Tài liệu Văn thư lưu trữ với công tác lập hồ sơ để việc xây dựng trường thcs đạt kđclgd cấp độ 2

VĂN THƯ LƯU TRỮ VỚI CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐỂ VIỆC XÂY DỰNG TRƯỜNG THCS ĐẠT KĐCLGD CẤP ĐỘ 2 I. ĐẶT VẤN ĐỀ: 1. Lý do chọn đề tài: Xây dựng trường Trung học cơ sở Diễn Mỹ đạt KĐCLGD cấp độ 2 theo công văn Số: 42/2012/TT-BGDĐT ngày 23 tháng 11 năm 2012 về việc Ban hành Quy định về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục và quy trình, chu kỳ kiểm định chất lượng giáo dục cơ sở giáo dục phổ thông, cơ sở giáo dục thường xuyên. Và công văn Số: 8987/BGDĐT-KTKĐCLGD, ngày 28 tháng 12 năm 2012 về việc hướng dẫn tự đánh giá và đánh giá ngoài cơ sở giáo dục phổ thông, cơ sở giáo dục thường xuyên là việc làm khó khăn đối với trường học. Trong những khó khăn đó thì khó khăn lớn nhất, khó thực hiện nhất là việc thiết lâ pâ hô sơ, phân loại hô sơ theo đúng tiêu chuẩn của Bộ GD&ĐT quy định. Đây là công viê âc đòi hỏi người làm công tác lưu trữ phải cẩn thâ ân cụ thể từng công viê âc, từng loại hô sơ cần thiết, thiết lâ âp đầy đủ và sử dụng đạt hiệu quả. Hiê ân nay, các trường đang còn nhiều khó khăn và lúng túng trong quá trình lâ âp hô sơ. Xuất phát từ những vấn đề trên bản thân tôi suy nghĩ không biết làm thế nào để thực hiện công việc hàng ngày đạt kết quả cao, sắp xếp hô sơ khoa học, nhanh chóng khi tìm kiếm và thuận lợi trong việc “xây dựng trường đạt KĐCL Giáo dục cấp độ 2”. Đó là lý do tôi chọn đề tài này. 2. Mục đích: Để góp phần thúc đẩy thực hiện việc “xây dựng trường đạt KĐCL Giáo dục cấp độ 2”. Trong thời đại ngày nay dù công nghệ thông tin phát triển mạnh nhưng không thể thiếu những hô sơ minh chứng. Nó đòi hỏi người Văn thư phải biết sắp xếp, phân bố thời gian từng công viê âc, từng giai đoạn mà thiết lâ âp hô sơ. Trường học là đơn vị sự nghiệp thực hiện nhiệm vụ chính trị của mình là giáo dục toàn diện học sinh trong độ tuổi đến trường. Đông thời nhà trường luôn chấp hành chỉ đạo của phòng GD&ĐT Diễn Châu và có mối quan hệ với các tổ chức, cơ quan, ban ngành các cấp thường xuyên nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hay giải quyết công việc, đòi hỏi phải có những quy định về thủ tục hành chính văn thư-lưu trữ. Do đó để đảm bảo thông suốt trong giải quyết công việc cần phải có sự quản lý khoa học, có sự cải cách thủ tục hành chính, mà trong đó quan trọng nhất là công tác lập hô sơ, đây là một yêu cầu tất yếu khách quan mà nhà trường phải thực hiện. Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân của cán bộ văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dôi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt, theo hoàn cảnh thực tế mỗi công việc. Biến cái khó thành cái dễ, để thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy, thuận lợi và đạt hiệu quả cao. 3. Thực trạng: Trường THCS Diễn Mỹ là một đơn vị sự nghiệp dưới sự chỉ đạo của Phòng GD&ĐT Diễn Châu về công tác chuyên môn; đông thời chịu sự lãnh đạo của các cấp uỷ Đảng và chính quyền địa phương về các hoạt động khác của nhà trường. Đặc biệt là việc thực hiện Nghị quyết cuả Đảng ủy xã Diễn Mỹ về việc phấn đấu xây dựng nhà trường đạt KĐCL giáo dục cấp độ 2. Do vậy với công việc của người làm công tác văn thư–lưu trữ tuy nhỏ nhưng rất quan trọng trong việc xác lập các loại hô sơ giúp cho thủ trưởng đơn vị hình thành bộ hô sơ phục vụ công tác xây dựng trường đạt chuẩn. Trong qúa trình làm công tác kiêm nhiệm văn thư-lưu trữ, tôi mới thấy hết những khó khăn, trở ngại và lý thú trong quá trình làm công việc này. 4. Phạm vi nghiên cứu: Xuất phát từ những vấn đề trên, bản thân tôi đã suy nghĩ không biết làm thế nào để thực hiện công việc của mình đạt hiệu quả, lại vừa tìm và tra cứu hô sơ tài liệu một cách nhanh chóng khi có người cần đảm bảo tính khoa học, mỹ quan. Cuối cùng tôi đã tìm ra cách cải tiến phương pháp làm việc là: “Nên lập hồ sơ để giúp hiệu trưởng trong việc quản lý hành chính và xây dựng trường đạt KĐCLGiáo dục cấp độ 2”. 