Tài liệu CÔNG TÁC THU THẬP VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI UBND HUYỆN BA BỂ, TỈNH BẮC KẠN

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CÔNG TÁC THU THẬP VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI UBND HUYỆN BA BỂ, TỈNH BẮC KẠN Khóa luận tốt nghiệp ngành: LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn : THS. TRẦN THỊ MAI Sinh viên thực hiện : NÔNG THỊ THÚY Mã số sinh viên : 1305LTHA053 Khóa : 2013-2017 Lớp : ĐH LTH 13A HÀ NỘI - 2017 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em và được sự hướng dẫn khoa học của Ths. Trần Thị Mai. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Những số liệu trong đề tài phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo. Ngoài ra, trong khóa luận còn tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của các cơ quan Nhà nước, UBND huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn. Em hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. Sinh viên Nông Thị Thúy MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ VIẾẾT TẮẾT PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài......................................................................................1 2. Mục tiêu nghiên cứu................................................................................3 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu...............................................................................4 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.......................................................................4 6. Các nguồn tư liệu chính được sử dụng....................................................6 7. Phương pháp nghiên cứu.........................................................................7 8. Đóng góp của đề tài.................................................................................7 9. Bố cục của đề tài......................................................................................8 LỜI CẢM ƠN..................................................................................................9 PHẦN NỘI DUNG........................................................................................10 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ THU THẬP VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU...........................................................................10 1.1. Cơ sở lý luận.........................................................................................10 1.1.1. Một số khái niệm có liên quan:..........................................................10 1.1.1.1.Khái niệm tài liệu.............................................................................10 1.1.1.2.Khái niệm tài liệu lưu trữ.................................................................10 1.1.1.3. Khái niệm lưu trữ cơ quan..............................................................10 1.1.1.4. Khái niệm thu thập tài liệu vào lưu trữ...........................................10 1.1.1.5. Khái niệm xác định giá trị tài liệu lưu trữ.......................................11 1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu..11 1.1.2.1. Mục đích, ý nghĩa của công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ..........11 1.1.2.2. Mục đích, ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ......11 1.1.3. Nội dung công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu......................13 1.1.3.1. Nội dung công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ...............................13 1.1.3.2. Nội dung công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ..........................14 1.1.4. Nguyên tắc, tiêu chuẩn trong công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu 16 1.1.4.1. Nguyên tắc thu thập tài liệu vào lưu trữ.........................................16 1.1.4.2. Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu lưu trữ....................................17 1.1.4.3. Tiểu chuẩn trong xác định giá trị tài liệu........................................18 1.2. Cơ sở pháp lý........................................................................................19 1.2.1. Quy định của Nhà nước về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ......21 1.2.2. Quy định của Nhà nước về công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ. 