Tài liệu Hoàn thiện hoạt động kiểm soát chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong môi trường ứng dụng erp tại doanh nghiệp nhỏ và vừa ở tphcm , luận văn thạc sĩ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH  ----- ----- LỮ THỊ KIM PHỤNG HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2012 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH ------  ------ LỮ THỊ KIM PHỤNG HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Chuyên Ngành : Kế toán Mã ngành : 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học PGS.TS VÕ VĂN NHỊ Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2012 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài này dựa trên quá trình nghiên cứu trung thực d ƣới sự cố vấn của ngƣời hƣớng dẫn khoa học. Đây là đề tài thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán. Đề tài này chƣa đƣợc ai công bố dƣới bất kỳ hình thức nào và tất cả các nguồn tham khảo đều đƣợc trích dẫn đầy đủ. TP. HCM, Ngày tháng năm Tác giả Lữ Thị Kim Phụng MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục các ký hiệu, chữ viết tắt Danh mục các bảng biểu Danh mục các hình vẽ, đồ thị MỞ ĐẦU............................................................................................................................................................1 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƢỜNG ỨNG DỤNG ERP..................................................................5 1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN.................5 1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán.....................................................................................5 1.1.2. Các chu trình xử lý nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán................................6 1.1.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán...................................................8 1.2. HỆ THỐNG ERP.................................................................................................................................8 1.2.1. Khái quát về hệ thống ERP.........................................................................................................8 1.2.2. Ảnh hƣởng của hệ thống ERP đến hệ thống thông tin kế toán................................10 1.2.2.1. Dữ liệu đầu vào...........................................................................................................................10 1.2.2.2. Hệ thống xử lý.............................................................................................................................11 1.2.2.3. Lƣu trữ...........................................................................................................................................12 1.2.2.4. Thông tin kết xuất......................................................................................................................12 1.2.3. Các lợi ích của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa.............................13 1.3. KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TR ƢỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA.................................................14 1.3.1. Rủi ro hệ thống thông tin kế toán trong môi trƣờng ứng dụng ERP.....................14 1.3.2. Phân loại hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin kế toán.........................................15 1.3.3. Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong môi trƣờng ứng dụng ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa......................................................................................................................................17 1.3.3.1. Kiểm soát chung.........................................................................................................................17 1.3.3.2. Kiểm soát ứng dụng (Kiểm soát chu trình nghiệp vụ)..............................................21 KẾT LUẬN CHƢƠNG 1......................................................................................................................23 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TRƢỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH.............................24 2.1. TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA..................................................24 2.1.1. Các tiêu chuẩn xác định doanh nghiệp nhỏ và vừa........................................................24 2.1.2. Vai trò của doanh nghiệp nhỏ và vừa trong nền kinh tế..............................................25 2.1.3. Công tác kế toán tại doanh nghiệp nhỏ và vừa................................................................27 2.1.3.1. Đặc điểm công tác kế toán tại doanh nghiệp nhỏ và