Tài liệu Hệ thống thông tin kế toán tập 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.Hồ CHÍ MINH KHOA KẾ TOÁN - KIỂM t o á n BỘ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾTO^N TẬP 1 N1IẢ XUẤT BẢN PHƯƠNG ĐÔNG LỜI NÓI ĐÀU Trong thời đại công nghệ thông tin, khi công nghệ thông tin ngày càng có nhiều ảnh hưởng sâu rộng trong quá trình điều hành, quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là các ảnh hường đến hệ thống thông tin kế toán, các chuyên viên kế toán đang đứng trước nhiều cơ hội và thách thức. Hiểu biết và có kỹ năng tốt trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán, sẽ giúp cho chuyên viên kế toán nắm bắt được các cơ hội và vưọt qua các thách thức, giúp cho kế toán ngày càng giữ vai trò quan trọng hơn trong công tác quản lý doanh nghiệp, và giúp Hệ thống thông tin kế toán tạo ra giá trị gia tăng cho doanh nghiệp. Trong điều kiện đó, vai trò của chuyên viên kế toán không chỉ là thực hiện công việc ghi chép, lập báo cáo mà còn tham gia vào các đội dự án để phân tích, thiết kế, đánh giá một hệ thống thông tin kế toán. Đối với nghề nghiệp, một chuyên viên kế toán không chỉ lcàm việc trong vai trò kế toán của doanh nghiệp mà họ còn có thể làm việc trong vai trò là ngưòi tu vấn tài chính kế toán, kiểm toán viên nội bộ trong doanh nghiệp, hay kiếm toán vien trong tổ chức kiểm toán độc lập. Với mong muốn cung cấp đầy đủ kiến thức về các vấn đề xử lý thông tin kế toán, tô chức, đánh giá một hệ thống thông tin kế toán trong cả hai môi trường xử lý bằng tay và xừ lý bằng máy, môn học Hệ thống Thông tin Kế toán được thiết kế giảng dạy cho sinh viên chuyên ngành kế toán trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh bao gồm ba học phần. • Học phần 1: 'S Cung cấp kiến thức giúp sinh viên có cáỉ nhìn tổng quan về hệ thống thông tin ke toán. S Cung câp kiên thức cùn ban về hệ quan trị cơ sơ dữ liệu và to chức dữ liệu kế toán. s Cung cắp kiến thức giúp sinh viên tỏ chức xư lý dừ liệu kế toán trên phần mềm MS Excel. • Học phần 2: 'S Cung cấp kiến thức và kỹ năng giúp cho sinh viên tìm hiếu, to chức vù lập tcù liệu hệ thống thông ùn ké toán, tò chức dữ liệu kế toán theo các mô hình tỏ chức dừ liệu phó biên trong điều kiện tin học.hóa. Chương I: Tổng Quan vè Hệ Thống Thông Tin Ke Toán 6 y Cung cấp cho sinh viền các kiến thức nhắm tố chức phân tích, đanh giả hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, đặc biệt kiểm soát trong môi trườĩig máy tính. y Cung cap kiến thức cho sinh viên trong việc tìm hiểu, đánh giá, tiêp cạn hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp theo các chu trình nghiệp vụ. • Học phần 3: V Giúp sinh viên nắm bắt các kiến thức cần thiết trong việc phân tích, thiết kế thực hiện, vận hành một hệ thông thông tin kê toán trong môi trường máy tính. y Hướng dẫn các kiến thức và kỹ nặng cần thiết trong việc tố chức, sữ dụng, và đánh giá một phần mềm kế toán. Theo đó, tài liệu này được biên soạn nhằm phục vụ cho việc giản£ dạy Học phần 1 môn Hệ thống Thông tin Kê toán tại trường Đại học kinh tê. Tài liệu được kết cấu thành hai phần với tổng cộng tám chương. V Chương 1 trình bày Tống quan về Hệ thống Thông tin Kế toán. V Các Chương 2 vấ 3 trình bày nhũng vấn đề về cách thức tổ chức dữ liệu, hệ quân trị cơ sở dữ liệu cụ thế là MS Access, quàn lý và truy xuất dữ liệu nhằm cung cấp các kiến thức về to chức dữ liệu trong môi trường tin học hóa công tác kế toán, phục vụ cho Học phần 2 môn học hệ thống thông tin kế toán. V Các Chương 4, 5, 6, 7 và 8 trình bày những kiến thức cơ bản về cách xử lý thông tin kê toán ớ câp độ cơ bàn bằng phần mềm MS Excel trong điêu kiện áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Tài liệụ này do tập thể giảng viên bộ môn Hệ thống Thông tin Kế toán, khoa Kê toán - Kiểm toán, trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh biên soạn, bao gồm: ThS.Thái Phúc Huy (chủ biên), ThS.Nguyễn Thế Hưng, ThS.Huỳnh Văn Hiếu, CN.