5. Phương pháp nghiên cứu: Lập hô sơ là công việc luôn luôn được đi đầu. Mỗi công việc có liên quan với nhau trong một vấn đề đều phải lập hô sơ đây là công việc mà nhân viên văn thư phải làm; đă âc biê ât là trong viê âcxây dựng trường đạt KĐCLGD cấp độ 2. Vì vậy tôi cần phải có phương pháp cải tiến công tác và sắp xếp các loại hô sơ nhằm làm cho công việc thông suốt, hiệu quả. 6. Kế hoạch thực hiện: Với nhiệm vụ của một cán bộ văn thư-lưu trữ là giúp cho lãnh đạo nhà trường điều hành mọi công việc, đông thời tham mưu cho hiệu trưởng trong công tác chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt động của các tổ chuyên môn, các đoàn thể; xử lý và báo cáo thông tin cho các cấp lãnh đạo Đảng, chính quyền địa phương và lãnh đạo ngành…giải quyết các thủ tục giấy tờ hành chính với cơ quan cấp trên, với các cấp uỷ Đảng và Nhà nước, với các cá nhân, với phụ huynh học sinh, học sinh … II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ: 1. Cơ sở lý luận: Hô sơ là một tập văn kiện hay công văn giấy tờ có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, hoặc một con người và được hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó. Lập hô sơ là chương trình công tác, là kế hoạch làm viê âc, là cơ sở để giúp cho Lãnh đạo trong công tác chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian được chủ động và quán xuyến toàn bộ các mặt công tác, vừa thực hiện được công việc trọng tâm vừa bảo quản tài liệu lưu trữ một cách tối ưu nhất. Mọi người ai cũng nhận thấy rằng mọi hoạt động quản lý nhà nước đều phải được trật tự hoá, tiến hành theo những thủ tục khoa học, những loại thủ tục quan trọng đều được quy định bằng pháp luật để bảo đảm sự tuân thủ chặt chẽ. Quản lý hành chính được đổi mới bởi những thao tác liên tiếp nhau theo trình tự nhất định, như thế nó đảm bảo cho tiến trình hình thành công việc không bị lãng quên, giảm bớt phiền hà cho người thực hiện công việc. 2. Thời gian nghiên cứu : Từ những thực trạng vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy: Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư trong việc xây dựng trường chuẩn đòi hỏi người làm công tác này cần Phải hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về xác lập hô sơ tổ chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của mình. Muốn vậy bản thân tôi phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành chính nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng, chính xác. Đông thời giúp cho lãnh đạo quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong cơ quan được chặt chẽ. Góp phần tiết kiệm được công sức, thời gian giải quyết công việc trước mắt và đưa vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài. Như vậy người làm nhiệm vụ công tác văn thư trong trường học cần nắm vững một số nội dung sau để xử lý có hiệu quả: + Nhận và vào sổ công văn đến. + Vào sổ và gửi công văn đi. + Làm các hô sơ sổ sách và ghi chép tài liệu. + Lập