Tài liệu Bài thu hoạch kỹ năng làm việc nhóm (3)

BÀI THU HOẠCH KỸ NĂNG LÀM VIÊÊC NHÓM Câu 1. Vận dụng kiến thức lĩnh hội của môn học, hãy giải thích và cho ví dụ minh họa đề làm sáng tỏ nhận định sau đây: “Tại sao trong các tổ chức có rất nhiều kỹ sư giỏi, nhiều nhân sự kỹ thuật chuyên sâu, các chuyên gia phân tích đẳng cấp… nhưng vẫn không thể tạo ra hiệu quả cao trong công việc? Đó chính là vì họ thiếu năng lực làm viê êc hiê êu quả với những cô êng sự khác trong mô êt tâ êp thể phức tạp hay nói cách khác họ thiếu tin thần làm viê êc nhóm. Khi làm việc với nhau họ thường đùn đẩy trách nhiệu cho nhau, không chú ý đến công việc của nhóm, một số còn lo ra hoặc đồng ý qua loa mà không xét xét lại phương án đó hay vấn đề đó là đúng hay sai, Nhà lãnh đạo của họ chưa kết hợp đúng đắng các hết phương thức lãnh đạo, khả năng làm viê êc nhóm còn hạn chế chưa có sự quản lý chă êc chẽ, nhân sự chưa phát huy hết được khả năng của mình khi làm viê êc nhóm, chưa có sự đoàn kết, chưa có sự thống nhất trong tổ chức. VD: Trong một dự án xây cầu đường có rất nhiều kỹ sư giỏi, bộ phận có nhiều kỹ thuật chuyên sâu nhưng vẫn chưa đạt được hiệu quả công việc cao do một số họ bảo thủ trong lời nói của mình, chưa vì người khác, một số thì tư lợi riêng cho bản thân ảnh hưởng đến chất lượng trong quá trình thi công. Câu 2. Những điểm mạnh và điểm yếu của bản thân trong quá trình giao tiếp và làm viê Êc nhóm? Cho VD thực tế về trường hợp đã tận dụng và phát huy thế mạnh của bản thân trong quá trình làm việc nhóm hiệu qủa trong thời gian gần đây? Những điểm mạnh - Có khả năng giao tiếp tốt. Trong giao tiếp luôn vủi vẻ, hòa đồng, cỡi mở với mọi người. Luôn biết lắng nghe người khác. Có tinh thần ham học hỏi, sáng tạo. Biết quan tâm, chia sẽ với bạn bè. Biết giúp đỡ người khác. Biết tôn trọng người khác. Những điểm yếu - Còn rụt rè trước đám đông. - Dễ nóng tính. - Rất tê ê trong viê êc giao tiếp bằng tiếng anh. VD: Gần đây trong bài báo cáo của nhóm về chủ đề Sữa, khi em được trưởng nhóm phân công nhiệm vụ, với tính siêng năng của mình em đã tích cực làm và hoàn thành sớm hơn các bạn còn lại trong nhóm. Vì vậy, em đã có thời gian gian giúp các bạn khác trong nhóm, làm cho nhóm em hoàn thành bài báo cáo trong thời gian nhanh nhất. Câu 3. Anh/Chị đã thu được những lợi ích gì từ việc tham gia nhóm? Mục đích: Có thời gian làm việc chung nhau nhất định Cùng chia sẽ hay thực hiện chung một nhiệm vụ hay 1 kế hoạch để đạt đến các mục tiêu cả nhóm kỳ vọng. Hoạt động theo những quy định chung của nhóm. Những thuận lợi khi tham gia nhóm Chia sẻ/học hỏi nhau những kinh nghiêm làm việc, kinh nghiệm sống và kinh nghiệm xã hội. Nhóm là nơi hỗ trợ nhau để giải quyết các vấn đề khó khăn của từng cá nhân, giúp từng cá nhân phát triển đồng thời đạt tốt các mục tiêu chung của nhóm. Thái độ, cảm xúc, hành vi của cá nhân có thể thay đổi theo chiều hướng tốt trong bối cảnh nhóm do yêu cầu công việc vai trò của thành viên. Sau thời gian tham gia hoạt động nhóm, từng thành viên cảm thấy họ tự “lớn lên” ở nhiều mặt, kinh nghiêm, kiến thức, hay kỹ năng. VD: Phát biểu trước đám đông không còn run, học được cách quản lý thời gian. Trong một nhóm, mỗi thành viên là một người giúp đỡ tiềm năng hay là “một thiên tài nam trong lá ủ”. Mỗi người là một nhân tài, nếu môi trường hoạt động của nhóm thích hợp với từng cá nhân, sẽ tạo động lực tốt cho từng cá nhân hoạt động, suy nghĩ và làm việc. Kết quả đạt được sẽ tốt hơn nhiều so với từng cá nhân. Môi trường nhóm thích hợp là yếu tố quan trọng tạo sự “hưng phấn” trong công việc và suy nghĩ cho mọi thành viên. Những khó khăn khi tham gia nhóm Nhóm cần có sự tổ chức chặt chẽ hơn cá nhân như: đóng quỹ, xây dựng nội quy, trang thiết bị, thời gian làm việc chung......Nên một số cá nhân sẽ cảm thấy bị ràng buộc trong một số hoàn cảnh. VD: Họp nhóm lúc 7g tối, đúng vào thời điểm bạn muốn đi chơi nhưng phải đi họp nhóm. Phải đóng quỹ hoạt động, tốn tiền. Đôi khi cá nhân phải hy sinh những lợi ích, ham muốn và sở thích cá nhân vì nhóm. Trong khi thảo luận/phân chia công việc sẽ có một số cá nhân phải “hy sinh” một phần cá nhân về lợi ích kinh tế, xã hội hay ham muốn để thực hiện các mục tiêu chung của nhóm. VD:Bạn muốn đi ăn vịt nấu chao vào buổi liên hoan cuối tuần, nhưng đa phần các thành viên lại đề nghị đi ăn lẩu hải sản. Bạn phải chấp nhận đi ăn lẩu hải sản mà không được ăn món sở trường là vịt nấu chao. Một số cá nhân sẽ miễn cưỡng chấp nhận ý kiến nhóm, khi trong nhóm có sự phân chia bè phái tiêu cực. Trong thực tế, những nhóm quản lý không tốt, sẽ hình thành các bè phái trong nhóm, nhất là các nhóm làm việc liên quan đến kinh tế, tiền bạc , hay chức vụ... Khi biểu quyết, ý kiến được chấp thuận cho cả nhóm là ý. Các vấn đề riêng tư của cá nhân thường dễ bị tiết lộ trong nhóm gây nên những chuyện không hay trong quan hệ, xử sự lẫn nhau trong nhóm. Một số cá nhân sẽ bị thiệt thòi khi họ “quá hiền” hay khi nhóm trưởng không có sự quan tâm hết đến tất cả các thành viên. Lợi ích khi tham gia nhóm - Học được tính kiên trì trong việc theo đuổi mục đích. - Nâng cao được khả năng tư duy phê phán, tư duy logic. - Bổ sung kiến thức nhờ học hỏi lẫn nhau. - Thể hiện được khả năng sáng tạo trong công việc, tạo ra các ý tưởng và lời giải mới có sự hợp tác và chia sẽ với các thành viên trong nhóm. - Có thái độ tích cực dễ dễ thông cảm, tạo sự hứng thú. - Hình thành những kỹ năng: kỹ năng phát hiện vấn đề và nắm bắt thông tin, kỹ năng làm việc tập thể, kỹ năng thương lượng. - Tận dụng năng khiếu, kỹ năng, khả năng của từng thành viên thành sức mạnh tập thể. - Ảnh hưởng của nhóm giúp thay đổi hành vi, thái độ cá nhân theo chiều hướng tốt. - Nhìn/xem xét/giải quyết vấn đề sâu/rộng/toàn diên hơn, do có nhiều thành viên khác nhau, có kinh nghiệm và kiến thức khác. - Nhiều thành viên sẽ giúp đỡ được một cá nhân trong nhóm khắc phục những khó khăn đang gặp phải. Câu 4. Anh/Chị hãy mô tả quá trình quản lý cá nhân mà Anh/Chị đã thực hiện để hòa nhập nhóm? Đối với vai trò là nhóm trưởng Am hiểu các vấn