Tài liệu quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

1. Tìm kiếm khách hàng và kí hợp đồng dịch vụ Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là một lĩnh vực họat động của công ty JAS. Hợp đồng dịch vụ thể hiện mối quan hệ giữa JAS với các công ty mà JAS nhận làm dịch vụ .Thông qua bộ phận Marketing, công ty đã liên hệ trực tiếp với khách hàng, tìm đối tác để nhận làm dịch vụ như thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa, thanh lý tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu. Nếu khách hàng đồng ý với những dịch vụ và chi phí mà công ty JAS đề nghị thì công ty JAS sẽ tiến hành ký kết hợp đồng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu với khách hàng. Hợp đồng bao gồm các điều khoản mà hai bên đã thỏa thuận. Trong bài tiểu luận này ,chúng em xin trình bày việc thực hiện lô hàng xuất khẩu mặt hàng “USB CAPLE STANDARD STRAIGHT IPP3XX” ở cảng Hàng Không Tân Sơn Nhất theo hợp đồng số 4500117891 được ký kết vào ngày 01/10/2015 giữa Bên xuất khẩu : - Công ty JABIL VIETNAM Co., Ltd; - Địa chỉ: Lot I8-1, Sa Gon Hi-Tech Park, Le Van Viet street, district 9, HCM city, Viet Nam Bên nhập khẩu : - Công ty INGENICOSA - Địa chỉ: 28/32 boulevard de Grenelle, 75015 Paris Bên nhận hàng: - Công ty INGENICO DO BRASIL LTDA - Địa chỉ: AL ARAGUALIA 2190 – ED. N TOWER COND CEAII, 12’’F. CENTO EMPRESARIAL ARAGUAIA II, 06.455906 ALPHAVILLE/ BARUERI – SP. Do hai công ty đã làm việc với nhau qua nhiều năm và cả hai đã có sự tin tưởng nhất định lẫn nhau nên việc tìm hiểu kách hàng trong trường hợp này là không cần thiết và có thể bỏ qua bước này. 2. Tiếp nhận thông tin khách hàng từ bộ phận Sales hoặc từ bộ phận chứng từ chuyển qua Bộ phận Sales sau khi kí hợp đồng dịch vụ với khách hàng sẽ chuyển thông tin khách hàng, hồ sơ của khách hàng cho nhân viên giao nhận để tiến hành giao dịch thực hiện nhiệm vụ. Hồ sơ lô hàng bao gồm: - Hợp đồng thương mại bằng tiếng Anh: - Hóa đơn thương mại - Packing list - Booking của hãng hàng không: Sau đó, người phụ trách chứng từ sẽ chuyển hồ sơ và thông tin khách hàng cho nhân viên bộ phận giao nhận để thực hiện lô hàng. Khi đã có thông tin về khách hàng của JAS, nhân viên giao nhận dưới sự phân công của Giám đốc, sẽ liên lạc trực tiếp với khách hàng ( nhà xuất khẩu – Shipper) để lấy thông tin về lô hàng để biết rõ chi tiết về hàng hóa, chuẩn bị cho việc vận chuyển, chẳng hạn như: khi nào hàng hóa chuẩn bị xong có thể xuất được, khối lượng cụ thể, kích cỡ,… Sau đó bộ phận giao nhận chuyển cho người lập chứng từ Double check và chuẩn bị hồ sơ. 3. Kiểm tra bộ chứng từ Khi nhận được bộ chứng từ từ khách hàng, nhân viên giao nhân phải kiểm tra một cách chi tiết và cẩn thận về sự thống nhất và hợp lệ giữa các chứng từ. Công việc này vô cùng quan trọng bởi nếu có sự sai lệch hoặc không hợp lệ giữa các chứng từ thì hải quan sẽ không chấp nhận đăng ký tờ khai, và việc điều chỉnh lại chứng từ sẽ rất mất thời gian và tốn chi phí. Bộ chứng từ gọi là hợp lệ nếu