Tài liệu 03.3 tài liệu tin hoc ôn thi công chức (module 03) xử lý văn bản cơ bản office 2010

MỤC LỤC BÀI 1: PHẦN MỀM SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD .................................. 1 1.1 Khái niệm văn bản ...................................................................................1 1.2 Giới thiệu Microsoft Word ......................................................................1 1.2.1 Cách mở và đóng Microsoft Word ..............................................................2 1.2.2 Các thành phần cơ bản của cửa sổ Microsoft Word ...................................3 1.2.3 Các thao tác trên cửa sổ.............................................................................17 1.2.4 Các thao tác trên tập tin văn bản ...............................................................18 BÀI TẬP THỰC HÀNH .......................................................................................................... 20 BÀI 2: HIỆU CHỈNH VÀ ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN.............................................................. 21 2.1 Hiệu chỉnh văn bản .........................................................................................21 2.1.1 Lựa chọn văn bản .........................................................................................21 2.1.2 Sao chép, cắt dán, xóa khối văn bản đã chọn ..............................................23 2.1.3 Tìm kiếm và thay thế ký tự trong văn bản ...................................................26 2.1.4 Sử dụng, loại bỏ autocorrect ........................................................................28 2.2. Định dạng văn bản .........................................................................................29 2.2.1 Định dạng văn bản .......................................................................................29 2.2.2 Định dạng đoạn văn bản ..............................................................................34 2.3 Kiểu dáng (Style) ............................................................................................52 2.3.1 Khái niệm style ............................................................................................52 2.3.2 Áp dụng style vào văn bản ...........................................................................52 2.3.3 Sao chép định dạng .....................................................................................55 BÀI TẬP THỰC HÀNH .......................................................................................................... 57 BÀI 3: THÊM CÁC ĐỐI TƢỢNG VÀO VĂN BẢN.............................................................. 60 3.1 Bảng ...............................................................................................................60 3.1.1 Thêm bảng vào văn bản ...............................................................................60 3.1.2 Cách thêm và xóa một bảng .........................................................................62 3.1.3 Các phím dùng để di chuyển con trỏ trong bảng .........................................62 3.1.4 Điều chỉnh độ rộng của cột và chiều cao của dòng .....................................63 3.1.5 Thêm, xóa dòng và cột .................................................................................63 3.1.6 Kẻ khung và tô nền trong các ô ...................................................................68 3.2 Đối tƣợng đồ họa ............................................................................................69 3.2.1 Thêm hình ảnh vào một vị trí xác định trong văn