21 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN BA BỂ, TỈNH BẮC KẠN.......................................................................................................23 2.1. Khái quát về UBND huyện Ba Bể........................................................23 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Ba Bể...........23 2.1.1.1. Chức năng.......................................................................................23 2.1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn......................................................................23 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Bể...........................................24 2.2. Nội dung, loại hình, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể...25 2.2.1. Nội dung của tài liệu lưu trữ của UBND huyện.................................25 2.2.2. Loại hình tài liệu lưu trữ của UBND huyện Ba Bể............................30 2.2.3. Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của UBND huyện Ba Bể...............................32 2.3. Thực trạng Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ UBND huyện Ba Bể.....36 2.3.1. Văn bản chỉ đạo nghiệp vụ thu thập tài liệu vào lưu trữ....................36 2.2.2. Nội dung công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể....37 2.2.2.1. Nguồn tài liệu thu thập vào lưu trữ UBND huyện Ba Bể..............37 2.2.2.2. Thành phần tài liệu thu thập bổ sung vào Lưu trữ UBND huyện Ba Bể. 39 2.3. Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể..41 2.3.1. Văn bản chỉ đạo nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu lưu trữ................41 2.3.2. Nội dung công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể. 42 2.3.2.1. Nghiên cứu vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu vào thực tiễn công tác lưu trữ........................................42 2.3.2.2. Xây dựng bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu của UBND huyện.....43 2.3.2.3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của UBND huyện Ba Bể............44 2.3.2.4. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị..............................................................45 2.4. Nhận xét về công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Ba Bể.................................................................................................47 2.4.1. Nhận xét về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể..47 2.4.1.1.Ưu điểm:...........................................................................................47 2.4.1.2. Hạn chế:..........................................................................................48 2.4.1.3. Nguyên nhân...................................................................................49 2.4.2.Nhận xét về công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể............................................................................................................50 2.4.2. 1.Ưu điểm...........................................................................................50 2.4.2.2. Hạn chế............................................................................................50 2.4.2.3. Nguyên nhân:..................................................................................52 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI UBND HUYỆN BA BỂ - TỈNH BẮC KẠN.............................................................54 3.1. Nhóm giải pháp tổng thể nhằm nâng cao chất lượng thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Ba Bể.................................................54 3.1.1. Xây dựng, hoàn thiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ thu thập và xác định giá trị tài liệu.....................................................................54 3.1.2. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ lưu trữ......................................54 3.1.3. Tăng cường kiểm tra, đánh giá, tổng kết công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể.............................................55 3.1.4. Đầu tư về cơ sở vật chất, kinh phí......................................................56 3.2. Nhóm giải pháp quan trọng và cần thiết nhằm nâng cao chất lượng thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Ba Bể..............................57 3.2.1. Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể.........57 3.2.2. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về giá trị của tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể..........................................................................58 3.2.3. Đẩy mạnh các hình thức tuyên truyền, giới thiệu về giá trị của tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể....................................................................59 3.2.4. Nâng cao chất lượng công tác thu thâ ̣p tài liê ̣u vào lưu trữ...............60 3.3.5. Nâng cao chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ...........60 KẾT LUẬN....................................................................................................63 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................65 PHỤ LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT 1 2 3 4 5 6 7 Chữ viết tắt HĐND UBND NXB VTLT TL TLLT XĐGTTL Diễn giải Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Nhà xuất bản Văn thư – Lưu trữ Tài liệu Tài liệu lưu trữ Xác định giá trị tài liệu PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quý báu của dân tộc, bởi vì nó chứa đựng những thông tin quá khứ, ghi lại các thành tựu trong lao động của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau, những sự kiện lịch sử hoặc những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hoá nổi tiếng. Khối tài liệu này chính là nguồn thông tin có tính chính xác cao vì nó là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị. Do đó, có thể sử dụng chúng vào nhiều mục đích khác nhau, đem lại nhiều giá trị trong các hoạt động của con người. Nhận thức được điều đó ngay từ những ngày đầu Nhà nước dân chủ nhân dân, đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ. Trước hết là Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 gửi các Bộ trưởng Chính phủ. Hồ Chủ tịch đã khẳng định: “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết Quốc gia” và nêu rõ: “Cấm các cơ quan, công sở, viên chức tự tiện huỷ bỏ hồ sơ, tài liệu lưu trữ, những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ". Điều đó cho thấy từ rất sớm, Nhà nước ta đã nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ. Bước đầu Đảng và Nhà nước đã có những chủ trương, biện pháp để thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ sau này. Phát biểu tại Hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Quyết định của Ban Bí thư trung ương Đảng về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, đồng chí Lê Khả Phiêu - nguyên Tổng Bí thư Đảng Cộng sản Việt Nam đã khẳng định: “Tài liệu lưu trữ phải được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất trong hệ thống các cơ quan lưu trữ của Nhà nước và của Đảng cộng sản nhằm bảo vệ an toàn và khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ vì lợi ích của dân tộc và của cách mạng” . Điều này đòi hỏi ngành lưu trữ phải nêu cao tinh thần tự lực, thường xuyên học hỏi và không ngừng cố gắng trong quá trình hoạt động của mình. Trước hết cần chú ý đến công tác thu thập tài liệu, bởi vì Công tác thu thập, bổ sung tài liệu là khâu quyết định đối với sự hoàn thiện của một Phông lưu trữ, là một nghiệp vụ không thể 1 tách rời với các nghiệp vụ lưu trữ khác như: Phân loại tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu…Do vậy công tác thu thập, bổ sung tài liệu rất quan trọng so với các khâu nghiệp vụ khác của Công tác lưu trữ. Nếu chúng ta không thu thập được những tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức thì tất cả những khâu còn lại của Công tác lưu trữ sẽ không thể làm tốt được. Nó chính là cơ sở ban đầu nhưng hết sức quan trọng quyết định toàn bộ các giai đoạn tiếp theo. Sau nữa là việc xác định giá trị của tài liệu giúp cho chúng ta lựa chọn được những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị về mọi phương diện để tiêu hủy, góp phần tối ưu hóa thành phần và chất lượng Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Qua khảo sát thực tế tại UBND huyện Ba Bể em nhận thấy công tác Lưu trữ trên địa bàn huyện đã được quan tâm thực hiện có hiệu quả; công tác tuyên truyền phổ biến Luật lưu trữ và các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước được tăng cường, tiến hành rà soát, ban hành mới hoặc sửa đổi các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và thực tế tại địa phương. Các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ các đơn vị, phòng ban được tổ chức thực hiện có nề nếp, được thu thập và bổ sung vào kho lưu trữ, chỉnh lý khoa học khối tài liệu và bảo quản an toàn tài liệu của UBND huyện phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ tại đây. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác lưu trữ của UBND huyện vẫn còn bộc lộ những hạn chế về thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ chưa được tiến hành thường xuyên, văn bản, tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được xử lý ở một số đơn vị còn phổ biến; một số cán bộ, công chức, viên chức tại các phòng ban, đơn vị chưa thường xuyên quan tâm đến việc lập hồ sơ công việc và lập danh mục hồ sơ cơ quan và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; thành phần giao nộp còn thiếu, chưa hoàn chỉnh, nhiều tài liệu khi giao nộp còn bó gói, chưa được lập thành hồ sơ. Mặt khác, với sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, tài liệu lưu trữ điện tử đang được hình thành, nhưng thực tế lưu trữ UBND huyện Ba Bể lại chưa có biện pháp hữu hiệu để thu thập, quản lý loại hình tài liệu này. Từ đó, đã dẫn đến những hậu quả không thể tránh khỏi là tài liệu bị thất lạc, mất mát, hư hỏng và việc phục vụ khai thác tài liệu không đạt hiệu quả cao. 2 Xuất phát từ những lý do và thực trạng nêu trên, em đã chọn đề tài: “Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành "Lưu trữ học" của mình. Thông qua đề tài này, em hy vọng các cấp lãnh đạo, quản lý của Uỷ ban nhân dân huyện Ba Bể quan tâm đến công tác lưu trữ của cơ quan mình nhiều hơn nữa, đặc biệt là Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể nói riêng, hướng tới sự nghiệp lưu trữ nói chung. 