Tài liệu Giáo trình thực hành tin học căn bản văn phòng

NGÔ QUANG ĐỊNH ----- GIÁO TRÌNH THỰC HÀNH TIN HỌC CĂN BẢN VĂN PHÒNG NHÀ XUẤT THANH NIÊN - 2010 LỞI NÓI ĐẦU Trong thời kỳ đất nước ta hiện nay, tin học được xem là íĩnh vực mà Nhà nước quan tâm hàng dầu và có nhiểu chính sách hỗ trợ để phát triển. Với mong muốn phổ cập Tin học cho mọi người, nhóm chúng tôi biên soạn cuốn ‘Giáo trình thực hành Tin học tìr căn bản - văn phòng” . Giáo trình bao gổm 5 phần: Nhập môn Tin học Windows 98 Microsofỉ Word 2000 IVlicrosott PowerPoint 2000 M icrasolt Excel 2ŨOO Nội dung chủ yếu; hướng dẫn thực hiện các thao tác từng bước cụ thề, chi tiết các chức năng của hộp thoại, thanh công cụ,... Quyển sàch bao gồm những điểu cơ bản của các phấn mềm ứng dụng giúp nhũng người mới bắt dầu, làm công tác văn phòng, luyện thi tin học A và sinh viên củng cố kiến thức phẩn mểm ứng dụng. oể các bẹn tiện theo dõi chúng tôi có kèm dĩa CD-ROM minh họa các đoạn phim để các bạn thực hành đễ dàng. Bên cạnh đó nhóm chúng tôi sẽ phát hành sớm “ Giáo trình bài tập thực hành” bao gổm 5 phẩn để các bạn củng cố những gì mình đã học trong quyển sách này, Trong quá trình biên soạn thiếu sót là điểu không thể tránh khỏi. Nhóm biên soạn rất mong được sự góp ý phê bình từ bạn đọc. Xin chân thành cảm ơn và chúc các bạn thành công. Tác giả Phần ỉ: N hập mòn máy tính P H # ỈI I M ô ỉs N h ữ n g đ iể m c h in h : 1.1. Khái niệm tin học.....................................................................4 1.2. Các thành phần cơ b ản của Máy tín h ................................ 5 L3. Khổ'i động máy tín h ................................................................14 Phần /• N hập môn niáy tinh Phẩn ĩ NHẬP MÔN MÁY TÍNH I .l. K h á i n iệ m tin h ọ c Tin h ọ c (ln fo rm a tic s) ìà một ngành khoa học xử lý thông tin một cách tự động bằng máy tính điện tử. Tin học gồm có hai vấn đề cơ bàn là lưu trữ thông tin và xử lý tnõng tin. M áy tí n h (C om puter) là m ột máy điện tứ đùng để xử lý dũ liệu thec một chương trình đâ định trước. Máy tính nh ận dù’ ìiệu từ các thiết bị nhập (input devices), xử lý các dữ liệu này, kết quả được trá về cho thiết bị xuất (output devices). D ữ liệ u id a ta ) là dạng ihỏng tin được chọii lọc và chuẩn hóa dể có thể dưa vàc xủ lý trong máy tínli. Đầ u VHO Xư ly Đầu ra I_____________ T h ò n g t i n (In fo r m a tio n s) cũng là các dữ liệi: nhưng nó có giá trị với một ng'j'ời, một cơ sở- Những dữ kiện này được xử lý và được tiếp nhận từ CPU và đựơc gọi là thõng tin. Thông tin mang tính chủ quan tùy thuộc vào đôl tượng nh ận được tiri tức đó. Q ui t r i n h (process) là một tập hơp các lệnk hay các chỉ thị, những hướng dẫn điều khiển niáy tính hoạt động. Tập hơp các lệnh này gọi là chưong trình. C h ư ơ n g t r ìn h (p ro g ra m ) là một dãy cáo lệnh theo một trình tự nhất dịnh đế thực hiện một cóng việc nào đó từng bước một theo ý muốn cùa người tạo ra'chương trình (người lập trình). P h ầ n c ứ n g (hardivare) là các th iết bị điện tử cơ khí như màn hình, bàn phim, bộ vi xử lý, chuột, m áy in.