Tài liệu Tự học Excel với các bài tập

LOÏC VAØ TÌM KIEÁM TREÂN DANH SAÙCH Ñoái vôùi vieäc quaûn lyù moät danh saùch hay moät cô sôû döõ lieäu cuûa Excel , ngoaøi thao taùc saép xeáp ra chuùng ta coøn coù nhu caàu taïo laäp hoaëc hieån thò nhöõng danh saùch khaùc töø danh saùch ban ñaàu maø caùc danh saùch môùi naøy chæ goàm nhöõng doøng (record) thoûa moät soá ñieàu kieän naøo ñoù do ngöôøi duøng taïo ra .Chaúng haïng trong coâng vieäc quaûn lyù caùc hôïp ñoàng baùn haøng cuûa coâng ty ,baïn phaûi thöôøng xuyeân theo gioûi tình hình mua baùn töøng loaïi saûn phaåm qua vieäc hieån thò danh saùch caùc khaùch haøng mua saûn phaåm A ,sau ñoù ñeán saûn phaåm B …. Hoaëc töø baûng thi tuyeån sinh chuùng ta caàn taïo caùc danh saùch hoïc sinh gioûi ,danh saùch hoïc sinh tröôït … Ñeå giaûi quyeát nhöõng coâng vieäc treân baèng Excel chöùc naêng AutoFilter hoaëc AdvancedFilter seõ giuùp baïn thöïc hieän moät caùch nhanh choùng vaø chính xaùc . 1. Chöùc naêng AutoFilter Baèng moät soá thao taùc ñôn giaûn ,AutoFilter seõ nhanh choùng loïc ra moät danh saùch chæ goàm nhöõng doøng thoûa caùc ñieàu kieän cuûa baïn ñoàng thôøim aån ñi caùc phaàn coøn laïi vaø danh saùch naøy hieån thò ngay treân vuøng chöùa cô sôû döõ lieäu hoaëc danh saùch ban ñaàu. - Nhaép moät oâ baát kì trong danh saùch caàn loïc - Vaøo menu Data, choïn leänh Filter vaø nhaép AutoFilter. 1 2 3 4 5 6 7 8 A Maõ KH RUBIMEX RUBIMEX RUBIMEX SAMACO SAMACO SAMACO VITICO B C D Ngaøy laäp H Maõ Soá Soá löôïng 1/7 (all) 20 1/7 (TOP 10) 35 1 1/7 2 10 1/9 3 12 6 1/9 7 8 1/9/92 6 20 1/14/92 8 12 (Taïi thôøi ñieåm naøy laïi xuaát hieän nuùt  trong nhöõng oâ chöùa caùc tieâu ñeà coät ) -Nhaép mouse vaøo nuùt muõi teân treân coät maø noäi dung cuûa noù chöùa caùc giaù trò laøm ñieàu kieän loïc vaø nhaép choïn giaù trò laøm ñieàu kieän trong khung vöøa xuaát hieän .Luùc ñoù Excel seõ loïc ra moät danh saùch goàm caùc record coù giaù trò ñaõ choïn . A B C D 1 Maõ KH Ngaøy laäp H Maõ Soá Soá löôïng 2 VITICO 1/14/92 7 24 3 DHP 1/29/92 7 35 4 SAMECO 1/30/92 7 12 5 SAMECO 1/30/92 7 20 (Neáu ñieàu kieän loïc ñöôïc ñaët ra treân nhieàu vuøng khaùc nhau thì baïn haõy laëp laïi caùc böôùc 3&4 treân caùc coät coøn laïi) Ví duï : Baïn laäp laïi caùc A B C D thao taùc töông töï treân 1 Maõ KH Ngaøy laäp H Maõ Soá Soá löôïng coät ngaøy laäp HÑ ñeå 2 VITICO 7 24 (All) 3 DHP 7 35 (Top)ch caùc hieån thò danh saù (custom) 4 SAMECO 7 12 coâng ty khaùch1/14/92 haøng 1/30/92 5 SAMECO 1/30/92 7 20 mua saûn phaåm soá 7 trong ngaøy 1/29/92 Trong böôùc 4 ,ngoaøi vieäc choïn moät trong nhöõng giaù trò cuï theå Excel coøn moät soá tuøy choïn All ,Top,Custom … seõ giuùp chuùng ta raát nhieàu trong quaù trình loïc hoaëc tìm kieám baèng chöùng naêng AutoFilter .  Ail :Trôû veà hieän traïng cuûa danh saùch nhö tröôùc luùc choïn ñieàu kieän loïc taïi coät hieän haønh .  Blanks :Hieån thò nhöõng doøng cuûa danh saùch maø taïi coät naøyn chöa nhaäp döõ lieäu .  Non Banks : aån ñi nhöõng doøng ñeå troáng ,chæ lieät keâ caùc doøng coù chöùa döõ lieäu .  