Tài liệu Kế toán hành chính, sự nghiệp

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI ~*~ Đồng chủ biên: TS. LÊ THỊ TÚ OANH - TS. TRẦN THỊ THU PHONG NHÀ XUẤT BẢN 2019 MỤC LỤC MỤC LỤC ....................................................................................................................... i DANH MỤC HÌNH .....................................................................................................vii DANH MỤC BẢNG, BIỂU ...................................................................................... viii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT.................................................................................... ix LỜI NÓI ĐẦU ................................................................................................................ 3 Chương 1: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH, SỰ NGHIỆP ................................................................................................... 5 1.1. TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH, SỰ NGHIỆP....................................................................................................... 5 1.1.1. Phân loại đơn vị hành chính, sự nghiệp ............................................................ 5 1.1.2. Khái niệm và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp .............................................................................................................. 8 1.2. NỘI DUNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH, SỰ NGHIỆP .............................................................................................................................. 9 1.2.1. Tổ chức công tác kế toán .................................................................................... 9 1.2.2. Tổ chức bộ máy kế toán .................................................................................... 32 PHẦN KẾT .................................................................................................................. 37 CÂU HỎI THẢO LUẬN VÀ BÀI TẬP VẬN DỤNG ............................................. 38 1. Câu hỏi thảo luận ...................................................................................................... 38 2 Bài tập vận dụng ........................................................................................................ 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................... 39 Chương 2: KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN .... 41 2.1. TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH ......................................... 41 2.1.1. Tài sản cố định và nguyên tắc kế toán ............................................................ 41 2.1.2. Phân loại tài sản cố định ................................................................................... 43 2.1.3. Đánh giá tài sản cố định .................................................................................... 48 2.2. KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH .................................................... 52 2.2.1. Tài khoản sử dụng.............................................................................................. 52 2.2.2. Kế toán tình hình biến động tăng tài sản cố định hữu hình .......................... 54 2.2.3. Kế toán tình hình biến động giảm tài sản cố định hữu hình ......................... 63 2.2.4. Kế toán tình hình sửa chữa tài sản cố định hữu hình .................................... 67 2.3. KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÔ HÌNH ....................................................... 70 i 2.3.1. Tài khoản sử dụng.............................................................................................. 70 2.3.2. Kế toán tình hình biến động tài sản cố định vô hình ..................................... 71 2.4. KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH THUÊ NGOÀI VÀ CHO THUÊ ............... 75 2.4.1. Kế toán tài sản cố định tại đơn vị đi thuê ....................................................... 75 2.4.2. Kế toán tài sản cố định tại đơn vị cho thuê..................................................... 76 2.5. KẾ TOÁN HAO MÒN VÀ KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH .................... 77 2.5.1. Khái niệm và phương pháp tính ....................................................................... 77 2.5.2. Tài khoản và phương pháp kế toán .................................................................. 80 2.6. KẾ TOÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN ...................................................... 83 2.6.1. Nguyên tắc kế toán và tài khoản sử dụng ....................................................... 83 2.6.2. Kế toán quá trình đầu tư xây dựng cơ bản ...................................................... 85 PHẦN KẾT .................................................................................................................. 