Tài liệu Tự học các kỹ năng cơ bản microsoft office outlook 2010

T h .S : N G U Y Ễ N C Ô N G M IN II và nhóm tin học thực dụng JựHỌCCÁCRỸNẪN6C0BẢN. Microsoft Cho người mới sử dụng NHÀ XUẤT BẢN HỒNG ĐỨC Ờ I N Ó I ĐẦU Outlook là ứng dụng khá toàn diện trong lĩnh vực tố chức thông Ún, lên kế hoạch cuộc họp và gởi íhông báo. Quyển "Tự học các kỹ năng cơbản Microsoft Office Outlook 2010 cho người mới sử dụng" sẽ hướng dẫn bạn đọc cách sử dụng các tính năng co bản của Outlook với phiên bản inơi hiện na>, đồng thời ưình bày nhữỉig cài tiến quan trcng cùa bộ đọc Ún RSS t'eed. khả năng đọc và xiiâ"' bản trực 'iếp lêĩi :;á: blog, và mội phương pháp đơn gian hơn nhiều để tổ chức, cộn% ídc và ptiôi hỢp liêti Ihông vđi các iĩiải pháp phía server chẳng hạn như SharePoim. Vđi bô" ciic gổm i3 chuơng Viỉ cáìh Irình bày rỏ ràng theo lừng đề mục, sách sẽ dần dẩn đưa bạn đọc đi ẩâu vào việc vận uỤỉig tối đu Lấc únn nàng của OutlooK 201U để có ihé’ bắi ilầa quản lý Ihời gian riêng của mình và cũng để làm việc hiệu quả hơn. Ngoài việc linh hoạt irong việc gởi nhận và tổ chức thông Ún, bạn cũng sẽ học được cách tốt nhất để sử dụng khả năng vốn *.ó ci’a Outlook lAn-' .•■ổ địa chỉ rá nhâi của minh, lén '.K'h ư'^nh chc cár cuộc gập hoặc họr tn^c liĩyôn, ghì rhú và xử Iv nhann ihòng tin ơ inột dạng (lễ quảu iý hơn. sử dụng oanh sách Shart-Poi/U q>iản lý íôiig V'ệ-:. Vi< IIỌ-.' oác pỉiương pháp Khác nhaii để quản lý ãự luìi irữ, cả ưực ;uyến và ngoại tuyến để có thể làm Việi; lừ <3 tư is i’ ho.íc t* nuil S( r\ci Sau khi đọc sách này, châc chẮn bạn sẽ Ihẩy ngay nhưng ích lợi mà Ouilook 2010 mang ìai chc c.uôc sống gia đình cũng như cho công việc của ban Chì bằng một chúi thực hành, bạn sẽ nhanh chóng lận dụng dược những tính nãng hữu ích của O ut­ look. vào mục đích riông cùa cá nhân hoặc cho công việc chung của công ty, góp phần nàng cao linh hiệu quả và đồng thời tiết kiệm đáng kể thời gian và liền bạc. ỉ _ _ •2 lá c giá Chướng 1: Những tính nàng mới và cải tiế '1 trong Outlook 2010 hững tính năng mới và cói tiến tronq Outlook 2010 hông giống như các th à n h phần tương ứng tro n g bộ OíTice, Out K look 2010 không phải là một công cụ chuyên dụng như Microsoft W ord nay M icrosoit Excel, mà no là m ột sự k ê t nối chức n án g dược thiếi. k ế để giúp) quản ỉý ir.ọi các lửìía cạnh cúa cuộc sống h l n g ngày, C h ư ơ ng n à y tr ìn h bà y th ô n g tin sa u đây: 9 G . ớ i loi< > u O i t l ỉ o .y k M Xem những tính năng rnới dược rỉưa vào p h iên bản này của sàn phẩm. * Các ỵêti cầti hộ thống d ề cài đật Outlook 2010 • Khảo sát một i>ồng£iao diện mới ^ Cách đăng kỷ các Joed liSS • Cách thiết lập lài khoản PŨP3 1 ’ới một ỈSP M Cách gởi và nhận emaU sù dụng Outlook 2010 # Một danh sách các phim tắt tbitờrig được sử dụng Ngoài các chức n à n g rõ rà n g là h o ạt động như em ail Client và kết nôl với những dịch vụ In te rn e t (ISP) hoặc m áy E xchange S erver công ty, Outlook có th ể hỗ trợ tron g việc quản lý và hiểu các sô" lượng lớn th ô n g tin sử dụng m ột hệ thống phân h ạ n g mục m àu th ô n g m inh. Với những h ạ n g mục m àu này, có th ể đánh giá m ột cách trực quan các 8_______________ Chướng 1: Những tính nàng mới và cải tiến trong Outlook 2010 lượng thông tin lớn tro n g inbox cho các mục có chủ đề chung, tiế t kiệm cho bạn thời gian và cuôl cùng tiế t kiệm cho b ạn tiề n bạc. T iện ích lịch cải tiến cho phép tổ chức các thời biểu h àn g ngày m ột cách tố t hơn, th iế t lập các cuộc họp với các đồng nghiệp (online hoặc oíĩline) và theo dõi dội của b ạn ở đâu cũng như đồng bộ hoá dễ dàng với các th iế t bị xách tay m à bạn có th ể m ang thông tin và thời biểu của b ạn đi theo k h i ra ngoài. Outlook 2010 cải th iện Technical Preview hơn các phiên bản trước của LcjJin9 «aa lịch (calendar) nhờ chia sẻ đễ dàng hơn các m ục trê n p h ạ m v i cục bổ v à q u a *ầoífi« I n te r n e t th ô n g qua Offíce Online. O utlook '2010 Vậy th ì chính xác Outlook có th ể làm gì cho bạn, D anh sách sau đây tóm t ắ t nhiều tín h n ăn g chính m à Outlook m ang đến desktop của bạn: • Ghi chép thông tin liên ỉạc trong một sổ địa chỉ kỹ thiiật số, nơi bạn có thể h(ĩt tríì hàng chục thông Un (kể cả các hức ả n h ) I>ề nbững ccntact của bạn như dược miĩtb hoạ trong bình 7.]