Tài liệu Xử lý tình huống đề nghị ghi chú kết hôn của công dân

lOMoARcPSD|15963670 1 LỜI NÓI ĐẦU I. NỘI DUNG TÌNH HUỐNG 1.1. Hoàn cảnh ra đời Huyện Hoa Lư, tỉnh Ninh Bình, phía Bắc giáp huyện Gia Viễn; phía Đông giáp thành phố Ninh Bình và huyện Ý Yên tỉnh Nam Định; phía Tây giáp huyện Nho Quan; phía Nam giáp huyện Yên Mô và thành phố Tam Điệp. Huyện có 11 xã, thị trấn, diện tích tự nhiên 11.343 ha, dân số khoảng 103.900 người, có đường quốc lộ 1A và đường sắt Bắc Nam chạy qua, thuận tiện cho việc đi lại và lưu thông hàng hóa. Với vị trí địa lý bao quanh thành phố Ninh Bình, huyện Hoa Lư là vành đai của trung tâm kinh tế - xã hội của tỉnh. Với sự phát triển của đời sống kinh tế - xã hội, nhiều công dân trên địa bàn huyện đã lựa chọn xuất cảnh ra nước ngoài để học tập, làm việc, sinh sống và kết hôn. Bà Nguyễn Thị Nền quê quán tại thôn Đông, xã Trường Yên, huyện Hoa Lư, tỉnh Ninh Bình. Năm 2008, bà Nền xuất khẩu lao động sang Hoa Kỳ đến năm 2012, bà Nền được cơ quan có thẩm quyền của Hoa Kỳ cấp thẻ thường trú nhân có thời hạn 10 năm. Năm 2013, bà Nền kết hôn với ông Josep.E.Miller (quốc tịch Hoa Kỳ) tại cơ quan có thẩm quyền của quận Manhattan, New York, Hoa Kỳ. Đến năm 2020, do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid, cuộc sống của gia đình bà Nền gặp khó khăn nên bà Nền cùng ông Josep.E.Miller có ý định đưa gia đình về Việt Nam thường trú. Tháng 02/2021, bà Nền trở về Việt Nam trước để làm các thủ tục cần thiết. Khi tìm hiểu thủ tục xin bảo lãnh cho ông Josep.E.Miller về thường trú tại Việt Nam, bà Nền được tư vấn do việc kết hôn của bà được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài nên để hôn nhân của bà được công nhận tại Việt Nam, bà Nền cần liên hệ với UBND huyện nơi bà đang cư trú để làm thủ tục Ghi vào sổ hộ tịch việc kết hôn tại nước ngoài hay còn gọi là thủ tục Ghi chú kết hôn. Được sự hướng dẫn, tháng 05/2021, bà Nền đã chuẩn bị hồ sơ và đến UBND huyện Hoa Lư, tỉnh Ninh Bình để đề nghị thực hiện thủ tục Ghi chú kết hôn. 1.2. Mô tả tình huống 1 lOMoARcPSD|15963670 2 Ngày 16/05/2021, bà Nền đã đến bộ phận một cửa UBND huyện Hoa Lư đề nghị công chức phòng Tư pháp thực hiện ghi chú kết hôn giữa bà và ông Josep.E.Miller. Công chức phòng Tư pháp là bà Nguyễn Thị Lụa đã tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ do bà Nền cung cấp bao gồm: - Tờ khai ghi vào sổ hộ tịch việc kết hôn. - Hộ chiếu quốc tịch Việt Nam của bà Nền do cơ quan đại diện Việt Nam tại Hoa Kỳ cấp năm 2018, có giá trị đến năm 2028; - Sổ hộ khẩu thường trú gia đình ông Nguyễn Văn Đức (bố đẻ bà Nền) tại thôn Đông, xã Trường Yên, huyện Hoa Lư có tên bà Nguyễn Thị Nền; - Giấy phép và giấy đăng ký kết hôn giữa bà và ông Josep.E.Miller do Quận Manhattan, thành phố New York, Hoa Kỳ cấp ngày 21/6/2013 và hồ sơ có liên quan đến thủ tục đăng ký kết hôn, được dịch ra tiếng Việt (trong đó có bản sao thẻ thường trú nhân do cơ quan có thẩm quyền của Hoa Kỳ cấp cho bà Nền năm 2012); - Giấy tờ tùy thân và giấy tờ chứng minh nơi cư trú của ông Josep.E.Miller (đã được dịch ra tiếng Việt và có công chứng). Sau khi kiểm tra kỹ hồ sơ, bà Lụa từ chối tiếp nhận, trả lại hồ sơ cho bà Nền với lý do giấy phép và giấy đăng ký kết hôn của bà do cơ quan có thẩm quyền của Hoa Kỳ cấp do đó theo quy định tại khoản 2 điều 4 Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thì để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp quy định tại Điều 9 Nghị định. Ngày 02/7/2021, bà Nền quay trở lại bộ phận một cửa UBND huyện Hoa Lư để nộp lại hồ sơ đã bổ sung các giấy tờ như đã hướng dẫn. Sau khi kiểm tra kỹ hồ sơ, bà Lụa tiếp tục từ chối tiếp nhận, trả lại hồ sơ cho bà Nền với lý do theo hồ sơ dùng để đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của Hoa Kỳ, bà Nền đã được cơ quan có thẩm quyền Hoa Kỳ cấp thẻ thường trú nhân còn thời hạn đến năm 2022 (một loại giấy tờ chứng minh công dân nước ngoài có quyền thường trú tại Hoa Kỳ) là căn cứ cho thấy bà Nền