Tài liệu đề cương ôn thi môn quản trị sự kiện

Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 NGÂN HÀNG CÂU HỎI ON TẬP MÔN: QUẢN TRỊ SỰ KIỆN I. NHÓM CÂU HỎI 1..........................................................................................3 1. Khái luận về sự kiện, tổ chức sự kiện, hợp đồng tổ chức sk và quản trị sk?...........3 2. Vai trò, ý nghĩa, các loại hình , của tổ chức sk?................................................3 3. Nêu ND cơ bản của QTSK, công tác chuẩn bị tổ chức sk?...............................7 4. Phân tích ND nghiên cứu nhu cầu tổ chức sk, ký kết hợp đồng tổ chức sk? Vận dụng?..............................................................................................................8 5. Nêu các bước của quá trình lập kế hoạch tổ chức sk?.......................................8 6. Khái niệm mục tiêu sk, phtich ND xác định mục tiêu của sk? Vận dụng?.......9 7. Khái niệm về khách mời tham gia sk, ngân sách và tài trợ sk?......................10 8. Khái niệm, đặc điểm và nguyên tắc cơ bản trog đàm phán, Phân tích ND chuẩn bị đàm phán trog tiến trình đàm phán? Vận dụng?...................................11 9. Khái niệm, ý nghĩa, ND của truyền thông marketing sk?...............................12 10. Phtich ND xác định KH mục tiêu và mục tiêu truyền thông? Vận dụng?.......13 11. Vai trò và các yto ảnh hưởng đến việc xác định các phương tiện chở khách? ND của hoạt động tổ chức đưa đón, tiếp khách?....................................13 12. Phân tích ND tổ chức triển khai hoạt động sk (tiếp khách, quay phim, chụp ảnh, hoạt động giải trí)?.......................................................................................15 Câu 13: phtich ND đưa đón khách trog tổ chức triển khai sk? Vận dụng?.........17 Câu 14: phtich Nd Xác định điểm đỗ xe trong tổ chức triển khai sự kiện ? vận dụng?...................................................................................................................17 Câu 15: những hoạt động sau sk? Phtich 1 số tình huống có thể xảy ra trog tổ chức sk, cách thức hạn chế và giải quyết? vận dụng?.........................................19 Câu 16: khái niệm đánh giá hoạt động sk, ý nghĩa, và các yto ảnh hưởng đến đánh giá sk?.........................................................................................................24 Câu 17: nêu mục tiêu, yêu cầu của tổ chức lễ khai trương, khánh thành?..........26 II. NHÓM CÂU HỎI 2........................................................................................27 1 Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 Câu 1: phtich quá trình phát triển, nhân tố ảnh hưởng của tổ chức sk? Liên hệ thực tiễn?.............................................................................................................27 Câu 2: phtich thị trường tổ chức sk và xu hướng phtrien ở VN?........................32 Câu 3: trình bày ycau, ý nghĩa của việc lựa chọn địa điểm tổ chức sk?..............34 Câu 4: phtich ND xác định mục tiêu, chủ đề sk, xác định đối tượng đại biểu? liên hệ thực tiễn?.................................................................................................35 Câu 5:..................................................................................................................41 CÂU 6..................................................................................................................43 CÂU 7+8.............................................................................................................46 CÂU 9+10...........................................................................................................49 CÂU 11................................................................................................................50 Câu 12..................................................................................................................52 Câu 13..................................................................................................................53 CÂU 15................................................................................................................58 Câu 16. Nội dung cơ bản của lập kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo...............60 2 Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 I. NHÓM CÂU HỎI 1 1. Khái luận về sự kiện, tổ chức sự kiện, hợp đồng tổ chức sk và quản trị sk?  