hô sơ; phân loại và lưu trữ hô sơ . Trường học là đơn vị sự nghiệp, không giống như các đơn vị hành chính khác; tất cả các phòng ban đều lập hô sơ theo công việc mình làm, cuối năm lại nộp cho bộ phận văn thư lưu trữ. Còn ở trường học tất cả công văn giấy tờ hằng ngày đến trường đều Phải qua bộ phận văn thư xử lý vào sổ và trình hiệu trưởng sau khi được hiệu trưởng phê duyệt thì sao lưu, chuyển giao cho các bộ phận có liên quan để thực hiện. Như vậy, việc lập hô sơ được tiến hành theo từng thời gian, từng công việc. Khi công việc kết thúc thì hô sơ đó kết thúc, đông thời hô sơ của việc đó Phải được lập xong để lưu trữ, khi cần thiết thì đem ra tra cứu. Việc lập hô sơ do nhân viên văn thư sắp xếp một cách có hệ thống, có khoa học tạo điều kiện cho việc giải quyết các nhiệm vụ một cách nhanh chóng, chính xác và đạt hiệu quả cao, giúp cho công việc quản lý tài liệu trong trường học một cách chặt chẽ, tránh tình trạng thất thoát tài liệu. Do đó, những năm gần đây bộ máy hành chính của trường từ hiệu trưởng đến các tổ công tác được thông suốt đảm bảo thông tin hai chiều, đã giúp cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo kịp thời góp phần vào thắng lợi nhiệm vụ của nhà trường và của ngành trong thời gian qua. 3. Giải pháp thực hiện: a. Lập hồ sơ theo quy định: - Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ ngày 01/01/đầu năm đến hết 31/12/cuối năm dương lịch. Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02, … bắt đầu từ ngày 01/01/năm sau, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp. - Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết định … theo thứ tự thời gian, ta dùng kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào hộp hô sơ, phía bên có ghi tờ danh mục mã hóa. - Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ. Ví dụ: Trình tự lập hồ sơ theo quy định để theo dõi: Theo Thông tư 06/2010 của Bô ô GD&ĐT về tiêu chuẩn 1 quản lý nhà trường quy định các loại hồ sơ trường chuẩn thì trong đó văn thư phải thiết lâ ôp mô ôt số loại hồ sơ theo danh mục như sau: Hô sơ học sinh (học bạ). Sổ đăng bộ. Hô sơ chuyển đi - đến. Sổ gọi tên ghi điểm. Sổ ghi đầu bài. Sổ quản lý cấp phát bằng tốt nghiệp THCS. Sổ lưu công văn đi – đến, … Tất cả phải lưu cẩn thâ ân. Quy trình được cụ thể hóa như sau: * Học bạ: Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức quan trọng. Để quản lý tốt học bạ nhân viên văn thư nhất thiết phải làm: - Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm tra hô sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý. Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký sổ đã trả và văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận lại. - Trang bên trong học bạ lưu giữ các hô sơ của học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu chuyển trường nếu có học sinh ở xã khác đến đăng ký nhập học, Học bạ lớp 5 có xác nhận học xong chương trình tiểu học, … cần Phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử dụng học bạ. Đối với học bạ lớp 6, văn thư phải ghi số đăng bộ vào trang đầu tiên. - Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các chi tiết trong học bạ, phải lập biên bản cụ thể. Nhân viên văn thư xem xét và xử lý nếu có gì thiếu sót mà thuộc lĩnh vực của mình hoặc báo cáo cho các giáo viên nào có liên quan để xử lý. - Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng kẹp đựng theo từng lớp, bỏ vào một tủ riêng để lưu giữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số