tất cả nội dung hàng hóa trên tất cả chứng từ như hợp đồng, bản kê chi tiết…đều thống nhất với nhau: tên, địa chỉ, số điện thoại bên mua và bên bán, tên hàng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, cảng dỡ hàng, cảng bốc hàng, điều kiện thanh toán, tổng giá trị hợp đồng, xuất xứ hàng hóa, hãng hàng không, số chuyến bay... Tiến hành kiểm tra: Do đây là lô hàng được công ty Công ty INGENICO SA mua, nhưng phân phối lại cho người nhận là chi nhánh của công ty ở Barzil nên địa chỉ của người nhận hàng trên hóa đơn thương mại, bảng kê chi tiết hàng hóa, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là Công ty INGENICO DO BRASIL LTDA; địa chỉ: AL ARAGUALIA 2190 – ED. N TOWER COND CEAII, 12’’F. CENTO EMPRESARIAL ARAGUAIA II, 06.455906 ALPHAVILLE/ BARUERI – SP.  Hợp đồng ( PURCHASE ORDER ): Nội dung được kiểm tra bao gồm: Theo bộ chứng từ trong bài báo cáo thì đây là hợp đồng số ( P/0 NUMBER) 4500117891, được ký vào ngày 01/10/2015 (DATE) giữa : Bên xuất khẩu (SHIPPER) : - Công ty JABIL VIETNAM Co., Ltd; - Địa chỉ: Lot I8-1, Sa Gon Hi-Tech Park, Le Van Viet street, district 9, HCM city, Viet Nam Bên nhập khẩu (BILL TO): - Công ty INGENICOSA - Địa chỉ: 28/32 boulevard de Grenelle, 75015 Paris Bên nhận hàng ( SHIP TO) : - Công ty INGENICO DO BRASIL LTDA - Địa chỉ: AL ARAGUALIA 2190 – ED. N TOWER COND CEAII, 12’’F. CENTO EMPRESARIAL ARAGUAIA II, 06.455906 ALPHAVILLE/ BARUERI – SP. Hình thức vận chuyển ( Ship mode): hàng không ( AIR ) Điều kiện vận chuyển ( Term Dilivery) : EXW và cảng xuất hàng là Cảng Hàng Không Tân Sơn Nhất - TP Hồ Chí Minh. Phương thức thanh toán ( PAYMENT TERMS) : TT Tiền tệ thanh toán: (CURRENCY) : USD Hàng hóa xuất khẩu (DECRIPTION): USB CAPLE STANDARD STRAIGHT IPP3XX Mã số của linh kiện ( PART NUMBER): 296100039AB Trước hết, như chúng ta đã biết, một sản phẩm hoàn chỉnh (VD: một cái máy in), được lắp ráp từ nhiều phần (part) khác nhau. Do đó, để dễ dàng trong việc lắp ráp và tìm linh kiện thay thế, nhà sản xuất đặt cho mỗi linh kiện (part) một mã số khác nhau, không trùng lắp. Cho nên, "part number" là "mã số linh kiện" hay "mã số phụ tùng". Số lượng (ORDER QUANTITY ) : 5 Đơn vị tính( Unit) : PCS ( CÁI) Đơn giá (UNIT PRICE) : 1.8286 Tổng tiền ( AMOUNT ): 9.14  Hóa đơn thương mại (COMMERCIAL INVOICE ): Ta tiến hành kiểm tra các nội dung sau: Bên xuất khẩu (SHIPPER) : - Công ty JABIL VIETNAM Co., Ltd; - Địa chỉ: Lot I8-1, Sa Gon Hi-Tech Park, Le Van Viet street, district 9, HCM city, Viet Nam Bên nhập khẩu (BILL TO): - Công ty INGENICOSA - Địa chỉ: 28/32 boulevard de Grenelle, 75015 Paris Bên nhận hàng ( SHIP TO) : - Công ty INGENICO DO BRASIL LTDA - Địa chỉ: AL ARAGUALIA 2190 – ED. N TOWER COND CEAII, 12’’F. CENTO EMPRESARIAL ARAGUAIA II, 06.455906 ALPHAVILLE/ BARUERI – SP. Số hóa đơn ( INVOICE NUMBER) : ING1107201508 Ngày phát hành ( DATE OF ISSUE) : 01/10/2015 Mã tham chiếu (REFERENCE) : 7028406949 ORDER NUMBER: 4500117891 Nước xuất khẩu ( COUNTRY OF ORGIN) : VIETNAM Nước nhận hàng ( COUNTRY OF DESTINATION) : BRAZIL ( Kiểm tra nội dung này dựa trên địa chỉ của bên xuất khẩu và bên nhập khẩu ) Hình thức vận chuyển ( Ship mode): hàng không ( AIR ) Đại lý giao nhận ( FORWARDER) : JAS FORWADING VIETNAM Hàng hóa xuất khẩu(DECRIPTION): USB CAPLE STANDARD STRAIGHT IPP3XX Số lượng (ORDER QUANTITY ) : 5 Mã số của hàng hóa ( PART NUMBER): 296100039AB HS CODE : 85444922 HS Code là mã phân loại của hàng hóa, dùng để xác định thuế suất xuất nhập khẩu hàng hóa. Chi tiết hơn HS Code hay Mã HS là mã số của hàng hóa xuất nhập khẩu theo Hệ thống phân loại hàng hóa do Tổ chức Hải quan thế giới phát hành có tên là “Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa” (HS – Harmonized Commodity Description and Coding System). Căn cứ vào Biểu thuế xuất khẩu, Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi ban hành kèm theo Thông tư số 184/2010/TT-BTC ngày 15.11.2010 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính; Thông tư số 49/2010/TT-BTC ngày 12.4.2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện việc phân loại, áp dụng mức thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Khi có nhu cầu nhập khẩu hoặc xuất khẩu một mặt hàng, vấn đề đặt ra là, để xác định mã HS cho hàng hóa một cách chính xác để dự tính trước được mức thuế sẽ phải nộp, theo lý thuyết ta cần nghiên cứu 6 quy tắc về việc phân loại hàng hóa xuất nhập khẩu theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu nhập khẩu Việt Nam ban hành theo Thông tư số 85/2003/TT-BTC. Nhưng để dễ dàng hơn ta cần dùng kết hợp cả Biểu thuế dạng file mềm (excel hoặc word), và Biểu thuế dạng sách in. Trước hết, cần mở file biểu thuế (dùng lệnh Find – Ctrl +F) để tìm tên hàng xem có thấy tên hàng không. Nếu có, việc tra cứu hoàn tất. Hoặc để xác định chính xác mã HS của sản phẩm trên, cần cung cấp đầy đủ chi tiết kỹ thuật của sản phẩm đồng thời liên hệ với Chi cục hải quan nơi bạn sẽ làm thủ tục nhập khẩu để được trả lời cụ thể. . Cũng bằng cách tra cứu này, có thể tìm kiếm trên các website tra cứu mã HS trực tuyến như: hssearch.net,www.customs.gov.vn. Nếu trong quá trình khai báo Hải quan, xác định mã HS sai thì sẽ phải tiến hành nhiều biện pháp phức tạp để khắc phục như: sửa tờ khai, nộp bổ sung hồ sơ hoặc xin hoàn thuế, quá trình thông quan sẽ rất chậm trễ.Vì vậy, bạn nên thật cẩn thận trong việc tra cứu mã HS, cố gắng áp mã HS cho đúng, để không mất nhiều thời gian cho việc thông quan. Đơn vị tính ( UNIT) : EA (each – cái ) Số lượng (ORDER QUANTITY ) : 5 Đơn giá (UNIT PRICE) : 1.8286 Tổng tiền ( AMOUNT ): 9.14 Điều kiện vận chuyển ( Term Dilivery) : EXW  Bản kê chi tiết hàng hóa: ( PACKING LIST ) Cũng cần kiểm tra các nội dung sau : Bên xuất khẩu (SHIPPER) : - Công ty JABIL VIETNAM Co., Ltd; - Địa chỉ: Lot I8-1, Sa Gon Hi-Tech Park, Le Van Viet street, district 9, HCM city, Viet Nam Bên nhập khẩu (BILL TO): - Công ty INGENICOSA - Địa chỉ: 28/32 boulevard de Grenelle, 75015 Paris Bên nhận hàng ( SHIP TO) : - Công ty INGENICO DO