Đoàn Nguyễn Trí Dũng và CN.Lương Đức Thuận. Trong lân biên soạn này, chúng tôi đã chình lý, bổ sung và cập nhật các nội dung phù họp với các văn bản pháp quy về chế độ kế toán hiện hành, chúng tôi xin chân thành cám ơn và mong muốn nhận được các ý kiến đóng góp cùa quý bạn đọc về địa chi: Bộ môn Hệ thống Thông tin Kể toán Khoa Kế toán-Kiếm toán, Đại học Kinh tể TP Hồ Chí Minh 279 Nguyễn Tri Phương, Quận 10, TP Hồ Chí Minh Điện thoại: (08)38.554540-(08)38.531533 MỤC LỤC LỜI NÓI Đ Ầ U .................................................................................................. 5 MỤC LỤC ....................................................................................................... 7 Chưong I: TỎNG QUAN VÈ HỆ THÓNG THÔNG TIN KÉ T O A N ..................!......................... ............................... 9 1. Khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin quản lý .............................10 2. Hệ thống thông tin kế toán................................................................... 17 3. Tổ chức hệ thống thông tin kế to á n ....................................................23 4. Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán....................................................... 29 Chuông II: TÓ CHỨC D ữ LIỆU TRONG ĐIẺU KIỆN ỨNG DỤNG M ÁỸ TÍN H ................................................33 1. Một số khái niệm ................................................................................. 34 2. Các bước tiến hành tổ chức dữ liệu ....................................................50 3. Tổng quan về hệ quản trị BÀI TẬP CO' sở dữ liệu A ccess.................................56 ................................................................................................63 Chuông III: BẢNG DỮ LIỆU, VÁN T IN ......................................... 64 1. Các thao tác liên quan cấu trúc bảng dữ liệu.......................................65 2. Thiết lập mối liên kết giữa các bàng-Relationship........................... 69 3. Các thao tác cập nhật mẫu tin ............................................................. 73 4. Vấn ti n ...................................................................................................81 5. Câu lệnh Select - SQL......................................................................... 92 BÀI TẬP ................................................................................................99 Chương I: Tổng Quan v ề Hệ Thống Thông Tin K ế Toán 8 Chương IV: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN TRONG ĐIÈU KIẸN ÚNG DỤNG EXCEL 104 1. Ôn tập vằ bổ sung một số kiến thức căn bản về E x cel......... 105 2. 3. Hình thức kế toán.......................................................................... U4 Tổ chức dữ liệu kế toán............................................................... 119 Chương V: LẬP BẢNG CÂN ĐOI TAI KHOAN, BANG TỎNG HỢP CHI T IÉ T .................................. 136 1. 2. 3. Lập bảng cân đối tài khoản cấp 3...................................................137 Lập bảng cân đối tài khoản cấp 1.................................................. 142 Lập bảng tổng hợp chi tiết............................................................148 BÀI TẬP ............................................................................................ 155 Chương VI: LẬP SÓ NHẬT K Ý ...................................................... 156 1. Lập sổ nhật ký thu tiền...................................................................157 2. Lập sổ nhật ký chi tiền..................................................................164 3. Lập sổ nhật ký chung........................................................................ 171 BÀI TẬP ............................................................................... ].......... 