. 6 :ã ^ * H oa* O uO ocỉc : LJ^ 268 s « n d i ftecet»« #' * M k r o M tt ổ ư tld ữ k fo ld e t . i ; HỊỊjỊy ijị (HMit ►tBU'* Htm ià^ F«rOfH« Qỉn&«i Vlcvr K ' ; . . . f •> 4J| A*$pono P r « v in v ỉ ỉU r iH c e n ỉtd P r o d u ữ ỉ A điM nỉ ; r'i. • _ ,r U o> t <«eoôfC' • A.110I.!- Aơioriỉ Qab ia^ciũ s 1 ÍqỡÌ Hình 1.1 Lưu trữ vồ sã' thSng tin vể các contact kể cả một bức ảnh sế. Chưdng 1: Những tính năng mới và cải tiến trong Outlook 2010 9 Quản lý thời gian sứ dụng tinh iuirìg lịch (calendar) vốn cho phép bạn đãng kỹ tníớc C H Ó C hop. mời những người khác cộng tác với bạn và nhìn tboứng qiui bạn di được đến dâu trong khoảng thời gian của một ngày, luẩn hoặc tháng. • Lịch thời biểu công tnệc của bạn nới hệ thống quản lý tác ini toàn diện cho phép phân công các tác vụ ngay tức thì theo thời biểti, từ các email. tử các mục lich hoặc tứ các ghi chú Outlook đơn giản. Việc Iheo d5i lác I>ụ ỉứ dụ/~g To Dc h a r tnới đĩiợc m m b ữũợ trong hình 1.2 cho phép íùí tiên hoci ngay tức thì công inệc trong ngày của bạn và hợp lỷ boứ cách bạn làm mệc. * Ghi chép ngay tức thì nhi7ng ý nghĩ của bạn stì dụng các ghi chii Outlook nbờ đó các đoạn thòng tin nhỏ được ghi chép ở dạnq tự do mà saii đó có thếirởthành nền tảng của các tác tni. email, các cuộc b ẹn trẽn lịch. ^ Gởi I'à nhận email qìUi hệ thống pmaiỉ công ty boậc qua một ỊSP thông qiưi ínìem et. r T o *D o B ar F«&rudry200? M f 'V T MỉỉCh2007 F s ĩ 1 .V 1 9 ỈO 12 Ỉ3 u ỈS ỈO ĩ i 27 ĨẬ 22 2 Ì 2^ 16 r • s u s IZ IZ ỉi u lĩ 17 u 26 i7 29 Ĩ9 IQ lì ỉ* : s 'ỉc A n ề fì9 « d By. D u« Dat« s l 2 ì A id 5 í 9 F 6 7 $ 9 19 II 19 ỈOa ĩĩ n u Hình 1.2 To-Do Bar làm cho thSng iin cú sẵn ngay tức tnì trSn desktop. *ppOf 'tír.»fr.. Todayộ«^ OT ự p d a t« d N e U p p ỉ o v tm ttv ar C onO pt e r e r IAinaion.co.jkảỉỉodỉlCi iỉJỉ96»teỉ$im»:ộr«., ®T Ị R€' ICS s « c u n ty q ti« 5 fỉo n 8T I Projtct s«rv«f ìồữ$ 8T f£. ỤAGE^fT: R6; OdtAbỉỉt ỉer* mr j T h è n k y ở u fro m A io jn < l< r S olutions ị W in 0 o \s ‘ỉ XPSP2 u p đ s te P ro jt< t S (iv e r2 0 0 3 ỉ ln d « y ỉn t< rv ic w ) ^ Fac( l ộ f « « ln f« n n e w i th<» vv««»: • P ro jtc t 0 mr er o r •» 10_____________ Chướng 1: Những tinh năng mới và cải tiến trong Outlook 2010 N hững tín h n õ n g mới tro n g O utlook 2010 Ba tín h năng mới đầy ấ n tượng tro n g Outlook 2010 là tìm kiếm tức th ì (in sta n t search), To-Do B ar và xem trước p h ầ n đ ín h kèm (attachm ent). Ngoài những tín h năn g mới này, b ạn cũng sẽ th ấ y nhiều cải tiế n trong các tín h n ăn g m à b ạn n h ậ n ra như là m ột p h ần của Outlook. Ví dụ, các h ạ n g mục m àu (Color categories) th a y th ê M aster C ategory L ist cũ bằng hệ th ố n g m ã m àu đơn giản hơn nhiều nhiữig r ấ t hiệu quả cho việc k ế t nhóm b ấ t kỳ mục liên quan bên tro n g inform ation store. Tìm kiếm tức th ì là m ột cách cực kỳ n h an h để tìm kiếm qua inbox của bạn; m ột chuỗi tìm kiếm đơn giản b ắ t đầu tậ p hợp k ế t quả truy vấn ngay k h i bạn b ắt đầu gõ nhập. Tìm kiếm tức th ì tậ n đụng công nghệ Windows D esktop Search n ền tả n g được cài sẵn vào W indows Vista; nếu bạn sử dụng W índows XP, bạn có th ể downloađ add-in W indows Desktop Search từ http://w w w .m icrosoft.com /W indow s/desktopsearch. To-Do B ar cho b ạn xem tức th ì các h o ạt động tro n g ngày hiển th ị lịch (calendar), danh sách tác vụ (task-list) và các cuộc h ẹ n sắp tới mà có lẽ bạn đã lập thời biểu. Theo mặc định, T o-D o B a r n ằm ở phía bên phải m àn h ìn h Outlook chính và nó truy cập th ô n g tin n ày khi bạn sử dụng Outlook. Điều