Tài liệu Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ bộ giao thông vận tải thực trạng và giải pháp

ĐẠI H Ọ C QUỐC GIA HÀ NỘI T R Ư Ờ N G ĐAI H O C K H O A H O C XÃ H Ô I VÀ NH ÂN VĂN NGUYỄN KIM DUNG THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO Lưu TRỮ B ộ GIAO THÔNG VẬN TẢĨ - THỤC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP • • • C h u y ê n n g àn h : Lưu trữ (Lưu trữ h ọ c v à tư liệu h ọ c ) Mã số: 603224 LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC LUU TRỮ (LUU TRỮHỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC) NGUỜIHUỚNG DẪN KHOA HỌC: Phó Giáo sư, Tiến sĩ Dương Văn Khảm HÀ NỘI, 2006 LỜI CAM ĐOAN Bản luận văn này được xây dựng trên cơ sở độc lập nghiên cứu các tài liệu có liên quan, các công trình nghiên cứu khoa học và khảo sát thực tế tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Giao thông Vận tải. Tôi xin cam đoan những nội dung của luận văn không phải là sản phẩm của sự sao chép. rp S »9 Tác giá N guyễn Kim Dung MỤC LỤC P H Ẩ N M Ở Đ Ầ U .......................................................................................................... 3 1. Mục đích ý nghĩa của đề t à i ...................................................................................... 3 2. Mục tiêu của đề t à i .......................................................................................................5 3. Phạm vi nghiên c ứ u ..................................................................................................... 6 4. Đối tượng nghiên c ứ u .................................................................................................. 6 5. Lịch sử nghiên c ứ u ...................................................................................................... 6 6. Các nguồn tư liệu, tài liệu tham k h ả o ......................................................................8 7. Phương pháp nghiên c ứ u ............................................................................................ 8 8. Đ óng góp của luận v ă n ............................................................................................... 9 9. Bố cục của luận v ă n ..................................................................................................... 9 C H Ư Ơ N G 1: C ơ S Ở L Ý L U Ậ N V Ể C Ô N G T Á C T H U T H Ậ P , B ổ SU N G TÀI L I Ệ U V À O C Á C C Á C LƯU T R Ữ ................................................................ 11 !. 1. Khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ ....................................................... 11 1.2. Mục đích, ý nghĩa của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu t r ữ ...............16 1.3. Phân cấp thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu lưu t r ữ .............................. 17 1.3.!. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ hiện hành ..................20 1.3.1. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ lịch s ử ......................... 21 1.4. Những yêu cầu mới về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ trong giai đoạn hiện nay ........................................................................................................... 21 C H Ư Ơ N G 2: T H Ụ C T R Ạ N G C Ô N G T Á C T H U T H Ậ P , B ổ SU N G T À I L IỆ U V Ả Í) L Ư U T R Ử B ộ G IA O T H Ô N G VẬN T Ả I .............................. 28 2.1. K h á i q u á t về c h ú c n ă n g , n h iệm vụ, tổ chức bộ m á y của Bộ G iao (hông V ận t ả i .............................................................................................................................. 28 2. ỉ . 1. Vài nét về lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Giao thông Vận tải 28 2.! .2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Giao thông Vận tải................ 29 2. ỉ .3. Cơ cấu lổ chức của Bộ Giao thông Vận íái................................................. 31 2.2. T h à n h p h ầ n tài liệu h ìn h t h à n h t r o n g q u á tr ìn h h o ạ i độ n g của các dơ n vị, tổ c h ứ c th u ộ c ỉìộ G ia o th ô n g V ận t ả i .....................................................34 2.2. ỉ . Tài liệu hành c h ín h .............................................................................................34 2.2.2. Tài liệu khoa học kỹ th u ậ t.................................................................................. 37 2.2.3. Tài liệu điện tủ'....................................................................................................... 42 2.2.4. Tài liệu nghe n h ìn ................................................................................................. 