Tài liệu Hoàn thiện hoạt động quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại công ty tnhh park corp. (việt nam)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH PHẠM TƯỜNG AN HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH PARK CORP. (VIỆT NAM) LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP. Hồ Chí Minh - Năm 2018 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH PHẠM TƯỜNG AN HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH PARK CORP. (VIỆT NAM) Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh (Hướng ứng dụng) Mã số: 8340101 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGÔ THỊ ÁNH TP. Hồ Chí Minh - Năm 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và không trùng lặp với các đề tài khác. Tp.Hồ Chí Minh, ngày 27 tháng 04 năm 2018 Tác giả luận văn Phạm Tường An MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH DANH MỤC BẢNG DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU....................................................................................................................... 1 CHƯƠNG 1: LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ TỒN KHO...............................................7 1.1 Tổng quan về hàng tồn kho...............................................................................7 1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho.............................................................................7 1.1.2 Chức năng và vai trò của hàng tồn kho.......................................................8 1.1.3 Phân loại hàng tồn kho...............................................................................8 1.1.4 Các loại chi phí tồn kho............................................................................ 10 1.2 Tính chất của hàng tồn kho nguyên vật liệu.................................................... 12 1.3 Hoạt động quản trị tồn kho.............................................................................. 13 1.3.1 Thời gian phân phối (leadtime)................................................................. 15 1.3.2 Các phương pháp hoạch định nhu cầu tồn kho......................................... 17 1.3.2. Các kỹ thuật quản trị tồn kho................................................................ 23 1.4. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản trị tồn kho............................................... 29 1.4.1. Tỷ số giữa giá trị tồn kho trên doanh số................................................ 29 1.4.2. Mức độ đầu tư cho hàng tồn kho........................................................... 29 1.4.3. Khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng................................................. 30 1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị tồn kho....................................... 30 1.5.1. Sự khác biệt giữa kế hoạch cung ứng và nhu cầu thực tế......................30 1.5.2. Năng lực của nhà cung cấp.................................................................... 31 1.5.3. Sự phát triển của công nghệ thông tin................................................... 32 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TỒN KHO TẠI PARK CORP. (VIỆT NAM)................................................................................................................ 34 2.1. Giới thiệu về Park Corp. (Việt Nam)............................................................... 34 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển............................................................ 34 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Park Corp. (Việt Nam)........................................... 36 2.1.3. Tình hình hoạt động và sản xuất kinh doanh tại công ty.......................38 2.2. Thực trạng công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Park Corp. (Việt Nam)......................................................................................................................... 39 2.2.1. Quy trình thực hiện hoạt động quản trị tồn kho..................................... 39 2.2.2. Thời gian biểu tổ chức thực hiện quản trị tồn kho................................. 54 2.2.3. Xác định số lượng nguyên vật liệu cần thiết cho một đơn hàng............56 2.2.4. Thời gian phân phối (lead time)............................................................ 