Tài liệu NGHIÊN CỨU PHÁT TRIỂN VÀ KHAI THÁC NGUỒN LỰC THÔNG TIN CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ VĂN HOÁ THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI PHẠM THANH BÌNH NGHIÊN CỨU PHÁT TRIỂN VÀ KHAI THÁC NGUỒN LỰC THÔNG TIN CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THƯ VIỆN Hà Nội, 2011 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ VĂN HOÁ THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI PHẠM THANH BÌNH NGHIÊN CỨU PHÁT TRIỂN VÀ KHAI THÁC NGUỒN LỰC THÔNG TIN CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI Chuyên ngành: Khoa học Thư viện Mã số: 60.32.20 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THƯ VIỆN NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. NGUYỄN HỮU HÙNG Hà Nội, 2011 1 MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT........................................................................................................... 3 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, ĐỒ THỊ .................................................................................... 4 DANH MỤC CÁC BẢNG THỐNG KÊ SỐ LIỆU........................................................................ 4 PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................................................... 5 CHƯƠNG 1: NGUỒN LỰC THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC ĐÀO TẠO, NGHIÊN CỨU KHOA HỌC, THỰC HÀNH SẢN XUẤT CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI.....................................................................................9 1.1. Nguồn lực thông tin ........................................................................................9 1.1.1. Khái niệm về nguồn lực thông tin ....................................................................9 1.1.2. Các đặc trưng của nguồn lực thông tin .........................................................11 1.1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến sự phát triển của nguồn lực thông tin .................13 1.2. Trung tâm Thông tin Thư viện với công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và thực hành sản xuất của Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội .......................................17 1.2.1. Khái quát về Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội............................................17 1.2.3. Người dùng tin và nhu cầu tin của Trung tâm Thông tin Thư viện – Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội .........................................................................................25 1.3. Vai trò của nguồn lực thông tin với Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội .......33 1.3.1. Đặc trưng của thông tin chuyên ngành kiến trúc – xây dựng ........................33 1.3.2. Vai trò của nguồn lực thông tin phục vụ các nhiệm vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ và thực hành sản xuất .........................................33 Tiểu kết chương 1......................................................................................................36 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN – TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI...................................................................................37 2.1. Cơ cấu nguồn lực thông tin ...........................................................................37 2.1.1. Nguồn lực thông tin truyền thống ..................................................................37 2.1.2. Nguồn lực thông tin hiện đại..........................................................................42 2.2. Công tác tổ chức nguồn lực thông tin ...........................................................46 2.2.1. Diện bổ sung ..................................................................................................48 2.2.2. Nguồn bổ sung ...............................................................................................48 2.2.3. Kinh phí bổ sung ............................................................................................51 2.2.4. Quy trình bổ sung tài liệu ..............................................................................52 2.2.5. Công tác thanh lý tài liệu ...............................................................................53 2.3. Công tác quản lý và khai thác nguồn lực thông tin.......................................54 2.3.1. Công cụ để quản lý và khai thác nguồn lực thông tin ...................................54 2 2.3.2. Công tác quản lý và khai