2. Mục tiêu nghiên cứu Thực hiện đề tài này, em hướng đến những mục tiêu sau: - Làm sáng tỏ một số vấn đề lý luận và thực tiễn công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Ba Bể. - Xác định thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ UBND huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn. - Nghiên cứu các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ; - Nghiên cứu bảng thời hạn bảo quản tài liệu của UBND huyện Ba Bể. - Phân tích và đánh giá thực trạng công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại Lưu trữ UBND huyện Ba Bể để từ đó đưa ra được những giải pháp đúng đắn. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu Những đối tượng mà chúng em tập trung nghiên cứu trong khóa luận bao gồm: - Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước quy định về công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu; - Nguồn thu thập và thành phần tài liệu nộp lưu; - Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của UBND huyện Ba Bể; - Lưu trữ UBND huyện Ba Bể; - Các đơn vị, tổ chức giúp UBND huyện Ba Bể thực hiện chức năng quản lý Nhà nước và những tài liệu được hình thành ra ở những đơn vị, tổ chức này. 3 3.2. Phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung khảo sát về tài liệu lưu trữ và công tác thu thập, xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Ba Bể, từ đó đánh giá những hiệu quả của công tác này mang lại đối với hoạt động của địa phương. Để có tư liệu thực tế, chúng em đã tiến hành khảo sát tài liệu của UBND huyện Ba Bể từ năm 2010 đến nay để có cơ sở, số liệu sát thực từ đó đưa ra được các giải pháp cụ thể. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Một là: Khảo sát những quy định hiện hành của cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và của UBND huyện về công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu. Trên cơ sở đó chúng em đưa ra đánh giá về kết quả đạt được cũng như những tồn tại trong công tác này; đồng thời phân tích nguyên nhân dẫn đến những những tồn tại, hạn chế đó. Hai là: Khảo sát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Bể và giới thiệu thành phần, loại hình, nội dung, ý nghĩa tài liệu và tình hình thực hiện công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu của UBND huyện. Ba là: Nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp nhằm giúp Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ của UBND huyện Ba Bể đạt kết quả tốt hơn trong thời gian tới. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu giữ vai trò quan trọng trong các cơ quan Nhà nước đặc biệt có vai trò to lớn trong công tác lưu trữ của UBND cấp huyện, cho nên vấn đề này được rất nhiều người quan tâm, nghiên cứu ở các khía cạnh khác nhau. Cho đến nay ở Việt Nam đã có nhiều nhà khoa học, nhiều cán bộ công tác trong ngành đã quan tâm, nghiên cứu về công tác này. Có những công trình nghiên cứu mang tính lý luận, có những công trình tìm hiểu thực tiễn và đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ nói chung. Qua khảo sát thực tế, chúng em đã tổng hợp được một số đề tài, khóa luận, bài viết có liên quan đến vấn đề “Thu thập và xác định giá trị tài liệu” cụ thể như: Về cơ sở lý luận : Công tác thu thập, bổ sung tài liệu đã được đề cập đến trong các cuốn giáo trình chuyên ngành Lưu trữ như: "Lý luận và thực tiễn công tác 4 Lưu trữ" của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm do NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản, năm 1990; “Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các cơ quan”- Dương Văn Khảm do NXB Chính trị quốc gia, năm 1998; giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” (TS.Chu Thị Hậu – Chủ biên) do NXB Lao động, năm 2016. Tiếp đó, là những đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã tập trung nghiên cứu giải quyết từng khía cạnh cụ thể thuộc lĩnh vực thu thập và xác định giá trị tài liệu. Các đề tài đó là: "Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam" (Vương Đình Quyền - Chủ nhiệm); "Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản lý Nhà nước) vào kho lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh" (Nguyễn