Tài liệu Hoàn thiện hệ thống kiểm toán nội bộ trường cao đẳng kỹ thuật cao thắng , luận văn thạc sĩ

i BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH *****o0o***** NGUYỄN THỊ HIỀN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT CAO THẮNG CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN –KIỂM TOÁN MÃ SỐ: 64340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC PGS.TS MAI THỊ HOÀNG MINH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH NĂM 2014 ii LỜI CAM ĐOAN *****o0o***** Tôi xin cam đoan rằng luận văn “HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT CAO THẮNG” là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các thông tin, dữ liệu được sử dụng trong luận văn là trung thực, các nội dung trích dẫn đều được ghi rõ nguồn gốc và các kết quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn này chưa được công bố tại bất kỳ công trình nghiên cứu nào khác. TP Hồ Chí Minh, ngày 13 tháng 10 năm 2013 NGUYỄN THỊ HIỀN iii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN...............................................................................................................................................ii DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT.......................................................................................................vi DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ - SƠ ĐỒ SỬ DỤNG......................................................................viii PHẦN MỞ ĐẦU.................................................................................................................................................1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.............................5 1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA LÝ THUYẾT KIỂM SOÁT NỘI BỘ..............................................................................................................................................................5 1.1.1 Giai đoạn sơ khai (1900 -1949)...........................................................................................5 1.1.2 Giai đoạn hình thành (1949 -1970)....................................................................................6 1.1.4 Giai đoạn hiện đại (từ 1992 đến nay)...............................................................................7 1.2 ĐỊNH NGHĨA KIỂM SOÁT NỘI BỘ................................................................................................9 1.2.1 Định nghĩa KSNB theo báo cáo COSO...........................................................................9 1.2.2 Định nghĩa KSNB theo INTOSAI 2004.........................................................................9 1.3 CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ..................................12 1.3.1 Môi trường kiểm soát............................................................................................................13 1.3.2 Đánh giá rủi ro..........................................................................................................................15 1.3.3 Hoạt động kiểm soát..............................................................................................................16 1.3.4 Thông tin và truyền thông...................................................................................................17 1.3.5 Giám sát.......................................................................................................................................19 1.4 KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU......................................19 1.4.1 Vấn đề chung về đơn vị hành chính sự nghiệp giáo dục.......................................19 1.4.1.1 Khái niệm và đặc điểm.....................................................................................................19 1.4.1.2 Phân loại..................................................................................................................................21 1.4.