là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài. Do đó theo quy định của pháp luật, trường hợp của bà Nền thuộc 2 lOMoARcPSD|15963670 3 thẩm quyền của Cơ quan đại diện của Việt Nam tại Hoa Kỳ. Về vấn đề bà Nền vẫn có tên trong sổ hộ khẩu thường trú vào hộ gia đình ông Nguyễn Văn Đức tại thôn Đông, xã Trường Yên, huyện Hoa Lư, bà Lụa cho rằng theo quy định của pháp luật, khi bà Nền định cư ở nước ngoài, về nguyên tắc hộ ông Nguyễn Văn Đức phải thực hiện thủ tục xóa đăng ký thường trú của bà Nền, trường hợp bà Nền có nguyện vọng về Việt Nam định cư thì phải làm lại thủ tục đăng ký thường trú nhưng trong sổ hộ khẩu không ghi nhận thông tin xóa hay đăng ký lại thường trú do đó không đủ căn cứ để xác minh bà Nền cư trú tại thôn Đông, xã Trường Yên, huyện Hoa Lư. Sau khi nghe bà Lụa giải thích, bà Nền nêu lý do do ảnh hưởng của đại dịch Covid, việc bà quay trở lại Mỹ để thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn tại Cơ quan đại diện của Việt Nam là không khả thi. Thực tế sau khi về Việt Nam, bà Nền cũng đã cư trú tại hộ gia đình ông Nguyễn Văn Đức tại thôn Đông, xã Trường Yên, huyện Hoa Lư từ tháng 02/2021 đến nay. Hơn nữa việc làm hồ sơ ghi chú kết hôn cũng đã khiến bà tốn nhiều thời gian, tiền bạc khi các giấy tờ liên quan đến hồ sơ kết hôn của bà do nước ngoài cấp nên bà phải liên hệ với Cục lãnh sự Bộ ngoại giao tại Hà Nội mới hợp pháp hóa lãnh sự được các giấy tờ cần thiết theo hướng dẫn. Việc không thực hiện được thủ tục ghi chú kết hôn khiến bà không thể làm hồ sơ bảo lãnh cho chồng bà đăng ký thường trú tại Việt Nam, ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền và lợi ích của hai vợ chồng bà do đó bà đề nghị UBND huyện Hoa Lư xem xét lại để giải quyết thủ tục cho bà. II. PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG 2.1. Mục tiêu phân tích tình huống - Giúp bản thân rèn luyện kỹ năng xử lý tình huống; - Phân tích nguyên nhân dẫn đến việc công chức Phòng Tư pháp UBND huyện Hoa Lư từ chối hồ sơ qua đó làm rõ hơn về thẩm quyền giải quyết TTHC ghi chú kết hôn có yếu tố nước ngoài theo pháp luật hiện hành; - Đưa ra các biện pháp xử lý vừa đảm bảo giải quyết đúng thẩm quyền theo quy định của pháp luật, vừa đảm bảo hài hòa quyền và lợi ích của công dân. 2.2. Cơ sở lý luận - Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 ngày 20/11/2014; 3 lOMoARcPSD|15963670 4 - Luật Hôn nhân và gia đình số 52/2014/QH13 ngày 19/6/2014 của Quốc hội; - Luật Quốc tịch số 24/2008/QH12 ngày 13/11/2008, sửa đổi, bổ sung năm 2014; - Luật cư trú số 81/2006/QH11 ngày 29/11/2006, sửa đổi, bổ sung năm 2013;1 - Luật cư trú số 68/2020/QH11 ngày 13/11/2020; - Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch; - Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch; - Thông tư liên tịch số 02/2016/TTLT-BNG-BTP ngày 30/6/2016 của Bộ Ngoại giao và Bộ Tư pháp hướng dẫn việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; - Công văn số 12/HTQTCT-HT ngày 11/01/2021 của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực Bộ Tư pháp về việc hướng dẫn nghiệp vụ ghi chú kết hôn; - Quyết định số 204/QĐ-UBND ngày 09/03/2021 của Chủ tịch UBND tỉnh Ninh Bình về công bố danh mục chuẩn hóa thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp, UBND cấp huyện, UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh Ninh Bình. - Quyết định số 450/QĐ-UBND ngày 10/06/2021 của UBND tỉnh Ninh Bình phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Sở Tư pháp thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh Ninh Bình. 2.3. Phân tích diễn biến tình huống Khác với quan hệ hôn nhân giữa công dân Việt cùng cư trú tại Việt Nam, hôn nhân giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài là quan hệ hôn nhân có 1 Đã hết hiệu lực từ ngày 01/7/2021, bị thay thế bởi Luật Cư trú số 68/2020/QH14 ngày 13/11/2020 4 lOMoARcPSD|15963670 5 yếu tố nước ngoài. Tại khoản 25 Điều 3 Luật hôn nhân và gia đình năm 2014 có quy định: "Quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài là quan hệ hôn nhân và gia đình mà ít nhất một bên tham gia là người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài; quan hệ hôn nhân và gia đình giữa các bên tham gia là công dân Việt Nam nhưng căn cứ để xác lập, thay đổi, chấm dứt quan hệ đó theo pháp luật nước ngoài, phát sinh tại nước ngoài hoặc tài sản liên quan đến quan hệ đó ở nước ngoài". Quan hệ hôn nhân có yếu tố nước ngoài vượt ra khỏi phạm vi điều chỉnh pháp luật của một quốc gia. Lúc này, pháp luật của Việt Nam và pháp luật của quốc gia mà người nước ngoài có quốc tịch có thể cùng điều chỉnh mối quan hệ này. Đồng thời, quan hệ hôn nhân đó phải được pháp luật của cả hai quốc gia nêu trên cùng biết để bảo vệ. Thế nhưng, đăng ký kết hôn thì cặp đôi lại chỉ được thực hiện một lần tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc tại cơ quan có thẩm quyền của quốc gia mà người nước ngoài có quốc tịch. Vậy vấn đề đặt ra là, làm thế nào mà chỉ đăng ký kết hôn tại một quốc gia mà cả hai quốc gia cùng biết và bảo vệ quan hệ hôn nhân đó ? Thủ tục ghi vào sổ hộ tịch việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết ở nước ngoài hay còn được gọi tắt là thủ tục ghi chú việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết ở nước ngoài ra đời để giải quyết vấn đề này. Nôm na của thủ tục này là, nếu cặp đôi đăng ký kết hôn tại Việt Nam thì người nước ngoài sẽ thông báo với cơ quan có thẩm quyền của quốc gia mà họ có quốc tịch về việc họ đã đăng ký kết hôn tại Việt Nam. Ngược lại, nếu kết hôn tại nước ngoài thì người Việt Nam sẽ thực hiện thủ tục thông báo hay còn gọi là ghi chú kết hôn này. Theo quy định tại khoản 2 Điều 125 Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014 thì: “Chính phủ quy định việc ghi vào sổ hộ tịch các việc về hôn nhân và gia đình theo bản án, quyết định của Tòa án nước ngoài mà không có yêu cầu thi hành tại Việt Nam hoặc không có đơn yêu cầu không công nhận tại Việt Nam; 5 lOMoARcPSD|15963670 6 quyết định về hôn nhân và gia đình của cơ quan khác có thẩm quyền của nước ngoài” Thủ tục ghi chú kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài đã được quy định cụ thể tại Luật Hộ tịch 2014, Nghị định 123/2015/NĐ-CP, Thông tư liên tịch số 02/2016/TTLT-BNG-BTP. Giấy phép và Giấy chứng nhận kết hôn do Quận Manhattan cấp đã được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt theo các quy định trên là cơ sở để thực hiện việc ghi chú việc kết hôn của bà Nền tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền của Việt Nam. Theo quy định của Luật Hộ tịch năm 2014, hiện nay có hai cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục ghi chú việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết ở nước ngoài là UBND cấp huyện nơi cư trú của công dân Việt Nam theo khoản 1 Điều 48 Luật Hộ tịch 2014: “Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của công dân Việt Nam ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi hộ tịch đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài’’ và cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước ngoài trong trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài (khoản 3 Điều 7 Luật Hộ tịch 2014). Như vậy để xác định được thẩm quyền giải quyết việc ghi chú kết hôn của bà Nền phải xác định được nơi cư trú của bà Nền. Theo khoản 2 điều 2 Luật cư trú năm 2020 thì: “2. Cư trú là việc công dân sinh sống tại một địa điểm thuộc đơn vị hành chính cấp xã hoặc đơn vị hành chính cấp huyện ở nơi không có đơn vị hành chính cấp xã (sau đây gọi chung là đơn vị hành chính cấp xã)” Nơi cư trú của công dân được xác định theo quy định tại Điều 11 Luật cư trú năm 2020 như sau: “1. Nơi cư trú của công dân bao gồm nơi thường trú, nơi tạm trú. 2. Trường hợp không xác định được nơi thường trú, nơi tạm trú thì nơi cư trú của công dân là nơi ở hiện tại được xác định theo quy định tại khoản 1 Điều 19 của Luật này.” 6 lOMoARcPSD|15963670 7 Do bà Nền đã được cơ quan có thẩm quyền của Hoa Kỳ cấp Thẻ thường