này giúp b ạn khỏi phải chuyển san g khung xem C aỉendar hoặc khung xem T ask để xem nhữiig gì xảy r a sắp tới. A ttachm ent preview er có lẽ là m ột trong nhíhig lín h n ă n g ít phổ biến n h ấ t nhưng m ạnh n h ấ t trong phiên bản Outlook này. B ằng cách sử dụng a tta ch m en t preview er, bạn có th ể n h ấp m ột p h ầ n đính kèm thông báo bên trong khung Preview và sau đó m iễn là m ột a ttach m en t preview er được cài đ ặ t cho loại file đó (ngày càng nhiều loại file luôn được p h á t triển ), b ạn sẽ th ấ y m ột p h ần đính kèm b ên tro n g khung Preview m à không cần phải m ỏ riên g nó. B ạn cũng n h ậ n m ột thông báo em ail vốn có m ột thông báo em ail khác ở dạng đính kèm b ằn g cách nhấp p h ần đính kèm , bạn sẽ th ấ y ngay tức th ì nội dung tro n g khung Preview. T ấ t cả điều này xảy ra trong ran h giới của khung Preview mà không làm bề bộn desktop, tro n g k h i mỗi p h ần đính kèm được mở riêng biệt. M ột tín h năng tuyệt vời khác của việc sử dụng attach m en t preview er là m ột số loại nội dung ngấm ngầm hơn chẳng h ạ n như các script, m acro và ActiveX sẽ không h o ạt động. Để sử dụng các scrip t và mã, bạn sẽ cần sử dụng ứng dụng bố đà tạo ra p h ần đ ính kèm nơi bạn có sự kiểm soát cao hơn đôl với những gì m à nội dung đó có th ể làm. O u ilo o li c u n g c ố p ỉự O f f i c e , n q l i l o là í)ỗ tp ợ x e m f p ii6 c ^ p e v i e w ) c li o t o á n ^ k g n c 6 t l i ể x e m Ip ư ó c c á c í i i e ẩ ư ợ c t g o tp o n q W o p c J , P o \w e p p o in t, E x c e l v à V ĩ s i o . O ó c n l id p i i ổ i t p iế n k õ n q i k i ỉ p k á l í p iế n c ổ c p p e v ie w e p c k o n l iơ n q ửnq dụnq to c ũ n q sẽ i á n p f ) ố m P iê n q c J o l)Q v d n í iú n q Chướng 1; Những tỉnh năng mới và cảỉ tiến trong Outlook 2010______________11^ pPCView^r nỏ4 $t có í đi’ Irln wct»sife cdu Microscít. ĩ^ểu tợn cổ X€m IpưÓ c m ộ t p lìđ n ^ i r k c ố x e m n>ộf l ò i liệ u kế 11 k h ^ r v Ị cíươc c ò i ẩ ộ t pP€vífeWfep - v í J ụ P D Í* nếu tọ n - O ư H o o k s f n í i^ c L g rt O n lin e n o i IsQn c ó ik ế dưijệt iề xern cố iổn prcvíewer í>0^ ld)6nq. riếu tgn nKỐp lỈPOVvse (op P ^ e v ie v v e r O n l i n e , lì m L iế m ln t e r n € t T x p lo r ê P p i* e v ie w e r c d o lỉ^Qi f i U l( iid ĩ và lự ẩổnq t đ t Ìổ ư đé. Mộc jả i vién t j \ ệ i ^ờl ìd.á<. -.hj jh ứ j .lăng là sự tích hợp n â r g cấp của các cờ low-up với To Do Bar. Bâ't cứ những gì m à bạn đ án h dâu cờ (ílagì để thực hiện tiếp theo sẽ xuất biện ngay tức th ì tro n g d an h sách tác vụ (task list) To Do Bar, do đó vần rõ rà n g trê n desktop cho đến khi bạn xoá cờ. D anh sách tác vụ To Do B ar cũng chứa tác vụ m à bạn đã tạo cụ th ể như là m ột phần của profile công việc h àn g ngàv ícác tác vụ m à bạn đã chỉ đinh m ột ngày th án g b ắ t đầu và k ế t thúc cụ thể). Sự hơp n h ấ t nàv giúp bạn ìuii trữ các ỉoại th ô n g tin khác n h au dưới dạng các tác vụ (m ột Rố dưới dạng eraail và m ột số dưới d ạn g các cuộc họp) nhưiig cho b ạn sự gợi ý tấ t cá chúng với cùng m ột mức độ quan trọng. Sự tid i hợp lớn hơTi nhiều của Outlook 2010 với các giải p h áp server cho phép ví đụ Exchange Sei^ver hỗ trợ b ạn tố t hơn tro n g việc lập k ế hoạcli hội ih ic chủrig h ỉ r r.hư bang cácỉi (lưa ra thừi gian tố t n h ấ t chi'j tâ"t cả người th a m dự được yêu cầu để dự m ộ t cuộc họp. N goài ra S hareP oint S erver có th ể đồng bộ các lịch của đội, d an h sách tác vụ và các bản thảo luận (discussion board) để cho phép hệ th ố n g đesktop cá n h ân của bạn tậ n dụng như là m ột công cụ cộng tác bên tro n g ngữ cảnh cua một, site ShiirfiPojnf.. Các feed Reail)' Siinplt' Syndicadon (RSS) trở n én phô biến hửn với vièc tạo blog ngyy cAĩsg th ô n g «lụng; naũng feec Iiày ià tra n g vveb dựu vào XML dược cập n h ậ t lứii rnột blcg post mđi được gởi lên m ột site. bộ doc f(’e«l RỉH.