vừa........................................27 2.1.3.2. Đối tƣợng sử dụng và nhu cầu thông tin kế toán........................................................28 2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TRƢỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH.................................................28 2.2.1. Tình hình chung về ứng dụng ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Thành phố Hồ Chí Minh.........................................................................................................................................................28 2.2.2. Khảo sát tình hình hoạt động kiểm soát chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong môi trƣờng ứng dụng ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Thành phố Hồ Chí Minh.................................................................................................................................................................31 2.2.2.1. Đối tƣợng và phƣơng pháp khảo sát................................................................................31 2.2.2.2. Kiểm soát chung.........................................................................................................................31 2.2.2.3. Hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu..........................................................33 2.2.2.4. Hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí.................................................................36 2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TRƢỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA...................................................................................................38 2.3.1. Ƣu điểm.............................................................................................................................................38 2.3.2. Nhƣợc điểm.....................................................................................................................................39 2.3.3. Nguyên nhân hoạt động kiểm soát chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong môi trƣờng ứng dụng ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa chƣa hữu hiệu.........................40 KẾT LUẬN CHƢƠNG 2......................................................................................................................41 CHƢƠNG 3. ĐỊNH HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TRƢỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH................................................................................................................................43 3.1. ĐỊNH HƢỚNG HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TR ƢỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA...............................................................................43 3.1.1. Thiết kế, chọn lọc và áp dụng hoạt động kiểm soát phù hợp với mục tiêu, điều kiện của doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam đã và đang ứng dụng ERP........................43 3.1.2. Nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin kế toán..............................................................................................................................................................43 3.1.3. Tối ƣu hóa hệ thống ERP..........................................................................................................44 3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TRƢỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH.............................45 3.2.1. Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu...................46 3.2.1.1. Mục tiêu kiểm soát....................................................................................................................46 3.2.1.2. Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu..................................................46 3.2.2. Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí.........................50 3.2.2.1. Mục tiêu kiểm soát....................................................................................................................51 3.2.2.2. Các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí.........................................................51 3.3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHUNG VỀ MẶT CÔNG NGHỆ KỸ THUẬT...........................................................................................................................................................57 3.4. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP...............60 3.5. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƢỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA.......................................................................................................................61 3.5.1. Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa..........................................................................................61 3.5.2. Đối với nhà cung cấp dịch vụ, tƣ vấn và triển khai ERP............................................62 3.5.3. Đối với cơ quan hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa...........................................................63 KẾT LUẬN CHƢƠNG 3......................................................................................................................63 KẾT LUẬN CHUNG................................................................................................................................64 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết Viết đầy đủ tắt AIS BOM CNTT COBIT : Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System) : Định mức nguyên vật liệu (Bill of Material) : Công nghệ thông tin (Information Technology) : Kiểm soát các vấn đề đối với thông tin và kỹ thuật liên quan (Control objected for information and related technology) : Ủy Ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian COSO lận về báo cáo tài chính (Committee of Sponsoring Organizations) ERP MIS SME SOX : Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resources Planning) : Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System) : Doanh nghiệp nhỏ và vừa (Small and Medium Sized Enterprise) : Đạo luật Sabanes- Oxley (Sarbanes- Oxley Act) TP.HCM : Thành phố Hồ Chí Minh UPS : Bộ lƣu điện (Uninterruptible Power System) DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Tiêu thức phân loại doanh nghiệp nhỏ và vừa............................................................25 Bảng 2.2: Tỷ lệ ứng dụng phần mềm của SME...............................................................................29 Bảng 2.3: Kiểm soát phân chia chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ......................................31 Bảng 2.4: Kiểm soát truy cập hệ thống ERP.....................................................................................32 Bảng 2.5: Kiểm soát lƣu trữ dữ liệu và kế hoạch khôi phục sau thiệt hại...........................33 Bảng 2.6: Bảng hỏi Hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu.....................................33 Bảng 2.7: Bảng hỏi Hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí...........................................36 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ Hình 1.1: Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán.............................................................6 Hình 2.1: Tỷ lệ ứng dụng phần mềm của SME năm 2011..........................................................29 PHỤ LỤC Phụ lục 1. Một số hoạt động kiểm soát trong Chu trình doanh thu Phụ lục 2. Một số hoạt động kiểm soát trong Chu trình chi phí Phụ lục 3. Danh sách các doanh nghiệp khảo sát Phụ lục 4. Kết quả khảo sát về thông tin chung của doanh nghiệp Phụ lục 5. Mẫu bảng hỏi khảo sát về các hoạt động kiểm soát trong môi trƣờng ứng dụng ERP ~1~ MỞ ĐẦU 1) Lý do chọn đề tài Với nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam, nhất là tại Thành phố Hồ Chí Minh là cần có một giải pháp quản lý toàn bộ nguồn lực doanh nghiệp, giải pháp hỗ trợ cho nhà quản lý trong việc ra các quyết định, cũng nh ƣ mang lại hiệu quả tối ƣu hơn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giải pháp đáp ứng đ ƣợc hầu hết yêu cầu trên và đƣợc nhiều nhà quản lý doanh nghiệp nhỏ và vừa lựa chọn đó là Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resources Planning - Viết tắt là ERP). ERP giúp thông tin của doanh nghiệp đƣợc tập trung, và có khả năng chia sẻ cho tất cả bộ phận, phòng ban theo nhu cầu cập nhật và truy xuất thông tin. Hơn thế nữa, ERP giúp cho doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình hoạt động kinh doanh . Hệ thống ERP mang lại khả năng đáp ứng thông tin cho cả yêu cầu bên trong (kế toán quản trị) lẫn bên ngoài doanh nghiệp (kế toán tài chính). Đồng thời, ERP giúp cho việc xử lý thông tin kế toán đƣợc nhanh chóng hơn, cung cấp thông tin kịp thời. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là thông tin kế toán trong môi trƣờng ứng dụng ERP có trung thực, hợp lý và đáng tin cậy không. Điều này phụ thuộc vào hệ thống kiểm soát hệ thống thông tin kế toán tốt hay không, đặc biệt là hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí. Do đó, việc kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong môi trƣờng ứng dụng ERP là yêu cầu cần thiết hiện nay của các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. Ở Việt Nam, cũng đã có một số công trình nghiên cứu về hệ thống ERP, về hệ thống thông tin kế toán nhƣ là của Trần Thanh Thúy, 2011, “Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam”, hoặc là của Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Nguyễn Mạnh Toàn, 2011, “Kiểm soát và đảm bảo an toàn hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa”, Tạp chí khoa học và công nghệ, Đại học Đà Nẵng – Số 3. Tuy nhiên, trong các công trình trên, chƣa có đề tài nghiên cứu nào về kiểm soát hệ thống thống tin kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa, mà các doanh nghiệp này ứng dụng ERP. Với tinh thần đó, tôi mạnh dạn chọn đề tài: “HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TRƢỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH”. ~2~ 2) Mục tiêu nghiên cứu của đề tài  Hệ thống hóa các lý luận về kiểm soát AIS trong môi trƣờng ứng dụng ERP trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu trong nƣớc, các tài liệu nƣớc ngoài về AIS, về ERP.  Phân tích, nhận xét hoạt động kiểm soát AIS trong môi tr ƣờng ứng dụng ERP, chủ yếu là trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí tại SME trên địa bàn TP. HCM. Dựa trên kết quả khảo sát, đánh giá ƣu điểm, nh ƣợc điểm của các thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu, chu trình chi phí và từ đó phân tích nguyên nhân khách quan cũng nhƣ nguyên nhân chủ quan dẫn đến hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí chƣa hữu hiệu.  Định hƣớng và đề xuất một số giải pháp để hƣớng SME đến việc thiết lập, áp dụng và hoàn thiện các chính sách kiểm soát, thủ tục kiểm soát AIS trong môi trƣờng ứng dụng ERP, chủ yếu trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí sao cho hữu hiệu nhất. Các định hƣớng và giải pháp này dựa trên cơ sở nghiên cứu các lý luận và nghiên cứu thực tế. 3) Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu của đề tài  Đối tƣợng nghiên cứu: Đề tài tập trung vào nghiên cứu các thủ tục kiểm soát AIS trong môi trƣờng ứng dụng ERP, chủ yếu là trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí tại SME.  Phạm vi nghiên cứu  Thời gian nghiên cứu: Đề tài đƣợc thực hiện từ tháng 03/2012 đến tháng 10/2012; số liệu sơ cấp đƣợc thu thập từ tháng 05/2012 đến tháng 10/2012.  Không gian nghiên cứu: Đề tài khảo sát các SME đã và đang ứng dụng ERP trên địa bàn TP. HCM ở Việt Nam.  Nội dung nghiên cứu của đề tài khá rộng và phức tạp, và do điều kiện về thời gian, đề tài giới hạn nghiên cứu về kiểm soát AIS trong môi tr ƣờng ứng dụng ERP chủ yếu trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí tại SME hoạt động trong lĩnh vực thƣơng mại, dịch vụ. 4) Phƣơng pháp nghiên cứu Để đạt đƣợc mục tiêu nghiên cứu đã đề cập bên trên, đề tài sử dụng kết hợp các phƣơng pháp nghiên cứu định tính và nghiên cứu định lƣợng dựa trên cơ sở ph ƣơng pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. Ngoài ra, đề tài đã sử dụng những phƣơng pháp kỹ thuật chủ yếu nhƣ phƣơng pháp thống kê mô tả, thống kê phân tích, phân tích so sánh và tổng hợp.  Phƣơng pháp nghiên cứu định tính chủ yếu đƣợc sử dụng trong đề tài là để nghiên cứu lý luận về hệ thống ERP, phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát hệ thống ~3~ thông tin kế toán trong môi trƣờng ứng dụng ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa, chủ yếu là chu trình doanh thu và chu trình chi phí.  Phƣơng pháp nghiên cứu định lƣợng đƣợc sử dụng để trình bày, mô tả, phân tích tình hình ứng dụng ERP và kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong môi trƣờng ứng dụng ERP của doanh nghiệp nhỏ và vừa. Những thông tin dùng trong phân tích đƣợc thu thập từ những nguồn cụ thể sau:  Nguồn thông tin thứ cấp: Những vấn đề lý luận đã đ ƣợc đúc kết trong sách giáo khoa chuyên ngành trong nƣớc và nƣớc ngoài. Các số liệu thống kê đã đƣợc xuất bản, các báo cáo tổng hợp từ các tổ chức, cơ quan quản lý có liên quan. Kết quả các nghiên cứu trƣớc đây đƣợc công bố trên các tạp chí khoa học trong nƣớc và quốc tế.  Nguồn thông tin sơ cấp:  Phƣơng pháp thu thập số liệu là phỏng vấn có cấu trúc, hệ thống. Đối tƣợng đƣợc phỏng vấn là các bộ phận, phòng ban và các nhân viên đã và đang tham gia triển khai ERP tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở TP.HCM. Số liệu sơ cấp đ ƣợc thu thập bằng phƣơng pháp kỹ thuật phỏng vấn bằng thƣ điện tử.  Cỡ mẫu khảo sát là 15 doanh nghiệp nhỏ và vừa thuộc các ngành nghề sản xuất, thƣơng mại, dịch vụ và xây dựng. (Xem Phụ lục 3. Danh sách các doanh nghiệp khảo sát).  Thông tin thu thập đƣợc tổng hợp, phân tích dựa vào phần mềm excel. 