-. P h ầ n m ề m (softw are) là các chương trìn h điều khiển sự hoạt động của m áy tính thực hiện theo các yêu cầu đa dạng của người sử dụng. Có 4 loại phần mềm: • Phần mềm hệ thống là những chương trìn h dùng để kliởi động hệ máy tính và tạo môi trường để người sử đụng giao tiếp và vận hành máy tính. P h ần mềm hệ thống quan trọng n h ấ t là hệ điều hành, ví dụ như hệ điều hành Windows, hệ điều hành Linux, hệ điều hành ĩíoveil Netvvare,- Phẩn ỉ: Nhập ■>ỉòn máy tinh » Pììá.11 'nérrỉ. ìíii.g dụng la '.hương trinh dược vic’t va, ĩnục 'lích ,.'i Lhoa iniin nnu '.-i.. ;• i víig cua riguừi sử ;kr.ig n.hư chưưng (!-irìh :!Osn thác: chươn'^ trinh xữ lý bâng tính Excel, ch.ương crìnb. ũuH.i ĩ'.' . ... . . 'lỉíitng trií>h thiết k ế tạo '■.'.ẫu CorelDraw..„ » Các ìiíỉôn ngữ lập trinÌL ià các líhần mếm giúp cho người ìập trình có thế' th iế t kế, tạo ra các cr.i.i’ơ ng trình ứag dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Vi dụ: Ngòn ngữ ìệp trình c , c**, c#, Pascal, Java,... * Cdc c/iươnq ỉrinh iiện ich l;ì các chương trình giúp cho hệ điều hành chạy tốt hơn, íửa nhừng ìồ: crong \Vindows, tiện ích về phân vùng đĩa cứng, tiện ích sắp xếp chống phân m ảnh trên đĩa cứng,- 1.2. C ác th à n h p h ầ n cơ b ả n củ a M á y tin h J Câc tìiièt bị nhập ílnput Dci"ces; Ịà những th iế t bị thu n h ận và đưa vào máy các dữ ìiệu chưa được xứ lý- Ví dụ như máy quét ảnh, viết điộiì tứ, bàn phím, camera, cìr.iội vi tính, máy quét mã vạch,- □ Củc íìiiất bị xuất ‘"Outpưi Devices) là những th iết bị tiếp nhận các dữ liệu dà được xủ lý từ CPU mà người sữ dụng quan sát được. Ví dụ: rnàn hình, máv in,... J Bộ nha troỉig iỉvíemory Unil ', có 2 ioai chính là bộ nhứ Ram vù bộ nhớ Rom Bỏ :ihđ R,am: dùng để lưu tạm thời những thông tin Idii CPU đăỉig xử Iv không được duv trì klii niất cìiận. Bô nhớ Rutr:: dùng đé’ lưư trử thông tin cần th iết của n hà sảii xijấ'u phán cíừig và được duy trì bới một nguồn điẹn. J Đơn vị xừ ỉý irung ương (CPU - Central Processing Unit) '.lùng dể xữ lý clữ liệu từ các yêu cầu của ìi^;u'ời cứ dụag được nhập vào thông qua các thiết bị Iihậo. □ Bộ nhớ ngoài dùng để lưu trữ dữ liệu, chưưng trìn h của Ligười sử dụng, không cẩn nguồn điện để duy tri. Ví dụ: đĩa C:ừng, dĩa ưiềm, đĩa CDRoìĩi,-.. o Phần ỉ: N hập môn ?ìiáy tinh C ác th à n h p h ầ n n à v có m ố i q u a n h ê Q u a so' đ ồ sau : Bô n h ớ tro n e ROM RAM ▼ T h iết bị n h ậ p Bàn phím Con chuột B ô x ử Iv —► 8088 (XT) 80286 (AT) T h iết bi x u ấ t —*■ M àn hình Máy in Bô n h ở n g o à i Đĩa mềm Đìa cứng,... Đ ơ n v ị x ử lý t r u n g ư ơ n g (C e n tr a l P r o c e s s in g U n it - CPU) r CPU là trung tâ m điều khiển toàn bộ hệ thống tính toán. CPU có chức nảng xử lý mọi dữ liệu được đưa vào và thực hiện những lệnh của chương trình đang được lưu giữ trong bộ nhớ trong bằng cách đọc từng lệnh, giải mã rồi thi h à n h lệnh. C P U gồm 2 đ ớ n vi x ứ Iv : B ộ d iề u k h i ể n (C on trol Unit): dùng để đọc lần lượt từng lệnh của chương trìn h đang chứa trong bộ nhớ trong, giải m ã lệnh rồi phát các tín hiệu để thực hiện chúng. *> B ộ s ố h ọ c lu ậ n lý (A r ith m e tỉc L o g ic U n it • ALU): là m ột bộ phận trong bộ xử