Tài liệu Hệ thống thông tin kế toán tập 2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TÉ TP. Hỏ CHÍ MINH ’ KHOA KẾ TOÁN BỘ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN HỆTHỐNG Tập2 TS. Nguyễn Bích Liên (Chủ biên) ThS. Nguyễn Phước Bảo Án (đồng chủ biên) ThS. Bùi Quang Hùng ThS. Phan Thị Bảo Quyên ThS. Trần Thanh Thúý ThS. Phạm Trà Lam ThS. Nguyển Quốc Trung ThS. Nguyễn Hữu Bình Qjgyp PUBLISHING HOUSE NHÀ XUẤT BẢN KINH TÊ TP. Hồ CHÍ MINH LỜI N Ó I ĐÂU Trong tập 1 của tài liệu "Hệ thống thông tin k ế toán", chúng tôi đã trình bày các vấn đề tôhg quan về hệ thống thông tin kê'toán trong doanh nghiệp, định hướng cho người đọc trong việc tự tô’ chức một hệ bảng tính dựa trên phẫn mềm M S Excel để có thể xử lí dữ liệu k ế toán trong một doanh nghiệp có quy mô nhỏ, và cũng đã cung cấp những kiến thức cơ bản về quản trị dữ liệu với những ví dụ minh họa thông qua phần mềm M S Access. Tiêp theo tập 1, tập 2 của tài liệu này được biên-soạn để sử dụng cho việc học tập, nghiên cứu, giảng dạy học phần 2, học phần 3 của môn học Hệ thôhg thông tin k ế toán. Nội dung tập 2 này bao gôm các chương như sau: Chương 1 trình bày công cụ lập tài liệu hệ thống, nhằm giúp người đọc có thể vận dụng trong việc tìm hiểu, mồ tả và trình bày một hệ thôhg thông tin kê'toán, không phần biệt trong điều kiện kê'toán thủ công hay kê'toán máy tính. Chương 2 trình bày việc tô’chức và xử lí dữ liệu theo mô hình REAL trong Hệ thôhg thông tin kê'toán. Với nội dung được trình bày trong chương này, người đọc có thể phân tích, xây dựng, tổ chức dữ liệu cho một hệ thống thông tin kê'toán trong điều kiện tin học hoá. Chương 3 và chương 4 đi sâu tìm hiểu và trình bày vềkiếm soát nội bộ, bao gồm các quan điểm về kiểm soát và quản trị rủi ro trong doanh nghiệp, và kiểm soát nội bộ trong môi trường máy tính. Người đọc cũng có thê’ tìm hiểu các vấn đề liên quan giữa tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin và kiểm soát. Chương 5, 6, 7, 8 giúp người đọc tìm hiểu và phân tích các chu trình nghiệp vụ, nhằm hiểu rõ hơn vai trò của hệ thôhg thông tin k ế toán trong tôhg thể hoạt dộng của doanh nghiệp, đổng thời cung cấp một cái nhìn dầy đủ và toàn diện hơn trong vấn đề xử lí kê'toán các hoạt động của doanh nghiệp. Chương 10, 11 trình bày về việc tiếp cận chu kì phát triển hệ thôhg thông tin kê'toán theo các giai đoạn chuẩn mực: Phân tích, thiêĩ kế, thực hiện và vận hành hệ thôhg. Thông qua việc tìm hiểu chu kì phát triển hệ thốn •ị thông tin kê'toán, người đọc có thê’ứng dụng trong thực tiễn xây dựng hệ thống thông tin kê'toán trong điều kiện tin học hoá. Chương 11, 12, 13 giúp người đọc ứng dụng lí thuyết hệ thôhg thông tin kê'toán trong thực tế, với việc minh hoạ thông qua việc tô’ chức, sử dụng phẫn mềm kếtoán. Tài liệu này do tập thể giảng viên bộ môn Hệ thôhg thông tin kê'toán, khoa Kê' toán, trương Đại học Kinh tê' Tp. Hâ Chí Minh biên soạn, bao gồm: TS. Nguyễn Bích Liên (chủ biên), ThS. Nguyễn Phước Bảo Ấn (đổng chủ biên), ThS. Bùi Quang Hùng, ThS. Phan Thị Bảo Quyên, ThS. Trấn Thanh Thúy, ThS. Phạm Trà Lam, ThS. Nguyễn Hữu Bình và ThS. Nguyễn Quốc Trung. Trong lẫn biên soạn này, chúng tôi đã cô'gắng hoàn chỉnh hơn trong việc trình bày, bô’ sung, cập nhật những kiêh thức chuyên môn mới và phù hợp, tuy nhiên sẽ không tránh khỏi các thiếu sót. Chúng tôi xin chân thành cám ơn và mong muôh nhận được các ý kiêh đóng góp của quý bạn đọc về địa chỉ: Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán Khoa Kế toán, Đại học Kinh tếT p. Hồ Chí Minh 279 Nguyễn Tri Phương, Quận 10, Tp. Hồ Chí Minh Điện thoại: (08) 38.554540 - (08) 38.531533 Email: [email protected] CHƯƠNG 1 CÔNG CỤ LẬP TÀI LIỆU HỆ THỐNG THỐNG TÏN KỂ TOAN ... ■.... M ỤCTÌỀU _______ Sau khi nghiên cừu chiPơng này, người học sẽ Nhận ra tầm quan trọng của việc lập tài liệu hệ thống