88 1. Câu hỏi thảo luận ...................................................................................................... 89 2. Bài tập vận dụng ....................................................................................................... 90 TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................... 93 Chương 3: KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO ................................................................ 95 3.1. TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO ........................................... 95 3.1.1. Hàng tồn kho và nguyên tắc kế toán ............................................................... 95 3.1.2. Tính giá hàng tồn kho ........................................................................................ 97 3.1.3. Kế toán chi tiết hàng tồn kho............................................................................ 99 3.2. KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU ................................... 99 3.2.1. Tài khoản sử dụng.............................................................................................. 99 3.2.2. Kế toán tình hình biến động tăng nguyên, vật liệu ...................................... 100 3.2.3. Kế toán tình hình biến động giảm nguyên, vật liệu ..................................... 103 3.3. KẾ TOÁN TỔNG HỢP CÔNG CỤ, DỤNG CỤ ............................................ 104 3.3.1. Tài khoản sử dụng............................................................................................ 104 3.3.2. Phương pháp kế toán ....................................................................................... 104 3.4. KẾ TOÁN TỔNG HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH DỞ DANG . 105 3.4.1. Tài khoản sử dụng............................................................................................ 105 3.3.2. Phương pháp kế toán ....................................................................................... 106 3.5. KẾ TOÁN TỔNG HỢP SẢN PHẨM ................................................................ 107 3.5.1. Tài khoản sử dụng............................................................................................ 107 3.5.2. Phương pháp kế toán ....................................................................................... 108 ii 3.6. KẾ TOÁN TỔNG HỢP HÀNG HOÁ ............................................................... 109 3.6.1. Tài khoản sử dụng............................................................................................ 109 3.6.2. Phương pháp kế toán ....................................................................................... 109 PHẦN KẾT ................................................................................................................ 111 CÂU HỎI THẢO LUẬN VÀ BÀI TẬP VẬN DỤNG ........................................... 112 Câu hỏi thảo luận ........................................................................................................ 112 Bài tập vận dụng ......................................................................................................... 113 TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................... 116 Chương 4: KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THU, CHI, KẾT QUẢ .............................. 117 VÀ PHÂN PHỐI KẾT QUẢ .................................................................................... 117 4.1. TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THU, CHI, KẾT QUẢ VÀ PHÂN PHỐI KẾT QUẢ .............................................................................................. 117 4.1.1. Nguyên tắc kế toán các khoản thu ................................................................. 117 4.1.2. Nguyên tắc kế toán các khoản chi ................................................................. 118 4.1.3. Nguyên tắc kế toán kết quả, phân phối kết quả ........................................... 118 4.2. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THU .......................................................................... 119 4.2.1. Kế toán các khoản thu hoạt động do ngân sách nhà nước cấp ................... 119 4.2.2. Kế toán các khoản thu viện trợ, vay nợ nước ngoài .................................... 123 4.2.3. Kế toán các khoản thu phí được khấu trừ, đề lại ......................................... 125 4.2.4. Kế toán các khoản doanh thu hoạt động tài chính ....................................... 127 4.2.5. Kế toán các khoản doanh thu hoạt động kinh doanh ................................... 130 4.2.6. Kế toán các khoản thu nhập khác .................................................................. 133 4.3. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI ........................................................................... 