trú Nhân – một loại giấy chứng minh người nước ngoài là cư dân thường trú bên trong nước Hoa Kỳ - có hiệu lực đến năm 2028 do đó theo quy định tại khoản 3, điều 3 Luật Quốc tịch Việt Nam năm 2008: “Người Việt Nam định cư ở nước ngoài là công dân Việt Nam và người gốc Việt Nam cư trú, sinh sống lâu dài ở nước ngoài” Và khoản 1, khoản 2 Điều 3 Thông tư liên tịch số 02/2016/TTLT-BNGBTP ngày 30/6/2016 của Bộ Ngoại giao và Bộ Tư pháp hướng dẫn việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài: “1. Công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài là người đang có quốc tịch Việt Nam thường trú hoặc tạm trú ở nước ngoài. 2. Công dân Việt Nam thường trú ở nước ngoài là người đang có quốc tịch Việt Nam, được nước sở tại cho hưởng quy chế thường trú.” có căn cứ cho thấy bà Nền là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài, cụ thể là công dân Việt Nam thường trú tại Hoa Kỳ. Vì thế đối chiếu theo quy định tại khoản 3 Điều 7 Luật hộ tịch 2014: “Cơ quan đại diện đăng ký các việc hộ tịch quy định tại Điều 3 của Luật này2 cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài” Và khoản 1 Điều 2 Thông tư liên tịch số 02/20216/TTLT-BNG-BTP: “Cơ quan đại diện thực hiện đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật hộ tịch1, đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử theo quy định của pháp luật; cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Sổ hộ tịch; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài” 2 Điều 3 Luật Hộ tịch 2014. Nội dung đăng ký hộ tịch ….. 3. Ghi vào Sổ hộ tịch sự kiện khai sinh; kết hôn; ly hôn; hủy việc kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi hộ tịch; khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài. ….. 7 lOMoARcPSD|15963670 8 việc công chức phòng Tư pháp UBND huyện Hoa Lư xác định thẩm quyền giải quyết việc ghi chú kết hôn của bà Nền là có cơ sở pháp lý. Đối với việc công chức phòng Tư pháp UBND huyện Hoa Lư xác định sổ hộ khẩu của gia đình ông Nguyễn Văn Đức tại thôn Đông, xã Trường Yên, huyện Hoa Lư, tỉnh Ninh Bình không đủ căn cứ để chứng minh nơi cư trú của bà Nền tại Việt Nam thì theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 22 Luật Cư trú năm 2006 quy định về xóa đăng ký thường trú: “1. Người thuộc một trong các trường hợp sau đây thì bị xoá đăng ký thường trú: ...... d) Ra nước ngoài để định cư; ….” và quy định tại Điều 11 Thông tư số 35/2014/TT-BCA thì: “1. Xóa đăng ký thường trú là việc cơ quan có thẩm quyền đăng ký thường trú xóa tên người đã đăng ký thường trú trong sổ hộ khẩu và sổ đăng ký thường trú. 2. Thủ tục xóa đăng ký thường trú đối với các trường hợp thuộc các điểm a, điểm b, điểm c và điểm d khoản 1 Điều 22 Luật Cư trú a) Trong thời hạn 60 (sáu mươi) ngày, kể từ ngày có người thuộc diện xóa đăng ký thường trú thì đại diện hộ gia đình có trách nhiệm đến làm thủ tục xóa đăng ký thường trú. Hồ sơ bao gồm: Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu; sổ hộ khẩu; giấy tờ chứng minh thuộc một trong các trường hợp xóa đăng ký thường trú. b) Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ thì cơ quan đăng ký thường trú phải xóa tên công dân trong sổ đăng ký thường trú và trong sổ hộ khẩu; …” Điểm b khoản 1 Điều 24 Luật cư trú năm 2020 tiếp tục quy định trường hợp người đã ra nước ngoài để định cư thì bị xóa đăng ký thường trú: “1. Người thuộc một trong các trường hợp sau đây thì bị xoá đăng ký thường trú: 8 Downloaded by ng?c trâm ([email protected]) lOMoARcPSD|15963670 9 ...... b) Ra nước ngoài để định cư; ….” Do đó với trường hợp bà Nền, hộ gia đình ông Nguyễn Văn Đức đáng lẽ phải thực hiện thủ tục xóa đăng ký thường trú cho bà Nền từ thời điểm bà Nền định cư ở nước ngoài, tức từ năm 2012. Vì thế việc bà Lụa xác định sổ hộ khẩu của gia đình ông Nguyễn Văn Đức không thể là căn cứ chứng minh cho nơi cư trú của bà Nền tại Việt Nam là phù hợp. Từ các phân tích trên, có thể kết luận, việc bà Nguyễn Thị Lụa - công chức phòng Tư pháp UBND huyện Hoa Lư từ chối tiếp nhận hồ sơ ghi chú việc kết hôn của bà Nền là hoàn toàn phù hợp với quy định của pháp luật. Tuy nhiên nếu xét đến yếu tố thực tế là do ảnh hưởng của đại dịch Covid, việc yêu cầu công dân thực hiện thủ tục tại cơ quan đại diện Việt Nam tại Hoa Kỳ liệu có tính khả thi và liệu còn có phương án giải quyết tình huống nào vừa đảm bảo cho việc giải quyết thủ tục cho công dân đúng thẩm quyền pháp luật, vừa đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp cho công dân không ? 