Tài liệu Giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên tại bảo hiểm xã hội thành phố hồ chí minh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH LÊ THỊ HẢI VÂN GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Tp. Hồ Chí Minh - Năm 2017 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH LÊ THỊ HẢI VÂN GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh - Hướng ứng dụng Mã số: 60340102 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. BẢO TRUNG Tp. Hồ Chí Minh - Năm 2017 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn này do tôi nghiên cứu và thực hiện dưới sự hướng dẫn của người hướng dẫn khoa học. Các số liệu và kết quả phân tích trong luận văn là hoàn toàn trung thực, được thu thập từ thực tế và chưa từng được công bố. Nội dung luận văn có tham khảo các tài liệu, giáo trình, công trình khoa học… đã công bố trước đây và được trích dẫn đầy đủ nguồn gốc. Người thực hiện luận văn Lê Thị Hải Vân MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU....................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài................................................................................................... 1 2. Mục tiêu nghiên cứu.............................................................................................. 3 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu......................................................................... 3 4. Phương pháp nghiên cứu....................................................................................... 3 5. Kết cấu luận văn.................................................................................................... 4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN............................................................................. 5 1.1 Khái niệm về kết quả thực hiện công việc của nhân viên.................................... 5 1.2 Khái niệm về đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên......................6 1.2.1 Khái niệm.............................................................................................. 6 1.2.2 Lợi ích công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên. . .8 1.2.3 Yêu cầu của hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên............................................................................................................................ 9 1.3 Nội dung cơ bản của công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên.......................................................................................................................... 11 1.3.1 Mục đích đánh giá............................................................................... 11 1.3.2 Chính sách đánh giá............................................................................ 11 1.3.3 Tiêu chuẩn đánh giá............................................................................ 12 1.3.4 Phương pháp đánh giá......................................................................... 13 1.3.5 Đào tạo đánh giá.................................................................................. 14 1.3.6 Thông tin phản hồi.............................................................................. 15 1.3.7 Các điều kiện để đánh giá hiệu quả..................................................... 16 1.3.8 Xem xét lại và đổi mới........................................................................ 17 1.4 Các nghiên cứu về đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên...........17 1.4.1 Các nghiên cứu thực hiện ở nước ngoài.............................................. 17 1.4.2 Các nghiên cứu thực hiện tại Việt Nam............................................... 19 1.5 Đề xuất các yếu tố tác động đến công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên tại Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh................................... 21 1.5.1 Đặc thù của Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh.......................21 1.5.2 Đề xuất các yếu tố tác động đến hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên tại Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh.................. 22 TÓM TẮT CHƯƠNG 1.......................................................................................... 