59 2.3. Đánh giá hiệu quả hoạt động quản trị tồn kho của Park Corp. (Việt Nam).....61 2.3.1. Tỷ số giữa giá trị tồn kho trên doanh số................................................ 61 2.3.2. Mức độ đầu tư cho hàng tồn kho........................................................... 61 2.3.3. Khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng................................................. 62 2.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị tồn kho.................................... 63 2.4.1. Sự khác biệt giữa kế hoạch cung ứng và nhu cầu thực tế......................63 2.4.2. Năng lực của nhà cung cấp.................................................................... 64 2.4.3. Sự phát triển của công nghệ thông tin................................................... 64 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TỒN KHO TẠI PARK CORP. (VIỆT NAM)....................................................................... 68 3.1. Định hướng phát triển của công ty trong giai đoạn 2018-2020.......................68 3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị tồn kho tại PARK CORP. (VIỆT NAM)............................................................................................... 69 3.2.1. Giải pháp về cải thiện quy trình quản lý hoạt động tồn kho tại Park Corp. (Việt Nam)............................................................................................................ 69 3.2.2. Giải pháp về số lượng đặt hàng............................................................. 77 3.2.3. Giải pháp về thời gian biểu thực hiện quản trị tồn kho..........................79 KẾT LUẬN.................................................................................................................. 84 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC HÌNH Hình 1.1: Thời gian phân phối...............................................................................................................16 Hình 1.2: Đồ thị mô hình EOQ.............................................................................................................18 Hình 1.3: Đồ thị lượng đặt hàng để lại...............................................................................................19 Hình 1.4: Quá trình tồn kho sản xuất..................................................................................................20 Hình 1.5: Đồ thị EOQ với thời gian gián đoạn..............................................................................21 Hình 1.6: Các phương pháp quản trị tồn kho..................................................................................23 Hình 1.7: Đường cong Pareto................................................................................................................26 Hình 2.1: Sơ đồ cấu trúc tổ chức của Park Corporation............................................................36 Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức của Park Corp. (Việt Nam)................................................................37 Hình 2.3: Nhiệm vụ của bộ phận kho/ MCD..................................................................................42 Hình 2.4: Các thông tin được khai báo cho một Dcode trên ERP.........................................44 Hình 2.5: Sơ đồ quản lý mã hàng.........................................................................................................45 Hình 2.6: Sơ đồ quản lý hoạt động nhập kho..................................................................................46 Hình 2.7: Quy trình xuất kho nguyên vật liệu................................................................................47 Hình 2.8: Sơ đồ thông tin công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu..................................49 Hình 2.9: Sơ đồ Macka vải chính EQYBA03062.........................................................................58 Hình 2.10: Mức độ nghiêm trọng và quan trọng của các nhóm vấn đề..............................66 Hình 3.1: Quy trình kiểm tra BOM.....................................................................................................78 DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1: Lựa chọn kỹ thuật quản trị tồn kho ............................................................. 