lượng của mỗi lớp và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện trong việc tra cứu thông tin. Cuối học kỳ giao cho giáo viên ghi kết quả học tập của học sinh và thu lại gìn giữ cẩn thận, kiểm tra trước khi trình hiệu trưởng ký duyệt cuối năm. Khi quản lý hô sơ học sinh nhân viên văn thư cần mở các loại sổ quản lý như: + Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học). + Ghi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học và Phải có xác nhận của hiệu trưởng thể hiện qua báo cáo đầu năm, giữa năm và cuối năm. Đông thời phải có danh sách cụ thể. + Sổ theo dõi học bạ các lớp trong năm học (sổ này theo dõi diễn biến, tăng hay giảm của các lớp trong mỗi năm học). + Sổ ký mượn – trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết. Phần này dán tét ngoài tủ là: Lưu hồ sơ học sinh b/ Sổ đăng bộ: Đây là công viê âc quan trọng trong công tác xây dựng trường chuẩn, nó đánh giá quá trình đào tạo trong mô ât cấp học tại tiêu chuẩn 1 quản lý nhà trường sổ đăng bô â chỉ là mô ât loại sổ sách có trong tiêu chuẩn 1 mà thôi nhưng trong tiêu chuẩn 4. Sổ đăng bô â mới là mô tâ phần quan trong trong quá trình đào tạo, chất lượng giáo dục của nhà trường trong mô ât khóa học. - Sau khi hô sơ tuyển sinh lớp 6 xong và đuợc phân bổ theo lớp. Văn thư tập hợp danh sách của các lớp 6, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ở ngoài giấy nháp sau đó mở một trang sổ mới và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn thận, sạch sẽ và đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định). - Mỗi năm học cần bổ sung hô sơ học sinh như: lên lớp, ở lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học, học sinh tiên tiến, học sinh giỏi,... được thống kê đầu kỳ là bao nhiêu, cuối kỳ còn lại bao nhiêu; học sinh ra trường là bao nhiêu và cuối cùng là số hiệu bằng tốt nghiệp của khóa đó. Đây là kết quả của quá trình đào tạo để làm công tác phổ câ âp giáo dục và xây dựng trường đạt chuẩn. - Sổ đăng bộ ghi đầy đủ thông tin các cột mục quy định, cập nhật kịp thời cuối năm trình hiệu trưởng ký duyệt. + Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục). Phần này dán tét ngoài hộp là: Lưu hồ sơ PCGD c/ Sổ quản lý việc cấp phát bằng. - Văn bằng chứng chỉ của học sinh tốt nghiệp THCS từng khóa học được lưu giữ cẩn thận bảo quản tránh thất lạc, học sinh nhận bằng Phải ký nhận, ghi tên rõ ràng trường hợp có phụ huynh nhận thế Phải có giấy ủy quyền, CMND hoặc sổ hộ khẩu gia đình. Nhờ vậy đã giúp cho Ban lãnh đạo nhà trường yên tâm trong công tác quản lý cấp phát bằng của nhân viên văn thư, cuối mỗi năm học thành lập đoàn kiểm tra, kiểm kê lập biên bản số bằng học sinh chưa nhận đóng gói cẩn thận để lưu giữ. d/ Hồ sơ Cán bô ô công chức. Hô sơ cán bô â viên chức là tài liê âu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất của CBCC bao gôm nguôn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất đạo đức, trình đô â năng lực, các mối quan hê â gia đình và xã hô âi….