Tài liệu Hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty cổ phần kỹ nghệ gỗ tiến đạt , luận văn thạc sĩ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH --------------------------- NGUYỄN THỊ LỆ HẰNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ NGHỆ GỖ TIẾN ĐẠT Chuyên ngành: KẾ TOÁN Mã số: 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS LÊ ĐÌNH TRỰC TP. Hồ Chí Minh – Năm 2012 LỜI CAM ĐOAN  Tôi xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu của tôi với sự h ƣớng dẫn của thầy TS Lê Đình Trực. Các nội dung nghiên cứu và kết quả trong đề tài là hoàn toàn trung thực. TP. HỒ CHÍ MINH , tháng 9 năm 2012 Tác giả LỜI CẢM ƠN  Lời đầu tiên tôi xin chân thành cảm ơn Quý Thầy Cô Tr ƣờng Đại Học Kinh Tế TP. HCM đã tận tình giảng dạy và truyền đạt kiến thức trong suốt thời gian học tập tại trƣờng. Đặc biệt là thầy Lê Đình Trực đã tận tình hƣớng dẫn tôi trong suốt thời gian vừa qua. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến các anh, chị trong công ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt, chồng & con gái tôi đã động viên, tạo mọi điều kiện để tôi hoàn thành luận văn này. Một lần nữa, tôi xin kính chúc sức khoẻ Quý Thầy Cô Trƣờng Đại Học Kinh Tế, gia đình, bạn bè,.... TP. HỒ CHÍ MINH , tháng 9 năm 2012. MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG..........................1 1.1. Kiểm soát và kiểm soát hoạt động................................................................1 1.2. Các công cụ kiểm soát hoạt động.................................................................2 1.2.1. Dự toán tĩnh.............................................................................................. 2 1.2.2. Dự toán linh hoạt...................................................................................... 3 1.2.3. Giá thành định mức................................................................................... 3 1.3. Đánh giá thành quả hoạt động ngắn hạn thông qua phân tích chênh lệch .. 66 1.3.1. Phân tích chênh lệch giữa lợi nhuận thực tế với lợi nhuận dự toán tĩnh (tổng chênh lệch)......................................................................................................... 7 1.3.2. Phân tích chênh lệch giữa lợi nhuận dự toán linh hoạt với lợi nhuận thực tế (chênh lệch dự toán linh hoạt)............................................................................ 7 1.3.3. Phân tích chênh lệch giữa lợi nhuận dự toán linh hoạt với lợi nhuận dự toán tĩnh (chênh lệch lƣợng bán)................................................................................ 7 1.3.4. Phân tích chênh lệch doanh thu................................................................. 8 1.3.5. Phân tích chênh lệch biến phí................................................................... 9 1.3.5.1. Phân tích chênh lệch chi phí vật liệu trực tiếp....................................9 1.3.5.2. Phân tích chênh lệch chi phí nhân công trực tiếp.............................. 10 1.3.5.3. Phân tích chênh lệch biến phí sản xuất chung..................................11 1.3.5.4. Phân tích chênh lệch biến phí bán hàng và quản lý..........................13 1.3.6. Phân tích chênh lệch định phí................................................................. 13 1.3.6.1. Phân tích chênh lệch định phí sản xuất chung.................................. 14 1.3.6.2. Phân tích chênh lệch định phí bán hàng và quản lý..........................15 Kết luận chƣơng 1.................................................................................................. 16 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ NGHỆ GỖ TIẾN ĐẠT............................................ 17 2.1. Tổng quan về công ty Cổ phần Kỹ nghệ Gỗ Tiến Đạt................................ 17 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển.......................................................... 17 2.1.2. Các thành tựu đạt đƣợc trong quá trình hoạt động.................................18 2.1.3. Ngành nghề kinh doanh.......................................................................... 