Tài liệu Bài thu hoạch kỹ năng làm việc nhóm (2)

Bài thu hoạch “Kỹ năng làm việc nhóm” SVTH: Nguyễn Bích Trăm Câu 1. Vận dụng kiến thức lĩnh hội của môn học, hãy giải thích và cho ví dụ minh họa đề làm sáng tỏ nhận định sau đây: “Tại sao trong các tổ chức có rất nhiều kỹ sư giỏi, nhiều nhân sự kỹ thuật chuyên sâu, các chuyên gia phân tích đẳng cấp… nhưng vẫn không thể tạo ra hiệu quả cao trong công việc? Trả lời: Đối với người Việt trẻ, từ “teamwork” đã được nói đến nhiều nhưng hình như nó vẫn chỉ được “nghe nói” chứ chúng ta chưa thực hiện nó theo đúng nghĩa. Họ ít khi thành công trong những dự án làm việc theo nhóm và sự hỗ trợ của nhiều thành viên, nhiều bộ phận chuyên biệt. NGUYÊN NHÂN Quá nể nang các mối quan hệ. Người phương Tây có cái tôi rất cao nhưng lại sẵn sàng cùng nhau hoàn thành công việc cần nhiều người. Còn người Việt trẻ chỉ chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong đội, tỏ ra rất coi trọng bạn bè nên những cuộc tranh luận thường được đè nén cho có vẻ nhẹ nhàng. Đôi khi có cãi nhau vặt theo kiểu công tư lẫn lộn. Còn đối với sếp, tranh luận với sếp được coi như một biểu hiện của không tôn trọng, không biết trên dưới, được đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc. “Dĩ hoà vi quý” mà, việc xây dựng được một mối quan hệ tốt giữa các thành viên quan trọng hơn việc một công trình bị chậm tiến độ. Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý Người châu Âu và châu Mỹ luôn tách biệt giữa công việc và tình cảm còn chúng ta thì ngược lại, thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn luôn tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến trong khi không đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy hoặc ai làm thì làm. Những người khác ngồi chơi xơi nước. Ai cũng hài lòng còn công việc thì không hoàn thành. Nếu sếp đưa ra ý kiến thì lập tức trở thành khuôn vàng thước ngọc, các thành viên chỉ việc tỏ ý tán thành mà chẳng bao giờ dám phản đối. Nếu bạn làm việc mà chỉ có một mình bạn đưa ra ý kiến thì cũng giống như bạn đang ở trên biển một mình. Bạn sẽ chọn đi với 10 người khác nhau hay với 10 hình nộm chỉ biết gật gù đồng ý. 1 Bài thu hoạch “Kỹ năng làm việc nhóm” SVTH: Nguyễn Bích Trăm Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác Chính sự thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên ai cũng nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải của mình. Khi đang đóng vai im lặng đồng ý, thì trong đầu mỗi thành viên thường tạo ra cho mình một ý kiến khác, đúng đắn hơn, sáng suốt hơn và không nói ra. Trong kỳ dọn dẹp công sở cuối năm, khi công việc đươc tuyên bố ”toàn công ty dọn dẹp phòng làm việc” thì sau một tuần phòng vẫn đầy rác, giấy tờ, hồ sơ tung toé khắp nơi. Cuối cùng sếp chỉ định một người chịu trách nhiệm thôi thì công việc chỉ một buổi là OK. Vì sao? Đơn giản vì chỉ có một người, họ buộc phải làm chứ không thể đùn cho ai khác! Còn với cả nhóm, nếu nhóm gặp thất bại, tất nhiên, không phải tại ý kiến của mình, vì mình có nói gì đâu? Ý tưởng của mình vẫn còn cất trong đầu mà! Rất nhiều lý do để giải thích tại sao thất bại, lý do nào cũng dẫn đến điều mình không phải chịu trách nhiệm! Một trong những nguyên nhân của điều này là do chúng ta hiếm khi phân công việc cho từng người, vì chúng ta thiếu lòng tự tin và tâm lý sợ sai. Không chú ý đến công việc của nhóm Một khuynh hướng trái ngược là luôn luôn cố gắng cho ý kiến của mình là tốt và chẳng bao giờ chịu chấp nhận ý kiến của bât kì ai khác. Một số thành viên trong nhóm cho rằng mình giỏi nên chỉ bàn luận trong nhóm nhỏ những người giỏi hoặc đưa ý kiến của mình vào mà không cho người khác tham gia. Chỉ vài hôm là chia rẽ nhóm. Khi cả đội bàn bạc với nhau, một số thành viên hoặc nghĩ rằng ý kiến của mình không tốt nên không chịu nói ra hoặc cho rằng đề tài quá chán không nên tốn thời gian. Thế là, trong khi phải bàn luận kỹ hơn để giải quyết vấn đề lại quay sang nói chuyện riêng với nhau. Cho đến khi thời gian chỉ còn 5-10 phút thì tất cả mới bắt đầu quay sang, đùn đẩy nhau phát biểu. Và chính lúc đã có một người lên thuyết trình, chúng ta vẫn cứ tiếp tục bàn về chuyện riêng của mình. Ví dụ minh họa: Bộ máy quản lý của nhà Nước là một nhóm người nhưng làm việc vẫn chưa hiệu quả khi có quá nhiều tham ô, tham nhũng. Câu 2: Anh/Chị hãy nêu những điểm mạnh và điểm yếu của bản thân trong quá trình giao tiếp và làm việc nhóm? Cho một ví dụ thực tế và trường hợp đã vận dụng và phát huy thế mạnh của bản thân trong quá trình làm việc nhóm hiệu quả trong thời gian gần đây? 2 Bài thu hoạch “Kỹ năng làm việc nhóm” SVTH: Nguyễn Bích Trăm Trả lời: Điểm mạnh: Cẩn thận, tỉ mỉ, có khả năng giao tiếp tốt, có khả năng tư duy tốt, quyết đoán. Điểm yếu: Thẳng thắn, nóng tính. Ví dụ: Trong đợt làm báo cáo lần trước, nhờ có khả năng tư duy tốt em đã phân công công việc cụ thể phù hợp với năng lực cá nhân của các thành viên khác vì vậy nhóm em đã hoàn thành bài báo cáo trong thời gian ngắn. Câu 3. Hãy mô tả quá trình tham gia nhóm của Anh/Chị? 1. Mục đích Anh/Chị tham gia nhóm là gì? Trong thời đại ngày nay, khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết. Đơn giản vì không ai là hoàn hảo, làm việc theo nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau. Hơn nữa, chẳng ai có thể cáng đáng hết mọi việc. Người phương Tây luôn xem công việc và bạn bè khác nhau do đó trong khi làm việc rất thoải mái. Tuy nhiên, không khí làm việc khá căng thẳng đôi khi mâu thuẩn với nhau gay gắt do họ rất coi trọng cá nhân. 2. Liệt kê những thuận lợi và khó khăn khi Anh/Chị tham gia nhóm? Những thuận lợi của làm việc nhóm:  Chia sẻ/học hỏi nhau những kinh nghiệm làm việc, kinh nghiệm sống và kinh nghiệm xã hội;  Nhóm là nơi hỗ trợ nhau để giải quyết các vấn đề khó khăn của từng cá nhân, giúp từng cá nhân phát triển đồng thời đạt tới các mục tiêu chung của nhóm;  Thái độ, cảm xúc, hành vi của cá nhân có thể thay đổi theo chiều hướng tốt do mỗi cá nhân tự hoàn thiện mình hơn. Ví dụ: Cá nhân phát biểu trước đám đông không còn run như trước đây.  Mỗi thành viên là một người giúp đỡ tiềm năng, đồng thời mỗi thành viên cũng là một nhân tài, nếu môi trường hoạt động của nhóm thích hợp với từng cá nhân sẽ tạo động lực cho cá nhân đó phát huy khả năng của mình và đạt hiệu quả cao trong công việc;  Môi trường hoạt động của nhóm là yếu tố tạo nên động lực cho mọi thành viên. 3 Bài thu hoạch “Kỹ năng làm việc nhóm” SVTH: Nguyễn Bích Trăm Những bất lợi khi làm việc nhóm:  Nhóm cần có sự tổ chức chặt chẽ nên cá nhân thường cảm thấy bị rang buộc trong một số hoàn cảnh;  Đôi khi cá nhân phải “hy sinh” những lợi ích, ham muốn của riêng mình vì lợi ích chung của tập thể. Trường hợp có một số cá nhân “quá hiền” và nhóm trưởng thiếu quan tâm thì cá nhân này sẽ chịu thiệt thòi;  Trong hoạt động nhóm, nếu không khéo quản lý thường dễ phát sinh chia bè phái;  Các vấn đề riêng tư của cá nhân thường bị tiết lộ vì mỗi thành viên thường chia sẽ thông tin cho nhau, nếu vì mục đích không lành mạnh thì những thông tin ấy sẽ gây nên