Tài liệu Kỹ năng thuyết trình

t t t t -t v * đhqghn 650.1 DU-L 2009 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH T Ế QUỐC DÂN B Ộ MÔN V Ã N H O Á K IN H D O A N H CHỦ BIÊN: PGS.TS DƯONG TH! LIEU KỸ NẢNG THUYẾT TRÌNH NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN HA nội, 2009 TẬ P T H Ể T Á C GIẢ C h ủ b iê n PG S.TS D ương T hị L iễu T h a m g ia b iê n s o ạ n TS. T rương T hị N am T h ắ n g ThS. P h ạ m H ương T hảo ThS. N guyễn T hu N gà ThS. Đỗ H oài L inh ThS. N guyễn T hị Q uỳnh G ian g ThS. N guyễn H oàng H à ThS. N guyễn T hị K h á n h LỜI NÓI ĐẦU Giao tiếp như mạch máu thông suốt và gắn k ết mọi quan hệ p h át sinh trong xã hội loài người. Giao tiếp gắn với mỗi người từ lúc sinh ra cho đến khi m ất đi, gắn với xã hội loài ngưồi thông qua sự đa dạng phong phú của nhu cầu. Kỹ năng giao tiếp có ảnh hưỏng tích cực đến các mối quan hệ trong công việc và trong cuộc sôYig nói chung. Kỹ năng giao tiếp tốt cùng vâi các điều kiện kỹ th u ậ t khác là một trong những điều kiện tiên quyết mà các nhà tuyển dụng tìm kiếm ở các ứng viên cho các vị trí quản lý doanh nghiệp. P h át triển kỹ năng giao tiếp là cần th iết không chỉ đối với sinh viên khi còn đan,g ngồi trên ghế nhà trường, mà còn cần th iết khi sinh viên bước vào công việc và với tư cách một cá nhân của toàn xã hội, giúp cho họ tự tin hơn trong công việc, trong cuộc sông. Thuyết trình là một hình thức giao tiếp, đây là hình thức giao tiếp ở mức độ khá phức tạp, đòi hỏi có sự chuẩn bị kỹ càng trưóc khi thực hiện nếu người thực hiện muốn có buổi thuyết trìn h thành công. Thuyết trìn h diễn ra khá thường xuyên trong môi trường công việc, nếu trìn h bày một vấn đề một cách lỉiuyết phục, ngươi thuyết trìn h sẽ chuyển tải thông điệp trọn vẹn và gây được tác động đến người nghe như ý muốn, thông qua đó có thể tăng cưòng uy tín cũng như khả năng ảnh hưởng đến người khác. Trong một số doanh nghiệp, năng lực của một cá nhân có thể được đánh giá qua các dịp thuyết trình trửớc đám đông. 3 Cuốn sách K ỹ n ă n g th u yết trình , được biên soạn nhằm trang bị cho ngưòi đọc những kiến thức chung về thuyết trình và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các buổi thuyết trình thành công phục vụ cho học tập, cho công việc, nâng cao khả năng giaó tiếp và phát triển cá nhân. Qua cuốn Kỹ n ă n g th u yết trìn h , người đọc sẽ có một cái nhìn tổng quát về thuyết trình bao gồm đặc điểm, các hình thức, các phương pháp thuyết trình. Như tên gọi của cuốn sách “Kỹ năng”, phương diện thực hành được nhấn mạnh, người đọc sẽ được trang bị các chìa khoá để thuyết trình th àn h công. Với mục tiêu trên, cuốn sách Kỹ n ă n g th u yế t trìn h được biên soạn thành 4 chương với nội dung như sau: Chương 1: Trình bày tổng quan về thuyết trình như: Khái niệm, lịch sử, văn hoá trong thuyết trình, đồng thòi nêu bật lợi ích và tính cần thiết của kỹ năng thuyết trìn h đối với những nhà quản lý kinh tế, quản trị doanh nghiệp, làm nền tảng kiến thức cho các chương tiếp theo. Chương 2: Trình bày chi tiết 8 bưốc chuẩn bị cho một bài thuyết trình bao gồm: 1. Chọn Chủ đề và xác định mục đích bài thuyết trình; 2. Tìm hiểu thính giả; 3. Thu thập thông tin tư liệu cho bài thuyết trình; 4. Tổ chức bài thuyết trình; 5. Xây dựng nội dung bài thuyết trình; 6. Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ và công tác hậu cần; 7. Chuẩn bị về tâm lý và hình thức; 8. Luyện tập Chương 3: Trình bày chi tiết 6 công việc chủ yếu khi tiến h ành thuyết trình, bao gồm: 1. Lên k ế hoạch cho bài thuyết trình; 2. Tạo mối quan hệ, ấn tượng tốt với thính giả; 3. Trình bày nội dung bài thuyết trình; 4. Đ ặt và trả lời câu 4 hỏi; 5. Đánh giá kết quả cuộc thuyết trình. Đồi.g thòi chương này còn trình bày chi tiết các kỹ năng trong thuyết trình bao gồm: 1. Kiểm soát sự lo lắng; 2. sử dụng ngôn ngữ; 3. Sử dụng ngôn ngữ không lời/ngôn ngữ cơ thể; 4. Trao đối với thính giả; 5. Sử dụng hiệu quả phương tiện hỗ trợ nghe nhìn; 6. Sử dụng các kỹ năng thuyết phục. Chương 4: Trình bày một số loại bài thuyêt trình như: 1. Bài thuyết trình cung cấp thông tin; 2. Bài thuyết trình với mục đích thuyết phục; 3. Bài thuyết trìn h trong các dịp đặc biệt; 4. Thuyết trình nhóm. Đồng thời trong chương trình này còn phân tích một số dạng và những lưu ý khi thuyết trình trong kinh doanh. Cuối mỗi chương đều có các câu hỏi ôn tập, tình huống để nghiên cứu, thảo luận và bài tập thực hành, giúp cho người đọc không chỉ củng cô" mà còn áp dụng ngay các kiến thức đã đọc vào thực tế, nâng cao, cải thiện kỹ năng giao tiếp và thuyết trình của mình. K ỹ n ă n g th u yết trìn h đã được hoàn thành vói kết quả lao động khoa học, nghiêm túc của tập thể giáo viên Bộ môn Văn hoá Kinh doanh. Trong quá trìn h biên soạn, các tác giả đà tham khảo một số 'tài liệu tiếng Anh và tiếng Việt, tuy nhiên không thể trán h khỏi các thiếu sót. Tập thể tác giả mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu của đồng nghiệp, sinh viên và bạn đọc. Tâp t h ể các tác g iả ch â n th à n h cảm ơn! 5 chttơng 1. Tổng quan v ề thuyết trình Chưong 1 TỔNG QUAN V Ể T H U Y Ế T TRÌNH 1. KHÓI ỌUÁT CHUNG v c T H U V ấ TRÌNH 1.1. Khái niệm về thuyết trình - Định nghĩa: Thuyết trình là trình bày bằng lời trước nhiều người về một vấn đề nào đó nhằm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe. - Đặc điểm: Trong thuyết trình, cũng giống bất cứ hình thức truyền thông nào khác, có năm yếu tố căn bản thường được biểu thị như sau, "ai đang nói điều gì với ai và đang sử dụng phươrtg tiện nào để tạo ra kết quà gí?". - Các loại thuyết trình Phân theo mục tiêu của bài thuyết trình, có 2 hình thức chỉnh Cụng. cấỵ_ thông tin: Chia sẻ, cung cấp, truyền tải thông tin cho người nghe. Ví dụ như cung cấp cho các nhân viên mới trong công ty những hiểu biết về sổ tay nhân viên Thuỵết phuc: Đưa ra các lý lẽ làm cho người nghe chấp nhận hoặc hành động theo ý kiến của người nói. Ví dụ như thuyết phục ' nhân viên chấp nhận và tuân thủ một thủ tục mới của công ty. Những lời lẽ cần khêu gợi được các cảm xúc như sự kiêu hãnh, lòng tự hào, sự sợ hãi, sự bình yên, tính hiệu quả... thông qua đó thuyết phục người nghe. Một nhà thuyết trình tài năng không chi cung cấp thông tin cho người nghe mà còn có thể làm thay đổi cảm xúc của họ. 7 KỸ NẢNG THUYẾT TRĨNH Thời đại ngày nay có rất nhiều phụ nữ và nam giới đi khắp thế giới để truyền đạt ý tường hay gây ảnh hưởng qua thuyết trình. Ở Mỹ, danh sách này gồm có Franklin Roosevert, Billy Graham, Cesar Chavez, Barbara Jordan, Ronan Reagan, Martin Luther King, Jesse Jackson và Elizabeth Dole. Ở các quốc gia khác, có thể thấy sức mạnh của thuyết trình được khai thác hiệu quả bới các nhân vật tầm cỡ như Cựu thủ tướng Anh Margaret Thatcher, cựu tổng thống Nam Phi Nelson Mandela, nhà hoạt động nhân quyền Guatemalan Rigoberta Menchu và lãnh đạo dân chù của Myanmar - Aung San Suu Kyi. 1.2. Lịch sử của thuyết trình Trong lịch sử loài người, nghệ thuật thuyết trình đã trở thành một công cụ giao tiếp hết sức hiệu quả. Quyển sách cổ nhất viết về diễn thuyết hiệu quả được viết trên giấy cói ở Ai Cập cách đây khoảng 4500 năm. Tài hùng biện cũng được trân trọng ở các quốc gia cổ như Ẩn Độ, Châu Phi hay Trung Quốc. Ở Hy Lạp và La Mã cổ đại, thuyết trình trước công chúng đóng vai trò trung tâm trong giáo dục hay cuộc sống đô thị. Cuốn sách “Thuật hùng biện” cùa Aristotle viết vào thế kỉ thứ 3 trước công nguyên vẫn được coi là cuốn sách “gối đầu giường” đối với nghệ thuật này. Trong cuốn “Thuật hùng biện”, Aristotle đã mô tả chi tiết về cách nói và thuyết phục có hiệu quả. Ông xác định sự chuẩn xác (ethos), truyền cảm (pathos) và hợp lý (logos) là ba thủ pháp mà nhà thuyết trình có thể sử dụng. Cụ thể hơn, “ethos” liên quan đến những yếu tố tạo nên sự tin tường của người nghe đối với người nói. Pathos lại tập trung các yếu tố cảm xúc người nói truyền tải tới người nghe. “Logos” quan tâm tính mạch lạc và logic trong bài nói. Các bài truyền đạo trong xã hội Ai Cập và Châu Phi Cận đại (năm 2500 trước công nguyên) đặc biệt nhấn mạnh đến thái độ và phẩm chất cùa nguời nói. Những nguyên lý được trình bày cặn kẽ trong quyển sách giáo & chương 1. Tổng quan về thuyết trình khoa đầu tiên về thuyết trinh này đã được đem vào ứng dụng qua trải nghiệm của những nhà hùng biện Hi Lạp cổ đại như Đemoxphen, Socrat. Mặc dù thế giới có rất nhiều thay đổi kể từ thời của Aristotle, nhung nhận định cùa ông về người có khả năng “đưa ra những nhận xét mà không thể giải thích”, “thậm chí chưa từng nghĩ đến vấn đề đó một cách tổng thể” - dường nhu vẫn còn nguyên giá trị. Thực tế, thuyết trình thường xoay quanh các vấn đề chính trị. Hầu hết các bài phát biểu được ghi nhận trong lịch sử loài người nói về vấn đề chính trị. Không thể không kể đến những nhà thuyết trình nổi tiếng trong lĩnh vực chính trị như các vị Tổng thống Mỹ, Phiden Castro, Hitler, Luther King. Sự tiến triển của thuyết trình trước đám đông thay đổi theo sự biến thiên của văn hóa và sự dịch chuyển cùa xã hội. Đến nay, hầu hết các bài thuyết trình đều được cập nhật và lưu giữ khá cẩn thận. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc truyền bá và phổ biến các bài thuyết trình nổi tiếng diễn ra nhanh và hiệu quả hơn. Các lĩnh vực thuyết trình hết sức phong phú và đa dạng, các thuyết trình gia cũng bao gồm đù các thành phàn nghề nghiệp, giới tính, lứa tuổi và đến từ các dân tộc khác nhau. Có thể khẳng định rằng, thuyết trình góp phần nâng cao hiệu quả giao tiếp và là công cụ hiệu quả trong gìn giữ và cùng cố tri thức nhân loại. 1.3. Lợi ích của thuyết trình Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả. Hãy xem xét các ví dụ sau: 1. Bạn đang là thực tập sinh về quản lí trong một tập đoàn lớn. Chương trình này có tổng cộng 7 thực tập sinh. Một trong số đó sẽ nhận được một công việc về quản lí khi kết thúc kì thực tập. Sẽ có một buổi thảo luận lớn cho toàn bộ nhân viên của tập đoàn, ở đó mỗi thực tập sinh sẽ phải trình bày về dự án mà họ đang ấp ủ. 9 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Câu hỏi ôn tập 1. Hai loại bài thuyết trình về quá trình là gì? 2. Trong bài thuyết trình về quá trình, tại sao cần phải mô tả rõ ràng tất cả các bước? 3. Trong bài thuyết trình về quá trình, bạn cần báo trước cho người nghe điều gì? 4. Bạn sẽ làm gì nếu một số thính giả biết nghĩa của cụm từ bạn nói trong khi những người khác thì không? 