25 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN TẠI BHXH TP.HCM........................................ 26 2.1 Giới thiệu chung về Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh........................26 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển.......................................................... 26 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn........................................................ 27 2.1.3 Cơ cấu tổ chức..................................................................................... 28 2.1.4 Đặc điểm cơ cấu lao động................................................................... 29 2.2 Nội dung công tác đánh giá KQTHCV của nhân viên tại Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh.................................................................................................... 31 2.3 Thực trạng công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên tại Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh...................................................................... 33 2.3.1 Mô tả phương pháp thiết kế khảo sát................................................... 33 2.3.2 Đánh giá sơ bộ thang đo...................................................................... 35 2.3.2.1 Phân tích độ tin cậy thang đo............................................................ 35 2.3.2.2 Phân tích nhân tố khám phá.............................................................. 37 2.3.2.3 Phân tích mô hình hồi quy................................................................ 38 2.3.3 Phân tích thực trạng công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên tại Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh......................................... 40 2.3.3.1 Kết quả khảo sát yếu tố hiệu quả của hệ thống đánh giá KQTHCV . 41 2.3.3.2 Quá trình đánh giá............................................................................ 42 2.3.3.3 Tính chính xác của hệ thống............................................................. 45 2.3.3.4 Yếu tố người đánh giá...................................................................... 48 2.3.3.5 Thái độ của nhân viên....................................................................... 51 2.3.3.6 Yếu tố thông tin................................................................................ 53 2.4 Nhận xét chung về công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên tại Bảo hiểm xã hội TP.HCM.................................................................................. 55 2.4.1 Ưu điểm............................................................................................... 55 2.4.2 Nhược điểm và nguyên nhân............................................................... 56 TÓM TẮT CHƯƠNG 2.......................................................................................... 58 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN TẠI BHXH TP.HCM.................59 3.1 Cơ sở đề xuất giải pháp..................................................................................... 59 3.1.1 Mục tiêu, chiến lược phát triển của BHXH TP.HCM đến năm 2020. .59 3.1.2 Phương hướng, nội dung thực hiện công tác nhân sự tại BHXH TP.HCM trong những năm tới................................................................................ 60 3.1.3 Một số cơ sở đề xuất giải pháp từ phía cấp quản lý và nhân viên........61 3.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá KQTHCV của nhân viên tại BHXH TP.HCM...................................................................................................... 63 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá KQTHCV của nhân viên thông qua yếu tố tính chính xác của hệ thống................................................................... 