Tài liệu nguyên tắc 5s trong y tế

Rona Consulting Group & Productivity Press Thomas L. Jackson, Editor Thomas L. Jackson Nguyên tắc 5S trong y tế MỤC LỤC Lời tựa 1. Bắt đầu ........................................................................................... 1 2. Giới thiệu và tổng quan ................................................................ 11 3. Trụ cột đầu tiên: Sàng lọc (Seri - Sort).......................................... 31 4. Trụ cột thứ hai: Sắp xếp (Seiton – Set in Order) ........................... 50 5. Trụ cột thứ ba: Sạch sẽ (Seiso - Shine) ......................................... 68 6. Trụ cột thứ tư: Săn sóc (Seiketsu - Standardize) .......................... 84 7. Trụ cột thứ năm: Sẵn sàng (Shitsuke - Sustain) .......................... 104 8. Phản hồi và kết luận ................................................................... 118 Lời tựa Khi mua một sản phẩm, hầu hết các khách hàng mong đợi đó là một sản phẩm hoàn hảo. Hầu hết các công ty đều cố gắng đưa ra thị trường các sản phẩm không khiếm khuyết - điều này được cho là tốt cho cả khách hàng lẫn nhà sản xuất. Những công ty chú trọng đến việc cho đời ra các sản phẩm đạt chất lượng cao nhất với mức chi phí thấp nhất thường là những trường hợp thành công lớn. Thật vậy, họ xem đây là hai mục tiêu quan trọng như hai mặt của một đồng xu. Để đạt được mục đích trên, các công ty này có một triết lý quản trị làm nền tảng cùng với đó là các phương pháp và công cụ để đảm bảo mục tiêu đề ra. Họ nắm rõ và thiết lập các tiêu chuẩn và quy trình và không ngừng cải tiến chúng. Trong y tế, phần lớn triết lý quản trị và phương pháp tiếp cận này mang tính chất may rủi và kết quả phụ thuộc nhiều vào sự may mắn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, cách tiếp cận này đang dần tạo được sức hút. Sau nhiều thập kỷ cố gắng cải thiện kết quả chỉ bằng cách tập trung vào kết quả đạt được, ngày nay một số ít các tổ chức đang có một cách tiếp cận mang tính hệ thống nhằm đạt được sự vượt trội trong quản trị. Các đơn vị này đang áp dụng triết lý quản trị, hệ thống quản lý và các công cụ cải tiến từ tập đoàn Toyota vào quy trình chăm sóc bệnh nhân. Không có gì đáng ngạc nhiên khi việc này mang đến các kết quả phi thường cho bệnh nhân và nhân viên y tế. Việc ngành y tế theo đuổi một trào lưu cải tiến thời thượng nhất cũng là một điều thường thấy. Đối với nhiều người, Hệ Thống Quản Lý Toyota chỉ là một trào lưu mới mà họ phải bắt kịp. Với cách nghĩ này họ nhảy vào các phương pháp và lựa chọn các dòng giá trị và các cải tiến tập trung vào các vấn đề bề nổi thay vì hiểu rõ triết lý phía sau. Vấn đề mà hầu hết các nhà lãnh đạo không hiểu được là sau khi hiểu biết về hệ thống quản trị sâu rộng như hệ thống quản trị của Toyota, bước đầu tiên phải làm là thực hiện 5S. Công cụ 5S là nền tảng trong hệ thống quản trị của Toyota. Đó là một quá trình mà các tổ chức đẳng cấp trên thế giới đưa ra đầu tiên. Lý do hết sức đơn giản: một tổ chức phải đi vào trật tự trước khi muốn cải tiến bất cứ cái gì. Những gì công cụ 5S mang lại là đảm bảo nơi làm