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong đơn vị sự nghiệp có thu............................22 1.5 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB..............................................................................23 1.6 Trách nhiệm về hệ thống kiểm soát nội bộ......................................................................................23 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1..............................................................................................................................25 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT CAO THẮNG.............................................................................................26 2.1 TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG CĐ KỸ THUẬT CAO THẮNG...........................................26 2.1.1 Lịch sử hình thành..................................................................................................................26 iv 2.1.2 Sứ mạng, chức năng, nhiệm vụ chiến lược và tầm nhìn 2020............................27 2.1.3 Phương hướng nhiệm vụ năm học 2013 -2014..........................................................28 2.1.3.1 Công tác đào tạo..................................................................................................................28 2.1.3.2 Công tác giáo viên..............................................................................................................29 2.1.3.3 Công tác khác.......................................................................................................................29 2.1.4 Những thành tựu đã đạt được............................................................................................30 2.1.5 Cơ cấu tổ chức..........................................................................................................................31 2.1.5.1 Sơ đồ tổ chức........................................................................................................................31 2.1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ........................................................................................................32 2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KSNB TRƯỜNG CĐKT CAO THẮNG..........................33 2.2.1 Môi trường kiểm soát............................................................................................................34 2.2.1.1 Tính chính trực và giá trị đạo đức...............................................................................34 2.2.1.2 Năng lực nhân viên............................................................................................................35 2.2.1.3 Triết lý quản lý và phong cách điều hành................................................................37 2.2.1.4 Cơ cấu tổ chức......................................................................................................................38 2.2.1.5 Chính sách nhân sự............................................................................................................40 2.2.2 Đánh giá rủi ro..........................................................................................................................44 2.2.3 Hoạt động kiểm soát..............................................................................................................45 2.2.3.1 Quy trình thu tiền..................................................................................................................48 2.2.3.2 Quy trình chi tiền..................................................................................................................51 2.2.3.3 Quy trình quản lý chất lượng đào tạo..........................................................................56 2.2.4 Thông tin và truyền thông...................................................................................................57 2.2.5 Giám sát.......................................................................................................................................60 2.3 ĐÁNH GIÁ VỀ HTKSNB TRƯỜNG CĐKT CAO THẮNG ...............................................61 2.3.1 Đánh giá về “môi trường kiểm soát”..............................................................................61 2.3.2 