63 3.2.1.1 Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc............63 3.2.1.2 Hoàn thiện các tiêu chí đánh giá KQTHCV của nhân viên...............66 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá KQTHCV của nhân viên thông qua yếu tố người đánh giá và yếu tố thái độ nhân viên............................................ 68 3.2.3 Giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá KQTHCV của nhân viên thông qua yếu tố thông tin................................................................................................. 71 3.2.4 Giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá KQTHCV của nhân viên thông qua yếu tố quá trình đánh giá.................................................................................. 74 TÓM TẮT CHƯƠNG 3.......................................................................................... 77 PHẦN KẾT LUẬN................................................................................................. 78 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp BHXH : Bảo hiểm xã hội BHXH TP.HCM : Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh BHYT : Bảo hiểm y tế KQTHCV : Kết quả thực hiện công việc UBND : Ủy ban nhân dân DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Đề xuất các yếu tố ảnh hưởng đến đánh giá KQTHCV của nhân viên tại BHXH TP.HCM...................................................................................................... 24 Bảng 2.1: Đặc điểm cơ cấu lao động tại BHXH TP.HCM năm 2014 – 2016..........30 Bảng 2.2: Kết quả thống kê mô tả mẫu khảo sát..................................................... 34 Bảng 2.3: Kết quả kiểm định độ tin cậy dữ liệu khảo sát........................................ 36 Bảng 2.4: Kết quả phân tích nhân tố khám phá cho biến độc lập............................37 Bảng 2.5: Kết quả phân tích nhân tố khám phá cho biến phụ thuộc........................38 Bảng 2.6: Phân tích hồi quy các yếu tố ảnh hưởng đến đánh giá KQTHCV của nhân viên tại BHXH TP.HCM......................................................................................... 39 Bảng 2.7: Hệ số hồi quy của mô hình...................................................................... 39 Bảng 2.8: Kết quả thống kê mô tả các yếu tố ảnh hưởng đánh giá KQTHCV.........40 Bảng 2.9: Kết quả thống kê mô tả yếu tố hiệu quả hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên.................................................................................. 41 Bảng 2.10: Kết quả thống kê mô tả yếu tố quá trình đánh giá.................................42 Bảng 2.11: Thống kê tóm tắt số lượng nhân viên được cử đi học đào tạo...............44 Bảng 2.12: Kết quả thống kê mô tả yếu tố tính chính xác của hệ thống..................45 Bảng 2.13: Kết quả xếp loại nhân viên năm 2016................................................... 47 Bảng 2.14: Kết quả thống kê mô tả yếu tố người đánh giá...................................... 49 Bảng 2.15: Kết quả thống kê mô tả yếu tố thái độ của nhân viên............................51 Bảng 2.16: Kết quả thống kê mô tả yếu tố thông tin............................................... 53 Bảng 2.17: Tổng hợp nhược điểm và nguyên nhân................................................. 57 Bảng 3.1: Một số quan điểm đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá KQTHCV từ cấp quản lý và nhân viên tại BHXH TP.HCM...................................62 Bảng 3.2: Đề xuất nội dung thực hiện phân tích công việc của nhân viên..............64 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Hình 1.1: Mô hình các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống đánh giá KQTHCV của George Ndemo Ochoti và các cộng sự (2012)......................................................... 18 Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức BHXH TP.HCM năm 2016 -2017............29 Hình 2.2: Quy trình đánh giá KQTHCV của nhân viên năm 2016 - 2017...............43 DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1: Dàn bài và kết quả thảo luận nhóm PHỤ LỤC 2: Phiếu khảo sát PHỤ LỤC 3: Tổng hợp các yếu tố ảnh hưởng đến đánh giá KQTHCV của nhân viên PHỤ LỤC 4: Mẫu phiếu đánh giá hàng năm dành cho viên chức PHỤ LỤC 5: Mẫu phiếu đánh giá hàng quý của phòng Cấp sổ thẻ PHỤ LỤC 6: Phiếu phỏng vấn sâu PHỤ LỤC 7: Bảng đề xuất các tiêu chí đánh giá KQTHCV của nhân viên PHỤ LỤC 8: Kết quả thống kê mô tả PHỤ LỤC 9: Kết quả phân tích Cronbacsh’alpha PHỤ LỤC 10: Kết quả phân tích nhân tố khám phá EFA PHỤ LỤC 11: Kết