việc được tổ chức và sắp xếp hợp lý để nhân viên có thể làm tốt công việc. Công cụ 5S bao hàm một yếu tố quan trọng đó là thiết lập công việc chuẩn (Standard Work). Đa phần công tác cải tiến trong y tế ngày nay thật sự được văn bản hoá và đưa vào trong quy định của công việc chuẩn (Standard Work). Công cụ 5S đảm bảo rằng tổ chức đó sẵn sàng cho việc cải tiến, không lãng phí thời gian thắc mắc là một việc phải làm như thế nào. Trong sách này, tiến sĩ Jackson đã xem xét các nguyên tắc, phương pháp và công cụ 5S trong y tế dựa trên kinh nghiệm về lĩnh vực y tế của Tập đoàn tư vấn Rona (Rona Consulting Group) trong hơn 9 năm qua. Mặc dù các nhân viên y tế không phải lúc nào cũng hiểu về công cụ 5S và đôi khi họ lo sợ rằng đó chỉ là một hình thức quản lý áp đặt khác dành cho họ, nhưng họ nhận thấy rằng kết quả là môi trường làm việc trở nên thú vị, dễ dàng, ít xáo động và trật tự hơn. Và họ nhận ra rằng dễ dàng để thực hiện những cải tiến sau đó. Công cụ 5S, nếu được thực hiện đúng, sẽ giúp các nhân viên y tế giảm bớt các công việc dư thừa, tăng sự hài lòng của nhân viên, tăng sự hài lòng của khách hàng, giảm được 7 loại lãng phí trong y tế, đồng thời tăng lợi nhuận, giảm chi phí. Một doanh nghiệp thật sự cam kết không có sản phẩm khiếm khuyết sẽ theo đuổi 5S với một niềm đam mê. J. Michael Rona Chủ tịch – Rona Consulting Group Chương 1 Bắt đầu NỘI DUNG 1.1 1.2 1.3 1.4 Mục đích của quyển sách ............................................................ 2 Nền tảng để thực hiện quyển sách này ....................................... 3 Hai cách để sử dụng quyển sách này ........................................... 3 Cách để đọc hiểu quyển sách ...................................................... 3 1.4.1 Làm quen với quyển sách ................................................... 3 1.4.2 Cách để đọc hiểu từng chương........................................... 4 1.4.3 Giải thích về chiến lược đọc sách ....................................... 5 1.4.4 Sử dụng những công cụ hỗ trợ bên lề trang sách ............... 5 1.5 Tổng quan về nội dung ................................................................ 6 1.5.1 Chương 1. Bắt đầu .............................................................. 6 1.5.2 Chương 2. Giới thiệu và tổng quan ..................................... 6 1.5.3 Chương 3. Nguyên tắc đầu tiên: Sàng lọc ........................... 7 1.5.4 Chương 4. Nguyên tắc thứ hai: Sắp xếp.............................. 7 1.5.5 Chương 5. Nguyên tắc thứ 3: Sạch sẽ ................................. 7 1.5.6 Chương 6. Nguyên tắc thứ 4: Săn sóc ................................. 8 1.5.7 Chương 7. Nguyên tắc thứ năm: Sẵn sàng.......................... 8 1.5.8 Chương 8. Phản hồi và Kết luận .......................................... 