Tài liệu Xây dựng website quản lý thư viện trường đại học kinh tế quốc dân

LUẬN VĂN: Xây dựng website quản lý thư viện trường đại học Kinh tế Quốc dân mở đầu Trong những năm gần đây công nghệ thông tin đã trở thành ngành công nghiệp mũi nhọn mang lại nhiều lợi ích và có những tính năng to lớn trong việc trợ giúp con người thực hiện các công việc tưởng chừng như rất khó khăn. Một trong những tiêu chuẩn để đánh giá một đất nước là phát triển hay không là dựa vào tiêu chuẩn công nghệ. Do vậy, trong lĩnh vực này luôn có sự cạnh tranh gay gắt. Điều này đã mang lại nhiều phát minh sáng chế và những cải tiến vượt bậc. Trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng, ngành Công nghệ thông tin đó và đang là một ngành mũi nhọn. Ta có thể dễ dàng nhận thấy điều này qua các ngành nghề trong xó hội. Ở cỏc cơ quan, cửa hàng, siêu thị người ta đó thay thế dần cỏc phương thức quản lý và thanh toỏn cũ kỹ, lạc hậu, thay vào đó họ trang bị những hệ thống máy tính hiện đại, được nối mạng và sử dụng chương trỡnh quản lý trờn mạng để làm việc. Cựng với tốc phỏt triển và sử dụng rộng rói của mạng Internet, cỏc Trường Đại học ở Việt Nam đang đẩy cao việc sử dụng hệ thống máy tính được nối mạng để quản lý trong nhiều bộ phận, trong đó việc quản lý thư viện của Trường là việc cần thiết, nhằm phục vụ được bạn đọc một cách nhanh chóng, chính xác và giúp cho người quản lý theo dừi được tỡnh hỡnh cụng việc thường xuyên. Theo như tình hình thực tế hiện nay, tại thư viện trường đại học Kinh tế Quốc dân việc lưu trữ sách còn bằng sổ sách giấy tờ, tra cứu mượn và trả sách còn rất thủ công. Làm cho việc lưu trữ khó khăn không kịp thời, xử lý số liệu trong quá trình cho mượn sách, ngoài ra việc thống kê số liệu còn không kịp thời và chưa chính xác. Chính vì lẽ đó nên em đã quyết định chọn đề tài: “Xây dựng website quản lý thư viện trường đại học Kinh tế Quốc dân” nhằm mục đích chính là giúp cho cán bộ công nhân viên cũng như các sinh viên thuận lợi hơn trong quá trình thực hiện mượn và trả sách. Chuyên đề gồm: Phần 1: Tổng quan về trường đại học kinh tế quốc dân. Phần 2: Cơ sở phương pháp luận. Phần 3: Phân tích và thiết kế hệ thống của website. Phần I Tổng quan về trường Đại học Kinh tế quốc dân A. Tổng quan về trường Đại học Kinh tế quốc dân I. Giới thiệu chung Trường Đại học Kinh tế quốc dân được thành lập vào ngày 25 tháng 1 năm 1956. Trụ sở của trường: 207 - đường Giải phóng – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội. Tổng số cán bộ công nhân viên: 714 người, trong đó có 13 giáo sư, 32 phó giáo sư, 149 tiến sĩ, 120 thạc sĩ, 145 giảng viên chính, 260 giảng viên, 2 nhà giáo nhân dân, 29 nhà giáo ưu tú, 314 đảng viên. Trường đã được tặng thưởng huân chương độc lập hạng nhất (1996), huân chương Độc lập hạng nhì (1991), huân chương Độc lập hạng Ba (1986), Huân chương Lao động hạng Nhất (1983), Huân chương Lao động Hạng Hai (1978), Huân chương Lao động Hạng Ba (1961, 1972). Huy chương Hữu nghị của Chính phủ Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào (1987). Hai năm liền (1979-1980 và 1980-1981) được nhận cờ luân lưu của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng. Năm học 1990-1991 được Bộ khen thưởng giải Nhì về việc thực hiện ba chương trình của của Ngành (không có giải nhất). Năm học 1991-1992 được nhận bằng khen của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo; Năm học 1992-1993 được nhận cờ tiên tiến xuất sắc của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo; Năm học 1993-1994 được khen thưởng về thực hiện bốn chỉ số; Năm học 1994-1995 được nhận cờ tiên tiến xuất sắc của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo. Từ năm 1990 đến nay, có 19 đơn vị và cá nhân được tặng thưởng Huân chương lao động, hai bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, 277 Huy chương Vì sự