Tài liệu Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại trường đại học giao thông vận tải

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM ------------------------------ TRẦN THỊ THU HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP. Hồ Chí Minh - Năm 2015 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM ------------------------------ TRẦN THỊ THU HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS. Võ Văn Nhị TP. Hồ Chí Minh - Năm 2015 LỜI CAM ĐOAN Luận văn thạc sĩ kinh tế “HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI”, chuyên ngành Kế toán là công trình của riêng tôi. Luận văn đã sử dụng thông tin từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, các thông tin có sẵn đã được trích rõ nguồn gốc và có độ chính xác cao nhất trong phạm vi hiểu biết của tôi. Tôi xin cam đoan rằng số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và chưa được sử dụng để bảo vệ một học vị nào Tp. Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 10 năm 2015 Tác giả luận văn Trần Thị Thu BHTN BHXH BHYT NSNN NCKH GTVT KPCĐ TSCĐ DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ Bảng 2.1: Tỷ lệ các khoản trích theo lương áp dụng giai đoạn từ 2012 đến 2013 Bảng 2.2: Tỷ lệ các khoản trích theo lương áp dụng giai đoạn từ 2014 trở về sau Sơ đồ 1.1: Chức năng của nhà quản lý Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức quản lý tại trường Đại học Giao thông vận tải Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của trường Đại học Giao thông vận tải Sơ đồ 2.3: Mô hình lập dự toán ngân sách tại trường Đại học Giao thông vận tải Sơ đồ 2.4: Quy trình lập dự toán ngân sách tại trường Đại học Giao thông vận tải Sơ đồ 3.1: Mô hình lập dự toán ngân sách Sơ đồ 3.2: Xây dựng quy trình lập dự toán ngân sách DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC Phụ lục chương 2: Phụ lục 2.1: Bảng khảo sát Phụ lục 2.2: Tổng hợp kết quả khảo sát Phụ lục 2.3: Chỉ tiêu tuyển sinh năm 2014 Phụ lục 2.4: Báo cáo quy mô đào tạo năm 2013 theo lĩnh vực Phụ lục 2.5: Đội ngũ giảng viên cơ hữu Phụ lục 2.6: Cơ sở vật chất Phụ lục 2.7: Cơ sở tính chi sự nghiệp giáo dục đào tạo và dạy nghề năm 2014 Phụ lục 2.8: Báo cáo biên chế - tiền lương năm 2013 Phụ lục 2.9: Báo cáo nhu cầu thực hiện chế độ phụ cấp thâm niên đối với nhà giáo năm 2013 Phụ lục 2.10: Thuyết minh đề tài, dự án nghiên cứu khoa học năm 2014 Phụ lục 2.11: Cơ sở tính chi sự nghiệp nghiên cứu khoa học năm 2014 Phụ lục 2.12: Thực hiện nhiệm vụ sự nghiệp mang tính chất kinh doanh không thuộc nguồn thu NSNN Phụ lục 2.13: Thực hiện nhiệm vụ thu, chi ngân sách năm 2013 và kế hoạch năm 2014 Phụ lục 2.14: Dự toán kinh phí chương trình tiên tiến Phụ lục chương 3: Phụ lục 3.1: Dự toán thu nội trú ký túc xá Phụ lục 3.2: Dự toán các hoạt động thu khác Phụ lục 3.3: Dự toán thu hoạt động đào tạo Phụ lục 3.4: Dự toán lệ phí tuyển sinh Phụ lục 3.5: Dự toán lương và các khoản thu nhập theo lương Phụ lục 3.6: Dự toán phụ cấp giảng dạy Phụ lục 3.7: Dự toán hướng dẫn chuyên đề, khóa luận, luận án Phụ lục 3.8: Dự toán kinh phí sách thư viện, tạp chí Phụ lục 3.9: Dự toán kinh phí mua sắm tài sản/ xây dựng cơ bản Phụ lục 3.10: Dự toán kinh phí sửa chữa tài sản năm… Phụ lục 3.11: Dự toán tiền công Phụ lục 3.12: Dự toán kinh phí khám sức khỏe hàng năm Phụ lục 3.13: Dự toán kinh phí các dịch vụ công cộng MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ PHẦN MỞ ĐẦU................................................................................................................................1 1. Tính cấp thiết của đề tài..........................................................................................................1 2. Tổng quan về các công nghiên cứu trước đây.................................................................2 3. Mục tiêu của đề tài...................................................................................................................2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.......................................................................................3 5. Phương pháp nghiên cứu........................................................................................................3 6. Đóng góp mới của đề tài........................................................................................................3 