bản .................................69 3.2.2 Chọn đối tƣợng đồ họa, sao chép, di chuyển đối tƣợng trong một tài liệu hoặc sang một tài liệu khác ...................................................................................72 3.2.3 Thay đổi kích thƣớc đối tƣợng đồ họa .........................................................73 3.2.4 Xóa đối tƣợng đồ họa...................................................................................73 3.3 Hộp văn bản (text box) ...................................................................................73 3.3.1 Nhập văn bản vào text box ..........................................................................74 3.3.2 Định dạng text box .......................................................................................75 3.4 Tham chiếu .....................................................................................................81 3.4.1 Đánh số trang ...............................................................................................81 3.4.2 Thêm, xóa, sửa chú thích đầu và chân trang (header and footer) ................84 3.5 Các đối tƣợng khác .........................................................................................88 3.5.1 Căn lề toàn bộ văn bản .................................................................................88 3.5.2 Thêm, xóa ngắt trang ...................................................................................90 BÀI TẬP THỰC HÀNH .......................................................................................................... 90 BÀI 4: IN ẤN ........................................................................................................................... 93 4.1 In ấn ...............................................................................................................93 4.1.1 Các thành phần của cửa sổ Print ..................................................................93 4.1.2 Các bƣớc tiến hành in ..................................................................................95 4.2 Lƣu văn bản với các định dạng khác nhau .....................................................95 BÀI TẬP THỰC HÀNH .......................................................................................................... 99 Modul 3 Microsoft Word BÀI 1: PHẦN MỀM SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD 1.1 Khái niệm văn bản Văn bản thô Văn bản thô là một văn bản chƣa đƣợc trình bày, nó chỉ cần có đủ nội dung và đúng chính tả. Nhƣ vậy, sau khi khởi động chƣơng trình Microsoft Word, bạn đã có sẵn một cửa sổ văn bản mới (hoặc sau khi dùng lệnh New) là bạn đã có thể bắt tay vào việc nhập văn bản thô. Một số thuật ngữ thường dùng - Character (Ký tự): Khi bạn gõ một phím trên bàn phím thì trên màn hình sẽ hiện ra một ký tự tƣơng ứng và in đƣợc ra giấy thì đó là một ký tự. Nhƣ vậy, phím ký tự trên bàn phím là tất cả các phím chữ, phím số, phím dấu..., các phím này thƣờng đƣợc bố trí ở khu vực giữa bàn phím giúp cho hai bàn tay của bạn khi gõ các ký tự sẽ thuận lợi hơn. - Word (Từ): Mỗi nhóm ký tự liền nhau và đƣợc phân cách bằng khoảng trắng (phím Space Bar) đƣợc gọi là một từ. Từ ngắn nhất chỉ có một ký tự còn từ dài nhất thì không có giới hạn. - Paragraph: Là một đoạn văn bản đƣợc kết thúc bằng cách xuống dòng. Nếu bạn chỉ gõ phím Enter mà không gõ thêm chữ nào thì đó là một Paragraph rỗng, ngoài ra Paragraph có thể chỉ là một dòng chữ ngắn còn thông thƣờng thì một Paragraph sẽ có nhiều dòng chữ. 1.2 Giới thiệu Microsoft Word Microsoft Word là phần mềm chuyên xử lý văn bản phổ biến