Tài liệu Tổ chức và bảo quản tài liệu giáo trình dành cho sinh viên đại học và cao đẳng ngành thư viện thông tin

NGUYỄN TIẾN HIỂN - KIỂU VĂN HÔT TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU Giáo trình dành cho sinh viên Đại học và Cao đẳng ngành Thư viện - Thông tin TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI HÀ NỘI -Y 005 MỤC LỤC Trang L Ờ I NÓI ĐẦU C H Ư Ơ N G 1. 7 TỔ CH Ứ C VÀ ĐÃNG K Ý TÀ I L IỆ U 11 1.1. Khái niệm và mục đích ý nghĩa của tổ chức tài liệu 1.1.1. Khái niệm về tổ chứctài liệu 11 11 1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của tổ chức tài liệu 13 1.2. Các phương pháp tổ chức tài liệu 15 1.2.1 .Tổ chức tài liệu theo loại hình 15 1.2.2. Tổ chức theo ngôn ngữ 18 1.2.3. Tổ chức tài liệu theo hình thức phục vụ 19 1.2.4.TỔ chức tài liệu theo chức năng 23 1.2.5 Tổ chức kho kết hợp 25 3 1.3. Đăng ký tài liệu 26 1.3.1. Mục đích, ý nghĩa cúa đăng ký tài liệu 26 1.3.2. Yêu cầu đối với việc đăng ký tài liệu 27 1.3.3. Các hình thức đăng ký tài liệu 29 1.3.4. Đăng ký báo, tạp chí 33 CHƯ Ơ NG 2 SẮP X Ế P VÀ K IỂ M KÊ TÀI L IỆ U 44 2.1. Khái quát về xử lý kỹ thuật đối v ó i tài liệu 44 2.1.1. Đóng dấu 45 2.1.2. Ghi số đăns ký cá biệt vào tài liệu. 46 2.1.3. Viết ký hiệu xếp giá và dán nhãn 46 2.1.4. Làm túi và phiếu sách. 46 2.1.5. Sửa chữa nhỏ đối với tài liệu 46 2.1.6. Dán mã vạch cho tài liệu 46 2.2. Sắp xếp tài liệu 48 2.2.1. Muc đích, yêu cầu và nguyên tắc sắp xếp tài liệu 2.2.2 Các phương pháp sắp xếp tài liệu 4 48 49 2.2.3. Ký hiệu xếp giá theo bảng chí số tác giả (chỉ số Cutter) 64 2.3. Kiểm kê tài liệu 80 2.3.1. Mục đích ý nghĩa của kiểm kê tài liệu 80 2.3.2. Phân loại kiểm kê tài liệu 80 2.3.3. Các phương pháp kiểm kê 81 2.3.4. Thủ tục kiểm kê 83 CHƯ Ơ NG 3 BẢO Q U ẢN T À I L IỆ U 87 3.1 Khái niệm và ý nghĩa của công tác bảo quản tài liệu 87 3.1.1 Khái niệm về công tác bảo quản tài liệu 87 3.1.2 Ý nghĩa của công tác bảo quản tài liệu 89 3.2 Đặc tính của tài liệu và nguyên nhân hư hỏng 3.2.1 Đặc tính 91 của tài liệu 3.2.2 Nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu 91 94 3.3 Giải pháp bảo quản tài liệu 108 3.3.1 Lập kế hoạch bảo quản 108 3.3.2 Giải quyết vấn đề môi truờng 115 3.3.3 Kho lưu trữ 122 3.3.4 Xử lý một số nguyên nhân phá huỷ tài liệu 136 3.3.5 Chuyển dạng tài liệu 165 3.3.6 Phục chế tài liệu 187 3.4 Cán bộ bảo quản 197 3.4.1 Người làm công tác bảo quản chuyên nghiệp 3.4.2 Đào tạo người làm công tác bảo quản 197 199 3.4.3 Tổ chức nghề nghiệp của cán bộ bảo quản 6 201 Câu hỏi ôn tập và bài tập 203 Tài liệu tham khảo 206 LỜI NÓI ĐẦU Nói đến thư viện và trung tâm thông tin là nói đến tài liệu. Tài liệu bao gồm: sách, báo, tạp chí, các vật inang tin và chỉ dẫn thông tin khác. Một trong những nhiệm vụ quan trọng của cơ quan thông tin, thư viện và lưu trữ là tổ chức và bảo quản lâu dài tài liệu- kho tàng tri thức của nhân loại. Tổ chức tài liệu khoa học với mục đích: thuận tiện cho việc phục vụ, dễ bảo quản. Bảo quản tài liệu khoa học với mục đích: sử dụng được lâu dài, ít mất mát, hư hỏng, nhờ đó tiết kiệm được kinh phí bổ sung, lưu giữ được vốn tri thức của dân tộc và của nhân loại. Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu rất được các nước' phát triển quan tâm, luôn là đề tài vừa mang tính truyền thống, vừa mang tính hiện đại. Tổ chức và bảo quản tài liệu được coi là một khoa 7 học đồng thời là một nghệ thuật trong tổ chức và )ảo quản lâu dài kho tri thức của nhân loại. Công tác đào tạo cán bộ thư viện thông tin của niớc ta, đã có bề dầy lịch sử 45 năm, nhưng môn Tổ chúie và bảo quản tài liệu chưa được đưa vào chương tnnih giảng dạy, đó là một thiếu sót đáng kể trong chưưnig trình đào tạo của những năm đã qua. Chương trình mới về đào tạo ngành thư viện thcnig tin được Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Văn hoá Thtnig tin thông qua năm 2004, đã đưa môn Tổ chức và bảto quản tài liệu vào chương trình đào tạo đại học và caio đẳng chuyên ngành bắt buộc với 3 đơn vị học trình (4:5 tiết) là đúng đắn và cần thiết. Để phục vụ cho học tập, giảng dạy và tổ chức, bả(0 quản tài liệu ở các thư viện, trung tâm thông tin và ccơ quan lưu trữ, chúng tôi biên soạn giáo trình Tổ chứíc và bảo quản tài liệu. Giáo trình gồm 3 chương sau: Chương I: Tổ chức và đăng ký tài liệu Chương II: sắp xếp và Kiểm kê tài liệu Chương III: Bảo quản tài liệu 8 Chúng tôi đã cố gắng thu thập tài liệu để biên soạn giáo trình, song chắc chắn còn những khiếm khuyết nhất định. Chúng tôi mong nhận được những ý kiến đóng góp chân thành, quý báu của các cơ quan, các tổ chức, và các bạn đồng nghiệp. Qua lời nói đầu, cho chúng tôi được gửi lời cảm ơn tới các cơ quan, tổ chức, cá nhân đã giúp đỡ chúng tôi hoàn thành giáo trình này. NHÓM TÁC GIẢ 9 CH Ư ƠNG 1 TỔ CHỨC VÀ ĐẢNG KÝ TÀI LIỆU 1.1. KHÁI NIỆM VÀ MỤC ĐÍCH Ý NGHĨA CỦA TỔ CHỨC TÀI LIỆU 1.1.1. Khái niệm về tổ chức tài liệu Tài liệu trong thư viện và trung tâm thông tin là cơ sở vật chất quan trọng và thiết yếu nhất, không có thư viện và trung tâm thông tin nào lại không có tài liệu. Nói đến thư viện và trung tâm thông tin là nói đến sách, báo, tạp chí và các vật mang tin khác, ta gọi chung là tài liệu. Thư viện - bắt nguồn từ chữ Hy lạp cổ “biliotheka“ là hai từ ghép: “biblio“ là sách và “theka” là bảo quản, theo nghĩa đen từ xa xưa thư viện đã là nơi bảo quản sách. Trong điều 1 Pháp lệnh Thư viện năm 2000, có đưa khái niệm thư viện như sau: “Thư viện có chức năng, nhiệm vụ giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc; thu thập, tàng trữ tổ chức việc khai thác và sử dụng chung vốn 11 tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cún, công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân. góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài. phát triển khoa học, công nghệ, kinh tế, văn họá phục vụ công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước” Các trung tâm thông tin thư viện lớn trong nước cũng như ớ nước ngoài, không chỉ có nhiệm vụ thu thập, tổ chức sử dụng mà còn tổ chức bảo quản đời đời tri thức của nhân loại. Muấn-tể-ehức sữ đụrig và bảo quản tài liệu cồ hiệu qua, ta phải tổ chức kho tài liệu sao cho khoa học: cất giữ được nhiều, dễ cất, dễ lấy, dễ bảo quản. Vậy tổ chức vốn tài liệu là phươngthức sấp xếp tài liệu sao chọ khoa hoc, hiẽu quả. Nói đến tổ chức vốn tài liệu là nói đến việc đăng ký, xử lý, sắp xếp, kiểm kê và bảo quản vốn tài liệu. Nhờ có khâu bổ sung thường xuyên, nên kho tài liệu luôn được cập nhật và đổi mới. Vốn tài liệu quý hiếm, nhưng khâu tổ chức kho chưa khoa học, sẽ dãn đến không đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của độc giả và không thể bảo quản tốt được. 12 Thư viện của các nước tư bản, họ chú V nhiều đến khâu tổ chức, bảo quán. Nhiều người cho rằng: thư viện là một khoa học, một nghệ thuật về sắp xếp, bảo quản vốn tài liệu. Thư viện phải tổ chức vốn tài liệu như thế nào để độc giả có thể sử dung tối đa các tài liệu mà thư viện c ó /k ê u tổ chức vốn tài liệu không khoa học, thì kho sách sẽ trở thành “mồ chôn sách“, vì vậy, lổ chức vốn tài liệu khoa học sẽ tạo điều kiện cho thư viện hoạt động được dễ dàng, hiệu quả và bảo quán tốt tài liệu mà ihư viện có. 1 1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của tổ chức tài liệu Thư viện và trung tâm thông tin là nơi lưu giữ nhiều tài liệu nhất, tổ chức sưu tầm, sử dụng hiệu quả nhất. Thực lế đã chứng minh: một cá nhân dù giầu đến đâu cũng không thể lổ chức cho mình một thư viện khoa học và hiện đại như nhà nước. Theo số liệu năm 2005 ; thư viện lớn nhất hiện nay là thư viện Quốc hội Mỹ có 128 triệu lài liệu; Thư viện Lé nin Liên bang Nga có gần 50 triệu tài liệu; Thư viện Quốc gia Việt nam có 1,2 triệu tài liệu. Nhũng thư viện lớn trên thế giới có khối lượng tài liệu khổng lồ như vậy mà vẫn ngăn nắp, đâu vào đấy, phục vụ có hiệu quả, bảo quản tốt, quả là một khoa 13 học, một nghệ thuật thực thụ trong việc tổ chức tài liệu. Vào các thư viện lớn thấy tài liệu, ta hình dung đến sa mạc thấy cát, vào rừng thấy lá cây..., nhiệm vụ của ta là phải lấy được hạt cát nào đó trong sa mạc mà đã được đánh dấu, lấy lá cây nào đó đã được ghi nhận trong rừng cây, quả là rất khó. Nhiệm vụ của thủ thư là lấy một tài liệu nào đó bạn đọc yêu cầu trong thư viện khổng lổ hàng chục triệu tài liệu cũng không hể đơn gián. Muốn làm được điều đó, khâu tổ chức tài liệu phái rất khoa học hiệu quả và chính xác. Cơ quan thông tin thư viện có nhiệm vụ thường xuyên sun tầm, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu , nên mục đích của việc tổ chức tài liệu là rất cụ thể nhằm: - Tạo ra một trật tự trong các kho tài liệu, - Tạo thuận lợi cho việc sử dụng vốn tài liệu, - Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu, - Bảo quản lâu dài. tránh mất mát hư hỏng, - Sử dụng được lâu bền, tiết kiệm kinh phí, Việc tổ chức tài liệu có trật tự, có hệ thống, đảm bảo tính khoa học, đã giúp cho cán bộ thư viện thông tin và bạn đọc khai thác hiệu quả tài liệu, không để tài 14 liệu chết trong kho. Việc tổ chức tài liệu khoa học đã giúp tra tìm nhanh, chính xác, dễ theo dõi và bảo quản có hiệu quả. 1.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC TÀI LIỆU 1.2.1. Tổ chức tài liệu theo loại hình Tổ chức tài liệu theo loại hình tài liệu là dựa vào các loại hình tài liệu có trong thư viện và trung tâm thông tin để tổ chức sử dụng và bảo quản. Trong cơ quan thông tin - thư viện có các loại hình tài liệu sau: sách, báo, tạp chí, bản đồ, bản nhạc, vi phim, vi phiếu, băng, đĩa v.v... Tổ chức tài liệu theo loại hình là dựa vào các loại tài liệu trên để tổ chức thành các kho riêng biệt như : Kho sách - sách là một loại tài liệu quan trọng trong cơ quan thông tin- thư viện và là loại tài liệu chiếm đại đa số trong thư viện và trung tâm thông tin.. Bất cứ thư viện nào cũng có kho sách. Kho sách là cơ sỏ' thiết yếu của thư viện và trung tâm thông