179 Chương VII: LẬP SỎ CHI TIÉT SỎ C Á I.....................................183 1. Lập số chi tiết.......................................................................... 2. Lập sổ cái...................................................................................... 1 9 1 BÀI TẬP ........................................................................................... 200 Chưong VIII: LẶP BÁO CÁO TÀI CHÍNH..................................202 1. Lập bảng cân đối kế toán...................................................................203 2. Lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh......................................229 3. Lập báo cáo lưu chuyển tiền t ệ ........................................................ 237 4. Mờ sổ cho kỳ kế toán sau .................................................................255 BÀI TẬP ........................................................................................... 257 TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................258 184 Chương I TỔNG QUAN VÊ HỆ THỐNG THÔNG TIN KÊ TOÁN Sau khi nghiên cíni chương này, người đọc có thê hiên được: Khái niệm về hệ thống thông tin Các thành phần cơ bản của hệ thong thông tin Vai trò và phân loai hệ thong thông tin quản /ý Bản chất, đoi tượng, chức năng của hệ thong thông tin kế toán Nội dung và phương pháp tố chức hệ thống thông tin kế toán Anh hưòng và các mức độ ủng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin ké toán Chương I: Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 10 1. KHÁI NIỆM HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1. Khái niềm hê thống và hê thống thông tin 1.1.1. Khái niệm hệ thống Hệ thống là một khái niệm thường được sử dụng trong đời sống như hệ thống giao thông, hộ thống truyền thông, hệ thống các trường đại học... Theo quan điểm tiếp cận hệ thống thì hệ thống là một tập hợp các thành phần có quan hệ tương tác với nhau để cùng thực hiện các mục tiêu đặt ra của hệ thống. Một hệ thống bất kỳ đều có bốn đặc điểm sau: • Các thành phần, bộ phận trong hệ thống • Các mối quan hệ, cách thức và cơ chế tương tác giữa các thành phần bên trong • Phạm vi, giới hạn của hệ thống • Các mục tiêu hướng đến của hệ thống. Hình 1.1 minh hoạ cho một hệ thống bao gồm bốn thành phần có môi quan hệ với nhau và tập hợp lại với nhau tạo thành hệ thống 1.0. bên trong của tô chức này là các bộ phận, phòng ban của nó. Các phòng ban này sẽ phối hợp, quan hệ vói nhau theo các quỵ định về quyền hạn, trách nhiệm, cấc quy chê, điều lệ... được đặt ra trong tô chức nhăm thực hiện các mục tiêu tồn tại của tổ chức đó. Chương ỉ: Tỏng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kẻ Toán 11 Khi đề cập đến hệ thống có sự tham gia của con người, chúng ta cần phải phân biệt khái niệm hệ thống và tổ chức.‘Nếu như khái niệm tổ chức chỉ đề cập đến tập họp các con ngưòi nhằm thực hiện mục tiêu đặt ra thì hệ thống là một khái niệm tổng thể, rộng hơn mà con người chỉ là một trong những thành phần quan trọng của hệ thống bên cạnh các thành phần khác như công nghệ, máy móc, thiết bị, hệ thống sổ sách, giấy tờ.... Hệ thống có thể tồn tại theo nhiều cấp độ khác nhau. Một hệ thống có thể là một thành phần trong một hệ thống khác gọi là hệ thống con. Ví dụ trong Hình 1.1 trẽn, mỗi phòng ban, bộ phận 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 có thể là một hệ thống con trong hệ thống 1.0. Các hệ thống con này cũng có những thành phần bên trong của nó như 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3 và thực hiện các mục tiêu đặt ra cho từng bộ phận đó (Hình 1.2). Tất nhiên mục tiêu thực hiện của mỗi bộ phận, mỗi hệ thống con đều hướng đến mục tiêu chung của hệ thống cấp trên mà nó trực thuộc. Do đó, khi tiếp cận đến hệ thống bất kỳ, chúng ta phải tìm hiểu và xác định rõ mục tiêu đặt ra cho hệ thống đang quan tâm là gì, dể