Tài liệu Hệ thống thông tin kế toán tập 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TÉ TP. HÒ CHÍ MINH KHOA KẾ TOÁN BỘ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Tộpl ThS. H u ỳ n h V ă n H iế u ThS. N g u y ễ n T h ế H ư n g ThS. L ư ơ n g Đ ứ c T h u ậ n 5S 3 PUBLISHING HOUSE NHÀ XUẤT BẢN KINH TẾ TP. Hồ CHÍ MINH LÒI NÓI DẦU Ngày nay, công nghệ thông tin thâm nhập sâu rộng và ảnh hưởng mọi mặt của đời sống kinh tế văn hóa xã hội. ứng dụng công'nghệ thông tin trong công tác kế toán làm thay đôì sâu sắc quy trình xử lí và cung cấp thông tin, các chức năng tự động hỗ trợ rất nhiều cho công tác kếtoản nhưng đồng thời xuất hiện nhiều rủi ro tiềm ẩn cần kiểm soát. Vai trò của chuyên viên kê'toán không chỉ là thực hiện công việc ghi chép, lập báo cáo kê'toán, mà còn là chuyên gia phân tích hệ thôhg thông tin kê'toán, tham gia thiết kếbộ mảy kê'toán, tư vấn 'tai chính kê'toán, kiềm toán viên nội bộ trong doanh nghiệp, hay kiểm toán viên trong tô1chức kiểm toán độc lập. Đáp ưng yêu cầu trên, Môn học Hệ thống thông tin k ế toán được thiẽỉ kc' giảng dạy cho sinh viên chuyên ngành tài chính kê'toán, nhằm trang bị kiến thức cơ bản về các vâh đề xử lí thông tin kê'toán, tổ chức hệ thôhg thông tin kê' toán trong cả hai môi trường xử lí bằng tay và xử lí bằng máy. Môn học Hệ thông thông tin kếtoán gồm ba học phần: - Học phần 1: Giới thiệu khái quát về quá trình phát triển Hệ Thôhg Thông Tin KếToản, cung cấp kiêh thức căn bản về hệ quản trị cơ sờ dữ liệu và tô7chức dử liệu kê'toán; tố chức dữ liệu và xử lí công tác kê'toán trên phần mềm MS Excel. - Học phần 2: Cung câ'p cho sinh viên các kiêh thức nhằĩn tổ chức phân tích, tô7chức xử lí, đánh giá và kiểm soát thông tin kê'toán trong điểu kiện xử lí thủ công hoặc đã tin học hóa. Sinh viên có khả năng thực hiện công tác của chuyên viên phân tích hệ thống trong các doanh nghiệp thực hiện dịch vụ tư vâh, thiêl kê'và tin học hóa công tác kê'toán, các doanh nghiệp sản xuất cung câ'p phần mềm kê'toán - Học phần 3: Cung cấp kiến thức cho sinh viên tố chức công tác kê'toán trong điều kiện tin học hóa. Giúp sinh viên tiếp cận công tác kê'toán trên thực tê'trong điều kiện giả định doanh nghiệp đã tin học hỏa công tác kê'toán. Tài liệu này được biên soạn nhằm phục vụ cho việc giảng dạy học phấn ĩ môn Hệ thống thông tin kếtoán tại trường Đại học Kinh tế. Tài liệu được kêì câu thành ba phần với tôhg cộng tám chương: 3 - Chương 1: Giới thiệu khái quắt ve quá trình phát triêh Hệ thông Thông tin Kê'toán. - Chương 2, 3: Trình bày những vấn đê can thiêi ve hệ quản trị cơ sở dữ liệu với minh họa là phan memM S Access, cách thức tô’chức dữ liệu, quản lí và truy xuất dữ liệu nhằm cung cấp các kiến thức vê tô’chức dữ liệu trong môi trường tin học hóa công tác kế toán cho học phần 2 môn học hệ thôhg thông tin kê'toán. - Chương 4, 5, 6, 7, 8: Trình bày những kiến thức cơ bản vê cách thức tô’ chức dữ liệu và xử lí công tác kê'toán bằng phan niêm MS Excel trong điêu kiện áp dụng hình thức kê toán Nhật kí chung. Tài liệu Hệ thông thông tin kếtoán - Tập 1 do tập thê’giảng viên bộ môn Hệ thôhg thông tin kế toán, khoa Kê'toán, trường Đại học Kinh tếTp Hô Chí Minh biên soạn, bao gôm: ThS. Huỳnh Văn Hiểu Email: [email protected] ThS. Nguyễn ThếHưng Email: [email protected] ThS. Lương Đức Thuận. Emaiỉ: [email protected] Trong quá trình biên soạn có thê’còn nhiêu thiêu sốt chúng tôi chân thành cam ơn quý độc giả quan tâm và góp ý cho chúng