44 2.3. L ư u t r ữ Bộ G ia o th ò n g V ận tải- T ổ chức có chức n ă n g q u ả n lý tài liệu c ủ a các đ ơ n vị, tổ chức th u ộ c B ộ .............................................................................. 44 2.3.1. Chức năng, nhiệm v ụ ........................................................................................... 44 2.3.2. Cơ sớ vật c h ấ t ........................................................................................................ 48 2.3.3. Đội ngũ cán b ộ ...................................................................................................... 50 2.4. N h ữ n g q u y đ ịn h và hướng d ả n c ủ a N h à nước về công tác th u th ậ p và bố su n g tài l i ệ u .................................................................................................................53 2.5. T ìn h h ìn h th u th ậ p , bổ su n g tài liệu vào L ư u t r ữ Bộ G iao th ô n g V ận t ả i ...........................................................................................................................................57 2.5.1. Những chỉ đạo, hướng dẫn trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ G iao thông Vận t ả i .................................................................................... 58 2.5.2. Tổ chức thực hiện và kết quả đạt được trong công tác thu thập, bổ sung tài liệ u .......................................................................................................................... ..... 64 C H Ư Ơ N G 3: N H Ữ N G G IẢ I P H Á P T R O N G C Ô N G T Á C T H U T H Ậ P , BỔ S U N G T À I L IỆ U V À O LƯU T R Ữ B Ộ G IA O T H Ô N G VẬ N T Ả I 73 3.1. Kiện toàn hệ thống văn bản quy định vẻ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.. 73 3.2. Xác định nguồn và thành phần lài liệu phông lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải.... 79 3.3. Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện cơ q u a n ...................... 81 3.4. Mở lớp tập huấn thu thập và bổ sung tài liệu vào các lưu t r ữ ....................82 3.5. Ban hành các quy định thu thập, hổ sung tài liệu điện tử ............................ 84 P H Ẩ N K Ế T L U Ậ N ........................................................................................................ 87 P H Ụ L Ụ C ......................................................................................................................... 89 T Ả Ĩ L IÊ U T H A M K H Ả O ......................................................................................... 138 1 PHẦN MỞ ĐÂU / . M ụ c đ í c h , Vn g h ĩ a c ủ a đ ể t à i . Tài liệu lưu trữ là di sán văn hoá của dân tộc, bởi trong đó, nó chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh các thành tựu lao động sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện lịch sử hoặc những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hoá nổi tiếng. Đây là những thông tin có tính chính xác cao vì nó là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị. Chính vì thế, người ta có thể sử dụng nguồn tài liệu này vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội như: chính trị, kinh tế, văn hoá- xã hội, khoa học... Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của tài liệu lun trữ, ngay từ những ngày đầu của Nhà nước dân chủ nhân dân, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ. Trước hết, phải kể đến Thông đạt số IC/ VP ngày 3 tháng 1 năm 1946 gửi các Bộ trưởng Chính phủ. Trong đó, Hổ Chủ tịch khẳng định: Tài liệu lưu trữ “có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết Quốc gia” và nêu rõ: cấm các cơ quan, công sở, viên chức tự tiện huỷ bỏ hổ sơ, tài liệu lưu trữ, "những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ" [38/257], Qua đây, chúng ta thấy rằng, ngay từ rất sớm, Nhà nước ta đã nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và cône tác lưu trữ. Bước đầu Đ ảng và Nhà nước đã có những chủ trương, biện pháp để thu thập và bảo quản tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ sau này. Tại Hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Q uyết định của Ban Bí thư trung ương Đ ảng về Phông lưu trữ Đáng cộng sản Việt Nam, đồng chí Lê Khả Phiêu nguyên T ổng Bí thư Đ ảng cộng sản Việt Nam đã khẳng định: “ Tài liệu lưu trữ phải được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất trong hệ thống các c ơ quan lưu trữ của Nhà nước và của Đ ảng cộng sản nhằm bảo vệ an toàn và khai thác sử dụng có hiệu qua lài liệu lưu trữ vì lợi ích của dân tộc và của cách m ạ n g ” [ 1/2]. Nhiệm vụ này đòi hỏi ngành lưu trữ phải cố gắng không ngùng 3 trong quá trình đổi mói và hoàn thiện công tác của mình. Đ ặc biệt, ở đáy, chủng tôi m uốn nhấn mạnh tới công tác thu thập và bổ sung tài liệu, một trong những nghiệp vụ quan trọng có vai