từ đó có thể vạch ra phạm vi, đưòng biên của hệ thống, các thành phần bên trong tham gia trực tiếp vào hoạt động của hệ thống. Đây cũns là các tiếp cận hệ thống mà chúng ta sẽ vận dụng để tìm hiểu một hệ thốim thôns tin kế toán sau này. 1.1.2. Hệ thống thông tỉn Hệ thống thông tin là một hệ thống do con ngưòi thiết lập nên bao gồm tập hợp những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin cho người sử dụng. Tất cả các hệ thống thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng được gọi là hệ thống thông tin. Ví dụ hệ thống dự báo thời tiết, hệ thống cảnh báo sóng thần, hay hệ thống kế toán... chính là nhữns hệ thống thôns tin điển hình với mục tiêu cung cấp các thông tin phục vụ cho cấc đối tượng sử dụng thông tin khác nhau. Để thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin này, một hệ thống thôns tin sẽ có cấc thành phần sau (Hình 1.3) Chương I: Tong Quan về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 12 Lưu trữ Hình 1.3: Các thành phần của hệ thông thông tin • D ữ liệu đầu vào: Bao gồm các nội dung cần thiết thu thập và các phương thức thu thập dữ liệu cho hệ thống thông tin. • Thành phần x ử lý: Các quá trình, bộ phận thực hiện hoạt động xử lý các nội dung dữ liệu đầu vào đã thu thập như phân tích, tổng hợp, tính toán, ghi chép, xác nhận...đê làm biến đổi tính chất, nội dung của dữ liệu, tạo ra các thông tin theo yêu cầu sử dụng. • Thành phần lưu trữ: Lưu trữ các nội dung dữ liệu đầu vào hoặc thông tin tạo ra của các quá trình xử lý để phục vụ cho những quá trình xử lý và cung câp thông tin vê sau. • Thông tin đầu ra: Nội dung của thông tin và phương thức cung cấp thông tin được tạo ra từ hệ thông cho các đối tượng sử dụng. • Kiểm soát: Kiểm soát các quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý nhằm cung cấp thông tin theo tiêu chuẩn, mục tiêu của hệ thống đặt ra đông thòi phản hồi những sai sót, hạn chê của các thành phân của hệ thống thông tin để khắc phục, sửa chữa. Như vậy thông tin chỉ được tạo ra từ quá trình xử lý dữ liệu khi có sự tham gia của các thành phần của một hệ thông thông tin cụ thê, và mang một ý nghĩa nhất định đối với đối tượng sử dụng thông tin đó. Trong nhiều trường họp, các thông tin tạo ra từ hệ thống này sẽ là dữ liệu cho một hệ thống thông tin khác. Do đó, cần phải nhận biết và phân biệt sự khác nhau giữa dữ liệu và thông tin, đồng thời chỉ xem xét chúng trong phạm vi của một hệ thống thông tin cụ thể. Chương ỉ: Tông Quan về Hệ Thống Thông Tin Kể Toán 13 Quá trình xử lý của hệ thống thông tin có thể được thực hiện bởi các phưong thức xử lý khác nhau. Đó có thể là quá trình ghi chép, xử lý thủ công bằng tay thông thường hay được ỉ-iỗ trợ và thực hiện bởi hệ thống xử lý máy tính, hoặc cũng có thể là sự kết hợp giữa thủ công và máy tính. Do đó một hệ thống thông tin không nhất thiết phải là hệ thống xử lý bằng máy, mặc dù thuật ngữ này được dùng một cách rộng rãi trong thời điểm hiện nay để chỉ một hệ thống có sự ứng dụng của công nghệ thông tin trong nó. 1.2. Hê thống thông tin quản ly 1.2.1. Bản chất Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống thông tin bao gồm các thành phần có quan hệ với nhau được thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ cho các hoạt động chức năng của một tổ chức, hỗ trợ quá trình ra các quyết định của các cấp quản lý thông qua việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát quá trình hoạt động của tổ chức (Hình 1.4). Hình 1.4: Bản chât của Hệ thông thông tin quản lý Các nhà quản lý thực hiện việc điều hành các hoạt động của doanh nghiệp thông qua các quá trình ra quyết định. Quá trình này có thề diễn ra theo các bước sau: ** Sử dụng, đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề cần giải quyết ^ Đưa ra các phương ấn giải quyết ** Thu thập các dữ liệu, thông tin cần thiết để đánh giá các phương án ** Lựa chọn phương án khả thi và ra quyết định Trong quá trình này, thône tin đóng vai trò rất quan trọng và ảnh hưỏntí đến chất lượng của các quyết định. Thône tin được sử dụng đề Chương I: Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kẳ Toán 14 nhận dạng, đánh giá vấn đề và thông tin cũng được sử dụng để đề ra các quyết định cần thiết. Do đó hệ thống thông tin quản lý phải có nhiệm vụ cung cấp các thông tin hữu ích cho nhà quản trị. Một thông tin hữu ích phải rà thông tin phù hợp vơi đối tượng sử dụng và nội dung của vấn đề cần giải quyết, là thông tin.