Hoạt động PR trong bảo hiểm xã hội.
LỜI MỞ ĐẦU
Trong kinh doanh, công chúng đóng một vai trò quan trọng đối với
sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp, một tổ chức. Một doanh
nghiệp muốn thành công thì ngoài việc phải đưa ra được những sản phẩm
có chất lượng, cơ cấu tổ chức hiệu quả, đội ngũ cán bộ lành nghề và có
chuyên môn, kỹ thuật…thì còn phải chiếm được cảm tình của công chúng,
được công chúng biết đến. Bởi vậy, hoạt động PR là một trong số những
hoạt động rất cần thiết cho sự phát triển của một doanh nghiệp, một tổ
chức. Bảo hiểm xã hội tuy là một tổ chức phi lợi nhuận, nhung cũng như
các doanh nghiệp khác, PR là một hoạt động quan trọng trong các hoạt
động của cơ quan BHXH.
1
I.TỔNG QUAN CHUNG VỀ PR.
1.1 Khái niệm về PR.
PR là chữ viết tắt của Public Relation (mối quan hệ công chúng)
chỉ mối quan hệ giữa một tổ chức và cộng đồng như một thể hoàn chỉnh.
Hoạt động PR là hoạt động nhằm tạo lập và duy trì sự hiểu biết lẫn nhau
giữa một tổ chức và công chúng.
Hay PR còn được hiểu là một quá trình quản lý về truyền thông
nhằm nhận biết, thiết lập và duy trì những quan hệ hữu ích giữa một tổ
chức, cá nhân với những cộng đồng liên quan có quyết định trực tiếp hay
gián tiếp tới sự thành bại của tổ chức, cá nhân đó
1.2 Các loại hình PR.
a. PR tăng cường khả năng kinh doanh: loại PR này thưòng được
sử dụng để tăng cường khả năng kinh doanh của các tập đoàn và những
doanh nghiệp nhỏ. Hoạt động PR này được thực hiện bằng những hoạt
động mang tính cống hiến như làm từ thiện, đóng gớp vào các quỹ học
bổng hay đóng góp và các tổ chức phi lợi nhuận khác. Mục tiêu là để tạo
ra càng nhiều bải báo mang tính tích cực về công ty, tổ chức càng tốt. Từ
đó thu hút được nhiều thiện cảm từ công chúng.
b. PR kêu gọi tài trợ: loại PR này được thực hiện nhằm kêu gọi sự
đầu tư từ bên ngoài cho những nỗ lực của họ. Loại PR này thường được
thực hiện bằng các hoạt động mang giá trị tin tức, như lễ ký kết trang
trọng giữa những nhân vật danh tiếng hay lễ trao tài trợ chính thức nhằm
lôi kéo sự quan tâm của giới truyền thông để từ đó gây sự chú ý của các tổ
chức và công chúng.
c. PR củng cố hình ảnh trước công chúng: Loại PR này thường
được các chính trị gia, những người đứng đầu các tập đoàn, những nhân
vật danh tiếng sử dụng nhằm đạt được sử nể vì của công chúng. Các tập
đoàn lớn cũng sử dụng loại PR này để củng cố danh tiếng của họ trong
mắt công chúng bằng cách góp tiền vào các hoạt động vì cộng đồng như
xây dựng thư viện, cải tạo công viên công cộng.
d. PR công khai thông tin: Loại PR này được thực hiện nhằm mục
đích đưa được tới công chúng những thông tin về các dịch vụ hàng hoá mà
doanh nghiệp, tổ chức cung cấp cho cộng đồng.
1.3 Vai trò của PR trong doanh nghiệp, tổ chức.
Về cơ bản, vai trò chính của PR là cầu nối giữa doanh nghiệp với
các nhóm công chúng bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp. Nói cách
khác PR giúp doanh nghiệp truyền tải các thông điệp đến khác hàng và
những nhóm công chúng của họ.
Với nhóm công chúng bên trong doanh nghiệp: Thông điệp này là
những chỉ đạo, ý kiến, tầm nhìn của lãnh đạo được chuyển tải đến nhân
2
viên nhằm đạt được các mục tiêu đề ra một cách tốt nhất, cũng như xoa
dịu các bất đồng trong doanh nghiệp ( nếu có ).
Với nhóm công chúng bên ngoài doanh nghiệp: những thông điệp
này nhằm giúp khách hàng biết được các thông tin về công ty và sản phẩm
của công ty cũng như giúp sản phẩm dễ đi vào nhận thức của khách hàng.
1.4 Lợi ích của hoạt động PR
Với vai trò như trên thì hoạt động PR mang lại rất nhiều lợi ích cho
doanh nghiệp, một só lợi ích cơ bản như:
- PR giúp doanh nghiệp tạo dư luận tốt thông qua sự ủng hộ của giới
truyền thông và các chuyên gia phân tích trên mạng. Quảng cáo không làm
được điều này, marketing cũng vậy. Đơn giản vì quảng cáo dễ gây ấn
tượng nhưng không dễ dàng thuyết phục công chúng tin. Trong khi đó, chi
phí cho quảng cáo đôi khi là rất lớn còn chi phí cho một hoạt động PR lại
không quá nhiều.
- PR còn giúp doanh nghiệp tuyển dụng được nhân lực giỏi. thông
thường những người lao động thích được làm việc trong những công ty
nổi tiếng vì họ tin tưởng rằng công ty đó rất vững chắc và họ có thể có rất
nhiều cơ hội để thăng tiến.
- PR còn giúp doanh nghiệp vượt qua những cơn sóng gió. Khi có
khủng hoảng, doanh nghiệp sẽ tìm mọi sự ủng hộ, hỗ trợ từ cộng đồng
trong việc cứu vãn uy tín và giữ gìn nguyên vẹn hình ảnh của doanh
nghiệp
1.5 Các bộ phận cơ bản cấu thành hoạt động PR.
- Tư vấn xây dựng chiến lược tổng thể.
