Tài liệu Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty

LỜI MỞ ĐẦU Xã hội ngày càng phát triển, mỗi doanh nghiệp để đứng vững luôn phải tìm cho mình hướng đi thích hợp nhất, sử dụng tối ưu năng lực hiện có. Nguồn nhân lực chính là yếu tố vô cùng quan trọng ,là tiềm năng thúc đẩy doanh nghiệp phát triển. Muốn sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực thì tiền lương là một trong những công cụ quan trọng. Trong quản lí doanh nghiệp nói chung và trong kế toán doanh nghiệp nói riêng, tiền lương là khâu luôn được chú trọng.Người lao động chỉ phát huy hết khả năng của mình khi mà sức lao động họ bỏ ra được đền bù xứng đáng dưới dạng tiền lương. Gắn với tiền lương là các khoản phải trả cho người lao động bao gồm :tiền lương, tiền công, tiền thưởng , bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.Đối với doanh nghiệp, chi phí tiền lương là một bộ phận nằm trong chi phí. Việc tổ chức sử dụng lao động hợp lý, hạch toán lao đông tốt và tính đúng thù lao cho người lao động, thanh toán lương kịp thời sẽ góp phần thúc đẩy người lao đông quan tâm hơn đến thời gian và chất lượng lao động.Từ đó nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí, gia tăng lợi nhuận cho doanh nhgiệp. Nhận rõ tầm quan trọng của vấn đề kế toán tiền lương và các khoản khác với người lao động, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Cổ Phần thương mại và truyền thông Doanh Nhân Việt” làm đề tài cho bài khóa luận. Bố cục của khóa luận: Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung gồm 3 chương: Chương 1: lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần thương mại và truyền thông Doanh Nhân Việt. Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần thương mại và truyền thong Doanh Nhân Việt. CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP 1 1.1 Những vấn đề chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. 1.1.1. Khái niệm và bản chất của tiền lương: 1.1.1.1: Khái niệm tiền lương: Có nhiều khái niệm khác nhau về tiền lương. Qua từng thời kì, tiền lương được hiểu theo nhiều cách. Theo quan niệm của Mác : “ tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động”. Trong nền kinh tế thi trường, tiền lương được nhìn nhận như một thứ hàng hóa đặc biệt có thể sáng tạo ra giá trị từ qua trình lao động sản xuất. Do đó tiền lương là giá cả của sức lao động, là khoản tiền người sử dụng lao động trả cho người lao động theo cơ chế thị trườngvà chịu sụ chi phối của luật lao động, hợp đồng lao động. Tại Việt Nam, Theo điều 55 Bộ luật lao động đã sửa đổi bổ sung quy định : “tiền lương của người lao động do hai bên thỏa thuận trong hợp đồng lao động và được trả theo năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả công việc. Mức lương của người lao động không được thấp hơn mức lương tối thiểu do nhà nước quy định” Như vậy, tiền lương thông thường được hiểu là biểu hiện bằng tiền của phần thù lao lao động mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc của họ đã cống hiến cho doanh nghiệp. Tiền lương (tiền công) chính là một phần chi phí nhân công mà doanh nghiệp trả cho người lao động. 1.1.1.2: Bản chất của tiền lương: . Để sản xuất ra của cải vật chất, con người phải hao phí sức lao động. Để có thể tái sản xuất và duy trì sức lao động đó, người lao động sẽ nhận được những bù đắp được biểu hiện dưới dạng tiền lương. Tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động mà người lao động được sử dụng để bù đắp hao phí lao động của mình trong quá trình sản xuất nhằm tái sản xuất sức lao động. Như vậy bản chất của tiền lương chính là giá cả của sức lao động, được xác định dựa trên cơ sở giá trị của sức lao động đã hao phí để sản xuất ra 2 của cải vật chất, được người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận với nhau. 1.1.2. Vai trò và chức năng của tiền lương: 1.1.2.1: Vai trò của tiền lương: Tiền lương có vai