thác nguồn lực thông tin truyền thống ..................56 2.3.3. Công tác quản lý và khai thác nguồn lực thông tin hiện đại .........................60 2.4. Các công cụ tra cứu thông tin .......................................................................63 2.4.1. Công cụ truyền thống .....................................................................................63 2.4.2. Công cụ hiện đại ............................................................................................64 2.5. Nhận xét và đánh giá về thực trạng nguồn lực thông tin của Trung tâm Thông tin Thư viện....................................................................................................64 Tiểu kết chương 2.....................................................................................................67 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN VÀ KHAI THÁC NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN – TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI ..........................................................................69 3.1. Nguyên tắc thực hiện ....................................................................................69 3.1.1. Nguyên tắc phát triển có định hướng.............................................................69 3.1.1. Nguyên tắc phát triển có kế thừa ...................................................................69 3.1.2. Nguyên tắc hiệu quả tối ưu ............................................................................70 3.2. Giải pháp về chính sách phát triển nguồn lực thông tin................................70 3.2.1. Xây dựng chính sách phát triển nguồn lực thông tin .....................................70 3.2.2. Chiến lược bổ sung tài liệu ............................................................................74 3.3. Các giải pháp khai thác nguồn lực thông tin .................................................79 3.3.1. Công cụ tra cứu truyền thống ........................................................................79 3.3.2. Công cụ tra cứu hiện đại................................................................................79 3.4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác phát triển và khai thác nguồn lực thông tin ............................................................................................80 3.4.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc phát triển nguồn lực thông tin ....80 3.4.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức quản lý và khai thác nguồn lực thông tin ..............................................................................................................84 3.5. Nâng cao trình độ cán bộ và đào tạo người dùng tin ....................................86 3.5.1. Nâng cao trình độ cán bộ ...............................................................................86 3.5.2. Đào tạo người dùng tin ..................................................................................88 Tiểu kết chương 3......................................................................................................91 KẾT LUẬN ......................................................................................................................... 92 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................................. 94 PHỤ LỤC............................................................................................................................ 98 3 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CBGD Cán bộ giảng dạy CBQL Cán bộ quản lý CGCN Chuyển giao công nghệ CH Học viên cao học CNTT Công nghệ thông tin Consortium Liên kết để bổ sung và chia sẻ nguồn lực thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu ĐH Đại học GS Giáo sư KH&CN Khoa học và công nghệ KHKT Khoa học kỹ thuật NCKH Nghiên cứu khoa học NCS Nghiên cứu sinh NDT Người dùng tin Nhà trường Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội PGS Phó giáo sư SV Sinh viên SX Cán bộ sản xuất TH Trung học ThS Thạc sĩ Trung tâm Trung tâm Thông tin Thư viện TS Tiến sĩ TTTTTV Trung tâm Thông tin Thư viện 4 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, ĐỒ THỊ Trang Hình 1: Biểu đồ xác định tạp chí hạt nhân ................................................................15 Hình 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm thông tin thư viện ..............................24 Hình 3: Thành phần cơ cấu các nhóm người dùng tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện – Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội..................................................................29 Hình 4: Thống kê giáo trình theo năm xuất bản .......................................................38 Hình 5: Tỷ lệ tài liệu tham khảo tiếng Việt, ngoại văn và giáo trình........................40 Hình 6: Kinh phí cho bổ sung tài liệu .......................................................................52 Hình 7: Quy trình xử lý tài liệu sách tại Trung tâm Thông tin Thư viện..................57 Hình 8: Sơ đồ quy trình xử lý tài liệu điện tử ...........................................................61   DANH MỤC CÁC BẢNG THỐNG KÊ SỐ LIỆU Trang Bảng 1: Nhu cầu thông tin của NDT về các lĩnh vực đào tạo...................................30 Bảng 2: Ngôn ngữ sử dụng của người dùng tin ........................................................31 Bảng 3: Dạng tài liệu mà người dùng tin thường sử dụng ........................................32 Bảng 4: Thống kê số lượng tạp chí có trong Trung tâm ...........................................40 Bảng 5: Thống kê tài liệu luận án, luận văn..............................................................41 Bảng 6: Thống kê tài liệu nộp lưu chiểu từ năm 2000 – 2010 ..................................50 Bảng 7: Số lượng tài liệu do quỹ Ford tài trợ ...........................................................51 Bảng 8: Tổng hợp kinh phí bổ sung ..........................................................................52 Bảng 9: Số lượng tài liệu thanh lý.............................................................................54 Bảng 10: Tài liệu xếp theo môn loại tri thức ............................................................58 Bảng 11: Mức độ đáp ứng thông tin đối với NDT ....................................................65 Bảng 12: Đánh giá chất lượng các sản phẩm và dịch vụ ..........................................66 5 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Chúng ta đang sống trong thế kỷ XXI – thế kỷ hình thành xã hội thông tin toàn cầu và nền kinh tế tri thức, trong đó thông tin và tri thức đang trở thành sức mạnh của nhân loại, là nguồn lực đặc biệt của riêng mỗi tổ chức và của toàn xã hội. Với số lượng thông tin ngày càng gia tăng một cách mạnh mẽ, việc tổ chức để đưa thông tin trở thành nguồn lực, từ đó tổ chức đáp ứng nhu cầu tin ngày càng tăng của người dùng tin (NDT) đang là vấn đề cấp bách đặt ra cho các cơ quan thông tin thư viện. Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội (ĐHKTHN) là một trường đầu ngành trong lĩnh vực đào tạo các Kiến trúc sư, Kỹ sư chuyên ngành kiến trúc, xây dựng, quy hoạch, kỹ thuật hạ tầng và môi trường đô thị, quản lý đô thị. Hiện nay, nhà trường đang tiến hành, một mặt, mở rộng quy mô đào tạo gắn với chất lượng, đáp ứng thị trường và nhu cầu phát triển nguồn nhân lực của xã hội, mặt khác, theo xu thế hội nhập, đẩy mạnh áp dụng đào tạo theo hệ thống học chế tín chỉ. Để đáp ứng những nhiệm vụ mới đề ra, công tác phát triển nguồn lực thông tin (NLTT) của Trung tâm Thông tin Thư viện (TTTTTV) cần phải được chú trọng quan tâm. Vậy làm thế nào để tổ chức, quản lý và phát triển NLTT hiện có và sử dụng được NLTT bên ngoài sao cho đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin của NDT trong nhà trường một cách có hiệu quả? Đây là những đòi hỏi, thách thức với Nhà trường mà trực tiếp là với đơn vị chuyên môn là TTTTTV. Trong bối cảnh đó, tác giả lựa chọn chủ đề “Nghiên cứu phát triển và khai thác NLTT của TTTTTV – Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội” làm đề tài cho LV thạc sỹ này. 2. Tổng quan về tình hình nghiên cứu Vấn đề NLTT trong các cơ quan TTTV đã được không ít tác giả nghiên cứu ở nhiều góc độ khác nhau. Trước hết, có thể kể đến cuốn sách của PGS.TS. Nguyễn Hữu Hùng “Thông tin – từ lý luận đến thực tiễn” (2005) trong đó tại Phần 2 -Tổ chức và quản lý thông tin có chùm bài viết như “Phát triển thông tin Khoa học và công nghệ để trở thành nguồn lực”, “Tổ chức và quản lý hoạt động thông tin khoa học công nghệ trước thềm thế kỷ XXI", “Vấn đề phát triển và chia sẻ nguồn lực 6 thông tin số hóa tại Việt Nam”… Trong các công trình này, tác giả đã đã phác họa bức tranh thông tin trong nền kinh tế mới, trình bày khái niệm và luận chứng vai trò trung tâm của tài nguyên thông tin số trong hệ thống thông tin quốc gia, nghiên cứu những vấn đề về chiến lược, phương thức tạo lập và chia sẻ, quản lý nhà nước và chương trình phát triển thông tin nhằm biến thông tin trở thành nguồn lực phát triển và trình bày các giải pháp tạo lập môi