- Quan hệ báo chí.
- Tổ chức các sự kiện như: các lễ khai trương, động thổ, khánh
thành, kỉ niệm…
- Đối phó với các rủi ro như: tai nạn, khiếu nại của khách hàng,
tranh chấp, hiểu lầm…
- Các hoạt động tài trợ cộng đồng gồm: các hoạt động tài trợ từ
thiện (như ủng hộ chống bão lụt, học bổng cho học sinh nghèo…) và các
hoạt động tài trợ thương mại (như tài trợ các chương trình ca nhạc, các
giải thể thao, các cuộc thi… trên truyền hình)
- Các hoạt động phi thương mại trực tiếp với khách hàng như triển
lãm, trưng bày, hội nghị khách hàng…
- Xây dựng các mối quan hệ trong công ty: hội nghị nhân viên, bình
chọn nhân viên xuất sắc của năm, các lễ kỉ niệm trong công ty…
- Tư vấn cho các nhân viên trong công ty về nhiều lĩnh vực như:
giao tiếp, phát ngôn với báo chí, công chúng, khách hàng và các cơ quan
Nhà nước.
II. HOẠT ĐỘNG PR TRONG CƠ QUAN BẢO HIỂM XÃ HỘI.
3
2.1 Sự cần thiết của hoạt động PR trong Bảo hiểm xã hội
(BHXH).
PR trong bảo hiểm xã hội(BHXH) ám chỉ rõ hơn về mối quan hệ giữa cơ
quan BHXH và người tham gia bảo hiểm, người thụ hưởng quyền lợi bảo
hiểm xã hội.
Khác với PR ở các doanh nghiệp, thực chất của PR ở cơ quan bảo
hiểm xã hội là việc minh bạch hoá, làm cho người dân hiểu rõ hơn hoạt
động của cơ quan đó.
Nhiều cơ quan BHXH lớn có riêng một bộ phận làm PR, còn những
tổ chức trung bình thì cũng thường có một nhóm nhân viên nhỏ làm công
việc này. Thậm chí, những tổ chức nhỏ nhất cũng thường có ít nhất một
nhần viên, người này sẽ đưa ra các báo cáo,kế hoạch về hoạt động quan hệ
công chúng trong một phần thời gian làm việc của họ.
Bất cứ một nhân viên nào trong tổ chức cũng có thể làm PR cho tổ
chức của mình. Trong BHXH, những nhân viên thường tiếp xúc với người
tham gia, người thụ hưởng quyền lợi bảo hiểm đóng góp một phần không
nhỏ vào sự thành công của hoạt động này.
PR đóng vai trò quan trọng trong thời gian giới thiệu một hệ
thống mới và trước khi có sự thay đổi trong hệ thống hiện tại.
* Sự cần thiết của hoạt động PR trong BHXH.
BHXH có vai trò quan trọng trong đời sống xã hội, nhằm đảm bảo
thay thế hay bù đắp một phần thu nhập cho ngưòi lao động khi không may
gặp rủi ro làm giảm hoặc mất khả năng lao động. Chính vì vậy, BHXH
góp phần đảm bảo an toàn xã hội, ổn định xã hội và là chỗ dựa tinh thần
cho người lao động.
Thực hiện PR trong BHXH sẽ giúp:
- Nâng cao nhận thức của người dân về bảo hiểm xã hội.
- Cải thiện hệ thống BHXH ngày càng hoàn thiện hơn.
- Hỗ trợ việc tuyên truyền chính sách xã hội của Nhà nước tới nhân
dân.
2.2 Các phương tiện để thực hiện hoạt động PR trong BHXH.
2.2.1 Mẫu phiếu, tranh ảnh quảng cáo và tờ rơi.
a.Mẫu phiếu
Một trong các phương tiện được sử dụng để thực hiện hoạt động PR
là “ Mẫu phiếu”. Mỗi một mẫu phiếu khác nhau thì có mục đích sử dụng
khác nhau. Ví dụ, một mẫu phiếu được thiết kế để nhằm thu thập một loại
thông tin nào đó thì cấu trúc của nó sẽ bao gồm một loạt các câu hỏ in sẵn
có liên quan đến vấn đề cần thu thập thông tin.
Việc thiết kế một mẫu phiếu là một công việc khó khăn và phức tạp,
do có nhiều nhu cầu đối lập, mâu thuẫn với nhau. Đối với người nhận,
4
chúng phải rõ ràng, dễ hiểu. Vừa phải đảm bảo tuân thủ pháp luật vừa
không gây sự hiểu lầm, hiểu sai về nội dung của nó. Chúng cần thể hiện
như một khách hàng thân thiện để không gây khó chịu cho người đọc.
Đồng thời không làm mất đi kết cấu chính thức của nó. Sự cân bằng này là
không dễ dàng đạt được.
Khi nhân viên đưa ra các quyết định về một mẫu phiếu chuẩn, cần
phải có sự cân nhắc kỹ lưỡng về đối tượng tiếp nhận để tránh đưa ra
những câu hỏi không thích hợp, sẽ tạo ra một ấn tượng xấu đối với người
tiếp nhận.
Để phân biệt các mẫu phiếu và để thuận tiện khi in ấn, xắp xếp, lưu
kho, nhận dạng…mỗi mẫu phiếu nên có một số hiệu riêng biệt. Chẳng
hạn, có thể kết hợp các chữ cái và các chữ số liên tiếp nhau để tạo nên số
hiệu cho từng mẫu phiếu khác nhau.Ví dụ, nếu mẫu phiếu có liên quan đến
hoạt động đóng góp thì có thể sử dụng các chữ cái CF (Contribution
Form),liên quan đến quyền lợi của người tham gia, người thụ hưởng quyền
lợi thi sử dụng các chữ cái BF (Benefit Form).