2.4. Nguyên nhân xảy ra tình huống 2.4.1. Nguyên nhân khách quan 2.4.2. Nguyên nhân chủ quan - Bất cập trong trường hợp xóa đăng ký thường trú theo quy định tại khoản 1 Điều 22 Luật cư trú: Tại Điểm d Khoản 1 Điều 22 Luật Cư trú quy định trường hợp người bị xóa đăng ký thường trú khi ra nước ngoài để định cư; tuy nhiên, có trường hợp công dân đã đăng ký thường trú mà nay lại ra nước ngoài để định cư nhưng không có cơ quan nào thông báo cho lực lượng làm công tác đăng ký, quản lý cư trú là công dân đó đã được định cư ở nước ngoài để xóa đăng ký thường trú trong nước. Bên cạnh đó, Luật Cư trú hiện hành cũng không quy định cơ chế phối hợp giữa cơ quan quản lý xuất nhập cảnh với lực lượng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội; do đó, cơ quan quản lý cư trú không có cơ sở để làm 9 Downloaded by ng?c trâm ([email protected]) lOMoARcPSD|15963670 10 thủ tục xóa đăng ký thường trú; dẫn tới việc hồ sơ quản lý thường trú công dân vẫn có, song thực tế, công dân lại không sinh sống tại Việt Nam. - Do công dân không hiểu biết về thủ tục hành chính cần thực hiện sau khi đã đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài để hôn nhân được công nhận tại Việt Nam: Hiện nay với điều kiện đời sống kinh tế-xã hội phát triển, rất nhiều công dân đã lựa chọn việc ra nước ngoài để học tập, làm ăn, sinh sống và cả việc kết hôn. Nhưng không mấy ai biết rõ sau khi đã đăng kí kết hôn ở nước ngoài thì được quyền yêu cầu làm thủ tục ghi vào sổ hộ tịch việc kết hôn hay còn có tên gọi khác là thủ tục ghi chú kết hôn tại Việt Nam để đảm bảo quyền lợi của mình hay không ? Vấn đề này còn khá mới mẻ đối với ngươi dân Việt Nam. Có rất nhiều trường hợp công dân Việt Nam đăng ký kết hôn tại nước ngoài nhưng bỏ qua thủ tục ghi chú kết hôn vì nghĩ rằng thủ tục đó không cần thiết và quá rườm rà. Tuy nhiên, hậu quả của việc không ghi chú kết hôn lại rất lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của công dân. Chẳng hạn trong trường hợp hai vợ chồng đăng ký kết hôn ở nước ngoài nhưng không làm thủ tục ghi chú kết hôn tại Việt Nam. Sau đó, hai bên muốn ly hôn, vì không thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn nên thủ tục ly hôn phải được thực hiện tại quốc gia mà cặp vợ chồng đó đăng ký kết hôn. Còn nếu việc kết hôn ở nước ngoài và có thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn ở Việt Nam thì những vấn đề phát sinh trong hôn nhân có yếu tố nước ngoài sẽ dễ dàng giải quyết hơn… - Công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật còn nhiều hạn chế: Mặc dù chính quyền địa phương đã quan tâm, đẩy mạnh việc tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật nhưng do hạn chế về kinh phí, về nhân lực (hầu như Phòng Tư pháp các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh chỉ có 3-4 công chức phải kiêm nhiệm nhiều công việc) nên việc tuyên truyền, phổ biến về hộ tịch, nhất là những thủ tục hộ tịch có yếu tố nước ngoài vẫn còn nhiều hạn chế dẫn đến việc người dân không nắm bắt được các thủ tục hành chính cần thiết. 