nhất hiện nay. Microsoft Word có các tính năng sau: - Cung cấp đầy đủ nhất các tính năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng. - Giao diện đồ họa thông qua hệ thống thực đơn và các hội thoại. Trang 1 Modul 3 Microsoft Word - Có các chƣơng trình kiểm tra, sửaa lỗi chính tả, gõ tắt, tìm kiếm,… và một số thao tác tự động khác. - Có chức năng tạo bảng biểu mạnh nhƣ cho phép sắp xếp dữ liệu, chọn mẫu có sẵn,…. - Cho phép trộn thƣ 1.2.1 Cách mở và đóng Microsoft Word Khởi động - Cách 1: Start ->Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Word 2010 - Cách 2: Click vào biểu tƣợng MS Word trên màn hình - Cách 3: Tab FileNewBlank document Thoát - Cách 1: Nhấn nút X (close) màu đỏ trên gốc phải màn hình - Cách 2: File Exit - Cách 3: Alt + F4 Trang 2 Modul 3 Microsoft Word 1.2.2 Các thành phần cơ bản của cửa sổ Microsoft Word Quick Access Toolbar File tab Ribbon Thanh cuộn Thanh thƣớc đo Vùng soạn thảo Thanh trạng thái - Quick Access Toolbar (Thanh công cụ nhanh): Chứa các lệnh thao tác nhanh - Tab File: Chứa lệnh thao tác với tệp - Thanh Ribbon: Chứa gần nhƣ toàn bộ các lệnh thao tác với chƣơng trình, chúng đƣợc phân chia thành các nhóm khác nhau. - Thanh thước đo: Dùng để đặt Tab, paragraph cho văn bản - Thanh cuộn: Dùng để di chuyển văn bản lên xuống, sang trái sang phải - Thanh trạng thái: Chứa một số thông tin hiện thời của văn bản nhƣ chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, trang hiện tại,… - Mà hình soạn thảo: Là phần lớn nhất trên màn hình của chƣơng trình, đây là nơi để ngƣời dùng soạn thảo nội dung của văn bản. Trang 3 Modul 3 Microsoft Word 1.2.2.1 Thanh Ribbon Thanh Ribbon là thanh công cụ chứa gần nhƣ toàn bộ các lệnh để thao tác với chƣơng trình, nhƣ các lệnh về Font chữ về Paragraph, định dạng in ấn,… Ribbon chứa các lệnh đƣợc tổ chức từ 3 thành phần: - Tabs: Xuất hiện ngay trên đầu trang của Ribbon, chứa các lệnh có liên quan. Ví dụ nhƣ Home, Insert, Page Layout. - Groups: Là tổ chức các lệnh có liên quan, xuất hiện bên dƣới mỗi nhóm trên Ribbon. Ví dụ nhƣ các nhóm lệnh về phông chữ, về liên kết … - Commands: Các lệnh xuất hiện trong mỗi nhóm ở trên. Menu Ribbon trong word 2010 gồm 7 tab: Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review, View Tab Home: Dán văn bản copy Cắt đoạn văn bản Sao chép văn bản Kiểu chữ in đậm Trang 4 Modul 3 Microsoft Word Kiểu chữ in nghiêng Kiểu chữ gạch chân.(Gạch chân chữ Word 2010) Kiểu chữ gạch giữa chữ ( Chức năng gạch giữa) Tăng kích thƣớc chữ ( Word tăng lên 1 size “Word”) Giảm kích thƣớc chữ ( office 2010 giảm xuống 1 size “office 2010”) Chọn Size chữ là 11 (size chữ) Chọn font chữ (Font chữ đang sử dụng là Times New Rowman) Viết chữ dƣới chân (Công thức hóa học của Nƣớc là H2O) Viết mũ trên đầu (Công thức tính cạnh huyền trong tam giác vuông là : a2 + b2 = c2) Màu chữ nền văn bản word (màu nền là thế này) Màu chữ văn bản ( chọn màu chữ cho dễ nhìn) Effects lựa chọn kiểu chữ hiệu ứng ( ) Chọn list bull dùng để liệt kê ý. Chọn list số dùng để đánh liệt kê mục. Chọn list Multilevel xây dựng 1 list mục và ý cho toàn văn bản word. Căn giữa văn bản Trang 5 Modul 3 Microsoft Word Căn trái văn bản Căn phải văn bản Căn đều dòng văn bản. Tùy chỉnh kích thƣớc giữa các dòng với nhau Đổ màu nền cả dòng văn bản đƣợc chọn. Xóa định dạng của văn bản, bạn có thể xóa định dạng toàn văn bản hoặc 1 đoạn hay 1 dòng tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Lùi đầu dòng văn bản sang phải. Lùi dòng văn bản word sang trái. Sắp xếp list theo bảng chữ cái. Kẻ lề cho văn bản. Tìm kiếm trên word – tìm chữ word 2010 trong văn bản Tìm kiếm và