5. Mục đích của bài thuyết trình thuyết phục là gì? 6. Sự khác nhau giữa thuyết trình cung cấp thông tin và thuyết trình thuyết phục? Tại sao nói thuyết trình thuyết phục gặp nhiều trở ngại hơn thuyết trình cung cấp thông tin? 7. Thính giả mục tiêu cho bài thuyết trình thuyết phục là gì? 8. Các vấn đề thực tế là gì? Sự khác nhau giữa bài thuyết trình các vấn đề thực tế và bài thuyết trình cung cấp thông tin? 9. Các vấn đề về giá trị là gì? Cho ví dụ? 10. Các vấn đề về biện pháp là gì? Cho ví dụ? 11. Phân tích sự khác nhau giữa hai mục tiêu của bài thuyết trình thuyết phục các vấn đề về biện pháp? 12. Ba vấn đề cơ bản bạn phải đối diện khi thuyết trình về biện pháp là gì? 13. Bốn loại cấu trúc thường được sử dụng trong bài thuyết trình về biện pháp là gì? 14. Năm bước trong trinh tự động cơ của Monroe là gi? Tại sao trình tự này lại hữu ích trong các bài thuyết trình thúc đẩy hành động? 15. Mục tiêu của bài thuyết trình giới thiệu là gì? Bạn nên thực hiện theo những hướng dẫn nào khi chuẩn bị loại bài thuyết trình này? 16. Hãy nêu rõ bối cảnh, mục đích và những chi dẫn cần thực 264 chương 4. Các toại 6ải thuyết trình hiện đối với mỗi loại bài thuyết trình trong các dịp đặc biệt. 17. Các phương pháp để thuyết trình các đề xuất của nhóm? 18. Mục đích cùa thuyết trình chào bán hàng là nhằm thoả mãn nhu cầu gì của khách hàng? 19. Một buổi thuyết trình chào bán hàng cần phải đạt được những yêu cầu gì? tại sao? 20. Có cần tuân thù đầy đủ các nguyên tắc trong khi thuyết trình chào bán hàng như trong bài thì buổi thuyết trình mới thành công không? 21. Thông thường một cuộc thuyết trình chào bán hàng phải đàm bảo những nội dung gì? Và những chú ý nào trong khi trình bày? 22. Sự khác biệt của thuyết trình chào bán hàng với thuyết trình thông thường? 23. Tại sao phải thuyết trình kế hoạch kinh doanh? 24. Đối tượng và nội dung của thuyết trình kế hoạch kinh doanh? 25. Tại sao trong khi thuyết trình kế hoạch kinh doanh, ngưòi thuyết trình phải thể hiện được niềm đam mê cháy bỏng muốn minh chưng một điều gì đó? 265 KỸ NẢNG THUYẾT TRÌNH Thuyết trình như một nghề tạo thu nhập cao Người Anh có một câu ngạn ngữ cổ: “Lời nói chẳng mất tiền mua” - xem ra không còn đúng từ thập niên 90 của thế kỷ XX trở lại đây. Ngày nay, lời nói hay thậm chí còn rất “đắt đỏ”. Chi phí bỏ ra có thể là của người nghe phải trả cho một nhà diễn thuyết chuyên nghiệp; cũng có thể là của những người đang phẩn đấu để trờ thành nhà diễn thuyết tương lai. Trong suốt lịch sử Hoa Kỳ, rất nhiều người đã kiếm sống bằng cách đứng trên bục ở rất nhiều bang khác nhau và thuyết trình về nhiều vấn đề như một hình thức giải trí hoặc cung cấp thông tin để thu tiền của khán giả. Tuy nhiên, ngày nay, thù lao cho các bài diễn thuyết đã nâng lên một tầm mới. Những chuyên gia diễn thuyết có thể kiếm được vài ngàn đô la từ mỗi buổi. Những ngôi sao thuyết trình như Colin Powell, Oprah Winfrey, Barbara Walter và Luther King thậm chí còn được trả hơn 50000 đô la cho mỗi lần đứng trước công chúng. Làm sao những nhân vật này có thể học được nghệ thuật thuyết trình. Một vài người là “tự nhiên” - tức là sinh ra đã có sẵn năng khiếu. Một số khác có thể học hỏi được từ các khóa đào tạo thuyết trình. Một số khác chọn cách tốn kém hơn. Họ theo đuổi những hướng dẫn “độc quyền” về cách thức thuyết