Đánh giá về “đánh giá rủi ro”............................................................................................62 2.3.3 Đánh giá về “hoạt động kiểm soát”................................................................................63 2.3.4 Đánh giá về “thông tin và truyền thông”......................................................................64 2.3.5 Đánh giá về “giám sát”.........................................................................................................65 2.4 NGUYÊN NHÂN CỦA NHỮNG HẠN CHẾ HỆ THỐNG KSNB TẠI TRƯỜNG CĐKT CAO THẮNG................................................................................................................................65 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2..............................................................................................................................67 v CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT CAO THẮNG.....................................................................68 3.1 QUAN ĐIỂM XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN ..........................................68 3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HTKSNB.........................68 3.2.1 Môi trường kiểm soát............................................................................................................68 3.2.1.1 Tính chính trực và giá trị đạo đức...............................................................................68 3.2.1.2 Đảm bảo về năng lực.........................................................................................................70 3.2.1.3 Cơ cấu tổ chức......................................................................................................................72 3.2.1.4 Chính sách nhân sự............................................................................................................74 3.2.2 Đánh giá rủi ro..........................................................................................................................76 3.2.3 Hoạt động kiểm soát..............................................................................................................81 3.2.4 Thông tin và truyền thông...................................................................................................83 3.2.5 Giám sát.......................................................................................................................................86 3.3 Một số giải pháp hỗ trợ từ phía nhà nước........................................................................................86 3.4 Một số nguyên tắc vận hành của hệ thống KSNB........................................................................87 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3..............................................................................................................................90 KẾT LUẬN..........................................................................................................................................................91 TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................................................................92 Phụ lục 2.1............................................................................................................................................................92 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO................................................................93 vi DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Bộ GD&ĐT: Bộ Giáo dục và Đào tạo CBGV: Cán bộ giáo viên CĐKT: Cao đẳng kỹ thuật HCSN: Hành chính sự nghiệp HS-SV: Học sinh - Sinh viên HTKSNB: Hệ thống kiểm soát nội bộ KSNB: Kiểm soát nội bộ KTX: Ký túc xá NSNN: Ngân sách nhà nước Tp HCM: Thành phố Hồ Chí Minh vii DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU SỬ DỤNG Bảng 2.1: Bảng tổng hợp câu hỏi khảo sát về “Tính chính trực và giá trị đạo đức” Bảng 2.2: Bảng tổng hợp câu hỏi khảo sát về “Đảm bảo năng lực” Bảng 2.3:Bảng tổng hợp câu hỏi khảo sát về “triết lý quản lý và phong cách điều hành” Bảng 2.4: Bảng tổng hợp câu hỏi