Tài liệu Bài thu hoạch kỹ năng làm việc nhóm

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: LÊ QUANG KHÔI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY ĐÔ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO CHUẨN ĐẦU RA VÀ PTNNL BÀI THU HOẠCH CUỐI CHUYÊN ĐỀ: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: LÊ QUANG KHÔI NGƯỜI THỰC HIỆN: NGUYỄN CHÍ BỀN LỚP: ĐẠI HỌC ĐIỆN TỬ 8 MSSV:13D520201008 HẠN NỘP:11/11/2016 Cần Thơ, năm 2011 SVTH: NGUYỄN CHÍ BỀN Trang 1 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: LÊ QUANG KHÔI MỤC LỤC BÀI THU HOẠCH CUỐI CHUYÊN ĐỀ:.......................................................................................... 1 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM ......................................................................................................... 1 MỤC LỤC........................................................................................................................................... 2 Lời nói đầu: ................................................................................................................................. 3 I. II. Trả lời các câu hỏi. ......................................................................................................................... 4 Câu 1: Vận dụng kiến thức lĩnh hội của môn học, hãy giải thích và cho ví dụ minh họa để làm sáng tỏ nhận định dưới đây. ............................................................................................................ 4 “Tại sao trong các tổ chức có rất nhiều kỹ sư giỏi, nhiều nhân sự kỹ thuật chuyên sâu, các chuyên gia phân tích đăng cấp,.... Nhưng vẫn không thể tạo ra hiệu quả cao trong công việc? ................ 4 Câu 2: Anh/chị hãy nêu những điểm mạnh và điểm yếu của bản thân trong quá trình giao tiếp và làm việc nhóm? Cho một ví dụ thực tế về trường hợp đã tận dụng và phát huy thế mạnh của bản thân trong quá trình làm việc nhóm hiệu quả trong thời gian gần đây? .......................................... 4 Câu 3: Hãy mô tả quá trình tham gia nhóm của Anh/chị? .............................................................. 5 - Mục đích Anh/chị tham gia nhóm là gì?....................................................................................... 5 - Liệt kê những thuận lợi và khó khăn Anh/chị tham gia nhóm? .................................................... 5 - Anh/chị đã thu được những lợi ích gì từ việc tham gia nhóm?..................................................... 5 Câu 4: Anh/chị quá trình quản lý cá nhân mà Anh/chị đã thực hiện để hòa nhập nhóm? .............. 6 Câu 5: Anh/chị đã gặt hái được những gì (kiến thức, kỹ năng, thái độ) sau khi kết thúc chuyên đề "Kỹ năng làm việc nhóm"? ........................................................................................................... 17 III. Lời cảm ơn: ........................................................................................................................... 18 SVTH: NGUYỄN CHÍ BỀN Trang 2 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: LÊ QUANG KHÔI I. Lời nói đầu: Có bao giờ bạn tự hỏi rằng: Tại sao mình luôn nỗ lực học tập nhưng không thể lọt vào top dẫn đầu lớp? Phải chăng tại mình không thông minh hay nhanh nhạy bằng họ? Có khi nào bạn phàn nàn về nhóm làm việc của mình, làm việc mất thời gian và nguyên nhân là do các thành viên trong nhóm chưa hoàn toàn không phải do bạn và đánh giá nếu mình làm việc ở nhóm khác chắc chắn mình sẽ làm việc tốt hơn? Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng tương tác giữa thành viên trong một nhóm, nhằm thúc đẩy hiệu quả công việc, phát triển tiềm năng của tất cả các thành viên. Một mục tiêu lớn đòi hỏi nhiều người làm việc với nhau, vì thế làm việc nhóm trở thành một định nghĩa quan trọng trong tổ chức cũng như trong cuộc sống. Kỹ năng làm việc nhóm là một trong những “kỹ năng mềm” vô cùng quan trọng với con người trong đời sống hằng ngày cũng như trong công việc. Muốn có kỹ năng làm việc nhóm tốt, ngoài việc hiểu rõ các lý thuyết cơ bản và bản chất quá trình nhóm làm việc người học còn phải vận dụng, trải nghiêm thực tế, quan sát, tự rút ra các bài học cho chính mình. Vì vậy, môn kỹ năng làm việc nhóm là môn học bổ ích và cần thiết. Môn học giúp cho sinh viên nắm được những kiến thức cơ bản về nhóm. Bên cạnh đó trang bị cho sinh viên những kiến thức quan trọng để xây dựng nhóm làm việc hiệu quả, từ đó có thể áp dụng vào công việc và học tập. Không những thế môn học còn cung cấp những kỹ năng làm việc rất cần thiết và hữu ích trên con đường lập nghiệp của sinh viên sau này. SVTH: NGUYỄN CHÍ BỀN Trang 3 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: LÊ QUANG KHÔI II. Trả lời các câu hỏi. Câu 1: Vận dụng kiến thức lĩnh hội của môn học, hãy giải thích và cho ví dụ minh họa để làm sáng tỏ nhận định dưới đây. “Tại sao trong các tổ chức có rất nhiều kỹ sư giỏi, nhiều nhân sự kỹ thuật chuyên sâu, các chuyên gia phân tích đăng cấp,.... Nhưng vẫn không thể tạo ra hiệu quả cao trong công việc? Trả lời: Để làm sáng tỏ nhận định trên là nằm ở việc thiếu đánh giá về “Năng lực chiều rộng”. Đây chính là năng lực để có thể làm việc hiệu quả với những cộng sự khác trong một tập thể phức tạp hay nói cách khác là tinh thần làm việc nhóm. Trong môi trường làm việc hiện đại ngày nay, làm việc nhóm không chỉ là một giá trị văn hóa của tổ chức, mà nó còn là giá trị của cá nhân. Bởi không ai có thể thành công và chiến thắng nếu chỉ có một mình; Tổ chức cũng không thể thành công nếu không có sự phối hợp làm việc nhịp nhàng giữa từng cá nhân và giữa các phòng ban với nhau. Ví dụ: môt nhóm làm việc với nhau thực hiện phóng sự truyền hình , mỗi thành viên nhận nhiệm vụ được giao, tuy nhiên trong quá trình đi làm thực tế thực hiên phóng sự đó gặp những sự cố, những khó khăn ngoài dự tính của mình thì việc chia sẻ những kinh nghiệm thực tế của bản thân là vô cùng quan trọng giúp các thành viên khác trong nhóm có thể có những cách xử lý và biện pháp giải quyết những sự cố, khó khăn đó. Câu 2: Anh/chị hãy nêu những điểm mạnh và điểm yếu của bản thân trong quá trình giao tiếp và làm việc nhóm? Cho một ví dụ thực tế về trường hợp đã tận dụng và phát huy thế mạnh của bản thân trong quá trình làm việc nhóm hiệu quả trong thời gian gần đây? Trả lời: a. Điểm mạnh của bản thân trong quá trình giao tiếp và làm viêc nhóm. - Biết lắng nghe và đóng góp ý kiến xây dựng nhóm. - Kĩ năng giao tiếp tốt khi đứng trước đám đông. - Tự tin khi giao tiếp và làm việc nhóm… b. Điểm yếu của bản thân trong quá trình giao tiếp và làm viêc nhóm. - Nóng tính, thẳng thắng khi giao tiếp và làm việc nhóm. SVTH: NGUYỄN CHÍ BỀN Trang 4 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: LÊ QUANG KHÔI - Nói nhiều khi giao tiếp và làm việc nhóm. Ví dụ: Trong quá trình làm việc nhóm để báo cáo về vấn đề bạo lực học đường hiện nay. Thì bạn A luôn lắng nghe và chọn lọc những ý kiến của các bạn trong nhóm, tìm ra được những điểm sai và đúng của các bạn trong nhóm. Sau đó cho ý kiến tổng hợp, làm rõ về vấn đề bạo lực học đường hiện nay. Giúp nhóm đạt điểm cao trong quá trình làm việc. Câu 3: Hãy mô tả quá trình tham gia nhóm của Anh/chị? - Mục đích Anh/chị tham gia nhóm là gì? - Liệt kê những thuận lợi và khó khăn Anh/chị tham gia nhóm? - Anh/chị đã thu được những lợi ích gì từ việc tham gia nhóm? Trả lời: a. Mục đích tham gia nhóm. Là điểm quy tụ các thành viên và họ cùng chia sẻ trách nhiệm để đạt tới đó. Mục đích càng rõ ràng, càng được nhóm viên hiểu giống nhau thì liên kết họ mạnh mẽ và họ càng góp sức để cùng hành động. Mục đích mông lung thì nhóm rời rạc và dễ chia rẽ. Tuy nhiên mục đích được công bố hay được chính thức chấp thuận chưa phải là tất cả. Mỗi cá nhân có thể tham gia nhóm với mục đích chủ quan mà có khi chính họ cũng không ý thức. Câu lạc bộ văn học nọ được thành lập nhằm tạo điều kiện cho bạn trẻ thưởng thức văn học và nâng cao trình độ của mình. Trên thực tế có một số bạn chỉ tham gia vì ham vui hay để tìm bạn. Họ không tích cực đóng góp cho nội dung sinh hoạt. Ngược lại một số tham gia để nâng cao trình độ mà chất lượng sinh hoạt không đáp ứng sự mong chờ của họ. Từ từ họ có thể chán nản và rời bỏ câu lạc bộ. Nhu cầu ham vui, tìm bạn hoàn toàn bình thường và chính đáng nhất là với bạn trẻ nhưng người phụ trách nhóm cần phải vận động thế nào đó để họ tích cực hơn về chuyên môn, đồng thời tổ chức những sinh hoạt để đáp ứng nhu cầu phụ nhưng rất chính đáng này. Do đó điều quan trọng là làm sao cho mục đích chung của nhóm và mục đích cá nhân ăn khớp với nhau. Mục đích là điểm quy tụ ban đầu nhưng cần được rà soát suốt quá trình sinh hoạt nhóm vì cuộc sống thay đổi, nảy sinh những vấn đề mới, nhu cầu mới. Luôn điều chỉnh mục đích chung sẽ giúp giữ nhóm đoàn kết và hoạt động với nhiều sinh lực, và hiệu quả. b. Những thuận lợi và khó khăn khi tham gia nhóm. - Thời gian không đúng SVTH: NGUYỄN CHÍ BỀN Trang 5 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: LÊ QUANG KHÔI - Chín người mười ý - hối hợp kiểu che mắt vẽ tranh - Ai quan trọng hơn ai v.v… c. Những lợi ích gì từ việc tham gia nhóm. - Thống nhất mục tiêu của cả nhóm, có kế hoạch làm việc rõ ràng. - Hiểu rõ được mục tiêu của mình trong sự phối hợp mục tiêu chung của cả nhóm. - Xây dựng và duy trì niềm tin của mọi người trong nhóm. - Hiểu và vận dụng tốt động cơ của cá nhân gia nhập nhóm, hướng vào mục đích chung của nhóm. - Phản hồi liên tục thông tin và chia sẻ thông tin liên quan đến kết quả công việc của nhóm. - Hỗ trợ các thành viên trong nhóm. - Tôn trọng từng cá nhân và tập thể nhóm. - Giải quyết sai lầm và bế tắc công việc trên cơ sở vì quyền lợi của nhóm. - Công khai minh bạch trong đánh giá thành tích và phân chia lợi ích của nhóm. - Khai thông ngay những vướng mắc tư tưởng và bất đồng cá nhân từ ban đầu trước khi nó trở thành mâu thuẫn lớn. - Hành động hợp lý tùy theo giai đoạn phát triển của nhóm. - Sử dụng quyền lực đúng mức. - Lãnh đạo phù hợp với tình huống phát triển của nhóm. - Duy