trường thông tin để phát triển NLTT số trong điều kiện ở Việt Nam. Nghiên cứu về chính sách phát triển NLTT có các bài: “Phương pháp luận xây dựng chính sách phát triển nguồn tin” (2001) và “Một số vấn đề xung quanh việc thu thập khác thác tài liệu xám” (2001) của TS. Nguyễn Viết Nghĩa và bài "Phác thảo sơ bộ chính sách về NLTT" của TS. Lê Văn Viết. Các tác giả đã khẳng định vị trí quan trọng trong chính sách phát triển NLTT đối với việc tạo nguồn, xây dựng hệ thống các kho tài liệu của các thư viện và cơ quan thông tin. Những nội dung chủ yếu cần được đề cập trong chính sách và cách thức trình bày kết cầu của chính sách và một số giải pháp xây dựng chính sách tạo nguồn thông tin. Về chủ đề chia sẻ NLTT, tiến sĩ Lê Văn Viết trong bài: “Một số vấn đề thiết lập hình thức mượn, chia sẻ tài liệu, thông tin giữa các thư viện Việt Nam” (Kỷ yếu hội thảo thư viện Việt Nam: Hội nhập và phát triển – 2006) đề cập tới việc thiết lập các hình thức mượn, chia sẻ tài liệu, thông tin giữa các thư viện Việt Nam trong giai đoạn hội nhập và phát triển đất nước. Về vấn đề xây dựng thư viện điện tử và số hóa tài liệu có “Xây dựng Thư viện điện tử và vấn đề số hóa tài liệu ở Việt Nam” (Tạp chí Thông tin – Tư liệu, số 2, 2005) của thạc sỹ Nguyễn Tiến Đức, “Phát triển nội dung số ở Việt Nam: những nguyên tắc chỉ đạo” (Tạp chí Thông tin và tư liệu, số 1, 2000) của tiến sĩ Tạ Bá Hưng đã trình bày tiếp cận xây dựng và phát triển kho tư liệu số hóa của thư viện điện tử, cũng như các tiền đề về pháp lý, tổ chức và kinh nghiệm để triển khai số hóa tại các cơ quan thông tin, vấn đề xây dựng kho tài liệu số hóa và phát triển các mối liên kết, chia sẻ của các thư viện khi xây dựng thư viện điện tử ở Việt Nam. Trên bình diện các luận văn thạc sỹ, đến nay có khá nhiều Luận văn chuyên ngành Khoa học thư viện cũng nghiên cứu vấn đề này, ví dụ như: “Nghiên cứu phát triển NLTT tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Kinh tế quốc dân Hà 7 Nội” (2008) của tác giả Bùi Thị Sen; “Tăng cường NLTT tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội” (2006) của tác giả Nguyễn Thị Thuận; “Tăng cường NLTT tại Thư viện Trường Đại học Bách khoa Hà Nội” (2005) của tác giả Hà Thị Huệ; “Tổ chức và khai thác NLTT ở Thư viện Khoa học tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh: (2003) của tác giả Nguyễn Quang Hồng Phúc; “Tổ chức quản lý và khai thác NLTT tại Trung tâm Thông tin thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” (2000) của tác giả Trần Hữu Huỳnh;… Tuy nhiên, mỗi trường lại có những hoàn cảnh và điều kiện khác nhau, hơn nữa ĐHKTHN có những đặc thù riêng do vậy bài toan về phát triển NLTT tại ĐHKTHN cần có cách tiếp cận và giải quyết vấn đề khác. Viết về NLTT tại ĐHKTHN đã có 01 luận văn thạc sĩ đó là: “Phát triển và quản lý NLTT số tại TTTTTV trường Đại học Kiến trúc Hà Nội” (2008) của tác giả Hoàng Sơn Công; tuy nhiên luận văn này mới chỉ tập trung vào nghiên cứu NLTT số ở phương diện quy trình số hóa tài liệu và quản ly chúng. như vậy, vấn đề phát triển và khai thác NLTT của TTTTTV ĐHKTHN từ cách nhìn tổ chức toàn diện thì cho đến nay chưa có đề tài nào được nghiên cứu. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu về NLTT của TTTTTV ĐHKTHN về phương diện cơ cấu và tổ chức. - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi không gian: TTTTTV - ĐHKTHN. + Phạm vi thời gian: Từ năm 2005 đến nay. 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích: Phân tích và đánh giá thực trạng NLTT của TTTTTV – Trường ĐHKTHN và đề xuất các giải pháp phát triển và khai thác NLTT của TTTTTV. - Nhiệm vụ: + Nghiên cứu cơ sở lý luận về NLTT, 8 + Nghiên cứu đối tượng NDT và nhu cầu tin của họ, + Khảo sát và phân tích thực trạng việc phát triển và khai thác NLTT ở TTTTTV – ĐHKTHN, + Đề xuất các giải pháp thích hợp nhằm phát triển và khai thác NLTT của TTTTTV - ĐHKTHN. 5. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp luận: Luận văn dựa trên phương pháp luận của duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, các quan điểm chỉ đạo của Đảng và Nhà nước về lĩnh vực công tác thông tin và thư viện. - Phương pháp cụ thể: Đề tài được tiến hành dựa trên các phương pháp nghiên cứu cụ thể sau: + Nghiên cứu và phân tích tư liệu. + Điều tra xã hội học: Khảo sát thực tế, điều tra, phỏng vấn, quan sát và ý kiến chuyên gia. + Thống kê: xử lý và phân tích các số liệu thu được. + Phân tích hệ thống: xem xét các nguồn lực trong các mối quan hệ. 6. Cấu trúc của luận văn Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và kiến nghị, phần tài liệu tham