Tài liệu Quản lý thuê phòng và các dịch vụ thuê phòng tại một khách sạn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Z Y NGUYỄN VĂN NHỚ BÁO CÁO KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài: QUẢN LÝ THUÊ PHÒNG VÀ CÁC DỊCH VỤ THUÊ PHÒNG TẠI MỘT KHÁCH SẠN GVHD: PHAN MỸ TRINH TP HCM, Tháng 09 năm 2011 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin gửi lời cám ơn chân thành đến cô Phan Mỹ Trinh đã tận tình hướng dẫn, đóng góp và động viên em trong suốt quá trình làm khóa luận tốt nghiệp. Lời thứ hai, em cũng xin gửi lời cám ơn đến các thầy cô trong trường Đại Học Mở Tp HCM, đặc biệt là các thầy cô trong khoa Công nghệ thông tin đã truyền dạy những kiến thức quý báo cho em trong suốt bốn năm học vừa qua. Em cũng xin gửi lời cám ơn đến gia đình, bạn bè và người thân đã luôn bên cạnh giúp đỡ, tạo điều kiện cho em có thể hoàn thành tốt công việc học tập của mình. Cuối cùng em xin gửi lời chúc đến quý thầy cô, gia đình, bạn bè lời chúc sức khõe và thành công trong công việc. Mặc dù đã cố gắng hết sức, nhưng khóa luận không thể tránh khỏi những sai sót khuyết điểm, kính mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báo của quý thầy cô! NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN ……………………………………………………………………………………………….. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. ……………………………………………………………………………………………….. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. ……………………………………………………………………………………………….. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ................................................................................................................. Trang NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN .............................................................................................. PHẦN 1: TÌM HIỂU HIỆN TRẠNG VÀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ THUÊ PHÒNG VÀ CÁC DỊCH VỤ KHÁCH THUÊ PHÒNG TẠI MỘT KHÁCH SẠN I-TÌM HIỂU HIỆN TRẠNG KHÁCH SẠN.......................................................................... 8 1. Sơ lược về khách sạn: ................................................................................................ 8 2. Sơ đồ tổ chức khách sạn: ........................................................................................... 9 II-MÔ TẢ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ THUÊ PHÒNG VÀ CÁC DỊCH VỤ KHÁCH THUÊ PHÒNG TẠI KHÁCH SẠN ................................................................................................ 10 1. Qui trình đặt phòng: ................................................................................................. 10 2. Qui trình nhận phòng: .............................................................................................. 10 3. Qui trình trả phòng:.................................................................................................. 10 4. Sử dụng dịch vụ: ...................................................................................................... 11 III-LƯU ĐỒ HỒ SƠ-CÔNG VIỆC QUẢN LÝ THUÊ PHÒNG VÀ CÁC DỊCH VỤ THUÊ PHÒNG TẠI KHÁCH SẠN .................................................................................... 11 1. Mô tả hồ sơ: ............................................................................................................. 11 2. Mô tả công việc: ...................................................................................................... 