Tài liệu Hệ thống thông tin kế toán tập 3

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TÉ TP. HÒ CHÍ MINH KHOA KÉ TOÁN - KIỂM TOÁN B ộ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOtÍN NHÀ XUẤT BẢN PHƯƠNG ĐÔNG LỜI NÓI ĐẦU Trong các Tập 1, 2 của sách “Hệ thống Thông tin Kể toán”, chúng tôi đã trình bày các vấn đề tổng quan về hệ thống thông tin kế toán ưong doanh nghiệp, đã định hướng cho người đọc trong việc tự tổ chức một hệ bảng tính dựa trên phần mềm MS Excel, để có thể xử lý dữ liệu kế toán trong một doanh nghiệp có quy mô nhỏ, và cũng đã cung cấp những kiến thức cơ bản về quản trị dữ liệu, với những ví dụ minh họa thông qua phần mềm MS Access. Chúng tôi cũng đã trình bày các công cụ và phương pháp lập tài liệu hệ thống,-tiếp cận kiểm soát nội bộ với nhiều quan điểm, nhiều cách tiếp cận cả trong môi trường thủ công và môi trường ứng dụng công nghệ thông tin. Đồng thời việc tìm hiểu hệ thống thông tin kể toán theo từng chu trình nghiệp vụ cũng được trình bày một cách đầy đủ và chi tiết. Để người đọc có tầm nhìn hệ thống, cũng như tiếp cận hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán, Tập 3 của tài liệu “Hệ thống Thông tin Kế toán” được biên soạn để sử dụng cho việc học tập, nghiên cứu, giảng dạy Học phần 3 cùa môn học Hệ thống Thông tin Kế toán. Nội dung Tập 3 này bao gồm các chương như sau: - Chương 1 trình bày tổng quan về chu trình phát triển hệ thống và hai giai đoạn đầu tiên của chu trình: Phân tích và Thiết kế Hệ thống Thông tin Kế toán. Với nội dung được trình bày trong chương này, người đọc có thể hiểu bản chất của quá ưình phát triển hệ thống thông tin kế toán, có thể phân tích một hệ thống thông tin kế toán và thiết kế hệ thống mới. Người đọc cũng có thể làm quen với cách thức và quy trình đánh giá, lựa chọn phần mềm kế toán. - Chương 2 trình bày việc Tổ chức Triển khai, Thực hiện và Vận hành Hệ thống Thông tin Kế toán. Chương này giúp người đọc làm quen với việc tổ chức một hệ thống kế toán máy tính trong thực tế, và cung cấp kiến thức lý thuyết cho việc ứng dụng phần mềm kế toán trong các chương tiếp theo. - Chướng 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 đi sâu vào việc hướng dẫn tổ chức, triển khai, sử dụng một phần mềm kế toán. Việc đọc các chưong này gắn liền với việc'sử dụng phần mềm và làm việc trực tiếp tại phòng máy tính. Trong tài liệu này, chúng tôi cũng đồng thời cung cấp hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán, số liệu minh họa nhằm giúp cho việc sử dụng phần mềm rõ ràng và hữu hiệu hơn. Tài. liệu này do tập thể giảng viên bộ môn Hệ thống Thông tin kế toán, khoa Kế toán - Kiểm toán, trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh biên soạn, bao gồm: ThS. Nguyễn Phước Bảo Ân (Chủ biên), ThS. Thái Phúc Huy, CN. Lương Đức Thuận, CN. Nguyễn Quốc Trung, CN. Nguyễn Hữu Bình. Trong lần biên soạn này, chúng tôi đã cố gắng hoàn chỉnh hơn trong việc trình bày, bô sung, cập nhật nnững kiến thức chuyên môn mới và phù hợp, tuy nhiên sẽ không tránh khỏi các thiếu sót. Chúng tôi xin chân thành cám ơn và mong muốn nhận được cic ý kiến đóng góp của quý bạn đọc về địa chỉ: Bộ môn Hệ thổng Thông tin Kế toán Khoa Kế toán-Kiểm toán, Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh 279 Nguyễn Tri Phương, Quận 10, TP Hồ Chí Minh Điện thoại: (08)38.554540-(08)38.531533 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU...................:..............................................................................5 MỤC LỤC ...................................................................................................7 Chương 1: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN........... !..........................................9 1.1. Tổng quan về chu kỳ phát triển hệ thống.................................... 9 1.2. Phân tích hệ thống...................................................................... 13 1.3. Thiết kế hệ thống.........................................................................40 Chương 2: THỰC HIỆN VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN.............. ’......................................65 2^1. Thực hiện hệ thống.....................................................................65 2.2. Vận hành hệ thống....................................................................... 78 Chương 3: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ KHAI BÁO BAN ĐÀU 86 3.1. Tìm hiểu yêu cầu về cấu hình và cách thức cài đ ặ t................... 86 3.2. Khai báo ban đầu......................................................................... 98 Bài tập ............................................................................................... 