8 1 Chương 1 Bắt đầu 1.1 MỤC ĐÍCH CỦA CUỐN SÁCH NÀY Quyển 5S trong Y tế ra đời nhằm cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết để áp dụng phương pháp 5S cho một cơ sở y tế. Như bạn biết, bạn là một thành viên quan trọng của một đội trong đơn vị bạn. Kiến thức, hỗ trợ và sự đóng góp của bạn rất cần thiết cho sự thành công của đơn vị. Hình 1.1 Cuốn sách 5 trụ cột của môi trường làm việc trực quan. Đoạn bạn vừa đọc giải thích mục đích của cuốn sách này. Nhưng tại sao bạn đọc nó? Câu hỏi này rất quan trọng. Những gì bạn rút ra được từ cuốn sách này chủ yếu phụ thuộc vào những gì bạn đang cố gắng để học từ nó. Bạn có thể đọc cuốn sách này bởi vì người giám sát hoặc quản lý của bạn đã yêu cầu bạn làm như vậy. Hoặc bạn có thể đọc nó bởi vì bạn nghĩ rằng nó sẽ cung cấp thông tin hữu ích trong công việc của bạn. Ngay khi bạn đọc xong Chương 2, bạn sẽ nhận ra rằng thông tin trong cuốn sách này giúp bạn cảm thấy thỏa mãn hơn trong công việc đồng thời giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Bạn cũng sẽ nhận thấy hoạt động 5S sẽ làm cho nơi làm việc của bạn an toàn hơn, ngăn nắp hơn và dễ chịu hơn như thế nào. 2 Chương 1 Bắt đầu 1.2 CUỐN SÁCH ĐƯỢC VIẾT DỰA VÀO ĐÂU Quyển sách này được viết dựa trên cuốn sách về cách tổ chức nơi làm việc của chuyên gia năng suất người Nhật – Hiroyuki Hirano, 5 trụ cột của môi trường làm việc trực quan (5 Pillars of the Visual Workplace) (Hình 1.1). Quyển sách này trình bày các khái niệm chính và các công cụ trong cuốn sách của Hirano ở một định dạng rút gọn và đơn giản, đòi hỏi ít thời gian và công sức để đọc hơn so với cuốn sách gốc. Mặc dù ban đầu được viết cho đối tượng độc giả là các nhà sản xuất, tuy nhiên sách của Hirano cũng hữu ích cho các nhân viên y tế và các đơn vị của họ vì sách có thể được tham khảo do có nhiều thông tin chi tiết hơn trên nhiều lĩnh vực, bao gồm các chủ đề liên quan đến việc thiết kế một chương trình thực hiện 5S trong y tế. 1.3 HAI CÁCH SỬ DỤNG CUỐN SÁCH NÀY Có ít nhất hai cách để sử dụng cuốn sách này: (1) tài liệu cho một nhóm học tập hoặc các nhóm nghiên cứu trong đơn vị của bạn và (2) cho việc học tập của riêng bạn. Đơn vị của bạn có thể quyết định thiết kế chương trình học nhóm dựa vào quyển 5S trong y tế. Hoặc tự bạn có thể sở hữu riêng quyển sách này cho công việc riêng của mình. 1.4 CÁCH ĐỂ ĐỌC HIỂU QUYỂN SÁCH TỐT NHẤT 1.4.1 Làm quen với quyển sách Có một vài bước bạn có thể làm theo để dễ dàng hấp thụ các thông tin trong cuốn sách này hơn (chúng tôi đã tính đến một lượng thời gian cần thiết cho mỗi bước): 3 Chương 1 Bắt đầu 1. Lướt qua bảng nội dung để xem cách cuốn sách này được thiết lập như thế nào (1 phút). 2. Đọc toàn bộ Chương 1 để biết tổng thể nội dung của cuốn sách (5 phút). 3. Xem nhanh toàn cuốn sách để cảm nhận về phong cách, hành văn, và cấu trúc của cuốn sách. Chú ý cấu trúc của mỗi chương và lướt qua những hình ảnh (3 phút). 4. Đọc Chương 8, "Phản hồi và Kết luận," để hiểu được chỉ dẫn của sách (2 phút). 1.4.2 Cách đọc từng Chương Đối với mỗi chương trong cuốn sách này, chúng tôi đề nghị bạn làm theo các bước để đọc hiểu nhanh nhất: 1. Đọc "Chương Tổng quan" trên trang đầu tiên (1 phút). 2. Xem nhanh qua toàn bộ chương này, nhìn vào cách trình bày (1 phút). 