Hầu hết mọi sự quản lý đều đòi hỏi phải phát hành mẫu phiếu( dù sử
dụng nội bội hoặc bên ngoài) nhằm đảm bảo các thông tin được lưu lại
trên giấy tờ để lưu giữ trong các tập hồ sơ nhằm phục vụ cho các hoạt
động liên quan trong hiện tại cũng như được sử dụng trong tương lai khi
cần thiết
b. Tranh ảnh quảng cáo.
Tranh ảnh quảng cáo được hiểu là một tranh ảnh có hàm chứa thông
tin, được treo ở những nơi công cộng. Mục đích của tranh ảnh quảng cáo
là nhằm đưa ra các thông tin với nội dung cập nhập và dễ hiểu tới người
tiếp nhận. Bởi vậy, nó cần được trưng bày ở những nơi công cộng như:
những cơ quan đóng bảo hiểm xã hội nhằm để mọi người dễ dàng chú ý
đến nó.
Ví dụ một cái tranh ảnh quảng cáo liên quan đến lợi ích của chế độ thai
sản với mục tiêu hướng vào người mẹ đang mang thai thì không nên trưng
bày ở phòng lão khoa. Tương tự, một tranh ảnh quảng cáo liên quan đến
chế độ hưu trí, mục tiêu là người hưởng hưu, không trưng bày ở phòng
khám chữa bệnh cho trẻ. Bởi vậy, nếu như việc thiết kế, trình bày một tờ
tranh ảnh quảng cáo là rất quan trọng thì việc xác định vị trí thích hợp để
treo những tranh ảnh này cũng quan trọng không kém. Thêm nữa, Cơ quan
bảo hiểm xã hội phải đảm bảo việc công bố có thể dễ dàng được nhận ra
ngay lập tức thông qua những logo, sự phối hợp màu và đề tài của tranh
ảnh quảng cáo…để công chúng có thể nhận được nguồn gốc của chúng.
Việc thiết kế tranh ảnh quảng cáo có thể do một bộ phận về hoạt
động PR trong cơ quan chịu trách nhiệm. Cần có sự kiểm tra. lựa chọn các
tranh ảnh quảng cáo thích hợp trước khi công bố công khai. Việc đưa ra
các tranh ảnh quảng cáo này nều nhằm thông báo về tình hình đóng góp và
hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội tới công chúng.
5
c. Tờ rơi.
Tờ rơi là một mẫu giấy nhỏ có in thông tin trong đó. Tờ rơi của cơ
quan bảo hiểm xã hội thường cung cấp các thông tin liên quan đến những
vấn đề nổi cộm của bảo hiểm xã hội.
Những tổ chức BHXH lớn có thể tự sản xuất và thiết kế tờ rơi với
một số lượng lớn, liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực của bảo hiểm
xã hội.
Việc thiết kế một tờ rơi phải được soạn thảo từ trước, được xem xét
một cách cẩn thận nhằm đáp ứng đúng yêu cầu về tờ rơi của cơ quan bảo
hiểm xã hội, đồng thời phải có mục tiêu, mục đích rõ ràng và cụ thế. Với
đối tượng tiếp nhận khác nhau thì thông tin cung cấp trong tờ rơi sẽ khác
nhau, vì vậy để thiết kế tờ rơi phù hợp với từng đối tượng thì cần phải nắm
bắt đúng nhu cầu của đối tượng tiếp nhận.
Ví dụ, một tờ rơi cung cấp thông tin tới những người công nhân về tỷ lệ
đóng góp và sự khấu trừ sẽ khác so với một tờ rơi giải thích cho người
chủ sử dụng lao động cách chuyển những khoản đóng góp từ những người
lao động. Một tờ rơi giải thích những thủ tục về bảo hiểm xã hội tới
những người chuyển địa điểm hay nơi làm việc hoàn toàn với những tờ rơi
giải thích cho những goá phụ về lợi ích mà họ có thể được hưởng từ nội
dung, ngôn ngữ, giọng điệu…
Tờ rơi sẽ dễ hiểu hơn nhiều nếu đi kèm với lời văn là những hình
minh họa. Ngôn ngữ được sử dụng trong tờ rơi cần đơn giản, dễ hiểu,
không quá chuyên môn, luật pháp hoặc phức tạp. Nên tránh việc sử dụng
biệt ngữ và ngôn ngữ hành chính. Phải luôn nhớ rằng, mục đích của tờ rơi
là cung cấp cho người đọc những thông tin họ có thể hiểu được và thường
xuyên có lời trích dẫn đi theo nếu cần thiết để chúng rõ ràng và dễ hiểu
hơn nhằm tránh sự bối rối khi đọc.
Nhiều tổ chức bảo hiểm xã hội có thành viên là các nhóm dân tộc
khác nhau sẽ sản xuất truyền đơn nhiều ngôn ngữ. Ví dụ như: một quốc
gia ở Euro có một dây tờ rơi bằng các thứ tiếng: Ả Rập, Bengal, Trung
Quốc, Hi Lạp, Gujarati,…thêm vào đó còn có cả tiếng Châu âu.