Sk là các hoạt động XH trog lĩnh vực thương mại, KD, gtri, thể thao, hội nghị, giao tiếp XH, các trò chơi cộng đồng và các hoạt động lquan đến VH khác.  Tổ chức sk là 1 quá trình gồm các cviec như nghiên cứu các yto ảnh hưởng, lập chương trình, kế hoạch, chuẩn bị các yto cần thiết và tổ chức tiến hành diễn biến của sk trog 1 thgian và ko gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sk và XH nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của chủ thể tham gia vào sk.  Hợp đồng tổ chức sk là 1 thỏa thuận giữa 2 hoặc nhiều bên. Trong đó, xác định những nghĩa vụ, quyền lợi cơ bản và mô tả mqh trao đổi đc thực hiện giữa các bên tham gia hợp đồng trước PL.  QTSK là sự tác động liên tục, có tổ chức, có định hướng của chủ thể sk lên tập thể LĐ, sd 1 cách tốt nhất mọi tiềm năng và cơ hội để đạt mục tiêu đề ra theo đúng luật pháp và chuẩn mực XH. 2. Vai trò, ý nghĩa, các loại hình , của tổ chức sk?  Vai trò, ý nghĩa của tổ chức sk: - Với các TP tham gia sk: + Đvs nhà đầu tư sk: khi tiến hành đầu tư các sk, các chủ đầu tư sẽ đạt đc các mục đích khác nhau của mình. Với DN khi tiến hành tổ chức sk là cviec góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu và sp của 1 cty thông qua những sk VD: khi hãng xe hơi Toyota tung ra 1 sp ô tô đời mới, cty này sẽ tổ chức 1 sk ra mắt công phu, mời các KH thân thiết và tiềm năng cùng báo giới đến tham gia sk trọng đại này. Đây còn là cơ hội để DN gặp gỡ, giao lưu và trao đổi vs bạn hàng đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin 2 chiều và tăng cường qhe có lợi cho DN… Cviec tổ chức sk như 1 bức tranh toàn cảnh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. đẳng cấp của mỗi cty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trog từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức. 3 Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 + Đối với nhà tổ chức sk: nhà tổ chức sk khi thực hiện thành công 1 sk nào đó họ sẽ thu đc những lợi ích nhất định: o Khẳng định đc gtri của mình trên thị trường DV tổ chức sk o Họ sẽ thu đc lợi nhuận từ thành quả của mình. Trong 1 số TH (đặc biệt đvs các sk thương mại), các nhà tổ chức sk ko chỉ thu đc lợi nhuận như trog hợp đồng mà họ còn nhận đc thêm những phần thưởng từ nhà đầu tư sk nếu sk thành công và đạt đc những mục tiêu như mong đợi của nhà đầu tư sk o Nhà tổ chức sk thu đc kinh nghiệm về nghề nghiệp, phtrien các mqh ko chỉ vs KH (nhà đầu tư sk) mà còn phtrien đc mqh làm việc vs các nhà cung ứng DV bổ trợ khác (như trang trí, in ấn , ca nhạc…) Nhìn chung, đvs các nhà tổ chức sk chuyên nghiệp, sp của họ chính là các DV tổ chức sk và khi thực hiện 1 sk chính là lúc họ đã tạo ra và bán đc sp từ đó thu đc các lợi ích cho mình. + Đvs các nhà cung ứng DV trung gian: o Sk là cơ hội cho các nhà cung ứng DV trung gian bán đc các sp của mình, như vậy lợi ích để nhận thấy nhất đó chính là lợi nhuận, cviec mà họ thu đc từ quá trình tham gia tổ chức sk. o Bên cạnh đó, qua quá trình tham gia tổ chức sk các nhà cung ứng DV trung gian còn có cơ hội quảng bá hình ảnh, sp của mình, tạo lập đc các cơ hội KD. VD: một MC nghiệp dư, có thể qua 1 sk thành công đc quảng bá trên truyền hình để trở thành 1 ngôi sao trong làng dẫn chương trình chuyên nghiệp + Đvs khách mời tham gia sk: o Qua việc tham gia sk đc cơ hội giao lưu, học hỏi, mở rộng qhe trog cviec và cuộc sống o Qua việc tham gia sk khách mời có thể thu đc những lợi ích nhất định về vật chất hoặc tinh thần VD: đc xem các buổi trình diễn NT, đc tham gia sk kết hợp vs 1 số chuyến đi DL, đc giao lưu tiếp xúc vs các nhân vật nổi tiếng, đc hưởng các sp, DV mà nhà tổ chức sk cung ứng cho họ…) + Tác động đến KT, du lịch: o Tích cực: 4 Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang 0986 388 263  Trước hết, tổ chức sk là 1 ngành KT tổng hợp nó góp 1 phần rất lớn đến việc phtrien DL QC cho điểm đến và gia tăng lượng khách, tăng thgian lưu trú. Sự phtrien sk thường kéo theo sự phtrien của các ngành hàng ko, vận tải, thương mại, công nghiệp, nông nghiệp, ngân hàng,…  Với các sk lớn (VD như 1000 năm Thăng Long-Hà Nội) quá trình chuẩn bị CSVC KT cho sk, sẽ tạo dk phtrien cơ sở