3. Hãy tự hỏi mình: "Dựa trên những gì tôi đã nhìn thấy trong chương này cho đến nay, những câu hỏi tôi đặt ra về tài liệu này là gì?" (1 phút) 4. Đọc chương này. Đọc trong bao lâu phụ thuộc vào những gì bạn đã biết về nội dung và những gì bạn đang cố để hiểu. Cần lưu ý khi bạn đọc: a. Sử dụng các công cụ hỗ trợ bên lề trang sách để giúp bạn theo dõi các dòng thông tin. b. Nếu cuốn sách là của riêng bạn, hãy tô đậm các thông tin quan trọng và những câu trả lời cho các câu hỏi của bạn. Nếu nó không phải là của bạn, ghi chép cẩn thận vào một tờ giấy riêng biệt. c. Trả lời các câu hỏi trong phần "5 phút suy ngẫm". Những việc này sẽ giúp bạn hấp thụ các thông tin dựa trên phản hồi về việc bạn có thể áp dụng nó như thế nào. 5. Cuối cùng, hãy đọc "Tóm tắt" ở cuối mỗi chương để xác nhận lại những gì bạn đã học được. Nếu bạn không nhớ một thông 4 Chương 1 Bắt đầu tin nào đó trong phần tóm tắt, lật lại phần đó và xem lại nó (3 phút). 1.4.3 Giải thích về chiến lược đọc sách Các bước này được dựa trên hai nguyên tắc đơn giản về cách tiếp thu của não bộ. Thứ nhất, có thể hiểu tương tự như thế này, thật khó khăn để xây một ngôi nhà trừ khi đã có kết cấu. Tương tự như vậy, bộ não của bạn khó có thể tiếp nhận thông tin mới nếu nó không có sẵn một nơi để chứa đựng thông tin mới. Bằng cách nắm bắt tổng quan về các nội dung và sau đó xem nhanh qua tài liệu, bạn có thể cung cấp cho bộ não của bạn cấu trúc của các thông tin mới trong của quyển sách. Trong mỗi chương, bạn lặp lại quy trình này trên một quy mô nhỏ hơn, bằng cách đọc điểm chính, phần tóm tắt, và các đề mục đầu tiên. Thứ hai, bạn sẽ tiếp thu dễ dàng hơn nếu bạn thực hiện theo từng lớp, thay vì cố gắng để hấp thụ tất cả các thông tin cùng một lúc. Tương tự như xây một ngôi nhà, ít khi bạn sơn bức tường mà chỉ sơn có một lớp. Vì thế tốt hơn là quét một lớp sơn lót trước, kế tiếp quét một lớp sơn hoàn thiện, rồi mới tới lớp sau cùng. Khi đọc một cuốn sách, mọi người thường nghĩ rằng họ nên bắt đầu với từ đầu tiên và cứ thế đọc cho đến khi kết thúc. Đây không phải là cách tốt nhất để học từ một quyển sách. Các phương pháp chúng tôi đã mô tả ở đây dễ dàng hơn, thú vị hơn, và hiệu quả hơn. 1.4.4 Sử dụng các hỗ trợ ở lề trang sách Như các bạn đã nhận thấy, cuốn sách này sử dụng các hỗ trợ ở lề trang sách để giúp bạn theo dõi các thông tin trong mỗi chương. Có tám loại hỗ trợ. Thông tin cơ sở Lập ra nền tảng cho các thông tin kế tiếp 5 Chương 1 Bắt đầu Tổng quan Đưa ra những thông tin mới mà không cần trình bày chi tiết sau đó Định nghĩa Giải thích cách thức tác giả sử dụng các thuật ngữ chính Điểm chính Nhấn mạnh các ý kiến quan trọng cần nhớ Công cụ mới Giúp bạn áp dụng những gì bạn đã học được Ví dụ Giúp bạn hiểu những điểm chính Các bước thực hiện Hướng dẫn bạn sử dụng các công cụ mới Nguyên tắc Giải thích cách ứng dụng trong các tình huống khác nhau 1.6 TỔNG QUAN VỀ NỘI DUNG 1.5.1 Chương 1. Bắt đầu (trang 1-10) Đây là chương bạn đang đọc. Nó giải thích mục đích của cuốn sách này và nó được viết như thế nào. Sau đó sẽ cung cấp cho bạn các mẹo để đọc hiểu nhanh nhất. Cuối cùng là mang lại cho cho bạn một cái nhìn tổng quan về mỗi chương. 