trì bầu không khí tích cực, phù hợp với văn hóa nhóm. - Vận dung khéo léo áp lực nhóm, lây lan tâm lý nhóm. Câu 4: Anh/chị quá trình quản lý cá nhân mà Anh/chị đã thực hiện để hòa nhập nhóm? Trả lời: Nhóm không chỉ là nơi tập hợp nhiều cá nhân làm việc mà còn là nơi tụ hợp, nuôi dưỡng và phát huy các kỹ năng khác nhau của các cá nhân trong sự tương trợ lẫn nhau. Trong học tập, nhóm có thể được thành lập do sự phân công của giáo viên hay do một số bạn có cùng một mối quan tâm tìm hiểu về một chủ đề nào đó mà kết hợp thành nhóm để trao đổi, chia sẻ và giúp đỡ lẫn nhau nhằm đạt kết quả học tập tốt hơn. Trong nghiên cứu, nhóm có thể được thành lập bởi một số nhà SVTH: NGUYỄN CHÍ BỀN Trang 6 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: LÊ QUANG KHÔI khoa học trẻ có cùng định hướng nghiên cứu hay cùng chuyên ngành. Nhưng phổ biến hơn là sự thành lập nhóm xung quanh một đề tài hay dự án nghiên cứu nào đó. (* nguồn: các hình dùng trong bài này được tổng hợp từ internet) Nhiều nghiên cứu cho rằng năng suất và hiệu quả của mỗi cá nhân khi làm việc theo nhóm cao hơn hẳn so với năng suất và hiệu quả trung bình của mỗi cá nhân khi làm việc riêng lẻ. Vì nhóm có thể tận dụng những gì tốt nhất của mỗi cá nhân cả trong và ngoài chuyên môn. Thông qua làm việc, mỗi cá nhân sẽ tự rèn luyện thêm các kỹ năng sống và kỹ năng làm việc, giúp cá nhân đó trưởng thành hơn trong học tập và nghiên cứu. Việt Nam được cho là “nơi hầu như không tồn tại văn hóa làm việc nhóm, hoặc có nhưng rất ít”. Để xây dựng một nền văn hóa khoa học mạnh ở Việt Nam, vấn đề nuôi dưỡng sự hợp tác giữa các nhà khoa học, hay giữa các tổ chức khoa học phải được chú trọng hơn, nhất là khuyến khích sự hình thành và phát triển các nhóm nghiên cứu. Các giai đoạn phát triển của nhóm Các bạn hiện đang làm việc trong một nhóm ổn định hay đã có nhiều kinh nghiệm trong làm việc nhóm sẽ nhận thấy rằng hoạt động của nhóm luôn trải SVTH: NGUYỄN CHÍ BỀN Trang 7 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: LÊ QUANG KHÔI qua những bước phát triển khác nhau. Nhưng đối với các bạn ít có dịp tham gia làm việc nhóm, giai đoạn đầu sẽ có cảm giác làm việc nhóm có vẻ không hiệu quả như một cá nhân làm việc. Vì vậy, việc hiểu các giai đoạn phát triển của nhóm, biết cách giải quyết những vấn đề ở mỗi giai đoạn sẽ giúp nhóm hoạt động ổn định khi đó sức mạnh của tập thể được phát huy và mọi thành viên đều hưởng được những lợi ích nhóm mang lại. Trong quá trình phát triển, nhóm thường phải trải qua các giai đoạn sau: Giai đoạn tạo dựng: Khi được mời gọi vào nhóm, các thành viên còn rụt rè, chưa dám bộc lộ nhu cầu cũng như năng lực cá nhân. Bản thân họ chưa xác định được vai trò của mình và nhóm cũng chưa phân định rõ ràng vai trò của họ trong nhóm. Vấn đề trong giai đoạn này là các thành viên trong nhóm có khuynh hướng tìm kiếm các hướng dẫn từ bên ngoài. Giai đoạn bão tố: Đây có lẽ là giai đoạn khó khăn nhất của nhóm. Vấn đề trong giai đoạn này là các thành viên từ chối các nhiệm vụ được phân công và tìm kiếm mọi lý do để không làm nó. Họ có thể sẽ tranh cãi về những công việc được giao vì phải đối mặt với những điều trước đây họ chưa bao giờ nghĩ tới và khiến họ cảm thấy không thoải mái. Tất cả những lý lẽ của họ dành để SVTH: NGUYỄN CHÍ BỀN Trang 8 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: LÊ QUANG KHÔI chĩa vào các thành viên khác, thay vì tập trung lại để cùng nhau bàn bạc, thảo luận vấn đề và nghĩ tới mục tiêu chung. Giai đoạn ổn định: Trong giai đoạn này, các nguyên tắc để giải quyết các xung đột và các nhiệm vụ của nhóm đã bắt đầu được thiết lập. Các thành viên trong nhóm đã quen dần với nhau và điều hoà được những khác biệt giữa họ. Các vấn đề tồn tại trong giai đoạn đầu của nhóm được giải tỏa, lúc này sự xung đột về tính cách và ý kiến đã giảm dần và tính hợp tác tăng lên. Khi đó họ có thể tập trung nhiều hơn cho công việc và bắt đầu có sự tiến bộ đáng kể trong hiệu quả công việc. SVTH: NGUYỄN CHÍ BỀN Trang 9 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: LÊ QUANG KHÔI Giai đoạn thể hiện: Ở giai đoạn này, các thành viên đã hiểu và thích nghi được với điểm mạnh và điểm yếu của từng người trong nhóm. Họ biết được vai trò của mình trong nhóm cũng như của người khác. Mọi người bắt đầu cởi mở và tin tưởng nhau hơn, họ không còn e ngại khi phải đưa ý kiến thảo luận như lúc đầu. Sự cam kết với công việc và gắn bó giữa các thành viên trong nhóm rất cao. SVTH: NGUYỄN CHÍ BỀN Trang 10 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: LÊ QUANG KHÔI Giai đoạn kết thúc: Ở giai đoạn này, công việc của các thành viên đã hoàn tất và mục tiêu chung của nhóm đã hoàn thành, các thành viên cảm thấy tự hào với những gì đã đạt được nếu sự vận động của nhóm phát triển theo một chiều tuyến tính từ giai đoạn non nớt (giai đoạn tạo dựng) đến giai đoạn chín muồi (giai đoạn thể hiện). Các thành viên họp lại đánh giá (hay mỗi cá nhân tự đánh giá) để rút kinh nghiệm và bài học cho các hoạt động nhóm sau này. Nhiệm vụ hoàn thành thì nhóm sẽ kết thúc chức năng (các nhóm nghiên cứu, nhóm dự án thường kết thúc như vậy) hay các thành viên có thể xây dựng và tập hợp thành các nhóm mới với mục tiêu mới. Nếu bạn là một người trưởng nhóm, bạn phải xác định nhóm của bạn đang ở giai đoạn nào, cần làm gì để đưa nhóm đi đến giai đoạn cuối cùng. Công việc của bạn là phải thường xuyên đánh giá về vị trí và vấn đề mà nhóm đang phải đối mặt để điều chỉnh hành động và cách quản lý sao cho phù hợp và đúng với mỗi một thời điểm. Bạn cần chú ý đến các biện pháp sau đây trong từng giai đoạn. Trong giai đoạn tạo dựng, bạn cần sự giao tiếp trực tiếp, thiết lập rõ ràng mục tiêu cho nhóm và cho từng cá nhân. SVTH: NGUYỄN CHÍ BỀN Trang 11 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: LÊ QUANG KHÔI Trong giai đoạn bão tố, bạn cần xây dựng niềm tin và tạo mối quan hệ tốt giữa các thành viên; hỗ trợ đặc biệt cho các thành viên còn thụ động, thiếu tự tin và hoang mang; giải quyết các xung đột và khuyến khích các thái độ tích cực; giúp cho các thành viên hiểu về các giai đoạn phát triển của nhóm và vị trí mà nhóm đang ở để họ hiểu tại sao các vấn đề mà nhóm phải đối mặt lại xảy ra; giúp họ nhận diện các kiểu người và các vai trò khác nhau trong nhóm để từ đó họ sẽ có thái độ và hành vi tốt hơn. Trong giai đoạn ổn định, mặc dù nhóm đã hoạt động tốt nhưng bạn cũng không nên lơ là mà bỏ qua sự giám sát. Bạn nên tiếp tục nhắc nhở và giúp đỡ các thành viên nhận thấy trách nhiệm trong việc cải tiến, sáng tạo để công việc đạt được kết quả tốt nhất có thể. Đây là giai đoạn tốt để bạn lên kế hoạch cho một sự kiện nào đó cho nhóm. Trong giai đoạn thể hiện, bạn có thể bắt đầu nghĩ đến việc ủy quyền, giao phó nhiệm vụ cho các thành viên. Mỗi lần nhóm đạt được một thành quả nào đó, bạn nên tạo ra một sự kiện có tính chất điểm nhấn để tạo cảm hứng cho các thành viên. Giai đoạn này, bạn có thể bắt đầu nghĩ đến các công việc khác và các mục tiêu mới. Chấp nhận sự khác biệt và nhìn nhận các vai trò khác nhau trong nhóm Có thể thấy lối suy nghĩ đồng nhất luôn ám ảnh trong mỗi con người chúng ta. Chúng ta không ngừng đánh giá, phán xét hành động của người khác và luôn so sánh mình với người khác: “Tại sao anh ta lại nói nhiều như vậy?”, “Sao cô ta cứ lao vào công việc mà không chịu bỏ thời gian suy nghĩ về công việc, nên có kế hoạch cụ thể cho công việc, lựa chọn cách tốt nhất để hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn chứ”, “chị ấy nên nghĩ đến cảm xúc của người khác”…v.v.. cuối cùng là để áp đặt cái tôi của mình lên người khác. Thực ra, mỗi cá nhân là một tiểu vũ trụ riêng, là một cá thể duy nhất và độc lập. Vì vậy, chúng ta nên chấp nhận sự khác biệt và hiểu chính cái khác biệt đó đã tạo nên sức mạnh cho làm việc nhóm. Nếu bạn hiểu mình thuộc kiểu người nào và các đồng sự của mình thuộc kiểu người nào, bạn sẽ dễ dàng cảm thông, cởi mở và hòa đồng với họ. SVTH: NGUYỄN CHÍ BỀN Trang 12 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: LÊ QUANG KHÔI Trong quá trình trưởng thành, bạn dần dần nhận thức được kiểu người mà mình thuộc về và bạn cũng có thể nhờ đến sự hỗ trợ của các công cụ đo lường trong ngành tâm lý học để giúp cho bạn điều đó. Nhưng trên thực tế, căn tính cá nhân còn tùy thuộc vào giới tính, tuổi tác, trình độ học vấn, khả năng chuyên môn, vị thế xã hội, nền văn hóa mà họ thuộc về... Để hiểu rõ về bản thân và hiểu về người khác là một quá trình trải nghiệm trong suốt cuộc đời của bạn. Làm việc nhóm là cơ hội cho bạn trải nghiệm quá trình đó. Khi bạn càng hiểu rõ bản thân mình, biết được chắc chắn điều gì là động lực thôi thúc bạn hành động thì bạn càng biết rõ đường hướng nào, cơ hội nào phù hợp với bạn. Và khi bạn hiểu người khác nhiều hơn, bạn sẽ dễ dàng hòa nhập với mọi người xung quanh. Vì vậy mà ông bà ta đã đúc kết rằng “biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”. Tùy theo tính chất hoạt động của từng nhóm mà có những công việc/vai trò khác nhau. Trong một nhóm học tập, có thể hình dung một số công việc/vai trò như thông tin viên (phụ trách sưu tầm tài liệu), phân tích viên (gợi mở vấn đề trao đổi), cải tiến viên/sáng tạo viên (đưa ra một cách học tập tốt hơn hay chủ đề mới), thúc đẩy viên (quan tâm, khích lệ, giúp đỡ). Trong một nhóm nghiên cứu, có thể hình dung một số vai trò như dữ liệu viên (thu thập dữ liệu), phân tích viên (xử lý dữ liệu), cố vấn viên (góp ý về mặt lý thuyết nghiên cứu cũng như trong suốt quá trình thực hành), tổ chức viên (công việc hành chính, sắp xếp nhân sự), giám sát viên (theo dõi quá trình nghiên cứu). SVTH: NGUYỄN CHÍ BỀN Trang 13 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: LÊ QUANG KHÔI Nhận thức được sự khác biệt giữa các kiểu người, những điểm mạnh của từng kiểu người để bố trí công việc/vai trò phù hợp với từng kiểu người là công việc quan trọng của nhóm, đặc biệt là người trưởng nhóm. Quá trình xác định và phân công này có thể được điều chỉnh vài lần sao cho nhóm hoạt động ổn định, các công việc được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả. Một