138 Chương 4: NHẬP SÓ DƯ ĐẦU KỲ.................................................... 139 4.1. Nguyên tắc nhập số d ư :............................................................139 4.2. Hướng dẫn nhập số dư đầu kỳ trên phần mềm......................... 145 4.3. Kiểm tra và khóa số dư.............................................................. 154 Bài Tập ............................................................................................... 157 Chương 5: NGHIỆP v ụ MUA HÀNG................................................158 5.1. Mua hàng trong nước....................................................................158 5.2. Mua hàng nhập khẩu.....................................................................163 5.3. Mua các dịch vụ khác.................................................................. 166 5.4. Trả lại hàng mua............................................................................177 Bài tập ................................................................................................182 Chương 6ỉ CÁC NGHIỆP v ụ BÁN HÀNG.......................................183 6.1. Bán chịu hàng hóa.........................................................................184 6.2. Bán hàng thu tiền ngay..................................................................199 6.3. Bán hàng qua đại lý ...................................................................... 212 Mục Lục 8 6.4. Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu................................... 223 Bái’táp Chương 7: ................................................................................................230 THEO DÕI THANH TOÁN BÁN HÀNG ....................231 7.1. Phương thức thanh toán bằng tiền m ặt..................................... 231 7.2. Phương thức thanh toán qua ngân hàng.................................... 244 Bài tập Chương 8: 8.1. ................................................................................................260 THEO DÕI THANH TOÁN MUA H À N G .................... 261 Thanh toán mua hàng bằng tiền mặt......................................... 263 8.2. Thanh toán mua hàng bằng tiền gửi ngân hàng........................270 Bài tập ......................... 282 Chương 9: CÁC NGHIỆP v ụ K HÁ C.................... 283 9.1. Tài sản cố định........................................... 283 9.2. 9.3. Phân bổ chi phí trả trước............................................................ 307 Tạm ứng...................................................................................... 311 9.4. 9.5. Lương và các khoản trích theo lương....................................... 317 Trích lập quỹ...............................................................................324 9.6. Công việc cuối kỳ...................................................................... 329 Bài tập ............................................................................................... 336 Chương 10: KHAI THÁC THÔNG TIN TRONG PHÀN M ÈM ..... 337 10.1. Báo cáo tài chính....................................................................... 338 10.2. Hệ thống sổ sách kế toán...........................................................340 10.3. Báo cáo quản trị..........................................................................346 10.4. Truy xuất báo cáo sang các phần mềm khác........................... 347 10.5. Thiết kế báo cáo và sổ kế toán...................................................348 Bài tập ............................................................................................... 363 SỚ LIỆU MINH HOẠ ỬNG DỤNG PHÀN MÈM KẾ TOÁN TRONG DOANH N G H IỆP.... ............................................... ................. 364 PHÀN 1: KHAI BÁO THÔNG TIN DOANH NGHIỆP...............364 PHẦN 2: CÁC NGHIỆP VỤ PHÁT SINH TRONG KỲ...............385 TÀI LIỆU THAM KHẢO.... ......... . ....................................398 Chuơne 1 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THốNG THÔNG TIN KẾ TOÁN / Sau khi tìm hiểu chương này, người hoc sẽ: v' - Hiểu rõ về chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán. - Nắm bắt quy trình tổ chức Hệ thống thông tin kế toán trong điểu kiện tin học hóa - Hiểu rõ về quá trình phân tích, thiết kế hệ thống kế toán trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán - Nắm bắt quy trình và cách thức đánh giá, lựa chọn, phần mềm kế '' toán trong doanh nghiệp 1.1. Tổng quan về chu kỳ phát triển hệ thống 1.1.1. Mục tiêu phát triển hệ thống Một hệ thống thành công khi nó đạt được các mục tiêu đề ra. Một cách chung nhất, một hệ thống thông tin kế toán thành công nếu nó đạt được các mục tiêu: cung cấp được các thông tin hữu ích; thời gian phát triển hợp lý; thỏa mãn nhu cầu thông tin của doanh nghiệp; người dùng phải hài lòng kể cả nhân viên kế toán. 1.1.2. Chu kỳ plĩát triển hệ thống Hệ thống thông tin kế