Hiểu rõ các công cụ và phương pháp lập tài liệu hệ thống Thực hành vẽ sơ đồ dòng dữ liệu, lưu đồ thủ công và máy tính Vai trò cùa việc lập tài liệu hệ thống__________________ Tài liệu hệ thống là bộ hổ sơ mô tả và giải thích cấu trúc, cách thúc hoạt động cùa một hệ thống. Có nhiều cách phân loại hổ sơ hệ thống tùy theo quan điểm và khía cạnh xem xét vân đề. Ví dụ như hổ sơ hệ thống có thể chia thành: Hổ sơ liên quan chính sách, mô tả chung toàn tổ chíve như sơ đổ cơ cấu tổ chức, chính sách quy định của tổ chức v.v..; Hổ sơ mô tả hoạt động, nhiệm vụ cho các cá nhân như hổ sơ mô tả công việc, các chỉ tiêu/tiêu chuẩn đánh giá công việc, hướng dẫn thực hiện hoạt động v.v..; Hổ sơ mô tà quy trình hoạt động của hệ thống như lưu đổ, sơ đổ dòng dữ liệu, mô hình tổ chức dữ liệu v.v..; Hồ sơ mô tả cấu trúc kĩ thuật của hệ thống như cấu tạo hệ thống, cơ sờ hạ tâng hệ thống, thiết bị phần cứng, phẩn mểm/ứng dụng hệ thống v.v... Hoặc có quan niệm khác thì chia hổ sơ thành các nhóm: hổ sơ hoạt động hệ thống; hổ sơ hướng dẫn người sử dụng và hổ sơ đánh giá công việc hay kiểm toán hệ thông. Có nhiều cách thức mô tà, trình bày các nội dung trong tài liệu hệ thông. Nó có thể mô tả dưới dạng văn bản ví dụ như bản mô tà; các bàng biểu như mẫu báo cáo, chứng từ; các hình vẽ theo những nguyên tắc thống nhất như sơ đồ, lưu đổ hay các mô hình tổ chức dữ liệu, mô hình cơ cấu tổ chức; các hình ảnh mô tà cấu trúc kĩ thuật hệ thống v.v... Tài liệu hệ thống có vai trò quan trọng cho cả quá trình hoạt động hiện tại và phát triển trong tương lai của doanh nghiệp vì nó mô tả và hướng dẫn cách thức hệ thông hoạt động một cách hệ thông, khoa học, dễ hiểu, từ mức độ tổng quát tới mức độ chi tiết. Hổ sơ hệ thống có vai trò rất quan trọng, không những hướng dẫn cách sừ dụng hay thực hiện hoạt động Chương I. Cõng cụ lập lài liệu hệ thống thông tin k¿ toán -5- hàng ngày mà còn là căn cứ quan trọng cho cả những người làm công tác kế toán, kiểm toán và một số đối tượng khác trong việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ củi» doanh nghiệp, v ề cơ bản, tài liệu hệ thống có công dụng bao gồm: (1) Mô tả hệ thống có cấu trúc và hoạt động thế nào; (2) H uấn luyện người sỉr dụng; (3) Phân tích, đánh giá hoạt động của các cá nhân và toàn hệ thống; (4) Thiết kê' hệ thống mới; (5) Chuẩn hoá việc lưu trữ và truyền ttiông thông tin hệ thống. Theo SAS 94, "'Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc kiểm toán báo cáo tài chính" yêu cẩu kiểm toán viên cẩn hiểu quy trình mà một doanh nghiệp đang sử dụng. Nội dung của s o x 2002 cũng nhân mạnh đến vai trò quan trọng của việc lập tài liệu quy trình kinh doanh và kiểm soát nội bộ vì một bộ tài liệu tốt sẽ giúp kiểm toán viên hiểu một cách đầy đủ hoạt động của hệ thông. Cả doanh nghiệp lẫn kiểm toán viên phải có khả năng chuẩn bị, đánh giá và đọc các tài liệu hệ thống khác nhau nhằm kiêm tra hệ thống kiểm soát nội bộ. Có rất nhiều công cụ hay kĩ thuật để lập tài liệu hệ thống. Chương này chi giới thiệu 2 công cụ phổ biến dùng mô tả hoạt động xử lí và luân chuyển thông tin của hệ thống, đó là sơ đổ dòng dữ liệu và lưu đồ. Sơ đổ dòng dừ liệu (Data Flow Diagram - DFD)________ Ý nghĩa và ứng dụng Sơ đồ dòng dữ liệu là hình vẽ mô tả luân chuyển thông tin giữa các xử lí, lưu trữ và các đôi tượng bên ngoài hệ thống, nhấn mạnh tới tính logic của xử lí và luân chuyển thông tin. Tính logic ở đây được hiểu là sơ đổ dòng dữ liệu không mô tà chi tiết các khía cạnh vật lí của hệ thống như: phương thức xử lí (bằng thủ công hay máy tính), phương thức chuyển dữ liẹu (băng chứng từ hay qua hệ thống máy), các đôi tượng, bộ phận tham gia các hoạt động xử lí của hệ thông. Sơ đô dòng dữ liệu được xây dựng dựa trên nguyên tắc tiêp cận phân tích từ trên xuông dưới (Top-Dow Approach) của phương pháp phân tích và thiêt kê có