18 2.1.4. Cơ cấu tổ chức........................................................................................ 19 2.1.5. Vị thế của công ty so với các doanh nghiệp khác trong cùng ngành.......24 2.1.6. Tổ chức công tác kế toán tại công ty....................................................... 25 2.1.6.1. Tổ chức bộ máy kế toán công ty....................................................... 25 2.1.6.2. Chức năng nhiệm vụ......................................................................... 25 2.1.6.3. Hình thức kế toán tại công ty............................................................ 26 2.1.7. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm................................................. 28 2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ Gỗ Tiến Đạt...................................................................................................... 2929 2.2.1. Công tác lập dự toán tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ Gỗ Tiến Đạt...........29 2.2.1.1. Dự toán chi phí sản xuất................................................................... 29 2.2.1.2. Dự toán doanh thu, lợi nhuận........................................................... 47 2.2.2. Phƣơng pháp xác định giá thành định mức tại công ty...........................48 2.3. Đánh giá hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ Gỗ Tiến Đạt.............................................................................................................. 4848 2.3.1. Ƣu điểm................................................................................................. 48 2.3.2. Nhƣợc điểm............................................................................................ 49 Kết luận chƣơng 2.................................................................................................. 50 CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ NGHỆ GỖ TIẾN ĐẠT........................51 3.1. Mục tiêu hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt.......................................................................................... 51 3.2. Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt............................................................................ 51 3.2.1. Xây dựng quy trình lập dự toán tĩnh....................................................... 51 3.2.1.1. Dự toán và lợi ích của việc lập dự toán............................................ 51 3.2.1.2. Các bƣớc lập dự toán....................................................................... 52 3.2.2. Xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo chi phí định mức....................................................................................... 57 3.2.2.1. Phân loại CPSXC tại công ty theo cách ứng xử chi phí....................58 3.2.2.2. Xây dựng giá thành định mức theo hƣớng phân định biến phí và định phí 60 3.2.3. Xây dựng hệ thống báo cáo thành quả kiểm soát hoạt động...................66 3.2.3.1. Báo cáo chênh lệch giữa lợi nhuận thực tế với lợi nhuận dự toán tĩnh66 3.2.3.2. Báo cáo chênh lệch lợi nhuận dự toán linh hoạt với lợi nhuận thực tế (chênh lệch dự toán linh hoạt)....................................................................... 69 3.2.3.3. Báo cáo chênh lệch lợi nhuận dự toán linh hoạt với lợi nhuận dự toán tĩnh................................................................................................................ 71 3.2.3.4. Báo cáo chênh lệch doanh thu.......................................................... 73 3.2.3.5. Báo cáo chênh lệch biến phí.................................................................................74 3.2.3.6. Báo cáo chênh lệch định phí............................................................. 83 Kết luận chƣơng 3.................................................................................................. 