hạ tầng, tạo khối lượng việc làm lớn cho nền KT  Tổ chức sk là 1 công cụ marketing hữu hiệu, vì khi sk diễn ra đạt kqua tốt nó sẽ thúc đẩy hoạt động KD của các DN nói riêng và nền KT nói chung. o Tiêu cực:  Sự phản ứng của người dân địa phương  Tính xác thực thấp  Thiệt hại hình ảnh điểm đến  Khai thác quá mức  Tăng giá, chi phí cơ hội  Quản lý tài chính yếu kém  Thiệt hại về tài chính + Tác động đến VH-XH: o Tích cực  Bản thân quá trình tổ chức sk sẽ tạo ra 1 khối lượng việc làm nhất định cho XH  Khi có sự phtrien DV tổ chức sk sẽ góp phần nâng cao đời sống của người dân, phtrien nền VH tiên tiến đậm đà bản sắc dtoc . Sk giúp con người có đk giao lưu, đoàn kết tiếp cận vs cuộc sống hiện đại, góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống  Sk ở phạm vi QT góp phần vào việc mở rộng và củng cố các mqh đối ngoại và làm tăng thêm sự hiểu biết lẫn nhau giữa các dtoc và các nc trên TG. VD: Qua Seagames 23 tổ chức ở VN góp phần phtrien các mqh của VN vs các nc trog khu vực ĐNA.  Tổ chức các sự kiện truyền thống (ví dụ các lễ hội văn hóa, phong tục tập quán, lễ hội tín ngưỡng...) một cách chuyên nghiệp sẽ tác động trực tiếp và gián tiếp đến việc bảo tồn các di sản văn hóa của một quốc gia, nâng cao truyền thống, lòng tự 5 Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 hào dân tộc, tính tự trọng, tự tôn dân tộc, thúc đẩy việc giữ gìn và nâng cao bản sắc văn hoá, bảo tồn tính đa dạng văn hoá, khắc phục tính tự ty dân tộc. o Tiêu cực:  Các sk lớn và nhiều sk cùng diễn ra sẽ gây sức ép ngày càng cao đvs cơ sở hạ tầng (sd nhiều điện, nc, nhiên liệu và làm tăng lượng nc thải, chất thải); tăng CP cho hoạt động của công an, cứu hỏa, DV y tế.  Các sk có thể gây các vde như tắc nghẽn GT; ô nhiễm mt; phá vỡ lối sống của dân cư nơi diễn ra các sk, sự gián đoạn của các hoạt động KD bình thường…  Một số sk có thể kéo theo các TNXH như: ma túy, cờ bạc, mất trật tự công cộng ở nhiều địa phương hoặc có thể gây ra sự lây truyền 1 số bệnh tật  Lôi kéo công đồng vào ccas hành vi a dua và xuyên tạc sự thật + Với tự nhiên, mt: o Tích cực:  Nâng cao tính nhạy cảm về mt  Cải thiện giao thông, thông tin liên lạc  Đổi mới cảnh quan o Tiêu cực:  Ô nhiễm mt: rác thải, tiếng ồn, không khí  Phá hỏng các di sản  Rối loạn, tắc nghẽn giao thông  Các loại hình của tổ chức SK: - Giới thiệu sản phẩm mới: Đây là khái niệm dùng để chỉ những Event có mục đích quảng bá thương hiệu, kích thích mua hàng và tương tác với khách hàng. Một số Consumer Events tiêu biểu: Tung sản phẩm, Thi đấu, Giải trí văn nghệ, Lễ hội, Hội chợ, triển lãm, Biểu diễn thời trang... - Sự kiện chính phủ: Sự kiện dạng này thường do các cơ quan, đoàn thể tổ chức, mang mục đích chính trị như các buổi hội nghị lớn, các Festival tầm địa phương, quốc gia, các lễ tranh cử, tổng tuyển cử... - Sự kiện cộng đồng thường do các tổ chức xã hội, các tổ chức phi chính phủ thực hiện, hoặc do các công ty thực hiện, mà mục đích nó hướng tới xã hội. 6 Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 Một số hình thức tiêu biểu là: Sự kiện gây quỹ các ngày hội vì môi trường, ngày đi bộ... - Tiệc cưới, đám tang, hiếu hỉ, sinh nhật..: sk dành cho cá nhân 1 người nào đó - Sự kiện DN: Đối tượng của thể loại Event này được xác định dựa trên các mối quan hệ của công ty như nhân viên, đối tác, đại lý, cổ đông... như Họp mặt (Hội nghị khách hàng; Họp báo, Động thổ, Khánh thành,..Mục đích của các Event này có thể là tăng sự gắn kết của các thành viên công ty (nếu tổ chức cho nhân viên), củng cố hình ảnh của công ty trong mắt đối tác (nếu tổ chức cho đối tác) hay xây dựng hình ảnh của công ty trên các phương tiện truyền thông. - Trên thực tế, một Event có thể là tổng hòa của các sự phân loại trên. Ví dụ một Fashion show ngoài mang mục đích giải trí có thể mang mục đích gây quỹ từ thiện, hay một ngày hội Vì môi trường có thể là dịp để một công ty nào đó khuếch trương thương hiệu của mình. 3. Nêu ND cơ bản của QTSK, công tác chuẩn bị tổ chức sk?  