số trở ngại thường gặp phải và cách xử lý để nhóm hoạt động hiệu quả Khi làm việc nhóm, chúng ta thường gặp một số vấn đề khiến cho hoạt động của nhóm không đạt được kết quả như mong muốn ban đầu, tệ hại nhất là có thể dẫn đến sự tan rã nhóm. Sau đây là một số kinh nghiệm được đúc kết để nhóm hoạt động hiệu quả: + Vai trò của người trưởng nhóm Nhóm được thành lập nhưng không ai muốn đứng ra nhận trách nhiệm đầu tàu để điều hành hoạt động của nhóm, kết nối các thành viên trong nhóm và cho rằng khi tham gia vào nhóm thì mỗi cá nhân phải tự giác tham gia. Người viết bài này cũng đã từng tham gia một số nhóm nghiên cứu, ban đầu nhóm thành lập do một cá nhân khởi xướng nhưng rồi người đó không chịu nhận vai trò trưởng nhóm và nhóm cũng không tổ chức bầu chọn ai làm trưởng nhóm. Kết quả là bất kì hoạt động nào trong nhóm nếu như không có ý kiến và quyết SVTH: NGUYỄN CHÍ BỀN Trang 14 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: LÊ QUANG KHÔI định của người khởi xướng thì hoạt động đó thường bị bỏ qua. Và sau đó, qua vài buổi họp nhóm, chẳng ai còn liên lạc với ai. Vì vậy để nhóm hoạt động hiệu quả phải có người trưởng nhóm. Trong một dự án hay đề tài nghiên cứu thì người chủ nhiệm đề tài hay dự án đó là người trưởng nhóm cao nhất. Nếu là một dự án lớn thì từng hợp phần công việc nên có người trưởng nhóm để quản lý công việc của hợp phần đó. + Không có mục tiêu chung Các thành viên trong nhóm rõ ràng là sẽ có những ý kiến khác nhau, dẫn đến những tình huống xung đột. Nếu không có mục tiêu chung, nhóm sẽ rơi vào tình trạng mạnh ai nấy làm, mỗi người một ý kiến không ai chịu ý kiến của ai. Vì vậy, điều quan trọng là tất cả các thành viên trong nhóm đều nhận thức được những mục tiêu chung thay vì chú trọng quan điểm của từng cá nhân và cùng nhau làm việc để cùng nhau đạt được mục tiêu chung đó. + Thái độ “dĩ hòa vi quý” và tham gia thụ động SVTH: NGUYỄN CHÍ BỀN Trang 15 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: LÊ QUANG KHÔI Thái độ này tuy tạo ra bầu không khí ôn hòa trong nhóm nhưng nó cũng khiến cho các thành viên trong nhóm không đưa ra những ý kiến góp ý, chất vấn hay tranh luận vấn đề. Vì muốn làm vừa lòng người khác trong khi bản thân mình chưa thực sự hiểu vấn đề cũng như không đồng tình với vấn đề được nêu ra dẫn đến sự phân công và trách nhiệm công việc mập mờ, không rõ ràng. Thái độ “bằng mặt nhưng không bằng lòng” dễ dẫn đến nguy cơ chia rẽ nhóm. Nhưng tệ hại nhất là một số thành viên không làm gì cả hay chỉ chờ người khác làm trước rồi nương theo hay động viên bằng miệng. Sau một thời gian, những thành viên làm việc tích cực sẽ bắt đầu cảm thấy bất công dẫn đến bất mãn tạo nguy cơ tan rã nhóm. Ngược lại với tình trạng trên, một số thành viên trong nhóm có khuynh hướng luôn cho ý kiến của mình là tốt nhất và chẳng bao giờ chịu chấp nhận ý kiến của bất kỳ ai khác. Vì tự cho rằng mình giỏi nên các thành viên này chỉ bàn luận với những người mà họ cho là tài giỏi trong nhóm thôi. Đây là yếu tố quan trọng gây ra sự chia rẽ nhóm. Vì vậy, các thành viên cần phải luôn tôn trọng những ý kiến lẫn nhau và trân trọng những đóng góp của người khác. + Đùn đẩy trách nhiệm Do sự thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên ai cũng nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải là việc của mình, rồi