BRASIL LTDA - Địa chỉ: AL ARAGUALIA 2190 – ED. N TOWER COND CEAII, 12’’F. CENTO EMPRESARIAL ARAGUAIA II, 06.455906 ALPHAVILLE/ BARUERI – SP. Số chứng từ ( DOCUMENT NUMBER) : ING1107201508 ( giống với số invoice ) Mã tham chiếu (REFERENCE) : 7028406949 ( tương tự như trong INVOICE) ORDER NUMBER: 4500117891 ( tương tự như trong INVOICE) Ngày phát hành ( DATE OF ISSUE) : 11/07/2015 Nước xuất khẩu ( COUNTRY OF ORGIN) : VIETNAM Nước nhận hàng ( COUNTRY OF DESTINATION) : BRAZIL ( Kiểm tra nội dung này dựa trên địa chỉ của bên xuất khẩu và bên nhập khẩu ) Hình thức vận chuyển ( Ship mode): hàng không ( AIR ) Đại lý giao nhận ( FORWARDER) : JAS FORWADING VIETNAM Hàng hóa xuất khẩu(DECRIPTION): USB CAPLE STANDARD STRAIGHT IPP3XX Số lượng (ORDER QUANTITY ) : 5 PCS Mã số của hàng hóa ( PART NUMBER): 296100039AB SERIAL NUMBER : SRING1107201508 Serial number : là mã hàng hóa do nhà sản xuất quy định để quản lý hàng hóa trong sản xuất và trong bảo hành sản phẩm. Nhìn vào serial number nhà sản xuất hay phân phối biết được sản phẩm thuộc thế hệ gì, sản xuất đến thứ bao nhiêu trong năm hay trong quý và đã phân phối cho ai Khối lượng (WEIGHT – KG ): + NET: 0.72 +GROSS : 0.8 Gross weight là trọng lượng cả bì , tức trọng lượng bao gồm bao bì . Net weight là trọng lượng tịnh , tức trọng lượng sau khi trừ phần bao bì ra . Kích thước ( DEMENSION) : 40 *31*10 Đối với những lô hàng có trục trặc về khâu chứng từ hoặc về hàng hóa, nhân viên giao nhận phải thông báo cho Giám đốc biết tình hình, phối hợp với khách hàng khắc phục thiếu sót hoặc tìm cách tháo gỡ. Khi có khả năng phát sinh chi phí thực hiện lô hàng, Giam đốc sẽ thông báo với bộ phận Sales để báo lại giá và cùng khách hàng thống nhất cách xử lý. 4. Lên chi phí lô hàng: Chi phí thực hiện lô hàng được áp dụng theo bảng giá của công ty, đã được Gíam đốc công ty thông qua. Nhân viên giao nhận sử dụng tối đa kinh nghiệm nghiệp vụ của mình để hạn chế chi phí trong phạm vi bảng giá nói trên. Những chi phí nào có hóa đơn, nhân viên giao nhận phải xuất trình đầy đủ, hợp lệ hoặc phải giải trình một cách hợp lý. Nếu không có thì khoản cho phí đó không được duyệt. Bất cứ một chi phí phát sinh nào cũng phải được sự đồng ý của Gíam đốc duyệt trước và phải chịu trách nhiệm giải trình khi thanh toán. Những chi phí đó cũng phải được thông báo kịp thời cho khách hàng ( trường hợp phát sinh từ khách hàng) hoặc phải trình lên Giam đốc ( nếu phát sinh từ phía công ty ). Trước mỗi lô hàng, nhân viên giao nhận phải làm Bản dự chi để trình Giam đốc ký duyệt tạm ứng. Trong trường hợp đã từng làm việc với khách hàng này và hai bên đã thỏa thuận được mức phí dịch vụ của JAS thì nhân viên giao nhận không cần lên bản báo chi phí cho giám đốc cũng như khách hàng mà vẫn giữ nguyên mức cũ. 5. Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận kèm với thư chỉ dẫn của người gửi hàng để người giao nhận giao hàng cho hãng vận chuyển và lập vận đơn. Thư chỉ dẫn của người gửi hàng được in sẵn thành mẫu và bao gồm những nội dung chính sau: Tên và địa chỉ của người gửi hàng; Nơi hàng đến và tuyến đường vận chuyển; Số kiện; Trọng lượng; Kích thước của hàng; Ðặc điểm và số lượng hàng hoá; Giá trị hàng; Phương pháp thanh toán cước phí; Ký mã hiệu hàng hoá; Có hay không mua bảo hiểm cho hàng hoá; Liệt kê các chứng từ gửi kèm. 6. Trên cơ sở uỷ thác của người xuất khẩu, người giao nhận tiến hành tập hợp và lập chứng từ sau đây để chuẩn bị giao hàng cho hãng hàng không. + Giấy phép xuất nhập khẩu: Giấy phép xuất nhập khẩu do cơ quan quản lý xuất nhập khẩu của một nước cấp, ở Việt Nam là Bộ Thương mại. Giấy phép xuất nhập khẩu của Việt Nam có hai loại chính: Loại 1 là giấy phép mẹ, tức loại giấy phép cấp cho doanh nghiệp được phép xuất hay nhập một khối lượng hay trị giá hàng trong một năm. Loại 2 là giấy phép con, được cấp cho từng chuyến hàng một, giấy phép con còn gọi là giấy phép chuyến, loại 2 được sử dụng phổ biến hơn. Giấy phép xuất nhập khẩu gồm những nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ của người xuất nhập; Số giấy phép; Ngày cấp; Thời hạn hiệu lực; Cơ sở cấp giấy phép; Loại hình kinh doanh; Cửa khẩu nhập; Hợp đồng số; Ngày; Dạng hợp đồng; Chi tiết về vận tải; Ðiều kiện và địa chỉ giao hàng; Thời hạn giao hàng; Phương thức thanh toán; Ðồng tiền thanh toán; Tên hàng, chủng loại bao kiện, tên và đặc điểm hàng hoá; Ký mã hiệu hàng hoá; Số lượng hàng hoá; Ðơn giá; Trị giá; Người và ngày xin cấp giấy phép; Xác nhận của hải quan; Cơ quan duyệt cấp giấy phép ký tên, đóng dấu. Xin giấy phép xuất khẩu trước đây là một công việc bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp Việt Nam khi muốn xuất khẩu hàng hoá sang nước ngoài. Nhưng theo quyết định số 57/1998/NĐ/CP tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế đều được quyền xuất khẩu hàng hoá phù hợp với nôị dung đăng kí kinh doanh trong nước của mình không cần phải xin giấy phép kinh doanh xuất khẩu tại bộ thương mại. Qui định này không áp dụng với một số mặt hàng đang còn quản lý theo cơ chế riêng (cụ thể là những mặt hàng gạo, chất nổ, sách báo, ngọc trai, đá quí, tác phẩm nghệ thuật, đồ sưu tầm và đồ cổ). Nếu hàng xuất khẩu qua nhiều cửa khẩu, thì cơ quan sẽ cấp cho doanh nghiệp ngoại thương một phiếu theo dõi. Mỗi khi hàng thực tế được gia nhận ở cửa khẩu, cơ quan hải quan đó sẽ trừ lùi vào phiếu theo dõi. Do đó, dựa vào quy định trên, lô hàng xuất khẩu trong hợp đồng cụ thể này là mặt hàng điện tử ( USB CAPBLE ), không thuộc danh sách những mặt hàng đang còn quản lý theo cơ chế riêng nên trong trường hợp này, người giao nhận không cần chuẩn bị giấy phép xuất nhập khẩu. + Phiếu hướng dẫn gửi hàng (Shipper letter of instruction) + Airlines label: là nhãn của hãng hàng không cung cấp, được dùng để dán trên các kiện hàng trước khi hàng lên máy. Nhãn này bao gồm các mục dùng để ghi:số không vận đơn (MAWB), nơi đi, nơi đến, số kiện hàng + Mother Bag Label ( Nhãn của đại lý ): các đại lý dùng thêm nhãn của mình để đại lý ở đầu nhận hàng phân