tôi đê’hoàn thiện tài liệu. 4 Chương ỉ: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán Tổng quan vê hệ thống thông tin kế toán Sau khi nghiên cứu chương này, người đọc có thểhiểu được: Khái niệm hệ thôhg và hệ thôhg thông tin doanh nghiệp Bản chất, phân loại, nhiệm vụ và các hệ thôhg con của hệ thông thông tin kếtoán Vai trò của hệ thông thông tin kê'tóán trong gia tăng giá trị của doanh nghiệp và chuỗi giá trị Các van đề cơ bản vềphát triển hệ thông thông tin kê'toán Tác động của công nghệ thông tin đêh hệ thôhg thông tin kê'toán và hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp 1. Khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin doanh nghiệp 1.1. Khái niêm hê thống và hê thống thông tin 1.1.1. Khái niệm hệ thống Hệ thông là một tập hợp các thành phần có quan hệ vói nhau, cùng nhau hoạt động để đạt được các mục tiêu định trước. Trong đời sông, khái niệm hệ thông được sử dụng thường xuyên như hệ thông giao thông, hệ thông truyền thông, hệ thông các trường đại học... Một hệ thông bâ't kì đều có bôn đặc điểm sau: • Các thành phần, bộ phận trong hệ thống • Các môi quan hệ, cách thức và cơ chế tương tác giữa các thành phần bên trong hệ thông • Phạm vi, giới hạn của hệ thông • Các mục tiêu hướng đến của hệ thông. 5 Chitỡĩig ỉ: Tổng quan về hê thống thông tin kế t o á n ___________________________ Hình 1.1 minh hoạ cho một hệ thống bao gồm bôn thành phần có mối quan hệ vói nhau và tập hợp lại với nhau tạo thành hệ thống 1.0. Hình 1.2 nhau thông qUan m *'. a c ^ lanh phần 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 tương tác với của hệ thông 1 0 c ' h~ ' ’ ' b, k_, D nhằm thực hiện mục tiêu đó các thành ph h - e ^uri^1<^ung ^ thông 1.0 là m ột tổ chức trong ban của nó C ' , , en *ron8 c^ a tô chức này là các bộ phận, phòng các quy đinh ^ °n^ ^>an na^ bợp, quan hệ với nhau theo z ra trád l ^ các quy d £ đ iê h lệ... Z c đó. c n^lam thyc hiện các mục tiêu tồn tại của tổ chức ta cần phải p h ĩ h ^ i í í 'AÔhg CÓsự tham gia của COn người' niệm tổ chức h ’ ¿ r 31 ni^m thông và tổ chức. Nêu như khái mục tiêu đăt ra th' h^ạ^ ^ en ^ cac COn n8u’ờ i nhằm thực hiện con người ch Ị' 1 ' thÔng Ia m^t khái niệm tong thẻ; rộng hon mà thông bên canh tronS những thành phẩn quan trọng của hệ bị, hê thông- cA’ ca^ tỉlanlì Phan khác như công nghệ, m áy móc, thiết 6 sach, giây tờ... 6 Chương ỉ: Tổng (Ịiutn vè hệ thống thông tin ké toán Hệ thống có thể tổn tại theo nhiều cấp độ khác nhau. Một hệ thông có thể là một thành phần trong một hệ thống khác gọi là hệ thống con của nó. Ví dụ trong hình 1.1 trên, mỗi phòng ban, bộ phận 1.1.1.2, 1.3, 1.4 có thể là một hệ thông con trong hệ thông 1.0. Các hệ thông con này cũng có những thành phần bên trong của nó như 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3 và thực hiện các mục tiêu đặt ra cho từng bộ phận đó (Hình 1.2). Tất nhiên mục tiêu thực hiện của mỗi bộ phận, mỗi hệ thông con đều hướng đến mục tiêu chung của hệ thông câp trên mà nó trực thuộc. Do đó, khi tiếp cận đến hệ thống bất kì, chúng ta phải tìm hiểu và xác định rõ mục tiêu đặt ra cho hệ thống đang quan tâm là gì đế tà đó có thê’ vạch ra phạm vi, đường biên của hệ thống, các thành phần bên trong tham gia trực tiếp vào hoạt động của hệ thống. Tóm lại, các hệ thông con có các phưcmg thức hoạt động khác nhau, thậm chí mục tiêu cũng có thể khác nhau, nhưng đều hoạt động nhắm đến mục tiêu của hệ thống cha. Đây cũng là cách tiếp cận hệ thông