7. Kết cấu của luận văn................................................................................................................4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP CÓ THU....................................................................................5 1.1. Tổng quan về dự toán ngân sách......................................................................................5 1.1.1. Khái niệm dự toán ngân sách...................................................................................5 1.1.2. Phân loại dự toán ngân sách.....................................................................................5 1.1.2.1 Phân loại theo thời gian......................................................................................5 1.1.2.2 Phân loại theo phương pháp lập.......................................................................6 1.1.2.3 Phân loại theo mức độ phân tích.....................................................................6 1.1.3. Mục đích của dự toán ngân sách.............................................................................7 1.1.4 Vai trò của dự toán ngân sách...................................................................................8 1.1.5. Chức năng của dự toán ngân sách..........................................................................8 1.2. Mô hình và phương pháp lập dự toán ngân sách.........................................................9 7 1.2.1. Mô hình lập dự toán ngân sách ..............................................................................9 1.2.1.1 Mô hình 1: Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống................................9 1.2.1.2 Dự toán theo mô hình thông tin phản hồi..................................................10 1.2.1.3 Mô hình thông tin từ dưới lên........................................................................11 8 1.2.2 Các phương pháp lập dự toán ngân sách ...........................................................12 1.2.2.1 Phương pháp truyền thống..............................................................................12 1.2.2.2 Phương pháp lập dự toán theo chương trình.............................................12 1.2.2.3 Phương pháp “lập ngân sách từ số 0”, gọi tắt là ZBB (zero-based budgeting)..........................................................................................................................12 1.3. Đặc điểm dự toán ngân sách và các báo cáo dự toán ngân sách hoạt động hàng năm trong các đơn vị sự nghiệp giáo dục thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo................13 1.3.1 Đặc điểm dự toán ngân sách trong các đơn vị sự nghiệp giáo dục thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo.............................................................................................................13 1.3.2 Các báo cáo dự toán ngân sách hoạt động hàng năm trong các đơn vị sự nghiệp giáo dục thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo..........................................................14 11 1.4 Các khoản thu, chi của đơn vị hành chính sự nghiệp có thu ..............................18 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1............................................................................................................21 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI......................................................................................22 2.1. Giới thiệu tổng quan về trường Đại học Giao thông vận tải.................................22 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển........................................................................22 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và định hướng phát triển................................................22 2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý tại trường Đại học Giao thông vận tải..................23 2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại trường đại học Giao thông vận tải.................24 2.2 Thực trạng công tác lập dự toán ngân sách tại trường Đại học Giao thông vận tải.....................................................................................................................................................25 