2.5. Hậu quả - Ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của công dân: 10 Downloaded by ng?c trâm ([email protected]) lOMoARcPSD|15963670 11 Việc gặp khó khăn trong thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của bà Nền. Việc không thể thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn sẽ gây ảnh hưởng đến việc làm các giấy tờ để bảo lãnh chồng bà là ông Josep.E.Miller sang Việt Nam thường trú. Việc bảo lãnh ông Josep.E,Miller sang Việt Nam thường trú là nguyện vọng chính đáng, tạo điều kiện thuộc lợi cho hôn nhân và cuộc sống của bà Nền. Do đó việc chưa thực hiện được thủ tục ghi chú kết hôn đang ảnh hưởng trực tiếp rất lớn đến quyền và lợi ích hợp pháp của bà Nền. - Thiệt hại về thời gian và kinh tế cho công dân: Bắt đầu từ đầu tháng 06/01/2021 tính đến ngày 22/02/2021, bà Nền đã mất gần hai tháng, liên hệ với hai cơ quan UBND huyện Huyện Hoa Lư, Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao (để hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ do nước ngoài cấp) để có thể thực hiện các thủ tục hành chính cần thiết, Việc phải liên hệ với nhiều cơ quan, trong đó có Cục Lãnh sự Bộ ngoại giao tại Hà Nội khiến bà Nền phải dành nhiều thời gian và tốn chi phí đi lại, chi phí thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ cần thiết tuy nhiên vẫn chưa thể thực hiện được thủ tục theo nguyện vọng. - Ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan, công chức: Tuy một phần nguyên nhân của vụ việc xuất phát từ việc công dân không hiểu biết về thủ tục cần thực hiện sau khi kết hôn tại nước ngoài do đó không ghi chú kết hôn kịp thời tại Cơ quan lãnh sự của Việt Nam tại Hoa Kỳ, nhưng việc công dân gặp khó khăn trong việc thực hiện thủ tục khi về nước vẫn sẽ ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan nhà nước và công chức. Công dân sẽ dễ có tâm lý cơ quan nhà nước đùn đẩy trách nhiệm thực hiện thủ tục cho nhau, công chức tiếp nhận hồ sơ đang gây khó khăn, hạch sách giấy tờ. Khó khăn trong việc thực hiện thủ tục hành chính mặc dù xuất phát từ nguyên nhân chủ quan hay khách quan cũng dễ gây tác động tâm lý tiêu cực đến công dân, hình thành tâm lý e ngại, sợ phiền phức trong hồ sơ, giấy tờ, sợ tốn thời gian của công dân đối với việc liên hệ các cơ quan có thẩm quyền thực hiện các thủ tục hành chính. Tâm lý này của công dân thực tế đang là một trở ngại lớn trong công cuộc cải cách hành chính mà Nhà nước ta đang đẩy mạnh thực hiện. 11 Downloaded by ng?c trâm ([email protected]) lOMoARcPSD|15963670 12 III. Xử lý tình huống 3.1. Mục tiêu xử lý tình huống - Giải quyết đề nghị thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn cho bà Nguyễn Thị Nền vừa đảm bảo đúng thẩm quyền, vừa đảm bảo được quyền và lợi ích hợp pháp của bà Nền, tránh gây bức xúc cho công dân. 3.2. Xây dựng các phương án xử lý tình huống: 3.2.1. Xây dựng các phương án xử lý tình huống a) Phương án 1: Tiếp tục giải thích, đề nghị và hướng dẫn bà Nền liên hệ cơ quan đại diện ngoại giao ở Hoa Kỳ thực hiện thủ tục. Như đã phân tích ở trên, do bà Nền đã được cơ quan có thẩm quyền Hoa Kỳ cấp thẻ thường trú, là căn cứ cho thấy bà Nền là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài thì theo quy định tại khoản 3, Điều 7 Luật hộ tịch thì việc công chức Phòng Tư pháp UBND huyện Hoa Lư xác định Cơ quan đại diện Việt Nam tại Hoa Kỳ có thẩm quyền ghi chú kết hôn cho bà Nền là có cơ sở. Công chức tiếp nhận hồ sơ cần giải thích rõ các điều luật căn cứ mà mình vận dụng để xác định thẩm quyền giải quyết ghi chú kết hôn cho bà Nền hiểu, đồng thời có thể hướng dẫn cho bà Nền nếu do ảnh hưởng của dịch Covid, bà Nền không thể trực tiếp đến cơ quan đại diện của Việt Nam tại Hoa Kỳ thực hiện thủ tục có thể gửi lại hồ sơ và làm thủ tục ủy quyền cho chồng bà là ông Josep.E.Miller đến liên hệ với cơ quan có thẩm quyền bằng đường bưu chính theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP: “Điều 2. Việc ủy quyền đăng ký hộ tịch 1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật hộ tịch (sau đây gọi là yêu cầu đăng ký hộ tịch) được uỷ quyền cho người khác thực hiện thay; trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con thì không được ủy quyền cho người khác thực hiện, nhưng một bên có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền, không phải có văn bản ủy quyền của bên còn lại. Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, 12 Downloaded by ng?c trâm ([email protected]) lOMoARcPSD|15963670 13 anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.” Ưu điểm: Thủ tục được giải quyết đúng theo thẩm quyền. Nhược điểm: Sẽ tốn thời gian và chi phí cho công dân do hồ sơ cần được vận chuyển giữa hai quốc gia, đặc biệt trong thời điểm dịch bệnh diễn biến phức tạp. b) Phương án 2: Phối hợp với Công an huyện Hoa Lư hướng dẫn bà Nền thực hiện thủ tục khai báo thông tin về nơi cư trú hoặc đăng ký thường trú, khi có giấy tờ xác minh của Công an về nơi cư trú của bà Nền tại huyện Hoa Lư thì thực hiện tiếp nhận, giải quyết hồ sơ. Do bà Nền cùng chồng có nhu cầu về Việt Nam thường trú và thực tế bà Nền đã cư trú tại hộ gia đình ông Nguyễn Văn Đức tại thôn Đông, xã Trường Yên, huyện Hoa Lư từ tháng 02/2021, Phòng Tư pháp có thể phối hợp với Công an huyện Hoa Lư hướng dẫn bà Nền thực hiện thủ tục đăng ký thường trú tại thôn Đông, xã Trường Yên, huyện Hoa Lư. Việc đăng ký thường trú vừa đảm bảo được quyền và lợi ích hợp pháp của bà Nền khi bà cùng gia đình về Việt Nam sinh sống, vừa phục vụ việc quản lý của nhà nước về cư trú cũng là cơ sở để xác định thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính. Trong trường hợp bà Nền chưa đủ điều kiện để đăng ký thường trú có thể hướng dẫn bà Nền thực hiện thủ tục khai báo thông tin về nơi cư trú. Tại khoản 1 Điều 19 Luật Cư trú 2020 quy định: Nơi cư trú của người không có cả nơi thường trú và nơi tạm trú do không đủ điều kiện đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú là nơi ở hiện tại của người đó; trường hợp không có địa điểm chỗ ở cụ thể thì nơi ở hiện tại được xác định là đơn vị hành chính cấp xã nơi người đó đang thực tế sinh sống. Người không có nơi thường trú, nơi tạm trú phải khai báo thông tin về cư trú với cơ quan đăng ký cư trú tại nơi ở hiện tại. Đây là quy định mới được bổ sung tại Luật Cư trú năm 2020, có hiệu lực từ ngày 01/7/2021. Việc bổ sung quy định này nhằm bảo đảm quản lý tốt hơn đối với người chưa đăng ký thường trú, tạm trú ở đâu tại Việt Nam; đồng thời bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của một bộ phận công dân Việt Nam chưa có nơi 13 Downloaded by ng?c trâm ([email protected]) lOMoARcPSD|15963670 14 thường trú, nơi tạm trú. Quy định này sẽ là cơ sở để các địa phương xây dựng và áp dụng các chính sách về kinh tế - xã hội phù hợp cho nhóm người này; bảo đảm tốt hơn nữa trong công tác quản lý dân cư, giữ vững an ninh, trật tự, nhất là trong giai đoạn hiện nay khi đất nước ta áp dụng phương thức quản lý dân cư bằng Cơ sở dữ liệu điện tử thông qua mã số định danh cá nhân. Sau khi bà Nền đã được cơ quan Công an đăng ký thường trú hoặc cấp giấy xác nhận thông tin về nơi cư trú tại thôn Đông, xã Trường Yên, huyện Hoa Lư, phòng Tư pháp đủ căn cứ để xác định thẩm quyền đăng ký thủ tục ghi chú việc kết hôn của bà Nền thuộc UBND huyện Hoa Lư theo quy định thì tiến hành tiếp nhận hồ sơ và giải quyết thủ tục. Trong trường hợp cơ quan Công an không thể thực hiện thủ tục đăng ký thường trú hoặc xác nhận thôn tin về nơi cư trú của bà Nền thì hướng dẫn bà Nền liên hệ Cơ quan đại diện của Việt Nam tại Hoa Kỳ để làm thủ tục ghi chú kết hôn theo phương án 1. Ưu điểm: +Thể hiện tinh thần trách nhiệm, sự tận tâm phục vụ nhân dân của công chức. + Vừa đảm bảo thủ tục được giải quyết đúng theo thẩm quyền, vừa đảm bảo quyền và lợi ích của công dân. Nhược điểm: + Đòi hỏi sự phối hợp giữa hai cơ quan. + Sẽ tốn thời gian đăng ký thủ tục cư trú. 3.2.2. Lựa chọn phương pháp xử lý tình huống Căn cứ vào những ưu, nhược điểm của các phương án đã nêu, phương án 2 là lựa chọn tối ưu nhất trong tình huống này. Thay vì chỉ đưa ra phương án lựa chọn có tính khả thi thấp cho công dân là thực hiện thủ tục tại cơ quan đại diện ngoại giao ở Hoa Kỳ, việc phối hợp với Công an hướng dẫn công dân thực hiện các thủ tục cần thiết khác để đăng ký thông tin cư trú tuy sẽ mất thời gian thực hiện thủ tục nhưng mang tính khả thi, thuận tiện hơn cho công dân