Những tổ chức lớn có thế mạnh sẽ có phòng thiết kế và sản xuất tờ
rơi, mẫu phiểu mẫu phiếu, tranh ảnh quảng cáo. Còn những tổ chức nhỏ,
chưa có đủ nguồn lực tài chính để lập ra các phòng này thì sẽ tìm những
lời khuyên từ các chuyên gia, sau đó sử dụng các dịch vụ tiếp xúc với
công ty đại chúng hoặc là nhà công cộng chuyên nghiệp. Đây là những
vấn đề quan trọng để thống kê giá trị của mẫu đơn, tranh ảnh quảng cáo và
tờ rơi
2.2.2 Các phương tiện thông tin đại chúng.
Báo, tạp chí, truyền thanh, truyền hình, các tập san chuyên nghiệp
v.v…mỗi loại theo cách riêng của nó đều đóng một vai trò quan trọng
6
trong toàn bộ những hoạt động PR của một cơ quan BHXH. Mỗi loại đều
có ưu điểm và khuyết điểm riêng và luôn cần được cân nhắc cẩn thận khi
sử dụng. Không một phương tiện thông tin đơn lẻ nào có thể đạt được tất
cả những ưu cầu của cơ quan BHXH chỉ bằng những nỗ lực trong hoạt
động PR. Điều này sẽ đạt được khi biết sử dụng cân đối, hài hoà tất cả các
phương tiện với các ưu điểm của chúng. Hầu hết các cơ quan BHXH, vào
lúc này hay lúc khác, sẽ nhận được một “ấn tượng xấu”,tạo ra sức ép đối
với cơ quan BHXH và đó là lúc mà ưu cầu phải có một lời giải thích
nhanh chóng và hiệu quả.Những sức ép này là một điều không thể tránh
khỏi trong mối quan hệ công chúng. Tuy nhiên, chính những sức ép xuất
phát từ phía công chúng này sẽ là nền tảng để tiến đến việc tiếp cận các
phương tiện thông tin đại chúng.
Với mỗi phương tiện thông tin, cho dù nó ở cấp quốc gia, cấp tỉnh
hay cấp địa phương thì đều là những phương tiện tốt và hiệu quả góp phần
tạo nên sự hợp tác gần gũi và gây dựng được mối quan hệ tích cực và bền
vững, nếu như mỗi cấp của cơ quan BHXH có thể hoạt động mở, công
khai với các phương tiện thông tin đại chúng liên kết với họ. Nhưng cũng
cần phải chú ý tới việc bảo mật thông tin cá nhân.
a. Báo, tạp chí, tập san.
Nhiều tờ báo và tạp chí mở ra những mục kiểu như “Mục phàn nàn”
hay “Đường dây nóng theo yêu cầu” và thường nhận được những lời chia
sẻ thẳng thắn của độc giả về các vấn đề liên quan đến bảo hiểm xã hội.
Một mối quan hệ làm việc thân thiết với các nhà xuất bản báo và tạp chí sẽ
khích lệ họ kiểm tra lại những lời phàn nàn của độc giả cùng về các cơ
quan bảo hiểm xã hội ở địa phương trước khi in ấn. Việc này không chỉ tạo
cơ hội cho các cơ quan này sửa lại những lỗi sai, mà còn giúp tờ báo hay
tờ tạp chí có thể lọc ra những lời phàn nàn được tạo ra một cách cố ý,
hoặc là quá cường điệu hoặc là không đúng sự thật
Nơi nào mà tồn tại mối quan hệ lỏng lẻo giữa tờ báo với cơ quan
bảo hiểm xã hội thì có thể ở đó tất cả lời phàn nàn đều được đưa ra mà
không cấn quan tâm tới độ chính xác và tính hợp lý của nó.
Hãy luôn nhớ rằng, trong giai đoạn đầu, giai đoạn tiên phong của
hoạt động PR, báo và tạp chí có thể là những phương tiện rất hữu hiệu để
tuyên truyền và giáo dục cho công. Một số cơ quan bảo hiểm xã hội có sự
sắp xếp với các tờ báo và những nhà xuất bản khác nhau nhằm đưa ra một
loạt các bài viết hàng tuần hoặc hàng tháng, mà mỗi bài viết nhấn mạnh
một khía cạch riêng của BHXH, ví dụ, một bài báo nói về chế độ chi trả
lợi tức sẽ đề cập đến các vấn đề như: những yêu cầu của nó là gì? Nhũng
cái gì có thể được chi trả? Việc nộp phí được thực hiện như thế nào?...Kiểu
tiếp cận này rất có ích khi có sự thay đổi lớn trong các chế độ BHXH. Ví
dụ như, chế độ lợi tức mới được ra đời lần đàu hay khi luật BHXH có sự
sửa đổi.
b.Truyền hình
7
Ở những quốc gia nơi mà truyền hình được phổ biến một cách rộng
rãi, phần lớn các hộ gia đình đều có một cái ti vi, thì phương tiện thông tin
đại chúng có thể trở thành một trong những phương tiện có giá trị trong
lĩnh vực giới thiệu và tuyên truyền về giáo dục. Điều này có thể thực hiện
bằng các kênh quảng cáo hoặc thông qua các bản tin hay các chương trình
sự kiện đương thời. Hiệu quả có thể sẽ lớn hơn nhiều nếu các thông tin về
BHXH được phát sóng ngay trước hoặc ngay sau một chương trình đang
được nhiều người đón xem, bởi vì tại những thời điểm như vậy thì có thể
đạt được số lượng người xem tối đa. Tuy nhiên truyền hình rõ ràng là sẽ
không có hiệu quả nếu như có quá ít hộ gia đình – có thể là chỉ những hộ
gia đình khá giả nhất - có tivi. Trong trường hợp đó, bất cứ một chương
trình nào, trong đó bao gồm cả những chương trình liên quan đến vấn đề
BHXH sẽ chỉ đến được với một tỉ lệ dân số rất nhỏ, trong đó có thể chủ
yếu chỉ bao gồm những người rất ít quan tâm và rất ít nhu cầu về thông tin
liên quan đến BHXH.
c. Truyền thanh
Ở nhiều quốc gia, đặc biệt là ở những quốc gia đang phát triển, rất
có thể là phát thanh dù là đài địa phương hay đài quốc gia thì có khả
nămg đến được với nhiều người hơn là tivi hay báo chí. Ở những nước
này, người ta nhận thấy rằng. Trong khi báo chí thường có xu hướng được
lưu thông ở thủ đô hoặc vài thành phố lớn thì đài phát thanh phổ biến hơn
rất nhiều, ngay cả ở vùng sâu, vùng xa. Những nước nghèo nhất cũng có
một lượng lớn người sở hữu hoặc có khả năng tiếp cận với radio. Việc phát
triển của hệ thống nạp điện trong radio khiến chúng hoạt động mà không
cần đến điện hay pin đã làm cho phương tiện này được phổ biến rộng rãi.