khảo sát về “Cơ cấu tổ chức” Bảng 2.5: Bảng tổng hợp câu hỏi khảo sát về “Chính sách nhân sự” Bảng 2.6: Bảng tổng hợp câu hỏi khảo sát về “Đánh giá rủi ro” Bảng 2.7: Bảng tổng hợp câu hỏi khảo sát về “Hoạt động kiểm soát” Bảng 2.8: Bảng tổng hợp câu hỏi khảo sát về “Thông tin và truyền thông” Bảng 2.9: Bảng tổng hợp câu hỏi khảo sát về “Giám sát” Bảng 3.1: Bảng đánh giá rủi ro Bảng 3.2: Bảng tổng hợp rủi ro. viii DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ - SƠ ĐỒ SỬ DỤNG Hình 1.1 Mối quan hệ giữa các mục tiêu và các thành phần của HTKSNB Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức Sơ đồ 2.1: Quy trình thu kinh phí đào tạo dài hạn qua ngân hàng Sơ đồ 2.2 Quy trình thu kinh phí đào tạo ngắn hạn bằng tiền mặt Sơ đồ 2.3 Quy trình chi mua sắm vật tư và thiết bị giảng dạy 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Sự cần thiết của đề tài: Với bất kỳ một tổ chức nào, việc khai thác hiệu quả và sử dụng tiết kiệm các nguồn lực nhằm đạt được những mục tiêu, sứ mạng đã đề ra luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu. Để đạt được yêu cầu này đòi hỏi các tổ chức phải thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu nhằm cung cấp các thông tin tài chính và phi tài chính đáng tin cậy; bảo vệ tài sản; giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra và đảm bảo nội qui, quy định được tuân thủ. Kiểm soát nội bộ đã tồn tại và phát triển mạnh tại Việt Nam đặc biệt là trong các doanh nghiệp, tuy nhiên trong các đơn vị sự nghiệp thì khái niệm này còn khá mới mẻ do văn bản hướng dẫn chưa nhiều và chưa được phổ biến rộng rãi. Ở các đơn vị sự nghiệp hoạt động kiểm soát nội bộ được thực hiện chủ yếu mang tính chất chủ quan cá nhân nên khó tránh khỏi sai sót, gian lận. Đất nước ta đã và đang hội nhập và phát triển từng ngày. Sự phát triển ấy đã mở ra nhiều cơ hội nhưng cũng mang lại không ít thách thức cho các trường đại học, cao đẳng trong cả nước. Giáo dục là một lĩnh vực được xã hội quan tâm hàng đầu vì nó quyết định sự phồn vinh của một quốc gia, một dân tộc. Xã hội đang yêu cầu nhiều hơn, mong đợi nhiều hơn từ nền giáo dục nước nhà. Với mong muốn thúc đẩy sự phát triển của giáo dục, nhà nước đã thực hiện quá trình đổi mới cơ chế quản lý tài chính- ngân sách Nhà nước. Từ đây, các đơn vị sự nghiệp đã được trao nhiều quyền tự chủ trong công tác quản lý hoạt động của đơn vị mình. Cơ chế mới đã thổi một động lực mới cho các đơn vị sự nghiệp trong quá trình hoạt động, phát huy được tính sáng tạo ở mỗi đơn vị nhưng nó cũng là một thách thức do phải tự chủ về hoạt động của đơn vị mình. Trường CĐKT Cao Thắng là một ngôi trường với lịch sử 107 năm tồn tại và phát triển. Suốt thời gian đó, nhà trường đã không ngừng cống hiến, góp phần không nhỏ trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Trong giai đoạn hiện nay, giống như các đơn vị hành chính sự nghiệp khác, nhà trường đang đứng trước thời cơ và thách thức khi được trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về hoạt động của mình. Tiền thân là một trường chuyên đào tạo kỹ thuật, cụm từ “kiểm soát nội bộ” 2 còn khá mới mẻ với mọi thành viên trong trường nhưng nó đang trở thành một vấn đề được nhà trường quan tâm. Với mong muốn nâng cao nhận thức về hệ thống kiểm soát nội bộ, tìm ra những điểm mạnh điểm yếu của hệ thống và đưa ra được những giải pháp giúp nhà trường hoàn thiện hệ thống KSNB của mình, tác giả đã chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường CĐKT Cao Thắng” làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình. Đề tài sẽ nghiên cứu lí luận về hệ thống KSNB theo báo cáo INTOSAI áp dụng cho khu vực công; tìm hiểu, đánh giá về hệ thống KSNB tại Trường CĐKT Cao Thắng, căn cứ vào thực trạng ấy tác giả đề ra một số giải pháp để hoàn thiện hệ thống KSNB giúp nhà trường thực hiện các mục tiêu đề ra. 2. Tổng quan nghiên cứu Trước đề tài này, đã có một số tác giả nghiên cứu về các đề tài liên quan cho các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu khác như:  Nguyễn Thị Phương Trâm (2010), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường cao đẳng sư phạm trung ương thành phố Hồ Chí Minh”, Luận văn thạc sĩ 103tr, Trường Đại học Kinh tế Tp HCM. Luận văn này tập trung nghiên cứu các vấn đề thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường CĐSPTWTPHCM trên khía cạnh xem xét hệ thống các thủ tục kiểm soát. Các hoạt động kiểm soát được nghiên cứu trong luận văn này tập trung chủ yếu vào một số hoạt động về quản lý tài chính, tài sản và quản lý chất lượng giảng dạy trong ngắn hạn.  