Được sự ủy nhiê âm của Hiê âu trưởng tôi quản lý mảng này, nó đòi hỏi phải có tính thống nhất, khoa học mới quản lý được đầy đủ và chính xác thông tin, hô sơ quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế đô â tài liê âu mâ ât do nhà nước quy định. Thành phần hô sơ CBCC gôm. - Tâ âp lí lịch- Sơ yếu lí lịch- Tiểu sử tóm tắc, các quyết định liên quan, bằng cấp bản tự kiểm điểm, quá trình khen thưởng, Kỷ luâ ât (nếu có)- Phiếu đánh giá công chức hàng năm- các bì kẹp (nghị quyết – quyết định về nhân sự – Nhâ ân xét đánh giá đơn thư- bảng kê thành phần tài liê âu có trong hô sơ ). e/ Quá trình lưu trư: - Các hô sơ trên phải được Hiê âu trưởng nhà trường xác nhâ nâ để lưu giữ. - Khi chuyển giao hô sơ CBCC hoă âc tiếp nhâ ân Hô sơ CBCC cần phải thực hiê ân theo quyết định 14/2006/QĐBNV ngày 06/11/2006 ban hành quy chế quản lý hô sơ CBCC. - Sắp xếp hô sơ theo tổ công tác để đảm bảo nguyên tắc dễ nhìn thấy; không thất lạc hô sơ khi quản lí. Ngoài việc lưu trữ hô sơ trên tủ tôi còn lưu trữ ở phần mềm dữ liệu PMIS trên máy vi tính, dựa vào chương trình này tôi cập nhật thường xuyên những thay đổi của mỗi Cán bộ, giáo viên, nhân viên như thay đổi hệ số lương, TN, VK, PCCV, hoàn cảnh gia đình, quá trình đào tạo. Toàn bộ hô sơ trên được lưu giữ cẩn thận khi cần dễ tra cứu. Phần này dán tét ngoài tủ là: Lưu hồ sơ nhân sự b/ Hồ sơ theo công việc: Hằng ngày nhà trường luôn hình thành các loại giấy tờ, tài liệu; đông thời cũng thường xuyên nhận được các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của cơ quan chủ quản, hoặc chính quyền các cấp… Nên hình thành thêm các hô sơ mang tính công vụ ( Hô Sơ công việc) để dễ quản lý công việc đây là hô sơ minh chứng để xây dựng trường chuẩn KĐCL. Có thể đơn cử một số hô sơ công việc như sau: + Sau khi nhận được văn bản hướng dẫn công tác tổng kết thực hiênô dạy thêm – học thêm của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Diễn Châu. Nhân viên văn thư hình thành hô sơ công viê âc như sau: - Quyết định của UBND Tỉnh Nghệ An ban hành quy định quản lý dạy thêm học thêm. - Công văn của Sở Giáo dục- Đào tạo về Hướng dẫn thực hiện quyết định quản lý dạy thêm - học thêm của UBND Tỉnh Nghệ An. - Công văn của Sở GD-ĐT V/v Tổ chức quản lý dạy thêm –học thêm Trên địa bàn Tỉnh Nghệ An. - Công văn Hướng dẫn công tác quản lý dạy thêm - học thêm năm học 20132014 của phòng Giáo dục & Đào tạo Diễn Châu. - Kế hoạch dạy thêm - học thêm của nhà trường - Biên bản xét duyệt hô sơ và đề nghị cấp giấy phép dạy thêm -học thêm năm 2013-2014. -Quyết định thành lập tổ kiểm tra dạy thêm - học thêm. - Kế hoạch kiểm tra dạy thêm - học thêm. -Biên bản kiểm tra dạy thêm - Học thêm - Danh sách giáo viên đăng ký dạy thêm. - Quyết định cấp phép dạy thêm - học thêm - Báo cáo tình hình dạy thêm - học thêm của Hiệu trưởng. 4. Kết quả thực hiện : Trên đây mới chỉ là hô sơ của một công việc và một sự việc. Có thể sau khi xem xét chứng kiến sự sắp xếp như trên người ta cho rằng đó là nguyên tắc buộc Phải có, hoặc cho đó là sự rườm rà, máy móc. Nhưng trong thực tế đây là hồ sơ minh chứng trong việc xây dựng trường chuẩn KĐCL cấp độ 3. Là việc làm có ý nghĩa rất lớn cho công tác lưu trữ và tra cứu tài liệu, hô sơ sau này khi cần thiết. Chính từ những thao tác thận trọng tỷ mỷ sắp xếp các loại văn bản một cách ngăn sắp có khoa học nên từ năm 2013 trường THCS Diễn Mỹ luôn có hô sơ lưu mẫu trong khối giáo dục. 5. Bài học kinh nghiệm Hiện nay nhiều tổ chuyên môn, tổ công tác của trường đã và đang học hỏi cách làm này và áp dụng cho tổ mình lập được nhiều loại hô sơ liên quan đến công việc làm của tổ để tập hợp và hình thành hô sơ “Xây dựng trường đạt chuẩn KĐCLGD” Cụ thể như Tổ nư công, tổ KHXH, tổ KHTN, ... cũng đã học tập giải pháp này. III- KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ 1. Kết luận: Qua việc “lập hồ sơ theo quy định và lập hồ sơ theo công việc” của bản thân tôi, ngoài việc giúp cho tôi hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất, mà còn giúp cho cán bộ quản lý sắp xếp công việc mình làm một cách khoa học, thuận tiện, tra cứu dễ dàng; không bỏ quên, bỏ sót công việc, nâng cao chất lượng trong công tác dạy và học. Nó còn giúp cho đơn vị hệ thống được toàn bộ công việc đã thực hiện trong thời gian qua. Tôi cho rằng hằng ngày thi đua làm việc mang lại hiệu quả cao và thiết thực thì đó là thành quả xứng đáng nhất. Bởi vậy trong những năm công tác tôi đã xây dựng cho mình kế hoạch thực hiện công việc một cách chính xác, theo dõi công việc được toàn diện, bảo đảm được công việc chung của trường; Đông thời tôi đã phổ biến hướng dẫn cho một số thầy cô giáo có liên quan đến hô sơ như tổ trưởng chuyên môn, trưởng các đoàn thể cách hình thành hô sơ công việc. Chính vì vậy mà ở các tổ chuyên môn hoặc tổ công đoàn lập được nhiều loại hô sơ: như hô sơ tổ chức kiểm tra nội bộ, hô sơ xây dựng trường học thân thiện. Qua quá trình thực hiện công việc lập hồ sơ cho từng công việc như thế đã giúp cho lãnh đạo nhà trường lập được nhiều loại hô sơ và lưu giữ cẩn thâ ân. Và quan trọng nhất là công tác “Xây dựng trường đạt chuẩn KĐCL giáo dục” Công tác văn thư–lưu trữ đóng góp một vai trò quan trọng là nguôn cung cấp thông tin chính xác và có giá trị pháp lí nhất trong việc nghiên cứu thực trạng vấn đề theo một quá trình đó là căn cứ thực tiễn nhất trong việc lập hô sơ “xây dựng trường đạt chuẩn KĐCL Giáo dục”. - Nhờ có biện pháp cải tiến , đảm bảo tính khoa học, chính xác nên trong thời gian qua công tác văn thư hành chính nhà trường đã đảm bảo thực hiện đầy đủ được các nguôn thông tin đi–đến một cách đầy đủ chính xác kịp thời đáp ứng được nhu cầu quản lý của nhà trường đạt hiệu quả cao, thực hiên thắng lợi các nhiệm vụ năm học của ngành giáo dục đã đề ra. Trong thời kỳ đất nước đổi mới theo hướng công nghiệp hoá-hiện đại hoá, thời kỳ Công nghệ thông tin, máy tính đã thay thế con người làm nhiều việc trong đó có lĩnh vực hành chính. Tuy nhiên máy tính không thể chủ động thay thế con người sắp xếp thời gian, công việc một cách cụ thể. Mà phải do con người quyết định thời gian tổ chức sắp xếp công việc cho mình. Trong quá trình công tác, bản thân tôi đã rút ra kinh nghiệm: Nếu muốn xây dựng trường đạt chuẩn KĐCL giáo dục thì trước hết phải chú trọng là khâu hình thành hồ sơ ban đầu. Vậy nếu tất cả hô sơ công việc, công văn giấy tờ được sắp xếp trật tự đúng quy trình như bản thân nêu ở trên, tất yếu sẽ đảm bảo công việc thực hiện đầy đủ, hiệu quả, đúng thời gian. Vì vây, trong những năm làm công tác này tôi đã đúc kết được một kinh nghiệm là phải lập hồ sơ công viêcô để quản lý tốt việc thực hiện nhiệm vụ chính của mình và giúp hiệu trưởng quản lý công việc được chặt chẽ, sâu sát hơn. Đă âc biê ât là trong viê âc phục vụ công tác“Xây dựng trường đạt chuẩn KĐCL giáo dục”. 2. Kiến nghị: Để xây dựng trường đạt chuẩn trước hết người làm công tác văn thư phải thiết lập các loại hô sơ theo quy định rõ ràng đúng quy chế chuyên môn. Nên thành lập các loại hô sơ hiện hành theo trong thời gian hình thành công việc đó. Các cấp cần quan tâm đầu tư cơ sở vật chất như tủ, kệ, hộp đựng hô sơ nhằm phục vụ tốt cho công tác lưu trữ . Trên đây là những kinh nghiện mà tôi đã thực hiện được trong quá trình công tác trên thực tế tại trường THCS Diễn Mỹ trong việc “xây dựng trường THCS Diễn Mỹ đạt chuẩn KĐCL Giáo dục cấp độ 2”. Diễn Mỹ, ngày 03 tháng 4 năm 2014 Người viết sáng kiến