trình, có thể tốn tới 5000 đô la cho một buổi học 6h. Quà thực, lời nói không rẻ chút nào! Lợi ích của việc học kỹ năng thuyết trình Sau khỉ học kỹ năng thuyết trình, bạn sẽ: 1. Học được cách nói trước đám đông: Trước các đồng nghiệp, bạn trình bày về kế hoạch kinh doanh trong thời gian tới; trong một phiên tòa, bạn giải thích với bồi thẩm đoàn về vụ tai nạn không phải do lỗi cùa bạn; tại buổi tiệc tiễn một đồng nghiệp về hưu, bạn thay mặt công ty nói lời chia tay; ở cuộc họp khu dân cư, bạn đứng ỉên nói về tình trạng tội phạm quanh khu 12 chương 1. Tểng quan về thuyết trìníi 2. 3. 4. 5. vực... Những tình huống trên đều yêu cầu bạn có khả năng nhất định về thuyết trình. Học các kĩ năng áp dụng trong hội thoại: Mặc dù mục tiêu chính của khóa học là nói trước đám đông, song qua thuyết trình, bạn cũng có thể học được các kỹ năng áp dụng trong hội thoại giữa hai người trong các tình huống đời thường. Phát triển kĩ năng giao tiếp khi tham gia tuyển dụng: Khi bạn phỏng vấn xin việc, kĩ năng giao tiếp sẽ được nhà tuyển dụng để tâm nhất, vì một nhân viên sẽ không thể hiện giá trị của mình được nếu những ý tường sáng tạo của họ lại không thể diễn đạt bằng lời với đồng nghiệp hay cấp trên. Khả năng thuyết trình còn rất hữu ích trong quá trình làm việc sau này, có thể giúp bạn thăng tiến hay trụ lại nếu công ty có đợt sa thải hàng loạt. Có cơ hội thực hành và tích lũy kinh nghiệm: Hiếm có môi trường nào cho bạn cơ hội thực hành tốt như lớp học vì (1) bạn không bị đe dọa bởi bất cứ yếu tố gì như trượt phỏng vấn hay bị đuổi việc, do đó bạn hoàn toàn tự do thử nghiệm và (2) khán giả chính là bạn học, là những người nghe hết sức chân thành và thân thiện, cảm thông với những lỗi bạn có thể mắc. Ngoài ra bạn còn nhận được những lời nhận xét đánh giá từ giáo viên hướng dẫn và những phản hồi từ bạn bè, giúp bạn sửa những lỗi từ nhỏ nhất hoặc bạn vô tình không nhận ra. Có thêm tự tin: Thuyết trình được coi là một trong những hoạt động khó nhất trong cuộc sống. Một khi bạn đã làm quen với thuyết trình, chắc hẳn bạn sẽ tự tin hom khi đối diện với nhiều lĩnh vực khác, thậm chí sẽ cho bạn khả năng đối mặt với thử thách tốt hom. Một khi hoàn thành tốt phần trình bày của mình, tự hào về giá trị bản thân của bạn sẽ nhân lên gấp bội. 13 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Hình minh hoọ: Quá trình giao tiếp Sự giống nhau giữa thuyết trình và giao tiếp Có thể thấy, có rất nhiều điểm tương đồng giữa giao tiếp làng ngày và thuyết trình. Mồi ngày, trong các cuộc hội thoại tiông thường, bạn sử dụng các kĩ năng sau nhiều lần: • Tổ chức ý nghĩ một cách logic 14 • Chuyển tải thông điệp tới người nghe • Kể một câu chuyện cho hiệu quả tối đa • Điều chỉnh theo phản hồi của người nghe chương 1. Tổng quan v ề thuyết trình Thực tế bạn đã áp dụng các “mẹo” trong giao tiếp. Đây cũng là rhững kĩ năng quan trọng nhất khi bạn thuyết trình trước đám đông. Bằng rất nhiều cách khác nhau, thuyết trình đòi hỏi những kĩ năng tương tự như giao tiếp hàng ngày. Hầu hết những người có khả năng giao tiếp tốt đều có thể dễ dàng tiếp thu các kĩ năng trong thuyết trình, và trờ thành nhũng người giao tiếp thuần thục trong rất ihiều tình huống như hội thoại, thảo luận trên lớp, hội thảo tại cơ cuan hay các buổi phỏng vấn. Sự khác nhau giữa thuyết trình và giao tiếp Mặc dù có rất nhiều điểm tương đồng, giao tiếp, hội thoại hàng ngày và thuyết trình không phải là