Hồ Thị Thanh Ngọc (2010), “Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ tại Trường cao đẳng Xây Dựng Số 2”, Luận văn thạc sĩ 103tr, Trường Đại học Kinh tế Tp HCM. Đề tài v ận dụng lý thuyết về kiểm soát nội bộ của báo cáo COSO 1992 để tìm hiểu, phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Xây dựng Số 2. Từ đó tập t r ung đưa ra các giải pháp và các kiến nghị để nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Xây dựng Số 2.  Nguyễn Thị Hoàng Anh (2012), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh”, Luận văn thạc sĩ 104tr, Trường Đại học Kinh tế Tp HCM. Luận văn nghiên cứu 3 hệ thống KSNB theo báo cáo Intosai, tác giả vận dụng đánh giá các ưu điểm và các tồn tại của hệ thống này, từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. 3. Mục tiêu nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu  Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ trường Cao đẳng Kỹ Thuật Cao Thắng.  Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại trường Cao đẳng Kỹ Thuật Cao Thắng.  Kiến nghị những giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB trường. Câu hỏi nghiên cứu Câu hỏi 1: Hệ thống kiểm soát nội bộ của trường CĐKT Cao Thắng có những hạn chế chính nào? Câu hỏi 2: Biện pháp nào để khắc phục những hạn chế đó? 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:  Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội bộ.  Phạm vi nghiên cứu: tại Trường CĐKT Cao Thắng từ tháng 1 đến tháng 9 năm 2013. 5. Phương pháp nghiên cứu: Luận văn được nghiên cứu dựa trên phương pháp luận khoa học. Lý luận được nghiên cứu dựa trên các phương pháp như khái quát hóa, tổng hợp, phân tích. Phần thực tiễn được nghiên cứu dựa trên các phương pháp đ ị n h t í n h như quan sát, phỏng vấn, phương pháp sử dụng bảng cân hỏi – trả lời bằng viết, phân tích, cụ thể là:  Quan sát: các hoạt động thực tiễn của đội ngũ cán bộ lãnh đạo, nhân viên, giáo viên trong toàn trường, công tác phối hợp giữa cá nhân, bộ phận với nhau.  Phỏng vấn cán bộ nhân viên nhà trường qua bảng câu hỏi.  Điều tra, kiểm tra tài liệu nội bộ cùa nhà trường 6. Những đóng góp của luận văn 4 Các giải pháp được trình bày trong luận văn nhằm bổ sung những điểm hạn chế và nâng cao tính hiệu quả và hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong trường Cao Đẳng Kỹ Thuật Cao Thắng. Ngoài ra, luận văn cũng đóng góp làm phong phú thêm cho lý luận về hệ thống KSNB áp dụng cho khu vực công. Qua đây, tác giả cũng mong muốn mọi người sẽ quan tâm nhiều hơn đối với hệ thống KSNB trong những đơn vị hành chính sự nghiệp, để hệ thống KSNB đạt được đúng vai trò và vị trí của mình trong sự phát triển của tổ chức nói riêng và đất nước nói chung. 7. Kết cấu luận văn: Luận văn có kết cấu gồm lời mở đầu, kết luận và 3 chương Lời mở đầu Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ. Chương 2: Thực trạng hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Kỹ Thuật Cao Thắng Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Kỹ Thuật Cao Thắng Kết luận 5 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA LÝ THUYẾT KIỂM SOÁT NỘI BỘ. Lý thuyết kiểm soát nội bộ đã trải qua bốn giai đoạn hình thành và phát triển như sau: 1.1.1 Giai đoạn sơ khai (1900 -1949) Từ khi cách mạng công nghiệp bùng nổ ở Châu Âu, hàng loạt các doanh nghiệp đã được ra đời, đặc biệt là các công ty cổ phần. Lúc này sự tách biệt giữa chức năng sở hữu và chức năng quản lý ngày càng rõ rệt, nên kiểm toán đã phát triển đến một hình thức cao hơn nhằm cung cấp một dịch vụ kiểm tra sự gian lận của người quản lý cho các cổ đông – những người chủ sở hữu của công ty. Theo thời gian, trong khi thực hiện chức năng nhận xét báo cáo tài chính, các kiểm toán viên đã dần nhận thức được rằng việc kiểm tra toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh là hoàn toàn không cần thiết mà thay vào đó họ sẽ chọn mẫu để kiểm tra. Muốn công việc này đạt kết quả thì kiểm toán viên phải dựa trên sự tin tưởng vào hệ thống kiểm soát nội bộ do đơn vị được kiểm toán sử dụng trong quá trình lập báo cáo tài chính. Thuật ngữ “kiểm soát nội bộ” bắt đầu xuất hiện ở giai đoạn này và với hình thức ban đầu là kiểm soát tiền nhằm kiểm soát quản lý vốn và kiểm tra thông tin về quản lý vốn. Năm 1905, Robert Montgomery trong tác phẩm “Lý thuyết và thực hành kiểm toán” đã đưa ra ý kiến về một số vấn đề liên quan đến KSNB. Năm 1929, Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin) công bố chính thức về thuật ngữ KSNB, theo đó, KSNB được định nghĩa là một công cụ bảo về tiền và tài sản khác đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. 6 Năm 1936, Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ trong một công bố đã định nghĩa KSNB là “các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách”. Từ đó, nghiên cứu và đánh giá về hệ thống KSNB càng được chú trọng hơn trong các cuộc kiểm toán. Năm 1949, AICPA công bố công trình nghiên cứu đầu tiên về KSNB với nhan đề: “Kiểm soát nội bộ các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lập”. Trong đó trình bày định nghĩa kiểm soát như là một công cụ bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả của tổ chức và khuyến khích tuân thủ các chính sách. Sau đó AICPA đã soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực kiểm toán đề cập đến những khái niệm và khía cạnh khác nhau của kiểm soát nội bộ. 1.1.2 Giai đoạn hình thành (1949 -1970) Năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán CAP trực thuộc AICPA ban hành báo cáo về thủ tục kiểm toán SAP 29 về “Phạm vi xem xét kiểm soát nội bộ của kiểm toán viên độc lập”. Trong đó nêu rõ: Kiểm soát kế toán bao gồm kế hoạch tổ chức, các phương pháp và thủ tục liên hệ trực tiếp đến việc bảo vệ tài sản và tính đáng tin cậy của số liệu kế toán. Kiểm soát quản lý bao gồm kế hoạch tổ chức, các phương pháp và thủ tục liên quan chủ yếu đến tính hữu hiệu trong hoạt động và sự tuân thủ chính sách quản trị. CAP tiếp tục ban hành SAP 33 (1962) yêu cầu kiểm toán viên phải quan tâm đến KSNB về kế toán và không bắt buộc phải đánh giá KSNB về quản lý. Tuy nhiên trong một số trường hợp nếu kiểm toán viên thấy cần thiết thì phải đánh giá KSNB về quản lý. Đến năm 1972, CAP ban hành SAP 54 (1972) “Tìm hiểu và đánh giá KSNB”. Sau đó, AICPA ban hành chuẩn mực kiểm toán SAS 1 để thay thế cho thủ tục kiểm toán SAP 54 đã ban hành trước đó. Trong SAS 1 đưa ra định nghĩa về kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán và cũng khẳng định sự quan tâm của nghề nghiệp kiểm toán đối với các bộ phận cấu thành KSNB. 7 Trong suốt giai đoạn này, các mục tiêu và công cụ của KSNB đã luôn được mở rộng, nhưng nó vẫn chỉ được xem như là một phương tiện phục vụ cho kiểm toán viên trong kiểm toán BCTC. 1.1.3 Giai đoạn phát triển (1970-1992) Vào những thập niên 70 -80 của thế kỷ 20, nền kinh tế Hoa Kỳ và rất nhiều quốc gia khác đã phát triển mạnh mẽ. Cùng với sự phát triển đó, các vụ gian lận cũng gia tăng cả về số lượng cũng như quy mô, gây ra nhiều tổn thất lớn cho nền kinh tế. Trước tình hình đó, năm 1979 SEC đưa ra bắt buộc các công ty phải báo cáo về KSNB đối với công tác kế toán của công ty mình. Muốn làm được điều đó thì cần thiết phải có các tiêu chuẩn đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống KSNB. Vì vậy Ủy ban COSO trực thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận trên BCTC được thành lập năm 1985. Trước hết, COSO đã sử dụng chính thức từ “kiểm soát nội bộ” thay thế cho từ “kiểm soát nội bộ về kế toán”. Sau một thời gian dài làm việc, năm 1992 COSO đã phát hành báo cáo. Đây là tài liệu đầu tiên trên thế giới đưa ra khuôn mẫu lý thuyết về KSNB một cách đầy đủ và hệ thống. Báo cáo COSO 1992 đã cung cấp một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, trong đó KSNB không chỉ là một vấn đề mang tính tài chính mà còn được mở rộng ra ở phương diện hoạt động và tuân thủ. 1.1.4 Giai đoạn hiện đại (từ 1992 đến nay). Báo cáo COSO ra đời đã đặt nền móng cho hàng loạt nghiên cứu phát triển về KSNB trong nhiều lĩnh vực khác nhau ra đời.  