loại hàng hóa. Nhãn này cũng bao gồm các mục dùng để ghi: số HAWB, nơi đi, nơi đến, số kiện hàng +Phiếu đóng gói hàng hoá ( Packing list) Ðây là bản khai chi tiết về hàng hoá của người gửi hàng. Nội dung chính của bản khai chi tiết: Tên và địa chỉ của người gửi hàng; Tên hàng; Ký mã hiệu của hàng; Số kiện hàng; Trọng lượng toàn bộ; Trọng lượng tịnh; Kích thước của hàng hoá; Ô tả hàng hoá; Chữ ký của người lập. + Phiếu khai báo tên hàng đối với lô hàng gom ( Shipper declaration details for consolidation) Là một bản kê khai tóm tắt về hàng hoá chuyên chở, do người giao nhận lập khi hàng có nhiều lô hàng lẻ gửi chung một vận đơn (trường hợp gom hàng), bao gồm những nội dung chính sau: Tên, địa chỉ người gửi; Tên, địa chỉ người nhận; Số thứ tự của vận đơn; Tên hàng; Ký mã hiệu; Trọng lượng;Số kiện hàng của từng vận đơn; Nơi đi; Nơi đến. + Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) : Là chứng từ ghi nơi sản xuất của hàng hoá do người xuất khẩu kê khai, ký và được cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu xác nhận (ở Việt Nam là phòng thương mại và công nghiệp). Giấy chứng nhận xuất xứ bao gồm chững nội dung chủ yếu sau: Tên và địa chỉ của người gửi hàng; Tên và địa chỉ của người nhận hàng; Phương tiện và tuyến vận tải; Mục đích sử dụng chính thức; Số thứ tự của lô hàng; Mã và số hiệu bao bì; Tên hàng và mô tả hàng hoá; Số lượng hàng hoá; Trọng lượng hàng hoá; Số và ngày của hoá đơn thương mại; Cam đoan của người xuất khẩu về hàng hoá; Chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền. + Tờ khai gửi hàng ( Tờ cân ) gồm 4 liên: xanh, vàng, trắng, hồng + Hoá đơn thương mại (Invoice) + Material Safety Data Sheet ( đối với những lô hàng đặc biệt, có tính chất nguy hiểm) Trước khi đến cơ quan hải quan làm thủ tục công ty phải khai báo qua hải quan điện tử trên mạng điện tử của hải quan. Người khai hải quan phải khai và nộp tờ khai; nộp, xuất trình những chứng từ thuộc hồ sơ hải quan; trong trường hợp thực hiện thủ tục hải quan điện tử, người khai hải quan được khai và gửi hồ sơ hải quan thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của Hải quan. Kết cấu tờ khai hải quan xuất khẩu: Tiêu đề: TỜ KHAI HÀNG HÓA XUẤT KHẨU. Phần trên của tờ khai bao gồm: - Góc trái trên cùng tờ khai: Chi cục hải quan: Chi cục hải quan quản lý hàng hóa gia công Hồ Chí Minh. - Phần chính giữa trên cùng tờ khai: Số tham chiếu: 349598. Ngày, giờ gửi: 03/09/2015 - Góc phải trên cùng tờ khai: Số tờ khai: 9695. Ngày, giờ đăng ký: 03/09/2015 Số lượng phụ lục tờ khai: 01 PHẦN DÀNH CHO NGƯỜI KHAI HẢI QUAN KÊ KHAI: (Gồm 29 tiêu thức) Tiêu thức 1: Người xuất khẩu: (Căn cứ vào Hợp đồng thương mại). Tiêu chí này phải ghi đầy đủ, chính xác mã số thuế của đơn vị xuất khẩu vào các ô vuông trống và viết theo trình tự từ trái sang phải, mỗi ô một số, dư thì để trống nếu thiếu ô thì ta ghi thêm ở dưới. Sau đó ghi tên, địa chỉ của công ty rõ ràng, đầy đủ và chính xác ở bên dưới. 0 3 0 0 4 0 1 5 2 4 công ty DATALOGIC VIETNAM LLC