sửa chữa – đổi chữ Wodr thành word Chọn đoạn hay toàn văn bản. Chọn kiểu văn bản có sẵn Tùy chỉnh kiểu văn bản có sẵn Trang 6 Modul 3 Microsoft Word Tab Insert: chứa các nhóm lệnh liên quan đến việc chèn các đối tƣợng vào văn bản Cover Page: Chọn kiểu trang bìa. Blank Page: Thêm 1 trang trắng ngay sau văn bản đang viết. Page Break: Ngắt trang văn bản Table: Thêm bảng vào văn bản soạn thảo. Picture: Thêm hình ảnh vào văn bản Clip Art: Thêm đa phƣơng tiện vào văn bản. Shapes: Thêm 1 khung vào văn bản (có rất nhiều khung để lựa chọn) SmartArt: Thêm sơ đồ vào văn bản word Trang 7 Modul 3 Microsoft Word Chart: Thêm biểu đồ vào văn bản. Screenshot: Chụp hình văn bản. Hyperlink: Chèn liên kết vào văn bản (có thể là liên kết file, thƣ mục, địa chỉ web…) tôi ví dụ liên kết cụm từ tìm hiểu menu trên word 2010 về bài viết của tôi. Header: Thêm Đầu trang văn bản. Footer: Cuối trang văn bản word Page number: đánh số trang văn bản word Text Box: Chọn 1 khung văn bản chèn vào. Word Art: Chọn chữ kiểu đẹp mắt. Drop Cap: Chọn kiểu chữ to đầu dòng Date & time: Tùy chỉnh kiểu thời gian và ngày tháng. Trang 8 Modul 3 Microsoft Word Equation: Viết công thức như: toán học, hóa học.. Symbol: Chèn ký tự đặc biệt: ví dụ bạn có thƣơng hiệu chọn ký tự ® ngay sau tên thƣơng hiệu, hay bạn có sản phẩm thì chọn ™, hay đề nghị không copy thì chọn ©…. Tab Page Layout: chứa các nhóm lệnh liên quan đến bố cục của văn bản Themes: Chọn mẫu văn bản word Colors: Mẫu màu chữ toàn văn bản. Fonts: Font mẫu toàn văn bản Margins: Mẫu định dạng khoảng cách lề trái, lề phải, trên, dƣới cho văn bản. Columns: Chia văn bản thành nhiều cột Size: Chọn kích thƣớc trang soạn thảo văn bản word Breaks: Ngắt trang hiện tại, qua trang mới. Trang 9 Modul 3 Microsoft Word Line Numbers: Đếm số dòng của word (có rất nhiều kiểu đếm khác nhau) Watermark: Dấu chìm dƣới văn bản (chống copy) Page color: Màu nền toàn văn bản Page borders: Kẻ lề (boder) toàn văn bản. Spacing: Tùy chỉnh khoảng cách dòng trên và dƣới. Indent: Căn lề khoảng cách trái hay phải. Position: Tùy chỉnh cách đặt hình ảnh khi chèn và văn bản. Wrap text: Tùy chỉnh text văn bản và hình ảnh Rotate: Xoay hình khi chèn vào văn bản. Tab References: Chứa các nhóm lệnh liên quan đến một số thủ thuật đặc biệt cho văn bản nhƣ đánh mục lục tự động, tạo nghi chú cho văn bản,… Trang 10 Modul 3 Microsoft Word Tab Mailings: Chứa các nhóm lệnh liên quan đến việc tạo lập một phong bì thƣ, một mẫu biểu phục vụ cho việc chộn văn bản. Tab Review: Chứa các nhóm lệnh liên quan đến các thao tác nhƣ kiểm tra ngữ pháp cho văn bản, tạo ghi chú, so sánh nội dung văn bản,… Tab View: chứa các nhóm lệnh hiển thị Print Layout: Chọn mẫu khung văn bản soạn thảo dạng trang giấy in. Full Screen Reading: Đọc văn bản soạn thảo ở chế độ toàn màn hình Web Layout: Chọn mẫu khung văn bản soạn thảo dạng Web. Trang 11 Modul 3 Microsoft Word Draft văn bản soạn thảo dạng draft, với kiểu này bạn sẽ không nhìn thấy foter và header, thao tác edit văn bản sẽ nhanh hơn. Ruler: thanh căn lề và căn định dạng, nếu check vào là hiển thị, bỏ check là không hiển thị Gridlines: Kẻ ô vuông đều toàn văn bản. Navigation: Hiển thị thanh công cụ Navigation Zoom: Tùy chỉnh độ zoom văn bản, có rất nhiều tùy chọn để lựa chọn. 100%: Đƣa độ zoom trang văn bản về 100% (mặc định) One Page: Hiển thị văn bản soạn thảo word theo 1 cột Two Pages: Hiển thị văn bản soạn thảo theo 2 cột New windows: Mở văn bản đang soạn thảo trên cửa sổ mới. Split: Cắt trang văn bản đang soạn thảo. View side by side: Xem toàn bộ các trang word đang mở trên một màn hình. Switch Windows: Chuyển đổi nhanh