ND cơ bản của QTSK: - Lập kế hoạch tổ chức sk - Vấn đề pháp lý - Truyền thông marketing sk - Tổ chức triển khai hoạt động sk - Đánh giá sk  Công tác chuẩn bị tổ chức sk: - Nghiên cứu nhu cầu và loại hình tổ chức sk + Nhu cầu tổ chức sk: o Nhu cầu cá nhân o Nhu cầu của tổ chức: DN, chính phủ, phi chính phủ + Các loại hình tổ chức sk: o Giới thiệu sản phẩm mới o Sự kiện chính phủ o Sự kiện cộng đồng thường o Tiệc cưới, đám tang, hiếu hỉ, sinh nhật… o Sự kiện DN 7 Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 o Trên thực tế, một Event có thể là tổng hòa của các sự phân loại trên. Ví dụ một Fashion show ngoài mang mục đích giải trí có thể mang mục đích gây quỹ từ thiện, hay một ngày hội Vì môi trường có thể là dịp để một công ty nào đó khuếch trương thương hiệu của mình. - Thành lập ban tổ chức sk: Ban tổ chức bgom những thành viên thuộc những thành phần khác nhau, có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp để chủ động trog công tác thực hiện, qly các mảng hoạt động có lquan đến mình trong tổ chức sk. Thành lập ban tổ chức sk: + Xác định thành phần và số lượng + Xác định vtri, nhiệm vụ và quyền hạn. 4. Phân tích ND nghiên cứu nhu cầu tổ chức sk, ký kết hợp đồng tổ chức sk? Vận dụng?  ND nghiên cứu nhu cầu tổ chức sk: - Nhu cầu cá nhân - Nhu cầu của tổ chức: + DN + Chính phủ + Phi chính phủ  ND ký kết hợp đồng TCSK: Quá trình thiết lập hợp đồng, bao gồm 5 bước Ý định—-> Đàm phán—-> chấp nhận ban đầu——> Thỏa thuận các điều khoản——> Ký kết hợp đồng Ký kết hợp đồng: Là bước cuối cùng trong quá trình xây dựng hợp đồng. Giai đoạn này, các bên thống nhất tất cả các vấn đề liên quan đến hợp đồng. Cuối cùng, trong hợp đồng nên có một điều khoản cho phép cả hai bên đi đến trọng tài trong trường hợp bất đồng. Sau khi ký kết hợp đồng, phát sinh các quyền và nghĩa vụ các bên. Thông thường việc ký kết hợp đồng cuối cùng sẽ làm cho một số hợp đồng sơ bộ đương nhiên hết hiệu lực. Sau khi đã ký kết hợp đồng, phát sinh các quyền và nghĩa vụ các bên. 5. Nêu các bước của quá trình lập kế hoạch tổ chức sk? - Xác định mục tiêu 8 Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 - Xác định chủ đề sk - Xác định vde lquan khách mời - Xác định/XD kế hoạch tổng thể - Lập thgian biểu và lựa chọn địa điểm - Xác định ngân sách - Tài trợ sk 6. Khái niệm mục tiêu sk, phtich ND xác định mục tiêu của sk? Vận dụng?  Khái niệm : mục tiêu của sk đó là những kqua mà nhà đầu tư sk, nhà tổ chức sk cũng như các TP tham gia khác định ra nhằm phấn đấu đạt đc trog quá trình thực hiện sk.  ND xác định mục tiêu của sk: - Mục tiêu của sk bgom: + Gia tăng doanh số + Tìm kiếm KH mục tiêu + Mở rộng thị trường + Mở rộng các mqh - Các ycau của mục tiêu: + Có ý nghĩa đích thực + Rõ ràng + Đảm bảo sự thống nhất + Linh hoạt và có tính khả thi + Là 1 yto thúc đẩy mọi nỗ lực của nhà đầu tư và nhà tổ chức sk - Mục tiêu hội nghị, hội thảo: + Tập hợp thành viên, trao đổi thông tin + Cung cấp ý tưởng mới + Trao đổi ý kiến + Tìm kiếm sự đồng thuận + Tìm các giải pháp cho các vde còn tồn đọng - Sự kiện đoàn thể: + Tuyên dương thành tích + Cảm ơn 9 Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 + Gặp gỡ giao lưu + Gthieu SP + Đánh bóng thương hiệu + Kỷ niệm - Sự kiện gây quỹ: + Thu hút chú ý của công chúng + Tạo lập quỹ trực tiếp + Thu hút nhà tài trợ mới + Thu hút người ủng hộ + Tăng số lượng tình nguyện viên - Sự kiện khuyến khích KD: + Ghi nhận, thảo luận doanh số bán hàng + Đánh giá kqua thực hiện chiến lược và kế hoach KD + Gặp gỡ trao đổi ý kiến giữa lãnh đạo và đội ngũ ngoài DN + Tranh thủ sự ủng hộ của nội bộ và đối tác - Sự kiện khác: + Gây chú ý của giới truyền thông + Gây chú ý của công chúng + Thu hút KH mới + Trao phần thưởng, tặng phẩm. 7. Khái niệm về khách mời tham gia sk, ngân sách và tài trợ sk?  Khách mời tham gia sk: là những tổ chức hoặc cá nhân đc chủ đầu tư sk chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động sk, là đối tượng chính mà mục tiêu sk muốn tác động đến  Ngân sách sk: là các khoản chi phí theo kế hoạch, dự tính sẽ phát sinh trong quá trình tổ chức sk.  Tài trợ sk: là các tổ chức, DN hoặc cá nhân tài trợ cho sk 1 phần về kinh phí, CSVC-KT, nhân lực... để góp phần vào sự thành công của sk, nhằm mang lại những lợi ích cho mình và cho XH. Nhà tài trợ sk sẽ có đc những quyền hạn nhất định trog việc chi phối 1 số ND, hoạt động cũng như mục đích của sk; song song vs nó họ cũng sẽ phải chịu 1 số trách nhiệm nhất định (đvs các vde có lquan vs họ) trong sk. 10 Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 8. Khái niệm, đặc điểm và nguyên tắc cơ bản trog đàm phán, Phân tích ND chuẩn bị đàm phán trog tiến trình đàm phán? Vận dụng?  