Tài liệu Giáo trình ôn thi viên chức giáo viên môn tin học

Giáo trình ôn thi Viên chức Giáo viên I. Môn Tin học CHỨC NĂNG VÀ KHỞI ĐỘNG  Chức năng Windows Explorer là một trình tiện ích được tích hợp vào trong máy tính để giúp người dùng có thể tổ chức quản lý dữ liệu trên ổ đĩa, hiển thị nội dung của ổ cứng và các thư mục, sử dụng Windows Explorer để điều hướng đến tất cả các thư mục và file trên máy tính.  Khởi động: Thực hiện một trong các cách sau: – Start  All Programs  Accessories  Windows Explorer – Nhấn phải chuột tại biểu tượng My Computer Open – Nhấn phải tại nút Start Open Windows Explorer – Kích vào biểu tượng trên thanh Taskbar – Nhấn tổ hợp phím Windows + E Sau khi khởi động Windows Explorer đưa đến Panel điều hướng ớ phía bên trái với 4phần chủ yếu: Để điều hướng trong Windows Explorer là sử dụng Favorites và Computer. Phần Favorites cho phép chúng ta truy cập trực tiếp đến các thư mục ưa thích mặc định gồm có: Desktop, Downloads, Trang 1 Giáo trình ôn thi Viên chức Giáo viên Môn Tin học Network và Recent Places. Trong khi đó phần Computer cho phép bạn truy cập vào tất cả các thư mục và ổ đĩa cũng như các thư mục con trên hệ thống máy tính của mình. Kích vào mũi tên bên cạnh mỗi mục để mở rộng phần chọn trong Panel điều hướng; kích bất cứ mục nào để hiển thị nội dung hoặc thư mục của thiết bị đó trong Panel chi tiết của cửa sổ Explorer. Thanh công cụ làm việc chủ yếu Toolbar là nút Organize. Kích nút này để hiển thị menu Organize, menu này đặc trưng cho tất cả các hoạt động có liên quan đến file, chẳng hạn như Cut, Copy, Paste, Delete ,… Ở phía trên cửa sổ Explorer là hai nút “Back” , “Forward” và hai hộp. Hộp lớn hơn là hộp địa chỉ, hiển thị đường dẫn thư mục.Hộp thứ hai ở phía trên bên phải cửa sổ Explorer là hộp tìm kiếm, sử dụng hộp này để tìm kiếm các file và thư mục trong hệ thống.  Hiển thị/Ẩn các Bảng điều khiển - Panel  Từ bên trong Windows Explorer, chọn Organize  Layout  Tích vào Panel mà bạn muốn hiển thị.  Hủy chọn các Panel mà bạn không muốn thấy.  Một số khái niệm và quy ước  Tập tin (File)  Là đơn vị lưu trữ thông tin trên đĩa của hệ điều hành.  Tập tin được đặt tên và lưu trữ trong các thiết bị lưu trữ như đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa CD...  Tên tập tin bao gồm phần tên và phần mở rộng (đuôi, dùng để phân loại tập tin) được phân cách bởi dấu chấm (.).  Folder (Thư liệu): Là một dạng tập tin đặc biệt có công dụng như là một ngăn chứa tài liệu, được dùng trong việc quản lý và sắp xếp việc lưu trữ dữ liệu trên máy tính theo phân loại của người dùng.  Shortcut: Là một biểu tượng hoặc một lối tắt để chạy một chương trình hoặc mở nhanh một tài liệu.  Properties: Mô tả thuộc tính của một đối tượng.  Thay đổi các chế độ xem trên màn hình : Vào View  Chọn:     Icons : Các biểu tượng riêng cho mỗi file hoặc thư mục, có kích thước từ nhỏ đến lớn Medium icons : Xem biểu tượng ở dạng trung bình Small icons: Xem biểu tượng ở dạng nhỏ List:iệt kê các nội dung của thư mục, không hiển thị chi tiết, chỉ sử dụng một số cột cần thiết. Đây là  khung nhìn kinh tế nhất. Details: một dòng liệt kê mỗi mục với các cột tên, ngày chỉnh sửa, kiểu và kích thước. Trang 2 Giáo trình ôn thi Viên chức Giáo viên   Môn Tin học Tiles: là một lưới các biểu tượng nhỏ cho mỗi mục, với filename và kích cỡ bên cạnh mỗi biểu tượng. Content:hiển thị mỗi mục trong một dòng với các thông tin về nó – gồm có ngày chỉnh sửa, kích thước, tác giả và kiểu. Lưu ý: Việc hiển thị các khung nhìn có thể làm chậm hiệu suất máy tính của bạn, đặc biệt khi xem ảnh (và các thư mục có chứa ảnh).  Sắp xếp, phân loại files và thư mục: Vào View  Chọn Sort by Chọn kiểu sắp xếp.  