12 3. Lưu đồ hồ sơ-công việc: .......................................................................................... 13 IV-MỘT SỐ BIỂU MẪU SỬ DỤNG TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ THUÊ PHÒNG VÀ CÁC DỊCH VỤ KHÁCH THUÊ PHÒNG TẠI KHÁCH SẠN. .................................. 15 V-NHU CẦU TIN HỌC HÓA............................................................................................. 25 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu: ............................................................................................. 25 2. Thiết kế phần mểm ứng dụng: ................................................................................. 25 PHẦN 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THÔNG TIN TIN HỌC HÓA HỔ TRỢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ THUÊ PHÒNG VÀ CÁC DỊCH VỤ KHÁCH THUÊ PHÒNG TẠI MỘT KHÁCH SẠN Chương 1: HỆ THÔNG TIN Ý NIỆM I-HỆ THÔNG TIN Ý NIỆM TRUYỀN THÔNG................................................................ 28 1. Mô Hình YNTT QL Thuê Phòng Và Các Dịch Vụ Thuê Phòng Tại Khách Sạn: .. 28 2. Danh sách các tác nhân: ........................................................................................... 30 3. Danh sách các dòng: ................................................................................................ 30 II-HỆ THÔNG TIN Ý NIỆM DỮ LIỆU ............................................................................. 31 1. Mô Hình YNDL QL Thuê Phòng Và Các Dịch Vụ Thuê Phòng Tại Khách Sạn: .. 31 2. Danh sách dữ liệu: ................................................................................................... 33 3. Danh sách thực thể:.................................................................................................. 35 4. Danh sách kết hợp:................................................................................................... 42 III-HỆ THÔNG TIN Ý NIỆM XỬ LÝ ................................................................................ 47 1. Mô Hình YNXL QL Thuê Phòng Và Các Dịch Vụ Thuê Phòng Tại Khách Sạn: .. 47 2. Danh sách tác vụ: ..................................................................................................... 49 3. Danh sách hành động: .............................................................................................. 50 4. Danh sách các sự kiện:............................................................................................. 51 Chương 2: HỆ THÔNG TIN LOGIC I-HỆ THÔNG TIN LOGIC DỮ LIỆU ................................................................................. 52 1. Mô Hình LGDL QL Thuê Phòng Và Các Dịch Vụ Thuê Phòng Tại Khách Sạn: .. 52 2. Danh sách thực thể:.................................................................................................. 54 3. Danh sách các Relationships: .................................................................................. 54 II-HỆ THÔNG TIN TỔ CHỨC XỬ LÝ .............................................................................. 55 1. Mô Hình tcxl QL Thuê Phòng Và Các Dịch Vụ Thuê Phòng Tại Khách Sạn: ....... 55 2. Danh sách tác nhân: ................................................................................................. 57 3. Danh sách các sự kiện:............................................................................................. 57 4. Danh sách cá Phase:................................................................................................. 57 5. Danh sách các hành động: ....................................................................................... 57 Chương 3: HỆ THÔNG TIN VẬT LÝ I-XÁC ĐỊNH CÁC CÔNG CỤ LỰA CHỌN CÀI ĐẶT .................................................... 58 II-HỆ THÔNG TIN VẬT LÝ DỮ LIỆU ............................................................................. 58 1. Mô Hình VLDL QL Thuê Phòng Và Các Dịch Vụ Thuê Phòng Tại Khách Sạn: .. 58 2. Danh sách bảng: ....................................................................................................... 60 III-MÔ HÌNH CHỨC NĂNG PHẦN MỀM........................................................................ 65 IV. MỘT SỐ GIAO DIỆN CỦA CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ THUÊ PHÒNG VÀ CÁC DỊCH VỤ THUÊ PHÒNG TẠI KHÁCH SẠN ................................................................... 68 Phần 3: CÀI ĐẶT I-YÊU CẦU PHẦN CỨNG ................................................................................................. 78 II-MÔI TRƯỜNG VẬN HÀNH .......................................................................................... 78 III-MỘT SỐ ƯU KHUYẾT ĐIỂM ...................................................................................... 78 IV-MỘT SỐ MẪU BÁO CÁO TỪ ỨNG DỤNG XÂY DỰNG ĐƯỢC VỚI MỘT SỐ MẪU SỐ LIỆU .................................................................................................................... 79 TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................................ Khóa luận tốt nghiệp: Quản lý thuê phòng và các dịch vụ thuê phòng tại một khách sạn GVHD: Phan Mỹ Trinh PHẦN 1: TÌM HIỂU HIỆN TRẠNG VÀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ THUÊ PHÒNG VÀ CÁC DỊCH VỤ KHÁCH THUÊ PHÒNG TẠI MỘT KHÁCH SẠN SV: Nguyễn Văn Nhớ 7 Khóa luận tốt nghiệp: Quản lý thuê phòng và các dịch vụ thuê phòng tại một khách sạn GVHD: Phan Mỹ Trinh I-TÌM HIỂU HIỆN TRẠNG KHÁCH SẠN 1.Sơ lược về khách sạn: Khách sạn Phương Nam tọa lạc trên đường Trần Quốc Tuấn– thành phố Bến Tre thuộc tỉnh Bến Tre, hoạt động dưới sự đầu tư của công ty cổ phần Phương Nam theo giấy phép kinh doanh số 01-223/2011/SKHĐT-GP LHQT về lĩnh vực thuê phòng và các dịch vụ của khách thuê phòng tại khách sạn. Khách sạn với đầy đủ các tiện nghi phục vụ chu đáo cho khách nội địa cũng như quốc tế. Với khoảng 150 phòng cùng với nhiều loại phòng khác nhau như: *Phòng đôi. *Phòng ba. *Phòng Vip đôi. *Phòng Vip ba. *Phòng gia đình… ¾Giá các loại phòng hiện tại như sau: -Phòng đôi: 200.000đ -Phòng đba: 300.000đ -Phòng Vip đôi: 300.000đ -Phòng Vip ba: 400.000đ -Phòng gia đình: 400.000đ… Tuy nhiên giá phòng thể thay đổi tùy theo chương trình khuyến mãi, lễ hay khách quen của khách sạn. ¾Khách thuê phòng có thể là khách lẻ hay đoàn khách. ¾Khách hàng có thể đặt phòng trước với khách sạn, căn cứ vào sổ đặt phòng mà khách sạn sẽ đồng ý hay hẹn khách vào một dịp khác. ¾Trường hợp khách đặt phòng với số lượng lớn (khách đoàn) thì khách sạn sẽ lập Hợp đồng thuê phòng cho khách hàng. ¾Khách sạn sẽ giữ phòng cho khách đến 6:00 PM. ¾Thời gian check in là 2:00 PM. ¾Thời gian check out là 12:00 AM. ¾Nếu khách thuê đến trễ hơn so với ngày đặt phòng thì vẫn tính tiền thuê phòng ngày đó. ¾Nếu sau thời gian ngày dự định trả phòng mà khách thuê muốn tiếp tục thuê thì phải thông báo với khách sạn. ¾Khách sạn có các dịch vụ như: giặt ủi, ăn uống, massage… ¾Khách thuê phòng sử dụng dịch