trò lớn trong việc thúc đẩy công tác lưu trữ phát triển. Đất nước ta đang trên đà phát triển, sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá đã và đang đạt được những thành tựu đáng kể. Các cơ quan từ trung ương đến địa phương đang dần được kiện toàn về tổ chức, đổi mới phương thức làm việc. Chính trong quá trình này, tài liệu được hình thành ra trong hoạt động điều hành và quản lý không ngừng tăng lên về số lượng, đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung. Bởi vậy, nếu không có chỉ đạo về công tác lưu trữ nói chung, thu thập bổ sung tài liệu nói riêng thì sẽ mất đi nhiều tài liệu có giá trị và việc tổ chức sử dụng tài liệu sẽ không đáp ứng được nhu cầu thực tế của xã hội. Bộ Giao thông Vận tải là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về giao thông đường bộ, đường sắt, đường sông, hàng hải và hàng không trong phạm vi cá nước; quán !ý nhà nước các dịch vụ và thực hiện chủ sở hữu phần vón của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước thuộc Bộ quản lý theo quy định của pháp luật [29/1]. Trong những năm qua, được sự quan lâm của Đ ảng và Nhà nước ngành giao thông vận tải đã có những bước tiên bộ vượt bậc. Hàng loạt công trình giao thông được m ọc lên trên khắp mọi miền của tổ quốc. Đây là những thành công không nhỏ góp phần vào tiến trình hội nhập của đất nước. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, ngành giao thông vận tái hiện nay cũng đang đứng trước một thực trạng đáng báo động, đòi hỏi các ngành, các cấp phải có sự quan tâm đặc biệt như: tai nạn giao thông và nạn tham nhũng đã và đang diễn ra hàng ngày, hàng giờ... Tất cả những vấn đề nêu trên đều được phản ánh rõ nét trong tài liệu lưu trữ. Bởi vậy, đây là nguồn tài liệu có giá trị, không chí trong hoạt động của ngành giao thông mà còn có ý nghĩa lớn đối với sự phát triển của quốc gia. Chính vì thế, việc thu thập, bổ sung và bảo quán an toàn khối tài liệu này không chí là trách của ngành mà còn là trách nhiệm của nhiều cơ quan nhà nước khác. 4 Thực hiện các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ, Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải trong thời gian gần đây đã có nhiều tiến bộ như: Chỉnh lý khoa học kỹ thuật khối tài liệu được thu thập và bổ sung vào kho, trang bị cơ so' vật chãi hiện đại phục vụ cho công tác thu thập, bổ sung và bảo quản tài liệu, ban hành được một số văn bản quy định vé công tác văn thư, lưu trữ... Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác lưu trữ của Bộ vẫn còn bộc lộ những hạn c h ế về thu thập, hổ sung tài liệu lưu trữ như: chưa có hệ thống văn hán hoàn chinh quy định về công tác lưu trữ nói chung, công tác thu thập và bổ sung lài liệu nói riêng, thành phần giao nộp còn thiếu, chưa hoàn chỉnh, nhiều tài liệu khi giao nộp còn chưa được lập thành hồ sơ. M ặt khác, với sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, tài liệu lưu trữ điện tử đang được hình thành, nhưng thực tế Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải lại chưa có biện pháp hữu hiệu đê thu thập, quán lv loại hình tài liệu này. Từ đó, đã dẫn đến những hậu quả không thể tránh khỏi là tài liệu bị thất lạc, m ất mát, hư hỏng và việc phục vụ khai thác tài liệu không đạt hiệu quả cao. Từ thực trạng này, chúng tỏi đã chọn vấn đề: "Thu thập, bổ sung tài liệu v ào Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải - Thực trạng và giải pháp" làm luận văn thạc sĩ chuyên ngành " Lưu trữ học và Tư liệu học" của mình. T hông qua đề tài này, chúng tôi hy vọng các cấp lãnh đạo, quán lý trong ngành Giao thông vận tái hiểu và quan tâm đến công tác lưu trữ của cơ quan m ình nhiều hơn nữa nhằm hoàn thiện Lưu trữ Bộ Cĩiao thông Vận tải nói riêng, hướng tới sự nghiệp lưu trữ nói chung. 2, M ụ c t i ê u c ủ a đ ê t à i Mục tiêu chủ yếu m à luận văn chúng tôi m uốn hướng tới là những nội dung sau đây: - Nghiên cứu lý luận chung về thu thập, bổ sung íài liệu vào các lưu trữ và những yêu cầu mới trong lý luận về công tác này. - Nghiên cun về nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ G iao thông vận lái. 5 Tim hiếu về thực trạng công tác lưu trữ nói chung, thu thập bổ sung lài 1ện nói ricng tại Lưu trữ Bộ Giao Vận tủi. - Đề xuất các giải pháp, hiện pháp đê công tác thu thập và bổ sung tài liệu Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải đạt hiệu quả nhất. 3. P h ạ m vi n g h iê n cứ u Bộ Giao thông Vận tải có phạm vi hoạt động rộng, chức năng nhiệm vụ có á ih hướng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của xã hội. Bởi vậy, tài liệu được lính thành ra trong hoạt động của Bộ chiếm m ột khối lượng tương đối lớn t n n g phóng Lưu trữ nhà nước Việt Nam. Trong phạm vi của luận văn này, chúng tôi tập trung nghiên cứu về những đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong ngành Giao thông vận tải (Văn phòng, cíc Vu. Thanh tra, Ban quản lý dự án) và tài liệu được hình thành ra ở chính nl ững đơn vị. tổ chức đó (tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật và tài licu điện lử, tài liệu nghe nhìn). 