Chọn các Folder / File (Trên màn hình chi tiết)  Nếu chọn một đối tượng( Folder/File) thì Click tại đối tượng đó  Nếu chọn các đối tượng không kề nhau thì Click tại một đối tượng đầu tiên sau đó nhấn CTRL và Click vào các đối tượng còn lại.  Nếu chọn các đối tượng kề nhau thì Click tại đối tượng đầu tiên, sau đó nhấn Shift vàClick đối tượng cuối cùng.  Nếu chọn tất cả các đối tượng trong một cửa sổ thì vào Edit  Select All (Hoặc nhấn CTRL – A)  Thay đổi chế độ xem hoặc không xem phần mở rộng của tên File.  Vào Tools  Folder Options  View Để hiển thị phần mở rộng, không đánh dấu vào ô kiểm Hide file extensions for known file types. II. 1. a. – – b. MỘT SỐ LỆNH CƠ BẢN CỦA WINDOWS EXPLORER Tạo Folder/File mới. Tạo Folder Chọn vị trí cần tạo và thực hiện một trong các cách sau:  Nhấp vào mục New Folder trên thanh Toolbar  Nhấn phải chuột New Folder  File New Folder  Nhấn tổ hợp phím : Ctrl + Shift + N Nhập tên Folder  Nhấn Enter Tạo tập tin - Nếu tập tin có phần mở rộng là .DOCX thì chọn Microsoft Word Document - Nếu tập tin có phần mở rộng là .XLSX thì chọn Microsoft Excel WorkSheet - Các phần mở rộng khác thì chọn Text Document Xác định tên của tập tin Nhấn Enter. - Nhấp đúp tại tên tập tin để mở cửa sổ soạn thảo nội dung tập tin. Soạn xong, chọn File  Save để lưu lại  Close để đóng tập tin. 2. Sao chép các Folder/File – Chọn Folder / File cần sao chép  Thực hiện 1 trong các cách sau:  Vào Edit  Copy (Copy to Folder) tại vị trí muốn sao chép tới chọn Edit  Paste  Nhấn phải chuột  Copy  tại vị trí muốn sao chép tới nhấn phải chuột  Paste  Vào Organize  chọn Copy  tại vị trí muốn sao chép tới, vào Organize  Paste  Nhấn phím Ctrl + C tại vị trí muốn sao chép tới nhấn Ctrl + V 3. Di chuyển Folder/File – Chọn File/Folder cần di chuyển  Thực hiện 1 trong các cách sau: Trang 3 Giáo trình ôn thi Viên chức Giáo viên Môn Tin học  Vào Edit  Cut (Move to Folder) tại vị trí muốn di chuyển tới, vào Edit  Paste  Nhấn phải chuột  Cut  tại vị trí muốn di chuyển tới  Paste  Vào Organize  Cut  tại vị trí muốn di chuyển tới  Paste 4. Đổi tên các Folder/File - Chọn Folder/File cần đổi tên  Vào File  Rename  Nhập tên mới  Nhấn Enter  Vào  Organize Rename  Nhập tên mới  Nhấn Enter  Nhấn phải chuột tại Folder/File cần đổi tên  Rename  Nhập tên mới  Nhấn Enter  Nhấn phím F2  Nhập tên mới  Nhấn Enter 5. Xoá cácFolder/File – Chọn File/Folder cần xóa  Thực hiện 1 trong các cách sau:  Nhấn phím Delete trên bàn phím  Vào File  Chọn Delete  Vào Organize  Chọn Delete  Nhấn phải chuột tại File/Folder cần xóa  Delete  Muốn xóa vĩnh viễn các File/Folder nhấn đồng thời phím Shift + Delete 6. Thay đổi thuộc tính cho các Folder/File - Chọn Folder/File cần thay đổi thuộc tính - Vào File  Properties (Hoặc Vào Organize  Chọn Properties) - Xác định thuộc tính (đánh dấu chọn) hoặc huỷ thuộc tính (bỏ chọn)  OK  Các thuộc tính có thể là : o Read Only – Chỉ đọc o Hidden – Ẩn 7. Tìm kiếm – Chọn ổ đĩa nơi cần tìm thông tin Trên khung tìm kiếm nhập tên Folder hoặc tên tập tin cần tìm Nhấn Enter. – Sử dụng các ký tự hỗ trợ trong việc tìm kiếm:  Dấu * đại diện cho 1 nhóm ký tự.  Dấu ? đại diện cho 1 ký tự. – Tìm kiếm theo thời gian xác định trong: Date Modifield – Tìm kiếm theo kích thước xác định trong: Size 8. Khôi phục lại Folder/File đã bị xoá nhầm. - Khởi động chương trình Recycle Bin - Click tại tên Folder/File cần phục hồi - Vào File  Restore (Hoặc nhấn phải chuột tạiFolder/File cần phục hồi chọn Restore) III. XỬ LÝ TIẾNG VIỆT – Sử dụng bảng mã VNI- Windows, Unicode – Các loại font chữ tương thích: Times New Roman, Tahoma, Arial, Vni-Times,VNI-Helve,.. – Kiểu gõ thông dụng: Telex, VNI. Trang 4 Giáo trình ôn thi Viên chức Giáo viên Môn Tin học Trang 5 Giáo trình ôn thi Viên chức Giáo viên Môn Tin học  Chức năng: Là phần mềm soạn thảo văn bản.  