vụ và thanh toán sau mỗi lần sử dụng qua hóa đơn thanh toán tiền dịch vụ. SV: Nguyễn Văn Nhớ 8 Khóa luận tốt nghiệp: Quản lý thuê phòng và các dịch vụ thuê phòng tại một khách sạn GVHD: Phan Mỹ Trinh 2.Sơ đồ tổ chức khách sạn: a. Bộ phận lễ tân (BPLT): Bộ phận lễ tân đảm nhận các chức năng sau: +Tiếp nhận yêu cầu đặt phòng của khách. +Làm thủ tục nhận phòng (check in) cho khách. +Khi khách có yêu cầu trả phòng thì làm thủ tục trả phòng (check out) cho khách. +Theo dõi, ghi nhận việc sử dụng dịch vụ của khách thuê phòng. b. Bộ phận hành chính (BPHC): Bộ phận hành chính có chức năng: Phụ trách chính trong các thủ tục giấy tờ hành chính, ngoại giao với đối tác…, tổ chức tuyển dụng và đào tạo nhân viên, đánh giá và xem xét, chi trả lương cho nhân viên khách sạn. c. Bộ phận kế toán (BPKT): Chức năng của bộ phận kế toán: + Tiếp nhận các hóa đơn thanh toán của khách hàng. +Tổ chức tính toán, quản lí các giấy tờ thu chi của khách sạn, thanh toán các khoản chi trả của các bộ phận, khai báo thuế thu nhập với cơ quan nhà nước. + Báo cáo thường niên định kì doanh thu, doanh số với Ban Giám Đốc. d. Bộ phận phòng (BPP): Chức năng của bộ phận phòng: + Thực hiện vệ sinh cho phòng khách trọ cũng như sau khi khách trả phòng. + Tiếp nhận giặt ủi khi có yêu cầu của khách. e. Bộ phận nhà hàng (BPNH): Đảm nhận dịch vụ ăn uống cho khách trong khách sạn. f. Bộ phận kĩ thuật (BPKTh): Bảo trì, giám sát, sữa chữa các trang thiết bị, tiện nghi trong khách sạn. SV: Nguyễn Văn Nhớ 9 Khóa luận tốt nghiệp: Quản lý thuê phòng và các dịch vụ thuê phòng tại một khách sạn GVHD: Phan Mỹ Trinh g. Bộ phận bảo vệ (BPBV): Bảo vệ an ninh trật tự trong khách sạn. II-MÔ TẢ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ THUÊ PHÒNG VÀ CÁC DỊCH VỤ KHÁCH THUÊ PHÒNG TẠI KHÁCH SẠN 1.Qui trình đặt phòng: - Khách đặt phòng có thể đến trực tiếp khách sạn để đặt phòng hoặc có thể đặt phòng qua điện thoại, email… - Sau khi tiếp nhận yêu cầu của khách, nhân viên lễ tân sẽ kiểm tra lại sổ đặt phòng cũng như tình trạng phòng có thể đáp ứng yêu cầu của khách không. + Nếu không đáp ứng được yêu cầu nhân viên sẽ hẹn khách vào một dịp khác hay giới thiệu khách đến một số khách sạn khác. + Nếu thỏa yêu cầu nhân viên khách sạn sẽ lưu lại thông tin đặt phòng của khách như tên khách, loại phòng, số lượng phòng, thời gian thuê… và tiến hành lưu thông tin vào sổ đặt phòng . - Sau đó nhân viên khách sạn sẽ in phiếu đặt phòng hoặc soạn thảo hợp đồng thuê phòng cho khách hàng. Đối với khách ở xa nhân viên có thể gửi phiếu đặt phòng qua fax cho khách. - Khách thuê phòng phải đặt tiền cọc với khách sạn. Số tiền cọc tùy thuộc vào số lượng phòng khách đặt. 2.Qui trình nhận phòng: - Khi khách có yêu cầu nhận phòng thì nhân viên khách sạn sẽ hỏi khách có đặt chổ trước hay chưa. + Trường hợp chưa đặt trước (khách vãng lai) thì nhân viên sẽ kiểm tra tình trạng phòng xem có đáp ứng nhu cầu của khách hay không. Nếu có phòng trống nhân viên khách sạn sẽ tiến hành làm thủ tục giao phòng cho khách, ngược lại sẽ từ chối khách. + Trường hợp khách thuê đã có đặt phòng từ trước thì nhân viên sẽ kiểm tra lại sổ đặt phòng và tiến hành thủ tục giao phòng cho khách cũng như lưu thông tin khách vào sổ lưu trú. 3.Qui trình trả phòng: - Khi khách có yêu cầu trả phòng thì nhân viên sẽ tiến hành thanh toán cho khách thuê. - Tiền thanh toán bao gồm: + Tiền thuê phòng. + Tiền sử dụng dịch vụ của khách thuê. + Và một khoảng thu khác (nếu có). Ví dụ: làm hư tổn tài sản