đủ tin cậy, đầy đủ được trình bày dưới các hình thức mà người sử dụng cd*thể hiểu được. Đồng thời thông tin phải được cung cấp kịp thời để đáp ứng nhu cẫu ra quyết định hiện tại. 1.2.2. Phân loại thông tin quản lý và đốỉ tượng sử dụng thông tin quản lý Ở mỗi cấp quản lý khác nhau trong doanh nghiệp sẽ thực hiện những quyết định có tính chất và nội dung khác nhau từ đó ảnh hường đến loại thông tin cần thiết cung cấp cho các cấp quản lý. Thông thường chúng ta có thể chia các cấp quản lý trong một doanh nghiệp ra thành ba cấp với ba loại thông tin sau trong Hình 1.5. Cấp quản lý Hoạch định chiến lược Kiểm soát quản lý Kiểm soát hoạt động Hình 1.5: Phân loại thông tin và đối tượng sử dụng w Cấp kiểm soát hoạt động: cấp quản lý này quan tâm đến tính hữu hiệu và hiệu quả cùa từng hoạt động đã thực hiện trong doanh nghiệp. Thông tin cần thiết cho các nhà quàn lý ờ cấp độ này phải phản ánh tất cả những hoạt động diễn ra hàng ngày tại doanh nghiệp. Những thông tin này thường có quy định nội dung cụ thê và có thê dê dàng đáp ứng thông qua những báo cáo, bảng biêu có săn, khuồn mâu, chi tiêu yêu cầu. Chúng ta gọi những .thông tin này là thông tin có câu trúc. w Cãp kiêm soát quản lý: Đây là cấp quản lý trung gian trong doanh nghiệp. Nhiệm vụ của cấp quản lý này là quan tâm đến quá trình sử dụng các nguôn lực trong việc thực hiện các mục ticu của doanh nghiệp. Các quyết định được thực hiện ờ cấp độ này rất da dạng tuỳ vào từng doanh nghiệp, loại hình doanh nghiệp, và tình hình phất sinh ở những thời điểm khác nhau cũng như tùy thuộc vào trình độ của người quàn lý. Do dó thông tin cung cấp cho cấp độ này bcq Chương ĩ: Tống Quan vẻ Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 15 cạnh những thông tin được tổng họp và truyền lên từ cấp kiểm soát hoạt động, sẽ có những thông tin được phân tích, tổng hợp nhiều chiều, liên quan đến nhiều nội dung tuỳ theo nluu cầu và kinh nghiệm đánh giá của người quản lý, mà không theo một quy ước khuôn mẫu sẵn có. Chúng ta gọi đây là những.thông tin bán cấu trúc. ^ Cấp hoạch đinh chiến lược: Đây là các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp. Họ sẽ thiết lập và đưa ra các quyêt định chiên lược phất triên trong tưong lai của doanh nghiệp. Những thông tin đê phục vụ cho việc ra quyêt định này lây từ nhiêu nguôn khác nhau cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, nó phụ thuộc vào năng lực và tầm nhìn của nhà lãnh đạo. Khó có thê xác định những thông tin nào và nội dung nào là cần thiết cho quá trình dự báo này. Do dó, thông thường những thông tin cung cấp cho cấp độ quản lý này không có khuôn mâu, quy định và không có câu trúc. 1.2.3. Phân loại hệ thống thông tỉn quản lý Hệ thống thông tin quản lý có thể tiếp cận và phân loại theo đối tượng sử dụng thông tin Vcà theo nội dung kinh tê của các quá trình sản xuất kinh doanh mà hệ thông này thu thập và phản ánh. 1.2.3.L Phân loại theo các cấp độ quân lý sử dụmí thông tin trong doanh nghiệp Theo tiêu thức này, với ba cấp độ quàn lý trọng doanh nghiệp, chúng ta có ba loại hệ thông thông tin quản lý sau: Iiộ thống xử /v nghiệp vụ (Transaction Process Systems-TPS): Thu thập và phản ánh các hoạt động phát sinh hàng ngày tại doanh nghiệp đê cung câp các thông tin có câu trúc phục vụ chủ yêu cho câp độ kiêm soát hoạt động. ^ Hệ thống ho trọ• ra quyết định (Decision