quả phân tích mô hình hồi quy 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Thành công của một tổ chức phụ thuộc lớn vào việc nhân viên làm việc hiệu quả như thế nào (Heneman và Schwab, 1982). Hiện nay, các nhà quản trị ngày càng quan tâm nhiều đến các chính sách nhân sự nhằm tăng hiệu quả làm việc cho nhân viên. Trong đó, đánh giá kết quả thực hiện công việc sẽ giúp tổ chức tạo ra những công việc đạt tiêu chuẩn và thậm chí vượt xa những tiêu chuẩn mong đợi (Opatha, 2003). Hơn nữa, đánh giá kết quả thực hiện công việc cũng có ảnh hưởng nhiều đến sự nghiệp cá nhân và cuộc sống công việc của nhân viên hơn các tiến trình quản lý khác. Đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên là khâu đóng vai trò quan trọng nhưng cũng là khâu nhạy cảm nhất trong công tác nhân sự, đặc biệt là tại các tổ chức công lập. Công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc tại các đơn vị công lập gặp nhiều khó khăn và rào cản về các mối quan hệ, vị trí cấp bậc, quyền lực trong tổ chức…. Nhận thức vấn đề này, Văn kiện Đại hội XII của Đảng đã chỉ rõ: “Đánh giá cán bộ là khâu yếu nhất qua nhiều nhiệm kỳ nhưng chưa có tiêu chí cụ thể và giải pháp khoa học để khắc phục.” Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh có chức năng tổ chức thực hiện chế độ chính sách, tổ chức thu, chi, quản lý và sử dụng các quỹ bảo hiểm xã hội. Đây là đơn vị sự nghiệp Nhà nước chịu sự quản lý trực tiếp, toàn diện của Tổng giám đốc và chịu sự quản lý hành chính Nhà nước trên địa bàn Thành phố của UBND Thành phố Hồ Chí Minh. Căn cứ Nghị định số 56/2015/NĐ-CP ngày 09/6/2015 của Chính phủ về đánh giá và phân loại cán bộ, công chức, viên chức, dưới sự chỉ đạo của BHXH Việt Nam, BHXH TP.HCM đã có những bước thay đổi quan trọng trong công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Sau gần 2 năm thực hiện, bên cạnh những đổi mới đạt được thì công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên đã bộc lộ một số vấn đề đáng quan tâm. 2 Theo ghi nhận, trong giai đoạn 2015 – 2016, số lượng nhân viên có kết quả đánh giá không hoàn thành nhiệm vụ chiếm chưa đến 1%, tương đương 2 nhân viên năm 2015 và 3 nhân viên năm 2016. Đây là những nhân viên có vi phạm đặc biệt nghiêm trọng đã có quyết định buộc thôi việc hoặc luân chuyển công tác sau đánh giá. Đơn vị có tỷ lệ nhân viên hoàn thành nhiệm vụ trở lên rất cao, đạt trên 99%. Tuy nhiên, theo nghiên cứu vào tháng 10/2016 của Trung tâm Xúc tiến thương mại và Đầu tư tổng hợp khảo sát 163 doanh nghiệp đóng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh thì BHXH TP.HCM có 22,1% số phiếu khảo sát không hài lòng về “thái độ phục vụ của nhân viên BHXH”. Ngoài ra, tháng 03/2017, BHXH TP.HCM đã khảo sát sự hài lòng của khách hàng với 1.435 đơn vị cho thấy tỷ lệ không hài lòng về “khả năng giao tiếp, vững nghiệp vụ” là 10,97%; tỷ lệ không hài lòng về “tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ” là 7,11%. Từ thực tế trên cho thấy công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc đã không phản ánh được đúng thực tiễn mức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên. Bên cạnh đó, tại Hội nghị Đại biểu cán bộ, công chức, viên chức năm 2017, Giám đốc BHXH TP.HCM đã phát biểu: “Công tác đánh giá cán bộ của chúng ta hiện nay đã đổi mới nhiều nhưng chúng ta đánh giá vẫn chưa nghiêm túc. Điều này dẫn đến một bộ phận nhân viên có thái độ ỷ lại, không phấn đấu trong công việc; nếu tiếp diễn lâu dài cả đơn vị sẽ dậm chân tại chỗ.” Nhận thức của nhân viên về kết quả thực hiện công việc là một yếu tố tác động đến sự hài lòng và tạo động lực làm việc của nhân viên (Cummings & Schwab, 1973). Bởi vậy, nếu công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên không hiệu quả thì BHXH TP.HCM sẽ không có được đội ngũ nhân viên đầy đủ phẩm chất và năng lực để đáp ứng yêu cầu đổi mới hiện nay. Xuất phát từ những lý do trên, tôi đã quyết định chọn đề tài “Giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên tại Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh” để nghiên cứu. 3 2. Mục tiêu nghiên cứu - Mục tiêu chung: Tìm giải pháp nhằm hoàn thiện công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên tại các phòng ban chức năng