134 4.3.1. Kế toán các khoản chi phí hoạt động ............................................................ 134 4.3.2. Kế toán các khoản chi phí từ nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài ............. 138 4.3.3. Kế toán các khoản chi phí hoạt động thu phí ............................................... 140 4.3.4. Kế toán các khoản chi phí tài chính ............................................................... 142 4.3.5. Kế toán các khoản chi phí của hoạt động kinh doanh ................................. 145 4.3.6. Kế toán các khoản chi phí chưa xác định đối tượng chịu chi phí .............. 149 4.3.7. Kế toán các khoản chi phí khác ..................................................................... 151 4.4. KẾ TOÁN KẾT QUẢ VÀ PHÂN PHỐI KẾT QUẢ ..................................... 152 4.4.1. Kế toán kết quả................................................................................................. 152 4.4.2. Kế toán phân phối kết quả .............................................................................. 155 iii PHẦN KẾT ................................................................................................................ 156 CÂU HỎI THẢO LUẬN VÀ BÀI TẬP VẬN DỤNG ........................................... 156 Câu hỏi thảo luận ........................................................................................................ 156 Bài tập vận dụng ......................................................................................................... 157 TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................... 160 Chương 5: KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC QUAN HỆ THANH TOÁN .................... 161 5.1. TỔNG QUAN VỀ TIỀN VÀ CÁC QUAN HỆ THANH TOÁN ................. 161 5.1.1. Tiền và nguyên tắc kế toán ............................................................................. 161 5.1.2. Quan hệ thanh toán và nguyên tắc kế toán ................................................... 162 5.2. KẾ TOÁN TIỀN .................................................................................................... 163 5.2.1. Kế toán tiền mặt ............................................................................................... 163 5.2.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng ............................................................................. 169 5.2. KẾ TOÁN CÁC QUAN HỆ THANH TOÁN .................................................. 175 5.2.1. Kế toán thanh toán với người bán .................................................................. 175 5.2.2. Kế toán thanh toán với người mua ................................................................ 177 5.2.3. Kế toán thanh toán với ngân sách .................................................................. 180 5.2.4. Kế toán thanh toán với người lao động ......................................................... 186 5.2.5. Kế toán các khoản phải nộp theo lương ........................................................ 188 5.2.6. Kế toán thanh toán tạm thu ............................................................................. 191 5.2.7. Kế toán các khoản tạm chi .............................................................................. 197 5.2.8. Kế toán thanh toán nội bộ ............................................................................... 199 5.2.9. Kế toán thanh toán các khoản nhận trước chưa ghi thu .............................. 202 5.2.10. Kế toán các khoản tạm ứng .......................................................................... 207 5.2.11. Kế toán các khoản đặt cọc, ký quỹ, ký cược .............................................. 208 5.2.12. Kế toán thanh toán các quỹ đặc thù ............................................................. 211 5.1.13. Kế toán các khoản phải thu khác ................................................................. 211 5.2.14. Kế toán thanh toán các khoản phải trả khác ............................................... 214 PHẦN KẾT ................................................................................................................ 216 CÂU HỎI THẢO LUẬN VÀ BÀI TẬP VẬN DỤNG ........................................... 217 Câu hỏi thảo luận ........................................................................................................ 217 Bài tập vận dụng ......................................................................................................... 218 TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................... 223 Chương 6: KẾ TOÁN TÀI SẢN THUẦN VÀ CÁC TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG .. 224 iv 6.1. TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN TÀI SẢN THUẦN VÀ CÁC TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG ............................................................................................................... 