Khái niệm: ĐP là quá trình mà qua đó nhà tổ chức sk đi đến 1 thỏa thuận về thgian và đk đvs các DV chi phối quá trình tổ chức sk.  Đặc điểm: - TH nhà đầu tư sk chưa chọn chính thức nhà tổ chức sk, họ chỉ mới cung cấp mục tiêu, ý tưởng, ngân sách và các ĐK khác cho nhiều nhà tổ chức sk cùng tham gia trog việc XD chương trình và lập dự toán ngân sách sk. Như vậy, các nhà tổ chức sk sẽ phải cạnh tranh vs nhau trog việc thuyết phục chủ đầu tư sk lựa chọn chương trình, các ý tưởng,.. hay nói cách khác là lựa chọn mình để giao phó cho việc tổ chức sk. - Trong quá trình cạnh tranh này, mỗi nhà tổ chức sự kiện đều có những thế mạnh riêng. Điều cần thiết là phải biết cách trình bày hết những điểm mạnh trong chương trình của mình, thuyết phục nhà đầu tư sự kiện lựa chọn chương trình và các ý tưởng của mình. Ngay cả trong trường hợp nhà đầu tư sự kiện đã lựa chọn một nhà tổ chức sự kiện cụ thể trước khi tiến hành việc xây dựng chương trình và sáng tạo các ý tưởng cho sự kiện vẫn cần có sự thuyết phục. Ở đây không phải là thuyết phục chủ đầu tư lựa chọn mình mà thuyết phục chủ đầu tư chấp nhận chương trình và dự toán ngân sách sự kiện mà mình đã lập ra. Không có một hướng dẫn cụ thể nào có thể áp dụng cho việc áp dụng vào việc thuyết phục chủ đầu tư sự kiện. Dưới đây chỉ là một số hướng dẫn mang tính chất định hướng. - Cần nắm vững mục tiêu sự kiện mà chủ đầu tư sự kiện mong muốn đạt được khi tiến hành đầu tư để tổ chức sự kiện, những cơ sở thuyết phục phải dựa trên mong muốn của chủ đầu tư sự kiện. - Nắm vững về chương trình, dự toán ngân sách, cũng như các ý tưởng sáng tạo của mình để có cơ sở trình bày và thuyết phục chủ đầu tư sự kiện. - Cần tìm hiểu thông tin về các đối thủ cạnh tranh. - Nếu có các lợi thế trên thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện (như sự thành công của các sự kiện do doanh nghiệp nhận tổ chức, uy tín trên thị trường, mối quan hệ với các đối tác…) cần biết cách phát huy đúng chỗ trong việc thuyết phục chủ đầu tư. - Biết chỉ ra các lợi thế của mình, tuy nhiên nếu chủ đầu tư sự kiện chỉ ra những hạn chế của mình, không nhất thiết phải thanh minh, tuyệt đối không tranh cãi, cần có 11 Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 cách ứng xử phù hợp. Ví dụ: Khi chủ đầu tư sự kiện đề cập đến việc nhà tổ chức sự kiện còn thiếu kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, hãy trả lời theo kiểu: Vâng, ngài nói đúng chúng tôi là doanh nghiệp mới thành lập thật, tuy nhiên đội ngũ nhân viên của chúng tôi có các chuyên gia lâu năm từ các công ty tổ chức sự kiện khác chuyển sang hoặc đề cập đến sự năng động/ sáng tạo của đội ngũ nhân viên trẻ tuổi trong doanh nghiệp mình.  Nguyên tắc đàm phán: - Xác định mục tiêu ĐP, thương lượng - Chuẩn bị kỹ ND - ĐP, thương lượng trên tinh thần hiểu biết lẫn nhau, đôi bên cùng có lợi - Phải biết cho và nhận trog quá trình ĐP. Xác định giới hạn. - Tạo ra và phtrien mqh KD.  Tiến trình đàm phán: - Chuẩn bị đàm phán + Đánh giá tình hình + Đề ra mục tiêu + Giải pháp thay thế + Chuẩn bị nhân sự + Chọn chiến lược + Chọn chiến thuật - Tiến hành đàm phán: + Mở đầu đàm phán + Tạo sự hiểu biết + Thương lượng + Kết thúc đàm phán - Rút kinh nghiệm 9. Khái niệm, ý nghĩa, ND của truyền thông marketing sk?  Khái niệm: Truyền thông marketing sự kiện là cách làm truyền thông dựa trên sự phối hợp rất thận trọng việc sử dụng các công cụ marketing để chuyển tải những thông điệp rõ ràng, nhất quán và hấp dẫn về tổ chức cũng như thương hiệu sự kiện. 12 Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang 0986 388 263  Ý nghĩa: - Mang lại tầm ảnh hưởng cho sk và DN tổ chức sk - Quảng bá SP và thương hiệu của đơn vị đầu tư sk.  ND: - Xác định đối tượng nhận tin - Xác định mục tiêu truyền thông marketing - Thiết kế thông điệp - Lựa chọn kênh truyền thông marketing - Ấn định thgian truyền thông - Ngân sách dành cho truyền thông 10. Phtich ND xác định KH mục tiêu và mục tiêu truyền thông? Vận dụng?  ND xác định KH mục tiêu: Việc xác định đối tượng khách hàng mục tiêu là khâu quan trọng trong kế hoạch truyền thông tích hợp của mình, vì nếu xác định sai đối tượng thì tính hiệu quả và thành công của kế hoạch sẽ thất bại.  