Tài liệu Bài giảng microsoft access ( www.sites.google.com/site/thuvientailieuvip )

Hệ quản trị Cơ sở Dữ liệu Quan hệ (Relative DataBase Management System (RDBMS)  Là một hệ thống có khả năng lưu trữ, sắp xếp và truy tìm thông tin, đôi khi còn có khả năng truy cập đồng thời vào nhiều CSDL, thông qua một trường chung (Quản lý CSDL có liên quan)  Ví dụ về các DBMS mạnh: Oracle, MS SQL Server, IBM DB2…  Các DBMS để bàn có: MS Access, MS Foxpro, Borland dBase…. 1. Những vấn đề cơ bản của Access     Access lµ mét hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu dùa trªn m« h×nh quan hÖ hç trî 2 Ng«n ng÷ vÊn tin chuÈn lµ SQL (Structured Query Language) vµ QBE (Query By Example). C¬ së d÷ liÖu lµ mét tËp hîp cã cÊu tróc cña d÷ liÖu ®­îc l­u tr÷ trªn thiÕt bÞ tr÷ tin, ®¸p øng ®­îc nhu cÇu cña ng­êi dïng víi nhiÒu môc ®Ých kh¸c nhau. Access t¹o ra c¸c Database, xö lý, thay ®æi d÷ liÖu mµ kh«ng quan t©m ®Õn thuËt to¸n. Access cã thÓ t¹o ra c¸c øng dông mµ kh«ng cÇn biÕt nhiÒu vÒ lËp tr×nh. 2. Khëi ®éng vµ Tho¸t khái Access. a. Khëi ®éng: Thùc hiÖn mét trong c¸c c¸ch sau:  Start/ Programs/ Microsoft Access.   Start/ Run / T×m ®­êng dÉn tíi Access . Dclick vµo biÓu t­îng Access trªn nÒn Desktop. b. Tho¸t khái Access: File/ Exit.    Chän biÓu t­îng Close trªn thanh tiªu ®Ò. Gâ tæ hîp phÝm Alt + F4. 3. Mµn h×nh khëi ®éng Access: (1) T¹o míi mét tÖp CSDL. (2) T¹o tÖp CSDL míi theo MÉu ®· cã s½n (thiÕt lËp theo tõng b­íc ®­îc chØ ®Þnh tõ tr­íc). (3) Më tÖp CSDL ®· tån t¹i trong m¸y. 4. T¹o míi CSDL trong Access a. T¹o míi khi khëi ®éng: B1. Khëi ®éng Access. B2. Blank Access Database. B3. NhËp tªn Database. B4. NhÊn nót Create. b. T¹o míi khi ®ang lµm viÖc Vµo menu File/ New (hoÆc nhÊn Ctrl + N) /chän Database/ OK / NhËp tªn Database/ nhÊn nót Create. (Sau ®ã, giao diÖn ch­¬ng tr×nh xuÊt hiÖn nh­ h×nh sau…)    Open: Më (ch¹y) ®èi t­îng ®· t¹o Design: Söa l¹i ®èi t­îng ®· cã New: T¹o míi 1 ®èi t­îng C¸c §èI T¦îNG TRONG ACCESS Database Tables Queries Forms Reports Pages Macros Moduls        Table (B¶ng): l­u gi÷ th«ng tin. Queries (Truy vÊn): cho phÐp truy vÊn vµ hiÖu chØnh d÷ liÖu. Form (MÉu biÓu): xem vµ nhËp th«ng tin (giao diÖn gi÷a ng­êi sö dông vµ ch­¬ng tr×nh) Pages (Trang): tËp tin HTML cho phÐp xem d÷ liÖu Access b»ng tr×nh duyÖt web. Report (b¸o biÓu): ThiÕt kÕ b¸o c¸o phôc vô in Ên. Macro (lÖnh ngÇm): thùc hiÖn mét hoÆc mét sè thao t¸c mét c¸ch tù ®éng. Module: cöa sè Code ®Ó ch­¬ng tr×nh thùc hiÖn c¸c lÖnh cÇn thiÕt cña CSDL 5. T¹o b¶ng trong Access : 5.1. C¸c kh¸i niÖm c¬ b¶n trong b¶ng(table): a. Tªn tr­êng (Field): B¶ng ®­îc chia thµnh c¸c cét. Tªn cét ®­îc gäi lµ tªn tr­êng. b. B¶n ghi (Record): Khi nhËp d÷ liÖu t¹o nªn c¸c hµng. Mçi hµng ®­îc gäi lµ mét b¶n ghi. c. Tr­êng kho¸ (Primary key): Mét tr­êng ®­îc gäi lµ kho¸ trong CSDL nÕu trªn tr­êng ®ã kh«ng cã b¶n ghi nµo trïng nhau. * C¨n cø vµo tr­êng kho¸ ®Ó nhËn biÕt (ph©n biÖt) c¸c b¶n ghi. Vd: ng­êi ta ph©n biÖt c¸c SV th«ng qua tr­êng MSV do ®ã MSV gäi lµ tr­êng kho¸. 5.2. C¸c lo¹i d÷ liÖu c¬ b¶n trong Access : •AutoNumber: ®¸nh sè tù ®éng 1, 2, 3 ...  Text: kiÓu v¨ v¨n b¶n (<=255 ký tù).  Number: kiÓu sè gåm c¸c kiÓu con sau: Byte:: sè nguyªn ng¾n (chØ l­u c¸c sè nguyªn tõ 0.. 255) •Byte Integer:sè sè nguyªn th­êng ((-32768…32767 = 2 bytes). •Integer: •Long Integer: nguyªn dµi. •Single: sè thùc ®¬n. •Double: sè thùc kÐp ...  