224 6.1.1. Tài sản thuần và nguyên tắc kế toán .............................................................. 224 6.1.2. Tài khoản ngoài bảng và nguyên tắc kế toán ............................................... 225 6.2. KẾ TOÁN TÀI SẢN THUẦN ............................................................................. 226 6.2.1. Kế toán nguồn vốn kinh doanh ...................................................................... 226 6.2.2. Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái................................................................. 227 6.2.3. Kế toán thặng dư hay tham hụt từ các hoạt động ........................................ 234 6.2.4. Kế toán các quỹ đơn vị .................................................................................... 236 6.2.5. Kế toán nguồn cải cách tiền lương ................................................................ 240 6.3. KẾ TOÁN CÁC TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG .............................................. 241 6.3.1. Kế toán tài sản thuê ngoài ............................................................................... 241 6.3.2. Kế toán tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công .................................................. 242 6.3.3. Kế toán kinh phí viện trợ không hoàn lại ..................................................... 243 6.3.4. Kế toán dự toán vay nợ nước ngoài ............................................................... 244 6.3.5. Kế toán ngoại tệ các loại ................................................................................. 246 6.3.6. Kế toán dự toán chi hoạt động ....................................................................... 247 6.3.7. Kế toán dự toán đầu tư XDCB ....................................................................... 250 6.3.8. Kế toán lệnh chi tiền thực chi ......................................................................... 253 6.3.9. Kế toán lệnh chi tiền tạm ứng ........................................................................ 254 6.3.10. Kế toán các khoản phí được khấu trừ, để lại .............................................. 256 6.3.11. Kế toán các khoản thu hoạt động khác được để lại ................................... 257 PHẦN KẾT ................................................................................................................ 258 CÂU HỎI THẢO LUẬN VÀ BÀI TẬP VẬN DỤNG ........................................... 258 Câu hỏi thảo luận ........................................................................................................ 258 Bài tập vận dụng ......................................................................................................... 259 TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................... 261 Chương 7: BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO QUYẾT TOÁN .................. 262 7.1. TỔNG QUAN VỀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO QUYẾT TOÁN .. 262 7.1.1. Báo cáo tài chính .............................................................................................. 262 7.1.2. Báo cáo quyết toán........................................................................................... 263 7.2. BÁO CÁO TÀI CHÍNH ....................................................................................... 264 7.2.1. Báo cáo tình hình tài chính ............................................................................. 264 v 7.2.2. Báo cáo kết quả hoạt động .............................................................................. 267 7.2.3. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ .............................................................................. 270 7.2.4. Thuyết minh báo cáo tài chính ....................................................................... 277 7.2.5. Báo cáo tài chính .............................................................................................. 278 7.3. BÁO CÁO QUYẾT TOÁN .................................................................................. 284 7.3.1. Báo cáo quyết toán kinh phí ........................................................................... 284 7.3.2. Báo cáo quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản ......................................... 304 PHẦN KẾT ................................................................................................................ 305 CÂU HỎI THẢO LUẬN VÀ BÀI TẬP VẬN DỤNG ........................................... 305 Câu hỏi thảo luận ........................................................................................................ 305 Bài tập vận dụng ......................................................................................................... 306 TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................... 308 TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................... 