24 Bảng 1.2: Chiến lược phân tích ABC .......................................................................... 27 Bảng 1.3: Chiến lược phân tích XYZ .......................................................................... 28 Bảng 1.4: Ma trận kết hợp phân tích ABC và phân tích XYZ ..................................... 29 Bảng 2.1: Khái quát về hoạt động sản xuất kinh doanh của Park Corp. (Việt Nam) năm 2017 ............................................................................................................................... 38 Bảng 2.2: Tình hình hoạt động kinh doanh của Park Corp. (Việt Nam) giai đoạn 20152017 .............................................................................................................................. 38 Bảng 2.3: Tóm tắt lỗi sai của các bộ phận trong hoạt động quản trị tồn kho năm 2017 ....................................................................................................................................... 50 Bảng 2.4: Bảng tổng hợp chi phí thiệt hại do các sai lầm trong hoạt động quản trị tồn kho phân theo khách hàng năm 2017 ........................................................................... 53 Bảng 2.5: Thời gian biểu tổ chức thực hiện quản trị tồn kho ...................................... 54 Bảng 2.6: Lịch nghỉ tết Âm lịch của các nhà cung cấp vải năm 2015-2017 ................ 56 Bảng 2.7: Thời gian phân phối yêu cầu của khách hàng .............................................. 59 Bảng 2.8: Tỷ số giữa giá trị tồn kho trên doanh số giai đoạn 2015-2017 ..................... 61 Bảng 2.9: Mức độ đầu tư cho hàng tồn kho giai đoạn 2015-2017 ................................ 61 Bảng 2.10: Chỉ tiêu đáp ứng yêu cầu của khách hàng trong năm 2015-2017 .............. 62 Bảng 2.11: Sự chênh lệch giữa số lượng thực tế và số lượng dự báo năm 2017 .......... 64 Bảng 3.1: Các thuộc tính và tiêu chí cấp 1 trong SCOR ............................................... 70 Bảng 3.2: Thời gian đặt hàng nguyên vật liệu trong nước ............................................ 82 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BOM Định mức nguyên vật liệu CLT Thời gian phân phối yêu cầu của khách hàng CT Thời gian chu trình của doanh nghiệp DCT Thời gian giao hàng DN Doanh nghiệp ERP Hệ thống hoạch định quản lý tài nguyên doanh nghiệp KH Khách hàng MOQ Số lượng đơn đặt hàng tối thiểu MRP Phần mềm hoạch định nguồn lực sản xuất NCC Nhà cung cấp NVL Nguyên vật liệu OEM Nhà sản xuất thiết bị gốc SKU Đơn vị lưu kho SLT Thời gian phân phối yêu cầu của nhà cung cấp TNHH Trách nhiệm hữu hạn TP.HCM Thành phố Hồ Chí Minh 1 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Toàn cầu hóa là xu hướng tất yếu và càng ngày càng mở rộng. Toàn cầu hóa mang đến cho các quốc gia, doanh nghiệp và cả các cá nhân cơ hội phát triển, hội nhập. Toàn cầu hóa “làm phẳng thế giới”, đồng nghĩa với sự kết nối, giảm thiểu bất cân xứng thông tin. Ưu thế về chi phí nhân công của các quốc gia đang phát triển dần mất đi. Đặc biệt là đối với ngành công nghiệp sử dụng nhiều lao động như may mặc. Bên cạnh đó, khách hàng không ngừng tìm kiếm các sản phẩm có chất lượng cao với chi phí hợp lý khiến cho môi trường cạnh tranh trong lĩnh vực này càng trở nên gay gắt. Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp buộc phải thay đổi phương thức hoạt động và quản lý, giảm chi phí, nâng cao chất lượng, đảm bảo tính cạnh tranh cho sản phẩm của mình. Hàng tồn kho có ý nghĩa đặc biệt to lớn đối với tài chính và hoạt động của doanh nghiệp. Về cơ bản, hàng tồn kho đại diện cho khoản đầu tư tài chính và thể hiện cho tiềm năng cung cấp hàng hóa và dịch vụ tới tay khách hàng của doanh nghiệp (Barlow, 1997). Công tác quản lý hàng tồn kho là rất quan trọng, khi công tác này được thực hiện hiệu quả, doanh nghiệp sẽ cắt giảm được các chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng, vận chuyển, giảm thiểu chiếm dụng vốn không cần thiết do tồn kho dư thừa gây ra, đồng thời, cũng làm giảm