2.2.1 Mô tả quá trình thực hiện.........................................................................................25 2.2.2 Kết quả khảo sát.........................................................................................................26 2.2.2.1 Mô hình dự toán ngân sách............................................................................26 2.3.2.2 Quy trình lập dự toán ngân sách...................................................................27 2.2.2.2 Quy trình lập dự toán ngân sách...................................................................27 2.2.2.3 Các báo cáo dự toán ngân sách.....................................................................31 2.3. Đánh giá thực trạng lập dự toán ngân sách tại trường Đại học Giao thông vận tải.....................................................................................................................................................43 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2............................................................................................................49 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH....................50 TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI................................................................50 3.1. Quan điểm và nguyên tắc hoàn thiện...........................................................................50 3.1.1 Quan điểm hoàn thiện...............................................................................................50 3.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện..............................................................................................50 3.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại trường Đại học Giao thông vận tải.............................................................................................................................................50 3.2.1 Hoàn thiện mô hình lập dự toán ngân sách........................................................51 3.2.2 Hoàn thiện quy trình lập dự toán ngân sách.......................................................51 3.2.3 Hoàn thiện các báo cáo dự toán ngân sách.........................................................54 3.3. Một số kiến nghị với Nhà trường và đối với Bộ Giáo dục và Đào tạo..............57 3.3.1 Kiến nghị với Nhà trường........................................................................................57 3.3.2 Kiến nghị với Bộ Giáo dục và Đào tạo................................................................59 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3............................................................................................................60 KẾT LUẬN.......................................................................................................................................61 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Ngân sách là một công cụ quản lý chủ yếu giúp lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát các nguồn tài chính cho một dự án hoặc một tổ chức. Nội dung của ngân sách là dự tính các khoản thu và chi cho một thời kỳ nhất định của một dự án hoặc tổ chức. Ngân sách được sử dụng với một số mục đích sau: Giám sát các khoản thu, chi trong thời hạn 1 năm; giúp xác định những điều chỉnh cần thiết đối với các chương trình và mục tiêu; dự báo thu, chi đối với các dự án và tạo cơ sở cho việc giải trình trách nhiệm và tính minh bạch. Dự toán ngân sách là sự tính toán một cách chi tiết về việc huy động và sử dụng các nguồn lực của một tổ chức trong một kỳ hoạt động. Dự toán ngân sách đóng vai trò quan trọng, nó tạo tiền đề và cơ sở cho các khâu hoạt động tiếp theo của một tổ chức. Nếu dự toán ngân sách được tiến hành trên cơ sở có đầy đủ căn cứ khoa học, phù hợp với thực tiễn thì việc tổ chức thực hiện và quyết toán ngân sách sẽ có chất lượng và hiệu quả hơn. Trường Đại học Giao thông Vận tải trải qua hơn 50 năm hoạt động mang trong mình sứ mạng đào tạo cho ngành Giao thông vận tải và đất nước những cán bộ khoa học kỹ thuật có năng lực và lòng yêu nghề, có khả năng sáng tạo và tính nhân văn. Quy mô của trường ngày càng lớn mạnh đòi hỏi Ban giám hiệu phải tổ chức quản lý