5) Kết cấu của đề tài Kết cấu của đề tài bao gồm:  Mở đầu  Chƣơng 1. Cơ sở lý luận về kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong môi trƣờng ứng dụng ERP  Chƣơng 2. Thực trạng hoạt động kiểm soát chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong môi trƣờng ứng dụng ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Thành phố Hồ Chí Minh  Chƣơng 3. Định hƣớng và giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong môi trƣờng ứng dụng ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa Thành phố Hồ Chí Minh  Kết luận  Tài liệu tham khảo ~4~ 6) Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài  Về mặt lý luận Hiện tại ở Việt Nam có ít giáo trình đề cập sau về hệ thống ERP d ƣới góc độ tiếp cận hệ thống thông tin kế toán, nhất là việc kiểm soát AIS trong môi trƣờng ứng dụng ERP, đặc biệt là đối với chu trình doanh thu và chu trình chi phí. Với mục đích làm rõ vấn đề kiểm soát AIS trong môi trƣờng ứng dụng ERP, đặc biệt là đối với chu trình doanh thu và chu trình chi phí, đề tài hệ thống hóa lại những kiến thức nền tảng và có căn cứ để bổ sung nguồn tài liệu tham khảo cho sinh viên chuyên ngành kế toán và doanh nghiệp quan tâm đến vấn đề này.  Về mặt thực tiễn Đề tài giúp cho các nhà quản lý SME ở TP.HCM có cái nhìn khái quát về hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin kế toán khi ứng dụng ERP. Bên cạnh đó, đề tài đƣa ra định hƣớng và một số giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát AIS trong môi trƣờng ứng dụng ERP, chủ yếu là chu trình doanh thu và chu trình chi phí phù hợp với điều kiện của SME ở TP.HCM. Từ đó giúp nhà quản lý SME có giải pháp điều chỉnh các chính sách kiểm soát và thủ tục kiểm soát mang tính thực tế, phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp và hữu hiệu nhất. ~5~ CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƢỜNG ỨNG DỤNG ERP 1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin là một tập hợp các thành phần có quan hệ t ƣơng tác với nhau nhằm thu thập các dữ liệu đầu vào, lƣu trữ, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin cho ngƣời sử dụng. Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System - Viết tắt là AIS) là một hệ thống đƣợc thiết lập nhằm thu thập, lƣu trữ và xử lý dữ liệu liên quan đến lĩnh vực kế toán để tạo ra những thông tin hữu ích cho ngƣời sử dụng. Theo Ulric J. Gelinas và Richard Dull, các thành phần của hệ thống thông tin kế toán bao gồm: 1  Dữ liệu đầu vào: Tất cả những nội dung đƣợc đƣa vào AIS gọi là dữ liệu đầu vào, bao gồm:  Hệ thống chứng từ và nội dung các chứng từ sử dụng để phản ánh nội dung của các nghiệp vụ phát sinh.  Các đối tƣợng kế toán mà các nghiệp vụ phát sinh cần phải đƣợc tập hợp, theo dõi thông qua hệ thống tài khoản kế toán.  Hệ thống các đối tƣợng quản lý mà các nghiệp vụ phát sinh cần đ ƣợc tập hợp, theo dõi chi tiết phù hợp yêu cầu thông tin và quản lý của doanh nghiệp.  Hệ thống xử lý: Bao gồm tập hợp các yếu tố tham gia vào quá trình xử lý dữ liệu để có thông tin kế toán hữu ích.  Quy trình luân chuyển chứng từ và thực hiện các quá trình kinh doanh  Hình thức ghi sổ, cách thức nhập liệu, khai báo và cập nhật dữ liệu  Quy định về phân tích và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh  Phƣơng thức xử lý: Bằng máy tính hay ghi chép thủ công  Bộ máy xử lý bao gồm mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban trong việc thu thập, luân chuyển thông tin về bộ phận kế toán 1Ulric J. Gelinas and Richard Dull, Accounting Information System 9e, P.18-19. ~6~  Tổ chức công tác kế toán  Lƣu trữ: Dữ liệu thu thập và xử lý đƣợc lƣu trữ để phục vụ cho các quá trình xử lý, cung cấp thông tin lần sau thông qua các phƣơng thức:  Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán  Các tập tin, bảng tính lƣu trữ dữ liệu trong môi trƣờng tin học hóa  Kiểm soát: Những quy định, thủ tục và chính sách đƣợc thiết lập trong hệ thống kế toán để kiểm soát quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của hệ thống kế toán, đảm bảo các thông tin cung cấp là trung thực và hữu ích cho các đối t ƣợng sử dụng thông tin.  Thông tin kết xuất: Thông tin của AIS thể hiện trên nội dung của các báo cáo kế toán (Báo cáo tài chính và báo cáo quản trị) và hệ thống sổ sách kế toán. · Chứng từ · Quy trình · Báo cáo tài chính · Tài khoản · Phƣơng thức · Sổ kế toán · · Đối tƣợng quản lý Bộ máy · Báo cáo quản trị Dữ liệu đầu Xử lý Thông tin vào kết xuất Lƣu trữ Kiểm soát Hình 1.1: Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán 1.1.2. Các chu trình xử lý nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán Các doanh nghiệp khác biệt về loại hình hoạt động, lĩnh vực hoạt động. Vì thế mà AIS của các doanh nghiệp cũng sẽ có chu trình xử lý nghiệp vụ kế toán khác nhau. Tiếp cận AIS theo quy trình hoạt động kinh doanh (Chu trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp) thì chu trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp gồm có bốn chu trình cơ bản: Chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất và chu trình tài chính. 