khảo, phần phụ lục, luận văn gồm 03 chương: Chương 1: Nguồn lực thông tin và công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và thực hành sản xuất tại Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội. Chương 2: Thực trạng tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện – Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội. Chương 3: Các giải pháp phát triển và khai thác nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện – Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội. 9 CHƯƠNG 1 NGUỒN LỰC THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC ĐÀO TẠO, NGHIÊN CỨU KHOA HỌC, THỰC HÀNH SẢN XUẤT CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI 1.1. Nguồn lực thông tin 1.1.1. Khái niệm về nguồn lực thông tin Đối với mỗi cơ quan thông tin thư viện, NLTT là yếu tố vô cùng quan trọng, cấu thành nên mọi hoạt động của thư viện và là cơ sở để từ đó phát triển các dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin của NDT. Hiện nay, khái niệm về NLTT không chỉ giới hạn ở nguồn thông tin được sở hữu bởi cơ quan thông tin, thư viện, vì ngoài nguồn thông tin hiện có trong thư viện, còn có các nguồn thông tin cần thiết ở các nơi khác nhau không tùy thuộc vào nơi bảo quản, lưu trữ mà các thư viện có thể với tới để cung cấp cho NDT của mình. Tuy nhiên, hiện nay ở Việt Nam, khái niệm về “nguồn lực thông tin” chưa được hiểu một cách thống nhất. Khái niệm “nguồn lực thông tin” được dịch từ thuật ngữ tiếng Anh “Information Resource”. Theo từ điển tiếng Việt “nguồn” là nơi bắt đầu, nơi phát sinh ra hoặc là nơi có thể cung cấp, theo đó, nhiều người cho rằng “nguồn lực thông tin” bao hàm cả tiềm lực thông tin và khả năng với tới các nguồn tin khác nhau. Theo nghĩa này thì tất cả các nguồn thông tin có trong sở hữu của tổ chức hoặc tổ chức có thể với tới được thì đều có thể gọi là nguồn lực thông tin. Trong Nghị định 159/2004/NĐ-CP của Chính phủ về hoạt động thông tin KH&CN, chương 1, điều 2 có giải thích thuật ngữ “nguồn tin khoa học và công nghệ” như sau: “nguồn tin khoa học và công nghệ” bao gồm sách, báo, tạp chí, CSDL; tài liệu hội nghị, hội thảo khoa học, báo cáo kết quả thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu khoa học và công nghệ; tài liệu về sở hữu trí tuệ, tài liệu về tiêu chuẩn, đo lường chất lượng, luận văn, luận án sau đại học và các nguồn tin khác được tổ chức, cá nhân thu thập”. Tuy nhiên, trong thực tiễn hiện nay thì nhiều nhà quản lý, cán bộ thông tin thư 10 viện có thói quen sử dụng “nguồn lực thông tin” để chỉ các dạng tài liệu khác nhau và đó cũng chính là “nguồn tin”: “Ở đây nguồn lực thông tin là loại tài sản cố định đặc biệt, càng được khai thác sử dùng thì càng giàu thêm mà không hề bị hao mòn mất mát đi. Trong đó việc đầu tư, bảo quản và tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng các nguồn tin như tổ chức kho, lưu trữ, bảo quản, xây dựng các mục lục, các CSDL chính là làm tăng thêm giá trị sử dụng của vốn tài liệu cố định đó” [33]. “Ở dạng chung nhất, NLTT được hiểu như là tổ hợp các thông tin nhận được và tích lũy được trong quá trình phát triển khoa học và hoạt động thực tiễn của con người, để sử dụng nhiều lần trong sản xuất và quản lý xã hội. NLTT phản ánh các quá trình và hiện tượng tự nhiên được ghi nhận trong kết quả của các công trình nghiên cứu khoa học và trong các dạng tài liệu khác của hoạt động nhận thức và thực tiễn. NLTT bao gồm các dữ liệu thể hiện dưới dạng văn bản, dạng số, hình ảnh, âm thanh hoặc được ghi lại trên phương tiện theo quy ước và không theo quy ước, các sưu tập, những kiến thức của con người, những kiến thức của tổ chức và ngành công nghiệp thông tin” [29 tr. 6-9]. NLTT là một dạng sản phẩm trí óc, trí tuệ của con người, là những thông tin được tổ chức, kiểm soát và có giá trị trong hoạt động thực tiễn của con người, NLTT được coi là phần tích cực của tiềm lực thông tin được tổ chức, kiểm soát sao cho NDT có thể truy cập, tìm kiếm, khai thác, sử dụng để phục vụ cho các lợi ích khác nhau của xã hội. Như vậy, về cơ bản các khái niệm “nguồn lực thông tin” được trình bày ở các mục trên là đồng nghĩa với nhau và đều chỉ tới các nguồn tài liệu, sách, báo, dưới mọi định dạng khác nhau và tương tự như khái niệm “nguồn tin”. Tuy nhiên, trong một chừng mực nhất định, khái niệm “nguồn lực thông tin” có nội hàm rộng hơn khái niệm “nguồn tin”. Ngoài ra, có một số tác giả cho rằng NLTT còn bao gồm: nguồn nhân lực, nguồn kinh phí và cơ sở vật chất. Tuy nhiên, từ các phân tích trên, trong luận văn 11 này, tác giả chỉ xem xét và giải quyết vấn đề