Support System-DSS): Sứ dụng các dữ liệu thu thập và các thông tin tạo ra từ hệ thống xử lý nghiệp vụ đê tông hợp, phân tích thông tin theo yêu cầu của từng nhà quản lý ở câp độ kiêm soát quản lý. Hệ thống này đòi hỏi phải có khả năng linh hoạt trong việc ket xuât thông tin nhăm đáp ứng các yẽu câu da dạng từ thông tin có cáu trúc dên không có cấu trúc của các nhà quản lý trung gian. ** Hệ thống hô trợ điểu ìùmlĩ (Executive Support Systems-ESS) vc) hệ thong chuyên gia (Expert Systems-ES): Thông tin cung cấp từ các hộ thông này mang tính khái quai, tỏng họp cao. Thông qua cấc công cụ phân tích, các quy luặt vê suy luân được lưu trừ và thiêt lập săn, các nhà quàn lý cấp cao trong doanh nghiệp có the tạo ra thông tin theo yêu cảu, can nhãc, đánh giá các phương án, cấc xu thề dô đua ra các dự báo và các chien lược phát trien trung Vcà dài hạn cua doanh nghiệp. Chương I: Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 16 1.2.3.2. Phân-loại theo nội dung kinh tế của các quá trình sản xuất kinh doanh Quá- trình sản xuất kinh doanh tổng quát bắt đầu từ việc chuyển hóa các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất thành các sản phẩm hoàn thành', tàm gia tăng các giá trị của sản phâm và dịch vụ cung cấp và sau đó sẽ cung cấp cho khách hàng. Mỗi nội dung của quá trình này sẽ cần những loại thông tin khác nhau. Do đó, hệ thống thông tin quản lý có nhiệm vụ phải thu thập và phản ánh xuyên suốt quá trình trên, để cung cấp các loại thông tin mang nội dung khác nhau cho các nhà quản lý về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin quản lý Hình 1.6: Các hệ thống con của hệ thống thông tin quản lý Nếu chia quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát theo các nội dung kinh tê liên quan, chúng ta có thể chia hệ thống thông tin quản lý thành những hệ thông con như sau trong Hình 1.6: ^ Hệ thống thông tin sản xuất ^ Hệ thống thỏng tin bán hàng ** Hộ thống thông tin nhân sự ^ Hệ thống thông tin ké toấn ^ Hệ thống thòng tin tai chính ...v.v Chương ỉ:Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kẻ Toán 17 VIni loại hộ thong thòng tin quẩn lý sè darn nhặn mọt chức năng khác nhau trong việc thu thập, phán ánh và cung cấp thông tin liên quan den một nội dung kính tế nhài định. Tuv nhiên do tính tiên tục và xâu chuôi cùa quá trình kình doanh, các hệ thòng con này luôn có quan hệ qua lại sử dụng thòng tin và dô liộu cũa nhau dê thực hiện chức năng eũa chúng. Do đó việc phân chia các hệ thống này chi nên dừng mức độ phán loại theo các chức năng của từng hẹ thống. Nếu phân chia cáo hệ thòng thông tin con nàv mọt cách độc lập giỏng như những phòng ban trong iv.ột té chức thỉ cô thể dẫn đến viẹc tò chức trùng lắp dừ liệu và thông tin cung cáp giũa các hệ thống. Điều này sẽ dần đến sự không nhất quán và läng phí trong việc tổ chúc cung cấp thòng tin của hệ thống thông Ún quán lý. 2. HỆ THỐNG THÔNG TIN KÍ: TOÁN 2.1. Ban chất Ké toán dóng vai trò là chức năng hỗ trợ quan trọng trong quân lý diều hành doanh nghiệp nhàm dạt mục tiêu dề ra. Chức năpg nay thề hiện thông qua việc cung cấp các thõng tin tài chính hữu ích phục vụ cho viyc hoạch định, tồ chúc, thực hiện VÌ1 kiêm soát các hoạt dộng sân xuất kinh doanh cùa doanh nghiệp. Dẻ thực hiện chức năng do, cân phái cỏ một cáu n úc được thiết lộp dổ thu thập, lưti trữ. xử lý và cung câp các f ' chúc năng cùa kế toán, cấu trúc đổ chính là hộ thống thông tin kc Trong cấu trúc hộ Ihổng thông tin kố toán, quá trình vận hành Je cung cấp thòng tin thông thuòng dtrọc thực hiện theo các Inrớc sau trong Hinh 1.7: -» Thu thập dũ liệu cùa các nghiýp vụ. sự kiýn cua quá trinh san xuât kinh doanh qua chúng lừ và các dối tuợng mang dừ liệu; <-* Ghi nhận, sắp xép các nghiệp vụ theo trình tự thòi gian gọi là gln nhật ký: -* Phân tích các nghiệp vụ theo các nội dung cẩn theo tập hợp và theo dõi nhu lặp họp theo các dỗ! tirợng