khách sạn… - Sau đó nhân viên sẽ in hóa đơn thanh toán cho khách và hướng dẫn khách đến khu vực thu ngân để thanh toán. SV: Nguyễn Văn Nhớ 10 Khóa luận tốt nghiệp: Quản lý thuê phòng và các dịch vụ thuê phòng tại một khách sạn GVHD: Phan Mỹ Trinh 4.Sử dụng dịch vụ: - Khi khách thuê phòng có nhu cầu sử dụng dịch vụ thì thông báo cho nhân viên khách sạn. - Sau đó nhân viên khách sạn sẽ báo cho các bộ phận liên quan tiến hành cung cấp dịch vụ cho khách và song song đó sẽ lập hóa đơn sử dụng dịch vụ cho khách. III-LƯU ĐỒ HỒ SƠ-CÔNG VIỆC QUẢN LÝ THUÊ PHÒNG VÀ CÁC DỊCH VỤ THUÊ PHÒNG TẠI KHÁCH SẠN 1. Mô tả hồ sơ: Số TT hồ sơ Tên-vai trò Số TT công việc A1 Phiếu đặt phòng: ghi lại các thông tin yêu cầu đặt phòng của khách như: loại phòng, số lượng, thời gian thuê… T1 A2 Sổ đặt phòng: ghi lai thông tin danh sách khách đặt phòng cũng như thông tin về phòng của khách hàng đó đặt theo từng ngày. T1,T2 A3 Sổ lưu trú: Lưu lại thông tin khách đã đến thuê phòng ở khách sạn: họ tên, CMND, ngày đến thuê, ngày đi… T1 A4 Yêu cầu nhận phòng: Thông báo của khách thuê phòng. T4 A5 Sổ theo dõi dịch vụ của khách thuê phòng: thông tin về phòng, tên dịch vụ, ngày sử dụng, số lượng… T7 A6 Phiếu thuê phòng: Ghi lại thông tin thuê phòng của khách hàng. T7 A7 Hóa đơn thanh toán: hóa đơn thanh toán tiền phòng và dịch vụ. T8 SV: Nguyễn Văn Nhớ 11 Khóa luận tốt nghiệp: Quản lý thuê phòng và các dịch vụ thuê phòng tại một khách sạn GVHD: Phan Mỹ Trinh 2.Mô tả công việc: Số TT công việc Mô tả công việc Ví trí làm việc Tần suất Hồ sơ nhập T1 Xem xét yêu cầu đặt phòng của khách Tiếp tân Không định kì, phụ thuộc vào khách A1, A2, A3 T2 Từ chối yêu cầu đặt phòng của khách Tiếp tân Không định kì, phụ thuộc vào khách T3 Chấp nhận và tiến hành đặt phòng cho khách. Tiếp tân Không định kì, phụ thuộc vào khách T4 Xem xét yêu cầu nhận phòng của khách dựa vào sổ đặt phòng. Tiếp tân Không định A2, A4 kì, phụ thuộc vào khách T5 Từ chối yêu cầu nhận phòng của khách Tiếp tân Không định kì, phụ thuộc vào khách T6 Chấp nhận và tiến hành thủ tục giao phòng cho khách Tiếp tân Không định kì, phụ thuộc vào khách T7 Xử lý yêu cầu trả phòng của khách Tiếp tân T8 Thanh toán Khách thuê T9 Xử lý thanh toán cho khách Thu ngân SV: Nguyễn Văn Nhớ Hồ sơ xuất A2 A3 A3, A5, A6 12 Khóa luận tốt nghiệp: Quản lý thuê phòng và các dịch vụ thuê phòng tại một khách sạn GVHD: Phan Mỹ Trinh 3. Lưu đồ hồ sơ-công việc: a. Đặt phòng: Khách hàng Phiếu đặt phòng A1 Tiếp tân Xử lý PĐP T1 Sổ đặt phòng A2 Từ chối T2 Đặt phòng T3 Sổ đặt phòng A2 SV: Nguyễn Văn Nhớ 13 Khóa luận tốt nghiệp: Quản lý thuê phòng và các dịch vụ thuê phòng tại một khách sạn GVHD: Phan Mỹ Trinh b. Nhận phòng: Khách hàng Yêu cầu nhận phòng A4 Tiếp tân Xử lý PĐP T4 Sổ đặt phòng A2 Từ chối T5 Phiếu thuê phòng A6 Thủ tục nhận phòng T6 Sổ lưu trú A3 SV: Nguyễn Văn Nhớ 14 Khóa luận tốt nghiệp: Quản lý thuê phòng và các dịch vụ thuê phòng tại một khách sạn GVHD: Phan Mỹ Trinh c. Trả phòng: Khách hàng Tiếp tân Sổ theo dõi DV A5 Phiếu thuê phòng A6 Thu ngân Sổ lưu trú A3 Xử lý Y/C trả phòng T7 Các hóa đơn thanh toán A7 Thanh toán T8 Xử lý thanh toán T9 IV-MỘT SỐ BIỂU MẪU SỬ DỤNG TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ THUÊ PHÒNG VÀ CÁC DỊCH VỤ KHÁCH THUÊ PHÒNG TẠI KHÁCH SẠN. 1. Hợp đồng thuê phòng: Hợp đồng thuê phòng được lập trong trường hợp khách thuê phòng với số lượng lớn (thường là khách đoàn) với các điều khoản được kí kết giữa hai bên. SV: Nguyễn Văn Nhớ 15 Khóa luận tốt