2  Chu trình doanh thu (Chu trình bán hàng): Là tập hợp các hoạt động 2Trƣờng Đại Học Kinh Tế TP.HCM, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Hệ thống thông tin kế toán Tập 2, NXB Phƣơng Đông. ~7~ kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng. Quá trình bán hàng, cung cấp hàng hóa, dịch vụ và thu tiền sẽ trải qua bốn hoạt động chính: (1) Nhận đặt hàng, (2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, (3) Lập hóa đơn, theo dõi công nợ và (4) Thu tiền của khách hàng.  Chu trình chi phí (Chu trình mua hàng): Là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán với nhà cung cấp. Hoạt động mua hàng và thanh toán tiền gồm bốn hoạt động chính: (1) Nhận yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ từ các bộ phận, phòng ban có nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp và đặt mua hàng hóa, dịch vụ, (2) Nhận hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp, (3) Ghi nhận nợ phải trả và (4) Thanh toán với nhà cung cấp.  Chu trình sản xuất (Chu trình chuyển đổi): Là tập hợp theo trình tự các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm. Quá trình sản xuất, chuyển hóa các yếu tố đầu vào thành các sản phẩm hoàn thành sẽ trải qua bốn hoạt động chính: (1) Thiết kế sản phẩm, (2) Lập kế hoạch sản xuất, (3) Tiến hành sản xuất và (4) Tập hợp chi phí, tính giá thành.  Chu trình tài chính: Là một chuỗi các hoạt động lặp đi, lặp lại liên quan 3 đến các nghiệp vụ giữa đơn vị cổ đông hay chủ nợ dài hạn . Chu trình này bao gồm các hoạt động chính: Dự báo nhu cầu tiền, bán cổ phiếu cho nhà đầu t ƣ, vay m ƣợn tiền, chi trả cổ tức và lãi vay, thanh toán các khoản nợ và chuẩn bị các báo cáo. Ngoài ra còn có thêm Chu trình báo cáo tài chính và Chu trình nhân sự.  Chu trình báo cáo tài chính: Hệ thống báo cáo tài chính giữ vai trò chủ đạo trong AIS của doanh nghiệp. Chu trình báo cáo tài chính không phải là chu trình hoạt động mà là chu trình thu thập và xử lý dữ liệu tổng hợp từ các chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất và chu trình tài chính, sau đó cung cấp thông tin tài chính cho các đối tƣợng sử dụng thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Thông tin trên báo cáo tài chính đƣợc cung cấp phải tuân thủ theo yêu cầu của chuẩn mực kế toán và các quy định hiện hành của chế độ kế toán.  Chu trình nhân sự: Là một chuỗi các hoạt động lặp đi, lặp lại bao gồm các hoạt động: Tuyển dụng, thuê, huấn luyện nhân viên mới, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, tính toán tiền lƣơng, ghi nhận nghiệp vụ tiền l ƣơng, thanh toán tiền l ƣơng, chi trả các khoản thuế, bảo hiểm và chuẩn bị các báo cáo.  Giữa các chu trình có mối quan hệ chặt chẽ với nhau: Đầu ra của chu trình này 3Robert L.Hurt, Accounting Information Systems- Basic Concepts and Current Issues, P.253. ~8~  chính là đầu vào của chu trình khác. Trình tự thực hiện các hoạt động trong mỗi chu trình có thể thay đổi tùy theo đặc thù của từng doanh nghiệp. 1.1.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán Tùy theo quy mô, yêu cầu quản lý cũng nhƣ quan điểm của ngƣời quản lý mà mức độ ứng dụng CNTT vào công tác kế toán tại các doanh nghiệp rất khác nhau. 4 Các mức độ ứng dụng CNTT vào công tác kế toán:  Xử lý bán tự động: Doanh nghiệp làm kế toán thủ công với sự trợ giúp của hệ thống xử lý bảng tính nhƣ Excel, Access. Với phƣơng thức xử lý bán tự động thì hầu hết chứng từ gốc đều là chứng từ bằng giấy. Doanh nghiệp sử dụng Excel chỉ để hỗ trợ trong quá trình nhập liệu, tận dụng các hàm, các lệnh trong quá trình xử lý dữ liệu, trích lọc, tổng hợp và lập báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo quy định của luật, của các cơ quan chức năng ( cơ quan thuế,…).  Tự động hóa công tác kế toán: Doanh nghiệp làm kế toán với phần mềm kế toán. Một số chứng từ có thể in ra từ phần mềm kế toán, các chứng từ đến từ bên ngoài hay do các bộ phận, phòng ban khác lập đều phải in ra giấy, ký duyệt và kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để nhập liệu vào phần mềm kế toán. Ph ƣơng thức tự động hóa công tác kế toán này hoàn toàn không có sự khai thác, chia sẻ dữ liệu của kế toán với các bộ phận, phòng ban khác.  Tự động hóa công tác quản lý toàn doanh nghiệp: Doanh nghiệp ứng dụng tin học cho tất cả bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Với mô hình này, dữ liệu đầu vào của hệ thống kế toán có thể là chứng từ bằng giấy, hoặc là dữ liệu, chứng từ điện tử do các bộ phận, phòng ban khác chuyển đến kế toán. Doanh nghiệp tổ chức hệ thống máy tính theo mô hình mạng, có sự khai thác, truy xuất, chia sẻ dữ liệu và cung cấp thông tin lẫn nhau. Quá trình xử lý dữ liệu nằm trong quy trình khép kín và có sự liên quan chặt chẽ giữa các bộ phận, phòng ban. Xu hƣớng hiện nay là đa số các doanh nghiệp tự động hóa công tác quản lý bằng cách sử dụng phần mềm ERP - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. 