1.5.2 Chương 2. Giới thiệu và tổng quan (trang 11-30) 6 Chương 1 Bắt đầu Có năm trụ cột trong hệ thống của Hirano (5S) về cách tổ chức nơi làm việc. Chương 2 của cuốn sách 5S trong Y tế bắt đầu bằng cách xác định từ "trụ cột" và giải thích lý do tại sao năm trụ cột cần thiết trong một tổ chức. Chương này giải thích ngắn gọn về ý nghĩa của mỗi trụ cột. Sau đó, tiếp tục mô tả một số đặc điểm chung về những trở ngại trong việc thực hiện các hoạt động 5S. Cuối cùng, đánh giá những lợi ích mà bạn và tổ chức của bạn sẽ trải nghiệm khi chương trình 5S được thực hiện. 1.5.3 Chương 3. Trụ cột đầu tiên: Sàng lọc (trang 31-49) Chương 3 giới thiệu và định nghĩa trụ cột đầu tiên, Sàng lọc. Chương này giải thích vì sao trụ cột đầu tiên quan trọng và mô tả các vấn đề có thể tránh được khi làm theo trụ cột này. Sau đó giải thích các khái niệm, công cụ, và các bước trong chiến lược dán nhãn đỏ (RedTagging) một kỹ thuật được sử dụng để thực hiện trụ cột Sàng lọc. 1.5.4 Chương 4. Trụ cột thứ 2: Sắp xếp (trang 50-67) Chương 4 giới thiệu và định nghĩa trụ cột thứ hai, Sắp xếp. Chương này giải thích lý do vì sao trụ cột thứ hai quan trọng và mô tả các vấn đề có thể tránh được khi làm theo trụ cột này. Sau đó giới thiệu sơ bộ quá trình thực hiện trụ cột Sắp xếp đối với một tổ chức, mô tả các nguyên tắc và kỹ thuật áp dụng trong mỗi bước. Một số nguyên tắc và kỹ thuật được dạy trong chương này bao gồm những điều sau đây: Bản đồ 5S, Chiến lược bảng biểu, và Chiến lược sơn đánh dấu. 1.5.5 Chương 5. Trụ cột thứ 3: Sạch sẽ (trang 68-83) Chương 5 giới thiệu và định nghĩa trụ cột thứ ba, Sạch sẽ. Chương này giải thích vì sao trụ cột thứ ba quan trọng và mô tả các vấn đề có thể tránh được khi thức hiện theo trụ cột này. Chương này giải thích việc làm sạch và việc kiểm tra liên quan đến nhau như thế nào. Sau đó điểm qua các bước thực hiện trụ cột Sạch sẽ trong một tổ chức, từ đó mô 7 Chương 1 Bắt đầu tả các công cụ và kỹ thuật được dạy trong mỗi bước. Một số công cụ và kỹ thuật được dạy trong chương này bao gồm những điều sau đây: Lịch trình 5S, Sạch sẽ trong 5 phút, và chuẩn hóa quy trình Sạch sẽ. 1.5.6 Chương 6. Trụ cột thứ tư: Săn sóc (trang 84-103) Chương 6 giới thiệu và định nghĩa trụ cột thứ tư, Săn sóc. Chương này giải thích vì sao trụ cột thứ tư quan trọng và mô tả vấn đề có thể tránh được khi làm theo trụ cột này. Chương này cũng mô tả làm thế nào trụ cột thứ tư được xây dựng dựa trên ba trụ cột đầu tiên, từ đó tạo ra các tiêu chuẩn để thực hiện ba trụ cột đầu tiên. Chương này điểm qua các bước thực hiện trụ cột Săn sóc của 5S trong một tổ chức, và mô tả các công cụ và kỹ thuật áp dụng trong mỗi bước. Cuối cùng giải thích như thế nào trụ cột Săn sóc có thể được diễn ra ở cấp độ phòng ngừa cao hơn bằng cách áp dụng các kỹ thuật như phân theo nhóm và loại bỏ. 1.5.7 Chương 7. Trụ cột thứ năm: Sẵn sàng (trang 104-117) Chương 7 giới thiệu và định nghĩa trụ cột thứ năm, Sẵn sàng. Chương này giải thích làm cách nào bốn trụ cột đầu tiên không thể được thực hiện thành công nếu không cam kết duy trì chúng và mô tả vấn đề có thể tránh được khi thực hiện theo trụ cột thứ năm. Chương này trình bày các điều kiện