đề một cách cơ bản và khái quát nhất. Cùng nhóm viên xác định mục tiêu, chuẩn bị dữ kiện, tư liệu, đặt vấn đề để một số cá nhân tích cực tham gia. Thời gian dành cho từng phần và tòan bộ cuộc thảo luận, cách thức diễn đạt, hành vi cư xử của các thành viên trong nhóm. Phân công, thảo luận công việc phù hợp với khả năng từng thành viên trong nhóm dựa trên khả năng chuyên môn vủa họ. Luôn biết tỏ thái độ ân cần, quan tâm từng thành viên. Trong quá trình thảo luận điều động sự tham gia tích cực của mỗi người. Luôn biết lắng nghe và có cái nhìn khách quan nhất. Khuyết khích mỗi người đưa ra ý kiến sáng tạo của mình để buổi thảo luận nhóm đạt hiệu quả tốt. Quan sát sự tham gia tích cực hay không tích cực của các thành viên. Biết khai thác nội dung đặt ra vấn đề có tính kích thích sự suy nghĩ, dưới dạng các câu hỏi, bằng sự chuẩn bị của chính mình, hay của một thành viên trong nhóm đã chuẩn bị trước. Làm sáng tỏ các phát biểu bằng cách hỏi lại tóm ý để cả nhóm có sự thông hiểu giống nhau Phát hiện sự khác biệt, mâu thuẫn trong phát biểu để cùng nhóm giải quyết. Nối kết các ý kiến trở thành hệ thống. Kết luận lại vấn đề là của toàn nhóm, mang tính hệ thống và xuất phát từ sự đóng góp và đồng tình của thành viên trong nhóm. Nếu có biểu quyết , phải chính xác, nhanh gọn Đối với vai trò là thành viên Chuẩn bị trước bằng đề cương, thu thập dữ kiện, thắc mắc. Luôn biết xếp thời gian hợp lý khi đi làm việc nhóm, đúng giờ. Tuân thủ những quy định mà nhóm đã đề ra. Không được ý bỏ về khi làm việc nhóm. Có ý kiến ngắn gọn và tập trung vào vấn đề. Không để việc cá nhân ảnh hưởng đến khi tham gia nhóm hoặc khi làm công việc. Khi làm việc nhóm luôn biết lắng nghe ý kiến người khác, biết tôn trọng người khác. Tích cực tham gia đóng góp ý kiến sáng tạo của mình để hiệu quả làm việc của nhóm có thể đạt kết quả cao. Có kỷ luật, tự chủ trong phát biểu, phát biểu đúng chỗ, đúng lúc không nói dài, diễn tả rõ ràng xúc tích. Hoàn thành các vấn đề được giao đúng thời hạn và hoàn thành một cách tốt nhất để. Biết học hỏi, trao đổi, thảo luận với mỗi người, luôn hỗ trợ nhau trong công việc để đạt được kết quả tốt nhất, Biết cách hòa nhập với mọi người luôn hòa đồng, vui vẻ và chia sẽ kinh nghiệm với nhau. Câu 5: Anh/Chị đã gặt hái được những gì (kiến thức, kỹ năng, thái độ) sau khi kết thúc chuyên đề “Kỹ năng làm việc nhóm” Sau khi kết thúc chuyên đề “Kỹ năng làm việc nhóm” Có hai kỹ năng mà một nhóm cần phải có là kỹ năng tổ chức các hoạt động cho nhóm và kỹ năng giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm. Kỹ năng tổ chức: Bất kỳ một công việc gì, từ cá nhân đến tập thể đều cần phải có sự tổ chức. Phải gặp đúng thời cơ hay thời điểm thích hợp, phải thực hiện ở một địa điểm thích hợp, có những yếu tố thuận lợi và điều quan trọng nhất là đạt được sự đồng lòng, hòa thuận giữa mọi người với nhau. Khi bắt đầu bất kỳ một vấn đề gì mới, chúng ta phải trả lời được các câu hỏi: Kế hoạch hay chương trình đó dùng để làm gì ( What ) Kế hoạch đó xuất phát từ đâu, ở