mà chúng ta sẽ vận dụng để tìm hiểu hệ thông thông tin kế toán sau này. 1.1.2. Hệ thống thông tin Hệ thông thông tin là một hệ thống do con người thiết lập nên bao gồm tập hợp những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lưu trữ, xử lí và cung cấp thông tin cho người sử dụng. Tất cả các hệ thông thực hiện mục tiêu cung cấp thông tín cho các đôi tượng sử dụng được gọi là hệ thông thông tin. Ví dụ hệ thông dự báo thời tiết, hệ thống cảnh báo sóng thần, hệ thông kê' toán... chính là những hệ thông thông tin điển hình với mục tiêu cung cấp các thông tin phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin khác nhau. 7 Chương ĩ: Tong quan về hệ tìtQỊtg thông tin kế toán Đ ể thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin này, một hệ thông thông tin sẽ có các thành phần chức năng sau: (hình 1.3) Hình 1.3: Mô hình chức năng của hệ thông thông tin (IPO model) • Đầu vào: Bao gồm các dữ liệu cần phải thu thập và các phương thức thu thập dữ liệu cho hệ thông thông tín. Dữ liệu là các sự kiện, các sô’ liệu ở trạng thái ban đẩu. Dữ liệu đặc trưng cho Sự đo lường hay quan sát các thực thê’và sự kiện, vì thế dữ liệu chưa có ý nghĩa đối với người dùng. Đê’ hữu ích cho người dùng, dữ liệu phải được chuyển hóa thành thông tin. • 8 Xử lí: là quá trình phân loại, phân tích, tổng hợp, tinh toán, ghi chép, xác nhận... đê’ làm biến đổi tính chất, nội dung của dữ liệu, tạo ra các thông tin theo yêu cầu sử dụng.Quá trinh xử lí của hệ thống thông tin có thê’ được thực hiện bởi các phương thức xử lí khác nhau. Đó có thê’ là quá trình ghi chép, xử lí thủ công (bằng tay) thông thường hay được hỗ trợ và thực hiện bởi hệ thống xử lí máy tính hoặc cũng có thể là sự kết hợp giữa thủ công và máy tính. Do đó một hệ thống thông Chương ĩ: Tống quan về hệ thống thông tin kế tíìản tín không nhâ't thiết phải là hệ thông xử lí bằng máy tính mặc dù thuật ngữ này được dùng một cách rộng rãi trong thời điểm hiện nay để chi một hệ thông có sự ứng dụng công nghệ thông tin trong nó. • Lưu trữ Lưu trữ các nội dung đầu vào như dữ liệu hoặc thông tin tạo ra từ các quá trình xử lí, để phục vụ cho những quá trình xử lí và cung câp thông tin về sau. • Đầu ra: Nội dung của thông tin và phương thức cung câ'p thông tin được tạo ra từ hệ thông cho người dùng. Thông tin là những dữ liệu đã được xử lí, giúp ngưòi dùng có được các quyết định xác đáng. Đầu ra của hệ thông này còn có thê’ là đầu vào của hệ thống k ế tiếp trong một chuỗi xử lí. • Người dùng: Người sử dụng thông tin. Như vậy thông tin được tạo ra từ quá trình xử lí dữ liệu khi có sự tham gia của các thành phần trong một hệ thông thông tin cụ thể và mang một ý nghĩa nhất định đôi với đôi tượng sử dụng thông tin đó. Trong nhiều trường hợp, các thông tin tạo ra từ hệ thông này sẽ là dữ liệu cho một hệ thông thông tin khác, do đó cần phải nhận biết và phân biệt sự khác nhau giữa dữ liệu và thông tin, đồng thời chi xem xét chúng trong phạm vi của một hệ thông thông tin cụ thể. Hình 1.3b trình bày mô hình của hệ thông thông tin từ mô hình chức năng của hệ thông thông tin 1.3 với sự thay thế các nhãn thích hợp 9 Chương ĩ: Tồng quan về hệ tkểng thông tin kế toán Cơ SỞ dữ liệu Hình 1.3b. Mô hình hệ thống thông tin 1.2. Hê thống thông tin doanh nghiêp 1.1.3. Bản chất Hệ thông thông tín doanh nghiệp là một hệ thông thông tín bao gồm các thành phần có quan hệ với nhau được thiết lập trong một tổ chức/doanh nghiệp nhằm hỗ trợ cho các hoạt