Quang Lệ - Chủ nhiệm); Đề tài nghiên cứu khoa học của TS. Dương Văn Khảm: “Cơ sở khoa học về tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ năm 1999-2001”. Đề tài chủ yếu tập trung vào việc đánh giá thực trạng công tác lưu trữ, hệ thống đào tạo cán bộ công chức của nước ta trong giai đoạn từ khi có Ngành lưu trữ hình thành. Đề tài xuất đề xuất một số cơ chế quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ. Ngoài ra còn có một số khoá luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học của sinh viên: Báo cáo tốt nghiệp “Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ của UBND quận Tây Hồ. Thực trạng và giải pháp” của Sinh viên Nguyễn Duy Trường, năm 2009; Khoá luận tốt nghiệp "Tìm hiểu về công tác thu thập và bổ sung tài liệu ở phòng Lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo" của Bùi Thị Thu Hà, năm 2004); Khoá luận tốt nghiệp “Xác định giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của chính quyền cấp xã trên địa bàn thủ đô Hà Nội” của Tạ Văn Ngữ, Năm 2003. Các bài viết, trao đổi kinh nghiệm của các nhà nghiên cứu trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt nam liên quan đến Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu như: “Một số kinh nghiệm về công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ” của Nguyễn Thị Hà, Tạp chí Văn thư và Lưu trữ Việt Nam số 04/2004; “Xác định giá trị tài liệu và bổ sung tài liệu lưu trữ (quá khứ, hiện tại và tương lai)” của M.P Zucova Nguyễn Thị Hiệp (dịch) Tạp chí Văn thư và Lưu trữ Việt Nam số 05/2006; “Xác định giá trị tài liệu – Nhiệm vụ khó khăn nhất trong các Lưu trữ hiện nay” của 5 Nguyễn Liên Hương, Tạp chí Văn thư và Lưu trữ Việt Nam số 10/2011; “Công tác xác định giá trị tài liệu ở Việt Nam hiện nay và một số đề xuất” của Nguyễn Anh Thư, Tạp chí Văn thư và Lưu trữ Việt Nam số 05/2012; “Một số ý kiến về việc lựa chọn tài liệu của UBND huyện để bảo quản” của Nguyễn Xuân Nung, Tập san Văn thư Lưu trữ số 01/1980. Qua khảo sát các công trình trên đều đi vào nghiên cứu vấn đề này ở từng khía cạnh nhất định và ở những cơ quan nhất định, nó có tác dụng lớn cho việc vận dụng trong hoạt động của cơ quan. Đây cũng là những tài liệu hữu ích để em tham khảo khi thực hiện đề tài này. Với đề tài này chúng em đi sâu vào tìm hiểu thực trạng Công tác thu thập tài liệu tại UBND huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn chỉ ra những ưu điểm, hạn chế, đồng thời kiến nghị các biện pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động này. Bởi vì theo em đây là khâu nghiệp vụ quan trọng quyết định đến hiệu quả công tác lưu trữ của UBND huyện Ba Bể. 6. Các nguồn tư liệu chính được sử dụng Để hoàn thiện đề tài này chúng em sử dụng một số tài liệu tham khảo chính sau đây: - Các giáo trình, sách viết về tổ chức quản lý công tác lưu trữ, cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn trong công tác lưu trữ; - Các khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập có liên quan đến vấn đề “thu thập và xác định giá trị tài liệu” trong thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Các bài viết, nghiên cứu trên tạp chí Văn thư Lưu trữ liên quan đến đề tài nghiên cứu này - Các văn bản quy định về công tác lưu trữ do Chính phủ, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ và các cơ quan có liên quan ban hành. - Nguồn tài liệu từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư –Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn, Phòng Nội vụ, Văn phòng của UBND huyện Ba Bể đến khảo sát. - Tài liệu về lịch sử, tổ chức bộ máy và hoạt động của UBND huyện Ba Bể; 6 7. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện đề này trước hết chúng em vận dụng cơ sở phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác – Lênin (Chủ nghĩa duy vật biện chứng và Chủ nghĩa duy vật lịch sử): là hệ thống các quan điểm, cơ sở lý luận giúp chúng ta tìm tòi, xây dựng, lựa chọn và vận dụng các phương pháp nghiên cứu trong nhận thức và thực tiễn. Phương pháp này giúp chúng ta có cái nhìn khách quan khi đánh giá sự vật, sự việc, tránh tư duy phiến diện, duy ý chí của bản thân cá nhân. - Phương pháp phân tích chức năng: Vận dụng phương pháp này, chúng em đã đi sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Ba Bể để xác định nguồn gốc hình thành và nội dung cơ bản của TLLT ở UBND huyện. - Phương pháp hệ thống: Phương pháp này vận dụng để hệ thống cơ sở lý luận về công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu, nghiên cứu hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước huyện, hệ thống các văn bản quản lý nhà nước về lưu trữ, về công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu. - Phương pháp khảo sát thực tế: Phương pháp này vận dụng để