87 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ----o0o---LN Lợi nhuận DT Doanh thu SP Sản phẩm CL Chênh lệch SXC Sản xuất chung BP SXC Biến phí sản xuất chung ĐP SXC Định phí sản xuất chung TNHH Trách nhiệm hữu hạn QĐ Quyết định UBND Ủy ban nhân dân HĐQT Hội đồng quản trị CB-CNV Cán bộ công nhân viên QĐPX Quản đốc phân xƣởng TP Trƣởng phòng KHSX Kế hoạch sản xuất XNK Xuất nhập khẩu HCNS Hành chính nhân sự CPNVLTT Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp CPNCTT Chi phí nhân công trực tiếp CPSXC Chi phí sản xuất chung CPBH và QL Chi phí bán hàng và quản lý NVL Nguyên vật liệu ĐVT Đơn vị tính VNĐ Việt nam đồng TSCĐ Tài sản cố định CNSX Công nhân sản xuất SX Sản xuất CPSX Chi phí sản xuất DT Dự toán CP Chi phí LC Lƣu chuyển ĐC Điều chỉnh ĐM Định mức DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 - BẢNG ĐỊNH MỨC VẬT TƢ Sản phẩm: GHẾ XẾP KHÔNG TAY – TDC 031................................................... 31 Bảng 2.2 - BẢNG ĐỊNH MỨC VẬT TƢ Sản phẩm: GHẾ XẾP RELAX – TDC 050............................................................. 32 Bảng 2.3 - BẢNG ĐỊNH MỨC VẬT TƢ Sản phẩm: BÀN CHỮ NHẬT – TDT 2218............................................................ 33 Bảng 2.4 - BẢNG ĐỊNH MỨC VẬT TƢ Sản phẩm: BÀN OVAL KD – TDT 500................................................................. 34 Bảng 2.5 - BẢNG ĐỊNH MỨC VẬT TƢ Sản phẩm: BÀN OVAL – TDT 308........................................................................ 35 Bảng 2.6 - BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU.............................36 Bảng 2.7 - BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP........37 Bảng 2.8 - BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP....................39 Bảng 2.9 - BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP....................40 Bảng 2.10 - BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG............................ 42 Bảng 2.11 - BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG............................ 43 Bảng 2.12 - BẢNG KẾ HOẠCH GIÁ THÀNH...................................................... 45 Bảng 2.13 - BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT........................................... 46 Bảng 2.14 - BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT........................................... 47 Bảng 2.15 - BẢNG DỰ TOÁN DOANH THU, LỢI NHUẬN...............................47 Bảng 3.1 – Bảng phân loại CPSXC tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ Gỗ Tiến Đạt theo cách ứng xử chi phí................................................................................................. 59 Bảng 3.2 - Bảng CPSXC theo khoản mục phân bổ cho đơn hàng i.........................60 3 Bảng 3.3 - Khối lƣợng m gỗ tinh định mức & thực tế phục vụ kiểm soát đơn hàng i 62 Bảng 3.4 - BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG ĐƠN HÀNG i......................................................................................................... 64 Bảng 3.5 - BẢNG GIÁ THÀNH ĐỊNH MỨC - ĐƠN HÀNG i..............................65 Bảng 3.6 - BẢNG DỰ TOÁN DOANH THU, LỢI NHUẬN.............................................67 Bảng 3.7 - BẢNG BÁO CÁO CHÊNH LỆCH LỢI NHUẬN THEO DỰ TOÁN TĨNH 68 Bảng 3.8 - BẢNG BÁO CÁO CHÊNH LỆCH LỢI NHUẬN THEO DỰ TOÁN LINH HOẠT..................................................................................................................... 70 Bảng 3.9 - BẢNG BÁO CÁO CHÊNH LỆCH LỢI NHUẬN THEO DỰ TOÁN LINH HOẠT..................................................................................................................... 72 Bảng 3.10 - BẢNG BÁO CÁO CHÊNH LỆCH DOANH THU Năm 2011...........73 Bảng 3.11a - BẢNG BÁO CÁO CHÊNH LỆCH CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Quý X/N............................................................................................. 75 Bảng 3.11b - BẢNG BÁO CÁO CHÊNH LỆCH CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Quý X/N......................................................................................... 7676 Bảng 3.12 - BẢNG BÁO CÁO CHÊNH LỆCH CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP Quý X/N.............................................................................................................. 7878 Bảng 3.13 - BẢNG BÁO CÁO CHÊNH LỆCH BIẾN PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Quý