nghiệp giáo dục, 40 Huy chương Vì sự nghiệp khoa học công nghệ, 16 cá nhân và tập thể được tặng thưởng bằng khen của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo mười năm đổi mới, 66 Huy chương Vì sự nghiệp xây dựng tổ chức Công đoàn, 10 Huy chương Vì thế hệ trẻ. Đảng bộ liên tục được công nhận Đảng bộ vững mạnh xuất sắc, Đoàn thanh niên trường liên tục được công nhận Đoàn thanh niên tiên tiến xuất sắc. Trong hơn 45 năm xây dựng và phát triển, đặc biệt trong hơn 10 năm đổi mới tập thể giáo viên, cán bộ, công nhân viên Trường Đại học Kinh tế quốc dân đã vượt mọi khó khăn, sáng tạo, đi đầu trong đổi mới đào tạo, nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế và nâng cao đời sống; được Đảng, Nhà nước cũng như xã hội tín nhiệm và đánh giá cao trên mọi mặt: 1. Từ cơ chế kế hoạch hóa tập trung, chuyển sang nền kinh tế thị trường, đứng trước nguy cơ tưởng chừng phải đóng của, do toàn bộ hệ thống chương trình, giáo trình cơ cấu ngành nghề đào tạo cũ đã lạc hậu và đội ngũ cán bộ giáo viên không còn thích ứng với yêu cầu đào tạo trong cơ chế mới; tập thể giáo viên, cán bộ, công nhân viên nhà trường khắc phục khó khăn vươn lên chủ động, sáng tạo, đi đầu trong khối các trường đại học kinh tế cả nước và đổi mới thành công, toàn diện, vững chắc cả về nội dung, chương trình, giáo trình, phương pháp giảng dạy và cơ cấu ngành nghề đào tạo. Kết quả là, toàn bộ hệ thống chương trình, giáo trình được biên soạn lại, biên soạn mới 192 giáo trình, nhiều giáo trình đã được Bộ Giáo dục và Đào tạo đánh giá cao và sử dụng làm giáo trình chuẩn cho các trường Đại học thuộc khối kinh tế của cả nước nghiên cứu và học tập. Đổi mới và xây dựng được 90 chương trình đào tạo cho 5 nhóm ngành kinh tế và quản trị kinh doanh. Cơ cấu ngành nghề từ 13 chuyên ngành năm 1990 đến nay đã phát triển thành 28 chuyên ngành đào tạo. Quy mô đào tạo từ 3500 sinh viên trước thời kỳ đổi mới đến nay quy mô đào tạo của trường là 27.000 (tăng gần 8 lần). Đến nay, đã có hơn 50.000 sinh viên tốt nghiệp trong đó hơn 100 cử nhân là sinh viên Lào và Campuchia, mở 12 khóa đào tạo cử nhân tại Campuchia. Bồi dưỡng kiến thức kinh tế thị trường cho hơn 55.000 cán bộ kinh tế, kinh doanh cho các địa phương và doanh nghiệp. 2. Các chuyên gia kinh tế và các nhà quản lý được đào tạo trong nhà trường có chất lượng cao, tinh thông nghiệp vụ, có tác phong công nghiệp, phẩm chất chính trị vững vàng, có đạo đức trong kinh doanh, có tinh thần đấu tranh vì tiến bộ và công bằng xã hội, có khả năng thích ứng trong cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước được xã hội tín nhiệm. Trong số đó, hiện có hàng trăm người đang giữ trọng trách lớn tại các cơ quan Đảng, Quốc hội, Chính phủ, các Bộ ngành, các đoàn thể cũng như tại các địa phương, doanh nghiệp. Nhờ vậy uy tín, vị thế của trường được giữ vững và ngày càng được nâng cao. 3. Hoạt động nghiên cứu khoa học là một trong những mặt hoạt động đi đầu có tính sáng tạo cao trong nhà trường. Trường luôn được Bộ Chính trị tín nhiệm giao tham gia biên soạn các văn kiện cho Đại hội VII, VIII và nhiều Hội nghị TW, chủ trì nhiều đề tài khoa học cấp Nhà nước. Kết quả nghiên cứu của các đề tài đã là cơ sở khoa học quan trọng giúp Đảng, Chính phủ xây dựng và hoạch định các chính sách phát triển kinh tế xã hội trong thời kỳ đổi mới ở nước ta như: Đề tài KX03 - Đổi mới và hoàn thiện chính sách và cơ chế quản lý kinh tế (1991-1995), Chương trình KHXH03 – Xây dựng và hoàn thiện quan hệ sản xuất theo định hướng XHCN, thực hiện tiến bộ và công bằng xã hội (giai đoạn 1996-2000). Hoạt động nghiên cứu khoa học hướng vào 4 mục tiêu cơ bản: Nghiên cứu tư vấn hoạch định chủ trương đổi mới nền kinh tế của Đảng, Nhà nước; nghiên cứu phục vụ đào tạo; nghiên cứu khoa học ứng dụng giúp các ngành, các địa phương và các doanh nghiệp; tổ chức triển