^ sẽ piìán tich ru pHỉvp XML trè n tứìig w etsite rnã bạn đáng ký và làrr: cho cỏ săn tấ t cả bài post mới n h ấ t. Outlook tận dụng công nghệ RSS này, cho phép đảng ký các feed RSS thông qua khung định hướng (N avigaũon Pane). Việc đ ăn g ký m ột feea RSS được để cập sau trong chương này. Ngoài ra lích (calendar) đâ được cải tiến đáng kể nhằm giúp bạn chia sỏ và cộug tác với những người khác tốt hơn. B ạn có th ể gởi m ột snapshot (ánh chụp n h an h ) của lịch đến các đồng nghiệp để xem lại sau đó nhờ sử dụng m ột trìn h duyệt web. Nếu bạn th ích chia sẻ lịch với những người dùng từ xa, bạn có th ể đăng ký m ột dịch vụ lịch In te rn e t và đồng bộ các cuộc h ẹ n với m ột server In te rn e t tru n g tâm . Bâ"t kỳ người nào truy cập In te rn e t đều được phép th am gia. 12 Chương 1: Những tính nàng mới và cải tiến trong Outlook 2010 M ỉ c r o s o B c u n q c ố p d ịc k v ụ ijcl> I n t e r n e t P iê nq c ủ o n é i^ ê n O f f k e Đ ế k iế t \\^Ể fn c íli tiế t >Ề cdc d ịc k vụ có $dfn» xem o H ic e . m ic p o s o f l. c o m . B g n s ê c ồ n i g o m ộ \ t d i l( lio đ n W in c io w s o n lin € . M ỉp :// L ìv € ID i ề 5 J J g n q c ó c < jjcỉ) v g O H i c e O n l i n e . Các cải tiế n an n in h cho Outlook 2010 chắc chắn làm cho nó trớ th à n h m ột em ail Client m ạn h n h ấ t và có k h ả n ă n g k h á n g lại mối đe doạ trê n th ị trường. Sử dụng T ru st C en ter mới (m ột giao diện tậ p trung cho việc quản lý các xác ỉập an ninh), b ạn có th ể dễ đàng quàn lý các macro, các xác lập bảo m ậ t add-in Outlook và các p h ần đính kèm. Outlook cũng có m ột bản cập n h ậ t cho bộ lọc junk-em ail vô'n làm cho việc lọc ra các em ail không m ong m uốn trở n ên đáng tin cậy hơn rứiiều so với trước và m ột tín h năn g đóng dấu bưu điện (postm arking) sô vốn cung cấp một con dấu số trê n tá t cả em aiì được tạo trê n Outlook 2010 nhằm đánh dấu chúng là hợp lệ trước k ỉũ gởi đi. Dấu bưu điện (postm ark) n ày khsii th ác việc những spam m er gởi khôi lượng lớn email bằng lập trìn h từ m ột em ail Client; nếu họ cố làm điều này sử dụng Outlook 2010, m áy tín h của họ sẽ bị chậm đi đ án g k ể do số lượng lớn các postm ark sô” m à nó phải tạo đến nỗi spam m er không th ê làm được gì. Nếu m ột Client Outlook 2010 n h ận m ội em ail có postm ark dính kèm , hây giả định rằ n g th ô n g báo xuất p h á t từ người không phải là spam m er, do đó nó có th ể được tự động gởi đến inbox th a y vì foIder junk email. Sau cùng, tìm các gadget Outlook có sẵn để g ắn vào W indows V ista Sidebar. Các adđ-in th ú vị nhiữig th ậ t sự đơn giản n ày cho V ista cho bạn có sẵn chức n ăn g kiểu To Do B ar trê n desktop k ể cả k h i Outlook được th u nhỏ tối thiểu. Để có được các gadget Outlook cho V ista, đi đến http://gallery.m icrosoft.com . C ác y ê u c ầ u h ệ th ố n g O utlook Outlook 2010 có th ể đứng riên g lẻ n h ư là m ột p h ầ n của bộ M icrosoít OíTice nhưng nó có các yêu cầu hệ th ố n g được công bô” rộng rã i riêng của nó liên quan đến việc chạy vô số tín h n ă n g của nó. B ảng 1.1 trìn h bày các yêu cầu tối th iểu được đ ặ t r a bồi M icrosoft để chạy Outlook 2010; bạn n ên xem x é t những nhu cầu n ày là những yêu cầu tốì thiểu chứ không p h ải yêu cầu cho Outlook chạy với hiệu suất tối đa. M ột bộ xử lý tố t hơn và nhiều bộ nh ớ hcfn sè luôn có lợi cho bạn. Bảng 1.1 Các yẽu cẩu phẩn cứng và phẩn mểm tối thiếu oể chạy Outlook 2010. Thành phần hệ thông CPU Yêu cầu tối thiểu 500MHz ChUOng 1: Những tính năng mới và cải tiến trong Outlook 2010______________Ị_3 Bộ nhớ Đĩa cứng (harddisk) ổ quang (optical drive) Màn hình (display) Hệ điều hành (opprating System' Trình duyệt (browser) 256 MB {nhiều hơn như 1GB nếu bạn chạy '/ĩsta) 1.5GB CD-ROM Monitor dộ phân giải 1024 X768 Windows XP với Service Pack 2 và Windows Dpsktop Soarch 3.0 Internet Explorer 6.0 K háo só t g ia o d iệ n mớỉ Sự th ậ t giao diện mới cho Outlook 2010 không khác gì m ấy so với giao