thiểu các thiệt hại do hư hỏng, hao hụt tồn kho do lưu trữ lâu ngày và đảm bảo nguồn cung ứng nguyên vật liệu cho nhu cầu sản xuất, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Water (2003) và Bose (2006) đã chỉ ra rằng doanh nghiệp có thể thất bại nếu duy trì tồn kho dư thừa một cách phi lý. Vì thế tối ưu hóa quản trị tồn kho là rất quan trọng để ổn định sức khỏe tài chính của doanh nghiệp (Dutta, 1974), (Dutta, 1992) và Bose (2006). Thực tế là một doanh nghiệp sản xuất điển hình, tính trung bình sẽ tiêu 56 cents trên mỗi dollar doanh thu (56% doanh thu) để chi trả cho các chi phí mua hàng trực tiếp, con số này thậm chí còn cao hơn đối với một doanh nghiệp bán buôn hoặc bán lẻ điển hình (Monczka và các cộng sự, 2002; Handfield, 2002). Thêm vào đó là các chi 2 phí không trực tiếp để quản trị tồn kho, được ước tính khoảng 30-35% giá trị hàng hoá mua vào (Chase và các cộng sự, 2004). Vậy nên, nếu các chi phí tồn kho trực tiếp và gián tiếp này được điều chỉnh giảm một cách đáng kể sẽ góp phần gia tăng lợi nhuận ròng của công ty. Với lý do đó, việc tìm kiếm một cách thức quản trị tồn kho hiệu quả không chỉ tối thiểu hoá hoạt động đầu tư trực tiếp vào việc mua sắm hàng tồn kho mà còn giảm thiểu các chi phí gián tiếp phát sinh trong quá trình quản lý hàng tồn kho. Công ty TNHH Park Corp.(Việt Nam), là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực may mặc với ngành nghề kinh doanh chính là sản xuất vali, túi xách và các sản phẩm tương tự xuất khẩu từ năm 2000 đến nay. Là một doanh nghịêp sản xuất, Park Corp.(Việt Nam), luôn chú trọng đến hoạt động kiểm soát tồn kho, đặc biệt tồn kho nguyên vật liệu luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, thông qua đó, đáp ứng nhu cầu khách hàng. Để đáp ứng nhu cầu khách hàng và rút ngắn thời gian giao hàng, nguyên vật liệu được mua dựa trên số lượng dự kiến và điều chỉnh qua từng tháng trước khi có đơn hàng chính thức. Tuy nhiên, chính phương thức đặt hàng này cũng tạo nên nhiều khó khăn cho công tác quản trị tồn kho. Cụ thể, sự khác biệt giữa đơn hàng chính thức và đơn hàng dự báo tạo nên lượng tồn kho không cần thiết, khó khăn trong công tác điều chỉnh tồn kho, kiểm tra và xử lý lượng tồn kho này. Nếu có sai sót trong quá trình điều chỉnh lượng hàng tồn kho sẽ tạo nên các chi phí không cần thiết trong việc tái đặt hàng như chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng, chi phí tồn trữ…Đồng thời, với đặc thù là ngành có tính mùa vụ như thời trang, nguyên vật liệu qua mùa sẽ rất khó tái sử dụng cho mùa tới, chỉ tính riêng đơn hàng mùa thu 2017, lượng tồn kho nguyên vật liệu không thể tái sử dụng cần xử lý là 112,495USD (chiếm 7.38% tổng giá trị nguyên vật liệu mùa thu 2017). Đây là con số không hề nhỏ và gây thách thức cho doanh nghiệp cũng như khách hàng trong việc tìm ra phương án xử lý phù hợp. 3 Với những tồn tại đó, tác giả lựa chọn đề tài “Hoàn thiện hoạt động quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại công ty TNHH Park Corp.(Việt Nam),” để làm luận văn tốt nghiệp. 2. Mục tiêu nghiên cứu: Mục tiêu tổng quát: Đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện hoạt động quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Park Corp.(Việt Nam). Mục tiêu cụ thể: Đề tài gồm có 02 mục tiêu nghiên cứu chính - Đánh giá thực trạng hoạt động quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại doanh nghiệp nhằm chỉ ra các ưu, khuyết điểm và nguyên nhân trong công tác quản trị tồn kho hiện tại. - Đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện hoạt động quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Park Corp.(Việt Nam). 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là hoạt động quản trị tồn kho nguyên vật liệu. Phạm vi không gian: không gian nghiên cứu là các yếu tố cấu thành nên hoạt động quản trị tồn kho tại công ty TNHH Park Corp., (Việt Nam). Phạm vi thời gian: đề tài được tiến hành dựa trên các dữ liệu liên quan đến hoạt động quản trị tồn kho từ tháng 01/2015 đến tháng 01/2018. 4. Phương pháp nghiên cứu 4.1. Nguồn dữ liệu Đề tài này được thực hiện dựa trên các nguồn dữ liệu sau: Dữ liệu thứ cấp từ hoạt động sản xuất kinh doanh của Park Corp.(Việt Nam) từ tháng 01/2015 đến tháng 01/2018. 