động chức năng, các quá trình ra các quyết định của các cấp quản lí thông qua việc cung câ'p thông tin đê’ hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiêm soát quá trình hoạt động của tổ chức (Hình 1.4). Hình 1.4: Bản chất của Hệ thống thông tin doanh nghiệp 10 Chivừng ỉ: Tong quan về hệ thống thông tin kế toán Các nhà quản lí thực hiện việc điều hành các hoạt động của doanh nghiệp thông qua cảc quá trình ra quyết định. Quá trình này có thể diễn ra theo các bước sau: '■* Sử dụng, đánh giá thông tín được cung cấp để nhận dạng vâh đề cần giải quyết Đưa ra các phương án giải quyết w Thu thập các dữ liệu, thông tin cần thiết để đánh giá các phương án Lựa chọn phương án khả thi và ra quyết định Trong quá trình này, thông tín đóng vai trò rât quan trọng và ảnh hường đến chất lượng của các quyết định. Thông tín được sử dụng để nhận dạng, đánh giá vân đề và thông tin cũng được sử dụng để đề ra các quyết định cần thiết. Do đó hệ thống thông tin donh nghiệp phải có nhiệm vụ cung câp các thông tín hữu ích cho nhà quản trị. Một thông tin hữu ích phải là thông tín phù hợp với đối tượng sử dụng và nội dung của vân đề cần giải quyết, là thông tín đủ tín cậy, đầy đủ, và được trình bày dưới các hình thức mà người sử dụng có thế hiểu được. Đồng thời thông tin phải được cung câp kịp thời để đáp ứng nhu cầu ra quyết định hiện tại. 1.1.4. Phân loại thông tin doanh nghiệp và đối tượng sử dụng thông tin Mỗi câp quản lí khác nhau trong doanh nghiệp sẽ thực hiện những quyết định có tính chât và nội dung khác nhau. Thông thường câu trúc quản lí trong một doanh nghiệp gồm ba câp, có dạng hình tháp và mỗi cấp sẽ ra các loại quyết định như trong hình 1.5. 11 Chương ĩ: Tống quan về hệthống thông tin kế toán Hình 1.5: Câu trúc tổ chức quản trị, loại quyết định và luồng thông tin w cấ p quản lí hoạt động: Câp quản lí này quan tâm đến tính hữu hiệu và hiệu quả của từng hoạt động đã thực hiện trong doanh nghiệp. Thông tin cần thiết cho các nhà quản lí ở câ'p độ này phải phản ánh tất cả những hoạt động diễn ra hàng ngày tại doanh nghiệp. Những quyết định đưa ra bởi câp quản lí này thường cụ thể, dựa trên những quy định đã được chuẩn hóa, có các yêu cầu, chỉ tiêu cụ thế, vì thế được gọi là các quyết định có cẵỉi trúc. w Cấp quản trị chiến thuật: Đây là câ'p quản lí trung gian trong doanh nghiệp. Nhiệm vụ của câp quản lí này là quan tâm đến quá trình sử dụng các nguồn lực trong việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Các quyết định được thực hiện ở câp độ này rất đa dạng tùy vào từng doanh nghiệp, loại hình doanh nghiệp và tình hình phát sinh ở những thời diêm khác nhau cũng như tùy thuộc vào trình độ của người quản lí. Cẩp quản trị này đưa ra các quyêt định linh hoạt trong một phạm vi cho trước, vì thô gọi là các quyeĩ định bán càu trúc. Do đó thông tin cung câp cho cấp dộ này bên cạnh những thông tin được tổng hợp và truyền lên từ câ'p kiếm soát hoạt động (dòng thông tin từ dưới lên) sẽ có những thông tin được phân tích, tổng hợp nhiều chiều, liên quan 12 Chivơng ĩ: Tồng quan về hệ thống thông tin kế ttìán đến nhiều nội dung tuỳ theo nhu cầu và kinh nghiệm đánh giá của người quản lí mà không theo một quy ước khuôn mâu sẵn có. Những thông tín này làm cơ sở ra các quyết định bán câu trúc. ^ Cấp quản trị chiên lược: Đây là các nhà quản lí câ'p cao trong doanh nghiệp. Họ sẽ thiết lập và đưa ra các quyết định phi cấu trúc, liên quan đến chiến lược phát triêh trong tương lai