Tài liệu Bài thu hoạch kỹ năng làm việc nhóm (6)

1. Vận dụng kiến thức lĩnh hội của môn học, hãy giải thích và cho ví dụ minh hoạ để làm sáng tỏ nhận định dưới đây: “ Tại sao trong các tổ chức có rất nhiều kỹ sư giỏi, nhiều nhân sự chuyên sâu, các chuyên gia phân tích đẳng cấp…nhưng vẫn không thể tạo ra hiệu quả cao trong công việc? Một nhóm toàn người giỏi là điều may mắn của cả nhóm vì các thành viên đều có năng lực riêng. Mọi người trong nhóm sẽ lắng nghe được những ý kiến hay, bổ ích cho công việc của nhóm. Bên cạnh đó sẽ không hẳn là quá tốt trong quá trình làm việc nhóm bởi làm việc nhóm là sự hợp tác giữa các các nhân trong nhóm, cùng hỗ trợ, giúp đỡ và lắng nghe nhau để cùng phát triển. Nhưng khi trong nhóm toàn những người giỏi, việc lắng nghe nhau sẽ trở nên khó khăn hơn, dễ dàng xảy ra những bất đồng quan điểm ngoài tầm kiểm soát của cả nhóm do mỗi người đều có quan điểm riêng và cố gắng bảo vệ quan điểm của mình. Ngoài ra sẽ khó khăn trng việc lựa chọn thành viên làm nhóm trưởng do mọi thành viên đều giỏi nên sẽ ít chịu nghe theo ai, người nhóm trưởng phải bản lĩnh mới duy trì hoạt động nhóm hiệu quả. Ví dụ : Công ty X tuyển dụng nhân sự toàn trình độ đại học, có kinh nghiệm chuyên môn làm việc nhưng khi làm viêc chung với nhau công việc lai không hiệu quả. Do họ không có kỹ năng làm viêc nhóm, không biết cách san sẻ công việc cho nhau, chuyên môn mỗi cá nhân giỏi là điều tốt nhưng làm sao để kết hợp những người giỏi với nhau mới là cách khiến công việc tạo ra hiệu quả cao Vậy nên, một nhóm tốt sẽ không phải là nhóm toàn người giỏi, mà là nhóm gồm những người phù hợp với nhau, biết san sẻ công việc cho nhau giúp mọi người cùng hướng tới mục tiêu chung của công việc, gạt bỏ cái tôi cá nhân. 2. Anh chị hãy nêu rõ những điểm mạnh và điểm yếu của chính bản thân trong quá trình giao tiếp và làm việc nhóm ? Cho ví dụ thực tế về trường hợp đã tận dụng và phát huy thế mạnh của bản thân trong quá trình làm việc nhóm hiệu quả trong thời gian gần đây ? Về bản thân tôi tự nhận thấy điểm mạnh và điểm yếu của mình trong quá trình giao tiếp và làm việc nhóm là : Điểm mạnh Có tinh thần làm việc nhóm. Chịu lắng nghe. Nghiêm túc trong công việc. Hoà đồng, thân thiện, vui vẻ. Dễ thích nghi với môi trường mới Đi đúng giờ. Điểm yếu Hơi nóng tính Ví dụ : 1 Gần đây tham gia nhóm tôi đảm nhận vai trò nhóm trưởng để chia việc cho từng thành viên theo điểm manh mỗi người, phụ trách phần kiểm tra lại kết quả, giải quyết mâu thuẫn giữa các thành viên. 3. Hãy mô tả quá trình tham gia làm việc nhóm của anh/chị ? Tên của nhóm ? Mục tiêu chung của nhóm cần đạt được là gì ? Hoạt động chính của nhóm ? Số lượng thành viên, nguyên tắc hoạt động, nguyên tắc đóng quỹ, thời gian họp và làm việc chung ? Liệt kê những thuận lợi và khó khăn khi anh chị tham gia nhóm ? Mục đích anh chị tham gia nhóm là gì ? Anh chị đã thu được những lợi ích gì từ việc tham gia nhóm ? Giả định trong nhóm của anh chị có sự mâu thuẫn và xung đột giữa các thành viên trong nhóm, với vai trò của nhóm trưởng, anh/chị sẽ giải quyết mâu thuẫn xung đột này như thế nào nhằm mang lại hiệu quả hoạt động chung của nhóm ? Trước đây tôi có