Date/ time: kiÓu ngµy th¸ng (8 bytes).  Currency: kiÓu tiÒn tÖ (8 bytes). No:: kiÓu Logic (1 bit).  Yes/ No (<=65.536 65.536 ký tù = 2 byte).  Memo: kiÓu ghi nhí (<=  OLE Object: kiÓu ®èi t­îng ®å ho¹ ... 5.3. t¹o b¶ng chÕ ®é design view. a) T¹o cÊu tróc b¶ng: B1: Nh¾p chän nót Table B2: New B3: Design view/ok B4: NhËp tªn tr­êng vµ chän kiÓu d÷ liÖu Tªn tr­êng KiÓu D÷ LiÖu Ghi chó b) NhËp d÷ liÖu cho b¶ng: Sau khi t¹o xong cÊu tróc muènnhËp d÷ liÖu cho b¶ng ta chän: + Menu File/Save/nhËptªn b¶ng. + Menu view/datasheetview + NhËp d÷ liÖu Chó ý : + Khi ®Æt tªn cho b¶ng ta nªn ®Æt tªn sao cho ng¾n gän vµ tªn b¶ng sao cho gîi nhí . + Tr­íc khi t¹o cÊu tróc b¶ng ta ph¶i ®Þnh d¹ng d÷ liÖu cho c¸c tr­êng. VÝ dô : Khai b¸o b¶ng sau: BangDiem: SBD, Hoten, NS, GT, DT, DL, DH, TD, KQ. 6. §Þnh d¹ng vµ söa cÊu tróc b¶ng 1. Söa cÊu tróc b¶ng:  Më b¶ng cÇn söa ë d¹ng Design View. * Thay ®æi tªn tr­êng: - §­a trá text ®Õn tr­êng cÇn söa. - Xo¸ tªn tr­êng cò vµ nhËp tªn tr­êng míi. * ChÌn thªm tr­êng:  Chän vÞ chÝ cÇn chÌn (tr­êng míi sÏ xuÊt hiÖn trªn dßng n¬i con trá ®ang ®øng)  Vµo menu Insert/Row  NhËp tªn tr­êng cÇn chÌn vµ chän kiÓu d÷ liÖu cña tr­êng ®ã. * Xo¸ tr­êng:  §¸nh dÊu tr­êng cÇn xo¸  Chän menu Edit/Delete row  Chän yes nÕu muèn xo¸ hoÆc No nÕu kh«ng muèn xo¸ * Các thuộc tính cơ bản của trường: Field Size Độ dài Text: 255, Number, AutoNumber Format §Þnh d¹ng c¸ch hiÓn thÞ. d¹ng sè,d¹ng tiÒn tÖ, d¹ng ngµy th¸ng trong tr­êng. Input Mask Quy định khuôn nhập liệu Decimal Place Quy định số chữ số sau dấu thập phân Caption Chứa một tên gọi khác đầy đủ cho trường Default Value Giá trị mặc định. Dïng ®Ó quy ®Þnh gi¸ trÞ ban ®Çu cña tr­êng Validation Rule Quy tắc kiểm tra dữ liệu nhập Validation Text Chuỗi thông báo lổi của Validation Rule Required Yes/No Bắt buộc hoặc không bắt buộc phải nhập liệu cho trường Allow Zero Length Cho phép chuỗi có độ dài bằng Zero (Yes/No) Indexed Cách tạo chỉ mục (No, Yes Duplicates, No Duplicates) Display Control Dạng hiện thị Check box, Text box, Combo box 2) §Þnh d¹ng b¶ng a) Di chuyÓn trong b¶ng: -PgUp:Lªn mét trang -Shift Tab:tr­êng ®øng tr­íc -PgDn:Xuèng mét trang -Home: tr­êng ®Çu tiªn cña b¶n ghi n¬i con trá ®ang ®øng -Tab:tr­êng tiÕp theo Ngoµi ra cã thÓ sö dung chuét hoÆc c¸c phÝm di chuyÓn… b)Thay ®æi chiÒu cao hµng: B1:Chän cét cÇn thay ®æi B2:Format/Row Height B3:NhËp chiÒu cao vµo « Row height B4: OK c. §Þnh d¹ng Font, size vµ mÇu ch÷.  Më b¶ng ë chÕ ®é Open. Format/ Font.  d. §Þnh d¹ng mÇu nÒn vµ ®­êng l­íi. Më b¶ng ë chÕ ®é Open.   Format/ Datasheet. e.Èn mét tr­êng d÷ liÖu. Më b¶ng ë chÕ ®é Open.  B«i ®en tr­êng cÇn Èn.   Format/ Hide Columns. f. HiÖn mét tr­êng d÷ liÖu bÞ Èn. Më b¶ng ë chÕ ®é Open.  Format/ UnHide Columns.   Chän tr­êng cÇn hiÖn trë l¹i g) Thªm mét b¶n ghi: Ta chØ thªm ®­îc b¶n ghi vµo cuèi tÖp Vµo menu insert/Newrecord h) Xo¸ b¶n ghi:  Chän b¶n ghi cÇn xo¸  Chän menu Edit /Delete record i) Thay thÕ d÷ liÖu:  Chän « ®Çu tiªn cña cét cÇn söa d÷ liÖu  Vµo menu Edit/Replace  3. T×m kiÕm vµ Thay thÕ trong b¶ng Vµo menu Edit / Find (Ctrl + F) NhËp ®o¹n v¨n b¶n cÇn t×m vµo hép Find What NhËp Néi dung cÇn thay thÕ vµo Replace Width NhÊn nót Replace hoÆc Replace All nÕu muèn thay thÕ tÊt c¶.