của doanh nghiệp. Những thông tin để phục vụ cho việc ra quyết định này lây từ nhiều nguồn khác nhau cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, nó phụ thuộc vào năng lực và tầm nhìn của nhà lãnh đạo. Khó có thể xác định nhộng thông tin nào và nội dung nào là cần thiết cho quá trình dự báo này. Do đó, thông thường những thông tin cưng cấp cho cầ'p độ quản lí này không có khuôn mẫu, quy định và phi cấu trúc. Như thế, trong câu trúc quản lí doanh nghiệp hình thành hai luồng thông tin từ trên xuống và từ dưới lên. 1.1.5. Phân loại hệ thống thông tin doanh nghiệp Hệ thống thông tín doanh nghiệp có thể tiếp cận và phân loại theo đối tượng sử dụng thông tín và theo nội dung kinh tê' của các quá trình sản xuất kinh doanh mà hệ thông này thu thập và phản ánh. 1.1.5.1.Phân loại theo các cấp quản lí sử dụng thông tin trong doanh nghiệp Theo tiêu thức này, với ba câ'p độ quản lí trong doanh nghiệp, chúng ta có ba loại hệ thông thông tin doanh nghiệp sau: w Hệ thôhg xử lí nghiệp vụ (Transaction Process Systems - TPS): Thu thập và phản ánh các hoạt động phát sinh hàng ngày tại doanh nghiệp để cung câ'p các thông tín có câ'u trúc phục vụ chủ yếu cho câ'p độ quản lí kiểm soát hoạt động. '■* Hệ thông hô trợ ra quyêt định (Decision Support System - DSS): Sử dụng các dữ liệu thu thập và các thông tín tạo ra từ hệ thông 13 Chương ĩ: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán xử lí nghiệp vụ để tổng hợp, phân tích thông tín theo yêu cầu của từng nhà quản lí ở cấp độ kiểm soát quản lí. Hệ thông này đòi hồi- phải có khả năng linh hoạt trong việc kết xuất thông tín nhằm đáp ứng các yêu cầu đa dạng từ thông tín có cấu trúc đến phi câ'u trúc của các nhà quản lí ở câ'p quản trị chiên thuật. w Hệ thông hỗ trợ điều hành (Executive Support Systems - ESS) và hệ chuyên gia (Expert Systems - ES): Thông tin cung cáp từ các hệ thống này mang tính khái quát, tổng hợp cao. Thông qua các công cụ phân tích, các quy luật về suy luận được lưu trữ và thiết lập sẵn, các nhà quản lí câ'p cao trong doanh nghiệp có thể tạo ra thông tín theo yêu cầu của mình, cân nhắc, đánh giá các phương án, các xu thê' để đưa ra các dự báo và các chiên lược phát triển trung hạn và dài hạn của doanh nghiệp. 1.1.5.2.Phân loại theo nội dung kinh tế của các quá trình sản xuất kỉnh doanh Quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát bắt đầu từ việc chuyến hóa các yếu tô' đầu vào của quá trình sản xuâ't thành các sản phẩm hoàn thành, làm gia tăng các giá trị của sản phẩm và dịch vụ cung câp và sau đó sẽ cung câ'p cho khách hàng. Mỗi nội dung của quá trình này sẽ cần những loại thông tín khác nhau. Do đó, hệ thông thông tin doanh nghiệp có nhiệm vụ phải thu thập và phản anh xuyên suô't quá trình trên để cung câ'p các loại thông tin mang nội dung khác nhau cho các nhà quản lí vê tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Nếu xem quá trình sản xuất kinh doanh một cách tổng quát theo các nội dung kinh tê' liên quan, chúng ta có thê thây hệ thông thông tin doanh nghiệp gồm những hệ thông con là: 14 • Hệ thống thông tin quản trị (HTTTQT) sản xuất • Hệ thống thông tin quản trị (HTTTQT) kinh doanh/marketing Chương ĩ: Tông quan về hệ thốn» thôn» tin kế toán • Hệ thống thông tín quản trị (HTTTQT) nguồn nhân lực • • Hệ thống thông tin k ế toán Hệ thông thông tín quản trị (HTTTQT) tài chính Hình 1.6 trình bày các hệ thông con của hệ thống thông tin doanh nghiệp và mối quan hệ giữa chúng. Hệ thống thông tín kế toán là một hệ thống con trong hệ thống thông tin doanh nghiệp. Hình 1.6: Các hệ thông con của hệ thông thông tin doanh nghiệp và môi quan hệ giữa chúng Môi loại hệ thông thông tin quản trị sẽ đảm nhận một chức năng khác nhau trong việc thu thập, phản ánh và cung câ'p thông tin liên quan đến một nội dung kinh tế nhất định. Tuy nhiên do tính liên tục và theo chuỗi của quá trình kinh doanh, các hệ thống con này luôn có quan hệ qua lại sử dụng thông tín và dữ liệu của nhau để thực hiện chức năng của mình. Do đó việc phân chia các hệ thống này chi nên dừng ở mức độ phân loại theo các chức năng của từng hệ thông. Nếu phân chia các hệ thông thông tin con này một cách độc lập giổng như những phòng ban trong một tổ chức thì có thể dẫn đến việc tổ chức trùng lắp dữ liệu và thông tin cung câ'p giữa các hệ thông. Điều này sẽ dân đến sự không nhât quán và lãng phí trong việc tổ chức cung câp thông tin của hệ thông thông tin doanh nghiệp. 15 Chương I: Tồng quan về hệ thốỉig thông tin kế toán____ ________________________ 2. Hệ th ố n g th ô n g tin k é toán 2.1. Bản chất hê thống thông tin k ế toán Kê toán đóng vai trò hỗ trợ quan trọng trong quản lí điều hành doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu của doanh nghiệp. Chức năng này thể hiện thông qua việc cung cấp các thông tin hữu ích phục vụ cho việc hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đ ể thực hiện chức năng đó, cần phải có một câu trúc được thiết lập đê’ thu thập, lưu trữ, xử lí và cung cẩp các thông tin theo chức năng của k ế toán. Câu trúc đó chính là hệ thống thông tin k ế toán. Trong cấíi trúc hệ thông thông tin k ế toán, quá trình vận hành để cung cẵp thông tin thông thường được thực hiện theo các bước trong hình 1.7: w Thu thập dữ liệu của các nghiệp vụ, sự kiện của quá trình sản xuất kinh doanh qua chứng từ và các đôi tượng mang dữ liệu; *■* Ghi nhận, sắp xếp các nghiệp vụ theo trình tự thời gian gọi là ghi nhật kí; '■* Phân tích các nghiệp vụ theo các nội dung cần tập hợp và theo dõi như tập hợp theo các đôi tượng k ế toán, các đối tượng theo dõi chi tiết; w Lập và trình bày thông tin trên các báo cáo với các nội dung đã được tập hợp, theo dõi. Như vậy, kế toán dưới góc độ một hệ thông thông tin phải là tập hợp rất nhiều thành phần có liên quan với nhau (con người, phương tiện, công nghệ, quy trình...) tham gia vào quá trinh vận hành của hệ thông thông tin kê’ toán đê có được thông tin đáp ứng yêu cẩu của người sử dụng. 16 Chương ỉ: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán 2.2. Phân loai hê thống thông tin k ế toán Hệ thông thông tin kê' toán có thể phân loại theo hai tiêu chí: Đặc điểm, tính châ't của thông tin do hệ thông cung câ'p cho người dùng hoặc phương thức lưu trữ và xử lí dữ liệu của hệ thông thông tin. 2.2.1. Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp cho người dùng Theo đặc điểm, tính chất của thông tin cung cấp cho người dùng, hệ thông thông tin kê' toán được chia làm hai loại: w Hệ thống thông tin kế toán tài chính: Cung câ'p các thông tin tài chính chủ yếu cho các người sử dụng thông tin bên ngoài doanh nghiệp. Những thông tin này phải tuân thủ các quy định, chê'độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kê' toán hiện hành. ^ Hệ thôhg thông tin kê'toán quản trị: Cung cấp các thông tin nhăm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về tài chính kinh tê' của chúng đôi với tô’ chức. Chicơng I: Tổng