Mục tiêu truyền thông: Mục tiêu sự truyền thông marketing tích hợp cho sự kiện là dùng nhiều phương tiện truyền thông khác nhau( bao gồm cả các phương tiện truyền thông truyền thống và các phương tiện truyền thông mới ) để tăng cường nhận thức về sự kiện của công ty/ điểm đến, thông báo cho mọi người về các đặc điểm và lợi ích, cũng như thúc đẩy khách hàng mua trải nghiệm sự kiện. Những cách thức này phải phù hợp và được tiến hành đồng bộ. Đó là chiến lược sử dụng phương tiện truyền thông đại chúng và thông điệp để xây dựng những mối quan hệ với những người làm sự kiện và khán giả. 11. Vai trò và các yto ảnh hưởng đến việc xác định các phương tiện chở khách? ND của hoạt động tổ chức đưa đón, tiếp khách?  Vai tròviệc xác định các phương tiện chở khách - Sự sẵn sàng tham gia sk - An toàn - Thể hiện tầm cỡ của sk - Sự tôn trọng khách mời  Yếu tố ảnh hưởng đến việc xác định các phtien chở khách: - Khoảng cách 13 Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 - Ngân sách - Khách mời - Tiện nghi cần có - Tầm cỡ, quy mô sk  ND của hoạt động tổ chức đưa đón, tiếp khách: - Xác định loại phương tiện chở khách: + Xác định nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển: o Các hãng hàng ko o Tổng cty đường sắt o Các DN vận chuyển đường bộ o Các cty lữ hành, du lịch, đại lý vận chuyển o Các đối tượng khác + Các loại phương tiện vận chuyển: o Phương tiện công cộng o Ô tô o Phương tiện khác - Xác định điểm đỗ và đưa đón khách: + Xác định điểm đỗ trong lịch trình: o XD sơ đồ điểm đỗ đón khách o Số lượng điểm đỗ o Số lượng khách cần đón tại điểm đỗ o Các vde khác + Xác định quy trình đón khách: o Quy trình đón khách tại điểm  Có mặt tại điểm đón trước ít nhất 15p so vs kế hoạch  Lựa chọn vtri phù hợp, thuận tiện cho việc đón khách  Cầm bảng đón khách (nếu cần)  Nhận diện và đón chính xác đoàn khách của mình  Chào khách lịch sự vui vẻ  Gthieu tên người đón 14 Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang 0986 388 263  Làm quen vs trưởng đoàn (nếu có)  Làm quen vs các thành viên khác trog đoàn  Kiểm tra chính xác thông tin thực tế so vs danh sách đoàn  Phối hợp vs khách trog việc ktra hành lý, tư trang cá nhân.  Mời, hướng dẫn khách vtri ngồi theo sơ đồ chỗ ngồi (nếu có)  Cùng lái xe, phụ xe vận chuyển hành lý lên xe nhanh, gọn, cẩn thận  Tặng hoa, quà cho trưởng đoàn, hoặc từng thành viên trog đoàn (nếu có trog kịch bản)  Mời và sắp xếp khách lên xe  Ktra chính xác số lượng khách lại lần cuối  Thông báo khởi hành vs lái xe và đoàn khách  Chào mừng đoàn khách và cũng cấp thông tin o Quy trình tổ chức đón khách tại nơi diễn ra sk:  Chuẩn bị thành phần đón tiếp  Chuẩn bị khu vực đón tiếp và trang thiết bị hỗ trợ  Đón tiếp khách  Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sk  Làm các thủ tục đăng ký cho khách 12. Phân tích ND tổ chức triển khai hoạt động sk (tiếp khách, quay phim, chụp ảnh, hoạt động giải trí)?  Tiếp khách: o Quy trình đón tiếp khách tại điểm  Có mặt tại điểm đón trước ít nhất 15p so vs kế hoạch  Lựa chọn vtri phù hợp, thuận tiện cho việc đón khách  Cầm bảng đón khách (nếu cần)  Nhận diện và đón chính xác đoàn khách của mình  Chào khách lịch sự vui vẻ  Gthieu tên người đón  Làm quen vs trưởng đoàn (nếu có)  Làm quen vs các thành viên khác trog đoàn  Kiểm tra chính xác thông tin thực tế so vs danh sách đoàn 15 Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang 0986 388 263  Phối hợp vs khách trog việc ktra hành lý, tư trang cá nhân.  Mời, hướng dẫn khách vtri ngồi theo sơ đồ chỗ ngồi (nếu có)  Cùng lái xe, phụ xe vận chuyển hành lý lên xe nhanh, gọn, cẩn thận  Tặng hoa, quà cho trưởng đoàn, hoặc từng thành viên trog đoàn (nếu có trog kịch bản)  Mời và sắp xếp khách lên xe  Ktra chính xác số lượng khách lại lần cuối  Thông báo khởi hành vs lái xe và đoàn khách  Chào mừng đoàn khách và cũng cấp thông tin o Quy trình tổ chức đón khách tại nơi diễn ra sk:  Chuẩn bị thành phần đón tiếp  Chuẩn bị khu vực đón tiếp và trang thiết bị hỗ trợ  Đón tiếp khách  Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sk  Làm các thủ tục đăng ký cho khách  Quay phim: - Mục đích: + QC cho nhà tổ chức hoặc chủ sở hữu sk + Nhằm đưa tin sk, quay phim làm tài liệu lưu trữ cho tổ chức - Ngân sách dành cho quay phim: chi phối mục đích quay phim, phương thức thực hiện, cảnh