cần thiết để một tổ chức thực hiện trụ cột Sẵn sàng và vai trò quản lý y tế và của các chuyên gia trong việc cam kết duy trì 5S. Cuối cùng, chương này mô tả một số công cụ mà một tổ chức có thể dùng để sẵn sàng việc thực hiện năm trụ cột , như Khẩu hiệu 5S, Áp phích 5S, Triển lãm ảnh và Các mẫu chuyện về 5S, Bản tin 5S, Cẩm nang bỏ túi 5S, Các tour tham quan những nơi thực hiện 5S, và những tháng 5S. 1.5.8 Chương 8. Suy ngẫm và kết luận (trang 118-126) 8 Chương 1 Bắt đầu Chương 8 trình bày các suy ngẫm và kết luận về cuốn sách này. Chương này bàn về khả năng áp dụng những gì bạn học, đề xuất cách thực hiện tại tổ chức của bạn, và gợi ý những cách để bạn có thể tạo ra một kế hoạch thực hiện năm trụ cột cho riêng mình. Chương này cũng mô tả các cơ hội để học hỏi thêm về việc thực hiện 5S và hệ thống y tế tinh gọn (chẳng hạn như, các ứng dụng từ hệ thống sản xuất của hãng Toyota đến việc quản lý các quy trình chăm sóc sức khỏe). Chương 8 trình bày các kết luận về cuốn sách này và gợi ý cách để bạn lập ra một kế hoạch hành động 5S cho riêng mình. TÓM TẮT Mục đích của cuốn sách này nhằm cung cấp cho bạn những thông tin bạn cần khi tham gia vào việc thực hiện 5S trong tổ chức của bạn. Để học được nhiều nhất từ quá trình đọc sách, việc vô cùng quan trọng đó là tự hỏi mình tại sao bạn đang đọc cuốn sách này. Bạn có thể tự đọc cuốn sách này hoặc học theo nhóm trong tổ chức của bạn. Để đọc hiểu nhanh nhất, việc bắt đầu bằng cách tự làm quen với những nội dung, cấu trúc và cách thiết kế của cuốn sách là điều quan trọng. Sau đó, bạn có thể làm theo các bước cụ thể cho từng chương, điều này sẽ giúp cho việc đọc sách hiệu quả hơn, thú vị hơn. Chiến lược này dựa trên hai nguyên tắc về cách tiếp thu từ bộ não của bạn: 1. 2. Não của bạn tiếp thu tốt nhất khi nó có một bộ khung để chứa thông tin mới. Dễ dàng hơn để học theo từng lớp, thay vì cố gắng để hấp thụ tất cả các thông tin cùng một lúc. Chương 1, "Bắt đầu", là chương bạn vừa hoàn thành. Chương 2 định nghĩa từ "trụ cột ", đưa ra giải thích ngắn gọn cho mỗi trụ cột của 5S, và đánh giá các lợi ích của việc thực hiện 5S. Chương 3 đến chương 7 giải thích các khái niệm và các công cụ thực hiện năm trụ cột: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn Sóc, và Sẵn sàng. 9 Chương 1 Bắt đầu SUY NGẪM Bây giờ bạn đã hoàn thành chương này, hãy dành ra 5 phút để suy nghĩ về những câu hỏi và ghi lại các câu trả lời.      Những gì từ chương này đặc biệt hữu ích và thú vị đối với bạn trong chăm sóc sức khỏe? Bạn có thắc mắc gì về các chủ đề được trình bày trong chương này không? Nếu có, chúng là gì? Có bất kỳ trở ngại đặc biệt đối với việc thực hiện phương pháp 5S được mô tả trong chương này trong y tế hay không? Bạn cần thêm những thông tin nào để hiểu đầy đủ về các ý tưởng được trình bày? Làm thế nào bạn có thể nhận được các thông tin này? Bạn cần ai tham gia vào quá trình này? 10 Chương 2 Giới thiệu và tổng quan Chương 2 Giới thiệu và tổng quan NỘI DUNG 2.1 Giới thiệu về năm trụ cột của 5S ................................................ 