quan về hệ thẳng thông tin kế toán Việc phân chia này mang ý nghĩa phân loại thông tin và xác đỊnh đối tượng sử dụng thông tín. Tuy nhiên hai hệ thống này không thể tách biệt thành hai hệ thông kế toán độc lập ưong một doanh nghiệp. Mặc dù mực tiêu báo cáo quản trị và báo cáo tài chính thường không tương xứng hoàn toàn nhưng giữa hai hệ thông kế toán có các thông tin giông nhau và khác nhau. Phần giao nhau giữa chúng cung cấp thông tin đáp ứng cả yêu cầu quản lí của doanh nghiệp và các chính sách, chế độ, chuẩn mực k ế toán được nhà nước ban hành. Do đó chúng sẽ được tổ chức dữ liệu thông nhất cho cả hai hệ thống k ế toán này. 2.2.2. Phân loại theo phương thức lưu trữ và xử lí dữ liệu Tùy theo phương thức và mức độ lưu trữ và xử lí dữ liệu một cách thủ công hay có sử dụng công nghệ thông tin, chúng ta chia hệ thông thông tin k ế toán thành các loại: '■* Hệ thôhg thông tin kế toán thủ công: có nguồn lực chủ yêu là con người. Cùng với các công cụ tính toán đơn giản như máy tính cầm tay, con người thực hiện tất cả các công việc của quá trình thu thập, lưu trữ, xử lí dữ liệu và thiết lập các báo cáo một cách thủ công. Dữ liệu thường được lưu trữ trên giây, dưới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng... Hệ thống loại này phổ biến ở các thế kỷ trước. w Hệ thông thông tin kê'toán bán thủ công: trong hệ thông thông tin k ế toán bán thủ công, nguồn lực chủ yếu vẫn là con người. Tuy nhiên trong hệ thông loại này, con người ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ ở mức độ nhẩt định trong một phần quá trinh hoạt động của hệ thông kê toán. Ví dụ việc dùng một phần mềm bảng tính trong lưu trữ và xử lí dữ liệu như Microsoft Excel. Trong trường hợp này, hầu hết chứng từ gôc đều là chứng từ bằng giầy như trong hệ thống thủ công, doanh nghiệp sử dụng Excel để hỗ trợ trong quá trình nhập dữ liệu, áp dụng các hàm, các lệnh của Excel đê hỗ trợ trong 18 Chương ĩ: Tồng quan về hệ thống thông tin kế toán quá trình xử lí dữ liệu, trích lọc, tổng hợp và lập các báo cáo tài chính, các báo cáo thuê'. Một sô' doanh nghiệp cũng có thể tự động hoá hoàn toàn quá trình xử lí sô' liệu đến khi xuất ra các sổ, thẻ, bảng biểu, báo cáo cần thiết. Mô hình này thường hữu hiệu trong những doanh nghiệp nhỏ, tổ chức bộ máy kê' toán tập trung, nhu cầu chuyển giao hay chia sẻ dữ liệu giữa các thành phần kê' toán không nhiều, vì hạn chê' của dung lượng bảng tính không cho phép lưu trữ sô' lượng lớn dữ liệu. w Hệ thống thông tin k ế toán trên nên máy tính: nguồn lực bao gồm con người và máy tính. Trong đó, máy tính thực hiện toàn bộ các công việc kê' toán dưới sự điều khiển, kiếm soát của con người thông qua phần mềm và các thiết bị ngoại vi. Như vậy, nêu không có con người thì hệ thông này không thể hoạt động được, và ngược lại, nếu không có máy tính thì hệ thông này cũng không thể vận hành hoàn hảo. Ngoài vai trò chủ đạo là điều khiến, kiêm soát máy tính, con người còn có nhiệm vụ nhập các dữ liệu mà hệ thông máy tính không tự thu thập được, cũng như thực hiện các công việc bảo mật, bảo vệ, bảo trì... hệ thông. Nói một cách đầy đủ, hệ thống thông tin kê'toán trên nền máy tính bao gổm các thành phần: 1. Ngtrời sử dụng (trực tiếp hay gián tiếp) hệ thông 2. Các thủ tục và qui định trong việc thu thập, xử lí và lưu trữ dữ liệu 3. Dữ liệu về doanh nghiệp và về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 4. Phan niêm xử lí dữ liệu 5. Cơ sở hạ tâng công nghệ thông tin, bao