kế toán, các dối lượng theo dõi chi tiết.gọi là chuyên sỏ; Chương I: Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Ke Toán 18 Lập và trình bày thông tin trên các báo cáo với các nội dung đã được tập hợp, theo dõi. Như vậy, kế toán dưới góc độ một hệ thống thông tin phải là tập hợp rất nhiêu thành phân có liên quan với nhau (con người, phương tiện, công nghệ, quy trình...) tham gia vào quá trình vận hành của hệ thống thông tin kế toán đê có được thông tin đáp ứng yêu cầu của ngưòi sử dụng. 2.2. Các thành phân của hê thống thông tin kế toán Hệ thông thông tin kê toán là một hệ thống con trong nhiều hệ thống con khác của hệ thống thông tin quản lý. Do đó hệ thống thông tin kế toán cũng sẽ có các thành phân cơ bản của một hệ thống thông tin. Đó là: ** D ữ hệu đâu vào: Tât cả những nội dung được đưạ vào hệ thống kê toán gọi là dữ liệu đầu vào, bao gồm: ■ Hệ thông chứng từ và nội dung các chứng từ sử dụng để phản ánh nội dung của các nghiệp vụ phát sinh; Các đôi tượng kế toán mà các nghiệp vụ phất sinh cần phải được tạp hợp, theo dõi thông qua hệ thống tài khoản kế toán; ■ Hệ thông các đối tượng quản lý mà các nghiệp vụ phát sinh cân được tập hợp, theo dõi chi tiết phù hợp yêu cầu thông tin và quản lý của doanh nghiệp. ** H ệ thống x ử lý: Bao gồm tập hợp tất cả những yếu tố tham gia vào quá trình xử lý dữ liệu để có thông tin kế toán hữu ích: ■ Quy trình luân chuyền chứng từ và thực hiện các quá trình kinh doanh; \ Chương I: Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 19 ■ Hình thức ghi sổ hay cách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật dữ liệu; ■ Quy định về phân tích, hạch toán các nghiệp-vụ phát sinh; ■ Phương thức xử lý bằng máy, phần mềm hay ghi chép thủ công; ■ Bộ máy xử lý bao gồm mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban trong việc thu thập và luân chuyển thông tin về bộ phận kế toán; Tổ chức công việc trong bộ máy kế toán. w L uĩi trữ: Dữ liệu thu thập và xử lý có thể được lưu trữ để phục vụ cho các quá trình xử lý cung cấp thông tin lần sau thông qua các phương thức: ■ Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán trong hệ thống kế toán thủ công; ■ Các tập tin, bảng tính lưu trữ dữ liệu trong môi trường máy tính. w Kiểm soát: Bao gồm những quy định, thủ tục, chính sách được thiết lập trong hệ thống kế toán để kiểm soát quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của hệ thống kế toán, đảm bào cấc thông tin cung cấp là trung thực và hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin. '■* Thông tin kết xuất: Thông tin của hệ thống thông tin kế toán thể hiện trên nội dung của các báo cáo kế toán (báo cáo tài chính và báo cáo quản trị) và cả thông qua hệ thống sổ sách kế toán. 2.3. Đối tưong của hê thống thông tin kế toán Để cung cấp các thông tin theo yêu cầu phục vụ cho việc quản trị của các cấp quản lý cũng như các đối tượng hữu quan bên ngoài doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán sẽ thu thập dữ liệu từ các quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Dữ liệu thu thập chính là nội dung của các hoạt động, nghiệp vụ phát sinh trong quá trình trên. Tùy theo nội dung của thông tin yêu cầu mà sẽ có các nội dung cần phản ánh cho từng hoạt động tương ứng. Nhiệm vụ của hệ thống thông tin kế toán là phải xác định những hoạt động nào hệ thống kế toán cần phản ánh, và nội dung nào mô tả cho các hoạt động đó được ghi nhận vào làm dữ liệu cho hệ thống kế toán. Để làm được điều này, kế toán cần am hiểu quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhận biết tường tận nội dung, mục đích, chức năng các hoạt động diên ra trong quá trình đó. Do đó, đối tượng cảa hệ thống thông tin kế toán chính là các hoạt động phát sinh trong quá trình kinh doanh sản xuất cùa doanh nghiệp . 