12 2.1.1 Bối cảnh việc thực hiện Năm Trụ Cột ................................ 12 2.1.2 Tổng quan về Năm Trụ Cột ................................................ 12 2.1.3 Tại sao Năm Trụ Cột là nền tảng của các hoạt động cải tiến 5S .................................................................................................... 14 2.2 Sự mô tả về Năm Trụ Cột ........................................................... 16 2.2.1 Cột đầu tiên: Sàng lọc ........................................................ 16 2.2.2 Cột thứ hai: Sắp xếp ........................................................... 18 2.2.3 Cột thứ ba: Sạch sẽ ........................................................... 18 2.2.4 Cột thứ tư: Săn sóc ............................................................ 19 2.2.5 Các Cột thứ năm: Sẵng sàng ............................................. 20 2.3 Các loại đối kháng thường gặp đối với việc thự c hiện 5S ........... 21 2.3.1 Lờ i giới thiệu ..................................................................... 21 2.3.2 Đối kháng 1: Tại sao phải thực hiện việc loại bỏ hay làm sạch trong khi đó không phải là công việc của tôi? ............................. 22 ́ là 2.3.3 Đối kháng 2: Nhữ ng điều tuyệt vời về Sàng lọc và Săṕ xêp gì? ............................................................................................... 22 2.3.4 Đối kháng 3: 5S sẽ không cho chúng ta nhiều thời gian hơn với ngườ i bệnh ............................................................................ 22 ́ .. 22 2.3.5 Đối kháng 4: Chúng tôi đã thực hiện Sàng lọc và Săṕ xêp ́ 2.3.6 Đôi kháng 5: Chúng tôi thực hiện việc tổ chức nơi làm việc cách đây nhiều năm .................................................................... 22 2.3.7 Đối kháng 6: Chúng tôi quá bận rộn cho các hoạt động 5S 23 2.3.8 Đối kháng 7: Đây là cách chúng tôi đã luôn thự c hiện ....... 23 2.4 Lợi ích của việc thực hiện 5S...................................................... 23 2.4.1 Lợi ích cho bệnh nhân ....................................................... 24 2.4.2 Lợi ích cho các nhân viên y tế ............................................ 24 2.4.3 Lợi ích cho đơn vị của bạn ................................................. 25 11 Chương 2 Giới thiệu và tổng quan 2.1 GIỚ I THIỆU VỀ NĂM TRỤ CỘ T CỦ A 5S 2.1.1 Bối cả nh về thự c hiện củ a Năm Trụ Cột Các cơ sở y tế như nhữ ng sinh vật đang sống. Nhữ ng sinh vật khỏ e nhât́ di chuyển và thay đổi trong mối quan hệ linh hoạt vớ i môi trườ ng củ a chúng. Trong thế giớ i của y tê,́ nhu cầu của người bệnh luôn luôn thay đổi liên ́ tục được phát triển, và ngày tục, các công nghệ mớ i trong y tế vẫn tiêp càng xuất hiện nhiều thế hệ thuốc cũng như các kỹ thuật y tế mới hơn. Trong khi đó, áp lự c nâng cao chât́ lượng và giảm chi phí y tế ngày càng cao hơn qua mỗi năm. Vì nhữ ng thách thứ c này, các cơ sở y tế phải vượt qua các quan niệm và các thói quen lỗi thời về tổ chức đã không còn được sử dụng và thích nghi với các phương pháp mới phù hợp với thời gian. Việc áp dụng cẩn thận Năm Trụ Cột của 5S là điểm khởi đầu trong sự phát triển