thật khoa học và chặt chẽ. Hệ thống dự toán ngân sách sẽ giúp Nhà trường xây dựng các mặt hoạt động trong năm kế hoạch cũng như nguồn lực tài chính phù hợp, phát huy tốt tiềm lực của Nhà trường và đảm bảo sử dụng nguồn kinh phí ngân sách Nhà nước đúng mục đích, đúng chế độ, tiết kiệm .Tuy nhiên hiện nay, công tác dự toán của Trường Đại học Giao thông vận tải chưa được phát huy tốt, chưa phù hợp với thực tế của Nhà trường. Nhận thức được yêu cầu cấp bách đề ra đối với Nhà trường là cần hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách, tác giả đã chọn đề tài “HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI” 2 2. Tổng quan về các công nghiên cứu trước đây Qua tìm hiểu của tác giả, các công trình nghiên cứu liên quan tới dự toán ngân sách tại Việt Nam tương đối nhiều. Có những nghiên cứu đi phân tích về công tác dự toán ngân sách trong các doanh nghiệp như nghiên cứu của Dương Minh Giới với đề tài “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty điện tử Samsung Vina” năm 2003, Nguyễn Thị Thu Hiền với đề tài “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty 32” năm 1 2005… . Các tác giả đã chứng minh được vai trò của công tác lập dự toán ngân sách là vô cùng quan trọng và công tác này cần phải hoàn thiện để đáp ứng cho công tác thực hiện cũng như quản lý trong đơn vị. Tiếp đến là các nghiên cứu liên quan tới khu vực Nhà nước như nghiên cứu của Nguyễn Phương Thúy với đề tài “Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại trường Đại học sư phạm kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh” năm 2013 và Trần Hằng Diệu với đề tài “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại trường Cao đẳng Tài chính – Hải quan” năm 2014. Các tác giả đã làm rõ thực trạng công tác dự toán ngân sách tại đơn vị và đề xuất giải pháp hoàn thiện về mô hình, quy trình và các báo cáo dự toán. Tuy nhiên trong phần giải pháp hoàn thiện liên quan tới các báo cáo dự toán ngân sách các tác giả chưa xem xét tới các văn bản pháp luật ràng buộc, yếu tố thị trường…có thể ảnh hưởng tới số liệu dự toán. Theo tác giả các yếu tố này ảnh hưởng rất nhiều tới công tác lập dự toán ngân sách. Qua kết quả của các nghiên cứu trước, tác giả nhận thấy công tác dự toán ngân sách không chỉ cần thiết đối với các đơn vị ngoài khu vực Nhà nước mà cả đối với khu vực Nhà nước. Trong nghiên cứu của mình, tác giả sẽ khắc phục những hạn chế của các nghiên cứu trước để có thể hoàn thiện hơn công tác dự toán ngân sách tại trường Đại học Giao thông vận tải. 3. Mục tiêu của đề tài Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống dự toán ngân sách tại trường Đại học Giao thông Vận tải. Đề xuất những giải pháp hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại trường Đại học Giao thông vận tải. --------------------------------------------- 1 Các nghiên cứu trên được lưu tại thư viện trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh 3 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: luận văn tập trung nghiên cứu công tác dự toán ngân sách ngắn hạn tại trường Đại học Giao thông vận tải. Phạm vi nghiên cứu: số liệu minh họa trong luận văn là số liệu dự toán ngân sách năm 2014 của trường Đại học Giao thông Vận tải. 5. Phương pháp nghiên cứu Để hiểu sâu về công tác dự toán ngân sách tại trường tác giả lựa chọn phương pháp định tính. Thông qua kết quả nghiên cứu định tính tác giả xây dựng bảng câu hỏi để tiến hành khảo sát các nhà quản lý, giảng viên, kế toán viên. Bên cạnh đó, để nghiên cứu về lý luận và thực tiễn cũng như giải quyết các vấn đề cụ thể luận văn còn sử dụng các phương pháp như: - Phương pháp quan sát: quan sát công tác lập dự toán ngân sách của trường. - Phương pháp thống kê: thống kê kết quả khảo sát các cán bộ quản lý, giảng viên, kế toán viên của Nhà trường. - Phương pháp phân tích: phân tích một số báo cáo dự toán ngân sách năm 2014 và kết quả khảo sát các cán bộ quản lý của Nhà trường. 6. Đóng góp mới của đề tài Đề tài đề xuất những giải pháp giúp Nhà trường xây dựng dự toán ngân sách phù hợp với thực tế - tạo tiền đề cho các khâu kế tiếp được thực hiện tốt hơn. Từ kế hoạch ngắn hạn sẽ giúp Nhà trường phát triển kế hoạch trung và dài hạn để hoàn thành sứ mạng và mục tiêu trong tương lai. Đối với Ban giám hiệu Nhà trường khi có được bản dự toán tốt sẽ giúp cho công tác quản lý dễ dàng và hiệu quả. Bên cạnh đó quá trình lập dự toán ngân sách tạo sự gắn kết mật thiết giữa các bộ phận trong Nhà trường, đảm bảo thông tin lan tỏa giữa các cấp. Đề tài đánh giá ảnh hưởng của công tác dự toán ngân sách tới công tác kế toán tại Nhà trường. 