Khởi động: Start  All Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Word 2007 (Hoặc nhấp đúp tại biểu tượng của Microsoft Office Word 2007 ) Sau khi khởi động, màn hình giao diện của Word bao gồm các thành phần chính như sau:  Thanh tiêu đề (Title bar): Chứa tên cửa sổ đang làm việc.  Quick Access Toolbar: Thanh công cụ giúp truy cập nhanh đến các tính năng thường dùng như Save, Undo, Repeat,…  Thanh Ribbon: Gồm 3 thành phần chính:  Tab: Tổng cộng có 7 Tab xuất hiện phía trên cùng của thanh Ribbon.  Nhóm (Group): Mỗi Tab có một số Group có các tính năng liên quan tới nhau.  Lệnh (Command): Có thể là một nút lệnh, một hộp thoại để nhập thông tin hoặc một menu. - Dialog Box Launcher : Biểu tượng xuất hiện ở góc dưới phải của một số nhóm, nhấp nút này sẽ mở hộp thoại tương ứng với các tính năng trong nhóm.  Thước tỷ lệ (Ruler): Dùng để xác định lề trái/phải hoặc đầu dòng và đặt để thước canh cột (Tab Stop).  CÁC CHẾ ĐỘ MÀN HÌNH 1. Chọn Tab ViewDocument Views:  Draft: Chỉ hiển thị phần text (câu chữ) của văn bản. Hình ảnh, Header & Footer không hiển thị ở chế độ này. Chế độ này cung cấp một góc nhìn đơn giản để đánh phần text giống như thao tác với văn bản thường ngày.  Print Layout: Cung cấp một cái nhìn tổng thể về văn bản khi in ấn. Chế độ này hiển thị chính xác những gì khi được in; Phần nội dung text của văn bản, hình ảnh, Header & Footer, ngắt trang, văn bản được thể hiện theo từng trang.  Outline: Hiển thị văn bản dưới dạng có cấu trúc để người dùng có thể tổ chức lại cấu trúc của văn bản.  Web Layout: Hiển thị văn bản dưới dạng những trang Web. Văn bản hiển thị ở chế độ này sẽ tự động điều chỉnh để thể hiện trên toàn bộ cửa sổ của trang Web. Ngoài 4 chế độ trên MS Word còn cung cấp chế độ xem văn bản trước khi in. - Vào Office Button Print Print Preview: Để xem lại tổng quát các trang tài liệu trước khi in. Ở chế độ này cho phép hiển thị nhiều trang cùng 1 lúc, cho phép phóng to, thu nhỏ độ lớn của văn bản. 2. Chọn tỷ lệ hiển thị màn hình: Trang 6 Giáo trình ôn thi Viên chức Giáo viên Môn Tin học - Chọn Tab View Zoom Zoom  Xác định tỷ lệ % cần hiển thị trong Percent  OK. (Hoặc có thể sử dụng thước Zoom ở góc phải bên dưới màn hình)  MỘT SỐ THAO TÁC VỀ TẬP TIN 1. Khái niệm về tập tin: - Dữ liệu lưu vào đĩa theo từng đơn vị riêng biệt gọi là tập tin - Mỗi tập tin xác định bởi 1 tên theo qui ước sau:  Tên tập tin có thể gồm có hai phần: [.]  Tên chính là phần bắt buộc phải có, phần mở rộng có thể có hoặc không có.  Tên File có thể sử dụng tối đa 255 ký tự (kể cả khoảng trắng) và không được sử dụng các ký tự đặc biệt sau: */ \ <> ? “ : Ví dụ: QDUB_06-01-2005.DOCX; HDKT N01-02-2005.DOCX; … 2. Các lệnh về tập tin: a. Lưu tập tin vào đĩa: - Vào Office Button Save (Hoặc chọn ký hiệu Save trên thanh Quick Access Toolbar hoặc nhấn Ctrl +S)  Xác định vị trí cần lưu  Xác định tên tập tin trong: File Name  Save (Trong trường hợp tập tin đã được đặt tên thì lệnh sẽ cập nhật những thay đổi mà người sử dụng vừa thực hiện) b. Mở một cửa sổ tư liệu mới: - Vào Office Button  New  Blank and recent chọn Blank Document  Create. (Hoặc nhấn phím CTRL+N) c. Chọn tập tin (cửa sổ) làm việc hiện hành: Chọn Tab View Window Switch Windows Click vào tên cửa sổ muốn chọn. d. Đóng cửa sổ hiện hành: Vào Office ButtonClose e. Mở tập tin đã lưu trên đĩa:  Vào Office ButtonOpen (Hoặc nhấn Ctrl +O)  Xác định vị trí chứa tập tin cần mở.  Chọn tên tập tin cần mở Open. f. Lưu tập tin đang mở với tên khác (thực chất là Copy tập tin đang mở):  Vào Office ButtonSave as.  Xác định vị trí và tên mới Save. Trang 7 Giáo trình ôn thi Viên chức Giáo viên Môn Tin học g. Thoát khỏi MS Word:  Vào Office ButtonExit Word. (Hoặc Click tại  Close ở góc phải trên của màn hình)  CÁC THAO TÁC THƯỜNG SỬ DỤNG KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN 1. Chọn đoạn văn:  Cách 1: Drag Mouse quét từ đầu đến cuối đoạn văn.  