trang word soạn thảo (mở trang còn lại) Trang 12 Modul 3 Microsoft Word 1.2.2.2 Office button Office Button (Tab File) chứa các lệnh thao tác với File văn bản, nhƣ thêm mới, mở một File đã tồn tại, in ấn, lƣu trữ, hay sửa đổi các thông tin về File,… Để hộp thoại Office Button xuất hiện bạn nhấp chuột chọn biểu tƣợng Tab File bên phía trái thanh Ribbon. Save: chức năng lƣu bài soạn thảo của bạn lại. Tôi khuyên bạn nên lƣu văn bản bất cứ khi nào bạn dừng công việc và xem đó là một thói quen. (bạn cũng có thể dùng phím tổ hợp nóng Ctr+S để lƣu) Save As: Khi bạn muốn Save một bản soạn thảo mới khác với bản cũ thì bạn nên sử dụng chức năng này. Open: Dùng để mở một tập tài liệu có sẵn trong máy tính lên. Close: Dùng để thoát văn bảng word hiện tại khi không sử dụng. Info: Xem thông tin office và file… + Xem thông tin bản quyền của office Trang 13 Modul 3 Microsoft Word + Thông tin file + Cài đặt mật khẩu + Định dạng sửa chữa Recent: hiển thị những văn bản và thu mục chứa văn bản mở trƣớc đó Recent Document: Những văn bản đã từng mở lên trƣớc đó Recent Place: Những thu mục chứa những văn bản mở lên trƣớc đó Save và Sent: Tính năng này giúp bạn lƣu file và send file soạn thảo của bạn đến: Web, blog, email, share powerpoint Print: cài đặt và In file Help: Đây là tính năng hỏi đáp của word 2010 Option: Dùng để cài đặt cho office 2010 Exit Thoát khỏi word 1.2.2.3 Thanh trạng thái, thanh cuộn, thanh thước đo - Thanh trạng thái: Nằm dƣới đáy màn hình chính bao gồm các thông tin nhƣ chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, tổng số từ, số trang, trang hiện tại,… - Thanh cuộn: Dùng để di chuyển màn hình soạn thỏa lên trên hoặc xuống dƣới, sang trái hoặc sang phải. Thanh cuộn bao gồm 2 thanh là thanh cuộn ngang và thanh cuộn dọc. - Thanh thước đo: Có chức năng dùng để căn chỉnh vị trí các đối tƣợng trên văn bản, cũng nhƣ căn lề, bố cục cho văn bản. Thanh thƣớc đo cũng bao gồm thành thƣớc ngang và thanh thƣớc dọc. Để hiển thị thanh thƣớc đo ta vào Tab View chọn Ruler. Trang 14 Modul 3 Microsoft Word Trang 15 Modul 3 Microsoft Word 1.2.2.4 Ẩn hiện các thanh công cụ Để ẩn thanh công cụ ta nhấn vào phím mũi tên lên xuống Ngoài ra để ẩn bất kỳ thành phần nào trên thanh công cụ này ta có thể click vào phần trống của nó và chọn Cusomize the Ribbon...Hoặc vào File --> Options --> Cusomize Ribbon Đánh dấu check và uncheck vào các tab các bạn muốn hiển thị hoặc ẩn trong thanh công cụ Trang 16 Modul 3 Microsoft Word 1.2.3 Các thao tác trên cửa sổ 1.2.3.1 Thay đổi kích thước cửa sổ . - Cách 1: double click lên thanh tiêu đề của cửa sổ làm việc - Cách 2: click vào biểu tƣợng gạch ngang (thu nhỏ xuống thanh taskbar) và ô vuông (thu nhỏ hoặc phóng to toàn màn hình) bên góc phải cửa sổ làm việc - Cách 3: rê chuột vào góc của cửa sổ làm việc sẽ xuất hiện mũi tên 2 chiều sau đó giữ chuột kéo to cửa sổ làm việc ra hoặc thu nhỏ lại 1.2.3.2 Mở nhiều cửa sổ làm việc Đôi khi chúng ta gặp trƣờng hợp mở nhiều tài liệu Word lên cùng một lúc nhƣng nó lại không hiện thị ra ngoài, có nghĩa là tài liệu mới mở ra thì không thấy tài liệu cũ đâu cả, và muốn xuất hiện lại tài liệu cũ thì phải vào tab View chọn Switch Windows để chuyển qua lại giữa các tài liệu, điều đó làm chúng ta đôi khi thật sự khó chịu. Muốn chuyển qua lại giữa các tài liệu phải sử dụng chức năng Switch Windows trong thẻ View Để khắc phục tình trạng đó các bạn chỉ cần thực hiện thao tác sau đây là đƣợc: Chọn thẻ File --> Options --> Advanced --> Check chọn vào mục Show all windows in the Taskbar. Bật chế độ Show all windows in the Taskbar để mở nhiều file Word cùng 1 lúc. Trang 17