng có người chọn thái độ thụ động ai làm gì cũng gật đầu trong khi mình chẳng làm gì cả hoặc chờ người ta làm trước rồi mình nương theo hoặc động viên bằng miệng. Đây là thái độ có hại nhất trong tham gia nhóm.  Đẩy trách nhiệm cho người khác: Do thảo luận ý kiến không dứt điểm, phân công công việc không phân minh nên ai cũng nghĩ đó là công việc của người khác chứ không phải công việc của mình. Ngược lại, nếu đứng ra thì sẵn sàng có đủ lý do để biện minh cho sự hạn chế của mình, nếu thất bại thì luôn tìm mọi lý lẽ đổ trách nhiệm cho người khác hay không dám nhận trách nhiệm về mình.  Không chú ý công việc của nhóm: Có khuynh hướng luôn luôn cho là ý kiến của mình tốt và không chịu chấp nhận ý kiến của người khác hay luôn luôn nói về mặt kiến thức tốt của mình mà không tiếp thu cái tốt của người khác. Đây là yếu tố chia rẻ nhóm nhanh nhất, khi không đồng nhất ý kiến thì công việc sẽ chậm trể hoàn thành hơn. 3 - Anh/ Chị đã thu được những lợi ích gì khi tham gia nhóm? + Mọi người sẽ đồng lòng hướng tới mục tiêu và dốc sức cho thành công chung của tập thể khi cùng nhau xác định vạch ra phương pháp đạt được chúng. + Là thành viên của nhóm, mình sẽ cảm giác kiểm soát cuộc sống tốt hơn, không phải chịu sự chuyên quyền của bất kỳ lãnh đạo nào. + Khi góp sức giải quyết vấn đề chung mình sẽ học được cách xử lý công việc đơn giản hay phưc tạp, học hỏi được từ các thành viên khác hay lãnh đạo. Thúc đẩy quản lý nhóm tốt nhất để phát huy năng lực của thành viên. + Hoạt động nhóm giúp ta thỏa mãn những nhu cầu về bản ngã, được đón nhận và thể hiện tiềm năng. + Tạo sự cởi mở, vui vẻ và phá tan sự ngăn cách của mình với các thành viên. + Học hỏi và vận dụng phong cách lãnh đạo từ cấp trên, tạo sự thống nhất trong quản lý. + Phát huy được sự phối hợp của những bộ óc sáng tạo để hoàn thành công việc tốt hơn. Câu 4: Anh/ Chị hãy mô tả quá trình quản lý cá nhân mà Anh/ Chị đã thực hiện để hòa nhập nhóm? - Quản lý tốt về mặt thời gian: sắp xếp thời gian làm những công việc khác hợp lý đê có thời gian tham gia nhóm đúng giờ theo yêu cầu mà nhóm đồng ý, đồng thời trong thời gian hoạt động nhóm không tự tiện về trước giờ trong khi các thành viên khác còn làm việc. - Quản lý cá tính: biết kiềm chế các cá tính không tích cực như nóng nãi, qua loa,… đông thời biết lắng nghe để phân tích ý kiến của các thành viên khác. Câu 5: Anh/ Chị đã gặt hái được gì (kiến thức, kỹ năng, thái độ) sau khi kết thúc chuyên đề “Kỹ năng làm việc nhóm”? Qua chuyên đề “Kỹ năng làm việc nhóm” đã gặt hái được những điều bổ ích như sau: - Về kiến thức: Tiếp thu được nhiều kiến thức mới, sâu rộng, đa dạng và những kiến thức khác nhau từ nhiều lĩnh vực khác mà các thành viên trong nhóm đã đưa ra và giải thich. Đồng thời học được cách phân tích các vấn đề để tổng hợp các kiến thưc tốt nhất phục vụ cho quá trình làm việc cũng như phục vụ cho công việc tương lai. - Về kỹ năng: đã học được một số kỹ năng có ích như  Lắng nghe người khác: Mỗi chúng ta không ai hoàn hảo cả vì vậy lắng nghe giúp hoàn thiện những thiếu sót để được hoàn thiện hơn. Lắng nghe còn giúp các thành viên hiểu nhau hơn, bù trừ những thiếu sót của nhau. 4  Truyền đạt thông tin: Biết cách nói ngắn gọn nhưng có sức thuyết phục, tập trung sâu vào chủ đề. Đồng thời cũng giúp bạn tự tin hơn khi giao tiếp với người khác.  Kỹ năng đưa và nhận ý kiến: Nói chậm rãi rõ ràng, thể hiện rõ quan điểm lập trường về vấn đề của mình. Đồng thời trong lúc nhận ý kiến hay người khác đang nói không nên biện luận hay giải thích; đặt câu hỏi nếu không hiểu.  Tổ chức công việc: Đây là kỹ năng của trưởng nhóm, trưởng nhóm phải có khả năng tổ chức và phân công công việc hợp lý cho các thành viên trong nhóm. Đây cũng là nhiệm vụ của các thành viên, khi được giao công việc phải biết tổ chức một cách khoa học, không làm quá chậm và hoàn thành đúng thời gian. - Thái độ:  Trợ giúp và tôn trọng lẫn nhau: Giúp đỡ nhau trong công việc, chia sẻ những khó khăn, giúp đỡ để tạo sự gắn kết giữa các thành viên. Đồng thời tôn trọng lẫn nhau để hướng tới mục đích cuối cùng.  Có trách nhiệm với công việc: Phải biết tự giác nhận trách nhiệm khi không hoàn thành tốt công việc được giao. Trong tập thể khi không làm tốt công việc của mình đồng nghĩa với việc những cố gắng của người khác bị phủ nhận tất cả.  Gắn kết: Để cảm thấy không bị lẻ loi và cảm thấy không được trọng dụng trong nhóm. Tạo sự thoải mái cởi mở trong công việc.  Vô tư ngay thẳng: Bỏ qua sự ích kỹ của bản thân, không chấp nhất chuyện nhỏ nhặt,… nếu thấy tình huống không hợp lý thì phải góp ý ngay. Nếu làm được bạn sẽ nhận được sự nể trọng, tạo sự đoàn kết trong nhóm. 5