Cách 2: Đặt con trỏ tại đầu đoạn văn, nhấn phím F8, click Mouse tới vị trí cuối đoạn văn bản. 2. Sao chép 1 đoạn văn:     Xác định (bôi đen) đoạn văn cần sao chép. Vào Tab Home  Copy (Hoặc nhấn Ctrl + C) Đặt con trỏ tại vị trí cần sao chép tới. Vào Tab Home  Paste (Hoặc nhấn Ctrl + V) 3. Di chuyển 1 đoạn văn: - Xác định (bôi đen) đoạn văn cần di chuyển. Vào Tab Home Cut (Hoặc nhấn Ctrl + X) Đặt con trỏ tại vị trí cần di chuyển tới. Vào Tab Home  Paste (Hoặc nhấn Ctrl + V). 4. Xoá 1 đoạn văn: - Chọn đoạn văn cần xoá. - Nhấn phím Delete 5. Phục hồi thao tác trước đó: Dùng ký hiệu Undo trên Quick Access Toolbar (Hoặc nhấn Ctrl + Z). 6. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu  Chọn Tab HomeEditing Replace (Hoặc nhấn phím Ctrl – H)  Chuỗi tìm kiếm xác định trong: Find What  Chuỗi thay thế xác định trong: Replace With  Chọn Replace All để thay thế toàn bộ.  Close 7. Sử dụng ký hiệu Show/Hide: Tại Tab Home trong ngăn Paragraph Click chuột tại ký hiệu ¶ Show/Hide sẽ cho hiển thị những ký hiệu không được in ra văn bản (Non printing character) như: Xuống dòng, khoảng trống, Tab – giúp người sử dụng có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết.  CĂN LỀ CHO ĐOẠN VĂN - Xác định (bôi đen) đoạn văn  Chọn Tab Home Nhấp vào ký hiệu để mở hộp thoại Paragraph dialog box Indents and Spacing Trang 8 Giáo trình ôn thi Viên chức Giáo viên Môn Tin học  Mục General Alignment: Xác định kiểu canh lề (Trái, Phải, Giữa, Đều)  Mục Indentation: Chọn Left/Right: Khoảng cách từ lề trái hoặc lề phải đến cuối nội dung văn bản.  Mục Spacing: Chọn Before/After: Xác định khoảng cách giữa đoạn văn đang chọn với đoạn văn bên trên/hoặc đoạn văn bên dưới.  Chọn Line Spacing: Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn.  OK. Ghi chú: Có thể sử dụng các ký hiệu canh lề trên nhóm Paragraph  XÁC ĐỊNH KIỂU CHỮ TRONG WORD  Xác định (bôi đen) đoạn văn.  Dùng Home  click chuột tại mũi tên ở góc phải dưới của ngăn Font  Các kiểu chữ chọn trong Font  Kích cỡ chữ: Size; Màu chữ: Font Color.  Kiểu gạch chân chữ: Underline style.  Dạng hiển thị chữ: Effects. Superscript: Chữ dạng chỉ số trên (m2, m3 - hoặc nhấn tổ hợp 3 phím Ctrl + Shift + dấu bằng) Supcript: Chữ dạng chỉ số dưới (H2, O2 - hoặc nhấn tổ hợp 2 phím Ctrl + dấu bằng) All Caps: Chữ hoa toàn bộ ( Hoặc có thể sử dụng các ký hiệu trên ngăn Font. Ví dụ: B (Bold) - Chữ đậm; I (Italic) - Chữ nghiêng); U (Underline) - Chữ gạch chân) Lưu ý: + Chọn OK: Chỉ có hiệu lực đối với đoạn văn vừa chọn. + Chọn Default: Mặc định cho tất cả các văn bản sẽ soạn thảo sau này.  THAY ĐỔI KIỂU CHỮ TRONG WORD - Xác định (bôi đen) đoạn văn.  Vào Tab Home trong ngăn Font Click tại ký hiệu Change Case (Aa)  Chọn các dạng:  Sentence case: Chữ hoa đầu câu  lowercase: chữ thường toàn bộ  UPPERCASE: CHỮ HOA TOÀN BỘ  Capitalize Each Word: Ký tự đầu của mỗi từ là chữ hoa.  tOGGLE cASE: Đổi chữ hoa thành chữ thường và ngược lại.  CHÈN CÁC KÝ HIỆU ĐẶC BIỆT VÀO VĂN BẢN Tại vị trí cần chèn ký tự đặc biệt, chọn Tab Insert trong ngăn SymbolsSymbolMore Symbols… Trang 9 Giáo trình ôn thi Viên chức Giáo viên Môn Tin học  Các ký hiệu đặc biệt chọn trong thư mục: Fonts  Click chọn ký hiệu cần chèn Insert  Close  ĐẶT ĐỂ CÁC KÝ HIỆU/ CON SỐ LIÊN TỤC TẠI ĐẦU ĐOẠN VĂN    Chọn Tab HomeParagraph Ký tự đặc biệt chọn trong: Bullets (Thay đổi dạng trình bày trong Define New Bullet…) Con số chọn trong: Numbering (Thay đổi dạng trình bày trong Define New Number Format…) OK  TẠO KHUNG VÀ LÀM NỀN BÓNG CHO TÀI LIỆU  Đánh dấu khối cần tạo khung và làm nền bóng.  Vào Tab Home Trong ngăn Paragraph  Click tại mũi tên bên phải ký hiệu Borders  Borders and Shading  Kẻ khung: Chọn Borders  Chọn các đường cần vẽ từ Setting  Chọn kiểu đường vẽ trong Style, Màu đường kẻ trong Color.  