trong tình hình dịch bệnh phức tạp, vừa đảm bảo thủ tục được giải quyết đúng theo thẩm quyền, vừa đảm bảo quyền và lợi ích của công dân. Cách làm này cũng thể hiện 14 Downloaded by ng?c trâm ([email protected]) lOMoARcPSD|15963670 15 tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ nhân dân tận tụy cũng như trình độ, sự am hiểu về mặt luật pháp, thủ tục hành chính không chỉ ở lĩnh vực chuyên môn mà còn ở nhiều lĩnh vực khác của công chức; thể hiện trách nhiệm phối hợp giữa cơ quan hành chính và Công an nhân dân. - Các bước xử lý tình huống: T T T Văn bản/ Trình tự Trách nhiệm Thời gian Biểu mẫu/ Kết quả 1 Phối hợp với Công an huyện Hoa Lư hướng dẫn công dân thực hiện thủ tục khai báo thông tin về nơi cư trú hoặc đăng ký thường trú Công dân thực hiện thủ tục khai báo thông tin về nơi cư trú hoặc đăng ký thường trú Phòng Tư pháp Công an huyện Hoa Lư Công văn đề nghị phối hợp Cá nhân Công an huyện Hoa Lư/ Công an xã Trường Yên Cá nhân B Cá nhân chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và 1 nộp hồ tại Bộ phận TN&TKQ Trong giờ hành chính Cá nhân Công chức tiếp nhận 1 ngày CC một cửa của UBND huyện tiếp tại Bộ phận TN và TKQ hoă ̣c gửi hồ sơ nhận hồ sơ (theo Bước 2 QT.07). - Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp quan hê ̣ thống bưu chính hă ̣c gửi hồ sơ lệ của thành phần hồ sơ theo hê ̣ thống đăng - Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì ghi ký hô ̣ tịch trực tuyến giấy biên nhận hẹn ngày và nhập thông tin vào hệ thống phần mềm dùng chung. B Tiếp nhận hồ sơ: 2 - Trường hợp hồ sơ không hợp lệ thì hướng dẫn bổ sung đầy đủ thành 15 Downloaded by ng?c trâm ([email protected]) - Thành phần hồ sơ theo mục 5. 2 Mẫu số 01 QT.07. Mẫu số 02. QT.07. lOMoARcPSD|15963670 16 phần hồ sơ và chuẩn bị lại hồ sơ. Mẫu số 05.QT.07 - Luân chuyển hồ sơ đến Công chức chuyên môn Phòng Tư pháp (theo Bước 3 QT.07). B Phân công xử lý hồ sơ (nhận 3 chuyển thông tin qua phần mềm một cửa điện tử) Trưởng phòng Ngay sau khi nhận đủ hồ sơ B Thẩm định hồ sơ ( thực hiện theo 3 Bước 4 QT.07). Trường hợp hồ sơ đảm bảo theo yêu cầu quy định tại Điều 48 Luật Hộ tịch: chuyên viên phụ trách trình thẩm định nếu thấy yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn là đủ điều kiện theo quy định. Dự thảoTờ trình, vào phần mềm quản lý đăng ký hô ̣ tịch Mẫu số 02. QT.07. Trường hợp cần phải giải trình và Trưởng Phòng Tư bổ sung thêm, thông báo cho cá pháp nhân văn bản nêu rõ lý do, nội dung cần yêu cầu bổ sung thông qua BPTN&TKQ yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. 02 ngày Trường hợp hồ sơ không đáp ướng yêu cầu trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do. Trường hợp hồ sơ nếu thấy yêu cầu là phù hợp thì ghi vào Sổ hộ tịch, nhập thông tin vào phần mềm Hộ tịch một cửa điện tử. 16 Downloaded by ng?c trâm ([email protected]) Mẫu số 04 .QT.07 lOMoARcPSD|15963670 17 B Phòng Tư pháp ghi vào sổ hộ tịch 4 báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện thông qua VP HĐND&UBND huyện. Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND thẩm định thể thức, nội dung. Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, trình lãnh đạo UBND huyện; đồng thời tích chuyển thông tin trên hệ thống phần mềm dùng chung. Phòng Tư pháp Lãnh đạo UBND huyê ̣n 02 ngày Nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu, chuyển lại Phòng Tư pháp để bổ sung, hoàn thiện cấp trích lục cho người yêu cầu. Mẫu số 01 QT.07. Mẫu số 02. QT.07. BM.TP.01 BM.TP.02 Trường hợp cần xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 10 ngày làm việc). B Trả kết quả: Công chức tiếp nhận 6 tại Bộ phận TN và TKQ nhận văn bản do Phòng Tư pháp chuyển đến, ký biên bản bàn giao B 7 Lưu hồ sơ Công chức tiếp nhận Ngay sau khi có kết tại Bộ phận TN và quả TKQ Mẫu số 01 QT.07. Mẫu số 02. QT.07. BM.TP.01 BM.TP.02 Công chức chuyên môn Phòng Tư pháp 17 Downloaded by ng?c trâm ([email protected]) lOMoARcPSD|15963670 18 18 Downloaded by ng?c trâm ([email protected])