quay và trình độ NT quay phim - Số lượng: ycau phim chất lượng và đảm bảo đc tính NT đòi hỏi phải có 1 số chuyên gia bấm máy; 1 số người phục vụ chuyên nghiệp - Kịch bản và biên tập:  Chụp ảnh: - Chuẩn bị - Số lượng thợ chụp ảnh - Thgian làm việc của thợ chụp ảnh - In ảnh, kích thước và số lượng - Kiểu ảnh  Hoạt động giải trí: 16 Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 - Chọn DV giải trí - Phải biết rõ về khán giả - Lập kế hoạch chi tiết cho hoạt động giải trí trong sk - Nhà tổ chức cần biết rõ về những hoạt động giải trí trong sk Câu 13: phtich ND đưa đón khách trog tổ chức triển khai sk? Vận dụng? Đưa đón khách: - Đưa đón khách trước hết phải xác định rõ khách tham dự từ địa điểm nào tới địa điểm tổ chức sự kiện? Điểm xuất phát của khách sẽ ảnh hưởng tới địa điểm đến (nơi đỗ xe) của họ.Yêu cầu việc vận chuyển phải bảo đảm khách đến dự đông đủ, không bị tắc nghẽn giao thông giờ cao điểm. - Tổ chức vận chuyển phụ thuộc vào địa điểm tập kết, vào nơi ăn nghỉ của khách tham dự. Nếu khách ở tập trung tại một hoặc một cụm khách sạn để tới trung tâm hội nghị, có thể tổ chức đưa đón theo thời gian thống nhất, hành trình đó cho phép hình thành những đoàn xe dài sẽ tạo nên hình ảnh đậm nét về sự kiện. -Ngược lại, nơi ăn nghỉ của khách phân tán trong thành phố cần tổ chức vận chuyển theo các đoàn, mỗi đoàn hoặc một số đoàn do một nhân viên trực tiếp phụ trách đưa đón. - Trên đường tới sự kiện cần có những dịch vụ hỗ trợ cho dịch vụ vận chuyển nào, có thể đưa các chương trình nghe nhìn tạo không khí hào hứng vui nhộn trước khi bước và vào sự kiện. Dù là sự kiện nào thì vấn đề này vẫn là vấn đề rất cần thiết. Với không khí vui nhộn tạo cho người sử dụng cởi mở, thân thiện. Người ta có xu hướng tiếp cận, muốn gần gũi tiếp xúc với nhau, tiếp xúc và khám phá sự kiện. Đó cũng là yếu tố quan trong đưa sự kiện tới thành công. Câu 14: phtich Nd Xác định điểm đỗ xe trong tổ chức triển khai sự kiện ? vận dụng? Điểm đỗ xe là rất quan trọng và cần thiết đối với công tác tổ chức sự kiện, góp phần không nhỏ vào sự thành công của sự kiện. Nhà tổ chức cần chuẩn bị điểm đỗ xe thuận lợi cho khách tham dự. Công việc không hề đơn giản vì các bến xe tĩnh ngày càng khan hiếm, công suất không đáp ứng được nhu cầu.Trong đó các đô thị lớn, quan hệ cung cầu càng mất cân đối hơn. Thông thường các điểm đỗ xe đã quá tải, khi có sự kiện càng quá tải hơn. Bến đỗ xe phải bảo đảm sử dụng được, an toàn, dự kiến sự cố 17 Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 và giải pháp khắc phục. Khôg những thế, điểm đỗ xe còn phải sẵn sàng đón nhận xe trong các tình huống khác nhau.  Không để khách mất thời gian chờ đợi khi vào cũng như khi ra nơi đỗ. Cũng không để khách mất thời gian đi vòng vèo tới bến đỗ xe.  Sức chứa của bến đỗ:Nhà tổ chức phải nắm chắc được điểm đỗ có thể chứa được bao nhiêu xe, bao nhiêu chỗ phải dành lại cho chủ xe gửi theo tháng vào những giờ cụ thể nào? Để tránh lãng phí và tăng hiệu quả sử dụng, cần phân nơi đỗ thành các khu cho các loại xe khác nhau đồng thời phải có quy định thống nhất, tránh lộn xộn .Đối với bến đỗ xe, sự việc tuy đơn giản song phải bổ sung thêm những thứ cần thiết như biển chỉ dẫn, dựng vật phân cách khu cho các loại xe hoặc bổ sung thêm ánh sang, bảo vệ, v.v... Ngược lại đối với các điểm đỗ xe trong nhà, xe sẽ được đỗ trong các nhà chứa xe công nghiệp với nhiều tầng để khai thác khoảng không gian, tiết kiệm diện tích. Điểm đỗ này thường ở nội đô các đô thị lớn, được thiết kế kỹ thuật hoàn chỉnh nên sử dụng rất thuận lợi. Tuy nhiên chi phí thuê điểm đỗ loại này sẽ cao hơn. - Cần xem xét những vấn đề đặc thù, yêu cầu nơi đỗ phải thỏa mãn chẳng hạn vấn đề lên xuống xe đối với người tàn tật, hiện tại bến đỗ đã giải quyếtthế nào? Hướngphục vụ sự kiện ra sao? - Hãy kiểm tra lại các thiết bị kỹ thuật và Nhà tổ chức cần thông báo thời gian cụ thể diễn ra sự kiện cho Ban quản lý điểm đỗ xe biết để họ chủ động thu xếp công việc. - Tác động do sử dụng bến đỗ: Các điểm đỗ xe đều đã tồn tại trước sự kiện. Do vậy đã hình thành quy luật hoạt động riêng của nó như nhận xe, trả xe, thời gian mở, đóng cửa bến, những quy chế, quy tắc của bến bãi. Với hoạt động như vậy đã tác động vào thị trường, vào xã hội đã kéo theo hàng loạt các hoạt động hưởng ứng và hỗ trợ khác nhằm thỏa mãn nhu cầu do sự vận hành của điểm đỗ xe tạo nên.Khi điểm đỗ xe phục vụ sự kiện phải thay đổi quy luật hoạt động so với thường ngày sẽ tác động rất lớn tới nhiều thành phần có liên quan và có thể có những phản ứng. Nhà tổ chức phải dự đoán trước những vấn đề đó và phải có giải pháp dự phòng. - Chi phí giữ xe: Phải xác định rõ người sở hữu các điểm đỗ xe để thực hiện các hoạt động giao dịch. Chi phí đậu xe thanh toán trước hay sau khi sử dụng? Nhà tồ 18 Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 chức sự kiện thanh toán hay khách tham dự thanh toán.Bạn cần lưu ý rằng nơi đỗ xe thường khan hiếm và phải cạnh tranh với các sự kiện khác mới có được nơi đỗ xe phù hợp. Do vậy chi phí đậu xe không thấp lại có khuynh hướng tăng nếu sử dụng vào ban đêm. Khi hợp đồng bãi đậu xe có thể thuê luôn cả đội ngũ nhân viên quản lý điều hành bến bãi, bảo đảmcho việc vận hành được thuận tiện và chi phí cụng được hạch toán vào hợp đồng thuê bến đậu. Cần thông báo cụ thể số lượng xe các loại để ban quản lý bố trí số nhân viên cụ thể cho phù hợp.Nếu Nhà tổ chức sự kiện thanh toán thì mọi chi phí đều tính vào hợp đồng. Ngược lại, do khách thanh toán (trả sau), Nhà tổ chức phải hợp đồng nguyên tắc với điểm đỗ. Sau đó cung cấp phiếu gửi, sơ đồ hướng dẫn tận tay từng lái xe. - Cần thỏa thuận với các điểm đỗ, bố trí riêng khu vực đỗ xe dành cho khách VIP và nhân viên đơn vị tổ chức. Như vậy trật tự mới được thiết lập và nhân viên yên tâm làm việc, sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch. Nếu nhân viên không yên tâm với công việc hoặc có sự cố sẽ chi phối trực tiếp vào sự kiện, sư kiện sẽ không an toàn và kết quả ự kiện sẽ không cao. Ngoài ra cần phải miễn phí cho các đối tượng này. - Giấy phép đỗ xe: Đây cũng là nội dung rất quan trọng. Mặc dù bãi đỗ vẫn hoạt động thường ngày song chỉ đối với một số loại xe nhất định. Thực tế có nhiều loại xe không được phép dừng đỗ ở nội đô và cả trong bến đỗ. Do vậy, phải xin giấy phép đỗ xe cho sự kiện. Ai là người xin giấy phép đỗ xe? Nhà tổ chức sự kiện hay Ban quản lý bến bãi? Cần bàn bạc kỹ, xác định cụ thể và ghi vào hợp đồng.Cần thông báo cho nhân viên trong bến đỗ xe biết thời gian biểu của sự kiện để Ban quản lý bến trông giữ có thể sắp xếp thay ca và nghỉ ngơi. Câu 15: những hoạt động sau sk? Phtich 1 số tình huống có thể xảy ra trog tổ chức sk, cách thức hạn chế và giải quyết? vận dụng?  Hoạt động sau sự kiện - Viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc. + Báo cáo vs nhà đầu tư + Báo cáo vs cơ quan quản lý nhà nc/ cơ quan truyền thông + Báo cáo nội bộ + Báo cáo cá nhân 19 Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 - ktra sự hài lòng của khách hàng - quyết toán với công ty: qtoan chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt,tính toán thù lao, thưởng phạt cho nhân sự trong chương trình. - họp rút kinh nghiệm, tổng kết đánh giá kqua của SK: +tổng kết những gì đã làm dc và chưa làm dc + đo lường hiệu quả ctrinh: bao nhiêu người tham dự, đăng ký mua hàng(nếu có), phản hồi của họ… + công tác quảng cáo, truyền thông: bao nhiêu banner dc treo, bao nhiêu tờ rơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã dc đưa lên báo… + các hình ảnh báo cáo, các link… đính kèm. - theo sát các mối lien hệ đã tạo dựng đc để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự cho cty. - truyền thông sau SK: có nhiều mục đích khác như: khiến ng xem nhớ đến và có ấn tượng sâu sắc hơn về ctrinh, thông điệp cũng như thương hiệu của nhà tài trọ với ng xem, ng tham dự và ng quan tâm => ng tổ chức SK cần lưu ý vde này để dưa tin lên các phương tiện truyền thông phù hợp với mục đích truyền thông sau sk.  các tình huống có thể xảy ra trong tổ chức sự kiện - sự cố xảy ra ngoài ý muốn của doanh nghiệp do không nắm rõ luật lệ: + xin phép tổ chức họp báo + treo băng rôn quảng cáo cho SK + sự phối hợp ko đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình - vấn đề thời gian tổ chức SK: ko đảm bảo được các phần chương trình diễn ra đúng kế hoạch, hay ko dự trù sai lệch thời gian khiến sự kiện diễn ra sai sót, có thể bị hỏng hoàn toàn. - người dẫn chương trình và các khách mời: sự ko ăn khớp giữa ban tổ chức vs MC hay các tiết mục của khách mời có thể làm gián đoạn, gây rắc rối cho SK. 20