NLTT ở TTTTTV theo nghĩa NLTT bao gồm các nguồn tài liệu, sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn, đồ án tốt nghiệp, các CSDL,... dưới mọi hình thức vật lý khác nhau được kiểm soát. 1.1.2. Các đặc trưng của nguồn lực thông tin Trong các thư viên, các cơ quan thông tin hiện nay, nguồn tài liệu rất đa dạng về hình thức và phong phú về chủng loại, bao gồm cả tài liệu truyền thống (tài liệu dạng giấy) và các loại tài liệu trên các phương tiện hiện đại (tài liệu phi giấy) như: CSDL trực tuyến, DVD-ROM, CD-ROM, đĩa mềm, vi phim, vi phiếu,v.v... Nhưng để nguồn tài liệu đó trở thành nguồn lực thì chúng phải có đầy đủ các đặc trưng dưới đây: - Tính vật lý: NLTT là những phần thông tin hoặc tri thức được ghi lại, định vị lại thông qua một hệ thống dấu hiệu nội dung và hình thức, được lưu trữ trên các vật mang tin truyền thống như giấy, phim, ảnh,... cũng như trên các vật mang tin điện tử như đĩa từ, đĩa quang, DVD-ROM, CD-ROM, CSDL trực tuyến,... Phương thức lưu trữ thông tin ở các giai đoạn khác nhau là khác nhau. Đối với phương thức truyền thống (còn gọi là phương thức tư liệu) thì vật mang tin là tài liệu, có tính hữu hình, là cái ở dạng vật thể mà ta có thể nhận thấy bằng giác quan: thư viện phải có mặt bằng, cơ sở vật chất như kho tàng, kệ, giá... để lưu trữ các tài liệu này. Đối với phương thức hiện đại (còn gọi là phương thức điện tử), thong tin được mã hóa cho máy đọc, những tài liệu điện tử, các CSDL, tài liệu số được lưu trữ trên các máy tính điện tử hoặc trên mạng các máy tính dưới dạng tín hiệu nhị phân,.... Như vậy, bất cứ dạng NLTT nào thì chúng cũng mang đặc trưng vật lý, tồn tại trên nền giá đỡ vật chất. - Tính cấu trúc: NLTT muốn kiểm soát được thì phải có tính cấu trúc, đó là những thông tin được ghi lại theo những thể thức và tiêu chuẩn nhất quán (về nội dung và hình thức) 12 đảm bảo cho việc bảo quản, khai thác và sử dụng dễ dàng, thuận lợi. Điển hình của tính cấu trúc của NLTT là tính phân cấp trong tổ chức dữ liệu: trật tự của các yếu tố dữ liệu trong kho hay các biểu ghi trong CSDL đều phải dựa vào nguyên lý ngôi thứ, quan hệ hay mạng dữ liệu nội dung và/hoặc hình thức của tài liệu. - Tính truy cập: NLTT phải được tổ chức và kiểm soát để NDT có thể tìm ra nó thông qua các điểm truy cập (từ khóa, chủ đề, tên tác giả, loại hình tài liệu...). Các điểm truy cập này được tạo ra trong quá trình xử lý tài liệu. Nhờ bộ máy tra cứu, NDT có thể tìm được tài liệu thông qua các dấu hiệu nội dung hay hình thức của tài liệu. Đối với tài liệu truyền thống, việc truy cập chủ yếu được thực hiện thông qua hệ thống mục lục, các bản chỉ mục, mục lục thư mục truy cập trực tuyến OPAC (Online Public Access Catalog)... Còn với môi trường mạng điện tử, tài liệu, ngoài cách truy cập như trên thì còn được truy cập bằng các siêu liên kết (Hyperlink) trong các ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản HTML... NDT dễ dàng tìm được tài liệu mình cần. - Tính có thể chia sẻ được: Để thỏa mãn nhu cầu thông tin một cách cao nhất và để tiết kiệm kinh phí trong các thao tác nghiệp vụ như bổ sung, xử lý,…các thư viện và trung tâm thông tin cần có khả năng sử dụng nhiều loại TT từ các nơi khác nhau. Thực chất đây chính là sự chia sẻ NLTT. Tính có thể chia sẻ được của NLTT thể hiện ở khả năng có thể trao đổi thông tin theo nhiều chiều giữa các hệ thống thông tin với nhau. Tính có thể chia sẻ của NLTT hiện nay đang được các thư viện và trung tâm thông tin rất quan tâm, bởi vì nó là phương tiện để các thư viện và trung tâm thông tin đáp ứng nhu cầu và đòi hỏi của NDT khi NLTT của mỗi thư viện riêng lẻ không đáp ứng được, đặc biệt là nhu cầu ngày càng đa dạng về thông tin tài liệu trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay. 13 Việc chia sẻ NLTT truyền thống chủ yếu dựa vào các bản ghi thư mục. NDT của các thư viện khác có thể tìm thấy tài liệu mà mình cần quan các bản ghi thư mục mà thư viện bạn cung cấp nhưng phải đến thư viện đó để mượn tài liệu. Việc chia sẻ NLTT điện tử thì đơn giản và thuận lợi hơn rất nhiều. Nếu là các CSDL trực tuyến thì NDT có thể đọc trực tiếp trên mạng mà không cần phải đến tận nơi lưu trữ tài liệu đó. Việc chia sẻ chỉ là cách thức truy cập tới nguồn thông tin đó mà thôi. - Tính có giá trị: Giá trị thông tin càng cao khi càng có nhiều người sử dụng. Khác với các nguồn lực vật chất, việc khai thác NLTT không bao giờ làm nguồn lực này cạn kiệt đi mà trái lại càng trở nên phong phú, giàu có do được tái tạo và bổ sung thêm các nguồn thông tin mới. NLTT có giá trị sẽ tác động mạnh mẽ tới các quá trình hoạt