câu trúc một hệ thống (Structured Systems Analysis and Design Method - SSADM). Vì vậy, nó mô tả luân chuyển dữ liệu ờ nhiều câp độ khác nhau, từ cấp khái quát, câp 0, cap 1, cap 2... tùy mục tiêu sử dụng và yêu cầu chi tiê't; và DFD cũng được mô tà ở cấp độ logic và cấp độ vật lí. Tuy nhiên giáo trình này chi trình bày sơ đổ dòng dữ liệu ở cấp độ - 6 “ Chương Ị. Công cụ lập tài ỉiệii hệ (hỏng thông tin kẽ toán logic tức là không mô tả người hay bộ phận tham gia thực hiện các hoạt động xử lí. Sơ đồ dòng dữ liệu giúp xác định được nội dung, chức năng, trình tự thực hiện của các hoạt động trong hệ thống thông tin kế toán, đổng thời, nhận biết được nội dung các dòng dữ liệu làm cơ sở cho các hoạt động này được thực hiện. Qua đó, người sử dụng có thể đánh giá được các hoạt động trong hệ thông có thực hiện đúng, đủ chức năng cẩn thiết hay không cũng như nhận dạng được những hạn chế, rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện các hoạt động do không có được đẩy đủ những nội đung dữ liệu cẩn thiết cho việc thực hiện các hoạt động đó. Sơ đồ dòng dữ liệu thường được sừ dụng để lập tài liệu cho hệ thống đang tổn tại, để phân tích và thiết kế một hệ thông mới. Vì DFD không mô tả chi tiết ờ khía cạnh vật lí của xử lí và luân chuyển thông tin nên nó râ't hữu ích cho việc phác thảo ý tường về nội dung, quá trình xử lí, lưu trữ và luân chuyên thông tin của hệ thông thông tin mới trong khi vẫn chưa xác định những nội dung khác như tổ chức xử lí, phương thức xử lí, người thực hiện. Hệ thống kí hiệu: Sơ đổ dòng dữ liệu bao gồm 4 kí hiệu cơ bản sau: đối tượng bên ngoài, dòng dữ liệu, hoạt động xử lí, lưu trữ dữ liệu. Có nhiều bộ kí hiệu khác nhau được sử dụng trong DFD, chẳng hạn như bộ kí hiệu của Gane và Sarson, bộ kí hiệu của DeMarco-Yourdon V.V.. Giáo trình này sử dụng bộ kí hiệu của DeMarco-Yourdon vì bộ kí hiệu này được nhiều giáo trình hệ thống thông tin kế toán sử dụng. Bảng sau mô tả kí hiệu và ý nghĩa của các kí hiệu sử dụng cho DFD._____________________________________ Kí hiệu Ý nghĩa Đối tượng bên ngoài hệ thống Dòng dữ liệu o Hoạt độngxử lí . Lưu trữ dữ liệu Bàng 1.1. Các kí hiệu của sơ đồ dòng dữ liệu Chương ì. Công cụ lập lài liệu hệ thống thông Un ké toán -7- Đối tượng bên ngoài hệ thống. Đối tượng bên ngoài hệ thống là các cá nhân, bộ phận hay hệ thống nào đó không tham gia vào quy trình xử lí của hệ thống mô tả; Nó-chỉ chuyển dữ liệu tới hệ thống hoặc nhận thông tin tò hệ thông. Do đó, đôi tượng bên ngoài hệ thống còn gọi là nguổn dữ liệu hay đích thông tin-của hệ thống. Đôi tượng bên ngoài là nơi mà qua đó hệ thống mô ta g'iao tiếp thông tin với môi trường bên ngoài. Vì vậy, hệ thông không có quýền và khả năng kiểm soát đối tượng bên ngoài này mà chi có quyền kiểm soát thông tin giao nhận với đối tượng bên ngoài này mà thôi. Ngược lại, là đõì lượng bên trong hệ thông, là các cá nhân hay bộ phận chức năng hay hệ thống nào đó tham gia các hoạt động xử lí dữ liệu. Đối tượng bên ngoài được được kí hiệu bởi hình chữ nhật (hoặc hình vuông) ghi tên của đô'i tượng bên ngoài này. H oạt động xử lí. Hoạt động xử lí là hoạt động tác động tới và làm thay đổi trạng thái hay tình trạng của một đôi tượng nào đó. Một quy trình kinh doanh kết hợp đổng thời 3 loại xử lí, gổm xử lí hoạt động (operation process), xử lí quản lí (management process) và xử lí thông tin (information process). DFD là hình vẽ chi mô tả xừ lí thông tin trong hệ thông. Xử lí thông tin là các hoạt động bao gổm nhập liệu, phân loại dữ liệu, tính toán làm thay đổi hình thức và nội dung dữ liệu, truy xuâ't tạo thông tin và lưu trữ dữ liệu. Các hoạt động nhận, chuyển dữ liệu/thông tin không phải hoạt động xử lí dữ liệu. Riêng hoạt động lưu trữ dữ liệu tuy là một hoạt động xừ lí thông tin nhưng được mô tả bằng kí hiệu lưu trữ dữ liệu/thông tin. DFD dùng kí