4 Cỡ mẫu: Trong giai đoạn 01/2015 đến tháng 01/2018, doanh nghiệp thực hiện 277 đơn đặt hàng cho nhà cung cấp trong đó có 23 đơn hàng mẫu (Saleman sample, có số lượng nhỏ và thời gian phân phối ngắn) không có tính đại diện nên kích thước mẫu trong nghiên cứu này là 254, 254 đơn hàng xuất cho nhà cung cấp tương ứng với 5,155 đơn đặt hàng của khách hàng. Dữ liệu sơ cấp: được thu thập bằng phương pháp phỏng vấn tay đôi với các chuyên gia là lãnh đạo công ty và các nhân viên trực tiếp tham gia vào hoạt động quản trị tồn kho của doanh nghiệp. 4.2. Phương pháp nghiên cứu Các phương pháp nghiên cứu được vận dụng gồm: - Nghiên cứu định tính: Phương pháp này nhằm tìm ra những bất cập còn tồn tại trong công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu của công ty kết hợp với hỏi ý kiến chuyên gia nhằm tìm ra đưa ra các giải pháp thích hợp với thực trạng quản trị tồn kho hiện nay. Như đã giới thiệu, tại công ty TNHH Park Corp., (Việt Nam) hoạt động quản trị tồn kho chiếm vai trò rất lớn trong hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, những tồn tại và hạn chế trong hoạt động quản trị tồn kho của doanh nghiệp buộc doanh nghiệp phải có những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này. Đối chiếu với các lý thuyết quản trị tồn kho chủ yếu được thực hiện thông qua các kỹ thuật khảo sát được thực hiện đối với một ngành công nghiệp hoặc một nhóm các doanh nghiệp có chung đặc tính. Vì vậy, nghiên cứu này sử dụng phương pháp GT để giải quyết các vấn đề nghiên cứu nêu ra. + Thảo luận tay đôi: được thực hiện với quản lý các bộ phận có liên quan, các nhân viên các bộ phận (07 người) dựa trên 02 tiêu chí: (1) trực tiếp tham gia, hoặc ảnh hưởng đến các quyết định quản trị tồn kho của doanh 5 nghiệp, (2) có thâm niên ít nhất 03 năm đối với nhân viên và 05 năm đối với vị trí quản lý. Công cụ này nhằm khám phá các vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải trong hoạt động quản trị tồn kho. + Phỏng vấn chuyên gia: các chuyên gia được lựa chọn để hỏi ý kiến gồm các quản lý cao cấp và các nhân viên có kinh nghiệm làm việc tại doanh nghiệp ít nhất 05 năm. Đây là những người có đủ tầm ảnh hưởng đối với hoạt động quản trị tồn kho của doanh nghiệp. Trong danh sách này, có 2 chuyên gia thuộc bộ phận R&D, họ là những người có kinh nghiệm làm việc tại nhà máy trước khi thuyên chuyển sang bộ phận R&D. Vì vậy, họ nắm rõ những vấn đề mà nhà máy gặp phải, cùng với vai trò kết nối giữa nhà máy và khách hàng tại bộ phận hiện tại, tác giả hi vọng thu thập được những ý kiến quan trọng nhằm hoàn thiện công tác quản trị tồn kho của doanh nghiệp. + Quan sát: ngoài ra, tác giả còn sử dụng công cụ quan sát để thu thập dữ liệu. - Dựa trên các số liệu tồn kho nội bộ, tác giả tiến hành phân tích, thống kê để đánh giá thực trạng công tác quản trị tồn kho hiện nay. 5. Ý nghĩa của đề tài Nghiên cứu về hiệu quả quản trị tồn kho tại Park Corp.(Việt Nam) sẽ giúp cho nhà quản trị có cái nhìn toàn diện về công tác quản trị tồn kho hiện tại, các yếu tố tác động đến hiệu quả tồn kho. Từ nghiên cứu này sẽ đề xuất những giải pháp phù hợp nhất nhằm hoàn thiện công tác quản trị tồn kho, qua đó, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sự hài lòng của khách hàng. 6. Kết cấu đề tài Kết cấu của đề tài gồm 03 phần chính: - Chương 1: Lý thuyết về quản trị tồn kho. Phần này trình bày tổng quan về hàng tồn kho cũng như hoạt động quản trị tồn kho. 6 - Chương 2: Thực trạng công tác quản trị tồn kho tại Park Corp.(Việt Nam): giới thiệu về doanh nghiệp Park Corp.(Việt Nam) và phân tích thực trạng công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại doanh nghiệp. - Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị tồn kho tại Park Corp.(Việt Nam): đưa ra định hướng phát triển của doanh nghiệp giai đoạn 2018-2020 và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại doanh nghiệp. 7 CHƯƠNG 1: LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ TỒN KHO 1.1 Tổng quan về hàng tồn kho 1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho Hàng tồn kho là tổng hợp tất cả các nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu trước mắt hoặc tương lai. Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm và thành phẩm chưa tiêu thụ (Hồ Tiến Dũng, 2009). Theo chuẩn mực kế toán Quốc tế IAS 2, hàng tồn kho là những tài sản: - Giữ để bán trong quá trình hoạt động kinh doanh bình thường; - Trong quá trình sản xuất để bán; và - Nguyên vật liệu hay công cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất hay cung cấp dịch vụ. Hàng tồn kho bao gồm: - Nguyên vật liệu, công cụ: sử dụng cho quá trình sản xuất. - Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành cho tiến trình sản xuất. - Thành phẩm: sản phẩm hoàn thành và sẵn sàng để bán. - Hàng hóa: hàng mua và giữ để bán. Tương tự, theo chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 2 (Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính), hàng tồn kho là được chia làm 03 loại: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, bao gồm: Hàng hóa tồn kho, hàng hóa mua vào đang đi trên đường, hàng hóa gửi đi gia công chế biến, thành phẩm tồn kho, thành phẩm, hàng hóa gởi đi bán; - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang, bao gồm: Sản phẩm chưa hoàn thành (sản phẩm đang chế tạo), sản phẩm hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm và chi phí dịch vụ dở dang; 8 - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm: nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gởi đi gia công và chế biến và đã mua đang đi đường. 1.1.2 Chức năng và vai trò của hàng tồn kho Theo Chorpa và Meindl (2007), vai trò quan trọng của hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng là gia tăng số lượng cung ứng có thể thỏa mãn nhu cầu khách hàng bởi sản phẩm có sẵn. Trong thực tế, cung và cầu thị trường trong một thời kì có thể là không cân đối với một hay nhiều loại mặt hàng. Vậy nên, giải pháp là tồn trữ một số lượng tồn kho nhất định để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh liên tục (Hồ Tiến Dũng, 2009). Một vai trò khác là làm giảm chi phí bởi sử dụng quy mô kinh tế trong cả sản xuất và phân phối (Chorpa và Meindl, 2007). Khi doanh nghiệp mua hàng theo số lượng lớn, doanh nghiệp sẽ được hưởng một khoản giảm giá được gọi là khấu trừ theo số lượng. Tuy nhiên, cần cân nhắc giữa khoản lợi được hưởng và chi phí tồn trữ tăng thêm để đạt được lợi ích tối ưu (Hồ Tiến Dũng, 2009). 1.1.3 Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho có thể được phân thành 03 loại bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang và thành phẩm (Ghiani và các cộng sự, 2004). Theo đó, hàng tồn kho tồn tại dưới dạng nguyên vật liệu là những hàng hoá đầu vào chưa qua quá trình sản xuất nội bộ (Kieso và các cộng sự, 2001). Khi nguyên vật liệu thô tham gia vào quá trình sản xuất nội bộ của doanh nghiệp, nó trở thành bán thành phẩm tồn kho. Nó bao gồm các sản phẩm trung gian được chuyển hoá thông qua các công đoạn và quá trình sản xuất nội bộ của công ty (Monczka và các cộng sự, 2001). Sau khi hoàn thành quá trình sản xuất, các thành phẩm nhưng chưa được bán cho khách hàng được gọi là thành phẩm tồn kho. Đây là loại hàng tồn kho có 9 giá trị cao nhất, khi nó không chỉ bao gồm giá trị của nguyên vật liệu mà còn bao gồm chi phí nhân công và chi phí chung (overhead cost) (Rumyantsev và Netessine, 2007). Hàng tồn kho tồn tại dưới dạng nào phụ thuộc vào ngành công nghiệp và doanh nghiệp vì thế hàng tồn kho tìm thấy trong chuỗi phân phối chủ yếu là thành phẩm bán lại sẽ khác biệt hoàn toàn với hàng tồn kho được tìm thấy doanh nghiệp sản xuất (nguyên vật liệu và sản phẩm đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang) (Muller, 2003). Ở phía nhà phân phối, họ quan tâm đến mua đúng vật tư với đúng số lượng. Đặt đơn hàng tại đúng thời điểm và địa điểm thường được giải quyết đơn giản bằng cách tăng số lượng tồn kho an toàn nắm giữ. Có quá nhiều tồn kho cũng không phải là giải pháp tốt bởi nó sẽ tốn kém tiền bạc và kho bãi lưu trữ. Ở phía nhà sản xuất, họ quan tâm đến có đúng mặt hàng, với đúng số lượng, ở đúng thời gian và địa điểm. (Muller, 2003). Tuy nhiên, quản trị tồn kho truyền thống tập trung vào mặt hàng và số lượng hơn là xem xét các yếu tố về thời gian và địa điểm. Theo J. Stock, D.M. Lambert (2001), M. Pycraft và các cộng sự (2010), M. Porter (1986), và S. Rai (2014), có các loại hàng tồn kho sau: - Hàng tồn kho đệm (buffer inventory) còn được gọi