Top 10: Seõ loïc ra moät danh saùch goàm 10 record maø giaù trò ñaït ñöôïc cuûa chuùng lôùn hôn caùc maåu tin coøn laïi . Neáu trong oâ ñaàu tieân cuûa hoäp thoaïi Top 10 AutoFilter baïn choïn Bottom thì Excel hieån thò 10 record coù giaù trò cuoái cuøng cuûa danh saùch . Ngoaøi ra baïn coù theå thay ñoåi giaù trò trong caùc oâ coøn laïi ñeå qui ñònh soá löôïnf caùc doøng hay moät tæ leä phaàn traêm (percent )caùc maãu tin coù giaù trò ñöùng ñaàu hoaëc cuoái trong danh saùch . Ví duï: Caàn loïc ra moät danh saùch coù giaù trò ñöùng ñaàu maø soá doøng cuûa noù chæ baèng 15% so vôùi danh saùch ban ñaàu , baïn khai baùo nhö sau :  Custom:Söû duïng trong tröôøng hôïp baïn phaûi loïc moät danh saùch maø giaù trò cuûa coät hieän haønh caàn phaûi thoûa ñeán hai ñieàu kieän … Nhöng vôùi chöùc naêng AutoFilter thì cuøng moät luùc baïn chæ coù theå taïo hai ñieàu kieän treân moät coät maø thoâi ,neáu caàn aùp duïng ba hoaëc nhieàu hôn treân moät coät caàn phaûi duøng chöùc naêng Advanced Filter. 2.Chöùc naêng Advanced Filter Ñaây laø moät chöùc naêng cao caáp cuûa Excel, vôùi Advanced Filter baïn coù theå loïc ra moät danh saùch caùc maõu tin thoaõ nhöõng ñieàu kieän töông ñoái phöùc taïp . Ví duï töø danh saùch keát quaû thi tuyeån sinh chuùng ta chæ caàn hieån thò nhöõng hoïc sinh nam gioûi moân toaùn vaø hoïc sinh nöõ gioûi moân vaên , hay töø cô sôû döõ lieäu theo doõi hoaït ñoäng mua baùn cuûa coâng ty caàn laäp moït danh saùch caùc khaùch haøng mua saûn phaåm A vôùi soá löôïng treân 20 taán nhöng chæ xeùt trong naêm 1997 … Roõ raøng vôùi yeâu caàu naøy baïn giaûi quyeát baèng AutoFilter laø heát söùc khoù khaên . Vaäy Advanced Filter thöïc hieän nhö theá naøo ñaây ? B1. Taïo baûng ñieàu kieän Tröôùc khi laøm vieäc vôùi chöùc naêng Advanced Filter, caàn phaûi taïo moät vuøng ñieàu kieän bôûi vì caùc ñieàu kieän ñaët ra töông ñoái phöùc taïp vaø noù lieân quan ñeán nhieàu coät hay nhieàu vuøng tin . Sau ñaây laø nhöõng ñieåm caàn löu yù khi taïo baûng ñieàu kieän : Baûng ñieàu kieän phaûi ôû ngoaøi phaïm vi cuûa danh saùch hay cô sôû döõ lieäu . Doøng ñaàu tieân phaûi chöùa caùc tieâu ñeà coät caàn ñaët ñieàu kieän . Thoâng thöôøng baïn neân taïo ra baèng caùch sao cheùp caùc tieâu ñeà naøy töø danh saùch hoaëc cô sôû döõ lieäu ban ñaàu vì neáu nhaäp vaøo maø khoâng chính xaùc (coù theå thöøa khoaûng traéng ) thì Excel seõ khoâng thöïc hieän ñöôïc . Ví duï :Chuùng ta caàn loïc ra moät danh saùch caùc hoïc sinh coù ñieåm toaùn vaø lyù phaûi treân 9. Vì ñieàu kieän ñaët ra lieân quan ñeán caùc coät toaùn vaø lyù neân doøng ñaàu tieân cuûa baûng ñieàu kieän phaûi laø : Toaùn Lyù Nhöõng doøng phía döôùi coù tieâu ñeà coät seõ chöùa caùc ñieàu kieän .  Trong tröôøng hôïp phaûi thoaõ nhieàu ñieàu kieän cuøng moät luùc thì caùc ñieàu kieän ñoù phaûi ñöôïc ñaët treân cuøng moät doøng . Chaúng haïn , trong ví duï treân baûng ñieàu kieän nhö sau : Toaùn >9 Hoaù >9  Nghöôïc laïi , neáu chæ caàn thoaõ moät trong nhöõng ñieàu kieän ñöa ra thì caùc ñieàu kieän ñoù phaûi ñöôïc ñaët khaùc doøng nhöng khoâng ñöôïc ñaët troáng . Ví duï :loïc ra danh saùch caùc hoïc sinh gioûi thì baûng ñieàu kieän nhö sau : Toaùn Lyù >8 >8 Löu yù :Ñieàu kieän ñöôïc khai baùo trong baûng ñieàu kieän coù theå laø soá (hoaëc keøm theo caùc toaùn töû so saùnh := , < , > , < > , > = , < =)hay chuoãi (ñöôïc duøng daáu ? vaø ñeå ñaïi dieän cac kyù töï baát kyù ) . Trong tröôøng hôïp ñieàu kieän ñöôïc ñaët ra laø keát quaû cuûa moät coâng thöùc , haøm … thì phaûi ñaùnh daáu choïn muïc Transition formula evaluation trong tab Transition cuûa thöïc ñôn Tools – Options hoaëc oâ chöùa tieâu ñeà coät cho ñieàu kieän naøy baïn ñeå troáng . Ví duï :Sau ñaây laø baûng ñieàu kieän ñeå loïc ra nhöõng coâng ty khaùch haøng ñaët mua saûn phaåm A trong naêm thaùng cuoái naêm Maõ SP A TRUE B2 Nhaép moät oâ baát kyø trong danh saùch hoaëc löïa phaïm vi cuûa noù . B3 Vaøo menu Data , Choïn leänh Filter Vaø nhaép Advanced Filter seõ xuaát hieän hoäp thoaïi sau :