toán đóng góp cho các quyết định quản lý về kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý, và các cấp điều hành. Khi có thay đổi về tổ chức, ngưòi quản lý các cấp đối diện với các quyết định mới và xác định được các nhu cầu mới cho thông tin cần thay đổi để phù họp với những 10 Chương ỉ: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán nhu cầu này. Quá trình phát triển của phần lớn hệ thống kế toán tuân theo những chu Rỳ nhất định thường gọi là chu kỳ phát triển hệ thống. Chu kỳ này biểu-hiện-rất rõ trong hệ thống kế toán vì những hệ thống thông tin này thường được sử dụng trong một thời gian dài. Chu kỳ này bắt đầu từ khi nhà quản lý nhận thức được hệ thống đang tồn tại không đáp ứng được nhu cầu. Nhà quản lý này có thể đề xuất một giải pháp hoặc có thể muốn vấn đề được một vài người nào đó nghiên cứu để đưa ra các giải pháp khả thi. Đội ngũ nghiên cứu có thể mở rộng phạm vi nghiên cứu hay có thể xây dựng một hệ thống thông tin mới như là một giải pháp cho vấn đề đó. Giải pháp này có thể được sử dụng cho đến khi một nhà quản lý khác nhận ra nó không còn đáp ứng nhu cầu nữa. Và chu kỳ phát triển hệ thống lại tiếp tục. Một hệ thống thông tin kế toán có thể phát triển theo hai hướng là tuân thủ các giai đoạn chuẩn mực hoặc theo một mẫu thử nghiệm. 1.1.3. Phát triển theo các giai đoạn chuẩn mực Các giai đoạn cùa chu kỳ phát triển hệ thống bao gồm lập kế hoạch, phân tích, thiết kế, thực thi và điều hành hệ thống. Quá trình này sử dụng những công cụ thiết kế và có các tiêu chuẩn riêng trong chu kỳ phát triển hệ thống. Hướng phát triển này yêu cầu báo cáo cho nhà quản lý những điểm mốc kiểm tra sau mỗi giai đoạn. Mỗi điểm kiểm tra giúp xem lại và đánh giá hệ thống được đề xuất. Ban quản lý có thể xác định những thay đổi cho đề xuất đó, ngưng những xem xét khác của đề xuất, hay cho phép giai đoạn tiếp theo được tiếp tục. Các giai đoạn cùa chu kỳ phát triển hệ thống bắt đầu khi các nhà quản lý xây dựng kế hoạch phát triển hệ thống, bao gồm: Phân tích hê thống: Phân tích hệ thống là một quá trình khảo sát hệ thống thông tin hiện hành và môi trường của nó để xác định các khả năng cải tiến, các giải pháp cho hệ thống mới và khả năng thực hiện các giải pháp đó. Phân tích hệ thống được bắt đầu với ba lý do. Lý do đầu tiên và thông dụng nhất là hệ thống đang tồn tại không đáp ứng các chức năng như đã đòi hỏi. Ví dụ một hệ thống kế toán thương mại nhò có thể tương xứng với quy Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Ké Toán 11 mô hiện tại, nhưng khi mở rộng quy .mô, sẽ tạo nên tình trạng nghẽn thông tin trong quá trình xử lý các nghiệp vụ. Trong tình huống này phân tích hệ thống sẽ bắt đầu từ việc giải quyết vấn đề của hệ thống đang tồn tại. Lý do thứ hai, một đội nghiên cứu hệ thống có thể được chỉ định để tìm ra yêu cầu mới về thông tin. Yêu cầu này có thể do ban kế hoạch hệ thống dài hạn xác định hay là kết quả của thay đổi luật pháp, cạnh tranh trong môi trường kinh doanh. Ví dụ khi phản ứng lại sự cạnh tranh, nhiều doanh nghiệp phân tích số liệu kể toán bán hàng trong quá khứ để đề ra một -phương trình kế hoạch marketing tương lai. Các thay đổi luật, chính sách kinh doanh cũng làm xuất hiện nhiều yêu cầu báo cáo cho các đối tượng có liên quan, do đó cần có hệ thống mới để có thể đáp ứng các yêu cầu này. Thứ ba, thông thường một doanh nghiệp bắt đầu việc phân tích hệ thống để nắm bắt các ưu điểm của kỹ thuật mới, hệ thống đang tồn tại có thể vẫn đáp ứng các yêu cầu thông tin, nhưng từ khi nó được thiết lập, những thay đổi kỹ thuật đã tạo ra những phương pháp mới hiệu quả hơn. Thiết kế he thống: Trong quá trình thiết kế hệ thống, đội thiết kế sẽ chuyển những mô tả được tạo ra trong quá trình phân tích thành những phương thức có thể thực hiện được. Giai đoạn thiết kế thường phát triển các phương trình máy tính như là một đơn thể (module) có thứ tự từ trên xuAng. Mỗi module là một phân đoạn của mã máy tính phục vụ cho một chức năng. Trong những dự án lớn, thiết kế hệ thống gồm có thiết kế sơ bộ và thiết kế chi tiết. Khi thiết kế sơ bộ, hệ thống được tạo ra về mặt nhận t.