1.2. HỆ THỐNG ERP 1.2.1. Khái quát về hệ thống ERP Trong những năm trở lại đây, khái niệm Hệ thống hoạch định nguồn lực 4Trƣờng Đại Học Kinh Tế TP.HCM, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Hệ thống thông tin kế toán Tập 2, NXB Phƣơng Đông. ~9~ doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning- Viết tắt là ERP) đã ngày càng trở nên phổ biến. Theo Gartner Group of Stamford, ERP là thuật ngữ nhằm mô tả hệ thống phần mềm doanh nghiệp đƣợc hình thành và phát triển từ những hệ thống quản lý và kiểm soát kinh doanh giúp doanh nghiệp hoạch định và quản lý các nguồn lực bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. 5 Hay theo CIO , ERP là "một thế hệ hệ thống sản xuất mới" bao gồm hệ MRP (Material Resource Planning), tài chính (finance) và nguồn nhân lực (human resources) đƣợc tích hợp toàn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất. Hiểu một cách đơn giản, ERP chỉ là việc đóng những ứng dụng công nghệ thông tin trong kinh doanh vào một gói. ERP đƣợc hỗ trợ bởi phần mềm ứng dụng, gồm nhiều phân hệ, tích hợp các chức năng hoạch định và quản lý kinh doanh nhƣ quản lý bán hàng, quản lý sản xuất, kế toán, tài chính,… của một tổ chức vào trong một hệ thống duy nhất. Thay vì phải sử dụng cùng lúc nhiều phần mềm nhƣ: Phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự - tiền lƣơng, quản trị sản xuất,... thì ERP gom tất cả vào chung một gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau. 6 Các phân hệ cơ bản của ERP Theo tài liệu chính thức của CIBRES - Cơ quan tổ chức thi và cấp chứng chỉ CIERP (Certified Implementer of Enterprise Resource Planning - Chứng chỉ chuyên viên triển khai ERP), các phần mềm ERP có thể khác nhau về hình thức nh ƣng về cơ bản thì một hệ thống ERP đều có các phân hệ sau:  Phân hệ quản lý bán hàng  Phân hệ quản lý mua hàng  Phân hệ sản xuất  Phân hệ kế toán tài chính  Phân hệ quản lý kho  Phân hệ quản lý nhân sự  Hệ thống báo cáo Tất cả các phân hệ này đều liên kết chặt chẽ với nhau trong thu thập dữ liệu, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Trong đó phân hệ kế toán là nền tảng của phần mềm ERP. 5 6 Nguồn: www.cio.com Nguồn: http://vi.wikipedia.org/wiki/ERP ~10~ Đặc điểm của hệ thống ERP 7 Theo Zeng et al. (2003) , một hệ thống ERP có các đặc điểm sau:  Tính linh hoạt: ERP có khả năng thích ứng với sự thay đổi nhu cầu của tổ chức trong tƣơng lai.  Tính toàn diện: ERP có thể hỗ trợ nhiều quy trình kinh doanh của doanh nghiệp nhƣ: Bán hàng, mua hàng, sản xuất, kế toán - tài chính…  Tính liên kết: Đây là một trong những đặc điểm nổi bật của ERP. Với đặc điểm này, các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp đƣợc gắn kết chặt chẽ và chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Khi sử dụng ERP, thông tin đ ƣợc phản ánh theo thời gian thực, liên tục và mang tính kịp thời. Vì đặc trƣng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ, trong đó từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhƣng vẫn có khả năng kết nối với nhau, thế nên tính chia sẻ thông tin và liên kết đƣợc thể hiện rất rõ, góp phần quan trọng trong việc hỗ trợ tác nghiệp và ra quyết định một cách kịp thời và chính xác của nhiều đối t ƣợng khác nhau. Trong hệ thống ERP, quy trình làm việc đƣợc thống nhất và trách nhiệm đ ƣợc xác định rõ ràng. 1.2.2. Ảnh hƣởng của hệ thống ERP đến hệ thống thông tin kế toán Ứng dụng hệ thống ERP đƣợc xem là mức độ ứng dụng CNTT cao nhất vào trong công tác kế toán cho đến hiện nay. Khi doanh nghiệp ứng dụng ERP sẽ dẫn ảnh hƣởng đến công tác kế toán, cụ thể nhƣ sau: 1.2.2.1. Dữ liệu đầu vào  Hệ thống chứng từ của doanh nghiệp bị ảnh hƣởng trên nhiều phƣơng diện trong môi trƣờng ứng dụng ERP: Nội dung, quy trình xét duyệt chứng từ; hình thức chứng từ (chỉ hiển thị trên màn hình hoặc in ra từ hệ thống ERP), số liên chứng từ đƣợc lập.  Sự xuất hiện tài khoản trung gian trong các nghiệp vụ kế toán. Hệ thống ERP sử dụng tài khoản trung gian để kết nối số liệu giữa các phân hệ. Ví dụ trong quy trình mua hàng hóa, dịch vụ có bút toán nhận hàng, t ƣơng ứng với việc nhận hàng hóa vào kho, bút toán ghi nhận công nợ phải trả t ƣơng ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng, bút toán thanh toán tƣơng ứng với việc chấp nhận thanh toán,...  Ngoài ra, cấu trúc hệ thống tài khoản đƣợc thiết lập linh hoạt hơn. Doanh 7 Y.Zeng, R.H.L.Chiang and D.C.Yen (2003), “Enterprise integration with advanced information technologies: ERP and data warehousing”, Information Management & Computer Security, Vol. 11, Issue 3, P.115-122. ~11~ nghiệp có thể định nghĩa theo nhiều phân đoạn nhƣ lĩnh vực kinh doanh, vùng địa lý hoạt động,... tùy thuộc vào nhu cầu quản lý. Ví dụ: cấu trúc phân đoạn của tài khoản trong hệ thống ERP: 111-XX-XXX. Trong đó, 111 là tài khoản tiền mặt, 2 ký tự kế tiếp đại diện cho lĩnh vực kinh doanh, 3 ký tự kế tiếp đại diện cho chi nhánh. 