trò vô cùng quan trọng không chỉ đối với người lao động mà còn đối với các doanh nghiệp. Đối với người lao động, tiền lương bù đắp lại sức lao động mà người lao động đã bỏ ra. Không chỉ vậy, tiền lương còn được xem như đòn bẩy thúc đẩy người lao động làm việc hiệu quả, năng suất hơn. Người lao động chỉ có thể chuyên tâm làm việc khi công việc ấy đem lại cho họ khoản tiền lương đủ cho họ chi trả cuộc sống. Thực tế, tiền lương còn được xem nhu một thước đo gián tiếp về tay nghề trình độ của người lao động. Chính vì thế, người lao động luôn mong muốn có mức lương cao hơn, thể hiện năng lực trình độ cao hơn. Đối với các doanh nghiệp, tiền lương là một trong các yếu tố cấu thành trong chi phí sản xuất. chính vì vậy, chi cho tiền lương là chi cho đầu tư sản xuất, thúc đẩy hiệu quả sản xuất kinh doanh. Các Doanh nghiệp luôn chú trọng khoản chi tiền lương cho người lao động sao cho công bằng, hợp lý để củng cố phát triển lực lượng lao động của mình. 1.1.2.2: Chức năng của tiền lương: Với vai trò quan trọng của mình, tiền lương có các chức năng chính bao gồm: Chức năng thước đo giá trị. Tiền lương biểu thị giá cả sức lao động có ý nghĩa nó là thước đo để xác định mức tiền công các loại lao động, là căn cứ để thuê mướn lao động, là cơ sở để xác định đơn giá sản phẩm.  Chức năng tái sản xuất sức lao động. Thu nhập của người lao động dưới hình thức tiền lương được sử dụng một phần đáng kể vào việc tái sản xuất giản đơn sức lao động mà chính bản thân họ đã bỏ ra cho quá tình lao động nhằm mục đích duy trì năng lực làm việc lâu dài, có hiệu quả cho các quá trình sau và phần còn lại đảm bảo cho các nhu cầu thiết yếu của các thành viên gia đình người lao động. Đời sống của bản thân và gia 3 đình người lao động hòa nhập và biến động cùng với biến động của nền kinh tế. Sự thay đổi về các điều kiện kinh tế, sự biến động trên các lĩnh vực hàng hóa, giá cả có ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống của họ. Vì vậy tiền lương trả cho người lao động phải đủ bù đắp những hao phí sức lao động tính cả trước, trong và sau quá trình lao động, cũng như những biến động về giá cả trong sinh hoạt, những rủi ro hoặc các chi phí khác phục vụ cho việc nâng cao trình độ ngành nghề… Chức năng kích thích lao động. Tiền lương là công cụ quan trọng giúp chủ lao động kích thích người lao động làm việc hang say, hiệu quả hơn. Với một khoản tiền lương trả đúng năng lực bỏ ra hay một khoản thưởng cộng thêm vào tiền lương sẽ tạo động lực giúp người lao động àm việc tốt hơn.  Chức năng tích lũy. Tiền lương trả cho người lao động phải đảm bảo duy trì được cuộc sống hàng ngày trong thời gian làm việc và còn dự phòng cho cuộc sống lâu dài khi họ hết khả năng lao động hay gặp rủi ro. 1.1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương:  Nhân tố thị trường lao động : Cung – Cầu lao động Khi cung về lao động nhiều hơn cầu về lao động thì tiền lương có xu hướng giảm. Ngược lại khi cầu về lao động cao hơn cung về lao động tì tiền lương có xu hướng tăng. Còn khi cung về lao động bằng cầu về lao động thì tiền lương ở mức cân bằng. Tiền lương này là tiền lương cân bằng, mức tiền lương này bị phá vỡ khi các yếu tố ảnh hưởng tới cung cầu lao động thay đổi như năng suất biên của lao động, giá cả của hàng hóa dịch vụ….  Nhân tố môi trường doanh nghiệp: Các chính sách của doanh nghiệp: Mức lương, phụ cấp, thưởng….quyết định trực tiếp tới mức lương của người lao động. Ngoài ra, khả năng tài chính của doanh nghiệp ảnh hưởng mạnh tới tiền lương. Vói các doanh nghiệp có vốn đầu tư lớn sẽ dễ dàng chi trả các khoản lương cho người lao động hơn các doanh nghiệp nhỏ, có số vốn nhỏ.  