những chuyện không hay, làm phát sinh mâu thuẫn nội bộ của nhóm;  Tuy nhiên, trong thực tế có nhiều nhóm khác nhau, sẽ có mục tiêu khác nhau, đồng thời cũng có những thuận lợi và khó khăn riêng. Chính vì vậy, từng cá nhân phải tìm hiểu về nhau trong nhóm, tìm hiểu điểm mạnh – yếu của nhau để từ đó cùng nhau thỏa thuận quy tắc hoạt động chung cho phù hợp. 3. Anh/Chị đã thu được những lợi ích gì từ việc tham gia nhóm? Lợi ích khi tham gia nhóm: Mọi thành viên trong tổ chức sẽ càng đồng lòng hướng tới mục tiêu và dốc sức cho thành công chung của tập thể khi họ cùng nhau xác định và vạch ra phương pháp đạt được chúng. Là thành viên của một nhóm, họ có cảm giác kiểm soát được cuộc sống của mình tốt hơn và không phải chịu đựng sự chuyên quyền của bất cứ người lãnh đạo nào. Khi các thành viên cùng góp sức giải quyết một vấn đề chung, họ học hỏi được cách xử lý mọi nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn; họ học hỏi từ những thành viên khác và cả người lãnh đạo. Thúc đẩy quản lý theo nhóm là cách tốt nhất để phát huy năng lực của các nhân viên (một hình thức đào tạo tại chức). Hoạt động theo nhóm mang lại cơ hội cho các thành viên thoả mãn những nhu cầu về bản ngã, được đón nhận và thể hiện mọi tiềm năng. 4 Bài thu hoạch “Kỹ năng làm việc nhóm” SVTH: Nguyễn Bích Trăm Quản lý theo nhóm giúp phá vỡ bức tường ngăn cách, tạo sự cởi mở và thân thiện giữa các thành viên và người lãnh đạo. Thông qua việc quản lý theo nhóm, các thành viên có thể học hỏi và vận dụng phong cách lãnh đạo từ cấp trên của mình. Điều đó tạo sự thống nhất về cách quản lý trong tổ chức. Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc sáng tạo để đưa các quyết định đúng đắn. Câu 4: Anh/Chị hãy mô tả quá trình quản lý cá nhân mà Anh/Chị đã thực hiện để hòa nhập nhóm? 1. Tại lần họp đầu tiên - Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến. - Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từng người dựa trên chuyên môn vủa họ. - Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩn bị cho lần họp sau. Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên. 2. Những lần gặp sau. - Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến và giải đáp thắc mắc cho từng người. - Biên tập lại bài soạn của từng ngươì cũng như chuẩn bị tài liệu bổ sung. 3. Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc - Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên. - Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp. - Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số người dự bị. Câu 5: Anh/Chị đã gặt hái được những gì (kiến thức, kỹ năng, thái độ) sau khi kết thúc chuyên đề “Kỹ năng làm việc nhóm”? Lòng tin: Những người cùng làm việc trong nhóm phải tin tuởng lẫn nhau khi làm việc. 5 Bài thu hoạch “Kỹ năng làm việc nhóm” SVTH: Nguyễn Bích Trăm Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau. Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng (hay xây dựng) ý kiến giữa các thành viên. Chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi, chúng ta có thể nhận biết mức độ tác động lẫn nhau, khả năng thảo luận, đưa ra vấn đề cho các thành viên khác của họ. Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra. Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình. Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực. Trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau. Sẻ chia: Các thành viên đưa ra ý kiến và tường thuật cách họ nghĩ ra nó cho nhau. Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra. 6