thuộc Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh. - Mục tiêu nghiên cứu cụ thể: + Phân tích thực trạng công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên tại Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh để xác định ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân. + Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên phù hợp với tình hình hoạt động của Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên tại BHXH TP.HCM. - Đối tượng khảo sát: Các nhân viên và viên chức quản lý làm việc tại Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh. - Phạm vi nghiên cứu: + Về không gian: Đề tài nghiên cứu trong phạm vi các phòng ban thuộc Văn phòng Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh, không bao gồm các BHXH quận, huyện trực thuộc. Nhân viên được xác định gồm: viên chức không giữ chức vụ quản lý; lao động hợp đồng chuyên môn, nghiệp vụ; lao động hợp đồng theo Nghị định 68/2000/NĐ-CP. + Về thời gian: Các thông tin và dữ liệu thứ cấp sử dụng thuộc giai đoạn năm 2014 - 2016. Dữ liệu khảo sát được thu thập từ tháng 6/2017 đến tháng 8/2017. 4. Phương pháp nghiên cứu - Nguồn dữ liệu: Đề tài sử dụng cả nguồn dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp. + Nguồn dữ liệu sơ cấp: Bao gồm các dữ liệu có được thông qua tiến hành khảo sát, phỏng vấn, nghiên cứu thực tiễn của tác giả. 4 + Nguồn dữ liệu thứ cấp: Bao gồm dữ liệu thu thập từ sách vở, tạp chí, kết quả các công trình nghiên cứu trước đây; các Luật, Nghị định của Chính phủ; các dữ liệu trong báo cáo hoạt động của đơn vị; các thông tin có sẵn thu thập được từ các nguồn đáng tin cậy khác. - Phương pháp thu thập và xử lý số liệu: Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính có kết hợp nghiên cứu định lượng. + Nghiên cứu định tính: Tác giả đọc các tài liệu có liên quan, quan sát tình hình thực tế và thảo luận nhóm để thu thập thông tin. Thông qua thảo luận nhóm với một số thành viên thuộc cấp quản lý và chuyên viên thuộc Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh, tác giả điều chỉnh thang đo và hoàn thiện bảng câu hỏi khảo sát sử dụng cho thu thập dữ liệu sơ cấp. + Nghiên cứu định lượng: Tác giả trực tiếp phát bảng câu hỏi khảo sát đến các nhân viên đang làm việc tại Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh và phân tích dữ liệu thu thập được bằng phần mềm SPSS. 5. Kết cấu luận văn Bố cục của luận văn bao gồm các phần và chương như sau: Phần mở đầu: Lý do chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu, kết cấu luận văn. Chương 1: Cơ sở khoa học về đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Chương 2: Thực trạng công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên tại Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh. Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên tại Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh Phần kết luận Danh mục tài liệu tham khảo Phụ lục 5 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN 1.1 Khái niệm về kết quả thực hiện công việc của nhân viên Theo Cumming và Schwab (1973): “Kết quả làm việc là cộng hưởng của năng lực cá nhân và các yếu tố môi trường có ảnh hưởng nhất trong quá trình làm việc của nhân viên”. Theo Paul R.Niven (2002): “Kết quả thực hiện công việc là mức độ hoàn thành công việc của người lao động trong một giai đoạn nào đó”. Theo Trần Kim Dung (2015): “Kết quả thực hiện công việc của cá nhân cán bộ nhân viên là khối lượng công việc được hoàn thành tương ứng với chất lượng công việc và thời gian cụ thể”. Như vậy, kết quả thực hiện công việc thể hiện mức độ nhân viên hoàn thành nhiệm vụ dưới sự tác động và ảnh hưởng của cả yếu tố bên trong và yếu tố bên ngoài. Các yếu tố bên trong bao gồm kiến thức, kỹ năng và thái độ làm việc của từng nhân viên. Các yếu tố bên ngoài bao gồm môi trường làm việc và các cá nhân có thể gây ảnh hưởng. Mỗi nhân viên có năng lực, kỹ năng, nhận thức khác nhau và điều kiện làm việc khác nhau sẽ dẫn đến kết quả hoàn thành công việc khác nhau. Năm 1982, nghiên cứu của Richarch Boyatzit đã đưa ra ba nhóm yếu tố ảnh hưởng đến kết quả thực hiện công việc của nhân viên bao gồm: - Năng lực cá nhân: Bao gồm các năng lực, kỹ năng, kiến thức nền tảng của nhân viên; kết hợp với tính cách, sở