hiệu hình tròn có ghi tên hoạt động xử lí đê’ mô tả xử lí dữ liệu. Ở các cấp độ chi tiết (tò câ'p 0), các xừ lí được đánh số theo nguyên tắc phân câ'p, ví dụ ở DFD cấp 0, sô'của xử lí là 1.0; 2.0...và DFD cap 1 sẽ là 1.1, 1.2 hoặc 2.1, 2.2... L ư u.trữ dữ liệu. Dữ liệu cẩn được lưu trữ đê’ phục vụ cho các hoạt động xử lí hay truy xuất thông tin. Nó được kí hiệu bằng hai đường thằng song song với tên của dữ liệu được lưu trữ, không thê’ hiện phương thức lưu trữ. Dòng dữ liệu/thông tin. Dòng dữ liệu/thông tin mô tà thông tin hay dữ liệu luân chuyển giữa các hoạt động xừ lí, dữ liệu lưu trữ, đôi tượng bên ngoài hệ thông của hệ thống mô tả. Nó được kí hiệu bằng đoạn thăng/đường cong có hướng (mũi tên chỉ hướng luân chuyến) với tên của dữ liệu hay thông tin được ghi bên trên. Hình sau mô tả các thành phần cơ bản cũng như nguyên tắc luân chuyển dữ liệu/thông tin cơ bản trong hệ thống. Nhìn vào hình ta thấy dữ - 8 - Chương /. Công cụ lập tài liệu hậ thống thông tin kế toán liệu có thể luân chuyển từ một đối tượng bên ngoài (nguồn) tới 1 xử lí, từ xử lí này đến xử lí khác hoặc tới 1 lưu trữ hay 1 đối tượng bên ngoài (đích). Một xử lí có thể cần dữ liệu từ 1 nguồn, từ lưu trữ hay từ xử lí khác. Dữliệulưutrũ Dữ liệu (E) L Đối tượng I (J) I Hình 1.1. Thành phần của sơ đồ dòng dữ liệu cơ bản Phương pháp vẽ Sơ đổ dòng dữ liệu được mô tả theo nhiều câp độ: khái quát, câp 0, câp 1, cấp 2 ... DFD cấp khái quát là cấp cao rihất vì nó mô tả cách nhìn tổng quát nhất về hệ thông. Câp chi tiết hơn (câp 0, 1, 2...) dùng đê’ mô tả hệ thông ớ mức độ chi tiết hơn, gổm đầy đủ các thành phần cua DFD. Bước Ị : T hu thập thông tin mô tả hệ thống Các thông tin mô tả hệ thống cần được trình bày lại rõ ràng để mô tả rõ hệ thông hoạt động thế nào, ai tham gia, các phương thức thu thập, xử lí thông tin. 'Bản mô tả (narrative description)" là tài liệu sơ câ'p nhất mô tả vê quá trình hoạt động của một hệ thông được trình bày từ lúc bắt đẩu hoạt động đầu tiên cho đến hoạt động cuôì cùng theo trình tự phát sinh của các hoạt động. Nó cũng phản ánh chi tiết các đôi tượng tham gia vào các hoạt động một cách trình tự, chứng từ và sô’ sách hay các phương thức lưu trữ thông tin được sử dụng. Để có được các thông tin trên bảng mô tả, người mô tả hệ thông cẩn sử dụng các công cụ thu thập thông tin như tra cúm tài liệu, phỏng vân, quan sát... Bước 2: Phân tích hệ thống mô tả Dựa vào mô tả hệ thông, việc phân tích cần nhận diện được các vân đề cơ bản phục vụ cho việc vẽ DFD, đó là đối tượng bên ngoài hệ thông là gì? những hoạt động xử lí nào được thực hiện trong hệ thống, các dữ liệu/thông tin luân chuyển giữa chúng thê nào và những dữ liệu/thông tin gì cần được lưu trữ. C huông I. Công cụ lập lủi hint hệ thống thõng (in ke toán -9- Việc phân tích có thể được thực hiện trực tiếp trên bản mô tả hoặc có thể thực hiện bằng cách lập bảng phân tích đối tượng và các hoạt động liên quan. Bảng này gổm 3 cột cơ bản: (1) đô'i tượng, (2) tham chiếu và (3) hoạt động, trong đó cột "đô'i tượng" dùng để liệt kê tâ't cả các đổi tượng là cá nhân, bộ phận hay-hệ thông được đề cập trong bản mô tả; Cột hoạt động được dùng đ ể liệt kê các hoạt động tương ứng với từng đối tượng liệt kê trong cột (ì).; c ộ t tham chiếu ghi số thứ tự đoạn văn trong bản mô tả mà từ đó các thông tin cho cột (1) và (3) được sử dụng với mục đích kiểm tra lại xem những thông tin được trình bày trên bảng phân tích đúng hay sai, đủ hay không. Ngoài ra, có thể thêm một cột ghi chú trên bảng để ghi chú thêm. H ình sau mô tả bảng phân tích đôi tượng và các hoạt động liên quan Đ ối tượng Tham chiếu Hoạt động Ghi chú (1) (2) (3) (4) Hình 1.2. Bảng phân tích đối tượng và hoạt động liên quan Các bước cụ thể trong bước 2 phân tích hệ thống được thực hiện trong bảng phân tích như sau: • Lập bảng phân tích đối tượng và các