tham gia nhóm học tập cùng 4 thành viên khác để cùng nhau thảo luận các bài tập ôn thi học kì. Đầu tiên tôi sẽ tìm những thành viên có năng lực học tập ngang với mình, chịu khó để gom thành 1 nhóm. Sau đó lựa chọn môn học và thống nhất với các thành viên khác để sắp xếp rồi hẹn ngày giờ cùng nhau ôn tập. Ưu tiên các môn có ngày thi đầu tiên rồi tiếp đến các môn khác. Nhóm sẽ kết thúc ôn tập từng môn trước ngày thi môn đó 3 ngày và giải tán khi môn cuối cùng được thi xong. Tên nhóm : Thi học kì Mục tiêu nhóm : Không thành viên nào bị rớt môn và đạt điểm khá trở lên trong các kì kiểm tra. Hoạt động chính : Ôn tập, giải đáp thắc mắc trong các môn học từng thành viên, giải quyết các bài tập giảng viên cho về nhà, hệ thống kiến thức chuẩn bị cho kì thi học kì, giữa kì. Ai hiểu rõ phần nào hơn sẽ chỉ các thành viên khác lại, ai có thắc mắc thì người nào biết sẽ giải đáp. Trường hợp không thành viên nào biết thì cùng nhau nghiên cứu, ghi lại câu hỏi sau đó khi lên lớp sẽ hỏi lại giảng viên. Số lượng thành viên : 4 Nguyên tắc hoạt động: Hoà đồng, thân thiện, tích cực,có mục tiêu rõ ràng. Nguyên tắc đóng quỹ : Khi cần photo tài liệu học nhóm trưởng sẽ đại diện đi photo và chia đều tiền cho từng thành viên. Thời gian họp và làm việc chung: Linh động thời gian sắp xếp vào các buổi không học ở lớp và không họp vào cuối tuần để mọi người có thời gian cho việc về quê, giải trí…Mỗi buổi học dao động từ 3-4 tiếng, nghỉ giải lao ăn bánh uống nước 15-20 phút vào giữa giờ 2 Dưới đây tôi xin liệt kê một số thuận lợi và bất lợi của việc giải quyết vấn đề và lấy quyết định theo nhóm. Thuận lợi Nhóm đem lại nhiều kiến thức và thông tin đa dạng. Nhiều người với kinh nghiệm khác nhau sẽ đưa ra những giải pháp khác nhau. Không một cá nhân nào có được cái nhìn toàn diện mà các thành viên trong nhóm đưa ra. Một khi đã đưa vấn đề ra thảo luận các thành viên sẽ hiểu rõ và chấp nhận sẵn sang thực hiện giải pháp chung. Bài tập được giải quyết nhanh chóng, kiến thức được cô đọng nhất. Tiết kiệm thời gian so với tự học. Là nơi hỗ trợ nhau để giải quyết những khó khăn của từng cá nhân để phát triển. Thái độ, cảm xúc, hành vi cá nhân có thể thay đổi theo chiều hướng tốt. Kết quả mà nhóm đạt được sẽ tốt hơn từng cá nhân riêng lẻ. Bất lợi : Nhóm có thể quyết định vội vã. Có khi ý kiến được nhiều người ủng hộ chưa chắc gì là hay nhất nhưng được trình bày khéo léo nhất. Số đông có xu hướng quyết định theo lối mòn và ngại giải pháp lạ, mang tính đột phá. Có khi một cá nhân nổi trội có ảnh hưởng thống trị mà chưa chắc giải pháp của anh ta là hay nhất. Có khi có sự tranh giành ảnh hưởng, mỗi người đều muốn biện pháp của mình đưa ra sẽ thắng thế mà không biết dung hòa vì lợi ích chung. Đôi khi 1 cá nhân phải hy sinh những sở thích riêng như mua sắm, ăn uống để có mặt trong buổi họp nhóm vì số đông đều rãnh buổi đó. Lợi ích thu được khi tham gia nhóm : Công việc được giải quyết nhanh chóng. Tiếp cận nguồn kiến thức phong phú. Hiệu quả hơn làm việc riêng lẻ. Giả định trong nhóm của anh chị có sự mâu thuẫn về lợi ích kinh tế giữa các thành viên trong nhóm. Với vai trò của nhóm trưởng cách giải quyết mâu thuẫn của tôi là : - Tìm hiểu nguyên nhân phát sinh mâu thuẫn. Trao đổi với các thành viên trong nhóm. Lắng nghe, làm sang tỏ, đánh giá ý kiến của nhau. Tập trung vào nhu cầu, mục đích và phát hiện những khác biệt giữa đôi bên. Nói lên những ý định mang tính hợp tác và xây dựng. Cố gắng tìm hiểu, phân tích cho các thành viên hiểu. 3 - Tiến tới một sự thỏa thuận khôn ngoan. 4. Anh chị hãy mô tả quá trình quản lý cá nhân anh/chị đã thực hiện để hoà nhập nhóm ? Trong một nhóm thường có rất nhiều tính cách khác nhau, quan điểm cá nhân khác nhau, cách làm việc khác nhau… vì thế cách thức quản lý cá nhân để hoà nhập nhóm tôi thực hiện trước đây như sau : Tạo mối quan hệ với các thành viên trong nhóm để tìm hiểu thông tin của nhau, tạo sự gần gũi, cảm giác thân thiện trong công việc. Ghi chép thông tin ngắn gọn, dễ hiểu, tránh viết tắt, sử dụng tiếng lóng gây khó hiểu, hiểu nhầm ý cho các thành viên khác. Nói chậm rãi, rõ ràng, vừa đủ để các thành viên có thể nghe. Tránh nói lớn gây khó chịu cho các thành viên khác. Tôn trọng ý kiến người khác, thể hiện sự lắng nghe ý kiến từng thành viên khác, tránh chen ngang khi họ đang nói, hỏi lại khi người nói vừa trình bày xong. Không ra quyết định theo ý kiến số đông, phải có quan điểm riêng của bản thân. Đóng góp ý kiến giúp công việc nhóm hoàn chỉnh hơn không nên “đánh giá” hay “phê bình”. Sẵn sàng giúp đỡ các thành viên khác. 5. Anh chị đã gặt hái được những gì (kiến thức, kỹ năng, thái độ) sau khi kết thúc chuyên đề “Kỹ năng làm việc nhóm” ? Qua chuyên đề “ Kỹ năng làm việc nhóm” tôi nhận thấy đã gặt hái được những điều sau : + Về kiến thức - Thấu hiểu thuận lợi khó khăn khi làm việc nhóm - Quản lý cá nhân để hoà nhập nhóm. - Hiểu được cách thức tổ chức 1 nhóm. - Hiểu được vai trò, trách nhiệm, và kỹ năng của người điều khiển nhóm. - Nắm được cách thức ra quyết định và cách giải quyết mâu thuẫn xung đột trong nhóm. - Nắm được kỹ năng đưa và nhận thông tin phản hồi. - Nắm vững phong cách lãnh đạo nhóm. Nếu những công việc đơn giản, có thể giải quyết bởi 1 cá nhân, không đòi hỏi phải phối hợp, không cần phối hợp nhiều kỹ năng thì không cần thiết tới thành lập nhóm. Số lượng thành viên trong nhóm nên khoảng 5-7 người thì nhóm sẽ hoạt động hiệu quả hơn. + Về kỹ năng - Kỹ năng làm việc với nhiều người khác nhau. - Hiểu rõ khả năng, kinh nghiệm của từng người trong nhóm và tận dụng theo chuyên môn mỗi người. 4 - Không giao việc cho người không có chuyên môn về lĩnh vực đó Kỹ năng điều hành nhóm. Kỹ năng lắng nghe và truyền đạt thông tin. Kỹ năng ra quyết định , đóng góp ý kiến và nhận thông tin phản hồi. Một trong những yếu tố quan trọng nhất của nhóm là phải có mục tiêu nhóm. cụ thể, rõ ràng. Mục tiêu này phải được các thành viên nhóm hiểu rõ và cùng cam kết thực hiện. + Về thái độ Các thành viên phải tương tác, liên hệ, giao tiếp với nhau thường xuyên. Tiếp xúc và tương tác sẽ làm ảnh hưởng lẫn nhau giữa các thành viên và tác động ảnh hưởng này làm nên động lực phát triển nhóm: có thể tích cực hoặc tiêu cực. Nên chú trọng những điểm mạnh của nhau để hợp tác và làm việc. Tránh những xung đột giữa các thành viên, nên tìm cách góp ý nhẹ nhàng trên tinh thần thoải mái. 5 - 6