X/N.......................................................................................................................................................80 Bảng 3.14 - BẢNG BÁO CÁO CHÊNH LỆCH BIẾN PHÍ BÁN HÀNG VÀ QUẢN LÝ năm N..................................................................................................................................................82 Bảng 3.15 - BẢNG BÁO CÁO CHÊNH LỆCH ĐỊNH PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Quý X/N.................................................................................................................. 84 Bảng 3.16 - BẢNG BÁO CÁO CHÊNH LỆCH ĐỊNH PHÍ BÁN HÀNG VÀ QUẢN LÝ năm N.....................................................................................................................................................86 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 – Phân tích biến động của chi phí.............................................................. 9 Sơ đồ 1.2 - Phân tích chi phí vật liệu trực tiếp........................................................... 9 Sơ đồ 1.3 - Phân tích chi phí nhân công trực tiếp.................................................... 10 Sơ đồ 1.4 - Mô hình để phân tích chênh lệch biến phí sản xuất chung....................11 Sơ đồ 1.5 - Phân tích chênh lệch định phí sản xuất chung....................................... 14 Sơ đồ 2.1- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty...................................................................21 Sơ đồ 2.2- Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty....................................................... 25 Sơ đồ 2.3- Sơ đồ luân chuyển chứng từ................................................................... 27 Sơ đồ 2.4- Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm................................................ 28 Sơ đồ 3.1 – Quy trình lập dự toán.......................................................................... 544 LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu Trong quá trình hội nhập, các doanh nghiệp Việt Nam có thể sẽ gặp phải những khó khăn nhất định do sự cạnh tranh trong nền kinh tế ngày càng khốc liệt. Để phát triển bền vững và nâng cao sức cạnh tranh là chiến lƣợc quan trọng của mỗi quốc gia cũng nhƣ của các doanh nghiệp. Để làm đƣợc điều này, các doanh nghiệp phải kiểm soát tốt hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Các doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc nâng cao giá trị cổ đông thông qua việc nâng cao năng lực kiểm soát hoạt động tại doanh nghiệp . Đây là vấn đề có tầm quan trọng sống còn trong chiến lƣợc phát triển của các công ty Cổ phần - loại hình doanh nghiệp phổ biến nhất trong các nền kinh tế phát triển. Công ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt không nằm ngoài xu thế đó nên nhiệm vụ cấp bách hàng đầu của công ty là phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty để nâng cao năng lực cạnh tranh. Đã có rất nhiều tài liệu và nhiều nhà nghiên cứu bàn về kiểm soát nội bộ, nay trong nội dung luận văn này tác giả đi sâu nghiên cứu một khía cạnh mới của kiểm soát doanh nghiệp đó là Kiểm soát hoạt động thông qua việc đánh giá thành quả ngắn hạn tại doanh nghiệp bằng việc phân tích các chênh lệch nhằm đạt đ ƣợc mục tiêu chung của tổ chức và phát triển công ty một cách toàn diện và bền vững. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng trên, tác giả đã chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại Công ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt” làm đề tài nghiên cứu trong luận văn thạc sỹ của mình. 2. Mục đích nghiên cứu Mục đích nghiên cứu của đề tài là hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt nhằm nâng cao tính cạnh tranh cho công ty trong quá trình hội nhập kinh tế. 3. Đối tƣợng & phạm vi nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu: Là hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt - Phạm vi nghiên cứu: Là hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại Công ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt. 4. Những điểm mới của luận văn Trên thế giới có rất nhiều tài liệu nghiên cứu về kiểm soát, chẳng hạn ba tác giả: Edward Blocher, Kung Chen, Thomas Lin đã xuất bản tác phẩm: Cost rd Management:AStrategic Emphasis, 3 Edition, 2005. Trong tác phẩm này, các tác giả chủ yếu bàn về các chiến lƣợc quản lý và cách thức quản lý chi phí để nhà quản trị điều hành doanh nghiệp mình ngày càng hiệu quả dựa trên các thông tin về quản lý chi phí đƣợc cung cấp. Bên cạnh đó, hai tác giả khác là Robert S.Kaplan, Anthony A.Atkinson cũng đã đề cập đến kiểm soát khi xuất bản tác phẩm: Advanced Management rd Accounting, 3 Edition, 2005. Với tác phẩm này, hai tác giả đã đề cập các nghiên cứu mới về kế toán quản lý nhằm tiếp cận một cách có hệ thống các quan điểm quản lý tiến bộ. Ở Việt Nam, kiểm soát cũng đƣợc đề cập dƣới nhiều khía cạnh khác nhau, chẳng hạn nhƣ kiểm soát chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp hay nâng cao hiệu quả kiểm soát hoạt động trong doanh nghiệp thông qua việc phân loại chi phí...Ngày 1/12/2008 trên Tạp chí kế toán tác giả PGS.TS.Phạm Văn D ƣợc và NCS. Trần Văn Tùng đã có công trình nghiên cứu bàn về "Một số giải pháp kiểm soát chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động trong DN". Hai tác giả đã làm rõ đ ƣợc sự cần thiết phải kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp, vai trò kiểm soát chi phí của ng ƣời quản lý trong doanh nghiệp, đề cập đến các chi phí thƣờng phát sinh trong doanh nghiệp, từ đó đƣa ra các giải pháp để nâng cao vấn đề kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp. Hay tác giả Ths. Nguyễn Thị Ngọc Lan cũng đã có công trình nghiên cứu bàn về vấn đề "Vận dụng phƣơng pháp Phân loại chi phí nhằm góp phần kiểm soát hoạt động trong các DN" đăng trên Tạp chí Kế toán13/10/2008 (trích Tạp chí Nghiên cứu Khoa học Kiểm toán). Các công trình nghiên cứu này chƣa đề cập đến vấn đề đánh giá thành quả hoạt động trong doanh nghiệp thông qua phân tích chênh lệch doanh thu, lợi nhuận. Trên cơ sở đó, tác giả đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ Gỗ Tiến Đạt" để từ đó tác giả có thể đánh giá đƣợc thành quả hoạt động ngắn hạn của các nhà quản trị tại công ty thông qua các phân tích chênh lệch doanh thu, lợi nhuận, biến phí và định phí. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng các phƣơng pháp chung nhƣ tổng hợp, phân tích, tƣ duy logic và các phƣơng pháp kỹ thuật cụ thể nhƣ thống kê, khảo sát thực tế, so sánh...Luận văn sử dụng phƣơng pháp nghiên cứu định lƣợng để giải quyết các vấn đề nghiên cứu. Dữ liệu sử dụng phục vụ cho quá trình nghiên cứu là dữ liệu thứ cấp. Dữ liệu thứ cấp bao gồm các chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt. 6. Kết cấu của Luận văn Ngoài Lời mở đầu, Kết luận, Luận văn đƣợc bố cục làm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Tổng quan về kiểm soát hoạt động Chƣơng 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát hoạt động tại Công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt Chƣơng 3: Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại Công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt Để hiểu rõ đƣợc luận văn, tác giả đã trình bày thêm trong luận văn 08 phụ lục, cụ thể: - Phụ lục 01: Ví dụ minh họa về giá thành định mức tại công ty A; - Phụ lục 02: Ví dụ minh họa về phân tích chênh lệch lợi nhuận, doanh thu giữa thực tế với dự toán tĩnh, dự toán linh hoạt tại công ty A; - Phụ lục 03: Ví dụ minh họa về bảng phân tích chênh lệch biến phí tại công ty A; - Phụ lục 04: Ví dụ minh họa về bảng phân tích chênh lệch định phí tại công ty A; - Phụ lục 05: Ví dụ minh họa về việc tách chi phí hỗn hợp tại công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt thành biến phí và định phí. Xây dựng giá thành định mức theo hƣớng phân định biến phí và định phí chơ đơn hàng KEBON 02; - Phụ lục 06: Ví dụ minh họa về việc lập các bảng báo cáo chênh lệch lợi nhuận, doanh thu tại công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt cho năm 2011; - Phụ lục 07: Ví dụ minh họa về việc lập các bảng báo cáo chênh lệch biến phí tại công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt cho năm 2011; - Phụ lục 08: Ví dụ minh họa về việc lập các bảng báo cáo chênh lệch định phí tại công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt cho năm 2011. Trang 1 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG 1.1. Kiểm soát và kiểm soát hoạt động Kiểm soát là quá trình tập hợp các phƣơng pháp và công cụ nhằm giám sát các hoạt động và đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức. Để việc kiểm soát có hiệu quả, các nhà quản trị sẽ tiến hành đo lƣờng và so sánh các thành quả nhằm tính toán ra các chênh lệch. Trên cơ sở đó, nhà quản trị sẽ có hành động ứng xử phù hợp. Trong các tổ chức, thành quả đƣợc đánh giá thông qua việc so sánh giữa kết quả đạt đƣợc với các tiêu chí đã đƣợc xây dựng từ trƣớc nhƣ dự toán, kế hoạch...cho tất cả các cấp quản trị trong tổ chức nhƣ nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị cấp trung, nhân viên kinh doanh...Với mỗi cấp hoạt động, thành quả đƣợc đánh giá và kiểm soát khác nhau, cụ thể: Quản đốc phân xƣởng Đánh giá Nhân viên kinh doanh Kiểm soát Đánh giá Kiểm soát Giám đốc nhà máy Đánh giá Giám đốc kinh doanh Kiểm soát Đánh giá Kiểm soát Nhà quản trị cấp cao Nhà quản trị cấp cao Trên cơ sở đó, kiểm soát hoạt động đƣợc định nghĩa nhƣ sau: Kiểm soát hoạt động là sự đánh giá của nhà quản trị cấp trung đối với những 1 thành quả hoạt động của nhân viên/ngƣời lao động . 1 Edward Blocher, Kung Chen, Gary Cokins, Thomas Lin; Cost Management:A Strategic Emphasis, 3 Edition; McGraw-Hill, 2005, Page 723,724 rd Trang 2 Nhƣ vậy, thông qua hệ thống kiểm soát hoạt động nhà quản trị cấp cao hơn có thể đánh giá đƣợc năng lực của nhân viên dƣới quyền thông qua việc đánh giá và kiểm soát những thành quả hoạt động của họ. 1.2. Các công cụ kiểm soát hoạt động Thông qua việc đánh giá thành quả hoạt động ngắn hạn nhà quản trị sẽ kiểm soát đƣợc hoạt động; cụ thể nhà quản trị sẽ tiến hành đo lƣờng các thành quả tài chính và phi tài chính. Trong đó, thông qua việc đo lƣờng các thành quả tài chính sẽ giúp nhà quản trị kiểm soát và đánh giá đƣợc kết quả và hiệu quả hoạt động, từ đó nhà quản trị sẽ định hƣớng đƣợc mục tiêu lâu dài của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp cho nhà quản trị cấp cao hơn cái nhìn toàn diện hơn về thành quả đạt đƣợc của doanh nghiệp. Một trong những công cụ tài chính chủ yếu đƣợc sử dụng rộng rãi để kiểm soát họat động hiện nay là: + Dự toán tĩnh; + Dự toán linh hoạt; + Giá thành định mức. 1.2.1. Dự toán tĩnh Dự toán tĩnh là loại dự toán chỉ lập cho một mức hoạt động duy nhất. Dự toán tĩnh chỉ thích hợp cho việc hoạch định nhƣng không thích hợp trong việc đánh giá việc đánh giá xem chi phí đã đƣợc kiểm soát tốt chƣa. Mức hoạt động thực tế và mức hoạt động dự toán thƣờng không giống nhau. Vì vậy, chi phí sản xuất và chi phí dự toán thƣờng chênh lệch nhau. Chênh lệch này không phản ánh thành quả kiểm soát chi phí do chịu ảnh hƣởng bởi sự khác nhau về mức hoạt động giữa thực tế và dự toán. Thông tin chênh lệch giữa chi phí sản xuất thực tế và chi phí sản xuất dự toán sẽ thực sự có ý nghĩa trong quản lý khi nhà quản trị điều chỉnh dự toán về mức hoạt động thực tế, đó chính là dự toán linh hoạt. Trang 3 1.2.2. Dự toán linh hoạt Dự toán linh hoạt là dự toán đƣợc xây dựng trên cơ sở một phạm vi hoạt động bao gồm các mức hoạt động: thông thƣờng, suy thoái, thịnh vƣợng. Trong dự toán linh hoạt, các khoản biến phí đơn vị không thay đổi theo các mức hoạt động khác nhau. Thông qua dự toán linh hoạt, nhà quản trị sẽ đánh giá đƣợc hiệu quả hoạt động tại đơn vị trên cơ sở phân tích các chênh lệch tìm ra nguyên nhân. 1.2.3. Giá thành định mức Giá thành định mức là những chi phí đƣợc định trƣớc đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Nó th ƣờng đ ƣợc trình bày nhƣ giá thành đơn vị sản phẩm hoàn thành. 2 Khi phân tích chênh lệch giữa giá thành định mức và giá thành thực tế, các nhà quản trị sẽ đánh giá và kiểm soát đƣợc hoạt động tại đơn vị. Nếu giá thành định mức cao hơn thực tế, đó là chênh lệch thuận lợi và ng ƣợc lại. Thông th ƣờng, các nhà quản trị sẽ tập trung vào phân tích các chênh lệch đáng kể, các chênh lệch không đáng kể sẽ đƣợc bỏ qua Có hai loại định mức : Định mức lý tƣởng và định mức thực tế. Định mức lý tƣởng là định mức chỉ có thể đạt đƣợc trong những điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh gần nhƣ hoàn hảo. Định mức thực tế là định mức đ ƣợc xây dựng chặt chẽ, sát với thực tế và có khả năng đạt đƣợc. Định mức này giả định quá trình sản xuất hiệu quả và có thể đạt đƣợc trong điều kiện sản xuất kinh doanh bình thƣờng. @ Phƣơng pháp xác định giá thành định mức cho một đơn vị sản phẩm Giá thành định mức cho một sản phẩm 2 3 = Chi phí nguyên, vật liệu định mức cho một sản phẩm + Chi phí nhân công trực tiếp định mức cho một sản phẩm + Chi phí sản xuất chung định mức cho một sản phẩm Tập thể tác giả khoa Kế toán kiểm toán; Kế toán chi phí; NXB Lao động, 2010, Trang 202 Tập thể tác giả khoa Kế toán kiểm toán; Kế toán chi phí; NXB Lao động, 2010, Trang 203-205 3 (1.1) Trang 4 Trong đó công thức (1.1) đƣợc xác định theo các công thức (1.2); (1.3); (1.4) nh ƣ sau: Chi phí nguyên, vật liệu định mức cho một sản phẩm = Chi phí nhân công trực tiếp định mức cho một sản phẩm Chi phí sản xuất chung định mức cho một sản phẩm Lƣợng nguyên vật liệu định mức cho một sản phẩm Lƣợng lao Đơn giá x = (1.2) Đơn giá động định = mức cho một sản phẩm Biến phí sản xuất chung định mức cho một sản phẩm nguyên vật liệu định mức x lao động định mức (1.3) Định phí sản + xuất chung định mức cho một sản phẩm (1.4) Ở công thức (1.2): Lượng nguyên, vật liệu định mức cho một sản phẩm là một trong những định mức khó dự đoán nhất. Lƣợng nguyên vật liệu trực tiếp định mức là một sự ƣớc tính lƣợng nguyên vật liệu cho phép sử dụng để sản xuất một sản phẩm. L ƣợng nguyên vật liệu định mức chịu ảnh hƣởng của đặc điểm công nghệ sản xuất sản phẩm, chất l ƣợng nguyên vật liệu, tuổi thọ và năng lực máy móc; chất lƣợng và kinh nghiệm của đội ngũ nhân công. Một số hƣ hỏng hoặc lãng phí có thể là không thể tránh khỏi và đ ƣợc biết trƣớc khi tính lƣợng định mức. Mặc dù các kỹ sƣ, bộ phận mua và các nhân viên điều khiển máy móc có thể cung cấp thông tin đầu vào để xây dựng các định mức này , các nhà quản lý sản xuất hoặc nhân viên kế toán chi phí th ƣờng chính là ng ƣời thiết lập và kiểm soát lƣợng nguyên vật liệu trực tiếp định mức. Đơn giá nguyên vật liệu định mức là một sự ƣớc tính cẩn thận chi phí của một loại nguyên vật liệu nào đó trong kỳ tới. Bộ phận mua có trách nhiệm trong việc xây dựng giá thành định mức cho tất cả các loại nguyên vật liệu. Khi ƣớc tính giá nguyên Trang 5 vật liệu trực tiếp định mức, bộ phận mua phải tính đến tất cả các khả năng tăng giá, thay đổi số lƣợng & các nguồn cung cấp mới. Bộ phận mua cũng tiến hành việc mua thực tế. Ở công thức (1.3): Lượng lao động định mức cho một sản phẩm đƣợc xác định trên cơ sở những nghiên cứu thành quả của máy móc thiết bị và ngƣời lao động hiện tại cũng nh ƣ trong quá khứ. Định mức này cho biết số giờ lao động cho phép đối với từng bộ phận, máy móc thiết bị, hoặc một quá trình để hoàn tất việc sản xuất một sản phẩm hoặc một đợt sản phẩm. Số giờ lao động trực tiếp định mức nên đƣợc xem lại bất cứ khi nào có sự thay đổi máy móc thiết bị hoặc chất lƣợng của đội ngũ lao động. Đáp ứng đ ƣợc số giờ lao động định mức là trách nhiệm của các nhà quản lý và giám sát bộ phận. Đơn giá lao động định mức đƣợc xác định căn cứ vào đơn giá lao động đ ƣợc quy định trong hợp đồng lao động hoặc là đƣợc xác định bởi công ty. Đơn giá lao động định mức là chi phí cho mỗi giờ lao động cho phép tròng kỳ cho từng chức năng hay loại công việc. Măc dù phạm vi đơn giá đƣợc thiết lập cho từng loại lao động và các đơn giá biến động trong phạm vi này, song đơn giá định mức bình quân vẫn đ ƣợc xây dựng cho từng nhiệm vụ . Ngay cả khi ngƣời lao động thực tế sản xuất ra sản phẩm và đƣợc trả lƣơng ít hơn, đơn giá định mức vẫn đƣợc sử dụng để tính chi phí nhân công trực tiếp định mức. Ở công thức (1.4): Biến phí sản xuất chung định mức cho một sản phẩm đƣợc xác định nhƣ sau: Biến phí sản xuất chung định mức cho một sản phẩm = Đơn giá phân bổ biến phí sản xuất chung định mức Định mức x năng lực (1.5) sản xuất cho một sản phẩm Định phí sản xuất chung định mức cho một sản phẩm đƣợc xác định nhƣ sau: Định phí sản xuất chung định mức cho một sản phẩm = Đơn giá phân bổ định phí sản xuất chung định mức Định mức x năng lực sản xuất cho một sản phẩm (1.6)