là tồn kho an toàn (safe stock). Loại tồn kho này được lưu trữ nhằm ổn định sự không chắc chắn không mong đợi trong cung cầu. Theo T. Tanthatemee, B. Phruksaphanrat, 2012, nhu cầu thực tế có thể thay đổi bất cứ lức nào bởi sự thay đổi của đơn đặt hàng, khả năng cung ứng của nhà cung cấp và các yếu tố không mong đợi như thời tiết, máy móc hư hỏng, sai sót của con người. Vậy nên, hàng tồn kho đệm là cần thiết để làm giảm khả năng hết hàng do nhu cầu không chắc chắn. Khi có nhu cầu không chắc chắn, việc sử dụng mô hình EOQ với nhu cầu không biến động sẽ dễ dàng xảy ra tình trạng hết hàng (D.A. Collier và các cộng sự, 2012). Để đối phó với mối đe dọa do hết hàng, do sự thay đổi của cung hoặc cầu, tăng 10 điểm đặt hàng lại hoặc đặt thêm tồn kho (hàng tồn kho đệm) là cần thiết. Đây là một kế hoạch phòng ngừa khả năng hết hàng. - Hàng tồn kho xoay vòng (cycle inventory) là giai đoạn mà doanh nghiệp không thể cung cấp sản phẩm theo đơn đặt hàng, hàng tồn kho được tích trữ trong khi sản xuất các sản phẩm khác. - Hàng tồn kho tách rời (Decoupling inventory) được hình thành trong giai đoạn sản xuất hoạt động hợp lý và độc lập. - Hàng tồn kho dự báo trước (Anticipation inventory) đựơc tích lũy cho nhu cầu trong tương lai và nhu cầu không dự báo trước. - Hàng tồn kho dây chuyền (Pipeline inventory) tồn tại khi mà vật tư không thể vận chuyển tới cùng lúc. 1.1.4 Các loại chi phí tồn kho Theo E. Vermorel (2013), chi phí tồn kho là khác biệt theo từng ngành nghề kinh doanh và cực kì cao. Có 03 loại chi phí tồn kho được chú ý trong các mô hình tồn kho gồm: chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng và chi phí thiếu hụt (W.J. Stevenson, 2015), trong đó chi phí tồn trữ được biết đến là chiếm 25% tổng chi phí tồn kho. Chi phí tồn kho thấp đem lại lợi ích chắc chắn cho doanh nghiệp kiểm soát thành công hàng tồn kho. Khi đưa ra bất kì quyết định quản trị tồn kho nào, cần cân nhắc các chi phí tồn kho. Kiểm soát hiệu quả hàng tồn kho giúp giảm thiểu chi phí khi cắt giảm khối lượng hàng tồn kho. Kiểm soát tồn kho kiểm tra và theo dõi các mức độ tồn kho, và chủ động quản lý hàng tồn kho lỗi thời và hư hỏng bằng cách đặt hàng đúng số lượng (W. Mwangi, M.T. Nyambura, 2015). Khi chi phí này tăng thì mức độ tồn kho và các chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp cần được tính toán lại (S. Rai, 2012). Theo F.R. Jacobs, và các cộng sự (2011), các chi phí này gồm có: - Chi phí tồn trữ (holding/ carry stock): chi phí này bao gồm hầu hết các chi phí phát sinh để lưu trữ sản phẩm, hàng tồn kho sẽ bị đánh thuế, bảo vệ và 11 bảo hiểm chống mất hàng hay thiên tai, chi phí ày không bao gồm các giá trị các sản phẩm bị lỗi thời hay giảm giá hàng tồn kho. - Chi phí thiết lập (Set up cost) hay còn được biết đến là chi phí thay đổi sản xuất. Trong sản xuất việc thay đổi từ một lô sản phẩm này sang một lô sản phẩm khác cần thu thập vật tư cần thiết và tổ chức thiết lập máy móc cũng như dọn sạch các vật tư được sử dụng cho lô sản phẩm trước đó. - Chi phí đặt hàng (Ordering cost): là các chi phí hành chính để tạo ra đơn đặt hàng sản xuất hoặc cung ứng, bao gồm chi phí kiểm tra sản phẩm khi nhận hàng, tính toán số lượng dặt hàng. Chi phí hệ thống để kiểm tra tình trạng đơn hàng cũng bao gồm trong chi phí này. - Chi phí thiếu hụt (Shortage costs): là chi phí sinh ra khi hết tồn kho, cần phải đặt hàng lại hoặc khách hàng hủy bỏ đơn hàng khi phải chờ đợi. Khi không thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng bởi hết hàng hoặc đơn hàng bị hủy. Theo F.R. Jacobs và các cộng sự (2011), quản trị tồn kho hiệu quả sẽ tác động đến chi phí thiếu hụt do làm giảm chi phí để đặt đủ lựong hàng tồn kho nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng. Theo Hồ Tiến Dũng (2009), các chi phí trong quản trị hàng tồn kho gồm: - Chi phí mua hàng: là giá trị hàng mua được tính bằng giá thành đơn vị nhân số lượng sản phẩm. - Chi phí đặt hàng: là chi phí phát sinh trong quá tìm kiếm nhà cung cấp, các hình thức đặt hàng, thực hiện đặt hàng, quy trình hỗ trợ văn phòng,… - Chi phí tồn trữ: là các chi phí có liên quan đến việc tồn trữ hàng tồn kho như: + Chi phí về nhà cửa hay kho hàng: tiền thuê hoặc khấu hao, thuế nhà đất, bảo hiểm nhà kho,…