đâu ra ( Where ) Khi nào thì bắt đầu tiến hành ( When ) Ai sẽ là người thực hiện hay phụ trách việc này ( Who ) Tại sao phải tiến hành hoạt động này ( Why ) Chúng ta sẽ thực hiện nó như thế nào ( How ) Trong kỹ năng tổ chức, mỗi người trong nhóm đều phải nhận ra được thế mạnh cũng như điểm yếu của mình để có thể đảm nhận hay sắp xếp các công việc, các trách nhiệm phù hợp điều đó mới giúp cho nhóm đạt được những kết quả tốt nhất Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân: Để thực hiện được các hoạt động chung, thì mỗi một thành viên trong nhóm cần phải có một số các kỹ năng sau đây: Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau. Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng ý kiến giữa các thành viên trong nhóm. Lắng nghe không chỉ là sự tiếp nhận thông tin từ người nói mà còn phải biết phân tích, nhìn nhận theo hướng tích cực và phản hồi bằng thái độ tôn trọng những ý kiến của người nói dù đó là ý kiến hoàn toàn trái ngược với quan điểm của bản thân. Chất vấn: Chất vấn là kỹ năng thể hiện tư duy phản biện tích cực Thực tế đây là một kỹ năng khó mà bất kỳ ai cũng cần phải rèn luyện. Chất vấn bằng những câu hỏi thông minh dựa trên những lý lẽ tán đồng hay phản biện chặt chẽ. Điều này đòi hỏi mức độ tư duy cao và tinh thần xây dựng cho nhóm. Lời lẽ chất vấn cần mềm mỏng, lịch sự. Tuy nhiên, điều quan trọng là trong nhóm cần có sự cởi mở để khuyến khích mọi người có thể tiếp nhận những ý kiến trái chiều với quan điểm của mình mà không tự ái. Người chất vấn cũng phải sử dụng những lời lẽ mềm mại và tế nhị, không xoáy vào những điểm yếu lên tiếng phê phán hay chê bai để dẫn đến sự tranh luận vô ích. Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra. Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình. Khi thuyết phục, ta phải dựa vào chính những ý kiến chung để củng cố hay làm cho nó trở nên hợp lý hơn chứ không chỉ dựa vào lý lẽ cá nhân. Nhất là không thể dựa vào vị trí hay tài năng của mình để buộc người nghe phải chấp nhận. Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực. Khi các thành viên trong nhóm thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau nghĩa là đang đóng góp sức mình vào sự thành công trong việc tổ chức các hoạt động của nhóm. Chia sẻ: Các thành viên đưa ra ý kiến và chia sẻ kinh nghiệm của mình khi gặp các tình huống tương tự trước đó. Trong nhóm đang thảo luận, người nào càng chia sẻ được nhiều kinh nghiệm quý giá của mình, hoặc đưa ra các ý kiến sáng suốt cho nhóm, thì sẽ càng nhận được sự yêu mến và vị nể của các thành viên còn lại. Và một khi, mỗi thành viên trong nhóm đều nhận thức được tầm quan trọng của việc chia sẻ, không khí làm việc của nhóm sẽ cởi mở và tích cực hơn. Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra. Có nghĩa là, cả nhóm cần phải hiểu rõ mục đích của nhóm cần đạt được là gì, và có cùng chung khao khát hoàn thành nó. “Hãy tưởng tượng, chúng ta đang cùng ở trên một con thuyền, tất cả đều phải cùng chèo để đưa con thuyền về đến đích!”.