hoạt động liên quan • N hận diện các hoạt động xử lí dữ liệu • N hận diện các đôi tượng bên ngoài hệ thông và bên trong hệ thông. Lưu ý: đôi với doanh nghiệp thì khách hàng và người bán/nhà cung câ'p luôn là đôì tượng bên ngoài. Riêng các đôi tượng khác trong doanh nghiệp muôn phân biệt là đôi tượng bên trong hay bên ngoài thì cẩn xem nó có thực hiện xử lí dữ liệu/thông tin hay không. Nếu thực hiện xử lí sẽ là đối tượng bên trong hệ thông, nếu không thực hiện xử lí sẽ là đôi tượng bên ngoài hệ thông. Buôç_3: Vẽ các DFD các cấp tùy theo yêu cầu DFD khái quát Đặc điểm DFD khái quát là chi có duy nhâ't một hình tròn mô tả hệ thông xử lí dữ liệu (tên trong hình tròn chính là tên hệ thông) và luân chuyên thông tin giữa đôi tượng bên ngoài với hệ thống, không vẽ kí hiệu lưu trữ. Cụ thể: • • Vẽ 1 h ìn h tròn ờ giữa các hình chữ nhật và đặt tên hình tròn theo chức năng của hệ thống đang mô tả (Hệ thống là gì, làm gì?) Ve cac h ìn h chữ nhật mô tả cho các đôi tượng bên ngoài, đặt tên các hình chữ nhật là tên cùa các đối tượng bên ngoài. 10- ( 'hương ì . Công cụ tập tài liệtt hệ thống thõng tin kề toán • • Vẽ dòng dữ liệu: nôi hình tròn vói các hình chữ nhật mô tả, đặt tên dòng dữ liệu đi vào, đi ra của hệ thông. Không vẽ kí hiệu lưu trữ dữ liệu DFD cấp chi tiết cấp 0 DFD cấp 0 mô tả chi tiết cho cấp khái quát nên xử lí duy nhất ờ cấp khái quát được phân rã thành các xử lí chi tiết hơn và các xử lí này được đánh sô' theo nguyên tắc trình bày ở bước 4. Các đối tượng bên ngoài vẫn giữ nguyên như câp khái quát. Vẽ các lưu trữ theo xử lí và các dòng dữ liệu. Cụ thể các bước như sau: • Vẽ các h ình tròn mô tả cho hoạt động xử lí/các nhóm hoạt động xử lí và đặt tên, đánh sô' các xử lí. Trong trường hợp có quá nhiều xử lí chi tiết (lớn hơn 7 xử lí) thì nên gộp các xử lí này lại thành các nhóm xử lí để hình vẽ rõ ràng và dễ nhìn hơn. Nếu đã gộp thành nhóm xử lí thì cẩn vẽ tiếp DFD cap 1 cho các nhóm xử lí gộp chung này. Cách gộp/nhóm xử lí thành nhóm théo nguyên tắc là: (1) nhóm các hoạt động xử lí diễn ra đổng thời cùng thời điểm, cùng một nơi do cùng mộỉr người thực hiện; hoặc (2) nhóm các hoạt động xử lí diễn ra đổng thời cùng thời điểm và có liên quan đến cùng 1 nội dung, cùng một mục đích. • Vẽ các h ìn h chữ nhật mô tả cho các đô'i tượng bên ngoài, dặt tên các hình chữ nhật là tên của các đôĩ tượng bên ngoài. • Vẽ kí hiệu lưu trữ dữ liệu liên quan các hoạt động xử lí và ghi tên/nội dung lưu trữ tương ứng bên trong kí hiệu • Vẽ dòng dữ liệu liên quan và đặt tên dòng dữ liệu đi vào, đi ra cho phù hợp. Nguyên tắc 1 xử lí phải có tôi thiểu 1 dòng dữ liệu đi vào và 1 dòng dữ liệu đi ra. DFD chi tiết cấp 1, 2, 3 Đây là hình vẽ mô tả chi tiết hơn cho các câp cao tổng quát hơn hay còn gọi là câp bên trên của nó (cấp 0, 1, 2..). Các nhóm xừ lí ở câp trên sẽ được phân rã thành các xử lí chi tiết hơn và đánh số các xử lí này theo nguyên tắc trình bày ở bước 4. Các đối tượng bên ngoài cần xác định lại cho phù hợp với sơ đổ câp chi tiết đang mô tả. Lưu ý, các đôi tượng bên ngoài và các dòng thông tin cẩn mô tả để người đọc có thể hiểu và kết nôi được vói các DFD câp bên trên. Bước 4: Đ ánh sô và hoàn tất Công việc đánh số chỉ tiên hành đôi với DFD cấp chi tiêt, nó giúp ích cho cả người đọc và người vẽ DFD có thể mô tả hệ thống một cách trình tự Chỉ rơn V / . Còng cụ lập tài ỉiậit hệ thắng thông tin kẻ toán - 11- và dễ hiểu. Nếu có n nhóm hoạt động xử lí thì tiến hành đánh sô' theo trình tự 1.0 (tương ứng vòng tròn 1), 2.0 (tương ứng vòng tròn 2), n.o (tương ứng vòng tròn n). TrưÒTig hợp DFD cấp n.o có m vòng tròn chi tiết thì đánh số n .l, n.2..., n.m. H oàn tất. Để-có thể khắc phục những sai sót có thể xảy ra trong quá trình vẽ D’FD, người vẽ nên kiểm tra lại tính đẩy đủ và chính xác của dòng dữ liệu vào’/ dòng dữ liệu ra, đôi tượng bên trong, đôi