Phát triển theo hướng công nghệ thông tin Năm 1996, Hiệp hội về kiểm soát và kiểm toán công nghệ thông tin ban hành bản tiêu chuẩn “ Các mục tiêu kiểm soát trong công nghệ thông tin và các lĩnh vực liên quan” (CoBIT). CoBIT nhấn mạnh đến kiểm soát trong môi trường tin học.  Phát triển theo hướng quản trị Năm 2001, COSO triển khai nghiên cứu hệ thống quản trị rủi ro ở doanh nghiệp. Đến năm 2004, COSO ban hành báo cáo COSO về Quản trị rủi ro doanh nghiệp trên cơ sở phát triển của báo cáo COSO 1992. 8  Phát triển cho công ty nhỏ. Năm 2006, COSO nghiên cứu và ban hành hướng dẫn “KSNB đối với báo cáo tài chính – Hướng dẫn cho công ty đại chúng quy mô nhỏ”. Báo cáo này dựa trên nền tảng COSO 1992 và giải thích cụ thể hơn cách thức áp dụng KSNB phù hợp cho các công ty có quy mô nhỏ.  Phát triển theo hướng kiểm toán độc lập Các chuẩn mực kiểm toán của Hoa Kỳ cũng chuyển sang sử dụng báo cáo COSO để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ:  SAS 78 (1995) Xem xét kiểm soát nội bộ trong kiểm toán BCTC.  SAS 94 (2001): Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét KSNB trong BCTC. Hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA cũng sử dụng báo cáo COSO khi yêu cầu xem xét hệ thống KSNB trong kiểm toán BCTC.  IAS 315: hiểu biết về tình hình kinh doan, môi trường hoạt động đơn vị và đánh giá rủi ro các sai sót trọng yếu”. ISA đưa ra định nghĩa KSNB và các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB dựa trên COSO  IAS 265: “Thông báo về những khiếm khuyết của KSNB” cũng yêu cầu kiểm toán viên độc lập thông báo về khiếm khuyết của KSNB cho những người có trách nhiệm trong đơn vị.  Phát triển theo hướng kiểm toán nội bộ Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ IIA định nghĩa các mục tiêu của KSNB bao gồm:  Độ tin cậy và trung thực của thông tin.  Tuân thủ các chính sách, thủ tục.  Bảo vệ tài sản doanh nghiệp.  Sử dụng hiệu quả và kinh tế các nguồn lực. 9  Hoàn thành các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động hoặc chương trình.  Phát triển theo hướng ngành nghề cụ thể Trong lĩnh vực ngân hàng Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng cũng dựa trên Báo cáo COSO để xây dựng báo cáo Basel (1998) công bố về khuôn khổ KSNB trong ngân hàng. Báo cáo Basel vận dụng các lý luận cơ bản của COSO vào lĩnh vực ngân hàng chứ không đưa ra những lý luận mới.  Hướng dẫn về giám sát hệ thống KSNB. Dựa trên COSO 1992, COSO đã đưa ra dự thảo Hướng dẫn về giám sát hệ thống KSNB (Exposure Draft, 2008) gồm 3 phần: Hướng dẫn, ứng dụng và thí dụ nhằm giúp các tổ chức giám sát chất lượng của hệ thống KSNB. Năm 2009 phần 1 chính thức được ban hành. 1.2 ĐỊNH NGHĨA KIỂM SOÁT NỘI BỘ Hiện nay có khá nhiều định nghĩa về KSNB. Trong phạm vi giới hạn của đề tài, tác giả xin trình bày sơ lược về định nghĩa KSNB theo báo cáo COSO và theo INTOSAI. Do đặc thù của hệ thống kiểm soát nội bộ mà tác giả nghiên cứu, tác giả sẽ làm rõ định nghĩa theo INTOSAI áp dụng cho khu vực công. 1.2.1 Định nghĩa KSNB theo báo cáo COSO Nhìn chung, COSO 1992 và COSO 2004 đã định nghĩa KSNB như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu dưới đây:  Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động  Sự tin cậy của báo cáo tài chính.  Sự tuân thủ pháp luật và các quy định.” 1.2.2 Định nghĩa KSNB theo INTOSAI 2004 INTOSAI - tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao - trong Hướng dẫn chuẩn mực INTOSAI 2004 đã định nghĩa KSNB: 10 “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị¸ nó được thiết lập để đối phó với các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý thực hiện sứ mệnh của tổ chức. Các mục tiêu chung đạt được là:  Thực hiện trật tự, đạo đức, kinh tế, hữu hiệu và hiệu quả các hoạt động;  Hoàn thành nghĩa vụ trách nhiệm báo cáo;  Tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành;  Bảo vệ tài nguyên tránh mất mát, thiệt hại và sử dụng sai mục đích.” Từ định nghĩa này có một số khái niệm cần làm rõ:   Kiểm soát nội bộ là một quá trình: KSNB không phải là một hoạt động riêng rẽ mà là một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện đan xen vào hoạt động của