ìức. Đội dự án bắt đầu từ những mục tiêu của hệ thống và định ra các tiến trình chính, dữ liệu, và báo cáo cần thiết để đạt được các mục tiêu này. Trong thiết kế chi tiết, nhóm thiết kế sẽ định ra cách hoạt động chi tiết của hệ thống... Thưc hiên hề thống: Là giai đoạn hệ thống được tạo ra Vcà chuẩn bị đưa vào sử dụng. Vân hành hẻ thống: Việc chuyền đổi hệ thống không làm chấm dứt tiến trình phát triển hệ thống. Nhiều tháng sau khi hoạt động của một hệ 12 Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán thống mới bắt đầu, việc thẩm định quá trình thực hiện chuyển đổi xảy ra. Trong quá trình' thẩm định này, thành viên của đội thiết kế với sự giúp đỡ của kiểm toán viên kiểm tra sự hoạt động của hệ thống. Mục đích của việc thẩm định lấ xác định xem hệ thống có đạt được các mục tiêu của nó không. Nó xác định các vấn đề cần hiệu chình và cung cấp thông tin phản hồi cho ban thiết kế về sự thành công của hệ thống. Một hoạt động khác, bảo trì hệ thống, diễn ra trong suốt quá trình hoạt động của hệ thống. Đây là nhiệm vụ cần thiết để sửa chữa những sai sót trong thiết kế hệ thống, hay thực hiện những thay đổi không quan trọng đối với hệ thống do thay đổi môi trường. Bảo trì hệ thống bao gồm cả những thay đổi thiết bị (còn gọi là bảo trì phần cứng) và cả những thay đổi chương trình máy (Software maintenance). Cho dù nó không phải là một phần của quá trình phát triển hệ thống, bảo trì hệ thống cần thiết cho sự hoạt động của hệ thống thông tin. 1.1.4. Phát triển theo mẫu thử nghiệm Hướng phát triển này thích hợp với các hệ thống xử lý nghiệp vụ nhỏ. Những hệ thống có ít người dùng và có tuổi thọ ngắn. Đây là một hướng phát triển bỏ qua các giai đoạn chuẩn mực, không mang tính cấu trúc nhằm đạt đến một giao tiếp nhanh chóng. Quá trình này có thể được lặp đi lặp lại cho đến khi nào phù hợp. Một nhóm thiết kế hệ thống được thành lập gồm có các chuyên viên phân tích hệ thống có kinh nghiệm. Nhóm thiết kế sẽ tạo ra một mô hình làm việc câp cao, không chi tiết cùa hệ thống. Sau đó, những người dùng sê vận hành hệ thống thử nhiều lần, báo cáo hay việc nhập liệu, cho đến khi họ hài lòng với hệ thống, đội thiết kế tạo ra sản phẩm hệ thống thực tế theo mẫu thử nghiệm. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn từng giai đoạn của chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán. Chương ỉ: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 13 1.2. Phân tích hệ thống 1.2.1. Tổng quan Phân tích hệ thống là giai đoạn đầu tiên của chu kỳ phát triển hệ thống. Kết quả của quá trình phân tích hệ thống có thể là việc thiết kế một hệ thống mới, có thể là điều chỉnh hệ thống hiện hành hoặc giữ nguyên hệ thống hiện hành. Quá trình thiết kế hệ thống chỉ thực sự được bắt đầu khi các chuyên viên phân tích hệ thống kết luận rằng hệ thống hiện hành không thể giải quyết các tồn tại, và việc thực hiện hệ thống mới đảm bảo mối quan hệ hợp lý giữa chi phí và lợi ích. Trong quá trình thiết kế hệ thống, đội thiết kế hệ thống chuyển đổi các đề nghị từ quá trình phân tích hệ thống sang các hình thức có thể thực hiện được; để từ đó, quá trình thực hiện và vận hành hệ thống được bắt đầu. 1.2.1.1. Công cụ phân tích hệ thống Trong giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống, đội ngũ nghiên cứu su dụng nhiều công cụ hệ thống để tìm hiểu, đánh giá, trình bày hệ thống dễ dàng và đầy đủ hơn. Các thành viên của đội xem xét và đánh giá các tài liệu hiện có, sử dụng kết quả phỏng vấn và sử dụng các kỹ thuật đo lường công việc để hiểu làm thế nào hệ thống hiện tại hoạt động. Họ thu thập các ghi chú có từ những hoạt động này và đính kèm chúng trong giấy làm việc cùa đội nghiên cứu. Họ kẻ các lưu đồ hoặc so đồ dòng dữ liệu, đề ra các câu hỏi, và cũng có thể xem xét và đánh giá các báo cáo do các Kiểm toán viên độc lập hoặc các Kiểm toán viên nội bộ cung cấp. Xem xét đánh giá các tài liệu Có ba loại tài liệu liên quan đến đội nghiên cứu: Tài liệu tổ chức, tài liệu cá nhân và tài liệu xử lý. Đội nghiên cứu xem xét tài liệu mô tà cấu trúc của tổ chức và mô tả các thủ tục kế toán. Thông tin này bao gồm sơ đồ tổ chức, hệ thống tài khoản, dự thảo ngân sách bộ phận (phòng ban) ưong những năm gần đây. Tài liệu tổ chức mô tả môi trường của những vấn đề tồn tại cũng như các yêu cầu mới và kỹ thuật mới - những nguyên nhân của các đê xuât. 14 Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Ngân sách và sơ đồ tổ chức có thể chỉ ra nguồn gốc của vấn đề, hoặc có thể ảnh hường đến tiềm năng khả thi của những khả năng cải tiến một hệ thống. Hệ thống, kế toán hỗ trợ việc tìm hiểu dự toán và cấu trúc của hệ thống kế toán ảnh hưởng đến bản chất của những đề xuất thay đổi hệ thống. Đội nghiên cứu cũng xem các tài liệu có sẵn tập trung vào cách các cá nhân thực hiện công việc của họ. Những tài liệu này bao gồm bảng mô tả công việc, thủ tục thủ công, tiêu chuẩn thực hiện và cấu trúc điều hành máy tính. Các tài liệu cá nhân thường rất chi tiết và việc kiểm tra nó là một tiến trình lâu dài. Trong nghiên cứu tài liệu, các thành viên của đội tìm ra những mô tả của các nhiệm vụ cá nhân mà những mô tả này có thể giúp xác định nguồn gốc của vấn đề cần giải quyết. Thông thường, một nhu cầu thông tin mới hoặc kỹ thuật công nghệ mới yêu cầu thay đổi các nhiệm vụ này và tập trung dữ liệu vào những nhiệm vụ hiện có, nhằm thực hiện các hoạt động phát triển sau này dễ dàng hơn. Một loại tài liệu kỊìác được đội nghiên cứu kiểm tra là tài liệu xử lý. Những tài liệu này cung cấp thông tin về