lý trung tâm (CPU) dùng để thực hiện các phép tính sô' học và logic cơ bản. Ngoài ra, CPU còn có các th a n h ghi, các th a n h ghi là các vùng nhớ tạm thời cho các lệnh và dữ liệu, chúng liên kết với CPU chứ không với bộ nhớ trong và là những nơi lưu trữ phù hợp, đặc b iệt ưu việt về tốc độ. Chúng có th ể thao tác r ấ t nhanh khi nhận, giữ và chuyển các lệnh hay số liệu sang thực hiện các phép số học hay so sánh logic tâ't cả theo sự hướng dẫn của đơn vị xử lý trung ương CPU. Nói cách khác, các than h ghi là các vùng nhớ tạm thời hỗ trợ việc chuyển giao thông tin và các phép toán số học/logic. 6 Phần I: N hập môn máy tính 'h B ộ n h ớ t r o n g Bộ nhớ trong là nơi dùng dế chứa dừ liệu, chương trình, thông tin mà m áy tính sẽ dùng và xử lý trong quá trình hoạt động. Bộ nhớ trong gồm nhiều ô nhớ liên tục, mỗi ô nhớ là m ột byte, một byte là một ký tự, 1 byte có 8 bits (bit là đơn vị lưu trữ dữ liệu nhỏ nhất). Đơn vị bộ nhớ: 1 KB = 2^° bytes = 1.024 bytes 1 MB = 1.024 KB = 2^° bytes = 1.048.576 bytes Có 2 lo ạ i bộ nhớ: bộ nhớ ROM và bộ nhớ RAM i*' Bộ nhớ ROM (Read ồnly Memory): o Là vùng nhở lưu trữ chương trình có sần, các thông tin do nhà sán xuất máy ghi vào một lần duy nhất khi chê tạo nó. o Chỉ cho phép đọc dữ liệu mà không ghi thông tin vào dược, o Khi t ắ t nguồn điện, thông tin trong ROM không bị m ất đi. o Bên trong ROM thường chứa các chương trìn h cơ bản điều khiển việc nhập/xuất có tên là ROM-BIOS (Read Qnly Memory Basic InpuưOutput System). > Bộ nhớ RAM (Random Access Memory); là vùng nhớ truy cập ngẫu nhiên. o Có th ể ghi, đọc thông tin trên đó. o Dùng để chứa các thông tin tạm thời. o Khi m ất nguồn điện, thông tin trong RAM bị xóa. '?í> T h i ê t b ị N h ậ p B à n p h ím (K e v b o ard ) là thiết bị đưa dữ liệu từ bên ngoài vào máy tính, là phương tiện mà người sử đụng dùng để r a lệnh cho m áy tính và được nôl trực tiếp vào mainboard qua một dây cáp xoắn có đầu nõl AT, PS/2 hoặc USB. Bàn phím có 2 loại chính: bàn phím chuẩn (có 87 phím), bàn phím mở rộng (có 105 phímj và bàn phím có tích hợp những phím hỗ trợ Multimedia (126 phím). Phẩn ỉ. Nĩiập niỏỉ: may tinìi C ác plìím tr è ìi b à n u hiĩíi đ ư ơ e p h á ii ĩ o a i Sữix: 9 J------------------------------------------------------- ị -------------------------------------------------------------------------------- , Í R F Ì F ^ F Ì F i l R F } R R F ' Ì R R Ì R ixk Mĩ Nv R Ìim I 3I^FFFF FF F !W lF !t Ìl 3 R p N FF inin FFC T 1F Tab L ^ Ị w ] r E ~ ị Ị ^ Ị f j i j ^ 7 i Ị Ị r ị Ị T } Ị õ i f p i í T i r n r ^ I C a p r | ^ Ị ^ , | Ồ ] ị 7 | G ^ [ í f | ị j ỊỊ k ^ỊỊl IỊ; II J Entẽr Ị Shitt 1 1 in < l[ c lí v l [ B l j N | Ị ^ f n r ĩ l / Ctiĩị'.':Ì|[Altị| Spece |1AltịU a ' ị ' 5~|[Õ h| Ị lT Ị ^ Ị rÍ Ì ! Vùng 1: Các phím dùng để nhập liệu. Vùng 2: Dày phím chức năng tùy thuộc vào chương trìn h đang hoạt động Phím ESC trình. Phím này đùng để thoát khỏi hộp thoại, m ột số chương Phím Print Screen í ): Giữ lại những gì trê n m àn hình và lưu vào vùng tạm thời (clipboard), bạn có thể chép qua các phần m ềm Idiác bằng lệnh Paste trong phần mềm dó. Phím Scroll Lock ( lên xuô^ng. Tùy thuộc phần mềm đang sử dụng, dùng đề cuộn Phím Pause/Breakí N gắt (Break) chương trình khi k ết hợp với phím Ctrl hay tạm dừng (Pause) một chương trình. Phím BackSpace ( ): Xóa ký tự bên trá i điểm chèn. Phím Tab ( T'3b : Nhảy vào một khoảng trống trong chương trìn h soạn thảo văn bản, chuyển qua lại giữa các mục chọn lựa trong hộp thoại. Phím Caps Lock ó ): B ật/tắt chế độ gõ chừ hoa. Phím Shift (> ): Kết hợp với m ột phím chữ để tạo chữ hoa, hoặc chữ thường khi phím Caps Lock đã bật. Phím Ctrl. A lt h: Thường k ế t hợp với một số phim khác phím t ắ t cho chương trìn h ứng đụng nào đó. Phím Phím ^ : Hiển thị thực đơn Start. Hiển thị thực đơn ngừ cảnh. 8 tạo để tạo Phần ỉ: N hập môn máy tinh Phíiĩi Suace ( soạn thảo vàn bản. j: Tạo khoảng trắn g trong chương trình Phím Enter ( ): Chấp nhận một hộp thcạ' hay xuống dòng mới trong chưong trình soạn thảo văn bán. Phi’m Delete ( ) : xóa kv tự bên phái điếm chồn. Phím Insert ( ) : thường dùng trong các chương trìn h soạn thảo vẳn bản .đê' chuyển đổi giữa chế độ chèn (Insert) và chế độ viết đè (Overwribe). Phim Honie.-^nd (-'' ): Cu ciiuyen diem chen vé đầu dòng hoặc cuối dòng trong chưưng trìn h soạn tháo vãn bản. Phím Pagọ .Down/Page Up di chuyển điểm chèn xuống hay lên một trang m àn hình trong chương trình soạn tháo ván bản. Nhóm uhím di chuvển: _ Lf ÌDn|fRt ; . Nhóm pliím sò' (nằm bền phái bàn phím): LnỊ / •II-I M 91 3 í ^ ! 5| T | ủ ] ữêiỊ Phím Num Lock bật/tắt đê’ chuyển đổi qua lại giữa i:hế độ n hập sô và chế độ sử dụng các phím số này như các phím điều khiển. C h u ô t (M ouse) Phim trái chuột: dùng tĩê,,____ _ Ị lựa chọn những mục của thực dơn, hộp thoại. __ *.Phím phải chuột: thường dung hiển thị thực đơn ngữ cảnh vị trí con trỏ chuột. Chức năìig\ có thế thay thế các phím di chuyến của b àn phím, dễ dàng chọn lựa và có thế’ thay đỗi một đối tượng nào đó trên m àn hình nên r ấ t được chuộng trong các phần mềm đồ họa, thiết k ế dàn trang,..- Trong Windows việc thiếu M ouse sẽ gày không ít khó khăn cho người sử dụng. Bạn có th ể quy ước lại chức năng của phím trá i và phím phải chuột (băng cách chọn M ouse trong cửa sổ C o n tro l P a n e l). 9 Ph.ẵn ỉ: Nhập niôr. máv tính M áy q u é t (S can e r ) là th iết bị có hình dạng và cách hoẹt động như má-.photocopy nhííiir hình ánh hoặc số liệu sẽ được dưr. trực tiếp vào írcng máy vi tínb cluói dạng tập tin ảnh. Dặ(j biội, dể Lập i.in vãn bán cỉạnrr ànb được đưr>. từ niáy Scan vàc n á y vi. 'ánh vè có thẻ chuvẩn ầổi sang văn bản, b ạ r pliai ch-', áếr; một chươiag trìnl' nhập dạng kv tự OCR (Ooticaì Charactoỉ Rcadcr), chương trình sẽ n)-'ận d?.n? nliữi^g c!;ũ '-iết tay thay vĩ !.iỉ:.r' gõ từ bèu phin;. ^ T h iế t bị X u ấ t M àiì_hm h (M-riViilor) ; I Lè thiết bỊ đố hiển tìiị nhuiig LÌỊÔnịỊ- tin dược CPU xử lý, có cấu t.