Tài liệu Quản lý kinh doanh điện thoại di động

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN YYY ZZZ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI QUẢN LÝ KINH DOANH ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG BÁO CÁO TỐT NGHIỆP Ngành : CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Hướng chuyên ngành : CƠ SỞ DỮ LIỆU Lớp : I83C (HCTH083C) Sinh viên thực hiện : Trần Sĩ Hoàng MSSV : 08H1012030 NGƯỜI HƯỚNG DẪN Th.S NGUYỄN LÂM KIM THY Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2011 Đề tài: “Quản Lý Kinh Doanh Điện Thoại Di Động” LỜI NÓI ĐẦU ]^ ^] Hiện nay, Công Nghệ Thông Tin là đã quá quen thuộc với mọi người, nó tạo ra một cuộc cách mạng trong lĩnh vực sản xuất, sức mạnh mà công nghệ thông tin mang lại cho con người là vô cùng to lớn, nó làm giảm công việc hàng ngày cho con người, giúp con người làm việc nhanh hơn, hiệu quả hơn trong cuộc sống và tiến xa hơn nữa Với xu hướng phát triển của thế giới, thì nước ta cũng đã áp dụng công nghệ thông tin vào đời sống. Và nó thực sự giúp ích cho con người rất nhiều. Các phần mềm ứng dụng văn phòng như word, excel là không thể thiếu đối với các công ty hiện nay nhưng để quản lý chặt chẽ và tìm kiếm nhanh chóng thì có phần nào đó chưa tối ưu cho người dùng. Trong khi đó, công việc hàng ngày đòi hỏi càng ngày càng nâng cao nên việc xây dựng hệ thống tin học quản lý là đòi hỏi cần thiết. Việc đưa hệ thống vào tin học hóa là dựa trên những hiểu biết và xử lý công việc hàng ngày của người dùng. Vì vậy để cho ra một hệ thống tin học hóa đòi hỏi người thực hiện phải dựa trên thực tế và thực hiện một cách tỉ mỉ chính xác nghiệp vụ. Chương trình “Quản Lý Kinh Doanh Điện Thoại Di Động” được thực hiện nhằm giúp cho một cửa hàng chuyên kinh doanh điện thoại di động tin học hóa mọi hoạt động mua bán của cửa hàng, giúp đưa ra chiến lược canh tranh trong mua bán hàng. Và mục đích cao hơn là giúp cửa hàng có thể thành công trong con đường kinh doanh sau này. Mặc dù quyển báo cáo hay đề tài tôi làm dựa trên kinh nghiệm và sự hiểu biết của mình còn nhiều thiếu sót và hạn chế về nội dung và cách trình bày nên tôi rất mong được sự đóng góp của quý thầy cô. Tôi xin chân thành biết ơn cô Nguyễn Lâm Kim Thy đã hết lòng hướng dẫn chỉ dạy, giúp đỡ tôi hoàn thành bài báo cáo và chương trình này. SVTH: Trần Sĩ Hoàng GVHD: Th.s Nguyễn Lâm Kim Thy Trang 1 Đề tài: “Quản Lý Kinh Doanh Điện Thoại Di Động” NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ^^ ]] ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... TPHCM, Ngày Tháng Năm 2011 Th.S Nguyễn Lâm Kim Thy SVTH: Trần Sĩ Hoàng GVHD: Th.s Nguyễn Lâm Kim Thy Trang 2 Đề tài: “Quản Lý Kinh Doanh Điện Thoại Di Động” NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN ^^ ]] ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... TPHCM, Ngày SVTH: Trần Sĩ Hoàng Tháng Năm 2011 GVHD: Th.s Nguyễn Lâm Kim Thy Trang 3 Đề tài: “Quản Lý Kinh Doanh Điện Thoại Di Động” MỤC LỤC MỤC LỤC ................................................................................................... 4 A. PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG .............................................................. 10 I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG ................................................................ 10 II. YÊU CẦU VỀ NGHIỆP VỤ ............................................................... 12 III. MÔ TẢ CHỨC NĂNG ................................................................. 13 IV. XÁC ĐỊNH YÊU CẦU .................................................................... 15 V. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ ....................................................................... 15 VI. MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI ............................................................... 16 B. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG .............................................. 17 I. PHÂN TÍCH ĐỀ TÀI .......................................................................... 17 1. Mô hình ý niệm truyền thông.............................................................. 17 1.1. Lược đồ mua hàng ........................................................................ 17 1.1.1. Mô hình ....................................................................................... 17 1.1.2. Mô tả ............................................................................................ 17 1.1.3. Danh sách các tác nhân .............................................................. 17 1.1.4. Danh sách các luồng ................................................................... 17 1.2. Lược đồ bán hàng ......................................................................... 18 1.2.1. Mô hình ....................................................................................... 18 1.2.2. Mô tả ............................................................................................ 19 1.2.3. Danh sách các tác nhân .............................................................. 19 1.2.4. Danh sách các luồng ................................................................... 19 1.3. Lược đồ sửa chữa .......................................................................... 20 1.3.1. Mô hình ....................................................................................... 20 1.3.2. Mô tả ............................................................................................ 20 1.3.3. Danh sách các tác nhân .............................................................. 21 SVTH: Trần Sĩ Hoàng GVHD: Th.s Nguyễn Lâm Kim Thy Trang 4 Đề tài: “Quản Lý Kinh Doanh Điện Thoại Di Động” 1.3.4. Danh sách các luồng ................................................................... 21 2. Mô hình ý niệm dữ liệu ........................................................................ 21 2.1. Lược đồ mô hình ........................................................................... 21 2.1.1. Mua hàng .................................................................................... 22 2.1.2. Bán hàng ..................................................................................... 22 2.1.3. Sửa chữa...................................................................................... 23 2.2. Danh sách các thực thể ................................................................. 24 2.3. Danh sách các kết hợp .................................................................. 25 2.4. Danh sách các liên kết giữa kết hợp và thực thể ........................ 28 3. Mô hình ý niệm xử lý ........................................................................... 33 3.1. Mô hình .......................................................................................... 33 3.2. Danh sách các tác vụ ..................................................................... 34 3.3. Danh sách các sự kiện ................................................................... 35 3.4. Danh sách các hành động ............................................................. 37 3.5. Danh sách sự kiện của tác vụ ....................................................... 38 3.6. Danh sách các sự kiện được phát sinh bởi các tác vụ ................ 39 4. Mô hình tổ chức xử lý .......................................................................... 40 4.1. Mô hình .......................................................................................... 40 4.2. Danh sách các tác vụ ..................................................................... 41 4.3. Danh sách các pha ......................................................................... 42 4.4. Danh sách các sự kiện ................................................................... 43 5. Mô hình vật lý dữ liệu .......................................................................... 44 5.1. Lược đồ .......................................................................................... 44 5.1.1. Mua hàng .................................................................................... 44 5.1.2. Bán hàng ..................................................................................... 45 5.1.3. Sửa chữa...................................................................................... 46 5.2. Danh sách các bảng ....................................................................... 47 5.3. Chi tiết các bảng ............................................................................ 48 SVTH: Trần Sĩ Hoàng GVHD: Th.s Nguyễn Lâm Kim Thy Trang 5 Đề tài: “Quản Lý Kinh Doanh Điện Thoại Di Động” 5.3.1. Bảng Loại hàng hoá (LOAIHH) ................................................ 48 5.3.2. Bảng Mô tả hàng hoá (MOTAHH) ............................................ 49 5.3.3. Bảng Hàng hoá (HANGHOA) ................................................... 49 5.3.4. Bảng Phiếu nhập hàng sỉ (PNHAPSI) ....................................... 50 5.3.5. Bảng Phiếu nhập hàng sỉ chi tiết (PNHAPSICT)...................... 50 5.3.6. Bảng Phiếu nhập hàng lẻ (PNHAPLE) ..................................... 51 5.3.7. Bảng Phiếu nhập hàng lẻ chi tiết (PNHAPLECT) .................... 51 5.3.8. Bảng Đơn đặt hàng mua (DDHMUA) ....................................... 52 5.3.9. Bảng Đơn đặt hàng mua chi tiết (DDHMUACT) ...................... 52 5.3.10. Bảng Nhà cung cấp (NHACC) ................................................... 53 5.3.11. Bảng Phiếu thanh toán nhập sỉ (PTTPNS)................................ 53 5.3.12. Bảng Phiếu thanh toán nhập lẻ (PTTPNL) ............................... 54 5.3.13. Bảng Nhân viên (NHANVIEN) .................................................. 55 5.3.14. Bảng Phiếu xuất hàng sỉ (PXUATSI) ........................................ 55 5.3.15. Bảng Phiếu xuất hàng sỉ chi tiết (PXUATSICT) ....................... 56 5.3.16. Bảng Phiếu xuất hàng lẻ (PXUATLE) ....................................... 56 5.3.17. Bảng Phiếu xuất hàng lẻ chi tiết (PXUATLECT)...................... 57 5.3.18. Bảng Đơn đặt hàng bán (DDHBAN) ......................................... 57 5.3.19. Bảng Đơn đặt hàng bán chi tiết (DDHBANCT) ........................ 58 5.3.20. Bảng Khách hàng (KHACHHANG) .......................................... 58 5.3.21. Bảng Phiếu thanh toán xuất sỉ (PTTPXS) ................................. 59 5.3.22. Bảng Phiếu thanh toán xuất lẻ (PTTPXL) ................................ 59 5.3.23. Bảng Phiếu sửa chữa (PHIEUSC) ............................................. 60 5.3.24. Bảng Phiếu sửa chữa chi tiết (PHIEUSCCT) ........................... 61 5.3.25. Bảng Phiếu thanh toán sửa chữa (PTTSC) ............................... 61 II. Công nghệ phát triển ........................................................................... 62 III. Một số quy tắc quản lý .................................................................. 62 C. GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH......................................................... 64 SVTH: Trần Sĩ Hoàng GVHD: Th.s Nguyễn Lâm Kim Thy Trang 6 Đề tài: “Quản Lý Kinh Doanh Điện Thoại Di Động” I. Đăng nhập hệ thống và menu chương trình ...................................... 64 1. Giao diện giới thiệu .............................................................................. 64 2. Đăng nhập............................................................................................. 64 3. Giao diện chính .................................................................................... 65 4. Thực đơn “Hệ thống” .......................................................................... 65 5. Thực đơn “Danh mục” ........................................................................ 66 6. Thực đơn “Nhập hàng” ....................................................................... 67 7. Thực đơn “Xuất hàng” ........................................................................ 68 8. Thực đơn “Sửa chữa” .......................................................................... 69 9. Thực đơn “Báo cáo tổng hợp” ............................................................ 70 II. Chi tiết chương trình ........................................................................... 71 1. Thực đơn “Hệ Thống” ......................................................................... 71 a. Đổi mật khẩu ......................................................................................... 71 b. Quản lý nhân viên ................................................................................. 72 c. Phân quyền nhân viên .......................................................................... 73 d. Đổi nhân viên ........................................................................................ 76 2. Thực đơn “Danh Mục” ........................................................................ 76 a. Nhà cung cấp ........................................................................................ 76 b. Khách hàng ........................................................................................... 77 c. Loại hàng .............................................................................................. 78 d. Mô tả hàng hoá ..................................................................................... 79 e. Hàng hoá ............................................................................................... 81 3. Thực đơn “Nhập Hàng” ...................................................................... 82 a. Đơn đặt hàng nhập ............................................................................... 82 b. Phiếu nhập sỉ......................................................................................... 87 c. Phiếu nhập lẻ ........................................................................................ 90 d. Phiếu thanh toán nhập ......................................................................... 92 e. Thống kê đơn đặt hàng nhập................................................................ 95 SVTH: Trần Sĩ Hoàng GVHD: Th.s Nguyễn Lâm Kim Thy Trang 7 Đề tài: “Quản Lý Kinh Doanh Điện Thoại Di Động” f. Thống kê phiếu nhập ............................................................................ 98 g. Thống kê công nợ nhà cung cấp .......................................................... 99 h. Báo cáo mua hàng .............................................................................. 100 i. Báo cáo tồn kho .................................................................................. 102 j. Báo cáo nhập xuất tồn ........................................................................ 103 k. Báo cáo chi tiết công nợ nhà cung cấp .............................................. 105 4. Thực đơn “Xuất Hàng” ..................................................................... 106 a. Đơn đặt hàng xuất .............................................................................. 106 b. Phiếu xuất sỉ ........................................................................................ 107 c. Phiếu xuất lẻ ....................................................................................... 108 d. Phiếu thanh toán xuất ........................................................................ 110 e. Thống kê đơn đặt hàng xuất ............................................................... 111 f. Thống kê phiếu xuất ........................................................................... 111 g. Thống kê công nợ khách hàng ........................................................... 112 h. Báo cáo bán hàng ............................................................................... 112 i. Báo cáo nhân viên bán hàng .............................................................. 113 j. Báo cáo chi tiết công nợ khách hàng ................................................. 114 5. Thực đơn “Sửa Chữa” ....................................................................... 114 a. Phiếu sửa chữa ................................................................................... 114 b. Phiếu thanh toán sửa chữa ................................................................ 116 c. Thống kê phiếu sửa chữa hàng .......................................................... 118 d. Báo cáo sửa chữa hàng ...................................................................... 119 e. Báo cáo nhân viên sửa chữa .............................................................. 120 f. Báo cáo phụ kiện dùng để sửa chữa .................................................. 121 6. Thực đơn “Báo Cáo Tổng Hợp” ....................................................... 122 a. Hàng hoá bàn nhiều nhất ................................................................... 122 b. Hàng hoá bán ít nhất .......................................................................... 122 123 SVTH: Trần Sĩ Hoàng GVHD: Th.s Nguyễn Lâm Kim Thy Trang 8 Đề tài: “Quản Lý Kinh Doanh Điện Thoại Di Động” c. Hàng hoá có doanh thu cao nhất ....................................................... 123 d. Hàng hoá có doanh thu thấp nhất ..................................................... 123 e. Hàng hoá có lợi nhuận cao nhất ........................................................ 124 f. Hàng hoá có lợi nhuận thấp nhất ...................................................... 124 g. Sổ chi tiết hàng hoá ............................................................................ 125 h. Doanh thu chi tiết ............................................................................... 125 i. Doanh thu tổng hợp ............................................................................ 126 D. YÊU CẦU ĐỂ CHẠY ĐƯỢC CHƯƠNG TRÌNH .......................... 127 E. KẾT LUẬN ......................................................................................... 128 1. Ưu điểm............................................................................................... 128 2. Khuyết điểm ....................................................................................... 128 3. Hướng phát triển................................................................................ 128 F. PHỤ LỤC ............................................................................................ 129   SVTH: Trần Sĩ Hoàng GVHD: Th.s Nguyễn Lâm Kim Thy Trang 9 Đề tài: “Quản Lý Kinh Doanh Điện Thoại Di Động” A. PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 1. Tổng quát về cửa hàng Cửa hàng chuyên kinh doanh các loại điện thoại di động và sửa chửa các loại điện thoại thông thường. Cửa hàng chính và kho đặt tại Tp.HCM, 2 chi nhánh của cửa hàng ở Đồng Nai và Bình Dương. 2. Tổng quát hoạt động Cửa hàng sẽ nhập điện thoại di động chính hãng từ các công ty điệng thoại chính hãng hoặc từ các nhà phân phối điện thoại hàng đầu thế giới như: Nokia, Samsung, LG, ….Sau đó sẽ phân phối cho các cửa hàng nhỏ khác có nhu cầu hoặc bán trực tiếp cho khách hàng có nhu cầu mua lẻ. Ngoài ra, cửa hàng còn nhận sửa chửa các loại điện thoại thông dụng hoặc bảo hành các loại điện thoại mới bị lỗi. 2.1. Sơ đồ tổ chức Cửa hàng chính (Tp.HCM) Luân chuyển hàng hóa Chi nhánh 1 Chi nhánh 2 (Đồng Nai) (Bình Dương) SVTH: Trần Sĩ Hoàng GVHD: Th.s Nguyễn Lâm Kim Thy Trang 10 Đề tài: “Quản Lý Kinh Doanh Điện Thoại Di Động” 2.2. Quy trình hoạt động kinh doanh: a. Quá trình mua hàng 1. Gửi yêu cầu đặt hàng 2. Thông báo tình trạng hàng hóa theo yêu cầu NHÀ CUNG CẤP 4. Gửi đơn đặt hàng CỬA HÀNG 5. Chuyển hàng hóa theo đơn đặt hàng + hóa đơn thanh toán 7. Thanh toán hoặc ghi nợ 3. Chuẩn bị một đơn đặt hàng 6. Kiểm tra hàng hóa mới nhập ƒ Khi cửa hàng có nhu cầu cần nhập thêm điện thoại thì sẽ gửi yêu cầu đặt hàng đến nhà cung cấp với các loại điện thoại tương ứng. Cửa hàng sẽ nhận được phản hồi từ nhà cung cấp về các mặt hàng mà cửa hàng yêu cầu có đủ đáp ứng không. Sau đó cửa hàng sẽ chuẩn bị một đơn đặt hàng chính thức để gửi cho nhà cung cấp yêu cầu chuyển hàng. Nhận được hàng hóa mới và hóa đơn thanh toán từ nhà cung cấp, cửa hàng sẽ kiểm tra điện thoại mới nhập. Nếu hàng hóa không bị lỗi thì cửa hàng sẽ thanh toán tiền cho nhà cung cấp hoặc ghi vào công nợ sau này, ngược lại cửa hàng sẽ yêu cầu nhà cung cấp chuyển hàng hóa khác để thay thế hàng hóa bị lỗi. b. Quá trình bán hàng 2. Kiểm tra tồn kho của hàng hóa theo yêu cầu 5. Kiểm tra, chuẩn bị hàng hóa để gửi theo đơn đặt hàng 1. Gửi yêu cầu mua hàng hóa CỬA HÀNG 3. Phản hồi tình trạng hàng hóa 4. Gửi đơn đặt hàng KHÁCH HÀNG 6. Gửi hàng hòa + hóa đơn thanh toán 7. Thanh toán hoặc ghi nợ ƒ Khách hàng có nhu cầu mua điện thoại sẽ liên lạc với cửa hàng và gửi yêu cầu các loại điện thoại khác nhau. Cửa hàng sẽ tiến hành kiểm kho và thông báo cho khách hàng biết tình trạng số lượng điện thoại hiện có của cừa hàng mà khách hàng yêu cầu. Sau đó, khách hàng dựa trên SVTH: Trần Sĩ Hoàng GVHD: Th.s Nguyễn Lâm Kim Thy Trang 11 Đề tài: “Quản Lý Kinh Doanh Điện Thoại Di Động” thông tin đó để gửi đơn đặt hàng cho cửa hàng thích hợp. Sau khi nhận đơn đặt hàng, cửa hàng sẽ tiến hành kiểm tra và chuẩn bị hàng hóa để gửi cho khách hàng. Khi đã nhận đủ hàng hoá thì khách hàng sẽ tiến hành thanh toán hoặc ghi nợ để tính công nợ sau này. ƒ Đối với khách hàng lẻ khi đến mua điện thoại ở cửa hàng thì khách hàng có thể lựa chọn mẫu mã điện thoại theo ý thích của mình. Sau khi quyết định mua thì khách hàng sẽ nhận hàng và thanh toán bằng tiền mặt không cho ghi công nợ. c. Quá trình nhận và trả hàng sửa chữa 1. Nhận điện thoại bị lỗi hoặc bị hư 2. Kiểm tra tình trạng của điện thoại 3. Thông báo tình trạng của điện thoại và mức phí nếu sửa được CỬA HÀNG 6. Sửa chữa 4. Khách hàng đồng ý và yêu cầu thời hạn sửa chữa 5. Giao phiếu sửa chữa cho khách hàng KHÁCH HÀNG 7. Gửi phiếu sửa chữa khi đến thời hạn sửa chữa xong 8. Giao điện thoại đã sửa và phiếu thanh toán 9. Thanh toán ƒ Khi khách hàng có nhu cầu sửa chữa điện thoại thì sẽ mang điện thoại bị lỗi hoặc bị hư đến cửa hàng. Cửa hàng sẽ nhận và kiểm tra tình trạng của điện thoại tại chỗ và thông báo cho khách hàng biết. Nếu sửa được cửa hàng sẽ báo mức phí cho khách hàng, ngược lại sẽ hoàn trả điện thoại lại cho khách hàng. Sau khi tham khảo mức phí sửa chữa, nếu khách hàng đồng ý thì cửa hàng sẽ nhận điện thoại, đồng thời giao cho khách hàng 1 phiếu sửa chữa (phiếu hẹn). ƒ Khi đến hẹn giao máy, khách hàng sẽ mang phiếu sửa chữa đến cửa hàng. Cửa hàng sẽ giao máy và giao 1 phiếu thanh toán các chi phí sửa chữa cho khách hàng. Khách hàng sẽ thanh toán tại chỗ và không ghi nợ sau này. II. YÊU CẦU VỀ NGHIỆP VỤ SVTH: Trần Sĩ Hoàng GVHD: Th.s Nguyễn Lâm Kim Thy Trang 12 Đề tài: “Quản Lý Kinh Doanh Điện Thoại Di Động” Trong quá trình kinh doanh điện thoại, cửa hàng nhận thấy sự canh tranh về mặt hàng điện thoại trên thị trường rất cao nên đặt ra nhiều yêu cầu về vấn đề quản lý để làm tăng khả năng hoạt động hiệu quả của cửa hàng. Một số nghiệp vụ mà cửa hàng đề ra: ƒ Đối với việc nhập hàng, nếu là hàng mua từ các nhà cung cấp có nguồn gốc rõ ràng thì việc kiểm tra hàng hóa trước khi nhập rất đơn giản và làm một phiếu nhập sĩ (có hóa đơn đỏ và cho phép ghi nợ). Nếu là hàng mua từ các nguồn không rõ ràng để tránh việc mua nhầm hàng giả hàng nhái thì cửa hàng sẽ tiến hành kiểm tra kỹ chất lượng cũng như mẫu mã và làm một phiếu nhập lẻ (không có hóa đơn đỏ và thanh toán liền khi nhập). ƒ Đối với việc xuất hàng, cũng giống như nhập hàng, nếu là khách hàng có nhu cầu mua nhiều và muốn ghi nợ thì cửa hàng sẽ làm phiếu xuất sĩ (có hóa đơn đỏ và cho phép ghi nợ). Nếu là khách hàng mua lẽ thì cửa hàng sẽ làm phiếu xuất lẻ (không có hóa đơn đỏ và yêu cầu thanh toán liền khi xuất). Trong trường hợp bán lẻ, để thu hút người mua hàng cửa hàng sẽ thường xuyên có các đợt khuyến mãi giảm giá, thẻ mua hàng (thẻ VIP), mua 1 tặng 1, … ƒ Đối với hàng trả lại, nếu là trả hàng cho nhà cung cấp thì cửa hàng sẽ làm 1 phiếu xuất trả (xuất hàng bị lỗi trả lại cho nhà cung cấp). Nếu nhận hàng trả lại từ khách hàng thì cửa hàng sẽ làm phiếu nhập trả (nhập hàng vào lại) theo đó khách hàng sẽ chịu 30% trên tổng số tiền của hóa đơn bán hàng và thời hạn được phép trả lại hàng là 7 ngày kể từ ngày lập hóa đơn. ƒ Đối với việc đổi hàng, nếu khách hàng có nhu cầu đổi hàng thì cửa hàng sẽ làm phiếu đổi hàng (nhập hàng trả và xuất hàng mới) theo đó khách hàng chỉ được đổi hàng cùng chủng loại với hàng hóa mà khách hàng đã mua, nếu số tiền của hàng cần đổi chênh lệch so với hàng đã mua thì khách hàng phải thanh toán thêm và thời gian đổi hàng trong vòng 7 ngày kể từ ngày lập hóa đơn. ƒ Đối với việc tồn kho, cửa hàng sẽ quản lý 2 loại danh mục hàng là điện thoại và các phụ kiện đi kèm theo điện thoại (các phụ kiện mua rời bên ngoài). Do đó, cửa hàng cần có 1 bảng tồn kho thống kê tất cả các mặt hàng có trong kho ở bất cứ thời điểm nào để có số liệu chính xác phục vụ cho nhu cầu bán hàng chính xác. ƒ Đối với việc quản lý các chi nhánh, cửa hàng hiện có tổng cộng là 2 chi nhánh. Để tiện cho việc quản lý, cửa hàng quyết định sẽ tách các chi nhánh ra hoạt động độc lập, nhưng có người quản lý và số liệu hàng ngày phải được gửi về cửa hàng chính để dễ dàng trong việc quản lý và thống kê tồn kho chính xác vào cuối mỗi ngày. III. MÔ TẢ CHỨC NĂNG 1. Quản lý nhập hàng SVTH: Trần Sĩ Hoàng GVHD: Th.s Nguyễn Lâm Kim Thy Trang 13 Đề tài: “Quản Lý Kinh Doanh Điện Thoại Di Động” Là quản lý các đơn đặt hàng nhập mua từ các nhà cung cấp và các đầu mối khác. Cửa hàng sẽ thống kê các đơn đặt hàng theo nhà cung cấp để quản lý dễ dàng việc đặt hàng theo số lượng lớn từng chuẩn loại điện thoại. 2. Quản lý xuất hàng Cửa hàng sẽ tập trung quản lý các phiếu xuất hàng lẻ vì cửa hàng chuyên bán lẻ cho khách hàng vãng lai nhiều hơn là bán cho các khách hàng lớn như cửa hàng hay tiệm điện thoại nhỏ. Qua đó, cửa hàng sẽ thống kê được doanh số bàn hàng của từng loại điện thoại để tiến hành điều chỉnh nhập hàng phù hợp với nhu cầu tiêu dùng của người sử dụng. 3. Quản lý trả hàng Trong quá trình nhập hàng và xuất hàng sẽ phát sinh hàng bị lỗi hoặc bị hư, cửa hàng sẽ tiến hành trả hàng hoặc đổi hàng khác từ nhà cung cấp hay khách hàng. Khâu trả hàng rất phức tạp nên cửa hàng sẽ lập ra những phiếu đổi hàng, phiếu trả hàng để quản lý chặt khâu này. 4. Quản lý tồn kho Việc quản lý tồn kho là một việc hết sức quan trọng, cửa hàng đã đề ra nhiều nghiệp vụ cho việc quản lý này nhưng vẫn chưa hiệu quả. Nếu nhập hàng và xuất hàng được quản lý tốt thì việc quản lý tồn kho trở nên đơn giản nên cửa hàng đã tập trung nhiều cho việc quản lý các khâu nhập và xuất hàng. Để biết số liệu chính xác, cửa hàng đã yêu cầu các báo cáo vào cuối mỗi ngày để thống kê lại tất cả hàng hóa có trong kho đến thời điểm hiện tại. 5. Quản lý thanh toán Khi thanh toán, cửa hàng sẽ lập một phiếu thanh toán để quản lý việc thu chi hàng ngày cho cửa hàng. Tất cả hoạt động nhập xuất trả hàng của cửa hàng đều thông qua phiếu thanh toán này. Vào cuối ngày, cửa hàng sẽ có 1 báo cáo thống kế doanh thu tổng hợp để đối chiếu với số tiền thu được qua 1 ngày kinh doanh. 6. Quản lý bảo hành Đối với trường hợp xuất bán điện thoại, cửa hàng sẽ quản lý thêm 1 vấn đề nhỏ đó là bảo hành. Khi xuất bán 1 điện thoại di động cho khách hàng, cửa hàng sẽ giao kèm theo 1 phiếu bảo hành đi theo máy để dễ dàng trong việc quản lý bảo hành sản phẩm. Việc bảo hành sẽ có liên quan đến vấn đề sửa chữa nên 2 khâu này cần thống nhất và đồng bộ với nhau. 7. Theo dõi công nợ Công nợ khách hàng và công nợ của nhà cung cấp sẽ được cửa hàng theo dõi chặt chẽ. Cửa hàng sẽ xuất các phiếu thu và phiếu chi khi thanh toán cho nhà cung SVTH: Trần Sĩ Hoàng GVHD: Th.s Nguyễn Lâm Kim Thy Trang 14 Đề tài: “Quản Lý Kinh Doanh Điện Thoại Di Động” cấp hoặc thu tiền từ khách hàng. Cuối ngày, cửa hàng sẽ có các báo cáo đối chiếu công nợ của khách hàng và nhà cung cấp. 8. Quản lý nhận và trả hàng sửa chữa Cửa hàng có một bộ phận sửa chữa và bảo hành điện thoại di động nên việc quản lý bộ phận này cũng rất cần thiết. Khi khách hàng sửa chữa điện thoại ở cửa hàng sẽ được cấp 1 phiếu sửa chữa trên đó có đầy đủ thông tin cần thiết cho việc sửa chữa và ngày hẹn nhận máy. Sau khi nhận máy đã sửa, khách hàng sẽ nhận một phiếu thanh toán phí sửa chữa (không áp dụng cho trường hợp bảo hành). Cuối ngày, cửa hàng sẽ có các báo cáo thống kê các phiếu sửa chữa, doanh thu sửa chữa máy trong ngày. Là quản lý các hợp đồng mua từ các đại lý và các công ty bán cà phê nhân. Quản lý các đơn hàng mua trực tiếp với nông dân tại các chi nhánh của công ty (mua hàng không có hợp đồng vì số lượng quá ít) 9. Danh mục hàng hóa Là một cửa hàng điện thoại di động lớn, việc quản lý danh mục hàng hóa là vô cùng quan trọng. Cửa hàng sẽ quản lý 2 danh mục hàng hóa (điện thoại và thiết bị đi kèm) 10. Báo cáo xuất nhập tồn Báo cáo xuất nhập tồn là báo cáo số lượng nhập, số lượng xuất, số lượng tồn của từng mặt hàng có trong kho theo một khoảng thời gian xác định. Đây là một báo cáo tổng thể quá trình luân chuyển hàng hóa của cửa hàng. Qua đó, người chủ cửa hàng có thể biết được doanh thu chính xác của cửa hàng. 11. Báo cáo khác Báo cáo bán hàng, báo cáo hàng bán chạy nhất, báo cáo hàng bán nhiều nhất, báo cáo doanh số cao nhất trong 1 tuần, … là các báo cáo mà một cửa hàng kinh doanh điện thoại di động cần phải nắm rõ. IV. XÁC ĐỊNH YÊU CẦU − Do thời gian có hạn nên em không thể xây dựng hết toàn bộ hệ thông của cửa hàng mà chỉ xây dựng được hệ thống ở một cửa hàng. − Qua việc phân tích và đánh giá nhu cầu quản lý của cửa hàng, em đã xây dựng được 1 hệ thống đáp ứng hầu hết các yêu cầu của cửa hàng và có thể sử dụng để đưa vào áp dụng thực tế. − Đáp ứng các yêu cầu đề ra của cửa hàng về việc tinh học hóa toàn bộ hệ thống cho cửa hàng. V. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ − Xây dựng một chương trình để quản lý một cửa hàng bán điện thoại di động SVTH: Trần Sĩ Hoàng GVHD: Th.s Nguyễn Lâm Kim Thy Trang 15 Đề tài: “Quản Lý Kinh Doanh Điện Thoại Di Động” − Phần nhập hàng và phần xuất hàng của cửa hàng. − Lưu chuyển hàng giữa các chi nhánh. − Trả hàng và đổi hàng − Vấn đề bảo hành và sửa chữa điện thoại. − Quản lý tồn kho và công nợ − Các báo cáo thống kê và biểu đồ so sánh mức tăng trương trong hoạt động kinh doanh của cửa hàng. VI. MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI − Xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng phục vu cho các yêu cầu của cửa hàng. Qua đó, cửa hàng có thể nắm bắt và quản lý tốt các khâu nhập xuất tồn trong cửa hàng. Nắm rõ được số liệu chính xác khi hệ thống có sự thay đổi số liệu. Dựa vào đó, cửa hàng có thể đưa ra các phương pháp và chiến lược kinh doanh mặt hàng điện thoại di động tốt hơn. − Quản lý được các khâu trả hàng, đổi hàng, công nợ, bảo hành, sửa chữa của cửa hàng − Xem được các báo cáo thông kế số liệu theo các khoảng thời gian xác định (số liệu không giới hạn thời gian) − Hệ thống sẽ phân quyền cho người dùng theo từng chức năng riêng biệt. − Số liệu có thể tổng hợp từ các chi nhánh khác qua internet và bán hàng online (mục tiêu phát triển cho tương lai) SVTH: Trần Sĩ Hoàng GVHD: Th.s Nguyễn Lâm Kim Thy Trang 16 Đề tài: “Quản Lý Kinh Doanh Điện Thoại Di Động” B. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG   I. PHÂN TÍCH ĐỀ TÀI 1. Mô hình ý niệm truyền thông 1.1. Lược đồ mua hàng 1.1.1. Mô hình 1_Nghiên cứu và tìm hiểu giá cả thị trường 2_Gửi yêu cầu đặt hàng 4_Chuẩn bị một đơn đặt hàng 3_Thông báo tình trạng hàng hóa theo yêu cầu 7_Kiểm tra hàng hóa mới nhập 5_Gửi đơn đặt hàng CỬA HÀNG 8_Theo dõi quá trình nhập hàng 6_Chuyển hàng hóa theo đơn đặt hàng NHÀ CUNG CẤP 9_Thông báo chuyển hàng xong 10_Gửi hóa đơn thanh toán 12_Thanh toán hoặc ghi nợ 11_Theo dõi công nợ nhà cung cấp 1.1.2. Mô tả Khi cửa hàng có nhu cầu mua hàng thì sẽ tiến hành nghiên cứu thị trường hay thông tin từ các nhà cung cấp để ghi nhận thông tin giá cả hàng hoá cần mua. Sau khi đã tham khảo xong, cửa hàng sẽ gửi yêu cầu đặt hàng đến nhà cung cấp tối ưu nhất và chờ phản hồi. Nếu nhà cung cấp phản hồi không đáp ứng được yêu cầu thì cửa hàng sẽ tìm nhà cung cấp khác, ngược lại sẽ chuẩn bị một đơn đặt hàng để gửi cho nhà cung cấp đó. Nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng sẽ tiến hành chuyển hàng cho cửa hàng. Trong quá trính chuyển hàng, cửa hàng sẽ tiến hành kiểm tra và lập các phiếu nhập để theo dõi quá trình chuyển hàng. Quá trình chuyển hàng kết thúc, nhà cung cấp sẽ gửi hoá đơn thanh toán cho từng phiếu nhập cho cửa hàng. Cửa hàng sẽ đối chiếu công nợ để tiến hành thanh toán hoặc ghi nợ. 1.1.3. Danh sách các tác nhân STT TÊN Mà LOẠI 1 CỬA HÀNG CUAHANG TÁC NHÂN NỘI 2 NHÀ CUNG CẤP NHACUNGCAP TÁC NHÂN NGOẠI 1.1.4. Danh sách các luồng SVTH: Trần Sĩ Hoàng GVHD: Th.s Nguyễn Lâm Kim Thy Trang 17 Đề tài: “Quản Lý Kinh Doanh Điện Thoại Di Động” STT TÊN TÁC NHÂN NHẬN TÁC NHÂN PHÁT 1 1_Nghiên cứu và tìm hiểu giá cả thị trường CỬA HÀNG CỬA HÀNG 2 2_Gửi yêu cầu đặt hàng NHÀ CUNG CẤP CỬA HÀNG 3 3_Thông báo tình trạng hàng hóa theo yêu cầu CỬA HÀNG NHÀ CUNG CẤP 4 4_Chuẩn bị một đơn đặt hàng CỬA HÀNG CỬA HÀNG 5 5_Gửi đơn đặt hàng NHÀ CUNG CẤP CỬA HÀNG 6 6_Chuyển hàng hóa theo đơn đặt hàng CỬA HÀNG NHÀ CUNG CẤP 7 7_Kiểm tra hàng hóa mới nhập CỬA HÀNG CỬA HÀNG 8 8_Theo dõi quá trình nhập hàng CỬA HÀNG CỬA HÀNG 9 9_Thông báo chuyển hàng xong NHÀ CUNG CẤP CỬA HÀNG 10 10_Gửi hóa đơn thanh toán CỬA HÀNG NHÀ CUNG CẤP 11 11_Theo dõi công nợ nhà cung cấp CỬA HÀNG CỬA HÀNG 12 12_Thanh toán hoặc ghi nợ NHÀ CUNG CẤP CỬA HÀNG 1.2. Lược đồ bán hàng 1.2.1. Mô hình SVTH: Trần Sĩ Hoàng GVHD: Th.s Nguyễn Lâm Kim Thy Trang 18 Đề tài: “Quản Lý Kinh Doanh Điện Thoại Di Động” 2_Kiểm tra tồn kho của hàng hóa theo yêu cầu đặt hàng 5_Kiểm tra hàng hóa để gửi theo đơn đặt hàng 1_Gửi yêu cầu đặt hàng 3_Phản hồi tình trạng của hàng hóa 7_Theo dõi quá trình xuất hàng 4_Gửi đơn đặt hàng CỬA HÀNG 6_Gửi hàng hóa theo đơn đặt hàng KHÁCH HÀNG 8_Thông báo đã nhận đủ hàng 10_Gửi hóa đơn thanh toán 9_Cập nhật thông tin và chuẩn bị HĐTT 11_Thanh toán hoặc ghi nợ 12_Theo dõi công nợ khách hàng 1.2.2. Mô tả Khi khách hàng gửi yêu cầu đặt hàng đến cửa hàng thì cửa hàng sẻ tiến hành kiểm tra hàng hoá trong kho theo yêu cầu của khách hàng và phản hồi lại cho khách hàng tình trạng hàng hoá mà khách hàng yêu cầu. Nếu thoả mãn được các yêu cầu đặt hàng, khách hàng sẽ gửi đơn đặt hàng cho cửa hàng. Cửa hàng sẽ tiến hành kiểm tra và gửi hàng theo đơn đặt hàng cho khách hàng. Trong quá trình gửi hàng, cửa hàng sẽ tiến hành theo dõi hàng hoá đã chuyển đi qua các phiếu xuất hàng. Sau khi nhận được thông báo nhận đủ hàng của khách hàng, cửa hàng sẽ lập các phiếu thanh toán tương ứng với các phiếu xuất hàng và gửi cho khách hàng để yêu cầu thanh toán. Khách hàng sẽ tiến hành thanh toán hoặc ghi nợ, trong khi đó cửa hàng sẽ theo dõi công nợ của khách hàng. 1.2.3. Danh sách các tác nhân STT TÊN Mà LOẠI 1 CỬA HÀNG CUAHANG TÁC NHÂN NỘI 2 KHÁCH HÀNG KHACHHANG TÁC NHÂN NGOẠI 1.2.4. Danh sách các luồng STT TÊN TÁC NHÂN NHẬN TÁC NHÂN PHÁT 1 3_Phản hồi tình trạng của hàng hóa KHÁCH HÀNG CỬA HÀNG 2 1_Gửi yêu cầu đặt hàng CỬA HÀNG 3 6_Gửi hàng hóa theo đơn đặt hàng KHÁCH HÀNG CỬA HÀNG SVTH: Trần Sĩ Hoàng GVHD: Th.s Nguyễn Lâm Kim Thy KHÁCH HÀNG Trang 19