4 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn bao gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về dự toán ngân sách trong đơn vị hành chính sự nghiệp có thu Chương 2: Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại trường Đại học Giao thông vận tải Chương 3: Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại trường Đại học Giao thông vận tải Phụ lục 5 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP CÓ THU 1.1. Tổng quan về dự toán ngân sách 1.1.1. Khái niệm dự toán ngân sách Dự toán là những tính toán, dự kiến, phối hợp một cách chi tiết, tỉ mỉ và toàn diện nguồn lực, cách thức huy động và sử dụng nguồn lực để thực hiện một khối lượng công việc nhất định trong một khoảng thời gian nhất định được hiểu bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị. 2 Ngân sách là một kế hoạch hoạt động được đề xuất bởi nhà quản lý biểu hiện dưới dạng định lượng cho một giai đoạn nhất định và là một sự trợ giúp phối hợp cần thiết cho việc thực hiện kế hoạch đó. Ngân sách thường bao gồm cả khía cạnh tài chính và phi tài chính của một kế hoạch và nó đóng vai trò như một bản kế hoạch chi tiết cho đơn vị trong tương lai. 3 Ngân sách là một công cụ quản lý chủ yếu giúp lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát các nguồn tài chính cho một dự án hoặc một tổ chức. Nội dung của ngân sách là dự tính các khoản thu và chi cho một thời kỳ nhất định của một dự án hoặc tổ chức. Dự toán ngân sách là một kế hoạch chi tiết cho việc huy động và sử dụng nguồn lực tài chính và các nguồn lực khác trong một kỳ hoạt động - thường là trong một năm tài chính. 4 1.1.2. Phân loại dự toán ngân sách 1.1.2.1 Phân loại theo thời gian Dự toán ngân sách ngắn hạn: Dự toán ngân sách ngắn hạn hay còn được gọi là dự toán ngân sách hoạt động, được lập cho kỳ kế hoạch là một năm và được chia ra từng thời kỳ ngắn hơn là từng quý, từng tháng. Đặc điểm của dự toán này là được lập hàng năm trước khi niên độ kế toán kết thúc để định hướng nguồn tài chính cho hoạt động của tổ chức trong năm kế hoạch tiếp theo. Dự toán ngân sách dài hạn: Dự toán ngân sách dài hạn còn được gọi là dự toán ngân sách vốn dài hạn, được lập liên quan đến nguồn tài chính cho đầu tư, mua sắm tài sản dài hạn, loại tài sản được sử dụng vào hoạt động kinh doanh nhiều năm. --------------------------------------------- 2 Huỳnh Lợi, 2009, Kế toán quản trị, Nhà xuất bản Giao thông vận tải, trang 150. 3 Horngren. et al., 2012, Cost accounting: a managerial emphasis, 14th ed, Pearson Education, pape 370. 4 Blocher. et al., 2009, Cost management A Strategic Emphasis, 5th Edition McGraw - Hill/Irwin, pape. 6 1.1.2.2 Phân loại theo phương pháp lập Dự toán ngân sách linh hoạt còn được gọi là dự toán biến đổi - cung cấp các thông tin ước tính có thể điều chỉnh cho nhiều mức độ hoạt động khác nhau trong giới hạn thích hợp. Thông thường, dự toán linh hoạt được lập ở ba mức độ cơ bản là mức độ hoạt động bình thường, mức độ hoạt động khả quan nhất, mức độ hoạt động bất lợi nhất. Khi lập dự toán linh hoạt đòi hỏi thời gian, sự tính toán và cân đối rất nhiều. Nhưng dự toán linh hoạt giúp nhà quản lý có nhiều thông tin hơn để ứng phó với các tình huống khác nhau. Dự toán ngân sách cố định: Là dự toán được thiết kế không phụ thuộc vào số lượng đầu ra hay doanh số đạt được. Mục đích của dự toán cố định trong giai 5 đoạn lập kế hoạch chính là thiết lập một mục tiêu tương đối rộng cho công ty. Dự toán ngân sách cố định là dự toán ngân sách được lập theo một mức độ hoạt động nhất định. Dự toán ngân sách cố định phù hợp với đơn vị có hoạt động kinh tế ổn định. Nó được lập tương đối giản đơn, chỉ dựa vào mức độ hoạt động được ấn định trước mà không xét tới những biến động có thể xảy ra trong kỳ dự toán. Vì vậy, hạn chế của nó là không cung cấp đủ thông tin để ứng phó với các tình huống khác nhau, đặc biệt là khi tổ chức có sự điều chỉnh về quy mô, mức độ hoạt động để thích ứng với tình hình thực tế. 1.1.2.3 Phân loại theo mức độ phân tích Dự toán từ gốc: Là khi