động xã hội, kích thích sự sáng tạo của con người. Thông tin và tài liệu phải có người khai thác và sử dụng. Nếu thông tin không có người sử dụng thì đó là thông tin không có giá trị, thông tin chết. Thông tin cần phải được nhiều người sử dụng và trong quá trình sử dụng họ lại tạo ra những thông tin mới, và những thông tin này lại mang giá trị thực tiễn của con người. Như vậy, khi thông tin được lựa chọn phù hợp, được kiểm soát và tổ chức tốt thì càng trở nên có giá trị và việc sử dụng trong cộng đồng NDT càng lớn . Hiểu về khái niệm và những đặc trưng về NLTT trên đây giúp cho ta thêm khẳng định, trên thế giới đã có sự xuất hiện một loại hình nguồn lực mới. Song, bởi hiện nay với việc bùng nổ thông tin và môi trường thông tin bị "ô nhiễm", ngoài xã hội, nhiều tài liệu thông tin chưa được kiểm soát, do vậy, để thông tin tiềm năng trở thành nguồn lực cần có những nỗ lực và tác động mạnh mẽ từ nhiều phương diện như tổ chức, pháp lý, công nghệ. 1.1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến sự phát triển của nguồn lực thông tin Tài liệu là một vật thể mang tin, trên đó những thông tin được ghi lại dưới dạng chính văn, âm thanh, hình ảnh... để lưu truyền trong không gian và thời gian, nhằm mục đích bảo quản và sử dụng. 14 Sự phát triển của tài liệu KHKT chịu ảnh hưởng trực tiếp của cách mạng KHKT và công nghệ đang diễn ra trên toàn thế giới. Các tài liệu KHKT tăng nhanh và bị chi phối bởi quy luật phát triển của tài liệu: * Quy luật về sự gia tăng tài liệu: Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, đội ngũ những người làm công tác khoa học đang tăng lên và sản phẩm của họ là cá tài liệu KHKT cũng tăng lên nhanh chóng, nó ảnh hưởng không nhỏ tới thành phần vốn tài liệu của mỗi thư viện. Điều này đã dẫn tới một hiện tượng mà các nhà khoa học gọi là hiện tượng “bùng nổ thông tin”, thể hiện ở sự gia tăng mạnh mẽ của các sản phẩm thông tin tư liệu trên thế giới mấy chục năm gần đây. Khoa học kỹ thuật phát triển đã làm khối lượng tri thức khoa học trong xã hội tăng nhanh cả về số lượng và chất lượng. Bên cạnh những loại hình tài liệu đã xuất bản theo phương thức truyền thống như sách, báo, tạp chí... là những dạng tài liệu điện tử như đĩa từ, đĩa quang, băng từ, CSDL trực tuyến... Và điều này có ảnh hưởng lớn tới thành phần, cơ cấu kho tài liệu. Từ những năm 60, nhà lịch sử khoa học Price D.J đã nghiên cứu ảnh hưởng của quy luật gia tăng tài liệu đối với sự phát triển của vốn tài liệu như sau: Cứ 10-12 năm vốn tài liệu của xã hội lại tăng gấp đôi. Quy luật đó được tính bằng công thức: Vt = Vo.er(t-to) Trong đó: Vt: Vốn tài liệu ở thời điểm t, Vo: Vốn tài liệu ở thời điểm ban đầu, e: Cơ số loga tự nhiên, r: Tốc độ phát triển trung bình, to: Thời điểm ban đầu Do ảnh hưởng của quy luật gia tăng tài liệu, các cơ quan thông tin thư viện phải tăng cường thu thập, chọn lọc và xử lý tài liệu. 15 * Quy luật về sự tập trung và tản mạn thông tin: Quy luật này hình thành do đặc điểm phân hóa và tổng hợp khoa học của sự phát triển khoa học hiện đại. Quá trình phân hóa theo chuyên môn dẫn đến hình thành các tài liệu theo chuyên môn hẹp. Quá trình liên kết các khoa học hình thành các tài liệu khoa học liên ngành. Năm 1934, qua thống kê của nhà khoa học người Anh S. Bradford cho thấy rằng: Nếu sắp xếp số tạp chí khoa học theo thứ tự giảm dần số bài báo về một chuyên ngành nào đó thì trong danh sách nhận được ta có thể tìm thấy các “tạp chí hạt nhân”. Số tạp chí này không lớn, chỉ chiếm 10% đến 15% số tạp chí nhưng chứa đựng tới 90% số bài báo liên quan đến ngành đó. Hình 1: Biểu đồ xác định tạp chí hạt nhân Nhìn vào biểu đồ ta thấy chỉ có khoảng 10% đến 15% số tạp chí là có hiệu suất cao, chúng chứa đựng hầu hết các thông tin về một chuyên ngành nào đó. Nhờ xác định tạp chí hạt nhân, người ta xây dựng được danh mục các tạp chí cần mua một cách hợp lý và tránh được lãng phí. [30] 16 * Quy luật về thời gian hữu ích và tính lỗi thời của tài liệu: Thời gian hữu ích hay tuổi thọ của tài liệu KHKT phụ thuộc vào lĩnh vực tri thức và giá trị nội dung của tài liệu. Tuổi thọ tài liệu được tính từ lúc công bố đến lúc lỗi thời, không còn được sử dụng nữa. Tài liệu được sản sinh theo một yêu cầu nào đó thường giảm dần giá trị sử dụng cùng với sự phát triển của yêu cầu này cho đến khi trở nên lỗi thời. Ý nghĩa của quy luật này có tác dụng trong việc thanh lọc tài liệu ở các cơ quan thông tin, thư viện. Tài liệu khi không còn giá trị, không đáp ứng được nhu cầu của NDT nữa thì nên thanh lọc để tiết kiệm diện tích kho, công sức của cán bộ, kinh phí cũng như để nâng cao chất lượng của kho sách. * Quy luật giá cả tăng liên tục: Hiện nay, do nhiều yếu tố tác động như lạm phát, giá cả tiêu dùng tăng, chi phí lao động cũng tăng lên nên giá cả tài liệu cũng tăng lên nhanh trong nhiều thập kỷ qua. Giá cả tài liệu bao hàm hai yếu tố cấu thành, đó là giá cả thông tin mà tài liệu chứa đựng và giá cả phần vật chất chứa đựng thông tin và các phương tiện phân phối tài liệu. Nghiên cứu của một số tác giả trên tạp chí Library Resourse and Technical Service cho thấy, trong khoảng 10 năm, từ 1986 đến 1996, giá các loại tạp chí tăng khẳng 15,4%/năm và giá của tài liệu khoa học công nghệ tăng trung bình 1213%/năm. Các nguyên nhân của sự tăng giá tài liệu là do: − Lạm phát của hầu hết các nền kinh tế trên thế giới, − Số trang, số tập của các tạp chí đều tăng dẫn tới khối lượng tăng, − Giá giấy và giá các nguyên vật liệu khác tăng, − Chi phí để nâng cao chất lượng sản phẩm tăng, − CNTT tác động mạnh đến công nghệ xuất bản. 17 Do giá cả tăng liên tục nên đã ảnh hưởng không nhỏ tới công tác phát triển NLTT của các cơ quan thông tin, thư viện, làm cho số lượng tài liệu mua bằng kinh phí mỗi năm một giảm đi. Do vậy, để công tác phát triển NLTT tốt và mang lại hiệu quả cao thì phải chú ý tới sự chi phối của các quy luật trên và tìm ra những giải pháp hữu hiệu để giảm thiểu sự chi phối đó. * Ảnh hưởng của xuất bản điện tử: Trong thời đại hiện nay, sự phát triển mạnh mẽ của CNTT và truyền thông đã làm thay đổi cơ cấu các loại hình tài liệu có trong mỗi thư viện và cơ quan thông tin. Tài liệu truyền thống không còn là nguồn tài liệu duy nhất, cùng với đó là sự cân bằng với các tài liệu hiện đại, tài liệu điện tử , tài liệu số, các CSDL và thậm chí là ngân hàng dữ liệu... Ấn phẩm điện tử, ấn phẩm số ra đời cùng với công nghệ hiện đại đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, liên kết, trao đổi thông tin có chất lượng cao và nhanh chóng. Các ấn phẩm thông tin hiện đại với ưu điểm nổi bật là dễ kiểm soát thông tin và khả năng tìm kiếm thông tin nhanh. Các lợi ích mà nó mang lại là trên phạm vi toàn cầu, thông qua mạng Internet, thời gian xuất bản nhanh, tiết kiệm diện tích lưu trữ, khả năng liên kết tới tài liệu gốc, hỗ trợ đa phương tiện..., vì thế nó đang lấn át các vật mang tin truyền thống. Do vậy, công tác phát triển NLTT ở các cơ quan thông tin thư viện cần phải có chính sách phát triển hợp lý, hài hòa giữa các loại hình tài liệu mới đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của NDT. 1.2. Trung tâm Thông tin Thư viện với công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và thực hành sản xuất của Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội 1.2.1. 1.2.1.1. Khái quát về Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội Cơ cấu tổ chức Trường ĐHKTHN được thành lập theo quyết định số 181/CP ngày 17 tháng 9 năm 1969 của Hội đồng Chính phủ. Qua 42 năm xây dựng và phát triển, Trường ĐHKTN đã trở thành trung tâm đào tạo đầu ngành của quốc gia, đạt được nhiều 18 thành tựu trong hoạt động đào tạo và hợp tác quốc tế. Trong xu thế phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ, thế giới đang chuyển biến mạnh mẽ sang nền kinh tế tri thức, giáo dục đại học đang không ngừng phát triển theo hướng nâng cao chất lượng và quốc tế hóa, Trường ĐHKTHN đã xác định tầm nhìn chiến lược phát triển Nhà trường. Bộ máy tổ chức của Trường được chia làm 4 khối như sau (Hình 1): - Khối quản lý: Gồm 8 đơn vị, - Khối đào tạo: Gồm 8 khoa, 2 trung tâm và 1 bộ môn trực thuộc, - Khối khoa học công nghệ và thông tin: Gồm 4 đơn vị (TTTTTV thuộc khối này), - Khối lao động sản xuất và dịch vụ: Gồm 3 đơn vị. Hiện nay, Trường ĐHKTHN có khoảng 850 cán bộ viên chức, trong đó có 440 cán bộ giảng dạy với 24 giáo sư và phó giáo sư, 64 tiến sĩ, 204 thạc sĩ, 70 giảng viên chính và tương đương, phục vụ cho gần 9000 sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh đang theo học tại Trường. 1.2.1.2. Hoạt động đào tạo Trường hiện đào tạo các hệ đại học, sau đại học, với chỉ tiêu tuyển sinh hàng năm của Trường là: Hệ chính quy: 1100-1200; Hệ cử tuyển: 50; Hệ không chính quy: 750-800; Thạc sĩ: 120-150; Tiến sĩ: 10-20 nghiên cứu sinh. Các chuyên ngành đào tạo đại học: - Khoa Kiến trúc đào tạo và cấp bằng Kiến trúc sư và bằng Cử nhân Mỹ thuật công nghiệp các chuyên ngành thiết kế đồ họa, nội thất và hoành tráng. - Khoa Quy hoạch đô thị và nông thôn đào tạo và cấp bằng Kiến trúc sư quy hoạch đô thị và nông thôn. - Khoa Xây dựng đào tạo và cấp bằng Kỹ sư xây dựng dân dụng và công nghiệp, Kỹ sư xây dựng công trình ngầm.