nơi giao tiếp giữa các nhiệm vụ cá nhân và giữa các nhiệm vụ này với máy tính. Việc xử lý tài liệu chỉ ra các cách, các thủ tục nhập liệu bằng tay và nhập dữ liệu tự động bằng máy tính, nó bao gồm các lưu đồ, các biểu mẫu và báo cáo mẫu. Bằng cách kiểm tra lưu đô, đội nghiên cứu xác định các tiến trình tuân tự được thực hiện tạo nên hệ thống. Tiến trình này có thể tạo ra cơ hội giải quyết các vấn đề tồn tại dễ hơn việc phân tích các công việc cá nhân. Các biểu mẫu xác định dữ liệu mà hệ thông thu nhập và báo cáo mẫu mô tả thông tin nó cung cấp. Các biểu mâu và các báo cáo mẫu có thể được thay đổi để thỏa mãn yêu cầu mới về thông tin, hoặc để thực hiện một kỹ thuật công nghệ mới. Việc xem xét, đánh giá các tài liệu là công việc quan trong và cần thiêt. Tuy nhiên, có thể các tài liệu không còn hữu ích, ví dụ, trong trường hợp hệ thông đang được nghiên cứu đã quá lạc hậu, các lưu đồ, các mô tả thủ tục thủ công, các mô tả công việc có thể không còn chính xác. Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 15 Phỏng vấn Sau khi thu thập tài liệu, bước tiếp theo để khảo sát sơ bộ hệ thống hiện hành là tiến hành phỏng vấn. Trước hết thành viên của đội nghiên cứu phỏng vấn người quản lý chịu trách nhiệm ở các phòng ban sử dụng hệ thống. Trong khi phỏng vấn, đội nghiên cứu không những tìm hiểu những vấn đề đang tồn tại mà còn cố gắng tranh thủ sự nhiệt tình ủng hộ của người quản lý. Sự phối họp tất cả người dùng hệ thống rất quan trọng để cho việc nghiên cứu thành công và sự phối họp này dễ dàng đạt được nếu các nhân viện nhận ra rằng lãnh đạo của họ cũng ủng hộ nó. Sau khi phỏng vấn người quản lý, các thành viên khác của đội nghiên cứu bắt đầu phỏng vấn các giám sát viên và các nhân viên thừa hành. Trong quá trình phỏng vấn, đội nghiên cứu yêu cầu người được phỏng vấn mô tả nhiệm vụ, công việc của họ. Điều này cho phép đội nghiên cửu biết được tại sao các tài liệu hiện hành không còn phù hợp hiện tại. Họ cũng tìm hiểu ý kiến của người được phỏng vấn trong mối liên hệ với các vấn đề cần giải quyết, những yêu cầu thông tin hoặc thay đổi kỹ thuật công nghệ. Thậm chí giám sát viên và các nhân viên thừa hành có thể giới hạn khả năng tiên triển của vấn đề cần giải quyết; họ có thể đưa ra những thông tin về nguồn gốc của nó, các giải pháp tình huống, những khó khăn vốn có trong việc cung cấp thông tin mới hoặc trong giới thiệu một kỹ thuật mới. Trong khi thực hiện phỏng vấn, thành viên đội nghiên cứu có thể ghi nhận hoặc thu thập các biểu mẫu đầy đủ nhằm dùng cho việc xem xét lại sau này. Neu cấp quản lý quyết định giới thiệu một hệ thống mới, người phỏng vân cân phải năm băt được sự châp nhận của người dùng. Người dùng cũng cung cấp cho đội nghiên cứu những thông tin cần thiết để hiểu cách hệ thống hiện hành hoạt động. Đội nghiên cửu sử dụng sơ đồ, bảng quyết định, các câu hỏi và kỹ thuật đo lưòng công việc để tăng cường sự hiểu biết của họ về hệ thống. 16 Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán MÔ hình dữ liệu Sử dụng các thông tin thu thập được trong quá trình xem xét - đánh giầ tẩi liêu và quá trình phỏng vấn, đội nghiên cửu hệ thống thiết kế một mô hình dữ liệu được hệ thống hiện hành sử dụng. Mô hình dữ liệu là một kỹ thuật để tổ chức, thiết kế và mô tả dữ liệu cùa tổ chức; dữ liệu được mô tả trong mô hình dữ liệu phụ thuộc vào phương thức và quá trình xử lý dữ liệu để cung cấp thông tin. Khi được thực hiện chính xác, mô hình dữ liệu là điều kiện đảm bảo quá trình xử lý dữ liệu của hệ thống chính xác, luôn được cập nhật, và thỏa mãn tất cả các nhu cầu thông tin. Các dữ liệu cũng được tô chức nhằm có thê dễ dàng điều chỉnh trong tương lai khi có các yêu cầu thông tin mới. Điều này đảm bảo tính linh hoạt của dữ liệu. Một phương pháp tiếp cận thông thường của việc tổ chức mô hình dữ liệu là sử dụng sơ đồ quan hệ thực thể. Mô hình xử lý - Lưu đồ và Stf đồ dòng dữ liệu Đội nghiên cứu hệ thống tạo các mô hình xử lý nhằm minh họa cho hệ thống hiện hành. Kỹ thuật tổ chức và mô tả quá trình xử lý, dữ liệu, nhập liệu và đầu ra của một hệ thống được gọi là mô hình xử lý của hệ thống. Phương pháp thông thường được sử dụng để mô tả mô hình xử lý của hệ thống là việc sử dụng lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu. Một sơ đồ dòng dữ liệu chỉ ra dòng dữ liệu giữa các tiến trình, các tập tin và nơi đầu ra dữ liệu bên ngoài. Một lưu đồ minh hoạ trình tự các tiến trình; lưu đồ có thể là lưu đồ hệ thống hoặc lưu đồ chứng từ. Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả dòng dữ liệu mang tính logic hơn là tính tự nhiên, chúng cho phép các phân tích viên sáng tạo hơn. Phân tích viên buộc phải nghĩ về điều nên làm hơn là làm bằng cách nào. Điều này cung cấp phương tiện cho họ xác định các vấn đề cần giải quyết dễ hơn và phát triển các giải pháp tốt hơn. Một chuyên viên phân tích hệ thống nếu bị ám ảnh những chi tiết mang tính kỹ thuật, thì có thể không nhận thấy những nhu cầu thông tin của người dùng trong quá trình phát triển hệ thống cho đến khi Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 17 không thể sửa sai được; đồng thời, nếu bỏ qua các chi tiết mang tính kỹ thuật thì giữa người dùng và các phân tích viên có thể hiểu nhau dễ dàng hon - do người dùng thường không có'hiểu biết sâu sắc về kỹ thuật. Chính vì những lý do này, trong phân tích và thiết kế hệ thống, sơ đồ dòng dữ liệu ngày càng thay thế vai trò của lưu đồ. Một nhân viên kế toán có thể sẽ tiếp cận với một trong những cách thức mô tả mô hình xử lý của hệ thống, tuy nhiên, đội nghiên cứu hệ thống sử dụng mô hình xử lý hệ thống này vì ba mục đích: khái quát hóa, tài liệu -hóa, và phân tích. Sơ đồ là phương pháp hiệu quả để khái quát điều mà đội nghiên cứu tìm hiểu được qua phòng vấn và xem xét và đánh giá tài liệu. Ví dụ, qua các cuộc phỏng vấn, chuyên viên phân tích ghi lại các ghi chú, những ghi chú này mô tả quan điểm của các nhân viên riêng biệt. Sau đó phân tích viên thể hiện khái quát thông tin này vào một biểu mẫu mô tả toàn bộ các hoạt động đứng trên quan điểm tổng quát của doanh nghiệp. Sơ đồ dòng dữ liệu giúp cho phân tích viên làm nhiệm vụ này dễ dàng hơn. Sơ đồ dòng dữ liệu cũng cho phép đội nghiên cứu dẫn chứng bằng tài liệu về phương thức hoạt động của hệ thống hiện hành. Sơ đồ dòng dữ liệu được tạo ra trong khảo sát sơ bộ sẽ cập nhật các tài liệu cũ mà có thể không cân tốn thời gian sửa chữa. Nếu giai đoạn thiết kế một hệ thống mới được thực hiện tiếp theo sau một quá trình phân tích hệ thống, thì khi thiết kế và chuyên đổi hệ thống rất cần đến sơ đồ mới của hệ thống cũ. Sơ đồ mới cũng giải thích cho quản lý và ban chỉ đạo là đội nghiên cứu đã có sự kiểm tra thích đáng về hệ thống hiện hành. Sơ đồ dòng dữ liệu cũng còn có giá trị khi đội nghiên cứu đã tập họp hêt các dữ liệu của nó. Ở đây, đội nghiên cứu bắt đầu phân tích hệ thống hiện hành để xác định các vấn đề cần giải quyết hoặc các tiềm năng cải tiến. Một sơ đồ dòng dữ liệu chứa những mô tả súc tích các tiến trình tạo ra hệ thông. Phân tích viên có thề thấy sự ảnh hưởng của vấn đề cần giải quyết hoặc sự cải tiến dễ hơn so vói khi ghi chú, tưòim thuật hoặc dạng khác cùa 18 Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán tài liệu được sử dụng. Trong thực tế nhiều phân tích viên kinh nghiệm thấy rằng các tiến trình của sơ đồ dòng dữ liệu tự nó giúp xác định vấn đề cần giải quyêt hòặc tạo ra ý tưởng cho hệ thông mới. Sử dụng bảng câu hỏi Đội nghiên cứu cũng có thể sử dụng các câu hỏi trong khi khảo sát sơ bộ. Một bảng câu hỏi có thể được dùng theo hai cách: phân tích viên hoặc nhân viên phòng ban sử dụng hoàn thành nó. Thông thường, đội nghiên cứu trình bày và thuyết minh các câu hỏi cho các thành viên của đội sử dụng khi phỏng vấn. Khi tiến hành phỏng vấn, phân tích viên xác định danh mục các câu hỏi thực tế cần nhận định, cần được trả lời, danh mục các câu hỏi này được sử dụng như một hướng dẫn để đảm bảo là mọi dữ liệu cần thiết đã được thu nhập. Khi được sử dụng theo cách này, câu hỏi được xác định bởi các phân tích viên hệ thống có kinh nghiệm. Sau đó dội nghiên cứu có thể dùng những thành viên ít kinh nghiệm hơn để phỏng vấn mà không sợ bỏ qua thông tin quan trọng. Đội nghiên cứu hệ thống cũng có thể yêu cầu những thông tin hay những ý kiến từ tập thể người dùng hệ thống. Lúc này, người dùng cần hoàn thành bảng câu hỏi hơn là được phòng ‘vấn riêng lẻ. Cách tiếp cận này có hiệu quả khi đội nghiên cứu đã điều tra hệ thống và đã xác định các yêu cầu thông tin quan trọng. Ví dụ, để có thể thu thập số liệu thống kê liên quan đến sự thỏa mãn yêu cầu của người dùng hoặc việc sử dụng hệ thống thường xuyên, để có thể tiết kiệm thời gian và chi phí, đội nghiên cứu hệ thống nên sử dụng bảng câu hỏi. Tuy nhiên, việc sử dụng bảng câu hỏi thay cho phòng vấn có thể không thu thập đầy đủ thông tin quan trọng do khi sử dụng bảng câu hỏi, các phân tích viên không có cơ hội hỏi các câu hỏi mang tính chất thăm dò, cũng như không làm cho người được phong van san sàng cung'Cấp thông tin. Đo ỉưòiig công việc Các bảng câu hỏi đôi khi được sử dụng chung với việc tìm hiểu khối lượng công việc. Khi các công cụ hộ thống khác được đội nghiên cứu sử Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 19 dụng nhằm xác định các nhiệm vụ được thực hiện trong hệ thống, thì việc tìm hiểu khối lượng công việc, xác định cường độ hoặc khối lưọng của những nhiệm vụ này. Ví dụ, qua phỏng vấn hoặc qua xem xét tài liệu, phân tích viên có thể xác định nhân viên kế toán khoản phải trả là người chuẩn bị phiếu kiểm soát lô (batch control slip), tuy nhiên lại không xác định được công việc này có thường