đồng nhất. Có 3 điểm khác biệi chính giữa giao tiếp và thuyết trình: 1. Thuyết trình có cẩu trúc chặt chẽ hơn: Thuyết trình thường có giới hạn thời gian. Trong hầu hết các trường hợp, người nghe không được phép ngắt giữa chừng hay đưa câu hỏi trong thời gian thuyết trinh. Vì thế, người thuyết trình cần phải nhấn mạnh vào những điều mà người nghe có thể rất quan tâm, cũng như trả lời được hết các câu hỏi có thể có. Do đó, thuyết trình đòi hỏi phải được lập kế hoạch và chuẩn bị tỉ mỉ hơn. 2. Thuyết trình yêu cầu ngôn ngữ chính thống hơn: Tiếng lóng, tiếng địa phương và sai ngữ pháp không có chỗ trong bài thuyết trình. Mặc dù những điều này có thể thường xuyên bắt gặp trong ngôn ngữ thường ngày, người nghe cũng khó có thể chấp nhận nhà diễn thuyết không biết chọn lọc và tôn trọng ngôn ngữ của mình. 3. Thuyết trình yêu cầu phương pháp trình bày khác hơn: Trong giao tiếp hàng ngày, người nói có thể làm rõ ý mình bằng những câu như “theo ý tôi”, “tôi muốn nói là” hoặc hô ngữ như “à, ờ, ừm”, đặc biệt là “khua chân khua tay”. Tuy nhiên trong thuyết trình, người nói phải điều chinh giọng nói của mình khi 15 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH hướng tới khán giả. Họ cũng phải chú ý đến cử chỉ, nhất là tránh các cử chi gây rối hay mất tập trung cho khán giả. Với việc học tập và thực hành, bạn có thể thành thạo các kĩ năng này và nâng khả năng giao tiếp thành kĩ năng thuyết trình. Các bài phát biểu trên lớp sẽ là cơ hội tốt cho việc thực tập kĩ năng này. 2. VỒN HÓR Và NGHỆ THUỘT THUYấ TRÌNH 2.1. Thuyết trình trong thế giới đa dạng văn hoá Sự đa dạng văn hóa và thuyết trình Thế giới ngày càng đa dạng văn hóa, rất nhiều hay thậm chí hầu hết khán giả của bạn có thể đến từ các nền văn hóa khác nhau. Một giám đốc giới thiệu cho nhân viên về công ty xuyên quốc gia của mình. Một luật sư trình bày chứng cứ về vụ kiện xung đột sắc tộc. Một bộ trưởng phát biểu trong một hội nghị quốc tế. Một sinh viên quốc tế giải thích về tập quán của dân tộc mình trong một trường đại học... Đây chỉ là một trong số rất ít tình huống chịu ảnh hường của đa dạng văn hóa trong thế giới hiện đại. Tiếp cận từ góc độ giao tiếp liên văn hóa, văn hóa ngày càng đa dạng sẽ làm thuyết trình ngày trở nên phức tạp. Một phần của sụ phức tạp này bắt nguồn từ khác biệt ngôn ngữ giữa các nền văn hóa. Văn hóa - ngôn ngữ - tư duy có quan hệ chặt chẽ với nhau. Không chỉ đơn thuần là dịch từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ kia, mà còn là chuyển tài cả cách nghĩ và thế giới quan. Những ý nghĩa trong cử chì, nét mặt hay các dấu hiệu phi lời nói khác cũng rất khác nhau giữa các nền văn hóa. Kể cả những cử chỉ truyền thông điệp cơ bản như “có” và “không”, “xỉn chào” và “tạm biệt” cũng dựa trên văn hóa. Ở Hoa Kì, gật đầu là “có” và lắc đầu là “không”, trong khi ở Thái Lan, cũng với hành động như thế nhưng ý nghĩa thì trái ngược hẳn. Rất nhiều câu chuyện đã được lưu truyền về “tai nạn” trong thuyết trình do sự khác biệt văn hóa 16 chương 1. ntfng quan về thuyết trình giữí người nói và người nghe. Hãy cùng xem xét ví dụ sau đây: Giám đốc kinh danh của một tập đoàn điện tử Hoa Kỳ đã đến Bra:il để thương thuyết một thuơng vụ bán máy tính rất lớn. Quá trim đàm phán đã diễn ra thành công ngoài sức tưởng tượng, chi còn chờ kết thúc bằng lễ kí kết! Trước ngày đó, theo thông lệ, ngài giám đốc tổ chức một buổi tiệc chiêu đãi để thắt chặt hơn nữa quan hệ buôn bán giữa hai công ty. òng đã đứng lên phát biểu với những ngôn ngữ hết sức tuyệt vời. Bài phát biểu đã nhận được tràng pháo tay tưởng như dài bất tận ừ phía đối tác. Sau đó, thảm họa xuất hiện. Ngài giám đốc đã giơ ngón tay cái ên, tượng trưng cho chữ OK (hài lòng). Nét mặt của các đối tác hay đổi nhanh chóng, chuyển sang thái độ giận dữ. Ngài giám đốc không biết rằng cừ chi đó trong Brazil lại là một lời mời gọi sex. Ngày hôm sau, ông ta được phía Brazil thông báo sẽ mua máy tính cùa một công ty khác. Trong tình huống trên, người thuyết trình có thể tránh được sai ¡ót nếu đã có hiểu biết tổng thể về giá trị văn hóa và tập quán của người nghe. Điều này hoàn toàn chính xác khi bạn nói ở tại quê hương của mình hay ờ nước ngoài, trong lớp học hay một buổi họp cộng đồng. Bời vì thế giới ngày càng đa dạng văn hóa, rất nhỉầi hay thậm chí hầu hết khán giả của bạn có thể đến từ các nền vãn hóa khác nhau. Tránh thuyết vị chùng Thuyết vị chủng là học thuyết cho rằng trong bất cứ hoàn cảnh nào văn hóa của mình cũng “vượt trội” hơn văn hóa của những ngưri khác; những giá trị, tín ngưỡng và tập quán của văn hóa dân tộc rnình là “hợp lí” và “tự nhiên” trong khi những giá trị, tín ngưmg và tập quán của các nền văn hóa khác-là “sai lệch” và “bất thircng”. 17 KỸ NĂNG THUYẾT TRĨNH Thuyết vị chùng là một phần trong tất cả các nền văn hóa. Nếu bạn được sinh ra và lớn lên ờ Hoa Kì, bạn sẽ thấy rất ngạc nhiên nếu hầu hết những người Ấn Độ coi bò là vật tâm linh và kiêng không ăn thịt bò. Ngược lại, nếu bạn là người Ấn Độ, bạn sẽ sốc nếu thấy người Mỹ ăn thịt bò, mặc đồ da bò hay sử dụng các sản phẩm từ bò... Thuyết vị chủng có thể đóng vai trò tích cực khi tạo dựng sự tự hào hay lòng trung thành. Tuy nhiên, thuyết này có thể phản tác dụng, đặc biệt khi dẫn đến các định kiến hay thái độ thù địch đối với những nhóm dân tộc khác, tôn giáo khác.. Tránh thuyết vị chủng không có nghĩa là bạn đồng ý với toàn bộ giá trị của tất cả các nền văn hóa. Nói cách khác, dần dần bạn phải cố gắng thuyết phục những người đến từ những nền văn hóa khác nhau thay đổi cách nghĩ hoặc ứng xử truyền thống; như diễn giả Hoa Kỳ cố gắng thuyết phục nông dân châu Phi áp dụng các phương pháp canh tác cho năng suất cao, những phụ huynh theo đạo Hồi thuyết phục các trường học cho phép con cái của họ cầu nguyện trong giờ hay các đoàn đại biểu từ Mỹ và Nhật thuyết phục các quốc gia khác về chính sách thương mại. Cuối cùng, chúng ta cũng nên chú ý đến tầm quan trọng cùa việc loại bỏ thuyết vị chủng với tu cách là người nghe. Khi nghe thuyết trình, chúng ta cần lắng nghe một cách tập trung. Thay vì quá quan tâm đến hình thức hay cách trình bày của diễn giả, cái cần để tâm là nội dung trình bày; điều đó góp phần loại bỏ những tác động tiêu cực khi đánh giá bài nói cùa những diễn giả đến từ các nền văn hóa khác nhau. Tôn trọng văn hóa của người nghe Để thành công khi thuyết trình trong thế giới đa văn hóa, bạn phải luôn nhớ mỗi người có tín ngưỡng và tập quán của riêng mình. Nếu muốn thành công, những nhà diễn thuyết này phải tỏ rõ 1& chương ỉ. tông quan vê thuyết trình sự tôn trọng với văn hóa của những người họ đang hướng tới. Họ không thể giả định những khía cạnh và tập quán văn hóa của họ được khán giả chia sẻ, hay thậm chí là được biết tới. Họ cần phải điều chinh thông điệp của mình cho phù hợp với những giá trị văn hóa và mong đợi cùa người nghe. Khi trình bày, bạn