Thực tế là việc biết đọc hay biết viết không phải là một điều kiện để có thể
nghe được radio. Chính vì những lý do đó mà radio trở thành một công cụ
tuyệt vời trong việc phổ biến rộng rãi các thông tin, trong đó có cả các
thông tin liên quan đến BHXH tới một lượng lớn công chúng trong một
đất nước.
Chương trình truyền thanh thường thì sẽ có lợi hơn nếu được phát
sóng thường xuyên vào một thời điển nhất định để người nghe có thể đón
xem. Bằng cách làm như vậy lượng thính giả tiềm năng sẽ tăng lên và sẽ
càng tốt hơn, cũng giống như truyền hình đó là ở những thời điểm ở trước
hoặc sau các chương trình có lượng khám giả xem đông nhất.
d. Quan hệ với các phương tiện thông tin đại chúng.
Không nên nhấn mạnh một cách quá mức tầm quan trọng về mối
quan hệ với các phương tiện truyền thông. Điều quan trọng là có được sự
giúp đỡ và tin tưởng của những người tiếp xúc với cơ quan bảo hiễm xã
hội trong các phương tiện thông tin đại chúng và cơ quan bảo hiểm xã hội
phải tạo ra được những bước đi tích cực, vững chắc tại mỗi trình độ tổ
chức để đảm bảo những mối quan hệ trên là đồng minh (bạn) chứ không
phải kể thù. Cũng không thể nói rằng cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ sẵn sàng
8
làm bất cứ điều gì có thể để lấy lòng các phương tiện truyền thông hoặc trả
bất cứ giá nào để làm hài lòng họ. Các cơ quan bảo hiểm xã hội cần phải
được duy trì chất lượng cao, giữ vững những nguyên tắc cao nhất và trong
mọi tình huống phải cư xử bằng sự chân thành và lòng tự trọng trong khi
giải quyết các công việc với phương tiện thông tin đại chúng. Ví dụ, phải
vô cùng cẩn thận để tránh làm lộ những thông tin bí mật, dù vô ý hay cố ývề cá nhân. Cũng phải kiểm tra nguôn thông tin kỹ càng trước khi trả lời
một lời chỉ trích hay phàn nàn. Một điều quan trọng nữa là phải chắc chắn
phương tiện thông tin đại chúng cam kết là sẽ không cung cấp những
thông tin mà họ không được nắm giữ. Ví dụ như “một đoạn băng” hoặc
thông tin cá nhân về người viết tin và người cấp tin.
Tóm lại, đông đảo quần chúng phải tin tưởng rằng thông tin bí mật
của họ được bảo vệ an toàn và sẽ không có bất cứ sự rò rỉ thông tin nào
cho bên thứ ba. Điều đó không chỉ đạt được và duy trì được mức độ tin
tưởng như vậy mà cơ quan bảo hiểm xã hội còn nhận được sự tôn trọng
của quần chúng mà họ đang phục vụ.
2.2.3 Quảng cáo.
Cơ quan bảo hiểm xã hội cũng như tất cả các tổ chức khác trong khu
vực công cộng và khu vực tư nhân cần phải biết tận dụng quảng cáo. Có lẽ
điểm khác biệt lớn nhất là cơ quan bảo hiểm xã hội không quảng cáo để
bán sản phẩm mà nó quảng cáo nhằm giáo dục và tuyên truyền.
Mặc dù quảng cáo vẫn luôn là một hoạt động rất phát triển nhưng
cũng phải mất một thời gian để những chiến dịch quảng cáo trở thành một
loại hình rất hữu dụng của các phương tiện có liên quan tới công
cộng.Việc gia mắt một kế hoạch bảo hiểm xã hội mới, thay đổi thêm bớt
vào một kế hoạch đã có từ trước như thay đổi về tỉ lệ đóng góp và hưởng
lợi tức, thêm vào các thủ tục trong việc chi trả trợ cấp là một vài ví dụ của
những tình huống mà một chiến dịch quảng cáo được lên kế hoạch tốt có
thể có ích.
Công việc đầu tiên là lựa chọn phương tiện thông tin đại chúng nào
phù hợp nhất: báo chí, tạp chí, đài hay vô tuyến…để đưa ra các mục quảng
cáo. Mục tiêu đặt ra cho các mục quảng cáo là càng nhiều người biết đến
càng tốt vì vậy chúng có thể được đưa ra trên bất kỳ phương tiện nào miễn
là đạt được mục tiêu trên. Những phương tiện thương thu hút nhiều sự chú
ý của công chúng như tạp chí, đài, ti vi..bên cạnh đó một số phương tiện
cũng được sử dụng tuy nhiên khả năng thu hút sự chú ý của nó thấp hơn
như các áp phíc quảng cáo thương mại, những bảng ghi chú ở trung tâm
công cộng, các ảnh quảng cáo giao thông công cộng và những nơi mà có
khả năng tiếp cận với tất cả những người cần thêm thông tin về những
hoạt động có liên quan đến công cộng được nhắc đến trong phần này.