309 PHỤ LỤC 1: DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ..................... 311 PHỤ LỤC 2: BÁO CÁO TÀI CHÍNH ..................................................................... 315 PHỤ LỤC 3: BÁO CÁO QUYẾT TOÁN ............................................................... 325 vi DANH MỤC HÌNH Hình 1.1: Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký - sổ cái ........................................16 Hình 1.2: Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ .............................................19 Hình 1.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung ..............................................20 Hình 1.4: Kế toán trên máy vi tính ................................................................................23 Hình 1.5: Tổ chức bộ máy kế toán tập trung .................................................................35 Hình 1.6: Tổ chức bộ máy kế toán phân tán..................................................................36 Hình 1.7: Tổ chức bộ máy kế toán nửa tập trung, nửa phân tán ...................................37 vii DANH MỤC BẢNG, BIỂU Bảng 1.1: Mẫu NHẬT KÝ - SỔ CÁI.................................................................. 15 Bảng 1.2: Mẫu Chứng từ ghi sổ .......................................................................... 17 Bảng 1.3: Mẫu Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ ....................................................... 18 Bảng 1.4: Mẫu Sổ Cái (mẫu S 02 c - H) ............................................................. 18 Bảng 1.5: Mẫu Nhật ký chung ............................................................................ 21 Bảng 1.6: Mẫu Sổ cái (theo hình thức Nhật ký chung)....................................... 21 viii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BCTC BCĐKT BCKQHĐKD BCLCTT BĐSĐT BHXH BHYT DN ĐTTC GTGT HĐKD HTK NSNN SXKD TK TNDN TSCĐ TSDH TSNH XDCB CTGS HCSN : Báo cáo tình hình tài chính : Bảng cân đối kế toán : Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh : Báo cáo lưu chuyển tiền tệ : Bất động sản đầu tư : Bảo hiểm xã hội : Bảo hiểm y tế : Doanh nghiệp : Đầu tư tài chính : Giá trị gia tăng : Hoạt động kinh doanh : Hàng tồn kho : Ngân sách nhà nước : Sản xuất kinh doanh : Tài khoản : TNDN : Tài sản cố định : Tài sản dài hạn : Tài sản ngắn hạn : Xây dựng cơ bản : Chứng từ ghi sổ : Hành chính sự nghiệp ix LỜI NÓI ĐẦU Để đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, học tập của sinh viên, phù hợp với tình hình mới, Trường Đại học Mở Hà Nội tiến hành tổ chức biên soạn cuốn Giáo trình Kế toán hành chính, sự nghiệp. Kế toán hành chính, sự nghiệp là một bộ phận cấu thành của hệ thống kế toán Nhà nước và là một môn học chuyên ngành của sinh viên kế toán Trường Đại học Mở Hà Nội. Chính vì vậy, Giáo trình Kế toán hành chính, sự nghiệp được biên soạn nhằm cung cấp những kiến thức cơ bản về công tác kế toán trong đơn vị hành chính, sự nghiệp, giúp bạn đọc nắm vững và vận dụng tốt các qui định của chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp vào công tác thực tế. Phù hợp với đối tượng học tập, nghiên cứu cũng như phương pháp học tập, nghiên cứu, Giáo trình Kế toán hành chính, sự nghiệp được chia làm các chương sau:  Chương 1: Đặc điểm tổ chức kế toán trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp.  Chương 2: Kế toán tài sản cố định và đầu tư xây dựng cơ bản.  Chương 3: Kế toán hàng tồn kho.  Chương 4: Kế toán các khoản thu, chi, kết quả và phân phối kết quả.  Chương 5: Kế toán tiền và các quan hệ thanh toán.  Chương 6: Kế toán tài sản thuần và các tài khoản ngoài bảng.  Chương 7: Báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên, các tác giả đã kết cấu mỗi chương trong giáo trình theo trình tự thống nhất như sau: - Mục tiêu chương. - Nội dung cụ thể của chương. - Câu hỏi thảo luận và bài tập vận dụng. - Phần kết. - Danh mục tài liệu tham khảo. Giáo trình do TS. Lê Thị Tú Oanh và TS. Trần Thị Thu Phong đồng chủ biên. Tham gia biên soạn gồm có các tác giả sau: - TS. Trần Thị Thu Phong và GS. TS. Nguyễn Văn Công: Đồng tác giả chương 1 và chương 7. - TS. Lê Thị Tú Oanh và GS. TS. Nguyễn Văn Công: Đồng tác giả chương 2 và chương 3. - TS. Nguyễn Thị Nga, TS. Lê Thị Nhu và GS. TS. Nguyễn Văn Công: Đồng 3 tác giả chương 4, chương 5 và chương 6. Mặc dù đã dồn nhiều công sức và tâm huyết để biên soạn giáo trình song chúng tôi cho rằng, cuốn giáo trình Kế toán hành chính, sự nghiệp không thể tránh khỏi sai sót nhất định. Chúng tôi mong muốn nhận được ý kiến góp ý, phê bình của độc giả để lần xuất bản sau được tốt hơn. Xin chân thành cảm ơn CÁC TÁC GIẢ 4 Chương 1: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH, SỰ NGHIỆP  Mục tiêu chương:  Phân biệt được các loại đơn vị hành chính, sự nghiệp.  Nắm được khái niệm và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp.  Hiểu biết về nội dung tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, sổ sách, tài khoản (TK) kế toán trong đơn vị hành chính, sự nghiệp.  Phân định báo cáo tài chính (BCTC) và báo cáo quyết toán cùng cách thức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán trong đơn vị hành chính, sự nghiệp.  Nhận diện công tác kiểm tra kế toán, công tác kiểm kê tài sản, bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. 1.1. TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH, SỰ NGHIỆP 1.1.1. Phân loại đơn vị hành chính, sự nghiệp Đơn vị hành chính và đơn vị sự nghiệp (gọi chung là đơn vị hành chính, sự nghiệp) là các đơn vị, cơ quan hoạt động bằng nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước (NSNN) hoặc cấp trên cấp phát hoặc bằng nguồn kinh phí khác (hội phí, học phí, viện phí, kinh phí được tài trợ, thu từ hoạt động kinh doanh, dịch vụ,…) để phục vụ các hoạt động chính trị, xã hội của nhà nước. Hệ thống cơ quan nhà nước bao gồm các cơ quan quyền lực nhà nước (các cơ quan đại diện: Quốc hội và hội đồng nhân dân các cấp ở địa phương), các cơ quan hành chính nhà nước (các cơ quan thực hiện chức năng hành pháp), các cơ quan xét xử và các cơ quan kiểm sát. Cơ quan hành chính nhà nước là một loại cơ quan nhà nước thực hiện quyền hành pháp và là bộ phận cấu thành bộ máy nhà nước do cơ quan quyền lực nhà nước (quốc hội, hội đồng nhân dân các cấp) lập ra. Cơ quan hành chính nhà nước được thành lập theo hiến pháp và pháp luật, được tổ chức thành một hệ thống hành chính thống nhất từ trung ương xuống đến cơ sở nhằm thực hiện quyền lực nhà nước. Cơ quan hành chính nhà nước có chức năng quản lý hành chính nhà nước trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội trong phạm vi thẩm quyền của mình nhằm 5 duy trì trật tự xã hội, thúc đẩy phát triển và đáp ứng các nhu cầu hợp pháp của mọi tổ chức, công dân. Theo Hiến pháp 2013, hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước ở ta bao gồm các cơ quan hành chính nhà nước ở Trung ương (Chính phủ, Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ) và các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương (Uỷ ban nhân dân các cấp, các cơ quan chuyên môn thuộc uỷ ban nhân dân các cấp và các bộ phận chức năng khác). Cơ quan hành chính nhà nước có nhiều loại khác nhau và được phân loại theo các tiêu thức khác nhau như: Căn cứ vào tính pháp lý để thành lập, căn cứ vào trình tự thành lập, vào địa giới hoạt động,... Theo căn cứ pháp lý để thành lập, cơ quan hành chính nhà nước được chia thành các cơ quan hiến định và các cơ quan luật định. Cơ quan hiến định là loại cơ quan hành chính nhà nước do hiến pháp quy định việc thành lập và được thành lập trên cơ sở các đạo luật và văn bản dưới luật, bao gồm các cơ quan như: Chính phủ, các bộ, các cơ quan ngang bộ, uỷ ban nhân dân các cấp. Ðây là những cơ quan hành chính nhà nước quan trọng nhất, có vị trí ổn định, tồn tại lâu dài. Cơ quan luật định là cơ quan hành chính nhà nước do luật, các văn bản dưới luật quy định việc thành lập, bao gồm các tổng cục, các cục, sở, phòng, ban, ... Các cơ quan luật định là cơ quan chuyên môn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền chung cả ở trung ương và địa phương. Theo phạm vi lãnh thổ hoạt động, cơ quan hành chính nhà nước được chia thành cơ quan hành chính nhà nước ở trung ương (chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ) và cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương (uỷ ban nhân dân các cấp, các sở, phòng, ban). Cơ quan hành chính nhà nước trung ương hoạt động trên phạm vi toàn quốc, văn bản pháp luật do các cơ quan này ban hành có hiệu lực trên phạm vi cả nước và có tính bắt buộc thi hành đối với mọi cơ quan hành chính nhà nước cấp dưới, với các tổ chức xã hội và mọi công dân. Cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương được thành lập và hoạt động trên một phạm vi lãnh thổ nhất định, các văn bản pháp luật do các cơ quan này ban hành có hiệu lực trong một phạm vi lãnh thổ nhất định. Theo tính chất và phạm vi thẩm quyền, cơ quan hành chính nhà nước được chia thành cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền chung và cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền chuyên môn. Thẩm quyền chung của cơ quan hành chính nhà nước là giải quyết mọi vấn đề trong các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội (chính phủ, uỷ ban nhân dân các cấp). Cơ quan hành chính nhà nước có 6 thẩm quyền chuyên môn là các cơ quan quản lý theo ngành hay theo chức năng, hoạt động trong một ngành hay một lĩnh vực nhất định và là cơ quan giúp việc cho cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền chung (các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ ở cấp trung ương; các cục, sở, phòng, ban ở địa phương). Đơn vị sự nghiệp công lập (hay đơn vị sự nghiệp công) là một bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức của các cơ quan hành chính nhà nước, do cơ quan có thẩm quyền của nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước. Khác với cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công