ạo giống m rv vô luyếi"; Iruyền lììnli. Ngoài ra nó còn cho thấ', vi^ỊC nhập dữ liệu từ bàn phíĩT. cúa người sử tlụng. Sô' dòng trình bày và sô’ chấm điếin trên một dòr.g là yếu tố quan trọng. Hiện nay, các wáy tính thường sử dụng loại m àn hình có dộ phán giải 800x600 pixel (chấm điềm), nghĩa là mỗi dòng có 800 chấm điểm và gồm 600 dòng trìn h bày, cho phép bạn. hiển thị hjnh ảnh với độ sắc nét cao. Có 2 c h ế đ ộ là m v iè c c ủ a m ầ n h ìn h : Chế độ vãn bản Ííext mode): mẫu của ký tự hay ký hiệu trình bày trẽn m àn hình sẽ lấy từ ROM và gởi ra m àn hình để tạo chữ. •> Chê độ đồ họa (graphic mode)-. màn hình được chia ra làm nhiều điểm ả n h (pixel). Mỗi đifi’m ảnh tương ứng với một bít trong vùng nhớ RAM video. Độ phân giải của m àn hình là sô' pixeì (điếm ảnh) trên một dòng và trên một cột. Độ phân giải càng cao thì hình ảnh càng mịn. Có 2 lo a i m à n h ì n h : M àn hĩnh đan sắc (Monochrome): chỉ trìn h bày m ột màu, thường là trắn g hay xanh, hoặc hổ phách trên nền đen. Ví dụ: m àn hình HGA (Hercules Graphics Adaptor) > Màn hình màu (Color): cho phép trình bày với nhiều màu sắc khác nhau. SỐ ìượng màu th ể hiện và độ phân giải cũng thay đổi theo các loại, ví đụ như m àn hình CGA (16 màu). EGA (64 màu), VGA (256 màu). 10 Phần I: N hập môn mảy tinh. M á \ in ( P r i n t e r ) là một trong những th iết bị xuất, dùng để in văn bản hoặc các đồ hình được th iết k ế trong máy tính ra m ặ t giấy. Các m áy in rấ t khác nhau về chất lượng, tốc độ, tạp nhiễu, đô phân giải khi in ảnh, các phông chữ cài sẵn và loại giấy. Hiện nay trên thị trường gồm rất. nhiều loại máy in I của nhiều hang Idiác nhau. Có th ể kể tên một số m áy in ^ thòng dụng như; máy in kiir., m áy in phun màu, máy in _laser trắng đen, máy in laser màu, máy plottsr,.... '??> R ộ n h ớ n g o à i D ĩa m ề m (P lo p p v d is k ) Đĩa mềm là có dạng hình tròn được cấu tạo bằng' nhựa tổng hợp irsềm dẻo, trôn bề m ặt có phủ lớp oxid từ tính, được bảo vệ trong một vỏ bọc hình vuông, dẹp và được làm bằng nhựa. Dung lượng của đĩa mềm khoáng 1,44 MB, 2,88 MB. Kích thước của đĩa mềm thông dụng n h ấ t là ZVi inches. Đ ặ c ả iề m \ □ Thuận lợi trong việc di chuyển, không bị lắp cố định vào máy. □ Rẻ tiền, □ Lưu trữ ít thông tin. Q Tốc độ đọc và ghi thông tin thấp. C ấ u tạ o đ ĩ a m ề m \ đĩa mềm có dạng hình tròn, trên dó được phủ lớp từ tính, đưực cấu tạo bới những đường tròn đồng tâm , mỗi vòng tròn được gọi ỉà rãn h (track), mỗi rãn h được chia ra nhiều phần nhỏ được gọi là các cluster {liên cung), mỗi clustor bao gồm một hay nhiều sector (cung từ). Đối với đĩa mềm, một cluster cũng chính là một sector. Mỗi cung từ trên đĩa mềm thông thường chứa được 512 bytes và được đánh số thứ tự b ắ t đầu từ 1 (địa chí vật lý) trèn mỗi track hoặc bắt đầu từ 0 và tăng đến sector cuối cùng trê n đĩa (địa chỉ logic), Đĩa mềm có 2 m ặt gọi là Head 0 và Head 1, có chốt chông ghi nghĩa là nếu không cài chô^t che lấp lỗ hở thì ta không thể ghi dữ liệu vào dĩa ngược ỉại ta cài chốt che lấp lỗ hở thì bạn có thể ghi dữ liệu vào đĩa (đô’i với đĩa mềm 3Í/2 inches). 8 Cluster = Cung từ (sector) Head 0 6 Track. (rành) C â u t ạ o đ ĩa m ề m vi t í n h 11 Phần ỉ: N hập môn m áy tính C ách bào q u ả n đ ĩ a mềm : □ Không viết bút bic lẽn m ặt đĩa. □ C ất giữ đĩa nơi an toàn, trán h nơi ẩm ướt, có từ tính cao. □ Không được chạm vào phần đĩa không được che phủ. D ĩa c ứ n g (H a rd - Xem thêm -