4. Đ ối tu ọ n g n g h iê n c ứ u Niũrnu đối lượng mà chúng tôi tạp trung nghiên cứu trong luận văn bao g ân : - Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải; - Các đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản ]ý Nhà nước nginh giao thông vận tải và những tài liệu được hình thành ra ở những đơn vị, tổ :hức này. 5. L ịch s ử n g h iê n cứ u . Đối với chúng tôi, đề tài luận văn này không hoàn toàn mới mẻ. Trước chi ng tôi dã có nhiều giáo trình và đề tài nghiên cứu về vấn đề này. Trước hết về lý luận chung: Công lác thu thập, bổ sung tài liệu đã được đề cập đến trong các cuốn giáo trình chuyên ngành Lưu trữ như: " Lý luận và thực tiễr công lác Lưu trữ" (Vương Đình Quyền - Chủ biên); “Phương pháp lựa chẹn và loai huỷ tài liệu ở các CO' quan”- Dương V ăn Khám; "Giáo trình Lưu 6 trữ" (Trường T rurụ học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn Phòng I). Tiếp đó, là những đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã tập trung nghiên cứu giải quyết từng khía cạnh cụ thể thuộc lĩnh vực thu Ihập bổ sung tài liệu. Các đề tài đó là: "Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam" (Vương Đình Quyền - Chủ nhiệm); "Cơ sớ khoa học của việc xác định giá trị tài liệu quản lý nhà nước thời kỳ Dân chủ nhân dân và Xã hội chủ nghĩa để lựa chọn, hổ sung vào Trunc làm lưu trữ Quốc gia" (Dương Văn Khảm - Chu nhiệm); "Xác định thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để bảo quản tại phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam" (Nguyễn Cảnh Đương- Chủ nhiệm); "Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản lý Nhà nước) vào kho lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh" (Nguyễn Quang Lệ - Chủ nhiệm)... Một số khoá luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học của sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng cũng đã đề cập đến vấn đề này như: "Vấn đề bổ sung lài liệu vào Lưu trữ tỉnh Hà Tây" (Trịnh Ngọc Hùng - Khoá luận tốt nghiệp năm 1998); "Về công tác bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IIỈ" (Trần Quang Hồng- Khoá luận tốt nghiệp năm 1998); "Nhận xét về công tác thu thập, bổ sung tài liệu của Trung tầm Lưu trữ Quốc gia III" (Nguyên Thị T huỳ Dương- Khoá luận tốt nghiệp năm 2003); "Xác định giá trị và bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính" (Trần Thị Hương- Khoá luận tốt nghiệp năm 200 3); "Tìm hiểu về công tác thu thập và bổ sung tài liệu ở phòng Lưu trữ Bộ G iáo dục và Đào tạo" (Bùi Thị Thu Hà- khoá luận tốt nghiệp năm 2004); "Cơ sở lý luận và thực tiễn về xác định nguồn tài liệu bổ sung vào Trung tàm lưu trữ tinh ,thành phố trực thuộc Trung ương” (Đào Đức ThuậnBáo cáo Khoa học lần thứ IV tại khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng năm 2000)... Đặc biệt liên quan đến nội dung thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ còn có luận văn của thạc sĩ Trần Quang Hồng với đề tài: "Bổ sung tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ lỉnh - Thực trạng và giải pháp" . Ngoài ra, liên quan đến lĩnh vực này, còn có nhiều bài viết, bài nghiên cứu trên tạp chí chuyên ngành và các sách báo khác. 7 - Tìm hiểu về thực trạng công tác ỉưn trữ nói chung, thu thập bổ sung tài liệu nói riêng tại Lưu trữ Bộ Giao Vận tái. - Dè xuất các giải pháp, biện pháp đê công tác thu thập và bổ sung tài liệu Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải đạt hiệu quả nhất. 3. P h ạ m vi n g h iê n cứ u Bộ Giao thông Vận tải có phạm vi hoạt động rộng, chức năng nhiệm vụ có anh hướng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của xã hội. Bởi vậy, tài liệu được hình thành ra trong hoạt động của Bộ chiếm một khối lượng tương đối lớn trong phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam. Trong phạm vi của luận văn này, chúng tôi tập trung nghiên cứu về những đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong ngành Giao thông vận tải (Văn phòng, các Vu, Thanh tra, Ban quản lý dự án) và tài liệu được hình thành ra ở chính những dơn vị, tổ chức đó (tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật và tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn). 