không mang tính quyền lực nhà nước, không có chức năng quản lý nhà nước. Các đơn vị sự nghiệp công lập bình đẳng với các tổ chức, cá nhân trong quan hệ cung cấp dịch vụ công. Đơn vị sự nghiệp công lập cũng có nhiều loại khác nhau và cũng được phân loại theo các tiêu thức khác nhau như: Theo mức độ tự chủ tài chính, theo lĩnh vực hoạt động, theo vị trí pháp lý, theo thẩm quyền hoặc chức năng thành lập, ... Theo mức độ tự chủ tài chính, đơn vị sự nghiệp công lập được chia làm 04 loại: Đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư; đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên; đơn vị tự bảo đảm một phần chi thường xuyên; đơn vị do nhà nước bảo đảm chi thường xuyên. Theo lĩnh vực hoạt động, đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm các đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong các lĩnh vực: y tế, giáo dục đào tạo, giáo dục nghề nghiệp, văn hóa thể thao và du lịch, thông tin truyền thông và báo chí, khoa học và công nghệ, nông nghiệp và phát triển nông thôn, tài nguyên và môi trường, giao thông vận tải, công thương, xây dựng, lao động, thương binh và xã hội, tư pháp, sự nghiệp khác. Theo vị trí pháp lý, đơn vị sự nghiệp công lập có thể chia thành đơn vị sự nghiệp công lập thuộc bộ và cơ quan ngang bộ (các đơn vị nghiên cứu chiến lược, chính sách về ngành, lĩnh vực; báo; tạp chí; trung tâm thông tin hoặc tin học; trường hoặc trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; học viện; ...); đơn vị sự nghiệp công lập thuộc tổng cục, cục; đơn vị sự nghiệp công lập thuộc ủy ban nhân dân cấp tỉnh; đơn vị sự nghiệp công lập thuộc cơ quan chuyên môn của ủy ban nhân dân cấp tỉnh; đơn vị sự nghiệp công lập thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện. Theo thẩm quyền hoặc chức năng thành lập, đơn vị sự nghiệp công lập được phân theo các luật chuyên ngành. Chẳng hạn, Luật Khoa học và Công nghệ (2013) 7 chia các tổ chức khoa học, công nghệ theo thẩm quyền thành lập (thành lập bởi Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội; bởi Chính phủ; bởi Toà án nhân dân tối cao; ...), theo chức năng (gồm tổ chức nghiên cứu cơ bản, tổ chức nghiên cứu ứng dụng, tổ chức dịch vụ khoa học và công nghệ) và theo hình thức sở hữu (gồm tổ chức khoa học và công nghệ công lập, ngoài công lập, tổ chức khoa học và công nghệ có vốn nước ngoài). Đối với hệ thống giáo dục đại học, Luật Giáo dục Đại học (2012) phân chia các đơn vị sự nghiệp công lập thành các trường cao đẳng; các trường đại học, học viện; các đại học vùng, đại học quốc gia (gọi chung là đại học) và các viện nghiên cứu khoa học được phép đào tạo trình độ tiến sĩ. Đối với hoạt động giáo duc nghề nghiệp, Luật Giáo dục nghề nghiệp (2014) lại phân các đơn vị sự nghiệp công lập trong lĩnh vực giáo dục nghề nghiệp theo trình độ đào tạo, bao gồm: Trung tâm giáo dục nghề nghiệp, trường trung cấp, trường cao đẳng; ... 1.1.2. Khái niệm và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp Tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp là việc tạo ra một mối liên hệ qua lại theo một trật tự xác định giữa các yếu tố chứng từ, đối ứng TK, tính giá và tổng hợp - cân đối kế toán trong từng nội dung công việc kế toán cụ thể nhằm thu thập thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ về tình hình tài chính, kết quả hoạt động và các dòng tiền từ hoạt động của đơn vị cũng như tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí NSNN cung cấp cho các đối tượng có liên quan. Tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp cần quán triệt các nguyên tắc sau đây:  Nguyên tắc tuân thủ: Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị hành chính, sự nghiệp cần phải tuân thủ pháp luật về kế toán; tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và các chính sách, văn bản pháp luật khác do Nhà nước ban hành.  Nguyên tắc phù hợp: Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính, sự nghiệp phải phù hợp với qui mô hoạt động, khối lượng nghiệp vụ phát sinh, mức độ tự chủ tài chính, lĩnh vực hoạt động của từng đơn vị cũng như với yêu cầu, trình độ quản lý, mức độ trang bị các phương tiện thiết bị phục vụ công tác kế toán tại đơn vị. Có như vậy, thông tin thu thập được mới nhanh chóng, kịp thời, phản ánh đầy đủ các mặt hoạt động của đơn vị. 8  Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp đòi hỏi phải sao cho vừa gọn, nhẹ, tiết kiệm chi phí vừa bảo đảm thu thập thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác.  Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc phân nhiệm phát sinh từ yêu cầu quản lý an toàn công quỹ Nhà nước và phân công lao động hợp lý. Theo nguyên tắc này, tổ chức kế toán trong đơn vị hành chính, sự nghiệp đòi hỏi phải tách rời chức năng chuẩn chi, chuẩn thu với chức năng thực hiện chi, thực hiện thu của cán bộ, không được để một cán bộ kiêm nhiệm cả hai chức năng này. Việc tách hai chức năng chuẩn chi (chuẩn thu) với chức năng thực hiện chi (thu) chính là cơ sở để Nhà nước tạo lập ra sự kiểm soát lẫn nhau giữa hai cán bộ đó. 1.2. NỘI DUNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH, SỰ NGHIỆP 1.2.1. Tổ chức công tác kế toán 1.2.1.