diện của Outlook 2003, đặc biệt- khi bạn xem x é t phưctng pháp rấ t khác được tiến h àn h trong các sản phẩm chẳng hạn như W ord 2010 với Ribbon mới. Tuy nhiẻn, iayout cúa giao điện đã th a y đổi m ột chút và bạn nên chú ý m ột vài bổ sung trưởc khi bạn b ắ t đầu sử dụng Outlook. Đầu tiên, được đ ặt ở phía bén phái m àn h ìn h là T o D o B a r . B ạn có th ể chuyến đổi nổ, SỪ dụng menu V iew sang N o rm a l, M in im ỉx e d hoặc Off, và biỊn có th ể cấu h ình chính xác bao nhiêu th ô n g tin xuất hiện trêr- m à r hình. B ạr cũng có th ể thu nhỏ tối th iểu (m inim ized) hoặc h iển th ị To Do B ar sử dụng các quân hàm ở p h ần trê n cùng của cửa sổ. N hững quân hàm (Chevron) cũng xuất h iệ n trê n N avigation P ane ở p h ía bên trá i m àn hình và làm m ột công việc tương tự, th u nhỏ tối thiểu hoặc h iển th ị nó khi được yêu cầu. Thứ hai, tìm kiếm T.hi (in stan t search) có sẩn tro n g cửa sổ Out­ look chính kê bên tên folđer hiện được chọn. Nếu b ạn đơn giản b á t đầu tiiĩlu t* u / /ấ n truừ.iẾ. I*hập Lext n ầ j để có ju ‘Ợj *nòt táp hợp k ế t quá. Các k ế t quẳ tìm ỉciếm sê xuất h iện tro n g cửa sổ chính và tèiỉ foIdrtr được g;a Wng b^lrg (Seaicb lĩtsulls}. Tiếp theo, lịch (caiendar) trông đẹp hon trước n h iều (mặc dù điều nầy tin h tế) và quati trọng hơn cho bạn truy cập tức th ì các tác vụ d đáy m àn hình như được m inh hoạ trong bình 1.3. 14______________Chường 1; Những tính năng mới và cải tiến trong Oưtlook 2010 Ếỉ j đ * ■ C altodar • O u H o^ H ene Senđ /S ccn K fHc * M krộsoft OuUoỡlc (Teclinícaỉ Pr«view) (UnỉiccAsed Píoductỉ FMdM Adđ^ gweH Vkv* a Ntw Anominvrtt Ũ llM OAIti • To4«T N c 4 7 W0ft Oo«n CaMndir ĩ-mM We«k QỈ Ị Mgh ImportAAỉc PeniM Mtoni ậ' towlínp«rtậftM íPf9»Vrtí»gI 2• ô0•« ‘ » ^ (»’•____ ioani TPO»OWUP* Hlnh 1.4 Word Ribbon được sử dụng khi bạn tạo một thông báo mới. Với sự xuất h iện của khung xem Business C ard cho các contact, bạn có được m ột cách khác để h iển th ị thông tin về các đồng nghiệp, bạn bè và đồng sự. Tuy n h iên , đây là m ột cải tiế n lớn vì cách th ô n g tin được phơi bày trông r ấ t giống n h ư các danh th iếp thực với không gian d àn h cho m ột ả n h sô". Điều này cho phép bạn th êm m ột bức ả n h của contact hoặc có lẽ m ột ả n h sô" của logo công ty của contact. Giao diện T asks cũng đã có m ột sự chuyển đổi, bây giờ được gia tă n g bằng tiệ n ích quản lý danh sách lứiững việc cần làm (to-do list). Thông C hự ơng^:_N jỊữ ng tịnh năng mới và cải tiến trong Outlook 2010 15 tin này đưỢc chuyến ngay tức th ì sang To Do B ar đế làm cho nỏ luôn có sẩn. D à n g k ỷ c á c fe e d RSS F eed RSS là m ột cách để những n h à xuất b ản nội dung (chẳng h ạn n h ư các blogger) đẩy thông tin của họ lên hệ th ố n g của bạn th ô n g qua m ột cơ cấu đơn giản. Điều này cho phép b ạn tự động n h ậ n các cập n h ậ t k h i chung co sẵn trê n website được k ế t liợp. Nội dung được cung cáp bởi các feed RSS thường m iễn phí và việc đ ăn g ký m ột feeđ sử dụng feed re a d er cài sẵn và Outlook th ì dễ dàng. Các w ebsite cung cấp các feed RSS thường có m ột biểu tượng RSS màu cam ớ nơi nào đó trê n tran g nhằm biểu th ị sự kiện m à b ạ n có thể dảng ký. Để b ắ t đẩu, bạn cần sao chép ỉink dẩn dến nội dung RSS từ w ebsite đích băng cách chọn biểu tượng RSỔ (trong In te rn e t Expiorer) và sau Jó sao chép URL này sang Clipboard. Bây giờ đi dến Outlook, chọn M ail, n h ấ p phải RSS Feeds r.rong N avigation P an e và sau đc chọn Add .1 KSS Feed. Trong liộp thoại New RSS Feed, đán liiik đẫn đến RSS Ư FL vàn hộp nhàp tex t và sau đo n h â p Add. B ạn sẽ th ấ y một cản h báo nói rằ n g b ạn nén đáng ký chỉ nội dung m à b ạn tin cậy và rẳng hỏi b ạ n có th ậ t sự m uốn tiến h à n h hay không. Nếu b ạn chắc chắn, hãy n h ấ p Yes. Từ bẳy giờ trở đi khi hệ thống đồng bọ sử dụng send receive, các bảng post mới dược dowiiloaJ /à áưực lam uho C6 sẵii oén dưói i-ên cùa f-aed riên g biột trong Navigatiori Pane. 3ế.u đ ả j lả itlỘI \à i le td RS3 lốt .nà Jí.n nêii -haui kliảo; # T.niy cập cảc biiổi (huyết trình Of(ìce Online, nội ciiinịi đào tạo và các vủu h ó i.i('v ii Ir f< tvị-i^íi í'.ìá M tín so tìụ ii htọ://c,fjịci .micnìsoỊi.cotìư dũĩonloa(lifile.as[jX’'ciiSbtid‘^H Xl0l64865ỉ033n Nhận tin /ĩíc mới •ihắi I'ồ nhữĩig gì Aũress Xịiất hản tại hĩĩp:// wu’U‘.apreiĩ.com/ry:ựij>hat‘ỉrìe7v.xmi. * Xem điền gì đang xáy m trôn thế íịiới với top lOmiỉờĩ rnẩii tin đến từ lin tức MSNBC tại http://rss.msnbc.msn.com^id'303209ỉ/cievice/rss/ ĩss.xml. u Đ ọc I>ề W indow s Vista tr ê n blog riê n g c ủ a n ó tạ i bttp.v/ /eeds./eedbìịmer.cũrfi‘V ứtaBeỵond7heManual. • Tìm hiểu các phát triển nào đang x ả y ra trong Microsoft liên quan đển ồffice Online tại blog đội {Ịỉiản lý tại http://blogs.msdn.com/ inside_office_online/rss.aspx. C hưdng 1: Nhũng tính năng mới và cải tiến trong Outlook 2010 16 lẽ Ix Ịn ẳ 5 c k ú (ị l( lii ik ê m O é m ộ t ik ứ q ì i ò Lonquaqe đ ư ợ c q ọ i là { iU O P M L . F i U (O P M L ) t g o lí iỂ n q t i n m ộ t U e i m ó ỉ , c ó m ộ i iu i) c h ọ n ỉ ề O u t lin « P poc€550p M o p lu p f ũ 6 fá d ữ l i ệ u X M L n ẻ n t đ n <5 3 ư c c s J ( c lt đ n q k q n n k ư c ó c t lo q ) vâ íỉìn k tk à n h ỉeecl m à L>qn đ đ n q k ý . M ộ t s ố s iie c 6 lio i. R S S c o s ỏ c i3 o c ó c c u n q c ố p t i n lú c c i} o c h ú n q s i} d ụ n q Itq t l i u ^ t R S S , m ộ t s ố t 6 tl> ế c u n q c đ p cunq cổ p cỗ rm p o p l O P M L v d m ộ í số đ ư « jc 5 i) d g n q p h ể t i ế n Lon n q à y n0 4 , nkưnq v ỗ n c ò n m ộ í s é s iie O P M L . T hiềt lậ p m ột tcd k h o ả n PO P3 P h ầ n n ày giải th ích cách th iế t lập sự truy cập tà i k hoản P 0 P 3 . Hộp th o ạ i Account S ettings đã th ay đổi đôi chút so với Outlook 2003, do đó n ên xem qua điều n ày để bảo đảm bạn có th ể tru y cập ISP: 1. Chọn T o o ls > A cc o u n t S e ttin g s. Điều này sẽ mở ra hộp thoại Account S ettin g s được m inh hoạ tro n g h ìn h 1.5. CV' V « Cat*^c« j%ỈỈFete« ^ 9 irc^ 'tL Q ts As0es9 NAI* d I K«/ pÕp -smĩp , fcH0«u 4 e c ^ > k r M e ^ \O ụ B B « ỉi3 s t Ị ___ ỉ CtOM \ Hình 1.5 Hộp thoại Account Settings ra't khác vđi các phiẽn bản Irưức của Outlook. 2. Chọn tab E m aỉl, và sau đó nh ấp N ew . Điều n ày khởi động A dd N e w E m a il A cc o u n t W izard và h iển th ị tra n g được m in h hoạ trong h ìn h 1.6. Từ đây, chọn tuỳ chọn trê n cùng (M icrosoít Exchange, P 0 P 3 , IMAP hoặc HTTP), và sau đó n h ấ p N e x t. Chường 1: Những tinh năng mới và cải tiến trong Outlook 2010 A iU 17 r Iitoil AcaiiKit ChOMe 4erv«e Q) PC V 3. ỈH A P, « r Corriect b «ri e ntaỂ • a o « 'ỉ (T0^xcetc^'k KWt>»oh ro s/ ỉ-^ỉe*** s«r . « ỈISP) e» w u r ỉe''' e* O O tM r Corr«:i to « ser\«' ;>?« WAT1 be^. Hlnh 1.6 Chạy qua Add New Ẽmail Account Wizard dế thiết lập tài khuản ISP. 3. T rên tra n g A n to A c c o u n t S e tu p , b ạn có h a i fcuy chọn. B ạn có th ể yêu cầu Outlook cố tự động cấu h ìn h tà i khoản, sử dụng tê n địa chỉ em ail và passw ord của bạn. Nếu IS P cho phép điều này, địa chỉ em ail giông như tê n m iền em ail của b ạn và b ạn đăng n h ậ p sử dụng địa chỉ em ail làm usernam e; sau đó n h ấ p Next. Nếu diếu n ả j khòng Cu tác dụiife lioậc bạii A ích ừ iirt lập nối kfít băng cay hưn, ohọíi hộp kiểm ở CUỐI m an hìrứi, M a n u a ỉỉy C onfiíĩ\’r e S e r v e r S«»ttiníTs o r A d d H ío n a l S e r v e r T y p e s , Bạn ki^iông cần phải điền vào các chi tiế i tré n m à n h in h này nêu bạn rh ọ n cấu h ìn h thông tin này hằng tay. Khi hoàn tâ't, n h â p Next. '1. Nếu b ạn câu hìuh nôi kết báng taj', chọn dịch vụ em aii th íc h hợp trê n tra n g C h o o s e E m a iỉ S e rv ic e được m in h hoạ tro n g hình 1 7 . T rong trường hợp th iè t lập m ốt dịch vụ P O P 3 , cnọn lựa chọn tậ n trê n cùng, In te rn e t Em ail và sau đó n h ấ p N e x t. 18 Chương 1: Những tính năng mới và cải tiến trong Outlook 2010 A d d N cw r.-riMÌIA c c o ư n l Chooie E*mail ServKP O ln t e p x c t E'm»H C 4 rr« c : t s o PO^. IH V . icrow>fl E«chAAO« C^rreci ro SỉcTdto^ Ss9 v»4e r « ỉ. O oih tP C o n rec t ỉo ề ỉ« f v e ' type n*íT> Ệ*ct Hình 1.7 Chọn Internet Email để thiết lập một tài khoản P0P3. 5. Bây giờ b ạn được vêu cầu n h ậ p thông tin tà i kboản d àn h riêng cho ISP, chẳng h ạ n n h ư các tê n sen-er, usernam e, passw ord và địa chi einail. M àn h ìn h này queii thuộc \ ừi b ấ t kỳ ngưòi nào dã sử dụng các phiên b ản trước của Outlook 'như dược m in h hoạ tro n g h ìn h 1.8. 6. Kiểm tr a xem bạn đã n h ậ p đúng chi tiế t h ay lứiông b ằn g việc n hập T est Account S ettings. Điều này sẽ cô' đ ăn g n h ậ p vào perver và gởi m ột thông báo th ử nghiệm sử dụng các chi tiế t tà i khoản m à b ạn dâ xác định. Nếu có m ột sự cô’, bạn sẽ th ấ y m ột cảnh báo gợi ý rằ n g việc te s t th ấ t bại. Nếu điều này xảy ra, kiểm tr a kỹ các chi tiế t m à b ạn đã n h ậ p và sau đó liên lạc với IS P để xem có cần th êm b ấ t kỳ yêu cầu để k ế t nối hay không. 7. Khi b ạn hoàn tấ t, n h ấ p Y es. Khi b ạn th ấ y tra n g C o n g r a tu la tio n , nhấp F ìn ỉsh . Bây giờ b ạn sẵn sàn g b ắ t đầu gởi và n h ậ n em ail trê n In te rn et. Chương 1: Những tính năng mới và cải tiến trong Outlook 2010 19 Internet c (nail f ?'«*«>«{ í ;«t » c s ' K . V . ' r '« » i Account &«Ctln9» U m t Inỉ»nn* bofi '>»v, i*ĩiĩ'Ht'Ị x í 'ữr\ Ac2rctr «w i« » ycw •tữ" s< v« By đ dcna M beir.v. .*Re s«rver Intormabon »>; V csu-'! * V*I »ersV ; 0vĩQ9nỊ m •» r ' ^ » Hình 1 8 Nhập các; chi tièt được cung cã'p bời ISP và sau đó nhấp Test Account Seltings. Trong m ột số trường hợp, các ISP sử dụng th êm các xác lập a n n inh hoặc có các yêu cầu cổng m ạng để cung cáp nối kết. Nếu bạn được yêu cẳu cấu h ìn h th êm các xác lập, bạn có th ể tru y cập những xác lập này ^•ăng cách n h ấp M ore S ettings và sau đó chọn ta b O utgoing S erver như đi-ự.; m ;n ’i huạ t;o n g hì.iK J n ter fM ỉt l - n ìả i ĩ ằ e U i i i e b í > r ì e f *> O »|S' M*c Co* '|« .'.o* -»’i . r ;f!C 'V'CO‘í* ;'T. 5t‘\e J«' ỉiô'1's. *•%i*;av-‘'tỉíérsi Ĩ.ÌỈS' c ; . * •• 2ì ^Sv.\c c n^Ễi^ è$«;o:e A;.y'C'iUàtO'* o 1-P700 :ôncCHVI^rwi< e' íerrt TỂH! 0< Canc« H1nh 1.9 Câu hình các xác lập an ninh server cụ thể cho các yẽu cầu của ISP. 20_____________ C hưdng 1: Những tính năng mới và cải tiến trong Outlook 2010 B ạn cũng có th ể cấu h ìn h cách b ạn m uốn Outlook xử lý các thông báo được lưu trữ trê n m ột serv er từ xa n h ư th ế nào. H àn h động mặc định là tả i th ô n g báo xuông m áy tín h và xoá nó khỏi serv er, nhưng nếu bạn nh ấp tab Advanced trê n hộp thoại S e ttin g s như được m in h hoạ trong h ìn h 1.10, b ạn có th ể đề nghị Outlook để lại m ộ t b ản sao của thông báo trê n serv er tro n g m ột khoảng thời gian được xác lập trước k h i nó được xoá bỏ. B ằng cách này, b ạn có thời gian đ ể tả i các thông báo san g b ấ t kỳ số Client m à bạn đòi hỏi. Inteííiet r*nviíl Setliíí^ ũ á c ọ c rại ^ O utọttngS g ^ t, Advanced Ser’.'«r Pot t ^*jfTòe*s h ;o m n g P0P3): Q tìt» Hình 1.10 Cấu hình Out­ look để giữ iại một bẳn sao của thống báo trẽn server chD mỌI khoảng Ihdi gian được xác lâp. Use D e W ỉs ,« í ^ec^res a n t r o y o itó Q O ii^tciỉO t' (SSL' Oư :g ồ n g $ ê f ver 5 NÍTP): ÍM uo 25 l^e foỉlos»jng type o í ercrv p led com tecton; i 5ef . V ■^nìÈouts Shộrt '•*' ■“ " tong Irrvnưle D«ỉi^ery ổ C«0 V o r . e s s a g e s 0k\ t ^ e s t r / t r fr>mserveraíter f 10 13 fUftjộve iTiít K hen d tìtte tí f( om D eteietí ĩ* n )s' (X N hộn, g c i v à t r ả Idril Em oil Đôi với b ấ t kj’ độc giả mới làm quen với Outlook, p h ầ n n ày sẽ trìn h bày những điểm cơ b ả n về việc soạn và gởi em ail. Sau đây là m ột chuyến khảo s á t sơ lược về chức n ăn g cơ b ả n và sẽ đi sâu hơn vào chức n ă n g n ày qua suốt h à n h trìn h còn lại của sách này. Gởi m ột em ail