xảy ra không, hoặc không biết cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành một phiếu kiểm soát lô. Do đó, phân tích viên đề nghị nhân viên kế toán trả lời bảng câu hỏi về việc lập phiếu kiểm soát lô hàng ngày nhằm nắm bắt thời gian cần thiết để thực hiện lập phiếu kiểm soát. Sau một vài ngày, với bảng câu hòi có sẵn, phân tích viên tính toán lượng thời gian trôi qua trung bình cho nhiệní vụ này. Một phưong pháp khác dể đo lường công việc là đếm số luợng dầu ra từ một tác vụ của hệ thống, như số lượng các mẫu biểu đã hoàn thành hoặc sô lượng báo cáo đã lập. Điều này giúp cho một đội nghiên cứu tính toán hiệu quả của tác vụ thông qua số lượng đầu ra của mỗi nhân viên hoặc số lượng đầu ra trong một đơn vị thời gian. Báo cáo kỉểm toán Đội nghiên cứu có thể hra chọn xem xét các báo cáo do các các kiểm toán viên soạn. Những báo cáo này có thể được những các kiểm toán viên nội bộ hoặc các kiểm toán viên độc lập chuẩn bị. Với trách nhiệm bản thân, các kiểm toán viên nội bộ thực hiện kiểm toán hoạt động các phòng ban hoặc các bộ phận của doanh nghiệp. Trong quá trình kiểm toán hoạt động, các kiêm toán viên nội bộ phân tích những hoạt động của phòng ban và xác định các diêm yếu và các khả năng cải tiến. Khi kết thúc, các kiểm toán viên độc lập viêt một báo cáo cho quản lý để mô tả chúng. Các kiểm toán viên độc lập gửi thư quản lý cho các nhà quản lý cấp cao khi tiến hành kiểm toán báo cáo tài chính. Thư quản lý mô tả các yếu diêm của kiểm soát nội bộ mà các kiêm toấn viên xác định được trong khi 20 Chương I: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán kiểm toán. Các kiểm toán viên độc lập cung cấp thư quản lý như một dịch vụ kiểm toán cộng thêm; thư quản lý không phải là một phần của báo cáo kiểm toán độc iập chuẩn. , Thông thường, báo cáo kiểm toán hoạt động hoặc thư quản lý mô tả điểm yếu kém, và đưa ra những đề nghị hữu ích cho đội nghiên cứu. Thông qua quá trình nghiên cứu, các kiểm toán viên đã kiểm tra hệ thống và sự đánh giá của các kiểm toán viên giúp đội nghiên cứu xác định được các vấn đề cần giải quyết. Do đó, khi thiết kế một hệ thống mới, có thể bổ sung các đề xuất của các chuyên gia kế toán. Phân tích hệ thống Phân tích hệ thống là quá trình xem xét, đánh giá hệ thống thông tin hiện hành và môi trường của nó để xác định những khả năng cải tiến hệ thống. Phân tích hệ thống có thể bắt đầu với ba lý do: (i) khắc phục những nhược điểm của hệ thống hiện hành; (ii) thỏa mãn những yêu cầu mới về thông tin; (iii) bắt kịp với tiến bộ công nghệ thông tin. Quá trình phân tích hệ thống sẽ do các chuyên viên phân tích hệ thống thực hiện. Một chuyên viên phân tích hệ thống giòi cần phải có những kiến thức về các phương pháp xử lý trên máy tính, nắm bắt các yêu cầu thông tin của kinh doanh, và cũng cần có kỹ năng trong việc áp dụng các cách tiếp cận hệ thống để giải quyết vấn đề. Giai đoạn phân tích hệ thống bao gồm hai quá trình nối tiếp nhau do đội dự án phân tích hệ thống tiến hành. Đội dự án bao gồm các chuyên viên phân tích hệ thống các nhân viên quản lý cấp cao, và đại diện người dùng hệ thông. Trước tiên, đội dự án sẽ xem xét những vấn đề tồn tại của doanh nghiệp; quá trình này được gọi là khảo sát sơ bộ. Thông qua quá trình xem xét này, đội dự án xác định nhũng giải pháp cần có có đòi hỏi phải sử dụng máy tính hay không. Sau đó, đội dự án sẽ xem xét chi tiết về những thay đổi tiềm tàng của hệ thống. Quá trình này được gọi là nghiên cứu khả thi. Chương ỉ: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kể Toán 21 1.2.1.2. Tầm quan trọng cùa phân tích hệ thong Giai đoạn phân tích hệ thống có vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình phát triển hệ thống thông tin kế toán. Phân tích hệ thống giúp thu thập thông tin và đánh giá về hệ thống hiện tại, tạo mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng hệ thống, đồng thời xác định chi tiết các khó khăn cần giải quyết của hệ thống hiện tại. Việc phát triển hệ thống mới phải dựa trên nền tảng của hệ thống cũ, phải giải quyết được các khó khăn và phát huy được các ưu điểm của hệ thống cũ, tuy nhiên, một số người dùng sợ thay đổi công việc hay sợ bị mất việc nên có thể có các hành vi chống đối, điều này có thể dẫn đến hệ thống mới không thực hiện vận hành thành công. Do đó, việc phân tích hệ thống cũng nhằm giải quyết sự mâu thuẫn này. Một hệ thống mới phải xử lý và cung cấp thông tin hữu ích và phù hợp cho người dùng. Nếu không xác định chính xác các nhu cầu thông tin này, một hệ thống mới có thể không thực hiện được. Nhu cầu thông tin do hệ thống mới cung cấp cần phù hợp với từng người dùng, từng cấp quản lý trong doanh nghiệp. Giai đoạn phân tích hệ thống được thực hiện nhàm xác định chính xác yêu cầu cung cấp thông tin cho từng người sử dụng hệ thống, từng cấp quản lý hay thông tin cần được cung cấp cho việc đề ra từng quyết định kinh doanh. Bên cạnh việc cung cấp thông tin đáp ứng nhu cầu quản lý, một hệ thống mới phải có tính khả thi nếu muốn được thực hiện vận hành. Tính khả thi cùa hệ thống mới sẽ được khảo sát, đánh giá trong giai đoạn phân tích hệ thong. Việc đánh giá tính khả thi cùa hệ thống nếu không đầy đủ hay không được thực hiện sẽ dễ dàng dẫn đến các bất cập trong các giai đoạn kế tiếp của quá trình phát triển hệ thống. ỉ . 