tượng bên ngoài, hoạt động xử lí và lưu trữ, đánh SÔ'DFD. Ví du 1: S ơ ĐỒ DÒN G D ữ LIỆU TẠI CÔNG TY TIÊN ĐẠT Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả - Sau khi nhận phiếu xuâ't kho do thủ kho chuyển sang, bộ phận gửi hàng đóng gói hàng và lập "phiếu gửi hàng" 3 liên: liên 1 gửi cho khách hàng (KH) cùng hàng hoá; liên 2 gửi cho bộ phận lập hoá đơn; liên 3 gửi cho kế toán, lưu phiếu xuâ't kho (PXK) theo số thứ tự. - Sau khi nhận được phiếu gửi hàng (PGH), bộ phận lập hoá đơn căn cứ vào các thông tin này lập "Hoá đơn" 2 liên và lưu PGH theo sô' thứ tự tại bộ phận lập hoá đơn. Liên 1 hoá đơn (HĐ) gửi cho khách hàng, liên 2 gửi cho kê' toán. - Định kì, kế toán đôi chiếu PGH và HĐ, ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng và lưu các chứng từ trên theo tên khách hàng. Bước 2: Phân tích hệ thống mô tả Lập bảng đối tượng, các hoạt động liên quan đến đối tượng Đối tượng Hoạt động Thủ kho Chuyển phiếu xuất kho Bộ phận gửi hàng Nhận phiếu xuâ't kho (từ thủ kho) Đóng gói hàng và lập PGH 3 liên, Lưu PXK theo sô' thứ tự Khách hàng Nhận PGH (liên 1) và hàng hoá Nhận HĐ (liên 1) Bộ phận lập hoá Nhận PGH (liên 2) đơn Lập HĐ 2 liên Lưu PGH theo sô' thứ tự Nhận PGH (liên 3), nhận HĐ (liên 2) Kế toán Đôi chiếu, ghi sổ chi tiết phải thu KH, lưu các chứng từ theo tên KH - 1 2 - Chương ì. Công cụ lập lài liệu hệ thong thông tin kế toán Phân tích hoạt động để nhận diện hoạt động xử lí thông tin. Đôi vói những người mói bắt đầu làm quen việc phân tích hoạt động để giúp việc nhận diện hoạt động xử lí thông tin và đô'i tượng bên ngoài hay bên trong hệ thông dễ dàng hơn, có thể thực hiện việc đánh dấu các hoạt động xử lí dữ liệu. Nếu đã quen thuộc cách phân tích thì không cần thực hiện cách đánh dâu này Dấu (+): các hoạt động xử lí dữ liệu Dâu (-): không phải là hoạt động xử lí dữ liệu. Tuy nhiên hoạt động lưu trữ vẫn là hoạt động xử lí dữ liệu nhưng vì không sử dụng kí hiệu hình tròn để mô tả nên vẫn nhận diện là dâu (-). Đ ánh dấu Hoạt động Chuyển phiếu xuâ't kho (-) Nhận phiếu xuâ't kho (-) Đóng gói hàng và lập PGH 3 liên (+) (-)Tuy là xử Lưu PXK theo số thứ tự lí dữ liệu nhưng vẽ bằng kí hiệu lưu trữ Nhận PGH (liên 1) và hàng hoá (-) Nhận HĐ (liên 1) (-) Nhận PGH (liên 2) (-) Lập HĐ 2 liên (+) Lưu PGH theo sô' thứ tự (-) Nhận PGH (liên 3), nhận HĐ (liên 2) (-) Đôi chiếu, ghi sổ chi tiết phải thu KH, (+) Lưu các chứng từ theo tên KH (-) Phân loại các đối tượng của hệ thống Các đôi tượng bên ngoài hệ thông: khách hàng, thủ kho. Các đôì tượng bên trong hệ thông: bộ phận gửi hàng, bộ phận lập hoá đơn, kế toán. Bước 3: Vẽ biểu tượng, đặt tên, nối dữ liệu DFD khái quát Vẽ 2 hình chữ nhật mô tả cho khách hàng và thủ kho Vẽ 1 hình tròn mô tả hệ thông xử lí bán hàng Vẽ dòng dữ liệu: nôi 1 hình tròn vơi 2 hình chữ nhật, đặt tên dòng Chương I. c ô n ẹ cụ lập tài liệu hệ (hống thông tin kế toán - 13“ dữ liệu đi vào, đi ra của hệ thông. DFD cấp chi tiết (0) Vẽ 2 h ìn h chữ nhật mô tả cho khách hàng và thủ kho Vẽ 3 h ìn h tròn mô tả cho các nhóm hoạt động xử lí Vẽ dòng dữ liệu: nôi 3 hình tròn với 2 hình chữ nhật Vẽ kí hiệu lư u trữ dữ liệu DFD chi t'iê't cấp 1. Nếu có nhu cầu chi tiết, bạn có thể cẩn vẽ DFD câp 1 chi tiết cho xử lí 3.0. Bạn hãy thử vẽ DFD cấp 1 này! Bước 4: Đ ánh số và hoàn tất Đ ánh số đối với DFD cấp chi tiết: vì có 3 nhóm hoạt động xử lí nên đánh SỐ theo trình tự 1.0,2.0 và 3.0 H oàn tất: kiểm tra lại tính đẩy đù và chính xác của nội dung đã vẽ (xem hình 1.2 và 1.3) Hình 1.2: Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát tại công ty Tiến Đạt Thông tin xuất kho Hình 1.3. Sơ đồ dòng dữ liệu cắp 0 tại công ty Tiến Đạt - 1 4 - Chương ỉ. Công cụ lập tài liệu hệ thong thông tin kế toán Lưu đồ (Flowchart)_________________________________ Ý nghĩa và ứng dụng Lưu đồ là hình vẽ thể hiện trinh tự xử lí, luân