4. Đ ỏ i tư ợ n g n g h iê n cứ u Nhũĩm đối tượng mà chúng tôi tập irung nghiên cứu trong luận văn bao gồm : - Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tái; - Các đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý N hà nước ngành giao thông vận tái và những tài liệu được hình thành ra ở những đưn vị, tổ chức này. 5. L ịc h s ử n g h iê n cứu. Đối với chúng tôi, đề tài luận văn này không hoàn toàn mới mẻ. Trước chúng tôi đã có nhiều giáo trình và dề tài nghiên cứu về vấn đề này. Trước hết về lv luận chung: Công lác thu thập, bổ sung tài liệu đã được đề cập đến trong các cuốn giáo trình chuyên ngành Lưu trữ như: " Lý luận và thực tiễn công tác Lưu trữ" (Vương Đình Quyén - Chu biên); “Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ờ các cơ q uan”- Dương Văn Khảm; "Giáo trình Lun 6 irữ" (Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn Phòng I). Tiếp đó, là những dề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã tập trung nghiên cứu giải quyết từng khía cạnh cụ thế thuộc lĩnh vực thu thập bổ sung tài liệu. Các đề tài đó là: "Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam" (Vương Đình Quyền - Chủ nhiệm); "Cơ sở khoa học của việc xác định giá trị tài liệu quản lý nhà nước thời kv Dân chủ nhân dân và Xã hội chủ nghĩa để lựa chọn, bổ sung vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia" (Dương Văn Kham - Chủ nhiệm); "Xác định thành phần tài liệu thiết k ế xây dựng cần nộp để bảo quản tại phông lưu trữ Ọuốc gia Việt Nam" (Nguyễn c ả n h Đương- Chủ nhiệm); "Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản lý Nhà nước) vào kho lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh" (Nguyễn Quang Lệ - Chủ nhiệm)... Một số khoá luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học của sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng cũng đã đề cập đến vấn đề này như: "Vấn đề hổ sung tài liệu vào Lun trữ tinh Hà Tày" (Trịnh Ngọc Hùng - Khoá luận tốt nghiệp năm 1998); "Về công tác bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia ííĩ" (Trán Ọ uang Hồng- Khoá luận tốt nghiệp năm 1998); "Nhận xét về công tác thu thập, bổ sung tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III" (Nguyễn Thị Thu ỳ Dương- Khoá luận tốl nghiệp năm 2003); "Xác định giá trị và bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính" (Trần Thị Hương- Khoá luận tốt nghiệp năm 2003); "Tìm hiểu về công tác thu thập và bổ sung tài liệu ở phòng Lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo" (Bùi Thị Thu Hà- khoá luận tốt nghiệp năm 2004); "Cơ sở lý luận và thực tiền về xác định nguồn tài liệu bổ sung vào Trung tàm lưu trữ tỉnh ,thành phố trực thuộc Trung ương” (Đào Đức ThuạnBáo cáo Khoa học lần thứ IV tại khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng năm 2000)... Đặc biệt liên quan đến nội dung thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ còn có luận văn của thạc sĩ Trần Quang H ồng với đề tài: "Bổ sung tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ tỉnh - Thực trạng và giải pháp" . Ngoài ra, liên quan đến lĩnh vực này, còn có nhiều bài viết, bài nghiên cứu trên tạp chí chuyên ngành và các sách háo khác. 7 Nhìn chung, những văn đề, khía cạnh mà các đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp, các bài viết trên báo, tạp chí lưu trữ đề cập tương đối nhiều và khá chi tiết nhưng nhìn chung chỉ dừng lại ở một số vấn đề m ang tính lý luận hay chỉ nêu ra thực trạng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu ớ một cơ quan hoặc một số cơ quan, trong khi đó những giải pháp khắc phục còn chưa sâu sát hoặc còn m ang tính bao quát. Với đề tài của mình, chúng tôi mong m uốn đưa ra bức tranh toàn cảnh về thực trạng thu thập, bổ sung tài liệu của một cơ quan cụ thể, đó là Bộ Giao thông Vận tải, qua đó, đề xuất những giải pháp hợp lý để công tác này ngày càng đạt hiệu quả cao. 6. C á c n g u ồ n t ư liệ u , tà i liệ u th a m k h ả o Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã thu thập, sử dụng những nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo sau: - Tài liệu m ang tinh chất phương pháp luận gồm: sách kinh điển, sách lý luận như: Chủ nehĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử; - Giáo trình, tài liệu lý luận về khoa học nghiệp vụ lưu trữ như: Lý iuận và thực tiễn công tác lưu trữ , Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các cơ quan, Giáo trình lưu trữ; Tài liệu về lịch sử, lổ chức bộ máy và hoạt động của Bộ Giao Thông Vận tái - Tài liệu chí đạo, quy định về công tác lưu trữ của Nhà nước và của Bộ Giao thông Vận tải. 7. P h ư ơ n g p h á p n g h i ê n c ứ u . Trong quá trình thực hiện đề tài này, chúng tôi đã sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp luận của Chủ nghĩa M ác Lê nin: Chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử; Phương pháp luận của lưu trữ học, đó là các nguyên tắc: Nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc chính trị, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp. o 