20 Chương I: Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Hình 1.8: Các chu trình k ế toán Mỗi một doanh nghiệp khác nhau có thể có quá trình sản xuất kinh doanh đặc thù cho doanh nghiệp của mình. Ở góc độ tiếp cận tổng quát, chúng ta có thể chia quá trình này theo các nội dung kinh tế liên quan. Trong mỗi quá trình được phân chia, liên quan đến một nội dung phân loại sẽ là tập hợp các hoạt động, nghiệp vụ diễn ra theo một trình tự và lặp lại. Các quá trình được phân chia đó gọi là các chu trình kinh doanh hay còn gọi là các chu trình kế toán. Chu trình kinh doanh (chu trình kế toán) là tập hợp một chuỗi các hoạt động diễn ra theo trình tự được lặp lại liên quan đến cùng một năm chu trình kinh doanh chủ yếu sau trong Hình 1.8. w Chu trình doanh thu: Là tập hợp.các hoạt động liên quan đến nội dung bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền từ khách hàng. ** Chu trình chi phí: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dung mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán tiên cho nhà cung cấp. w Chu trình sản xuất: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình chuyển hóa nmiyên vật liệu, sức lao động thcành các sản phâm hoàn thành. Chu trình này chi có trong các doanh nghiệp sản xuât. ** Chu trình nhân sự: Là tập hợp các hoạt động liên quan đên quá trình tuyên dụng, sử dụng và trả lương cho người lao động. Chương I: Tỏng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 21 Chu trình tài chính: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình huy động các nguồn tiền đầu tư vào doanh nghiệp và quản lý các dòng tiền chi ra cho các chủ nợ và nhà đâu tư vào doanh nghiệp. Năm chu trình kinh doanh này không tồn tại độc lập mà có ảnh hường qua lại lẫn nhau theo mối quan hệ cho-nhận các thông tin và nguôn lực. Tất cả các dữ liệu phản ánh nội dung của các hoạt động diên ra các chu trình kinh doanh sẽ được chuyển đến hệ thống ghi sổ - lập báo cáo để cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp. 2.3. Chức năng của hê thống thông tin kế toán Vai trò cung cấp thông tin, hỗ trợ việc điều hành quản lý và hoạt động cùa doanh nghiệp thể hiện trong năm chức năng sau: w Cung cấp các báo cáo cho các đối tượng sử dụng bên ngoài doanh nghiệp: Đây là các báo cáo tài chính, báo cáo thuê phục vụ cho các cổ đông, chù nợ, cơ quan quản lý nhà nước. Các báo cáo này được lập và trình bày theo những quy định và khuôn mẫu sẵn có và thống nhất cho tất cả loại hình doanh nghiệp (các báo cáo có cấu trúc). Với đặc điểm như vậy, chức năng này hầu như đều được đáp ứng ỏ tất cả các hệ thống thông tin kế toán, đặc biệt là trong điều kiện có Ml hỗ trợ của máy tính và công nghệ thông tin. Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát sinh hàng ngày: Hệ thống thông tin kế toán thông qua việc thu thập các dữ liệu cùa các hoạt động trong năm chu trình kinh doanh, sẽ cung cấp các thông tin hữu ích đánh giá quá trình thực hiện các hoạt động đã diễn ra. Các thông tin được tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời sẽ tạo điều kiện cho các quá trình ra quyết định cùa nhà quản lý, đặc biệt là các quyết định có câu trúc trong việc quản lý các hoạt động như quyết định bán chịu, đặt thêm hàng, chiết khấu, giảm giá hàng bán... Cùng với việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán, chức năng này hầu như có thê thực hiện được đối với hầu hết các hệ thống thông tin kê toán. *■* Hỗ trợ ra các quyết định quản trị: Thông tin cần thiết cung cấp cho các quyêt định quản trị doanh nghiệp rất đa dạng, tùy thuộc nhu cầu của người sừ dụng thông tin. Các thông tin này thường không có những tiêu chuẩn hay những báo cáo cụ thể, do đó đòi hỏi hệ thống thông tin kể toán phải có những phải ứng linh hoạt nhằm đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu thông tin khác nhau từ các cấp quản ly. Đậy là yêu cầu mà không phải hệ thống thông tin kế toán nao cũng có thê đáp ứng được, ví dụ như một hệ thống kế toán ghi chép thù cong - Xem thêm -