Có thể thấy, rất cần trí tưởng tượng và sự sang tạo trong quảng cáo
để vừa đạt được mục tiêu vừa có thể cung cấp các thông tin,sự hiểu biết tới
nhà đầu tư, người tham gia và cộng đồng trên phạm vi rộng.
9
2.3 Các phương thức tiếp cận mới của hoạt động PR.
2.3.1 Chiến dịch quảng bá thông tin.
Việc chấp nhận một phương thức tiếp cận mới với các phương tiện
thông tin đại chúng là một điểm quan trọng trong những hoạt động PR của
cơ quan bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên các phương tiện thông tin chỉ là một
trong nhiều con đường có khả năng phổ biến thông tin của cơ quan bảo
hiểm xã hội về những vấn đề có liên quan đến bảo hiểm xã hội.
Chiến dịch thông tin được đặc biệt dành riêng cho những thời điểm
phát triển mạnh mẽ của kế hoạch bảo hiểm xã hội. Như điểm bắt đầu của
một kế hoạch mới hay sự mở rộng, sự thay đổi một kế hoạch đang tồn tại.
Một chiến dịch sẽ bao gồm hầu hết nếu như không muốn nói là tất
cả những phương tiện quan hệ công chúng như đã đưa ra trên đây như: in
ấn, phát thanh, truyền hình, quảng cáo…Ngoài ra nó còn có thêm những
buổi nói chuyện, thuyết trình tới những tổ chức có lĩnh vực hoạt dộng rộng
như hiệp hội thương mại, những chủ sử dụng lao động, những hiệp hội
đoàn thể hay những nhóm người có sức ép với Chính phủ, đặc biệt là
những quỹ tín dụng và nhiều tổ chức khác nữa ở tất cả các cấp từ Trung
ương, đến địa phương.
Loại chiến dịch này nhất thiết phải có một kế hoạch cẩn thận, thiết
kế tốt, sự phát triển cao và sự kết hợp đầy đủ. Một điều cần thiết nữa là tất
cả những vấn đề rắc rối trong bài thuyết minh của bất kỳ một phần nào của
chiến dịch đều cần được thông tin và tuyên truyền một cách đầy đủ.
Một điều quan trọng để chắc chắn tất cả các nhân viên của các cơ
quan bảo hiểm xã hội đều được biết về chiến dịch và mục đích của nó để
họ có thể chuẩn bị trước cho những câu hỏi chất vấn mà các thành viên
của tổ chức xã hội có thể đưa ra.
Một chiến dịch thông tin thành công là phải đạt kết quả cao hơn
mục tiêu ban đầu – đưa ra thông tin và tính giáo dục. Nó cũng còn đưa ra
cơ hội gây ấn tượng đối với các nhà đầu tư và tạo ra sự tin cậy từ các tổ
chức xã hội trong cộng đồng nói chung.
2.3.2 Những tổ giúp đỡ ( những bàn giúp đỡ).
Những tổ chức giúp đỡ là một phương thức mới khác để tìm kiếm
sự quan tâm của công chúng đặc biệt là ở cấp địa phương… Chúng có thể
được đặt ở hầu hết mọi nơi nhưng hiệu quả nhất là những khu vực công
cộng mà thu hút được số lượng lớn người dân như khu mua sắm, khu chợ
địa phương, thư viện, trung tâm triển lãm, các bến đỗ xe bus hay ga tầu
hoả. Việc đặt chúng ở đó nhằm cung cấp sự tiếp xúc giữa người lao động
với cơ quan bảo hiểm xã hội và những thành viên khác của cộng đồng.
Một số tổ giúp đỡ có thể được đặt cố định, lâu dài ở một địa điểm
nào đó nhưng thường thì chúng khá tạm thời và thay đổi trong thời gian
ngắn. Chúng có thể được thành lập đơn giản bằng việc sử dụng rất ít trang
thiết bị thông thường một tổ giúp đỡ chỉ cần có 1 hoặc 2 người có hiểu biềt
10
và kinh nghiệp về bảo hiểm xã hội, 1 bàn làm việc, 1 ghế, 1 bảng thông
báo và những tờ rơi được cung cấp thường xuyên. Đây là phương pháp
tiện lợi để cung cấp thông tin tới các thành viên trong cộng đồng trong đó
bao gồm cả người hưởng lợi tức và người đóng góp bảo hiểm xã hội chính
vì vậy đây là một công cụ hữu hiệu của cơ quan bảo hiểm xã hội.