thích, động lực tạo nên đặc tính cơ bản của một cá nhân. - Yêu cầu công việc: Bao gồm các chức năng, nhiệm vụ, vai trò của nhân viên được tổ chức quy định. - Môi trường tổ chức: Bao gồm tầm nhìn, sứ mạng của tổ chức, cấu trúc tổ chức, chiến lược và chính sách phát triển, quy trình và các điều kiện hoạt động. Nghiên cứu chỉ rõ, nếu một trong ba nhóm yếu tố không phù hợp và tương thích với hai nhóm yếu tố còn lại thì kết quả công việc không được tối đa hóa. 6 Ngoài 3 yếu tố kể trên, nghiên cứu của Boyatzit (1982) và Vichita Vathanophas (2007) đã phát triển và bổ sung thêm một yếu tố vào mô hình là yếu tố đào tạo và phát triển. Yếu tố này tác động đến sự thỏa mãn và tạo động lực làm việc, giúp nhân viên hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn. Kết quả làm việc của nhân viên nên được xem xét trên cả hai khía cạnh là hiệu quả và hiệu suất công việc. Trong đó, làm việc có hiệu quả (effectiveness) là làm đúng việc cần làm; làm việc có hiệu suất (efficiency) là hoàn thành công việc theo cách tốt nhất với thời gian và nguồn lực tối thiểu. Như vậy, kết quả thực hiện công việc liên quan đến số lượng công việc hoàn thành, chất lượng công việc, thời gian, chi phí, sự sáng tạo, khả năng sử dụng các nguồn lực một cách chính xác và trọn vẹn. Nhìn chung, nhân viên cần phát huy tối đa nội lực của bản thân và thích nghi với điều kiện môi trường làm việc bên ngoài để đạt được kết quả thực hiện công việc cao nhất. 1.2 Khái niệm về đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên 1.2.1 Khái niệm Đánh giá kết quả thực hiện công việc có liên quan đến sự phát triển của nhân viên và quản trị nhân sự hiệu quả (Kondrasuk, Crowell, Kilzer, & Teeley, 2008). Đánh giá kết quả thực hiện công việc là một trong những hoạt động thiết yếu được thực hiện nhằm tạo cơ sở cho các hoạt động khác trong công tác quản trị nguồn nhân lực. Theo Yong (1996): “Đánh giá công việc là cách xếp loại nhân viên theo định kỳ, dựa trên nội dung và yêu cầu công việc của một vị trí nhất định”. Theo Alo (1999): “Đánh giá kết quả thực hiện công việc là một quá trình xem xét, xác định mức độ hoàn thành công việc mà một cá nhân hoặc tổ chức đã đạt được trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao, đáp ứng mục tiêu đã được đề ra trước đó”. 7 Theo Glueck (1979) và Ivancevich (1998): “Đánh giá kết quả thực hiện công việc là hoạt động quản lý nguồn nhân lực, theo đó tổ chức xác định mức độ mà nhân viên thực hiện công việc một cách hiệu quả”. Theo Trần Kim Dung (2015): “Đánh giá kết quả thực hiện công việc là xác định mức độ hoàn thành công việc của tập thể hoặc cá nhân so với các tiêu chuẩn đã đề ra hoặc so sánh với kết quả công việc của tập thể, cá nhân khác cùng thực hiện công việc”. Trước tiên, đánh giá thực hiện công việc liên quan đến việc xây dựng mục tiêu đầu kỳ làm cơ sở đối chứng mức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên. Các mục tiêu xây dựng phải thống nhất, phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng của cá nhân. Thứ hai, đánh giá kết quả thực hiện công việc là quá trình đo lường kết quả làm việc của nhân viên. Việc đo lường được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, thường là theo chu kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Các tiêu chuẩn đo lường có thể là khối lượng công việc, chất lượng công việc, hành vi thực hiện công việc. Thứ ba, đánh giá kết quả thực hiện công việc liên quan đến việc so sánh kết quả công việc đã đạt được với mục tiêu đặt ra đầu kỳ. Quá trình này nhằm xác định nhân viên đã làm tốt công việc ở mức độ nào. Các khâu trong công tác đánh giá phải được xây dựng thành quy trình và có mối liên hệ mật thiết với nhau. Công tác đánh giá được thực hiện một cách chính thức, công khai và rộng rãi trong tổ chức. Ngoài ra, Arosson & Karol (1996) cho rằng, công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc là sự tương tác được lên kế hoạch giữa người quản lý với người lao động nhằm mục đích đánh giá kết quả thực hiện công việc trong quá khứ của nhân viên và thảo luận về các khía cạnh có liên quan để thực hiện công việc trong tương lai. Như vậy, ngoài khía cạnh xem xét các công việc đã hoàn thành, công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc còn mang tính định hướng và phát triển công việc cho nhân viên trong tương lai. 8 1.2.2 Lợi ích công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên Theo Coens và Jenkins (2000), đánh giá kết quả thực hiện công việc là một công cụ tốt để quản lý nhân sự và nâng cao hiệu quả công việc; nếu được thiết kế và thực hiện tốt có thể mang lại lợi ích cho cả nhân viên và tổ chức. * Đối với nhân viên Theo Rao (2004) và Selvarajan & Cloninger (2009), hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc có thể mang lại các lợi ích chính: - Nâng cao chất lượng hoạt động của nhân viên: Quá trình đánh giá cung cấp các thông tin về tình hình thực hiện công việc giúp nhân viên nhận thức được ưu điểm và nhược điểm để có phương hướng cải thiện bản thân giúp nâng cao năng suất làm việc. - Tăng cường động lực cho nhân viên: Quá trình đánh giá kết quả thực hiện công việc giúp tăng cường mối quan hệ giữa nhân viên và nhà quản lý cấp trên. Thông qua đánh giá, nhân viên có thể khẳng định năng lực và giá trị trong tổ chức. Liên hệ giữa phần thưởng và kết quả thực hiện công việc: Công nhận năng lực của nhân viên thông qua các phần thưởng xứng đáng là một yếu tố động viên, kích thích có hiệu quả. - Tạo sự công bằng giữa các nhân viên: Toàn bộ nhân viên được xem xét dựa trên hệ thống đánh giá bài bản giúp xác định nhân viên xuất sắc và nhân viên yếu kém một cách khách quan. * Đối với tổ chức Zapata-Phelen và các cộng sự (2009) chỉ ra đánh giá KQTHCV giúp các nhà quản lý lựa chọn trả công lao động, đưa ra các quyết định thăng tiến, đào tạo phát triển và động viên nhân viên. Nurse (2005) nhấn mạnh đánh giá KQTHCV đặc biệt giúp cung cấp thông tin cho nhà quản lý thực hiện các bước tiếp theo về thăng tiến và phát triển nhân viên. Nhìn chung, công tác đánh giá KQTHCV của nhân viên giúp tổ chức đạt được hai lợi ích chính là: Thứ nhất, đánh giá KQTHCV là công cụ giúp phát triển đội ngũ nhân lực hiện tại và hoàn thiện các chính sách quản trị nguồn nhân lực hiệu quả. 9 Đánh giá KQTHCV là một hoạt động mang tính bắt buộc, giúp các nhà quản trị đảm bảo công việc đang được thực hiện bởi những nhân viên phù hợp. Theo Rao (2004), thông qua đánh giá, nhà quản trị nắm bắt được năng lực của nhân viên, nhận biết những kỹ năng và thiếu sót để lên kế hoạch đào tạo lao động có hiệu quả. Đánh giá kết quả thực hiện công việc là cơ sở để lập kế hoạch nguồn nhân lực lâu dài: Quá trình đánh giá được thực hiện liên tục và thường xuyên giúp nhà quản trị nhận biết đội ngũ nhân lực có đáp ứng được yêu cầu công việc trong hiện tại và tương lai hay không; từ đó có kế hoạch luân chuyển, đào tạo nâng cao, tuyển dụng thêm... nhằm đảm bảo nguồn nhân lực đầy đủ về số lượng và chất lượng để thực hiện các chiến lược của tổ chức. Kết quả đánh giá nhân viên là cơ sở để nhà quản trị để thiết lập các chế độ lương bổng, đãi ngộ. Chế độ trả công lao động được xây dựng dựa trên kết quả đánh giá sẽ đảm bảo được tính chính xác, phù hợp và có thể kích thích, động viên nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ, cam kết lâu dài với tổ chức. Kết quả đánh giá nhân viên là một trong những tiêu chí quan trọng giúp nhà quản trị xem xét lại các chương trình và chính sách về nguồn nhân lực đã thực hiện có phù hợp hay không, làm cơ sở điều chỉnh và phát triển trong tương lai. Thứ hai, đánh giá KQTHCV giúp tạo lợi thế cạnh tranh cho tổ chức. Mỗi con người là một mắt xích quan trọng trong tổ chức, do vậy, đánh giá kết quả thực hiện công việc giúp phát triển nhân viên nói riêng và đội ngũ lao động nói chung cũng chính là giúp cải thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn tổ chức. Như vậy, mục đích công tác đánh giá KQTHCV là hướng đến lợi ích của người lao động, thông qua đó để tạo ra lợi ích lớn nhất cho tổ chức. 1.2.3 Yêu cầu của hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên Armstrong (2006) chỉ ra rằng tính chính xác và sự công bằng là hai yếu tố quan trọng của hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc. Nghiên cứu của Muhammad Zohaib Abbas (2014) cho thấy nhận thức của nhân viên về sự công bằng và tính chính xác trong hệ thống đánh giá KQTHCV có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả thực hiện công việc của nhân viên.