khảo sát tình hình thu thập và xác định giá trị tài liệu của huyện. - Phương pháp so sánh: phương pháp này được vận dụng để so sánh đối chiếu giữa lý luận với tình hình thực tiễn về công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Ba Bể từ đó rút ra được những ưu điểm và tồn tại trong công tác này để có những giải pháp phù hợp. - Phương pháp tổng hợp: Phương pháp này được vận dụng để tổng hợp những số liệu, kiến thức đã được so sánh để từ đó hoàn thiện đề tài. 8. Đóng góp của đề tài Khóa luận đã phân tích, đánh giá một cách khách quan và toàn diện nhất về 7 thực trạng Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Ba Bể, chỉ ra được những ưu điểm và hạn chế cần khắc phục, đề ra các biện pháp để hoàn thiện việc tổ chức và thực hiện Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu giúp cơ quan hoạt động tốt hơn, nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý cũng như hoạt động nghiệp vụ của công tác này trong thời gian tới. Đồng thời cũng là tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên Khoa Văn thư – lưu trữ chưa có điều kiện tiếp cận với thực tế và của bạn đọc khi có nhu cầu khai thác sử dụng. 9. Bố cục của đề tài Ngoài Lời cam đoan, Lời cảm ơn, Danh mục chữ viết tắt, Phần mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục. Phần nội dung của khóa luận gồm 03 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về thu thập và xác định giá trị tài liệu Trong chương này, em tập trung khái quát những cơ sở lý luận chung về công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ. Chương 2: Thực trạng công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn Trong chương này, chúng em giới thiệu về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện và tập trung nghiên cứu thực trạng về việc tổ chức thực hiện công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể, những kết quả mà cơ quan đạt được cũng như những hạn chế cần phải khắc phục. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn. Từ những cơ sở lý luận ở chương 1, tình hình thực tế ở chương 2.Trong chương này, em tập trung đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của việc chức công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn. 8 LỜI CẢM ƠN Được sự phân công của Khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, và sự đồng ý của Giảng viên hướng dẫn Ths. Trần Thị Mai em đã thực hiện đề tài “Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn”. Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt quá trình học tập, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy, Cô. Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô ở Khoa Văn thư – Lưu trữ, đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho em trong suốt thời gian học tập tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Và đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn Giảng viên hướng dẫn Ths. Trần Thị Mai đã tận tình, chu đáo hướng dẫn em thực hiện khóa luận này. Xin gửi tới UBND huyện Ba Bể lời cảm ơn sâu sắc vì đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp em thu thập số liệu cũng như những tài liệu nghiên cứu cần thiết liên quan tới đề tài tốt nghiệp. Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất. Song do buổi đầu mới làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, tiếp cận với thực tế Công tác Văn thư, Lưu trữ trong thực tiễn cũng như những hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định mà bản thân chưa thấy được. Em rất mong nhận được sự góp ý của quý Thầy, Cô giáo và các bạn để Khóa luận của em được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2017 9 Sinh viên Nông Thị Thúy 10 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ THU THẬP VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Một số khái niệm có liên quan: 1.1.1.1.Khái niệm tài liệu Theo Điều 2 - Luật lưu trữ 2011 khái niệm tài liệu là: “Vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. 1.1.1.2.Khái niệm tài liệu lưu trữ Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016) khái niệm tài liệu lưu trữ là: “Tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.[5,19] 1.1.1.3. Khái niệm lưu trữ cơ quan Theo Điều 2 – Luật lưu trữ năm 2011 Lưu trữ cơ quan: “Là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức” 1.1.1.4. Khái niệm thu thập tài liệu vào lưu trữ Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016), Khái niệm thu thập bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ quốc gia để từ đó lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.