Điểm quan trọng nữa của những tổ giúp đỡ này là chúng tách lập
với cơ quan bảo xã hội do đó có thể giúp đỡ tất cả mọi người, với bất kỳ lý
do gì mà không muốn tới văn phòng bảo hiểm xã hội. Một vài cơ quan bảo
hiểm xã hội đã phát triển ý tưởng này và mở rộng xa hơn tính năng, linh
động của nó bằng việc cung cấp thông tin di động. Thông qua việc sử
dụng phương tiện giao thông ở đó có văn phòng cơ quan bảo hiểm xã hội
ảo hoặc đơn giản là chiếc ô tô, xe tải nhỏ cung cấp tở rơi. Những đơn vị đó
di chuyển qua các làng vào những ngày nhất định, để tiếp xúc với những
người không thể đến cơ quan bảo hiểm xã hội. Ngoài ra, còn có thể sử
dụng các phương tiện di động khác như thư viện lưu động, phòng khám
lưu động…
2.3.3 Phát hành nội bộ.
Phát hành nội bộ là việc xuất bản những sách báo bên trong cơ quan
bảo hiểm xã hội với mục đích là giữ cho các nhân viên trong tổ chức có
được những thông tin về những hoạt động của tổ chức mình. Nhiều khi nó
được đưa ra dưới dạng tạp chí nội bộ, chuyên san nội bộ giống như những
sách báo xuất bản nói chung. Nó đóng góp một vai trò quan trọng trong
việc giữ cho nhân viên của cơ quan được cập nhật những thay đổi đang
diễn ra trong cơ quan mình
Ở những cơ quan bảo hiểm xã hội có quy mô lớn, nhiều nhân viên
sẽ được đào tạo chuyên sâu trong hoạt động quan hệ nội bộ. Ví dụ như,
việc kiểm tra và ghi nhận việc chuyển tiền đóng phí của khách hàng, liên
hệ với những khách hàng thường xuyên. Do vậy, nhân viên có thể gặp phải
những khó khăn để theo kịp với sự phát triển của những bộ phận khác
không nằm trong công việc của họ. Đây cũng là vấn đề rất quan trọng vì
vậy, tổ chức cần có những nỗ lực để giúp cho nhân viên của mình thường
xuyên có được những hiểu biết về những hoạt động đang diễn ra trong tổ
chức. Trong đó bao gồm cả việc nâng cao hiểu biết của họ trong hoạt động
quan hệ công chúng. Những nhân viên mà thường xuyên phải tiếp xúc với
khách hàng thì điều đó thực sự là cần thiết do đó họ cần có những hiểu
biết tốt về công ty. Những tạp chí và ấn phẩm nội bộ đóng vai trò quan
trọng trong những công việc phải làm này, ngay cả khi nhân lực có hạn.
Ngoài ra, mục tiêu trước mắt của tổ chức đó là giúp cho nhân viên
cập nhập và hiểu biết tốt về tổ chức. Bằng bất cứ cách nào thì phát hành
nội bộ vẫn góp phần quan trọng trong việc nâng cao và duy trì sự nhiệt
tình của nhân viên. Thêm vào đó, nó còn củng cố thêm kiến thức cho nhân
viên về hoạt động của tổ chức.
11
Hiện nay, phát hành nội bộ chỉ mới ở mức độ đơn giản, rẻ tiền và
lưu hành nội bộ. Còn những ấn phẩm phát hành ra bên ngoài được in bởi
những công ty in thì chi phí có thể tốn kém hơn nhưng đó không phải là
trở ngại đối với tổ chức bởi nhiều ấn phẩm đã mang cả thông điệp quảng
cáo. Điều này rất có lợi cho tổ chức vì họ sẽ không mất thêm khoản chi
phí quảng cáo. Thu nhập từ việc này có thể giúp cho tổ chứcbù đắp được
chi phí của việc in ấn và phân phối ấn phẩm ra công chúng.
2.3.4 Vai trò của đào tạo đội ngũ nhân viên làm PR.
Đào tạo nhân viên của cơ quan BHXH có tác động trực tiếp và gián
tiếp đến hoạt động quan hệ công chúng. Đặc biệt là các nhân viên được
sắp xếp vào những vị trí, công việc có sự tiếp xúc với người tham gia bảo
hiểm, người thụ hưỏng quyền lợi bảo hiểm và các thành viên của công
chúng nói chung. Cho dù sự liên hệ đó là trực tiếp, qua điện thoại hay qua
thư tín thì nó cũng là một phần công việc rất quan trọng hàng ngày và
trong tương lai của các cơ quan bảo hiểm xã hội
Bất kỳ một hình thức đào tạo nào để đội ngũ nhân viên đảm nhận có
thể thực hiện được công việc của họ, cho dù đó là đào tạo cơ bản, đào tạo
hướng nghiệp, đào tạo kỹ thuật hay đào tạo chuyên sâu đều có những mối
liên hệ với những công việc trong tương lai liên quan đến sự giao tiếp với
công chúng. Bởi vậy, tất cả sự đào tạo được cung cấp bởi cơ quan bảo
hiểm xã hội đều có khả năng ảnh hưởng tới phương pháp mà đội ngũ nhân
viên liên hệ với công chúng.
Bằng sự phát triển những chương trình đào tạo nội bộ, thường là
những khoá đào tạo về việc chăm sóc khách hàng cho những nhân viên
trực tiếp tiếp xúc với khách hàng. Nó đã tác động trực tiếp và tích cực đến
hoạt động quan hệ công chúng của tổ chức. Chương trình này đào tạo cho
nhân viên những phương thức tư vấn khách hàng, viết thư tay cho khách
hàng, phương thức giao dịch qua điện thoại. Và đôi khi họ còn được đào
tạo những kỹ năng đặc biệt chẳng hạn như cách an ủi, hỏi thăm những
khách hàng có người thân bị mất. Những kỹ năng này có thể được đào tạo
riêng trong một khóa đào tạo hoặc có thể đi kèm với những khoá đào tạo
nghiệp vụ hoặc kỹ năng…
Bên cạnh đó, khoá huấn luyện còn đào tạo cho nhân viên cách giao
tiếp và tư vấn cho khách hàng. Cách giao tiếp và tư vấn cho khách hàng là
yêu cầu kỹ thuật, kỹ năng hết sức cần thiết. Bởi vì khả năng đó không phải
ai cũng có được,ở một số người nó là một khả năng vốn có. Song hầu hết
thì không được như vậy, họ sẽ được đào tạo và có thể cải thiện được điều
đó. Hiệu quả tư vấn khách hàng có thể được cải thiện đáng kể qua những
khoá đào tạo “tư vấn khách hàng” cho những nhân viên sẽ phải tiếp xúc
thường xuyên với khách hàng. Ở những cơ quan bảo hiểm xã hội lớn có
thể sử dụng luôn nhân viên của tổ chức, cho họ đảm nhận những khoá đào
tạo đó. Tuy nhiên trong những tổ chức nhỏ thì cần phải có sự hỗ trợ từ bên
ngoài. Song một trong những sai lầm lớn nhất mà một vài cơ quan bảo
12
hiểm xã hội có thể mắc phải trong những khoá đào tạo đó là gần như toàn
bộ hoạt động quan hệ công chúng là quá rộng và không tính toán được đào
tạo cái gì là cần thiết cho tổ chức.