khi gặp thất bại thì từ chối không dám nhận trách nhiệm về mình hay tìm mọi lý lẽ để đổ trách nhiệm qua cho người khác. Vì vậy, việc phân công vai trò, trách nhiệm phù hợp cho mỗi cá nhân phải được minh bạch, rõ ràng và mỗi thành viên khi nhận công việc phải cam kết hoàn thành công việc đúng tiến độ theo kế hoạch. + Không xác lập các quy tắc ứng xử ngay từ đầu Cần hiểu rõ rằng các thành viên trong nhóm được xem là những cá nhân đặc biệt với những kinh nghiệm, quan điểm, kiến thức khác nhau. Mục đích thành lập nhóm chính là để tận dụng lợi thế của sự khác biệt đó. Nhưng nếu không xác lập những quy tắc ứng xử trong nhóm ngay từ đầu có thể dẫn đến những xung đột hay mâu thuẫn trong nhóm. Vì vậy, cách ứng xử giao tiếp trong nhóm phải cởi mở, trung thực và tôn trọng. Để hợp tác hiệu quả, các thành viên trong nhóm cần hiểu và tôn trọng năng lực, quan điểm và hành động của nhau để giảm thiểu xung đột, đảm bảo hoạt động của nhóm được suôn sẻ và nâng cao năng suất. Các thành viên được tự do bày tỏ suy nghĩ, ý kiến và các giải pháp tiềm năng để giải quyết vấn đề. Mọi người đều cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu. Tránh những cảm xúc tiêu cực, đố kỵ hoặc ác ý. Không nên sử dụng những ngôn từ mang tính chỉ trích, đổ lỗi cho người khác. SVTH: NGUYỄN CHÍ BỀN Trang 16 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: LÊ QUANG KHÔI + Thiếu sự kiểm tra và cải thiện các quy trình, hoạt động thực tiễn và sự tương tác của các thành viên trong nhóm Kiểm tra và cải thiện là một trong những mắt xích quan trọng để đảm bảo tiến độ thực hiện mục tiêu chung của nhóm. Ở mắt xích này người trưởng nhóm đóng vai trò rất quan trọng. Người trưởng nhóm không chỉ kiểm tra, đánh giá tiến độ và chất lượng của công việc mà còn sớm nhận ra những vấn đề đang/sẽ gây cản trở cho công việc, những tác động khách quan đến những nỗ lực, khả năng và chiến lược của nhóm cũng như những mâu thuẫn tồn tại âm ỉ trong nhóm. Một khi đã nhận rõ các vấn đề thì phải nhanh chóng tìm cách giải quyết càng sớm càng tốt để không làm ảnh hưởng đến mục tiêu chung của nhóm. Câu 5: Anh/chị đã gặt hái được những gì (kiến thức, kỹ năng, thái độ) sau khi kết thúc chuyên đề "Kỹ năng làm việc nhóm"? Trả lời: Những gặc hái được sau khi kết thúc chuyên đề "Kỹ năng làm việc nhóm" . - Làm việc theo nhóm tạo điều kiện tăng năng suất và hiệu quả của công việc. - Giúp vận dụng được những kiến thức , kỹ năng, thái độ trong giao tiếp và trong quá trình làm việc nhóm. - Biết cách làm việc nhóm đạt hiểu quả cao trong học tập và công việc. SVTH: NGUYỄN CHÍ BỀN Trang 17 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM III. CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: LÊ QUANG KHÔI Lời cảm ơn: Đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn đến BGH nhà trườngđã tạo điều kiện cho chúng em được học môn kỹ năng làm việc nhóm để chúng em có được những kiến thức bổ ích cũng như những kinh nghiệm làm việc nhóm tốt. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Thầy Lê Quang Khôi, thầy đã giảng dạy và truyền đạt lại cho chúng em nhiều kiến thức quý báu và nhiều kinh nghiệm sống bổ ích. Môn kỹ năng làm việc nhóm là môn học đày ắp khả năng ứng xử trong cuộc sống, cũng như trong cách làm việc nhóm, quan hệ với bạn bè thêm gần gũi và ngày càng hiểu nhau hơn. SVTH: NGUYỄN CHÍ BỀN Trang 18