6 Phương pháp lịch sử và logic, phương pháp phân tích tổng hợp, phương pháp điêu tra kháo sát thực tế và phương pháp chuyên gia. 8. Đ ó n g g ó p c ủ a lu ậ n vă n : M ộ t là: Khắc hoạ một cách rõ nét về công tác lưu trữ nói chung và thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng ở Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải. H a i là: Đề ra các giải pháp nhằm thu thập, bổ sung tài liệu hình thành trong hoạt động của các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Giao thông Vận tải một cách thống nhất và hiệu quả. 9. B ô c ụ c c ủ a lu ậ n vă n Chương 1: C ơ sở lý lu ậ n vê công tác th u thập, bỏ s u n g tài liệu vào các lưu trữ Chương 2: T h ự c trạng công tác th u thập, b ổ su n g tài liệu vào L ư u trữ B ộ Giao th ô n g V ận tải Chương 3: N h ữ n g g iả i p h á p tro n g công tác th u thập, b ổ su n g tài liệu vào L ư u trữ B ộ G iao th ô n g V ận tải Có thể nói, để hoàn thành luận văn này, chúng tôi đã gặp rất nhiều khó khăn irong việc kháo sát, khai thác tư liệu, tài liệu. Bởi lẽ, trong thời gian thực hiện luận văn, Bộ Giao thông Vận tải đã xảy ra nhiều vấn đề rất phức tạp, điển hình là vụ việc liên quan đến PMU18. Bên cạnh nhũng khó khăn khách quan, về mặt chủ quan, trình độ của bản thân còn nhiều hạn chế nên mặc dù đã rất cố gắng song luận luận văn này chắc chắn không tránh khỏi những hạn c h ế nhất định. Chúng tôi mong nhận được những ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, các bạn đồng nghiệp và nhũng người quan tâm để luận văn chúng tôi đạt chất lượng tốt hơn. Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn nên trên nhưng chúng tôi lại luôn nhận dược sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, cơ quan nơi chúng tôi đến khai thác tư liệu, tài liệu, khảo sát tình hình thực tế như: Cục Văn thư- Lun trữ Nhà nước, Văn phòng Bộ Giao thông Vận tải, Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải, Trường Đào tạo Bồi dưỡng Cán bộ Công chức ngành Giao thông V ận tải.... Đặc biệt, 9 chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tinh của Thầy giáo hướng dần- Phó Giáo sư, Tiến sĩ Dương Vãn Khám trong suốt quá trình thực hiện luận văn. Nhân dịp này, chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới Thầy giáo hướng dẫn và những người đã giúp đỡ, động viên chúng tôi hoàn thành luận văn của mình. Hà nội, tháng 7 năm 2006 rp ' ’ 'ì l á c giá N guyễn Kim Dung 10 CHƯƠNG í: C ơ SỎ LÝ LUẬN VỂ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO CÁC LUU TRỮ 1.1. KHÁI NIỆM THU THẬP, Bổ SUNG TÀI LIỆU Lưu TRỮ Tài liệu gia tăng cùng với sự phát triển của khoa học và công nghệ. Nếu như trong thời kỳ phong kiến, tài liệu ở nước ta chỉ là Tàng thư triều đình, thì ngày nay ngoài những tài liệu được hình thành ra trong hoạt động của các cơ quan quyền lực nhà nước trung ương, còn có tài liệu của các Bộ, các ngành và tai liệu của địa phương, đặc biệt là tài liệu của các tính và thành phố lớn. Nếu như ở thời kỳ phong kiến, tài liệu có thể được giữ lại toàn bộ để bảo quản thì ngày nay người ta chí giữ lại những tài liệu có giá trị, bảo quản trong các lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử để phục vụ cho việc nghiên cứu, sử dụng trước mắt và làu dài. Bời lẽ, nếu giữ lại toàn bộ tài liệu được hình thành ở các cơ quan và cá nhân thì chúng ta sẽ gặp khó khăn lớn về: kho tàng, trang thiết bị báo quản, tiền của và nhân lực. Vậy một vấn để lớn đặt ra hiện nay là làm thế nào để biết được tài liệu nào có giá trị và tài liệu nào đã hết giá trị. Để hiểu được điểu này chúng ta phái nắm vững cơ sở lý luận về công tác lưu trữ nói chung và thu thập bổ sung tài liệu nói riêng, ơ đây, chúng tôi muốn tập trung đến vấn đẽ thu thập, bổ sung tài liệu. Khái niệm “Bổ sung tài liệu” được định nghĩa trong Giáo trình Lý luận và TTiực tiễn công tác lưu trữ như sau: “Bổ sung tài liệu là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao vào các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy địn h” [7/130]. Cũng vẽ ván đề này, trong cuốn Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các co’ quan lại đưa một khái niệm khác: “Thu thập lài liệu là việc tập hợp tài liệu Ill'll trữ từ các nguồn nộp lưu theo danh m ục cơ quan, đơn vị đã được duyệt đê chuyển vào bảo quán ở các kho lưu trữ” [26/96 ]. 