lập dự toán bỏ qua hết những số liệu dự toán đã tồn tại trong quá khứ và xem các nghiệp vụ kinh doanh như mới bắt đầu. Tiến hành xem xét khả năng thu nhập, những khoản chi phí phát sinh và khả năng thực hiện lợi nhuận của đơn vị để lập các báo cáo dự toán. Các báo cáo dự toán mới sẽ không lệ thuộc vào số liệu của báo cáo dự toán cũ. Dự toán từ gốc không chịu hạn chế các mức chi tiêu đã qua, không có khuôn mẫu. Nó đòi hỏi nhà quản lý các cấp phải phát huy tính năng động, sáng tạo và căn cứ vào tình hình cụ thể để lập dự toán ngân sách. Phương pháp dự toán từ gốc có nhiều ưu điểm. Thứ nhất, nó không lệ thuộc vào các số liệu của kỳ quá khứ. Thông thường thì các tổ chức hay dựa vào số liệu của các báo cáo --------------------------------------------- 5 Warren, Reeve, Ducha, 201,. Mangerial Accouting, 11th Editon, Freeload Press, pape 7 dự toán cũ kết hợp với mục tiêu mới để lập dự toán ngân sách cho năm sau. Nhưng cách lập dự toán ngân sách như vậy sẽ che lấp và lệ thuộc vào các khuyết điểm ở kỳ quá khứ và cứ để các thiếu sót, các khuyết điểm của kỳ quá khứ tồn tại mãi. Dự toán từ gốc sẽ khắc phục nhược điểm này trong quá trình lập dự toán. Thứ hai, phương pháp dự toán từ gốc là phát huy mạnh mẽ tính chủ động và sáng tạo của bộ phận lập dự toán. Quan điểm của các bộ phận lập dự toán không bị ảnh hưởng, chi phối bởi những quan điểm sai lầm của những người đi trước. Thông thường thì các bộ phận lập dự toán có khuynh hướng dựa vào ý định của người quản lý cùng với các quy định có sẵng để lập dự toán, thiếu chủ động suy nghĩ về tình hình tương lai, không mạnh dạn khai thác cơ hội phát triển công việc. Vì vậy, làm cho công tác dự toán chỉ mang tính hình thức, mất đi tính hiệu quả thực sự. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là tất cả mọi hoạt động phân tích, nghiên cứu đều bắt đầu từ con số không, khối lượng công việc nhiều, thời gian dùng lập dự toán dài, kinh phí cho việc lập dự toán cao và cũng không thể chắc chắn rằng số liệu dự toán từ gốc chính xác hoàn toàn, không có sai sót. Dự toán cuốn chiếu: Dự toán cuốn chiếu còn gọi là dự toán nối mạch. Dự toán theo phương pháp này là các bộ phận lập dự toán sẽ dựa vào các báo cáo dự toán cũ và điều chỉnh với những thay đổi trong thực tế để lập các báo cáo dự toán mới. Ưu điểm của phương pháp này là các báo cáo dự toán được soạn thảo, theo dõi và cập nhật một cách liên tục, không ngừng. Khuyết điểm của phương pháp này là quá trình lập dự toán ngân sách lệ thuộc rất nhiều vào các báo cáo dự toán cũ, không phát huy tính chủ động sáng tạo của các bộ phận lập dự toán ngân sách. 1.1.3. Mục đích của dự toán ngân sách Dự toán rất cần thiết để quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của các tổ chức. Dự toán cung cấp thông tin về toàn bộ kế hoạch hoạt động của đơn vị một cách có hệ thống và đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Việc lập dự toán còn có những mục đích khác như: 6 - Xác định rõ các mục tiêu cụ thể để làm căn cứ đánh giá việc thực hiện sau này. --------------------------------------------- 6 50. Hồ Phan Minh Đức, 2005, Lập dự toán sản xuất kinh doanh, Đại học Kinh tế - Đại học Huế, trang 8 - Lường trước những khó khăn tiềm ẩn để có phương án xử lý kịp thời và đúng đắn. - Liên kết toàn bộ các hoạt động của đơn vị bằng các hợp nhất các kế hoạch và mục tiêu của các bộ phận khác nhau. Chính nhờ vậy, dự toán đảm bảo các kế hoạch và mục tiêu của các bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của toàn đơn vị. - Đánh giá hiệu quả quản lý và thúc đẩy hiệu quả công việc. 1.1.4 Vai trò của dự toán ngân sách - Là cơ sở để triển khai hoạt động, giám sát hoạt động và đánh giá chất lượng quản lý. - Phối hợp sử dụng khai thác tốt hơn các nguồn lực, các hoạt động, các bộ phận để đảm bảo hơn cho mục tiêu của đơn vị. - Là cơ sở để xây dựng và đánh giá trách nhiệm quản lý của các nhà quản lý. 1.1.5. Chức năng của dự toán ngân sách Chức năng hoạch định: đây là chức năng rất cần thiết đối với mọi đơn vị. Để đạt được mục tiêu đề ra trong quá trình hoạt động cần xây dựng kế hoạch bao gồm cả kế hoạch hàng năm, kế hoạch dài hạn. Hoạch định là cơ sở định hướng cũng như chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh, phối hợp các chương trình hoạt động của các bộ phận liên quan. Nó giúp kiểm soát, đánh