1.2.2.2. Hệ thống xử lý Quy trình xử lý dữ liệu là khâu quan trọng nhất trong ba khâu ghi nhận dữ liệu đầu vào, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin đầu ra.  Điểm khác biệt cơ bản nhất là trình tự ghi chép, chuyển sổ và lập báo cáo. Doanh nghiệp không thực hiện tuần tự các bƣớc nhƣ phƣơng pháp thủ công nữa mà chúng đƣợc thực hiện đồng thời cùng một lúc. Công việc nhập liệu có thể không do nhân viên kế toán thực hiện mà dữ liệu đƣợc tự động chuyển đến AIS từ nhiều bộ phận chức năng. Dữ liệu đƣợc các bộ phận chức năng khác nhập và xử lý, sau đó đƣợc chuyển vào cơ sở dữ liệu kế toán một cách tự động thông qua hệ thống mạng máy tính để kế toán tiếp tục theo dõi, hạch toán. Trong môi trƣờng ứng dụng ERP, bộ phận kế toán chỉ thực hiện kiểm tra chứ không không nhập lại các nghiệp vụ, kế toán trở thành ng ƣời kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu kế toán mà hệ thống phản ánh. Việc xử lý dữ liệu của kế toán trên hệ thống ERP chỉ là khâu cuối cùng, mang tính kết quả từ các phân hệ khác nhƣ mua hàng, bán hàng...  Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ nhập một lần vào phần mềm là tất cả các tập tin liên quan đến nghiệp vụ đều đƣợc cập nhật. Hệ thống ERP đ ƣợc thiết kế nhằm quản lý theo quy trình, thế nên điểm bắt đầu hoạt động của một bộ phận là kết quả của quá trình xử lý thông tin của bộ phận khác. Điều này giúp tiết kiệm nhiều thời gian, công sức trong việc nhập liệu, giúp cung cấp thông tin kịp thời, nhanh chóng.  Việc xét duyệt và phê chuẩn có thể đƣợc thực hiện trực tuyến . Nghiệp vụ đƣợc thực hiện tự động và không lƣu lại phê duyệt trên chứng từ. Trong tr ƣờng hợp này, các nhà quản lý đã ngầm định sự phê duyệt của mình ngay khi thiết kế chƣơng trình phần mềm.  Nhiều nghiệp vụ, bút toán đƣợc phần mềm ERP sinh ra và xử lý một cách tự động theo chƣơng trình đã thiết lập sẵn, và đƣợc kiểm soát thông qua quá trình phê duyệt. Các bút toán thƣờng đƣợc thực hiện một cách tự động trong hệ thống nhƣ: Bút toán ghi nhận doanh thu, ghi nhận giá vốn, khấu hao hàng tháng, kết chuyển, phân bổ, điều chỉnh, v.v...  Cách thức sửa chữa nghiệp vụ bị sai. Với ý nghĩa là một hệ thống phản ~12~ ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống ERP không cho phép ngƣời dùng thay đổi hay xoá bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống. Ngƣời dùng chỉ có thể làm bút toán điều chỉnh. Bút toán điều chỉnh này có thể là bút toán đảo, bút toán ghi bổ sung hoặc ghi số âm.  Dấu vết kiểm toán: Mọi hoạt động của kế toán đều đƣợc ghi nhận vào hệ thống bao gồm ngƣời dùng nào thao tác, nội dung, thời gian và phân hệ thao tác. Dấu vết kiểm toán đƣợc lƣu giữ dƣới những dạng chỉ máy tính mới có thể đọc đƣợc. 1.2.2.3. Lưu trữ  Hình thức thu thập dữ liệu ngoài cách thức thu thập thông qua điện thoại, chứng từ, fax, có thể sử dụng thiết bị hỗ trợ nhƣ máy quét mã vạch, chứng từ điện tử...  Lƣu trữ dữ liệu tập trung.  Dữ liệu đƣợc chia sẻ giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp.  Sự biến mất dần của các tài liệu kế toán giấy. 1.2.2.4. Thông tin kết xuất  Nội dung: Nội dung thông tin cung cấp bao gồm thông tin tài chính và phi tài chính. Đặc biệt, số liệu kế toán là bức tranh trung thực về hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì đặc điểm của hạch toán kế toán đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên hệ thống số liệu kế toán luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng phân hệ trên hệ thống.  Hình thức: Trong hệ thống ERP, do ứng dụng nhiều công nghệ mới và quản lý cơ sở dữ liệu tập trung nên cho phép cung cấp thông tin ở nhiều mức độ khác nhau: từ mức độ chi tiết đến mức độ tổng hợp. Hệ thống cũng thực hiện một cách linh hoạt tùy theo đối tƣợng và đa dạng về hình thức (in ra giấy, trên màn hình, có thể ở dạng bảng biểu, biểu đồ), đồng thời có thể truy xuất từ nhiều nơi khác nhau.  Thời gian: Khi ứng dụng ERP, doanh nghiệp có thể biết đƣợc thông tin theo từng thời điểm. Bất cứ lúc nào cần thông tin đều có thể đáp ứng trên cơ sở thống nhất về quy trình.  Đối tƣợng cung cấp thông tin và đối tƣợng sử dụng thông tin: Ngƣời dùng chỉ có thể cung cấp, truy xuất thông tin đã đƣợc phân quyền. Việc ứng dụng ERP cũng đặt ra nhiều thách thức cho công tác kiểm soát AIS. Điều này thể hiện qua:  Phần lớn chứng từ gốc đƣợc lập đều do phần mềm in ra và chuyển giao trong nội bộ doanh nghiệp, thông qua hệ thống chuyển giao dữ liệu điện tử.  Các dữ liệu làm cơ sở để ghi chép kế toán đƣợc hình thành và xử lý trƣớc ở các bộ phận, phòng ban khác trong doanh nghiệp.