11 “ Bổ sung tài liệu là thu thập tài liệu theo hệ thống trong các khu vực thẩm quyền của Phông lưu trữ quốc gia theo các cấp độ khác nhau. Bổ sung tài liệu khác với thu thập tài liệu ỏ' cách xem xét tổng thể, bao quát trong toàn hệ thống” [26/96 |. Như vậy, có nhiều cách hiểu khác nhau về thu thập, bổ sung tài liệu lun trữ. Tuy nhiên, tất cả các khái niệm trên đều liên quan việc xác định nguồn nộp lưu tài liệu vào các lưu trữ. Bới vậy, theo chúng tôi hiểu thu thập, bổ sung tài liệu chính căn cứ vào những quy định của Nhà nước để tiến hành thu nộp tài liệu vào các lưu trữ khác nhau. Đây là công tác liên quan đến quá trình hoàn thiện không ngừng thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam và được thực hiện dựa vào sự b ố trí mạng lưới các lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử trong cả nước. Thu thập, bổ sung tài liệu còn bao gồm công tác nghiên cứu các biện pháp để tổ chức giao nộp một cách chủ động, hợp lý và khoa học các tài liệu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Nội dung của công tác thu thập, bổ sung tài liệu ở đây bao hàm ý nghĩa là xác định và thu nhận các tài liệu từ các ngưổn khác nhau và thu thập, hổ sung vào lưu trữ, tức là thu thập, bổ sung các thành phần tài liệu có giá trị từ các cơ quan là nguồn nộp lưu vào các phòng, kho lun trữ, trung tâm lưu trữ. Thu thập, bổ sung tài liệu bao gồm những nội dung chủ yếu sau: - Một là: Xác định nguồn thu thập, bổ sung tài liệu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. - Hai là: X ác định thành phần nội dung tài liệu cần nộp vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử theo phạm vi quyền hạn đã được nhà nước quy định. - Ba là: Q uy định các thủ tục nộp lưu và tổ chức chuyển giao tài liệu theo đúng các yêu cầu và nghiệp vụ lun trữ. - Bốn là: Phân bổ họp lý tài liệu trong phạm vi từng kho, trung tâm lưu trữ cũng như toàn bộ m ạng lưới kho km trữ toàn quốc. 12 Đê thực hiện tốt nhất những nội dung này, ngoài việc nghiên cứu lý luận thì việc xây dựng lý luận và những biện pháp nghiệp vụ cần thiết đồng thời, chỉ (lạo việc áp đụne những biện pháp đó vào thực tế cũng rất quan trọng. Nhiệm vụ nghiên cứu lý luận nhằm m ục đích xác định được những nguyên tắc cơ bản của quá trình bổ sung và phân bổ tài liệu theo mạng lưới các kho lưu trữ, chỉ rõ mối quan hệ giữa công tác bổ sung với các công tác khác và khả năng áp dụng các phương pháp mới vào lĩnh vực này. Cỏ thể nói rằng, công lác thu thập, bổ sung tài liệu của các lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử có liên quan đến hầu hết các nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ, đặc biệt là việc xác định giá định giá trị tài liệu và phân loại tài liệu. Tuy không phải mọi nghiệp vụ đều chịu ảnh hướng của công tác thu thập, hổ sung tài liệu một cách giống nhau, nhưng nhìn chung nếu việc thu thập, bổ sung tài liệu không được thực hiện tốt thì các nghiệp vụ có liên quan trực tiếp không thể có kết quả cao và hiệu quả của công tác lưu trữ nói chung sẽ bị hạn chế. Trong việc, thu thập, bổ sung tài liệu, chúng ta cũng cần tìm hiểu rõ thêm một sô khái niệm có licn quan đó là: nguồn tài liệu bổ sung; thành phần tài liệu bổ sung; thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ. Từ điển Lưu trữ Việt Nam đã định nghĩa khái niêm: “Nguồn bổ sung tài liệu” như sau: “N guồn bổ sung tài liệu là những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc diện giao nộp tài liệu vào m ột lưu trữ nào đó do N hà nước quy định” Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04.04.2001 quy định: Phông Lưu trữ N hà nước Việt N am là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, các nhàn vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu có giá trị về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa — học và công nghệ...(Điều 1, Khoản 2, Điều 2) 1 40/8 ]. Như vậy, nguồn tài liệu bổ sung chính là danh mục các cơ quan hoặc cá nhân là nguồn nộp lưu. Trong từng danh m ục, người ta sẽ xác định những 13 thành phần tài liệu chủ yếu được hình thành ra trong hoạt động của một cơ quan hoặc m ột cá nhân cụ thể được thu thập, bổ sung vào lưu trữ. Nghĩa là, những thành phần tài liệu này phái có giá trị, phán ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hoặc quá trình hoạt động của một cá nhân. Ví dụ: Đối với một cơ quan lànguồn nộp lưuvào lưu trữ lịch thông thường thành phần tài liệu được xác định trong phông sử thì lưu trữ của cơ quan đó bao gồm: - Tài liệu lãnh đạo, chí đạo - Tài liệu k ế hoạch, thống kê - Tài liệu Tổ chức và Cán bộ - Tài liệu Lao động - Tiền lương - Tài liệu văn thư- lưu trữ - Tài liệu chuyên môn riêng... Như vậy, rõ ràng hai khái niệm nguồn tài liệu bổ sung và thành phần tài liệu bổ sung là hoàn toàn khác nhau. Đối với các lưu trữ, nhất là lưu trữ lịch sử, muốn công tác thu thập, bổ sung được thuận lợi thì trước hết phải xác định được nguồn tài liệu bổ sung một cách đầy đủ và chính xác, nghĩa là phải xác định được những cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nào thuộc diện giao nộp tài liệu vào lưu trữ. Để làm được điều này, cũng cần phải nắm rõ được “phạm vi thu thập tài liệu” hay “thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ” . Ớ đây, khái niệm “thẩm quyền” hoặc “khu vực thẩm quyền” là một thuật ngữ chuyên ngành lưu trữ, là đặc trưng riêng cho công tác thu thập và bổ sung tài liệu trong phạm vị hành chính- lãnh thổ nhất định. Thẩm quyền và khu vực thẩm quyền chỉ rõ mối quan hộ về quyền hạn và trách nhiệm giữa cơ quan lưu trữ và các cơ quan là nguồn nộp lưu trong việc thu- nộp tài liệu lưu trữ. Thông thường khu vực thẩm quyền được pháp quy hoá để các cơ quan thực hiện thống nhất và nghiêm chính việc thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ. 