nhữ ng hoạt động cải tiến để đảm bảo rằng dịch vụ y tế là dễ tiếp cận hơn, thích hợp hơn, và giá cả phù hợp hơn cho tất cả ngườ i bệnh. Nói cách khác, năm trụ cột là nền tảng cho tất cả các hoạt động nhằm nâng cao năng suất và hoạt động, nâng cao chất lượng và giảm bớ t chi phí. 2.1.2 Tổng quan về năm trụ cột Từ "trụ cột" được sử dụng như là một phép ẩn dụ để có nghĩa là một trong một nhóm các thành phần kết cấu cùng nhau hỗ trợ một hệ thống kết cấu. Trong trường hợp này, năm trụ cột đang hỗ trợ một hệ thống cải tiến trong cơ quan của bạn. ́ , Sạch sẽ, Săn sóc, và Năm trụ cột được định nghĩa là Sàng lọc, Săṕ xêp Sẵn sàng (Hình 2.1). Bởi vì những từ này bắt đầu với S, nên chúng cũng 12 Chương 2 Giới thiệu và tổng quan ́ . Sự được gọi là 5S. Hai yếu tố quan trọng nhất là Sàng lọc và Săṕ xêp thành công của các hoạt động cải tiến phụ thuộc vào hai yếu tố này. Hình 2.1 Năm trụ cột Hãy hình dung một cơ sở y tế đầy nhân viên y tế và đội ngũ hỗ trợ không quan tâm đến việc làm việc cùng với sự bề bộn, thiết bị hư hỏng hoặc thất lạc, và đầy chất thải y tế. Những người làm việc trong cơ sở y tế này luôn xem việc tìm kiếm vật tư y tế và trang thiết bị thường xuyên như là một phần bình thường trong công việc của họ. Những điều kiện này chỉ ra rằng một cơ sở y tế có quá nhiều khuyết điểm cho dịch vụ lâm sàng, nơi ngườ i bệnh thường chờ đợi một thời gian dài để được điều trị, và các nhân viên y tế và đội ngũ hỗ trợ làm 13 Chương 2 Giới thiệu và tổng quan việc với tinh thần và năng suât́ thấp. Rõ ràng một cơ sở như vậy đã ́ . thất bại trong việc thực hiện các trụ cột Sàng lọc và Săṕ xêp 2.1.3 Tại sao Năm Trụ Cột là nền tảng của các hoạt động cải tiến 5S Hình 2.2 Một môi trường bề bộn Như chúng tôi đã đề cập ở trang trước, năm trụ cột là nền tảng của các hoạt động cải tiến. Khi những người lần đầu tiên tìm hiểu về năm trụ cột, họ có thể khó khăn để hiểu tại sao. Dưới đây là một lời giải thích thường được sử dụng. Mọi người thực hiện năm trụ cột trong cuộc sống cá nhân của họ mà ́ khi không hề nhận ra điều đó. Chúng ta thực hiện Sàng lọc và Săṕ xêp ́ chúng ta để mọi thứ như là các sọt rác, khăn tắm, và khăn giây ở những 14 Chương 2 Giới thiệu và tổng quan nơi thuận tiện và quen thuộc. Khi môi trường gia đình của chúng ta trở ́ trật tự , chúng ta có chiều hướng hoạt động kém nên đông đúc và thiêu hiệu quả (xem Hình 2.2). Hình 2.3 Một kho chứa dụng cụ ở khoa phẫu thuật cần quy trình 5S Rất ít cơ sở y tế được chuẩn hóa thườ ng qui với năm trụ cột (5S) như là cuộc sống hàng ngày của một cá nhân có ngăn năṕ . Thật là không may vì trong công việc hàng ngày của một cơ sở y tế, cũng như trong cuộc sống hàng ngày của một cá nhân, thói quen duy trì tổ chức và ngăn năṕ là rất cần thiết để các hoạt động trôi chả y, an toàn và hiệu quả . Sàng lọc và Sắp xếp thực ra là nền tảng để đạt được việc giảm bớ t chi phí, cải thiện an toàn, không có khuyết điểm, và không có tai nạn. ́ nỗi mọi ngườ i thường bỏ qua tầm Hệ thống 5S nghe quá đơn giả n đên quan trọng của nó (Hình 2.3). Tuy nhiên, thực tế yêu cầu một cơ sở y tế gọn gàng và sạch sẽ 15