2.4 Thực trạng hoạt động PR ở cơ quan BHXH.
Dựa vào quyết định số 606/1995/QĐ-TTg về việc ban hành quy chế
tổ chức và hoạt động của bảo hiểm Bảo hiểm xã hội Việt Nam ta có thể
thấy trong cơ cấu tổ chức bảo hiểm xã hội không có phòng ban nao
chuyên về hoạt động PR thì đến năm 2002, theo nghị định của chính phủ
số 100/2002/NĐ-CP ngày 6 tháng 12 năm 2002 về quy định chức năng
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã
có những phòng ban chuyên về hoạt động PR như:
+ Ban truyên truyền bảo hiểm xã hội
+ Báo bảo hiểm xã hội.
+ Tạp chí bảo hiểm xã hội
Trên mạng hiện nay có trang website dành riêng cho bảo hiểm xã hội
như
http://www.bhxhhcm.org.vn/default.aspx
http://www.baohiem.pro.vn/
Do BHXH là một chính sách của nhà nước,phần lớn các chế độ
trong BHXH đều mang tính chất bắt buộc nên hoạt động PR chưa thựac sự
được xem trọng trong bảo hiểm xã hội. Trong khi các doanh nghiệp bảo
hiểm thương mại rất coi trọng vấn đề này thì thì BHXH dường như lại
thực hiện hoạt động này khá mờ nhạt.
Các thông tin về BHXH thường rất ít khi được đưa lên các phưong
tiện thông tin đại chúng đặc biệt là các chương trình quảng cáo. Nó thường
chỉ được thông báo khi có những sự kiện thay đổi có thể làm ảnh hưởng
tới quyền lợi hay nghĩa vụ của các bên tham gia như: Ban hành luật
BHXH mới, ban hành các văn bản hướng dẫn, những vướng mắc trong chi
trả BHXH cũng như vướng mắc về bảo hiểm xã hội…
Tuy nhiên, cùng với việc thành lập hẳn một phòng ban chuyên về
báo bảo hiểm xã hội, tạp chí BHXH. BHXH đã đưa ra hẳn một tờ báo
riêng của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho những người quan tâm tới
BHXH có thể tìm hiểu về những vấn đề có liên quan đến bảo hiểm xã hội
như: việc thực hiện các chế độ trong bảo hiểm xã hội ở từng địa phương
và trong cả nước…
Bên cạnh đó, các phương tiện như: mẫu phiếu, tờ rơi, tranh ảnh
quảng cáo dường như cũng không được sử dụng đến trong BHXH ở nước
ta.
Có lẽ hình thức tuyên truyền về BHXH phổ biến nhất đó là thông
qua người chủ sử dụng.Những người chủ sử dụng lao động đóng vai trò
như một đại lý trong BHXH, vừa tuyên truyền về BHXH, vừa đứng ra thu
tiền đóng BHXH từ người lao động và có trách nhiệm nộp số tiền đóng
góp này cho cơ quan BHXH.
13
2.5 Giải pháp để tăng cường hoạt động PR ở cơ quan BHXH.
* Ở cấp trung ương:
- Tăng cường vai trò và chức năng của các phòng: ban tuyên truyền
bào hiển xã hội, báo bảo hiểm xã hội và tạp chí bảo hiểm xã hội.
- Cần có chương trình, kế hoạch phổ biến kiến thức về sự cần thiết
của bảo hiểm xã hội, phổ biến sâu rộng, tính toán hiệu quả mức chi phù
hợp cho mỗi chương trình.
- Tăng cường các hoạt động PR cho các đơn vị cấp dưới như: đào tạo
hoạt động PR cho cơ quan cấp dưới, chủ sử dụng lao động; chi trả cho
các hoạt động tuyên truyền tới cấp dưới và người chủ sử dụng lao động
một cách hợp lý.
- Cân nhắc việc thành lập các phòng ban tuyền về bảo hiểm xã hội
cho các cơ quan bảo hiểm xã hội cấp dưới.
- Tăng cường xuất bản, phân phối các ấn phẩm như: báo, tạp chí…
đồng thời liên tục cập nhật các thay đổi, quy định mới về bảo hiểm xã hội
cũng như các hoạt động khác của bảo hiểm xã hội trên các phương tiện
thông tin đại chúng như: TV, đài….
- Kiểm tra, đánh giá hiệu quả của hoạt động PR trong từng khoảng
thời gian nhất định. Ví dụ như đánh giá hiệu quả của hoạt động PR trong
dài hạn thể hiện qua tỉ lệ người tham gia bảo hiểm ở các cấp.
* Cấp cơ sở:
- Phối hợp với đông đảo các đoàn thể, tổ chức xã hội thực hiện chức
năng nhiệm vụ của mình do cơ quan cấp trên giao phó.
- Tăng cường hoạt động tiếp xúc, gặp gỡ, giải đáp thắc mắc của
người lao động về việc tham gia và hưởng bảo hiểm xã hội.
- Sử dụng các công cụ như: tờ rơi, áp phích, mẫu phiếu… phù hợp
với khả năng tài chính của từng cơ quan bảo hiểm xã hội để tuyên truyền
sâu rộng hơn về bảo hiểm xã hội đến người dân.
- Đánh giá hiệu quả hoạt động tuyên truyền của cấp cơ sở trong từng
khoảng thời gian nhất định.
14
- Xem thêm -