giá kết quả của các bộ phận và giúp nâng cao phương pháp quản lý và điều hành của đơn vị. Chức năng tổ chức - điều hành: chức năng này thể hiện việc huy động và phân phối các nguồn lực thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý. Nhà quản lý kết hợp giữa hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể và đánh giá năng lực hoạt động của từng bộ phận để điều phối các nguồn lực của đơn vị tới các bộ phận sao cho việc sử dụng đạt hiệu quả cao nhất. Chức năng kiểm soát: dự toán ngân sách được xem là thước đo, là cơ sở để so sánh, đối chiếu số liệu thực tế đạt được của tổ chức thông qua các báo cáo quản lý. Dự toán ngân sách là cơ sở để giám sát hoạt động của tổ chức trong từng thời kỳ nhất định. 9 Chức năng ra quyết định: ra quyết định không phải là chức năng độc lập mà phải dựa trên nền tảng thông tin vững chắc. Dự toán ngân sách giúp nhà quản lý đo lường, đánh giá trách nhiệm của các bộ phận, các nhân trong tổ chức thông qua các nhiệm vụ, mục tiêu cụ thể đã xác định trong dự toán. Xây dựng kế hoạch ngắn hạn, dài hạn (Hoạch định) Đán So sánh giữa kết quả thực thiện và kế hoạch Sơ đồ 1.1: Chức năng của nhà quản lý (Nguồn: Đoàn Ngọc Quế và cộng sự, 2009) 1.2. Mô hình và phương pháp lập dự toán ngân sách 1.2.1. Mô hình lập dự toán ngân sách7 1.2.1.1 Mô hình 1: Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống là mô hình mà các chỉ tiêu dự toán được định ra từ ban quản lý cấp cao của đơn vị và áp đặt các mục tiêu cho các cấp quản lý trung gian. Sau khi cấp quản lý trung gian tiếp nhận sẽ chuyển xuống cho quản lý cấp cơ sở để làm mục tiêu, kế hoạch cho việc tổ chức hoạt động tại từng bộ phận trong đơn vị. Theo cách lập này, các dự toán được lập theo một chiều mà không có sự phản hồi từ cấp dưới. Phương pháp này có những ưu, khuyết điểm sau: Ưu điểm: Vì lãnh đạo cấp cao có khái niệm rõ ràng về các mục tiêu chiến lược của tổ chức, nên việc lập ngân sách theo mô hình này có các lợi ích sau: - Các mục tiêu ngân sách đảm bảo chiến lược lớn của tổ chức. --------------------------------------------- 7 Huỳnh Lợi, 2009, Kế toán quản trị, Nhà xuất bản Giao thông vận tải, trang 152 10 - Ngăn cản tình trạng nới lỏng ngân sách của các phòng ban. - Đề ra các mục tiêu cao hơn thách thức sự nỗ lực của nhà quản lý. Nhược điểm: - Nhà quản lý cấp cao có thể đề ra các mục tiêu xa rời với công việc thực tế hay quy trình hoạt động của một bộ phận riêng lẻ. - - Kết quả là mục tiêu họ đưa ra có thể không phù hợp hoặc không thể đạt được. - Những nhà quản lý cấp trung có thể bị bỏ rơi khỏi quy trình ra quyết định. - Không khuyến khích tinh thần làm việc của cấp dưới Dự toán từ trên xuống thường không chính xác, những thông tin mà nhà quản lý cao cấp có được thường không đầy đủ. Khi lập dự toán theo mô hình này, đòi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có tầm nhìn tổng quan, toàn diện về mọi mặt của đơn vị, đồng thời phải nắm vững chi tiết hoạt động của từng bộ phận cả về mặt định tính lẫn định lượng. Vì vậy, phương pháp này thích hợp đối với nền kinh tế tập trung, bao cấp hoặc ở những đơn vị nhỏ. 1.2.1.2 Dự toán theo mô hình thông tin phản hồi Quy trình thực hiện mô hình: - Ban đầu ban quản lý cấp cao nhất trong đơn vị sẽ ước tính các chỉ tiêu dự toán. Sau đó các chỉ tiêu này sẽ được truyền xuống cho cấp quản lý trung gian. Trên cơ sở đó, cấp quản lý trung gian sẽ phân bổ các chỉ tiêu này xuống các đơn vị cấp cơ sở, bộ phận quản lý cấp cơ sở sẽ căn cứ vào các chỉ tiêu ước tính, khả năng và điều kiện thực tế của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán nào có thể thực hiện được và các chỉ tiêu dự toán nào cần giảm bớt hoặc tăng thêm. Sau đó bộ phận quản lý cấp cơ sở sẽ bảo vệ các chỉ tiêu dự toán của mình trước bộ phận quản lý cấp trung gian. Bộ phận quản lý cấp trung gian, trên cơ sở tập hợp các chỉ tiêu dự toán của các bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với kinh nghiệm và tầm nhìn tổng quát toàn diện hơn về hoạt động tại các bộ phận cấp cơ sở để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được của bộ phận mình, sau đó tiến hành trình bày với quản lý cấp cao hơn. - Bộ phận quản lý cấp cao, trên cơ sở tổng hợp số liệu dự toán từ các bộ phận quản lý cấp trung gian, kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện về tình hình hoạt