phải luôn nhớ rằng văn hóa trong thế giới ngày nay ngày càng đa dạng và phải rất chú ý đến ảnh hưởng của các nhân tố văn hóa đến phản ứng của người nghe. Một khi bạn đã nhận biết được các yếu tố văn hóa ảnh hưởng đến phản ứng của người nghe, bạn có thể điều chỉnh bài nói của mình đến mức phù hợp nhất có thể. Khi chuẩn bị, cố gắng đặt mình vào vị trí của người nghe và lắng nghe bài diễn thuyết của mình bằng “tai” của họ. Ở mỗi nền văn hóa, đều có những quy tắc về khoảng cách tương tác giữa con người thế nào là đủ để họ cảm thấy thoải mái. Trong một không gian hẹp, hãy chú ý những dấu hiệu khó chịu khi bạn xâm phạm không gian của người khác, như đung đưa, nhún nhảy, vỗ vai hay nhìn chằm chằm. Còn một không gian quá rộng sẽ tạo ra khoảng cách giữa người diễn thuyết với công chúng. Để khắc phục, hãy đi lại trong phòng để tăng sự tương tác. Sự gần gũi cũng cho phép bạn giao tiếp bằng mắt tốt hơn và tạo thêm cơ hội cho những người khác được phát biểu ý kiến. Người Anh không gọi giảng đường là “auditorium” mà là “lecture theatre”. Người châu Âu và Mỹ thường bắt đầu bài thuyết trình cùa mình với một cầu pha trò để tất cả cười ầm lên, giảm không khí căng thẳng, và rút ngắn khoảng cách tâm lý giữa diễn giả và người nghe. Tuy nhiên phong cách đó thường không áp dụng được ở Nhật. Người Nhật cho rằng hội thảo, hội nghị, diễn văn v.v... là những việc rất quan trọng, nghiêm chỉnh. Vì thế pha trò trước khi bắt đầu hoặc trong khi đang thuyết trình ở Nhật là khá “nguy hiểm” vì hai lẽ: một là thính giả sẽ hiểu nhầm bạn, cho là bạn không nghiêm chỉnh; hai là thính giả không hiểu câu pha trò 19 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH của bạn vì khác nhau về văn hóa. Không có gì vô duyên hơn là pha trò mà người ta không cười. Khi trình bày, bạn nên chú ý đến các phản hồi cho thấy người nghe đang gặp khó khăn để hiểu những gì bạn nói. Nếu bạn thấy sự ngập ngừng trên khuôn mặt khán giả, bạn nên nhắc lại ý trình bày cùa mình. Với một vài khán giả, bạn nên khuyến khích sự phản hồi từ phía họ như đặt câu hỏi “Tôi nói như thế đã rõ chưa ạ?” hay “Tôi đã giải thích rõ ràng quan điểm của mình chưa ạ?”. Tuy nhiên, khi đặt câu hỏi này, nên chú ý người nghe từ nhũng nền văn hóa khác nhau sẽ phản ứng cũng khác nhau. Hầu hết những khán giả Ả Rập, Bắc Mỹ hay Châu Âu sẽ trả lời thẳng vào câu trả lời cùa bạn. Trong khi những khán già từ châu Á hay Caribê, thậm chí sẽ không phản ứng gì. Nghệ thuật thuyết trình trong văn hóa lời nói, văn hóa viết và văn hóa điện tử Khi muốn tác động vào lý trí cùa người nghe thì người nói thường xây dụng lời nói cùa mình dựa vào những yếu tố của ngôn ngữ phi nghệ thuật - dạng viết, văn hóa viết; còn khi muốn tác động vào tình cảm của người nghe thì người nói thường xây dựng lời nói của mình dựa vào những yếu tố của ngôn ngữ nghệ thuật dạng nói, văn hóa lời nói. “ Văn hoá lời n ó r được xác định là những khuôn mẫu, là toàn bộ các biện pháp sử dụng ngôn ngữ trong hoạt động lời nói. Trong đời sống thực tế, không ít những trường hợp người nói làm hỏng lời nói của mình không phải vì nói sai, kiến nghị của mình nêu ra không hợp lý mà là vì nói không đúng lúc, đúng chỗ, không phù hợp với tuổi tác, địa vị, với hoàn cảnh với tâm lý người nghe. Như vậy, để đạt được mục đích giao tiếp cùa mình người nói không những phải sử dụng các chuẩn mực ngôn ngữ mà còn làm chó các phát ngôn của mỉnh phù hợp với điều kiện giao tiếp. 20