Tạo bóng: Chọn Shading  Khung của trang: Chọn Page Border  OK.  CĂN LỀ CÁC BỘ PHẬN TRONG 1 ĐOẠN VĂN (THƯỚC TAB)  Xác định (bôi đen) đoạn văn cần đặt thước Tab.  Click trên thước tỷ lệ (Ruller) tại các vị trí phù hợp.  Chọn Tab Home (Hoặc Tab Page Layout)Paragraph Tabs… (Hoặc nhấp nhanh 2 lần tại một vị trítrên thước Ruler)  Click chọn Tab cần định dạng.  Các kiểu thước Tab chọn trong: Leader; Kiểu căn lề Tab: Alignment  Set  Tiếp tục cho các Tab còn lại (nếu có)  OK. Ghi chú:Nếu trên các đoạn văn có sử dụng các kiểu Tab đồng nhất thì xác định thước Tab trước khi nhập liệu; Nếu các kiểu Tab không đồng nhất trên các đoạn văn thì xác định Tab sau khi nhập văn bản.  KỸ THUẬT CHIA CỘT (COLUMNS)  Nhấn Enter ở cuối đoạn văn trước khi chia cột  Đánh dấu nội dung cần chia cột  Chọn Tab Page Layout  Page Setup  Columns Chọn số cột phù hợp (Hoặc Click chọn More Columns… để hiệu chỉnh thêm) Trang 10 Giáo trình ôn thi Viên chức Giáo viên Môn Tin học  Xác định số cột trong mục: Number of Columns  Xác định đường kẻ dọc giữa các cột: Line between ( có đường kẻ;  không có đường kẻ)  OK.  Nếu chia cột trước khi nhập tài liệu:  Nhấn Enter đưa con trỏ xuống một số dòng nhất định.  Thao tác còn lại như trên.  TẠO CHỮ HOA THẢ DÙ TẠI ĐẦU ĐOẠN VĂN (Drop Capital)  Đặt con trỏ tại vị trí đầu đoạn văn.  Chọn Tab Insert  Text  Drop Cap  Drop Cap Options…  Kiểu Drop Cap chọn trong: Position  Số dòng rơi xuống trong: Lines to Drop  Kiểu chữ chọn trong: Font  Khoảng cách giữa văn bản với chữ Drop Cap: Distance from text  OK Lưu ý: Nếu trong 1 đoạn văn có chia cột và có Drop Cap thì phải tiến hành chia cột trước, tạo Drop Cap sau.  IN ẤN  Chọn Tab Page Layout Click chuột tại mũi tên ở góc phải dưới của ngăn Page Setup để định lại 1 số tham số  Margins: Biên lề: Left (lề trái); Right (lề phải); Top (biên trên); Bottom (biên dưới); Gutter (lề ghim giấy); Gutter position (vị trí của lề ghim giấy)  Paper Size: Xác định khổ giấy in trong: Page Size; Hướng in Orientation: Landscape: In ngang; Portrait: In dọc  Layout: Kiểu trình bày khi in, chọn:  OK: Thiết đặt trên có hiệu lực đối với văn bản hiện hành.  Default: Thiết đặt trên là mặc định cho tất cả các văn bản sau này.  Vào Office Button Click tại mũi tên bên phải PrintPrintPreview để xem tài liệu trước khi in.  Đặt con trỏ tại vị trí cần xem lại, nhấp chuột khi có biểu tượng dấu cộng (+) để phóng lớn; hoặc nhấp chuột khi có biểu tượng dấu trừ (-) để thu nhỏ.  Khi đang phóng lớn, nếu có lỗi sai, click chuột bỏ chọn ô kiểm Magnifier và nhấp tại vị trí cần điều chỉnh để sửa chữa.  Chọn Close Print Preview sau khi đã xem và chỉnh tài liệu.  Vào Office ButtonPrintPrint (Hoặc nhấn phím Ctrl+P) để thực hiện in.  Name: Chọn tên máy in (khi có từ 2 máy in trở lên hoặc có Fax Modem)  Xác định trong Page Range:  All: In toàn bộ tài liệu.  Current Page: In trang hiện hành (Tại trang con trỏ đang đứng)  Selection: In một đoạn văn đã được bôi đen trước.  Pages: In có lựa chọn (Nhập trang cần in, ví dụ: 1,3,5 hoặc 1-5)  Number of Copies: Xác định số bản in. Trang 11 Giáo trình ôn thi Viên chức Giáo viên Môn Tin học  OK. Trang 12 Giáo trình ôn thi Viên chức Giáo viên Môn Tin học  Chức năng: Là một phần mềm bảng tính.  Khởi động: Start  All Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Excel 2007 (Hoặc nhấp nhanh 2 lần tại biểu tượng Microsoft Office Excel 2007 trên màn hình nền).  Các khái niệm:  Work Book: là một tập tin của Excel, trong mỗi Work Book chứa tối đa 255 Work Sheet.  Work Sheet: là một trang tính, khi khởi động mặc định sẽ có 3 Work Sheet.  Trong một Work Sheet có 1,048,576 dòng và 16,384 cột  Range: là một vùng tham chiếu  Cell: là 1 ô trong trang trang tính  Cách nhập và điều chỉnh dữ liệu – Nhập dữ liệu: Nhập theo từng ô, dùng các phím điều khiển để đặt con trỏ tới ô cần nhập liệu. – Sửa dữ liệu: Click tại vị trí cần sửa trên hàng Formula bar (khi con trỏ đang đứng tại ô cần sửa). Sau khi sửa xong, nhấn Enter (Hoặc nhấn F2 sau đó tiến hành sửa đổi). – Xoá dữ liệu: Xác định ô (hoặc khối) cần xoá  Nhấm phím Delete.  Các thao tác lưu, mở đóng tương tự như chương trình Word  Các thao tác với Work Sheet + Chèn thêm Sheet (thực hiện trong các cách sau):  Click ký hiệu Insert Work Sheet  Nhấn phím Shift + F11  Nhấn phải tại 1 Sheet bất kỳ Insert + Đổi tên Sheet(thực hiện trong các cách sau):  Nhấp nhanh 2 lần tại tên Sheet cần đổi tên  Nhập tên mới  Nhấn phải chuột tại Sheet cần đổi tên Rename Nhập tên mới + Xóa Sheet: Nhấn phải tại Sheet cần xóa Delete (Lưu ý: Không thể phục hồi Sheet đã bị xóa)  Các kiểu dữ liệu trong Excel: – Kiểu số – Kiểu chuỗi – Kiểu ngày tháng – Kiểu công thức – Kiểu logic  Các phép toán trong Excel - Bắt đầu bởi dấu = - Gồm các phép toán + (cộng); - (trừ); * (nhân); / (chia) và các hàm số, các phép toán quan hệ, so sánh. - Các phép toán so sánh bao gồm: > Lớn hơn < Nhỏ hơn >= Lớn hơn hoặc bằng <= Nhỏ hơn hoặc bằng = Bằng <> Khác Toán tử kết nối chuỗi: & Trang 13 Giáo trình ôn thi Viên chức Giáo viên Môn Tin học  CÁC THAO TÁC VỀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH 1. Căn lề dữ liệu trong ô Chọn Tab Home  Click tại mũi tên ở góc phải dưới của ngăn Alignment: - Text alignment: Chọn kiểu căn lề phù hợp (Hoặc sử dụng các ký hiệu canh lề trên ngăn Alignment) - TextControl: + Wrap Text: Cuốn chữ rơi xuống thành nhiều dòng trong 1 ô nếu độ rộng cột không đủ. + Merge cells: Gộp nhiều ô thành 1 ô (Hoặc sử dụng ký hiệu Merge & Center trên ngăn Alignment) + Orientation: Hướng của dòng chữ trong ô. 2. Định dạng hiển thị dữ liệu dạng số: - Xác định (bôi đen) khối cần định dạng số - Chọn Tab Home Click tại mũi tên ở góc phải dưới của ngăn NumberNumber: + Number : Chọn kiểu số trình bày OK. + Custom  Trong ô Type nhập kiểu số cần hiển thị. Ví dụ:  #,##0 “VND” : Kiểu tiền tệ - đơn vị tính là VND  #,##0.0 “USD” : Kiểu tiền tệ có 1 số lẻ - đơn vị tính là USD  dd/mm/yyyy: Kiểu ngày/tháng/năm  OK. - Hoặc dùng một số ký hiệu định dạng trên ngăn Number của Tab Home: + Comma Style: Định dạng kiểu số tài chính (Cứ ba chữ số hàng nghìn phân cách bởi dấu phẩy, và nếu số âm thì chuyển thành dạng (), số 0 (Zêro) chuyển thành dấu hyphen (-) ) + $ Accounting Number Format : Định số kiểu tiền tệ. + % Percent Style : Định số kiểu phần trăm. + Increase decimal : Tăng chữ số thập phân. + Decrease decimal : Giảm chữ số thập phân. - Hoặc có thể trở lại dạng ban đầu khi chưa định dạng: Chọn Tab Home Click chuột tại mũi tên ở góc phải dưới của ngăn NumberNumberGeneral. 3. Vẽ khung cho bảng tính - Xác định khối cần vẽ khung. - Chọn Tab Home  Click tại mũi tên ở góc phải dưới của ngăn Font Border (Hoặc ký hiệu Border trên ngăn Font) + Các đường kẻ chọn trong Border + Kiểu đường kẻ chọn trong Style + Màu đường kẻ chọn trong ColorOK. 4. Tạo kiểu chữ và nền bóng ô - Đánh dấu nội dung cần tạo kiểu chữ và nền bóng. Chọn Tab Home. - Chọn màu chữ: Click tại ký hiệu Font Color - Nền bóng ô: Click tại ký hiệu Fill Color.  