2.2. Đề xuất nghiên cứu hệ thống Ban chỉ đạo hệ thống thông tin tiến hành tổ chức khảo sát sơ bộ nhằm đáp ứng những đề xuất nghiên cứu hệ thống. Thông thường đề xuất này do giám đốc điều hành, do nhóm kế hoạch hệ thống dài hạn, hay do cấp lãnh 22 Chươìig 1: Phân Tích và Thiết Kể Hệ Thống Thông Tin Kế Toán đạo cao nhất đưa ra. Nếu đề xuất này được đồng ý, ban chi đạo sẽ chi định đội ngũ nghiên cứu hệ thống để tổ chức khảo sát. . Lý do của những đề xuất nghiên cứu hệ thống Đề xuất nghiên cứu hệ thống được bắt đầu do nhiều lý do khác nhau. Đôi khi giám đốc điều hành bắt đầu một đề xuất nghiên cứu hệ thống sau khi xác định những nhược điểm của hệ thống hiện hành. Người giám đốc này muốn đội ngũ nghiên cứu tìm hiểu những nhược điểm đó và cân nhắc yêu cầu thay đổi hệ thống. Thông thường tốc độ phát triển một hệ thống thông tin hiện hành chậm horn tốc độ phát triển của doanh nghiệp, và bời vì sự tăng trưởng của doanh nghiệp, hệ thống hiện tại trờ nên không đủ sức xử lý. Chúng ta có thể xem xét. kỹ hơn vấn đề này. Ví dụ, trong hệ thống kế toán không dùng máy tính, sự phát triển của doanh nghiệp sẽ dẫn đến tình trạng khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, hệ thống kế toán không đủ sức xử lý, gây tồn đọng các nghiệp vụ kế toán, thông tin không cung cấp kịp thời. Sự thay đổi trong doanh nghiệp cũng có thể là nguyên nhân gây ra các sai sót trong xử lý nghiệp vụ. Ví dụ, một doanh nghiệp có thể phân công lại trách nhiệm nhập đơn đặt hàng từ nhân viên chuyên nghiệp sang cho nhân viên không chuyên, nếu nhân viên ghi chép này không nắm vững khách hàng hay phương thức tiêu thụ, họ có thể ghi chép không đúng nhiều đơn đặt hàng. Đôi khi việc nghiên cứu hệ thống được tiến hành vì một hệ thống không thực hiện đúng chức năng được yêu cầu, ví dụ: một hệ thống kế toán trách nhiệm xử lý trên máy tính không cung cấp các phạm vi thực hiện có đầy đủ ý nghĩa cho nhũng giám sát viên điều hành. Một người quản lý có thể đưa ra ý kiến đê xuât nghiên cứu cho hệ thống rnới để cung cấp các thông tin tốt hon cho hoạt động và cho kiểm soát. Điều này dẫn đến tình trạng rất nhiều đề xuất được đưa ra nhằm điều chỉnh sự quá tải trong xử lý. Một lý do khác của việc bắt đầu những đề xuất nghiên cứu hệ thống là sự xuất hiện nhũng yêu cầu mới về thông tin. Những thông tín mới này phát Chương 1: Phần Tích và Thiết Kê Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 23 sinh do yêu cầu cần phải phù họp với những thay đổi hệ thống pháp luật hay do sức ép cạnh tranh trên thị trường. Những yêu cầu thông tin mới có thể được xác định do nhóm kế hoạch hệ thống - một bộ phận của kế hoạch chiến lược dài hạn. Nhiều khi các giám đốc điều hành hoặc các nhân viên kể hoạch dài hạn có thể đưa ra ý kiến đề xuất nghiên cứu hệ thống để thực hiện kỹ thuật mới. Ví dụ việc sử dụng các mã vạch hàng hóa,... Những kỹ thuật phát triển khác cung cấp khả năng tạo báo cáo tại các trạm đầu cuối (terminal reporting). Điều này yêu cầu các nhà quản lý nhận những báo cáo thông tin tại các trạm đầu cuối (terminal) hay các máy tính cá nhân bất cứ lúc nào họ muốn. Với khả năng này, các nhà quản lý có thể nhận và lựa chọn thông tin cần thiết cho chính họ. ✓ Thực hiện kỹ thuật mới là lý do rất phù hợp để bắt đầu tiến hành khảo sát sơ bộ. Nhưng việc ứng dụng kỹ thuật mới nhất đôi khi không mang lại sụ hiệu quả về mặt chi phí. Chi phí và hiệu quả của một đề xuất dùng kỹ thuật mới sẽ được đánh giá trong suốt một hoạt động khác của phân tích hệ thống: giai đoạn nghiên cứu tính khả thi. Sự bắt đầu một dự án Ban chỉ đạo hệ thống thông tin gồm có những lãnh đạo cùa bộ phận MIS và các đại diện của mỗi phòng ban - nơi sử dụng các ứng dụng máy tính. Ban chi đạo này họp thường xuyên hàng tuần hay hắng tháng để xem xét đánh giá những đề xuất dự án. Trong số những đề xuất này có cả những đê xuất nghiên cứu hệ thống của các nhà quản lý và các nhân viên kế hoạch đây là những người mong muốn tiến hành khảo sát sơ bộ. Ban chỉ đạo hệ thống thông tin xác định quyền ưu tiên cuả dự án sẽ được nghiên cứu tiếp. Nếu đề xuất dự án nảy sinh từ những vấn đề của hệ thống hiện hành, ban chỉ đạo đánh giá tính chất nghiêm trọng của vấn đề. Xir lý những tồn tại hay những lỗi lầm quá tải có thể cần những hiệu chinh tức thời, và thường yêu cầu làm việc ngoài giờ hay cần những nhân viên tạm