gồm máy tính, các thiết bị ngoại vi, và thiết bị truyền thông mạng (nêu cần) 19 Chựỡiìg I: Tổtíg quan về h ệ thống thông tin kế toán _____ __ _________________________ . Việc phân loại theo nội dung này sẽ làm cơ sở đanh giá khả năng xử lí của-hệ thông k ế toán. 2.3. Các nhiêm vu của hê thống thông tin k ế toán Hệ thống thông tin kê toán cũng có các nhiệm vụ cơ bản của một hệ thống thông tin. Đó là: ^ Ghi nhận dữ liệu đầu vào: Bước đầu tiên của việc xử lí đầu vào là việc thu thập các dữ liệu nghiệp vụ và đưa vào hệ thống. Ba mặt cơ bản của nghiệp vụ mà dữ liệu cần phải thu thập gồm: ■ Sự liên quan của nghiệp vụ kinh tế phát sinh; ■ Các đôi tượng k ế toán liên quan bị ảnh hưởng bởi nghiệp vụ phát sinh; ■ Các thành phần con người tham gia vào nghiệp vụ phát sinh. Chứng từ gốc bằng giây là hình thức chứng từ đầu vào vân còn được sử dụng khá rộng rãi trong doanh nghiệp và cơ quan, tổ chức. Chứng từ này sau đó sẽ được nhập vào và dữ liệu được lim trữ trong hệ thống máy tính. Ngày nay, việc ghi nhận dữ liệu đầu vào còn được thực hiện tự động bởi các thiết bị công nghệ như máy quét thẻ, máy đọc mã vạch, ATM, màn hình trực tuyến... '■* Lưu trữ: Dữ liệu nhập vào hệ thống cẩn được lưu trữ đê phục vụ cho các quá trình xử lí cung câp thông tín khi có yêu cầu. Việc lưu trữ dữ liệu cần đáp ứng yêu cầu truy cập nhanh chóng, dê dàng, chính xác và an toàn. Các phương thức lưu trữ dữ liệu phụ thuộc vào hệ thống thủ công hay dùng máy tính: ■ Chứng từ, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán báo cáo...dùng để lưu trữ dữ liệu trong Dữ liệu lưu trữ cần được dùng hệ thông và kết hợp với hệ thông mã sô' khoa học, 20 tổng hợp, bảng kê, hệ thông thủ công. tài khoản quy định hợp lí. Việc lưu trữ _____________________________________ Chương ĩ: Tổng quan ve hệ thống thông tin kế tòảĩì dữ liệu nhằm tạo được dâ'u vêt kiểm toán cũng cần" đặc biệt quan tâm. ■ Trong môi trường máy tính, dữ liệu sẽ được lưu trữ dưới dạng các tập tin, các bảng tính. w Xử lí dữ liệu: Dữ liệu nhập vào cần được xử lí đ ể đưa vàp cợ sở dữ liệu. ■ Phương thức xử lí có thể bằng máy tính, phần mềm hay ghi chép thủ công; ■ Nê'u xử lí bằng máy tính, các thao tác dữ liệu thường được thực hiện trong môi trường sô' hóa gồm: Tạo mẩu tin dữ liêu mới; Cập nhật mẩu tín; Xóa bỏ mẩu tín; Phục hồi mẩu tìrr sắp xếp dữ liệu1. Có nhiều phương pháp đ ể xử lí tập tin sề đươc trình bày trong mục 1.2.2 của chương 2. w K ết xuất thông tin: Bước cuốỉ cùng trong quá trình xử lí dữ liệu là việc kết xuẩt thông tin. Thông tin đầu ra của hệ thông thông tin k ế toán có thê’ được kết xuất trên màn hình, ra máy in, hoặc các dạng thức nhị phân có thê’được chuyên đến một nơi nhận khăc Trong hệ thông xử lí bằng máy tính, các vân tin*2 thường được sử dụng đê’ cho ra các thông tín kết xuất. Thông tin đầu ra thường thê’ hiện nội dung trên các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và các tài liệu khác. 2.4. Các hê thống con của hê thống thông tin k ế toán Mỗi doanh nghiệp khác nhau có thê’ có quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh đặc thù của doanh nghiệp của mình. Ở góc độ tiếp cận tổng quát, chúng ta có thê’ chia quá trình này theo các nội dung kinh tê' liên quan. Trong mỗi quá trình được phân chia, liên quan đến một nội dung phân loại sẽ là tập hợp các hoạt động, nghiệp vụ diễn ra theo một trình tụ' và được lặp lại theo trình tự đó. 'Xem mục 6, Chương 3 BÀNG D Ữ L.IỆU - TABLE 2Xem mục 4, Chương 3 21