khai có hiệu quả công tác nghiên cứu khoa học trong sinh viên. Từ năm 1990 đến 2000, trường đã thực hiện 2 chương trình và 26 đề tài, dự án cấp Nhà nước, 157 đề tài cấp Bộ, 332 đề tài cơ sở và hàng trăm đề tài hợp đồng với các ngành, các địa phương và doanh nghiệp, 43 sinh viên đã đoạt giải thưởng về thành tích NCKH. 4. Trong việc thực hiện đa dạng hóa và đa phương hóa quan hệ hợp tác quốc tế, trường đang có quan hệ với 80 trường Đại học, Viện thuộc 30 nước và tổ chức quốc tế. Thông qua hoạt động HTQT mà đội ngũ cán bộ nghiên cứu, giảng viên được đào tạo và đào tạo lại, hệ thống chương trình, giáo trình được đổi mới đáp ứng kịp thời chuyển đổi nền kinh tế thị trường ở nước ta, giá trị vật chất mang lại cho trường là 20.000.000 USD. Vì thế mà uy tín và vị thế của trường được nâng cao trở thành nhân tố quan trọng trong chiến lược hội nhập với các quốc gia trong khu vực, quốc tế. 5. Trường Đại học Kinh tế quốc dân là cái nôi phát triển các trường ĐH Ngoại giao, ĐH Thương mại, ĐH Ngoại thương, ĐH Tài chính, ĐH Kinh tế TP Hồ Chí Minh, và là nơi đào tạo cung cấp nhiều cán bộ quản lý, giảng dạy, nghiên cứu và cho các trường Đại học và Cao đẳng thuộc khối kinh tế trong cả nước. Trường luôn coi trọng việc xây dựng đội ngũ giáo viên, cán bộ quản lý có chất lượng cao, đội ngũ những người phục vụ nhiệt tình, có trách nhiệm trên cả ba mặt: đạo đức nghề nghiệp, năng lực chuyên môn, phương pháp giảng dạy và công tác. Bên cạnh việc đào tạo lại đội ngũ cán bộ cũ, trường luôn tích cực quan tâm bồi dưỡng đội ngũ kế cận, nhờ vậy trình độ năng lực chuyên môn đã khắc phục về cơ bản về những khiếm khuyết đáp ứng nhanh yêu cầu về năng lực của đội ngũ trong cơ chế mới. 6. Tập thể nhà trường luôn đoàn kết, phát huy cao độ tinh thần trách nhiệm, chủ động sáng tạo, khắc phục khó khăn, gương mẫu thực hiện tốt mọi chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước. Trường thực sự là tấm gương tiêu biểu, có uy tín đối với các ngành, các địa phương và doanh nghiệp; có vị thế cao trong xã hội và có uy tín đối với các trường đại học trong nước, khu vực và quốc tế. Với những thành tích đặc biệt xuất sắc mà trường Đại học Kinh tế quốc dân đã đạt được trong thời kỳ đổi mới, năm 2000 Trường đã được Chủ tịch nước tặng thưởng danh hiệu Đơn vị Anh hùng Lao động trong thời kỳ đổi mới. Đời sống của giáo viên, cán bộ, công nhân viên không ngừng được cải thiện, cơ sở vật chất đã đáp ứng được yêu cầu cơ bản cho hoạt động giảng dạy và học tập của nhà trường. II. Tổ chức bộ máy Trường Đại học Kinh tế quốc dân được tổ chức theo sơ đồ sau: Ban giám hiệu Phòng ban chức năng Viện, trung tâm nghiê n cứu Các đơn vị trực thuộc Khoa quản lý đào tạo Khoa bộ môn viện trung tâm Khoa bộ môn viện trung tâm (không đào tạo chuyên (đào tạo chuyên Công việc củng cố, hoàn thiện tổ chức bộ máy và thể chế lãnh đạo quản lý của Trường luôn luôn được các cấp lãnh đạo Trường quan tâm, chăm sóc. Nhờ vậy, đã nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý, không những đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất của Đảng bộ và lãnh đạo cấp Trường mà còn phải phát huy quyền chủ động sáng tạo của các tổ chức quần chúng trong mọi hoạt động nhằm hướng vào mục tiêu nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học. B. Bộ phận thư ký ban giám hiệu và trang Web I. Giới thiệu Bộ phận thư ký ban giám hiệu và trang Web là bộ phận trực thuộc Phòng Hành chính – Tổng hợp, Trường Đại học Kinh tế quốc dân. Tuy bộ phận mới được thành lập vào tháng 12 năm 2003 với một ủy viên thường trực và một thư ký trị sự nhưng bộ phận đã nhanh chóng giữ vị trí quan trọng trong việc cung cấp thông tin chính thức về các hoạt động của Trường trên phương tiện thông tin toàn cầu Internet. Địa chỉ: Phòng 21B – Gác 2 – Nhà 7, Trường Đại học Kinh tế quốc dân. Điện thoại: (04)-6280698. II. Cơ cấu tổ chức Theo quyết định Số 653/QĐ-TCCB, ngày 04 tháng 3 năm 2004, về việc thành lập Ban biên tập và Tổ cộng tác viên Ban biên tập trang Web của Trường, Bộ phận Thư ký Ban giám hiệu và trang Web gồm có: Danh sách ban biên tập STT Họ và tên Chức vụ Đảm nhiệm 1 Nguyễn Văn Thường GS.TS Hiệu trưởng Tổng biên tập 2 Nguyễn Thành Độ GS.TS Phó hiệu trưởng Phó tổng biên tập 3 Đặng Thị Loan PGS.TS Phó hiệu trưởng ủy viên 4 Nguyễn Văn Nam GS.TS Phó hiệu trưởng ủy viên 5 Phan Công Nghĩa PGS.TS Phó hiệu trưởng ủy viên 6 Hoàng Ngọc Việt GS.TS Phó hiệu trưởng ủy viên 7 Nguyễn Đình Phan GS.TS Bí thư ĐU trường ủy viên 8 Vũ Minh Trai PGS.TS TP HCTH ủy viên 9 Nguyễn Chí Tuệ TP.CTCT & QLSV ủy viên 10 Trần Quang Yên Phụ trách trang Web UV thường trực 11 Nguyễn Tường Khanh CB trang Web Thư ký trị sự Thành phần tổ cộng tác viên  Các đồng chí Trưởng khoa, Trưởng phòng, Viện trưởng, Giám đốc trung tâm, Trưởng bộ môn trực thuộc.  Các đồng chí Chủ tịch công đoàn trường, Bí thư đoàn thành viên và Chủ tịch Hội sinh viên trường. III. Chức năng - nhiêm vụ 1. Chức năng Tham mưu cho Ban Giám hiệu về công tác Hành chính – Tổng hợp, thực hiện công tác hành chính, lưu trữ, biên tập thông tin thuộc trách nhiệm và thẩm quyền. 2. Nhiệm vụ * Thư ký Ban Giám hiệu, thư ký trong các cuộc giao ban do Phòng Hành chính – Tổng hợp làm đầu mối tổ chức. * Tiếp nhận phân loại văn bản của các đơn vị trong trường và cơ quan ngoài trường gửi Ban Giám hiệu. * Tham mưu cho Ban Giám hiệu xử lý công việc, các văn bản hành chính nhanh chóng, kip thời. * Nắm vững lịch công tác của Ban Giám hiệu chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho lãnh đạo cấp trường đi công tác. * Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo pháp luật hiện hành và quy định của trường. IV. Vị trí Sơ đồ tổ chức bộ máy: Ban giám hiệu Hiệu trưởng Các phó hiệu trưởng Các đơn vị đào tạo Các đơn vị đào tạo (Có (Không có đào tạo chuyên đào tạo chuyên ngành) Các đơn vị nghiên cứu, tư vấn, bồi dưỡng Phòng hành chính tổng hợp Bộ phận thư ký ban giám hiệu và Các bộ phận khác Các đơn vị phục vụ Các trung tâm, khoa, phòng ban trang web khác C. Giới thiệu về trang web trường đại học KTQD I. Tổng quan và hoạt động hiện tại Theo chỉ thị số 59 – CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoad đất nước và chỉ thị 29/2001/CT – BGD & ĐT ngày 30/7/2001 của Bộ trưởng về đẩy mạnh giảng dạy, đào tạo và ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục. Trường Đại học Kinh tế quốc dân đã và đang triển khai việc khôi phục và đi vào hoạt động của trang Web trường Đại học Kinh tế quốc dân.: địa chỉ: http://www.neu.edu.vn Được hình thành và đi vào hoạt động từ năm 2001 nhưng do chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của trang web dẫn đến tình trạng trang tin không hoạt động bị nhà quản lý tên miền VNNIC và nhà cung cấp dịch vụ hosting (VDC) cho tạm ngừng. Tháng 12 năm 2003, được sự quan tâm của Đảng uỷ, Ban Giám hiệu đã quyết định hình thành bộ phận thư ký Ban Giám hiệu và phụ trách trang Web trực thuộc phòng Hành chính – Tổng hợp để xúc tiến việc hình thành và khôi phục lại sự hoạt động của trang Web. Trang Web của trường Đại học Kinh tế quốc dân hiện nay được xây dựng từ năm 2001, khi đó Internet chưa phát triển như bây giờ. Do chưa đánh giá đúng tầm quan trọng, chưa có kinh nghiệm thực tiễn, trang Web chỉ được xây dựng với mục đích đơn thuần là giới thiệu và cung cấp thông tin “tĩnh”. Cùng với sự phát triển của Internet, kỹ thuật ngày càng tiên tiến, yêu cầu đòi hỏi của người dùng là đưa ra những thông tin “động” và phải được cập nhật thường xuyên. Trang web sẽ giúp cho cán bộ, công nhân viên trong trường có thể lấy thông tin một cách nhanh chóng và cập nhật. Thấy được những bất cập của trang Web hiện tại cũng như lợi ích lớn lao mà trang Web động mang lại, Trường Đại học