tin. Sách là tài liệu có nội dung nhất quán liên tục, có số trang theo quy định từ 49 trang trở lên không kể bìa là một đơn vị sách. Có sách dầy, sách mỏng, sách nhiều tập, ít tập... bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau. 15 Kho báo. tạp clií - là kho ấn phẩm định kỳ được xuất bản theo thời gian đã ấn định trước. Ví dụ: báo ra hàng ngày, hàng tuần, tạp chí ra hàng tháng, hàng quý... Báo, tạp chí cung cấp những thông tin mới, ngắn gọn, cập nhật. Báo, tạp chí cũng chia ra Ihành báo, tạp chí khoa học và báo tạp chí phổ thông: - Báo, tạp chí khoa học: là loại ấn phẩm phục vụ cho một nhóm đối tượng nhất định; họ đọc để nghiên cứu, giảng dạy và học tập. Ví dụ: Tạp chí khoa học của Đại học Quốc gia Hà Nội; Tạp chí Văn hoá nghệ thuật của Bộ Văn hoá Thông tin...là tạp chí khoa học. Báo, tạp chí phổ Ihông: là loại ấn phẩm phục vụ rộng rãi mọi đối tượng; họ đọc để nâng cao dân trí. Ví dụ: Tạp chí Tiếp thị & gia đình của trung tâm Hội chợ triển lãm Việt nam. Tạp chí Người Hà nội cuối tuần của Hội liên hiệp Văn học Nghệ thuật Hà nội...là tạp chí phổ thông. Kho vi phim, vi phiếu - là loại kho cần thiết ớ các trung tâm thông tin thư viện lớn, để bảo quản các tài liệu bằng vi phim, vi phiếu. •Ngày nay tổ chức Giáo dục Khoa học Văn hoá Liên hiệp quốc (UNESCO) khuyến cáo các nước phát triển dùng nhiều giấy cần chuyển các vật mang tin sang vi phim, vi phiếu hoặc băng từ, đĩa để bớt dùng giấy vì giấy được làm từ gỗ, tre, nứa nếu dùng nhiều sẽ phải phá rừng nhiều và gây ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống của nhân loại. Dùng vi phim, vi phiếu có ưu điểm ở chỗ: gọn nhẹ, dễ bảo quản, tiết kiệm được nhiều chỗ trên giá, ngoài ra cũng có nhược điểm là phải đọc bằng máy, mỏi mắt hơn. Kho băng đĩa lùnh - xã hội phát triển, công nghệ thông tin phát triển, vật mang tin cũng rất đa dạng, phong phú được ghi lại trên băng ghi âm và trên đĩa quang. Kết quả đạt được rất khả quan: bảo quản tốt, dùng được lâu bền, độ nén thông tin cao. Qua thực tế cho thấy: một đĩa CD- ROM nặng 2 gam , đường kính 10 cm, dầy 2mm, có sức chứa bằng 400.000 trang giấy khổ A4; một đĩa CD- ROM như thế có thể lưu được cả bộ bách khoa toàn thư 15 tập, m ỗi tập nặng 5 kg, cả bộ là 75 kg. Kho bản đồ, bản nhọc cũng được thu thập vào trung chất khác nhau. Ta phải tổ chức chúng thành bộ phận riêng để dễ sử dụng và dễ bảo quản, tiết kiệm được nhiều chỗ trên giá. Đối với bản đổ, ta phải tách riêng các bản đổ bạn đọc thường xuyên mượn đến, đưa vào phòng đọc, các bản đồ quan trọng nhất nên treo trên tường tại phòng đọc, phòng mượn, (bằng phương pháp treo rèm, có thể nâng lện, cuộn xuống vừa tiện tra cứu, vừa tiết kiệm diện tích). Kho bản đồ thường xếp theo môn loại khoa học, hoặc theo đăng ký cá biệt, hoặc theo khổ (kinh nghiệm theo khổ là khoa học nhất). Đối với các bản nhạc, thông thường người ta xếp theo môn loại, chẳng hạn ở Nga có khung phân loại “ Niên giám các tài liệu âm nhạc” do Cục đăng ký sách báo Nga xuất bản. 1.2.2. Tổ chức tài liệu theo ngôn ngữ Tổ chức vốn tài liệu theo ngôn ngữ - nghĩa là dựa vào đặc điểm ngôn ngữ của tài liệu để tổ chức, bảo quản. Như vậy có các bộ phận vốn tài liệu sau: Vốn tài liệu tiếng Việt Vốn tài liệu tiếng Anh Vốn tài liệu tiếng La tinh Vốn tài liệu tiếng Slavơ 18 \ HŨỊặ " tv- ỊỊ