nghiệp: Quản lý thuê phòng và các dịch vụ thuê phòng tại một khách sạn GVHD: Phan Mỹ Trinh Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc -o0o- HỢP ĐỒNG THUÊ PHÒNG Số… Ngày… I- Bên A: Bên thuê phòng Tên khách hàng:… Công ty:… Số ĐT:… Số CMND/Hộ chiếu:… II- Bên B: Bên cho thuê Khách sạn Phương Nam Điều khoản 1: Địa điểm thuê, thời gian thuê, loại phòng, số lượng, giá phòng. - Bên B đồng ý cho bên A thuê phòng với chi tiết và giá phòng có danh sách kèm theo tại khách sạn Phương Nam địa chỉ … - Thời gian thuê:… -Thời hạn bên B cho thuê đến ngày… Đến thời điểm hết hạn tùy tình hình có thể tiếp tục gia hạn. Điều khoản 2: Phương thức thanh toán Bên A thanh toán cho bên B bằng tiền mặt hoặc thẻ tín dụng sau khi hết thời gian hợp đồng. Điều khoản 3: Trách nhiệm mỗi bên Bên A: - Có trách nhiệm thanh toán tiền phòng và tiền sử dụng dịch vụ (nếu có) đầy đủ. - Có trách nhiệm bảo quản tốt trang thiết bị của khách sạn trong thời gian thuê. - Mọi hoạt động trái pháp luật thì phải chịu trách nhiệm. Bên B: Tạo điều kiện thuận lợi cho bên A trong quá trình sử dụng. Điều khoản 4: Trách nhiệm hai bên - Hợp đồng có hiệu lực từ ngày kí. - Hai bên có trách nhiệm thực hiện đúng các điều khoản trên. Nếu có xảy ra vi phạm thì bồi thường 30% tổng giá trị hợp đồng. - Hợp đồng có 2 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giử 1 bản. Bên A SV: Nguyễn Văn Nhớ Bên B 16 Khóa luận tốt nghiệp: Quản lý thuê phòng và các dịch vụ thuê phòng tại một khách sạn GVHD: Phan Mỹ Trinh 2. Phiếu đặt phòng Trường hợp khách hàng là khách lẻ thì nhân viên lể tân sẽ lập phiếu đặt phòng cho khách ghi lại những thông tin đặt phòng của khách. Mẫu A1: PHIẾU ĐẶT PHÒNG Số Phiếu:….Ngày phiều:… Họ tên khách:……………………………….. Công ty:……………………………………... Số CMND:………………………………….. Số ĐT:………………………………………. Loại Phòng SV: Nguyễn Văn Nhớ Số lượng Ngày nhận phòng Trả trước ngày Ghi chú 17 Khóa luận tốt nghiệp: Quản lý thuê phòng và các dịch vụ thuê phòng tại một khách sạn GVHD: Phan Mỹ Trinh 3. Phiếu thuê phòng Khi khách đến nhận phòng (khách đã đặt phòng trước hoặc khách mới đến thuê phòng) thì nhân viên lễ tân sẽ giao cho khách phiếu thuê phòng ghi lại thông tin thuê phòng của khách. Mẫu A6: PHIẾU THUÊ PHÒNG Số Phiếu:….Ngày phiều:… Họ tên khách:……………………………….. Công ty:……………………………………... Số CMND:………………………………….. Số ĐT:………………………………………. Phòng Loại phòng SV: Nguyễn Văn Nhớ Đơn giá phòng Ngày nhận phòng Ngày trả Ghi chú 18 Khóa luận tốt nghiệp: Quản lý thuê phòng và các dịch vụ thuê phòng tại một khách sạn GVHD: Phan Mỹ Trinh 4. Sổ theo dõi đặt phòng: Sổ đặt phòng do nhân viên tiếp tân lập. Nhằm theo dõi tình hình đặt phòng của khách, qua đó biết được tình trạng phòng để có thể tiếp nhận yêu cầu thuê phòng của khách. Mẫu A2 SỔ THEO DÕI ĐẶT PHÒNG Từ ngày…đến ngày… Ngày SV: Nguyễn Văn Nhớ Khách hàng Loại phòng Số lượng Ngày nhận Trả trước ngày Ghi chú 19 Khóa luận tốt nghiệp: Quản lý thuê phòng và các dịch vụ thuê phòng tại một khách sạn GVHD: Phan Mỹ Trinh 5. Sổ lưu trú: - Do nhân viên tiếp tân lập. - Mục đích: Lưu lại thông tin khách thuê phòng đã từng lưu trú tại khách sạn. Mẫu A3 SỔ LƯU TRÚ Từ ngày…đến ngày… Ngày Phòng số Tên khách Số CMND/ Tỉnh(TP)/ Quốc gia Ngày nhận Ngày đi Ghi chú Passport 6. Sổ theo dõi dịch vụ: Do nhân viên tiếp tân lập nhằm theo dõi, ghi nhận việc sử dụng các dịch vụ của khách thuê phòng. Mẫu A5 SỔ THEO DÕI DỊCH VỤ Từ ngày…đến ngày… Ngày SV: Nguyễn Văn Nhớ Phòng số Tên dịch Số lượng vụ Đơn giá Thành tiền Ghi chú 20