tổ chức và góp phần vào bản chất của tổ chức đó. KSNB sẽ được thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát. KSNB chịu sự chi phối bởi nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị: KSNB được thực hiện bởi các cá nhân trong một tổ chức, bởi những gì họ hành động và suy nghĩ. Nhà quản lý chủ yếu giám sát hoạt động của đơn vị, nhưng họ cũng đặt ra các mục tiêu của tổ chức và chịu trách nhiệm chung đối với hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm soát nội bộ cung cấp các cơ chế cần thiết để giúp tìm hiểu rủi ro trong bối cảnh các mục tiêu của tổ chức, căn cứ vào đó người quản lý sẽ đưa ra hoạt động kiểm soát nội bộ phù hợp, giám sát và đánh giá chúng. Do đó kiểm soát nội bộ là một công cụ được sử dụng bởi những người quản lý và liên quan trực tiếp đến mục tiêu của tổ chức. Như vậy, người quản lý là một yếu tố quan trọng của kiểm soát nội bộ. Còn tất cả các nhân viên trong tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chúng. Như vậy, kiểm soát nội bộ bị ảnh hưởng bởi bản chất con người. Vì thế, để hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu thì cần xác định mối liên hệ, nhiệm vụ cách thức thực hiện đến từng thành viên để đạt được mục tiêu chung của tổ chức.  KSNB đảm bảo hợp lý việc theo đuổi sứ mệnh của tổ chức: Bất kỳ một tổ chức nào cũng quan tâm chủ yếu đến việc thực hiện sứ mệnh của mình. Đối 11 với khu vực công, các đơn vị quan tâm đến mục tiêu cung cấp các dịch vụ và hoạt động vì lợi ích chung của xã hội. KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu sẽ đạt được. Người quản lý cần xác định mức độ chấp nhận rủi ro trong những trường hợp khác nhau, cân nhắc giữa lợi ích và chi phí, cân nhắc những yếu tố bên ngoài và cả những sai lầm trong quá trình thực hiện vận hành hệ thống KSNB có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu.  KSNB được thiết lập để đối phó với rủi ro: Khi thực hiện sứ mệnh của mình tổ chức sẽ phải đối mặt với rất nhiều rủi ro. KSNB có thể giúp tổ chức xác định, nhận diện và đối phó với rủi ro để tối đa hóa khả năng đạt được sứ mệnh của tổ chức.  KSNB giúp đạt được các mục tiêu: KSNB hướng đến việc thực hiện được các mục tiêu chung của tổ chức thông qua việc thực hiện các mục tiêu nhỏ, các chức năng, quy trình và các hoạt động cụ thể. Các mục tiêu chung là:  Thực hiện trật tự, đạo đức, kinh tế, hữu hiệu và hiệu quả các hoạt động: Hoạt động của một tổ chức nên có trật tự, có đạo đức, kinh tế, hữu hiệu và hiệu quả. Có trật tự nghĩa là phải tổ chức tốt, có phương pháp. Đạo đức có liên quan đến những chuẩn mực đạo đức. Mọi người cần thực hiện những hành vi đạo đức tốt, ngăn ngừa và phát hiện hành vi gian lận trong khu vực công, công bằng và nghiêm túc nhằm phục vụ lợi ích xã hội. Do đó, đạo đức công cộng là một điều kiện tiên quyết để củng cố niềm tin của công chúng và là một nền tảng quản trị tốt. Tính hữu hiệu là đạt được mục đích đề ra. Tính hiệu quả là đạt được mục đích đề ra sử dụng nguồn lực ít nhất. Tính kinh tế là đạt được mục đích đề ra với chi phí thấp nhất.  Hoàn thành nghĩa vụ và trách nhiệm báo cáo Các tổ chức công và các thành viên của tổ chức phải chịu trách nhiệm đối với những quyết định, hành động của họ bao gồm cả việc quản lý công quỹ, công bằng và hiệu suất. Điều này được thực hiện bằng cách phát triển, duy trì và làm cho 12 thông tin tài chính và phi tài chính đáng tin cậy và kịp thời cho người sử dụng bên trong và bên ngoài đơn vị.  Tuân thủ pháp luật và các quy định Các tổ chức công cần phải tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.  Bảo vệ tài nguyên tránh mất mát, sử dụng sai và thiệt hại do chất thải, lạm dụng, quản lý yếu kém, sai sót, gian lận và những vi phạm khác. Tầm quan trọng của việc bảo vệ tài nguyên trong khu vực công cần phải được nhấn mạnh và quan tâm đặc biệt. Các tổ chức công cần phải sử dụng tài nguyên đúng mục đích, tránh mất mát, lạm dụng và lãng phí nguồn lực để phát triển đất nước. 1.3 CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Đánh giá rủi ro Hoạt động kiểm soát Tổ chƣ́c đơn vị phong Môi trường kiểm soát Thông tin truyền thông Giám sát Hình 1.1: Mối quan hệ giữa các mục tiêu và các thành phần của HTKSNB