14 Trong các cơ quan đáng và cơ quan nhà nước, các quv định này được áp dụng như sau: Khu vực thẩm quyền của một lư u trữ hiện hành là các cơ quan, đơn vị trực thuộc cơ quan chủ quản có lưu trữ hiện hành. Các cơ quan, đơn vị này là nguồn nộp lư u vào lưu trữ hiện hành. Cẩn hiếu rằng, không phải tất cả các cơ quan trực thuộc đều giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan chủ quản vì lý do sau đây: Phần lớn, tài liệu được hình thành ra hoạt động của các đơn vị chức năng như: Vụ, Văn phòng, Thanh tra là nguồn nộp lưu chủ yếu vào lưu trữ cơ quan VI đó là những tài liệu phản ánh đầy đủ, chức năng, nhiệm vụ cơ bản của cơ quan. Riêng các cơ quan trực thuộc cơ quan chủ quản do có văn thư và tài khoản độc lập thì phải xem xét rất kỹ để quyết định xem tài liệu của các cơ quan đó giao nộp vào lưu trữ cơ quan hay vào lưu trữ lịch sử khác có thẩm quyền. Ví dụ, trong danh mục nguồn nộp lưu, Cục Đăng kiểm, Tổng công ty Hàng không, T ổng công ty Hàng hải thuộc Bộ Giao thông Vận tải, nhưng tài liệu những cơ quan này đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ Ọuốc gia ÍIĨ chứ không phải giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan Khu vực thẩm quyền của mội lưu trữ lịch sử là các cơ quan, tổ chức xã hội được Nhà nước quy định là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Trong một khu vực hành chính-lãnh thổ, việc xác định rõ thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ rất quan trọng nhằm loại trừ khả năng tranh chấp thu thập tài liệu hoặc bỏ sót tài liệu quý không có cơ quan nào c ó trách nhiệm thu thập. N hư vậy, vấn đé thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ Nhà nước mà trước hết là xác định phạm vi các cơ quan, đơn vị phải nộp trực tiếp tài liệu cho lưu trữ Nhà nước có một ý nghĩa lý luận và thực tiễn hết sức sâu sắc, trên cơ sở khu vực thẩm quyên để xác định nguồn thu thập, hổ sung tài liệu. 15 1.2. MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC THU THẬP, B ổ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ N hư trên đã khẳng định, thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ là một trong những nghiệp vụ chuyên môn quan trọng của công tác lưu trữ. Bởi lẽ, giải quyết tốt nhiệm vụ thu ihập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử không chỉ có ý nghĩa đối với bản thân sự phát triển của công tác lưu trữ. Trên một bình diện rộng lớn hơn, nếu thành phần Phông lưu trữ quốc gia không ngừng được bổ sung, thu thập những tài liệu có giá trị thì khả năng sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ được m ở rộng, chúng sẽ có ý nghĩa không chỉ cho hoạt động quán lý trước mắt mà còn tạo nôn một cơ sở sử liệu tốt để nghiên cứu lịch sử trong tương lai. Đối với bản thân sự phát triển của công tác lưu trữ, có thể khẳng định rằng, bổ sung tài liệu nhằm bảo quản tập trung thống nhất khối tài liệu hình thành từ các cơ quan, đơn vị và hoàn chỉnh dần các phông lưu trữ. Do thu thập, bổ sung tài liệu cũng có liên quan đến nhiều nghiệp vụ chuyên môn của công tác lưu trữ cho nên nó cũng có ảnh hưởng nhất định đối với những nghiệp vụ chuycn môn này. Chẳng hạn: Người ta có thể kết hợp công tác công tác thu thập, bổ sung tài liệu với phân loại tài liệu, thống kê tài liệu và đặc biệt là với xác định giá trị tài liệu. Vì trên thực tế, thu thập, bổ sung tài liệu m à không lựa chọn thì tài liệu đưa vào bảo quản tập trung tại các lưu trữ sẽ trong tinh trạng lộn xộn giữa tài liệu có giá trị và tài liệu không có giá trị. Sau khi tài liệu đã được lựa chọn trong quá trình thu thập, bổ sung, người ta sẽ tiến hành phân loại tài liệu. Mục đích của phân loại tài liệu trong các lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu nhằm đưa tài liệu ra khai thác và sử dụng có hiệu quả. Như vậy, thu thập, bổ sung tài liệu cũng đã sắn liền với công tác tổ chức sử dụng tài liệu- m ục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ. K hông chí có quan hệ với các nghiệp vụ trên, thống kê và kiểm tra tình hình tài liệu cũng là một nghiệp vụ không tách rời đối với thu thập, bố sung tài liệu. Dựa vào các kết quá thống kê và kiểm tra tài liệu, các 16