HIỆU CHỈNH BẢNG TÍNH a/ Chèn thêm dòng/cột: - Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn thêm dòng/cột: - Chọn Tab HomeCells Click tại mũi tên bên phải Insert…  Chọn: + Insert Cells: Chèn thêm ô Trang 14 Giáo trình ôn thi Viên chức Giáo viên Môn Tin học + Insert Sheet Rows: Chèn thêm dòng + Insert Sheet Columns: Chèn thêm cột b/ Xoá dòng/cột: - Xác định (bôi đen) dòng/cột cần xoá. - Chọn Tab Home Cells Delete… c/ Một số thao tác khi sử dụng bảng tính có kích cỡ lớn - Để khoá lại các cột và các dòng dùng tham chiếu khi nhập liệu hoặc tính toán ta dùng lệnh cố định tiêu đề. - Đặt con trỏ tại dưới dòng và bên phải cột cần cố định. - Chọn Tab ViewWindowFreeze Panes Freeze Panes. - Chọn Tab ViewWindowFreeze Panes UnFreeze Panes để huỷ bỏ việc cố định. d/ Tìm kiếm, thay thế dữ liệu – Chọn khối dữ liệu cần tìm hoặc thay thế – Chọn Tab Home Find & Select + Tìm kiếm: Chọn Find + Thay thế: Chọn Replace  ĐIỀU CHỈNH BẢNG TÍNH TRƯỚC KHI IN - Chọn Tab Page Layout Click tại mũi tên ở góc phải dưới của ngăn Page Setup để định lại một số tham số: + Page:  Orientation: Hướng in Portrait – In dọc; Landscape – In ngang.  Scaling: Adjust to …% normal size: Tỷ lệ in so với thực tế. + Margins: Lề trang in: Left (lề trái); Right (lề phải); Top (lề trên); Bottom (lề dưới) + Header/Footer: Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang khi thực hiện in  Thay đổi dạng trình bày trong Custom Header/Custom Footer. + Sheet:  Print Area: Chọn vùng cần in (có thể bôi đen vùng cần in, chọn ký hiệu Print Area Set Print Area).  Rows to repeat at top: Lặp lại dòng tiêu đề ở đầu các trang.  Columns to repeat at left: Lặp lại cột tiêu đề ở bên trái các trang. (Hoặc có thể sử dụng các ký hiệu trên Tab Page Layout). + Print Preview: để xem bảng tính trước khi in.  Click chọn Show Margins: bật các ký hiệu canh cột để có thể điều chỉnh độ rộng các cột phù hợp với trang in.  Close Print Preview. - Vào Office Button Print (Hoặc Ctrl-P) để thực hiện in.  Copies: Xác định số bản sẽ được in.  Entire WorkBook: In toàn bộ bảng tính.  Selection: In tờ bảng tính (Sheet) đã được chọn.  Print Range – In có lựa chọn: From … to … : Từ trang … đến trang …  OK. Trang 15 Giáo trình ôn thi Viên chức Giáo viên Môn Tin học SỬ DỤNG MỘT SỐ HÀM TRONG EXCEL  HÀM TÍNH TỔNG: - Cú pháp: = SUM(Các thành phần được liệt kê) - Ví dụ: = SUM(C2:10)  Các ô kề nhau = SUM(C2,E2,G2)  Các ô không kề nhau Hoặc có thể sử dụng ký hiệu (AutoSum) trong ngăn Editting của Tab Home.  CÁC HÀM VỀ CHUỖI  Trích chuỗi - Cú pháp =LEFT(Chuỗi,n): Trích ra n ký tự bên trái của chuỗi được chỉ định. =RIGHT(Chuỗi,n): Trích ra n ký tự bên phải của chuỗi được chỉ định. =MID(Chuỗi,m,n): Trích ra n ký tự kể từ vị trí thứ m của chuỗi được chỉ định. =LEN(Chuỗi): Đếm số ký tự trong ô. =VALUE(Chuỗi chữ số): Đổi một chuỗi chữ số thành con số thực - Ví dụ: =LEFT(“ABCD”,2)  “AB” =RIGHT(“ABCD”,2)  “CD” =MID(“ABCD”,2,2)  “BC” Lưu ý: Nếu chuỗi con được trích ra là con số thì con số đó luôn tồn tại dưới dạng một chuỗi chữ số. Ví dụ: =RIGHT(“A0002”,1)  “2” =MID(“A20X”,2,2)  “20” =LEN(“ABCD”)  4 =VALUE(“12345”)  12345  CÁC HÀM VỀ SỐ  Hàm lấy phần nguyên của số thập phân: Trang 16 Giáo trình ôn thi Viên chức Giáo viên Môn Tin học - Cú pháp: =INT( Số thập phân) - Ví dụ: =INT(8.99)  8 =INT(9/4)  2  Hàm lấy phần dư của phép chia: - Cú pháp: =MOD( Số bị chia, Số chia) - Ví dụ: =MOD(9,4)  1  HÀM LOGIC  Hàm điều kiện If() - Cách dùng: Dùng để chọn ra một giá trị, khi có các yếu tố điều kiện thay đổi dẫn đến một yếu tố kết quả khi thực hiện các phép toán. - Cú pháp: = IF( Biểu thức điều kiện, Giá trị 1, Giá trị 2) - Ý nghĩa: Hàm nhận kết quả là Giá trị 1, nếu Biểu thức điều kiện thoả mãn, ngược lại (nếu Biểu thức điều kiện không thoả mãn) hàm nhận Giá trị 2. Ghi chú: Các giá trị chuỗi (Character) trong các công thức phải đặt trong cặp dấu nháy kép. - Ví dụ: Đơn vị sản xuất A tính tiền thưởng theo ngày công (NC). Nếu ngày công của mỗi công nhân viên thoả mãn điều kiện từ 25 ngày trở lên (NC>=25) thì tiền thưởng là 350000đ; Nếu ngày công không thoả mãn điều kiện trên (NC<25) thì không có thưởng. Giả sử bảng chấm công theo danh sách như sau: 1 2 3 4 A STT 1 2 3 B Họ và tên Nguyễn Văn A Trần Văn B Nguyễn Thị C C Ngày công D Tiền thưởng 26 =IF(C2>=25,350000,0) 25 =IF(C3>=25,350000,0) 22 =IF(C4>=25,350000,0)  Hàm OR (Hoặc) ; AND (Và) - Cách dùng: Kiểm tra đồng thời thoả mãn hoặc không đồng thời thoả mãn đủ từ 2 yếu tố điều kiện trở lên. Hàm trả về 1 giá trị luận lý là TRUE hoặc FALSE (Đúng hoặc Sai). Các hàm này thường giữ vai trò làm Biểu thức điều kiện của hàm IF. - Cú pháp: = OR( Biểu thức điều kiện 1,Biểu thức điều kiện 2,…) Trang 17 Giáo trình ôn thi Viên chức Giáo viên Môn Tin học = AND( Biểu thức điều kiện 1,Biểu thức điều kiện 2,…) - Ý nghĩa:  Hàm OR cho Kết quả đúng nếu 1 trong các biểu thức điều kiện đúng.  