Kinh tế quốc dân đã quyết định triển khai xây dựng trang Web động, là một phần trong dự án mức B của trường. II. Dự án phát triển Web trong tương lai 1. Giới thiệu chung Dự án đã triển khai và đưa vào hoạt động với đường thuê bao Lease Line 256 KB/s và đường truyền đa phương tiện với băng thông rộng ADSL cùng với sự kết nối mạng toàn trường tạo nên trục thông tin.. Trung tâm điều hành mạng với cấu hình máy chủ cao sẽ tạo điều kiện để xây dựng web động. 2. Mục tiêu - Xây dựng trang Web động, cho phép cán bộ, sinh viên khai thác cơ sở dữ liệu trên trang Web của trường. - Cập nhật các thông tin trên cơ sở dữ liệu tại chỗ trên máy chủ của trường. - Cung cấp thông tin cho cán bộ, giáo viên, công nhân viên và sinh viên toàn trường trên mạng thông tin qua trục thông tin. 3. Công việc - Thu thập thông tin liên quan để biên tập, xử lý và cập nhật thông tin trên trang Web trực tiếp qua máy chủ của trường. - Cung cấp các thông tin qua việc mua tin và sưu tầm trên mạng. - Xây dựng cơ sở dữ liệu và xây dựng trang thông tin trên cơ sở Web động mất rất nhiều thời gian. Do đó, thời gian triển khai và đưa vào sử dụng có thể rất lâu. 4. Hoạt động Sau khi đi vào hoạt dộng, trang Web Đại học Kinh tế quốc dân thực hiện cung cấp các thông tin sau: + Cung cấp thông tin về trường Đại học Kinh tế quốc dân: thông tin mới về cơ cấu, tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị. + Cung cấp các thông tin hoạt động thường xuyên của các đơn vị trong trường + Các thông tin giới thiệu quảng bá của các dự án, viện trung tâm. + Các thông t in mang tính thời sự về các lĩnh vực kinh tế, văn hoá, giáo dục, thể thao,… được cập nhật thường xuyên. + Thông tin về sinh viên như: điểm thi, rèn luyện, các hoạt động ngoại khoá, diễn đàn trao đổi thông tin của sinh viên. Thư viện sách trực tuyến cho sinh viên,… 5. Tổ chức thực hiện Nhà trường đã quyết định thành lập Ban biên tập, cộng tác viên ban biên tập, cùng ký trị sự để trang Web đi vào hoạt động thường xuyên. D. Lý do chọn đề tài Hiện nay tại thư viện trường đại học kinh tế quốc dân việc quản lý thông tin thư viện còn tồn đọng nhiều khuyết điểm, lưu trữ thông tin còn bằng giấy tờ sổ sách, công tác tra cứu mượn và trả sách còn rất thủ công. Làm cho mọi hoạt động quản lý thư viện gặp nhiều khó khăn, cung cấp thông tin không kịp thời; Việc xử lý số liệu không chậm và không chính xác; Công tác báo cáo số liệu thông tin lên lãnh đạo cũng còn gặp nhiều khó khăn. Từ đấy cần phải xây dựng một hệ thống quản lý thư viện phù hợp với điều kiện mới. Phần 2 Cơ sở phương pháp luận cho việc nghiên cứu đề tài A. Tiến trình phân tích và thiết kế hệ thống I. Tổ chức và thông tin trong tổ chức Trong những năm 80 đã chứng kiến sự gia tăng tầm quan trọng của thông tin trong các tổ chức, tốc độ và sự phức tạp của xử lý ngày một tăng. Hàng triệu máy tính được lắp đặt trên thế giới và nhiều triệu km cáp quang, dây dẫn và sóng điện từ kết nối con người, máy tính cũng như các phương tiện xử lý thông tin lại với nhau. Thông tin trong các cơ quan, tổ chức có tầm quan trọng vô cùng to lớn. Thông tin được dùng để lập kế hoạch nhằm tạo ra sự biến chuyển trong tổ chức đồng thời thông tin cũng là một phương tiện để biến chuyển. Nhờ có thông tin, các nhà quản lý có thể lập kế hoạch, đặt ra những mục tiêu cho công ty hay tổ chức của mình một cách sát với thực tế. Các nhà quản lý, lãnh đạo nhờ có thông tin có thể dưa ra các quyết định nhanh chóng đối với hoạt động của tổ chức, giúp tổ chức đạt được những mục tiêu của mình. Sự phát triển của công nghệ thông tin đã đóng vai trò của một lực trợ giúp và một chất xúc tác trong việc nâng cao tầm quan trọng của thông tin. Tầm quan trọng của thông tin trong tổ chức ngày càng tăng, nhờ có nguồn thông tin chính xác, tin cậy mà các nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời, những quyết định có chất lượng cao góp phần vào sự thành công của cơ quan hay tổ chức. Hình dưới đây là sự thể hiện một tổ chức do R.N Anthony đưa ra. Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ ba mức quản lý có tên là: lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hành tác nghiệp. Cấp chiế n Quyết định Thông tin Cấp chiến Quyết định Thông tin Cấp tác Quyết định Thông tin Xử lý giao Dữ Dữ Dữ Tháp quản lý Các quyết định của một tổ chức được chia thành 3 loại: quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật và quyết định tác nghiệp. - Quyết định chiến lược: là những quyết định xác định mục tiêu và những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức. - Quyết định chiến thuật: là những quyết định cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực. - Quyết định tác nghiệp: là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ. 1. Khái quát về Hệ thống thông tin 1.1. Định nghĩa về HTTT Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng và phần mềm… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tấp các ràng buộc được gọi l à môi trường. Đích Nguồn Thu thập Xử lý và lưu trữ Phân phát CSDL Mô hình Hệ thống thông tin 1.2. Vòng đời phát triển của một HTTT HTTT được xây dựng là sản phẩm của hàng loạt các hoạt động được gọi là phát triển hệ thống. Quá trình phát triển một HTTT kể từ khi nó sinh ra cho đến khi lụi tàn gọi là vòng đời phát triển hệ thống. Để xem xét một cách trực quan một vòng đời của một HTTT chúng ta xem xét mô hình được xắp xếp theo hình bậc thang (hay còn gọi là mô hình thác nước) Khởi tạo và Phân tích Thiết kế Triển khai Vận hành Mô hình thác nước của vòng đời hệ thống Thời a) Khởi tạo và lập kế hoạch dự án Trong giai đoạn này cần chú ý đến hai khía cạnh đó là khởi tạo và lập kế hoạch. đó là những bước đầu cơ bản vạch ra cho hướng phát triển tiếp theo. Qua đây chúng ta có thể biết được dự án có thể xây dựng trong bao lâu và các nguồn lực cần cho phát triển hệ thống. Trong đó chúng ta phải xác định rõ mục tiêu nhiệm vụ cũng như vai trò và tầm quan trọng của HTTT. Cần phải xem xét về tính khả thi về mặt kinh tế, kỹ thuật, thời gian, tính pháp lý và nguồn lực con ngừời. b) Phân tích hệ thống Phần này nhằm xác định yêu cầu của hệ thống một cách chi tiết hơn. Nó phải đảm bảo cung cấp các dữ liệu cơ sở cho HTTT sau này. Phân tích phải đảm bảo xác định được các yêu cầu, nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc của nó và tìm giải pháp cho thiết kế ban đầu. c) Thiết kế hệ thống Từ các khía cạnh đã được xem xét và phân tích chúng ta tiến hành thiết kế bao gồm: thiết kế logic và thiết kế vật lý. d) Triển khai hệ thống Bao gồm hai công việc lớn và cụ thể là: Tạo lập các chương trình và cài đặt và chuyển đổi hệ thống. e) Vận hành và bảo trì Bắt đầu vận hành và bước đầu khai thác hệ thống. Lúc này chuyên viên chỉ đóng vai trò người hướng dẫn. việc sử dụng hệ thống hoàn toàn do người sử dụng tiến hành. Trong quá trình vận hành hệ thống luôn được bảo trì theo kế hoạch định trước và khi có nhu cầu. 2. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin 2.1. Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin Thời đại ngày nay là thời đại của khoa học công nghệ, thông tin. Hệ thống thông tin ngày càng có vai trò quan trọng, to lớn trong cuộc sống, ảnh hưởng đến việc ra quyết định và chất lượng của quyết định. Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là một hệ thống mà nhờ nó các nhà quản lý có thể ra các quyết định có chất lượng cao. Nhờ có các quyết định này mà các cơ quan hay tổ chức có thể sản xuất, phân phối những sản phẩm và dịch vụ với độ tin cậy lớn, đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng, góp phần vào sự thành công của cơ quan hay tổ chức. Có thể nói, phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là bộ phận không thể thiếu của cơ quan, tổ chức hiện đại nào, giống như một con người phải có trí nhớ tốt mới có thể thành công. Có thể tóm lược các nguyên nhân đó như sau: Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin: - Những vấn đề về quản lý. - Những yêu cầu mới của nhà quản lý. - Sự thay đổi của công nghệ. - Thay đổi sách lược chính trị. 2.2. Ba nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp duy nhất để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phương pháp thì ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước. Bởi vì một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ được sự phức tạp đó phân tích viên phải có một cách tiến hành nghiêm túc, hay nói cách khác, họ phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin một cách có phương pháp khoa học. Phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề cập ở đây dựa trên ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tác đó là. - Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Là việc mô sử dụng các thực thể đã được mô hình hoá một cách trực quan hơn do đó có thể nắm bắt được tinh thần của hệ thống một cách tốt hơn và dễ hiểu hơn rất nhiều. Mặt khác trên thực tế thì có những việc chúng ta không thể tác động trực tiếp trên đối tượng mà phải thông qua mô hình. Phương pháp sử dụng các mô hình cũng những ưu điểm nổi bật của nó. - Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Tinh thần của phương pháp này là đi từ cái tổng thể đến cái bộ phận. Như chúng ta đã biết muốn tìm hiểu một tổ chức hoặc một doanh nghiệp chúng ta cần phải hiểu biết được những hoạt động chung nhất cuả tổ chức sau đó chúng ta mới đi vào từng bộ phận từng chi tiết. Nói theo ngôn ngữ của triết học thì nếu không thấy được rừng thì không thể đến đó mà xem xét từng cây được. - Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Như chúng ta đã biết thì khi phân tích chúng ta phải vận dụng những kiến thức và hiểu biết về đối tượng cần xác định để biến một loạt các sự kiện các công việc rời rạc phi lôgic thành những sự kiện những công việc có cấu trúc lôgic hợp lý và chặt chẽ. Sẽ là dễ dàng hơn cho phân tích nếu như chúng ta đi từ mô hình vật lý sang mô hình lôgic. Ngược lại khi thiết kế chúng ta lại cần cụ thể hoá các mô hình lôgic đã được xây dựng. Khi đó thì việc thực thi mô hình lôgic sẽ diễn ra đơn giản hơn rất nhiều. Ba mô hình của một hệ thống thông tin, đó là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Bằng cách mô tả về một đối tượng, ba mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này. Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá. Thực tế, người ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét đến chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên. Tuy nhiên, những công cụ mô hình hoá được sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hàh mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn, nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn. Nhiệm vụ phát triển hệ thống thông tin cũng sẽ trở nên đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc 3, có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế. Như đã nói ở trên, việc phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về hệ thống thông tin đang tồn tại và về khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. Cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống, việc phiên dịch là nhiệm vụ của phân tích viên. II. Vai trò của phân tích và thiết kế hệ thống Như chúng ta đã biết để xây dựng một được một phần mềm hoàn chỉnh thì vai trò của phân tích và thiết kế là một yếu tố hết sức quan trọng. Nếu một phần mềm được xây dựng mà không có công đoạn phân tích thiết kế hệ thống thì rất có nhiều nguy cơ bị sụp đổ hoặc chi phí cho việc bảo trì phần mềm đó hết sức tốn kém thậm chí có thể tốn kém hơn rất nhiều so với chi phí xây dựng nên nó. Vì vậy những nhà quản trị dự án phần mềm luôn luôn coi trọng khâu thiết kế và phân tích hệ thống. Đồng thời nó cũng là cẩm nang cho các nhà lập trình khi một xây dựng một hệ thống mới. III. Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin Để xây dựng một hệ thống thông tin phải trải qua các giai đoạn sau: Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu giúp cho việc cung cấp cho lãnh đạo tổ chức những dữ liệu đích thực đề ra những quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Giai đoạn đánh giá yêu cầu bao gồm các công đoạn sau: + Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. + Làm rõ yêu cầu. + Đánh giá khả năng thực thi. + Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là làm rõ các vấn đề về hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, làm rõ những ràng buộc và những áp dụng đối với hệ thống đồng thời xác định rõ mục tiêu của hệ thống mới đặt ra. Thông qua nội dung của báo cáo chi tiết sẽ quyết định việc tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển một hệ thống mới. Giai đoạn phân tích chi tiết gồm những công việc cụ thể sau: + Lập kế hoạch phân tích chi tiết. + Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. + Nghiên cứu hệ thống thực tại. + Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. + Đánh giá lại tính khả thi. + Thay đổi đề xuất của dự án. + Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. Giai đoạn 3: Thiết kế logic Giai đoạn thiết kế logic được thực hiện nhằm xác định tất cả các thành phần logic của hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm các thông tin mà hệ thống mới sản sinh, nội dung của các tệp cơ sở dữ liệu, các xử lý sẽ phải thực hiện và các dữ liệu được nhập vào. Mô hình logic sẽ phải được người dùng xem xét và chuẩn y. Giai đoạn thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau: + Thiết kế cơ sở dữ liệu. + Thiết kế xử lý. + Thiết kế các luồng dữ liệu vào. + Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic. + Hợp thức hoá mô hình logic. Giai đoạn 4: Đề xuất phương án và giải pháp Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì các phân tích viên phải nghiêng về phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi một phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng phải là một mô tả chi tiết. Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí tạo ra chúng là rất lớn. Vì vậy, để cho người sử dụng lựa chọn các mục tiêu đã định trước phân tích viên phải đánh giá các phương án: những lợi ích và chi phí của từng phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Những người sử dụng sẽ lựa chọn phương án tối ưu. Các công đoạn của của giai đoạn đề xuất phương án và giải pháp: + Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức. + Xây dựng các phương án của giải pháp. + Đánh giá các phương án của giải pháp. + Chuẩn bị và trình bầy các báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Sau khi đã lựa chọn được phương án giải pháp giai đoạn tiếp theo là thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn này gồm 2 tài liệu cần có: Một tài liệu bao gồm tất cả đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tiếp đó là tài liệu cần cho người sử dụng nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài gồm: + Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. + Thiết kế chi tiết các giao diện. + Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá. + Thiết kế các thủ tục thủ công. + Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết thúc giai đoạn này kết quả đạt được là phần tin học hoá của hệ thống thông tin đó chính là phần mềm được xây dựng. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp tài liệu mô tả về hệ thống. Các giai đoạn của quá trình triển khai kỹ thuật là như sau: + Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật.