Tài liệu Quản lý của nhà nước về hoạt động công chứng chứng thực và thực trạng hiện nay

MỤC LỤC I. ĐẶT VẤ ĐĐE II. GIẢI QUYẾT VẤ ĐÊ Trang 1 1 1. Khái niêm ̣ Cnng hh́ng, Ch́ng thưh 1 2. Quản lý nha nươh vê hoat đn ̣ng Cnng hh́ng, Ch́ng thưh 1 3. Thưh trang quản lý nha nươh vê Cnng hh́ng, Ch́ng thưh 3 3.1. Những thành t́ch đạt được 3 3.1. Những hạn chế cần sớm khắc phục 4 III. ḰT TÚC VẤ ĐÊ 6 I. ĐẶT VẤ ĐÊ Công chứng và chứng thực là hoạt động rất quan trọng trong việc xác định tính chất xác thực của các giấy tờ và các hợp đồng trong kinh doanh thương mại. Chính bởi tầm quan trọng của hoạt động này mà nhà nước đã đặt ra những quy định của pháp luật nhằm quản lý và điều chỉnh hoạt động công chứng, chứng thực. Bài tiểu luận sau đây sẽ làm sang tỏ hơn trong việc quản lý của nhà nước về hoạt động công chứng chứng thực và thực trạng hiện nay. II. GIẢI QUYẾT VẤ ĐÊ 1. Khái niệm Cnng hh́ng, Ch́ng thưh Khái niệm Công chứng, Chứng thực được giải thích tại Điều 2 Nghị định số 75/2000/NĐ – CP như sau: Công chứng là việc Phòng Công chứng chứng nhận tính xác thực của hợp đồng được giao kết hoặc giao dịch khác được xác lập trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và quan hệ xã hội khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) và thực hiện các việc khác theo quy định của Nghị định này. Chứng thực là việc Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này. 2. Quản lý hủa nha nươh vê hoat động Cnng hh́ng, Ch́ng thưh Quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng, chứng thực củ Viêṭ N̉m ơ nước ngoài được thực hiện bởi Bộ ngoại giao, ở trong nước thì được phân làm hai cấp là cấp trung ương và cấp địa phương do Bộ tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Công chứng, chứng thực ở nước ngoài thì được thực hiện bởi Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và việc quản lý hoạt động công chứng, chứng thực củ cơ qủn này được thực hiện bơi Bộ ngoại gỉo. Theo quy định tại Điều 18 Nghị định số 75/2000/NĐ – CP của Chính phủ về công chứng, chứng thực (sau đây gọi là Nghị định 75) quy định thẩm quyền của Bộ ngoại giao đối với hoạt động 1 quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài như sau: Phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện công chứng của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài theo quy định của pháp luật về công chứng; tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng cho viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài; Giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng theo thẩm quyền; Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về công chứng của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài gửi Bộ Tư pháp theo định kỳ 6 tháng và hàng năm. Quản lý ơ cấp trung ương thì được thực hiện bơi Bộ tư pháp, cụ thể thì theo quy định của pháp luật tại Điều 17 Nghị định 75 quy định về nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ tư pháp trong việc quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực như sau: Soạn thảo, trình cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật về công chứng, chứng thực; ban hành theo thẩm quyền văn bản hướng dẫn thi hành văn bản quy phạm pháp luật đó; Hướng dẫn, chỉ đạo về tổ chức và hoạt động công chứng, chứng thực; Bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng, chứng thực; Ban hành và hướng dẫn việc sử dụng thống nhất các sổ công chứng, sổ chứng thực; quy định và hướng dẫn việc sử dụng mẫu hợp đồng, giao dịch, mẫu nội dung lời chứng; Kiểm tra, thanh tra về tổ chức và hoạt động công chứng, chứng thực theo thẩm quyền; Giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng, chứng thực theo thẩm quyền; Hàng năm tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về công chứng, chứng thực báo cáo Chính phủ; Thực hiện hợp tác quốc tế về công chứng, chứng thực; Đào tạo nghề công chứng; bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên; cấp Thẻ công chứng viên; phát hành niên giám công chứng viên; triển khai việc áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng. Viê ̣c quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực ở địa phương thì được giao cho Sở tư pháp của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố. Điều 19 của Nghị định 75 quy định như sau: Sở tư pháp của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý 2 nhà nước về công chứng trong địa phương mình, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Chỉ đạo hoạt động công chứng, chứng thực; Giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng, chứng thực theo thẩm quyền; Bồi dưỡng nghiệp vụ cho người thực hiện chứng thực củaUỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã; hướng dẫn và kiểm tra, thanh tra hoạt động của Phòng Công chứng vàUỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã; Quyết định thành lập, giải thể Phòng Công chứng; quyết định thẩm quyền địa hạt cho từng Phòng Công chứng; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Công chứng; định biên chế cho từng Phòng Công chứng; bảo đảm trụ sở làm việc, phương tiện, cơ sở vật chất cần thiết khác cho hoạt động của Phòng Công chứng; Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về công chứng, chứng thực trong địa phương gửi Bộ Tư pháp theo định kỳ 6 tháng và hàng năm. 3. Thưh trang quản lý nha nươh vê Cnng hh́ng, Ch́ng thưh 3.1. Những thành t́ch đạt được Tính đến nay nước ta đã có có 117 Văn phòng Công chứng được thành lập tại 29 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương với 237 công chứng viên được bổ nhiệm hoạt động tại các Văn phòng công chứng. Cùng với 156 Phòng Công chứng với 458 công chứng viên, các Văn phòng Công chứng và các công chứng viên hoạt động tại đây đã dần tạo thành một mạng lưới các tổ chức hành nghề công chứng ngày càng được mở rộng và phát triển, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu công chứng của nhân dân. Bên cạnh các Phòng Công chứng vốn đã là truyền thống và có “thương hiệu”, nhiều Văn phòng Công chứng cũng đã khẳng định được niềm tin và thu hút được số lượng khách hàng khá đông đảo, tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh buộc tất cả các tổ chức hành nghề công chứng nếu muốn củng cố và phát triển phải cải tiến, đổi mới, vươn lên khẳng định vị trí, thương hiệu của mình trong xã hội. Sự hài lòng của nhân dân và độ an toàn trong giao dịch chính là thước đo chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng. 3 Cùng với chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, việc “công chứng hó̉” hoạt động chứng nhận các giao dịch, hợp đồng nhằm tăng cường bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của người dân cũng được quan tâm đặc biệt. Thực hiện Luật Công chứng, Nghị định 02/2008/NĐ-CP, nhiều Sở Tư pháp đã chủ động xây dựng, tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương, tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, căn cứ vào tình hình phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn, từng bước chuyển giao việc chứng nhận các hợp đồng, giao dịch từ Uỷ ban nhân dân sang cho tổ chức hành nghề công chứng thực hiện theo quy định tại điểm 8 Thông tư số 03/2008/TT-BTP. Đến nay, đã có 34 địa phương trên cả nước thực hiện việc chuyển giao và nhiều địa phương khác cũng đang trong quá trình tham mưu, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện việc chuyển giao. Công tác thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn hoạt động đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn cũng được nhiều địa phương quan tâm và dần đi vào nền nếp. 3.2. Những hạn chế cần sớm khắc phục Bên cạnh những kết quả đạt được, cũng cần thấy rằng, một trong những yếu kém cần khắc phục trong công tác công chứng là hoạt động quản lý nhà nước đối với công tác này ở nhiều địa phương còn mờ nhạt, chưa đi vào chiều sâu. Thứ nhất, Một số Sở Tư pháp còn lúng túng trong việc thực hiện vai trò quản lý nhà nước trên địa bàn. Thậm chí có nơi băn khoăn không biết mình quản lý nhà nước đối với Văn phòng Công chứng như thế nào, đối với công chứng viên hoạt động tại Văn phòng công chứng ra sao; nhiều nơi chỉ tập trung chỉ đạo đối với hoạt động của Phòng Công chứng... Vai trò quản lý nhà nước không được phát huy dẫn đến việc các tổ chức hành nghề công chứng trên một số địa bàn chưa lấy cơ quan tư pháp làm chỗ dựa khi có những vướng mắc về chuyên môn, nghiệp vụ, hoạt động hành nghề mà thường gửi thẳng các kiến nghị, thắc mắc lên Bộ Tư pháp, không qua Sở Tư pháp là cơ quan giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước 4 về công tác tư pháp, trong đó có hoạt động công chứng ở địa phương, dẫn đến tình trạng địa phương thì không nắm được tình hình, còn Bộ lại quá tải, phải giải quyết cả các hoạt động đơn lẻ, sự vụ. Thứ hai, Việc xã hội hóa công chứng, bên cạnh những kết quả, cũng đã bắt đầu xuất hiện những dấu hiệu tiêu cực như sự cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng, Văn phòng công chứng). Thậm chí, tuy chưa phải là phổ biến, nhưng đã có hiện tượng “công chứng dạo” như phản ánh của một số địa phương (tức là tình trạng công chứng viên bỏ dấu vào túi đi đến các cơ quan, tổ chức để thực hiện công chứng)… trong khi Luật công chứng đã quy định rõ việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ một số trường hợp đặc biệt. Hoặc đã có tình trạng cá nhân góp vốn vào Văn phòng công chứng yêu cầu được “quản lý”, “điều hành” Văn phòng công chứng dẫn đến xung đột, Văn phòng công chứng phải tạm dừng hoạt động như báo chí phản ánh, trong khi Luật Công chứng đã quy định rõ Văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập và người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng công chứng, Luật không quy định việc các cá nhân “góp vốn” vào các Văn phòng công chứng. Ở đây, vai trò quản lý nhà nước rõ ràng đã bị buông lỏng, lúng túng hoặc chưa theo kịp với tình hình. Cần quán triệt một cách rõ ràng rằng, chủ trương xã hội hóa phải đi đôi với tăng cường quản lý nhà nước, xã hội hóa càng mạnh, quản lý nhà nước càng phải tăng cường. Thứ ba, Các Sở Tư pháp vẫn chưa rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành những quy định hướng dẫn các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên theo thẩm quyền, dẫn đến hoạt động công chứng trên địa bàn gặp nhiều khó khăn cũng như khó khăn cho việc quản lý chặt chẽ hoạt động này và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người dân. Đặc biệt, cần quan tâm đến việc tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn để có cơ 5 sở thành lập và phát triển các tổ chức hành nghề công chứng theo một quy hoạch hợp lý. Hiện mới chỉ có 37 địa phương ban hành Đề án, tuy nhiên, nhiều Đề án còn chung chung, chưa rõ được chủ trương phát triển và chưa vẽ được bản đồ phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương, cũng cần phải được rà soát, điều chỉnh cho phù hợp. Bên cạnh đó, để tăng cường bảo đảm an toàn cho các hợp đồng, giao dịch của người dân, đồng thời để Phòng tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã tập trung thực hiện tốt công tác chứng thực, các Sở Tư pháp cũng cần sớm tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, căn cứ vào tình hình phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương, từng bước chuyển giao thẩm quyền chứng nhận các giao dịch, hợp đồng sang cho tổ chức hành nghề công chứng thực hiện. Hiện nay mới chỉ có 31/63 địa phương Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định chuyển giao. Mặc dù Bộ Tư pháp đã có chỉ đạo quyết liệt về vấn đề này, tuy nhiên, quá trình thực hiện chuyển giao theo điểm 8 Thông tư 03 ở các địa phương, bên cạnh nhiều thuận lợi, cũng vẫn còn gặp khó khăn ở một số nơi, do chưa thống nhất nhận thức về vấn đề này. III. ḰT TÚC VẤ ĐÊ Từ những phân tích bên trên ta thấy được nhà nước đã đặt ra những quy định nhằm quy định việc quản lý của mình đối với hoạt động công chứng, chứng thực. Nhà nước đã quản lý từ trong nước đến tận những hoạt động công chứng của các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, từ trung ương đến địa phương. Tuy nhiên bên cạnh những thành tựu đã đạt được thì còn rất nhiều những vấn đề thiếu sót mà phát luật chưa quy định để điều chỉnh, do đó để hoạt động quản lý của mình được thực hiện một cách thống nhất và hiệu quả thì việc hoàn thiện pháp luật trong hoạt động công chứng, chứng thực luôn được đặt lên hàng đầu 6 DÁU MỤC TÀI LIỆUY TUAM KUẢO 1. Luật công chứng 2006 2. Nghị định 75/2000/NĐ – CP của Chính phủ về Công chứng, chứng thực 3. Nghị định 02/2008/NĐ – CP của Chính phủ về hướng dẫn Luật công chứng 4. Thông tư 03/2008/TT – BTP hướng dẫn thi hành Nghị định 79/2007/NĐCP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký do Bộ Tư pháp ban hành 7