Hàm AND cho Kết quả đúng nếu tất cả các biểu thức điều kiện đúng. Ta suy ra:  Hàm OR cho Kết quả sai khitất cả các biểu thức điều kiện sai.  Hàm AND cho Kết quả sai khi1 trong các biểu thức điều kiện sai.  HÀM THỐNG KÊ  Hàm tính giá trị số lớn nhất: - Cú pháp: =MAX( Dãy liệt kê)  Hàm tính giá trị số nhỏ nhất: - Cú pháp: =MIN( Dãy liệt kê)  Hàm tính giá trị số trung bình: - Cú pháp: =AVERAGE( Dãy liệt kê) - Ví dụ: =MAX(3,4,5)  5 =MIN(3,4,5)  3 =AVERAGE(3,4,5)  4  Hàm đếm số phần tử khác trống: - Cú pháp: =COUNTA( Các thành phần được liệt kê) - Ví dụ: =COUNTA(2, “A”, 3, 1, “XYZ”)  5  Hàm đếm số phần tử kiểu số: - Cú pháp: =COUNT(Các thành phần được liệt kê) - Ví dụ: = COUNT(“A”,9,4,”ABC”)  2  Hàm đếm theo điều kiện đơn - Cú pháp: Trang 18 Giáo trình ôn thi Viên chức Giáo viên Môn Tin học =COUNTIF( Khối dữ liệu, Điều kiện) Lưu ý: Khối dữ liệu không xác định dòng tiêu đề.  Hàm tính tổng theo điều kiện đơn - Cú pháp: =SUMIF( Cột chứa điều kiện, Điều kiện, Cột tính tổng) Lưu ý: Cột chứa điều kiện và Cột tính tổng không xác định dòng tiêu đề.  Hàm làm tròn số: - Cú pháp: =ROUND(Số thập phân,n) Công dụng: Làm tròn số đến n vị trí chỉ định từ dấu chấm thập phân. - Ví dụ: =ROUND(9.55,1)  9.6 =ROUND(1263.654,-2)  1300  NHÓM HÀM XỬ LÝ NGÀY GIỜ  Hàm DATE(): Trả về các số thể hiện một ngày cụ thể nào đó.  Cú pháp: =DATE(Year, Month, Day)  Ví dụ: = DATE(2012,04,30) 30/04/2012  Hàm DAY(): Tính giá trị ngày trong biểu thức (hoặc ô) dạng ngày tháng - Cú pháp: =DAY(Biểu thức dạng ngày tháng) - Ví dụ: =DAY( “10/01/2015”)  10  Hàm MONTH(): Tính giá trị tháng trong biểu thức (hoặc ô) dạng ngày tháng - Cú pháp: =MONTH(Biểu thức dạng ngày tháng) - Ví dụ: =MONTH( “10/01/2015”)  1  Hàm YEAR(): Tính giá trị năm trong biểu thức (hoặc ô) dạng ngày tháng - Cú pháp: =YEAR(Biểu thức dạng ngày tháng) - Ví dụ: =YEAR( “10/01/2015”)  2015  Hàm TODAY(): Trả về ngày hiện tại theo hệ thống máy tính - Cú pháp: = TODAY() Trang 19 Giáo trình ôn thi Viên chức Giáo viên  - Môn Tin học Hàm TODAY() không có tham biến Ví dụ: = TODAY() Hàm NOW(): Trả về ngày và giờ hiện tại theo hệ thống máy tính Cú pháp: = NOW() - Hàm NOW() không có tham biến - Ví dụ: =NOW()  Hàm HOUR(): Tính giá trị giờ trong biểu thức dạng giờ phút - Cú pháp: =HOUR(Biểu thức dạng giờ phút) - Ví dụ: =HOUR( “10:26:05”)  10  Hàm MINUTE(): Tính giá trị phút trong biểu thức dạng giờ phút - Cú pháp: =MINUTE(Biểu thức dạng giờ phút) - Ví dụ: =MINUTE( “10:26:05”)  26  Hàm SECOND():Trả về phần giây của giá trị thời gian - Cú pháp: = SECOND(Giá trị thời gian) - Trong đó : Giá trị thời gian là giá trị muốn trả về phần giây. Giây được trả về dưới dạng số nguyên trong khoảng từ 0-59 - Ví dụ: =SECOND( “10:26:05”)  5  NHÓM HÀM THAM CHIẾU VÀ DÒ TÌM  Hàm HLOOKUP() và VLOOKUP() - Sử dụng khi có từ 2 bảng trở lên có mối quan hệ với nhau, dữ liệu của bảng thứ hai (thường gọi là bảng phụ) dùng để tham chiếu cho việc tính toán trong bảng thứ nhất (bảng chính). - Phụ thuộc vào Giá trị so khớp của bảng phụ được sắp xếp trên 1 dòng hay sắp xếp trên 1 cột để sử dụng hàm dò tìm theo dòng hoặc hàm dò tìm theo cột. Cú pháp hàm dò tìm theo dòng: =HLOOKUP(Giá trị tìm, Bảng dò tìm, Thứ tự dòng kết quả, Cách thức dò tìm) Cú pháp hàm dò tìm theo cột: Trang 20