[5;114] Trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam, năm 1992 có nêu: Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp bổ sung tài liệu vào lưu trữ thông qua việc xác định giá trị tài liệu. Thu thập tài liệu được tiến hành theo hai bước: một là, thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan; hai là thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử. Theo Điều 2- Luật lưu trữ 2011 nêu rõ: Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử 11 1.1.1.5. Khái niệm xác định giá trị tài liệu lưu trữ Theo giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” năm 2016, Khái niệm xác định giá trị tài liệu được hiểu là: Xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu tài liệu trên cơ sở các tiêu chuẩn của chúng nhằm mục đích xác định thời hạn bảo quản tài liệu và lựa chọn chúng để bảo quản trong các lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.[5;158] Theo Điều 2 -Luật lưu trữ 2011 nêu rõ: Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị. 1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu 1.1.2.1. Mục đích, ý nghĩa của công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ. Việc thu thập đầy đủ và chính xác hồ sơ, tài liệu vào kho để bảo quản giúp cho việc quản lý tài liệu lưu trữ được chặt chẽ; để đưa vào kho những tài liệu có giá trị lịch sử, thực tiễn để bảo quản nhằm thực hiện tốt nguyên tắc tập trung thống nhất, nhằm phục vụ tốt nhất các nhu cầu của độc giả. Việc thu thập tài liệu có vai trò quan trọng nhằm bổ sung vào kho những tài liệu có giá trị lịch sử, thực tiễn để bảo quản nhằm phục vụ cho các nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của độc giả. Trong thực tế, tài liệu được sản sinh ra ngày càng nhiều theo chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, nếu không thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu sẽ dẫn đến tình trạng tài liệu bị phân tán, xé lẻ. Nhiều tài liệu quý giá bị mất hoặc xuống cấp, không được tập trung quản lý, bảo quản theo quy định của Nhà nước. Chính vì thế, thu thập bổ sung tài liệu là một nhiệm vụ thường xuyên và tất yếu của các Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử. Việc thu thập tài liệu lưu trữ vào kho tốt sẽ làm hoàn chỉnh và phong phú thêm thành phần phông lưu trữ cơ quan nói riêng và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam nói chung. 1.1.2.2. Mục đích, ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ Xác định giá trị tài liệu là định ra được thời hạn bảo quản của tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ và góp phần tối ưu hóa thành phần trong các phông lưu trữ 12 cơ quan, phông lưu trữ quốc gia. Xác định giá trị tài liệu tác động trực tiếp đến số phận của tài liệu. Do đó, việc xác định giá trị tài liệu cần đảm bảo yêu cầu về tính chính xác và thận trọng, tránh những sai sót đáng tiếc làm ảnh hướng đến giá trị vốn có của một tài liệu lưu trữ. Đồng thời cũng cần có cơ sở khoa học và thực tiễn để không lưu trữ những tài liệu không có giá trị trong kho, gây những lãng phí không cần thiết về nhân lực và kinh tế. Từ những căn cứ và những tiêu chuẩn khoa học được áp dụng để XĐGTTL thì sẽ lựa chọn được những TL có giá trị khoa học, giá trị chính trị và giá trị thực tế của TL để quy định thời hạn bảo quản cho TL để lưu giữ trong hệ thống các Lưu trữ của Nhà nước từ Trung ương đến địa phương. Trên cơ sở lựa chọn được những TL có giá trị để bảo quản trong hệ thống các kho Lưu trữ từ Trung ương đến địa phương, có cơ sở để loại ra những tài liệu hết hoặc không có giá trị ra khỏi thành phần phông Lưu trữ Quốc gia. Cần xác định rõ mục đích của công tác XĐGTTL là để lựa chọn những TL có giá trị để bảo quản trong các Lưu trữ là khâu vô cùng quan trọng trong công tác này. Việc thực hiện tốt công tác xác định giá trị tài liệu sẽ góp phần lựa chọn được những tài liệu có giá trị đích thực để bảo quản tại lưu trữ cơ quan và là nguồn bổ sung có chất lượng vào phông lưu trữ quốc gia, đồng thời cũng lược bớt được những tài liệu không có giá trị để loại bỏ khỏi lưu trữ cơ quan, không đưa những tài liệu ít giá trị hoặc không có giá trị lịch sử vào bảo quản tại phông lưu trữ quốc gia. Điều đó góp phần vào việc tối ưu hóa thành phần phông lưu trữ quốc gia, nâng cao chất lượng của tài liệu trong phông. Tài liệu phông lưu trữ quốc gia có chất lượng cao sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu và tiết kiệm kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu. Đối với công tác phân loại TL, việc XĐGTTL sẽ tạo điều kiện cho việc hoàn thiện các nhóm TL cho đến từng hồ sơ. Do đó nó đã góp phần tích cực giúp cho công tác bảo quản TL được đầy đủ và đúng đối tượng nhất, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho khai thác, sử dụng TL được nhanh chóng và hiệu quả nhất. Công tác xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ cơ quan làm tốt góp phần nâng cao chất lượng thành phần tài liệu trong phông lưu trữ cơ quan nói riêng và phông 13