có lẽ là m ột tro n g những tá c vụ dễ n h ấ t và hữu dụng n h ấ t m à b ạn có th ể thực h iệ n với Outlook - và có lẽ tác vụ được k ế t hợp rộng rã i n h ấ t với nó. M ột khi b ạn đã cấu h ìn h tà i khoản với m ột ISP, b ạn phải làm n h a n h m ột vài bước để gdi th ô n g báo đi. Các bước sau đây sẽ hướng d ẫn b ạn cách soạn và gởi m ột em ail đến b ấ t kỳ người nào mà b ạn chọn, bảo đảm b ạn hiểu các điểm cơ bản: 1. Đ ể soạn m ột em ail mới, tìm n ú t N e w trê n th a n h công cụ, n h ấ p mũi tê n xổ xuống k ế b ên nó và sau đó chọn M a il M e s s a g e từ menu. B ạn sẽ th ấ y ngay m ột th ô n g báo em ail trố n g mới với Ư ntitleđ-M essage tro n g th a n h tiêu đề. Chường 1: Những tính năng mới và cải tiến trong Outlook 2010_____________ 21_ 2. T rong trường To, bạn có th ể gố nhập địa chỉ em ail của người n h ận m à b ạn ổn định, hoậc nếu ban đã lưu trữ m ột số địa chỉ em ail tro n g address book, bạn nhấp n ú t T o để xem d a n h sách này. 3. B ạn có th ể th êm nhiều người nhận vào d a n h sách To b ằn g cách tác h b iệ t mỗi người nhận b ằn g một dấu chấm phẩy. B ạn cũng có th ể th ê m các người n h àn c c (^courtesy copy^ vào th ô n g báo tro n g trường cc. ỉn*eit 4. ^ ^ ^ J C hpO d*ra • OptroA* Foim4lT««t QUtếóaoớA • a • A" a’ B / u : r • irĩ * 4® ĩ t . rÌiT* ^ ,tp s ỉm ^ ^ ^ Jxrr Ặt ì %nt n» -ỹ • Hi^nMidO/tar>{e ị I9wln»«(t«nr« • lr*g ^ ' Zỡ6*) 4. Thêm m ộ t chủ đế vào em aii để nhận aạn g nội dung của em aii cho ngiiời n h ệ n Ri4u' r à v *r^ nôn qupn t ’’ọnp hơn ngèy nav bỏ’ VI các bộ lọc spam tin'1 các diiL hiệu cụ th ể n h ăm n h ậ n dọiỉg spaiĩỉ, m ột trong sô đó là th ô n ặ báo có dòng chủ đề trô n g 5. Bây giờ b ạn có th ế gG nhập thông báo sử dụng t ấ t cả đ ịnh dạng phong phú có sẵn trong W ord để làm cho th ô n g báo trô n g càng chuyên nghiệp càng tôt. 6. Nếu b ạ n muôn thêm các p h ần đính kèm (các tà i liệu, ản h , bảng tính,...), n h ấ p I n s e r t v ie w trê n menu Ribbon và sau đó n h ấ p nút chỉ đ ịn h loại phần đính kèm mà bạn cần gởi đến người n h ận chẳng h ạ n như A ttach F ile hoặc Picture. 7. N hấp O ptions Views để yêu cầu một biên n h ậ n đọc hoặc gởi, do đó gởi cho bạn một thư báo n h ậ n khi nào người n h ậ n n h ậ n và xem email. 8. Sử dụng P o rm at T ext View để chỉnh sửa diện m ạo của te x t tro n g th ô n g báo. Menu n ày trông giông y n h ư m enu định dạng te x t chuẩn trong Word. 22_____________ C hưdng 1; Những tính năng mcii và cải tiến trong Outlook 2010 9. Trở lại khung xem M essage, b ạn có th ể chọn tà i k hoản m à bạn muốn gởi em ail sử dụng n ú t Account (nếu nhiều tà i khoản được cấu hình); sau đó khi b ạn sẵn sàng, bạn có th ể n h ấ p Send để gôi nó đi. Chọn ví dụ được m in h hoạ tro n g h ìn h 1.11, chú ý rằn g có bốn tà i khoản riên g b iệ t được cấu h ìn h ở đây, tà i khoản mặc định là tà i khoản nằm ở p h ần trê n cùng. ị A- I V *• S»»Klnt f áo q ố c . H đ t j c đ n i k ộ n ỉxp n L h ô n q v ỗ if< ỉ Id í m ộ t lư ợ n q ló n koi Iponq n q ư ò i n h ộ n ; c ó c n h ò q u ổ n ip j h ẹ t k ế n q c ó i l t ế p ế i k liỉ c á c tk ô r K ) b á o c ô n 9 li^ t ú c kf>6 n 9 c d n t i ì i ế l l f ê n m g n q cửa k ọ . n q ộ t t g o PQ m ^ l lớ n t in Chương 1: Những tịnh năng mới và cải tiến trong Outlook 2010_____________ M S ử d ụ n g c á c phím tot Như với hầu h ế t mọi sàn phẩm W]ndows, Outlook 2010 cỏ tậ p hợp phím tắ t riê n g của nó nhằm tăng cốc độ làm việc với giao diện. Cứ cho là những điều này đòi hỏi một chút thời gian để làm quen, nhưng một khi nắm vững chắc chắn sẽ là cách hiệu quả n h ấ t để làm việc với các ú n h năng Outlook. Các bảng sau đây, bảng 1.2 đến 1.9 trìn h bày m ột d i r h s lc h tr à n diện "ề tấ t c i ohím tế t zc sẵn cbo Outlook 2010. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------Kki sự s ù d g n q c á c h n ịi n d n q lx ? n so Q n le x l tp o n q O u f i o o k , l> gn n ể n f - Xem thêm -