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Để thu thập thông tin đầy đủ, có độ chính xác cao về tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí, phục vụ kịp thời cho kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành các định mức chi tiêu và làm căn cứ để ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ. Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và tình hình thu, chi ngân sách của các đơn vị hành chính, sự nghiệp đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành. Mọi nghiệp vụ phát sinh trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp đều phải được phản ánh vào chứng từ theo đúng mẫu quy định, trong đó phải được ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố, các tiêu thức và theo đúng quy định về phương pháp lập của từng loại chứng từ. Tuỳ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của từng đơn vị hành chính, sự nghiệp, trên cơ sở hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn mà Nhà nước ban hành, kế toán sẽ xác định những chứng từ cần thiết mà đơn vị phải sử dụng. Từ đó, hướng dẫn các cá nhân và bộ phận liên quan nắm được cách thức lập (hoặc tiếp nhận), kiểm tra và luân chuyển chứng từ. Trường hợp phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù chưa có mẫu chứng từ quy định, đơn vị hành chính, sự nghiệp được áp dụng mẫu chứng từ quy định tại chế độ kế toán riêng trong các văn bản pháp luật khác hoặc được tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh 9 các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu chứng từ tự thiết kế phải phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị và phải đáp ứng 7 nội dung tối thiểu quy định tại Luật Kế toán (2015) như: Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. Theo Chế độ kế toán hiện hành, hệ thống chứng từ áp dụng bắt buộc trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp bao gồm: Phiếu thu (mẫu C40-BB), phiếu chi (mẫu C41-BB), giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (mẫu C43-BB) và biên lai thu tiền (mẫu C45-BB). Trong quá trình sử dụng, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc này. Cũng theo chế độ qui định, tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị hành chính, sự nghiệp, kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh chỉ được lập chứng từ kế toán 1 lần. Chứng từ phải phản ánh rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền phản ánh trên từng chứng từ phải viết bằng chữ và phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Trường hợp chứng từ có nhiều liên, kế toán phải lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Nếu phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ, kế toán có thể viết hai lần nhưng nội dung tất cả các liên chứng từ phải giống nhau. Đối với các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định và tính pháp lý cho chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có định khoản kế toán. Về chữ ký trên chứng từ kế toán, theo qui định, mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định. Nếu không đủ chữ ký qui định, chứng từ không có giá trị thực hiện. Không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Thủ trưởng đơn vị quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản. 10 Chữ ký trên chứng từ kế toán phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, hoặc dấu khắc sẵn chữ ký. Đối với chứng từ chi tiền, phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, nếu không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải thống nhất với chữ ký các lần trước đó. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng chứng từ điện tử, các chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Các đơn vị hành chính, sự nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Thủ trưởng đơn vị (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký. Sau khi lập hay tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài, bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán nhằm xác minh tính pháp lý của chứng từ rồi mới được sử dụng để ghi sổ kế toán. Quá trình tính từ khi lập (hoặc tiếp nhận) chứng từ, kiểm tra, sử dụng, ... cho đến khi đưa chứng từ vào lưu trữ, bình quân và hủy được gọi là quá trình luân chuyển chứng từ. Có thể khái quát trình tự luân chuyển chứng từ kế toán qua các bước sau: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; - Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (nếu có); - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán, cần phải xác định rõ tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Trường hợp phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho Thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng, người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. Trường hợp phát sinh 11