chuyển thông tin của hệ thống nhấn mạnh tói tính vật lí của xử lí và luân chuyển thông tin. Lưu đổ còn có thể mô tả cả các xử lí hoạt động kinh doanh liên quan của hệ thông. Mô tả hệ thông thông tin kế toán bằng lưu đổ sẽ giúp nhận biết và phân tích được các hoạt động xử lí theo các đối tượng, bộ phận liên quan, phưong thức thực hiện các hoạt động xử lí (bằng máy hay thủ công) và cách thức luân chuyển dữ liệu trong hệ thông. Lưu đổ là công cụ râ't hữu ích khi cần mô tả, đánh giá và phân tích một cách chi tiết và hoàn chỉnhvề một hệ thông thông tin kê' toán hiện tại của doanh nghiệp: Ai làm, làm cải gì, làm như thếnào, làm ở đâu. Nó thường được sử dụng để phân tích các điểm mạnh và điểm yêu của hệ thông kiểm soát nội bộ như kiểm tra việc phân chia trách nhiệm, tính đầy đủ và phù hợp của các chứng từ... sau đó sẽ đưa ra các yêu cẩu thay đổi,đề xua't hoàn thiện cho hẹ thông. Căn cứ vào các yêu cầu này, chúng ta có thể vận dụng sơ đổ dòng dữ liệu để phác thảo lại quy trình xử lí của hệ thôhg mới. Hệ thống kí hiệu Kí hiệu ! I v_ Ị Chứng từ hoặc báo cáo . Chứng từ nhiều liên ‘T ị.. i 7 / Ý nghĩa / / Đầu vào/Đầu ra/ Nhật kí/Sổ Hiển thị trên màn hình \ j Ị 1 i Nhập liệu thủ công qua các thiết bị nhập liệu Ị Xử lí máy tính. Hoạt động Scan dữ liệu cũng được mô tả bằng kí hiệu này Chương Ị. Còng cụ lập tài liệu hệ íhóng thông tin kế toán - 15- V ' o --------------► ( 0 \ ) Lưu trữ thủ công N: theo sô' thứ tự D: theo ngày A: theo chữ cái Đường luân chuyển Điểm nôi cùng trang, đánh sô' điểm kết nôi theo sô nhiên hoặc theo chữ cái trong danh sách chữ cái Điểm nôĩ sang trang Bắt đầu/Kết thúc/Đô'i tượng bên ngoài Kết nô'i liên lạc (ví dụ: điện thoại, email, internet...) ■ Ghi chú (sử dụng để giải thích, làm rõ) Bảng 1.2. Các kí hiệu của lưu đô Phương pháp vẽ Quá trinh vẽ lưu đổ được thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Mô tả hệ thong hiện hành bằng các đoạn văn mô tả Bước 2: Phân tích hệ thông mô tả đê’ nhận diện đối tượng bên ngoài bên trc hệ thống, các hoạt động xử lí (gổm cả xử lí thông tin và xử lí hoạt đị kinh doanh), các hoạt động lưu trữ và luân chuyển thông tin. Lưu ý, vì 1 đồ cần vẽ chi tiêt theo phương thức xử lí thủ công hay bằng máy nên phân tích cần nhận diện rõ phương thức xử lí thủ công hay bằng máy cũng cẩn nhận diện ra phương thức luân chuyển dữ liệu/thông tin bí - 1 6 - Chương I. Cóng cụ lộp tài liệu hệ thắng thông tin kế toán chứng tír, sổ sách hay tập tin dữ liệu. Cách thực hiện phân tích cũng giống như mô tả ở phần sơ đổ dòng dữ liệu. (Xem lại bước 1 và 2 tương tự như sơ đô dòng dữ liệu) Bước 3: Chia lưu đồ thành các cột: • Có bao nhiêu đôi tượng bên trong thì chia lưu đô thành bay nhieu cột. Mỗi đối tượng bên trong là một cột trên lưu đổ. • Đặt tên của mỗi cột là tên của đối tượng bên trong. • Các cột được sắp xếp theo trình tự tham gia của các đôi tượng bên trong hệ thông hướng từ trái sang phải. Bước 4: • • • • • • • • • • • Mô tả các thành phần cho từng cột và hoàn thành: Xác định các thành plìân đì vào của hoạt động xử lí: Nơi xuâ't phát của quá trình xử lí có thê’ là đối tượng bên ngoài hoặc bắt đầu hoặc có thể từ đối tượng bên trong chuyển đến (dùng dường nô'i hoặc điểm nối) hoặc có thể được tạo ra từ hoạt động xử lí trước đó. Thành phần đi vào có thể là chứng từ hoặc tập tin dữ liệu hoặc dữ liệu chuyên đến thông qua gọi điện thoại, fax, từ hệ thống khác.. • Xác định các hoạt động xử lí: Phương thức xử lí là thủ công hoặc máy tính Các hoạt động xử lí diễn ra đổng thời trong cùng 1 đối tượng có thể mô tà chung bằng một biểu tượng xử lí. Xác định các thành phân đi ra của hoạt dộng xử lí: Các chứng tù' đi vào biểu tượng xử lí sẽ đi ra biểu tượng xử lí đó Các thông tin mới tạo ra từ hoạt động xử lí: Chứng từ mới được lập thêm hoặc sổ sách, báo cáo được tạo ra hoặc dữ liệu được cập n h ật... Xác định phương thức lưu trữ: Phương thức lưu trữ có thê’ là thủ công hoặc máy tính M ột sốdiêm lưu ý khi vẽ utu đô: Sử dụng các kí hiệu phù hợp với nội dung mô tả Vẽ theo từng cột hướng từ trên xuống dưới, từ trái sang phải Nối các kí hiệu trong cột lưu đồ bằng đường nối mũi tên Chứng từ không thê’ là điểm kết thúc của lưu đồ. Nó có thê’ được lưu, được chuyển đến 1 đối tượng khác hoặc đi vào hoạt động xử lí tiếp theo. Sử dụng các kí hiệu 'điểm nôi cùng trang' nếu các kí hiệu cần kêt nôi trong cùng trang ờ quá xa nhau đê’hình vẽ được đẹp và rõ ràng hơn. Chương ì. Còng cụ lập tài liệu hệ thắng thõng tin kế toán - 1 7 - • Sử dụng thêm kí hiệu giải thích để giải thích hay ghi chú thêm nếu cần để hình vẽ rõ ràng hon • Kiểm tra lại toàn bộ lưu đổ đê’ tránh sai sót. z Ví du 2: LƯU ĐỒ TẠI CÔNG TY TIẾN ĐẠT Bước 1 và 2: (Xeni lại v i dụ 1) Bước 3: Chia lư u đồ thành các cột: Có 3 đôi tượng bên trong nên chia lưu đồ thành 3 cột. Trên đầu mỗi cột lần lượt ghi tên của các đổi tượng bên trong theo hướng từ trái sang phải là: bộ phận gửi hàng, bộ phận lập hoá đơn và k ế toán. Bước 4: Mô tả các thành phần cho từng cột và hoàn thành (xem hình 1.4) Hình 1,4, Lưu đồ mỏ tả quy trình bán hảng tại công ty Tiến Đạt Giới thiệu phần mềm ừng dụng_____________________ Việc ứng dụng phần mềm để lập tài liệu hệ thông mang lại nhiều lợi ích như: có thê lưu trữ, chỉnh sửa, sao chép, truy xuât tài liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng. Một sô phẩn mềm ứng dụng mà doanh nghiệp có thê lựa chọn đê thực hiện là: Microsoft Visio, Smart Draw, Edraw Max3... - 1 8 - Chương /. Công cụ lập tài liệu hệ thống thông tin kế toán Trong các phần mềm ứng dụng nêu trên, Microsoft Visio là phần mềm phổ biến và dễ sử dụng, được tích hợp trong Microsoft Office và có 3 phiên bản (2003, 2007, 2010). Sau đây, chúng ta sẽ tìm hiểu cách thức sử dụng phần mềm Microsoft Visio 2010 để vẽ sơ đổ dòng dữ liệu và lưu đổ. Cải đăt: Cho đĩa chứa file cài đặt Visio 2010 vào máy tính Double click file setup.exe trong đĩa Chọn phần mềm Microsoft Visio 2010, click Continue Sau đó chọn Install Now Khởi đông: Cách 1: Click biểu tượng Visio trên Desktop (nếu có) Cách 2: Start /Programs / M icrosoft Office / M icrosoft Visio 2010 Giao diên m àn h ìn h : Chọn File —►N ew , sau đó chọn Template thích hợp từ các khung bằng cách click vào Create (hoặc doubleclick vào Template đó) (xem hình 1.6) Các thẻ trên File Home Insert D esign Data Process Review View Hình 1.5. Giao diện chính của Visio 2010 thanh công cụ: : mở, tạo mới, lưu, in ấn file : tùy chỉnh, sắp xếp các mô hình cho phù hợp : thêm hình ảnh, mô hình, bản vẽ CAD, chú thích : thiết kế, dàn trang, chỉnh sửa giao diện : truy xuất dữ liệu tù nguồn bên ngoài vào so đổ : tạo mô hình rút gọn đôi với các mô hình lớn : phiên dịch, ngôn ngữ, đánh dâ'u, chú thích : điều chỉnh xem kích thưóc bản vẽ Chương Ị. Công cụ lập tài liệu hệ thắng thông tin kế toán - 19- Cách thức tạo sơ đồ dòng dữ liệuvà lưu đồ: DFD : File / New / Software and Database / Data Flow Diagram F lo w c h a rt: File / New / Flowchart / Basic Flowchart Giao diện bản vẽ: Sau khi chọn‘sỡ đổ dòng dữ liệu/ lưu đổ, giao diện bản vẽ gồm thanh công cụ (Rịbbon), thư viện mô hình (Shapes), bản vẽ (Page) (xem hình 1.7) s(— J » z .u ^ |«r — r c m iiu « < r0 t Am - : A , • Ổ» X ¿L a *»■ ¿i« C n m f i K w n j l f l m O u n S u p « CMrtjkJ ■«it r w i u i i Sk^p« »¿1 1 - Ü Dravvingl - M icrosoft Visto D e s ig n In s e r t DMa 8 p t. ak Aa ' Font _ A* A Process R e v ie w ». I e .v a" ____ . P a I« g r a p h _ ^ • _________T o o l; Hình 1.10. Công cụ kết nối Connector Tại mô hình, chọn điểm bắt đảu —►xuất hiện điểm đánh dâu (x) Màu đỏ —> kéo công cụ Connector đến điêrn kết thúc kết nối tùy chọn trên mô hình khác. Churmẹ ì . Công cụ lập tài liệu hệ thống thông tin kế toan - 2 1 -