Nhân tố bản thân người lao động: 4 Với những lao động có trình độ cao, họ sẽ được chi trả mức lương cao hơn so với những người có trình độ lao động thấp hơn. Đạt trình độ lao động cao hơn, người lao động phải qua một thời gian mất chi phí đào tạo, họ sẽ đạt hiệu suất công việc cao hơn, như vậy mức lương họ nhận được sẽ cao hơn. Bên cạnh đó, những lao động có thâm niên, kinh nghiệm làm việc cũng được mức lương cao hơn so với người mới chưa có kinh nghiệp. Thâm niên, kinh nghiệm làm việc giúp người lao động làm việc hiệu quả, tránh sai sót đạt hiệu suất cao nên mức lương sẽ ccao hơn.  Nhân tố bản thân công việc: Những công việc hấp dẫn, thu hút nhiều lao động khiến các doanh nghiệp không có sức ép về tăng lương, ngược lại với các công việc kém hấp dẫn, thu hút ít lao động doanh nghiệp thường phải suy nghĩ đến vấn đề tăng lương. Thêm vào đó với công việc phức tạp, yêu cầu trình độ chuyên môn cao hay những công viêc với môi trường làm việc khó khăn nguy hiểm thường phải có mức lương cao hơn, phù hợp với sức lao động người lao động bỏ ra.  Nhân tố khác. Tiền lương của người lao động còn bị chi phối bởi nhiều yếu tố khác như khu vực sinh sống, chế độ pháp lý, giới tính người lao động, tôn giáo…. Có rất nhiều các yếu tố tác động tới mức tiền lương của người lao động. 5 1.2. Các Hình thức trả lương người lao động: Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm hoạt động sản xuất, quy mô, cơ cấu khác nhau. Doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm riêng của doanh nghiệp mình để lựa chọn hình thúc trả lương thích hợp cho người lao động sao cho vừa đảm bảo công bằng hợp lý, bảo vệ quyền lợi cho người lao động và đem lại hiệu quả sản xuất cho doanh nghiệp. Thục tế các doanh nghiệp thường áp dung ba phương pháp trả lương chính: trả lương theo thời gian, trả lương theo sản phẩm và lương khoán. 1.2.1. Trả lương theo thời gian: Hình thức tiền lương theo thời gian thường được áp dụng để trả lương cho lao động làm việc theo giờ hành chính như: văn phòng, hành chính quản trị, tổ chức lao động, thống kê, kế hoạch, tài vụ - kế toán…. Trả lương theo thời gian là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế. Tiền lương theo thời gian=Thời gian làm việc x Đơn giá tiền lương thời gian Lương theo thời gian có thể chia ra các mức bao gồm:  Mức tiền lương tháng: là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động (đối với lao động hợp đồng) hoặc căn cứ vào tiền lương cấp bậc và thời gian làm việc thực tế trong tháng. Tiền lương = Mức lương x Hệ số lương + Phụ cấp (nếu có) tháng = tối thiểu  Mức tiền lương tuần: là tiền lương được trả cho một tuần làm việc được xác định trên cơ sở tiền lương tháng nhân với 12 tháng và chia cho 52 tuần. Tiền lương tuần= Lương tháng x 12 52 6  Mức tiền lương ngày: Là tiền lương trả cho một ngày làm việc và được xác định bằng cách lấy tiền lương tháng chia cho số ngày làm việc trong tháng. Tiền lương = Ngày Số ngày làm việc x Lương tháng thực tế Số ngày làm việc trong tháng (26 ngày)  Mức tiền lương giờ: là tiền lương trả cho một giờ làm việc và được xác định bằng cách lấy tiền lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn theo quy định của Luật lao động (không quá 8h/ngày). Tiền lương = Số ngày làm việc x giờ thực tế 1.2.2: Trả lương theo sản phẩm: Lương ngày 8 giờ Tiền lương theo sản phẩm là hình thức trả lương cho người lao động theo số lượng, chất lượng sản phẩm họ làm ra và đơn giá tiền lương căn cứ cho một đơn vị sản phẩm. Lương sản phẩm = SL sản phẩm hoàn thành x đơn giá 1 sản phẩm Bên cạnh đó còn có Trả lương theo sản phẩm gián tiếp: áp dụng cho công nhân phục vụ sản xuất (vận chuyển vật liệu, sản phẩm, máy móc, …). Mặc dù lao động của những công nhân này không trực tiếp làm ra sản phẩm nhưng lại gián tiếp ảnh hưởng đến năng suất lao động của công nhân trực tiếp sản xuất. Vì thế có thể căn cứ vào năng suất lao động của công nhân trực tiếp sản xuất để tính lương cho công nhân phục vụ. Trả lương theo sản phẩm có thưởng: là việc kết hợp trả lương theo sản phẩm với chế độ tiền thưởng trong sản xuất (thưởng lương cao chất lượng, thưởng tăng năng suất lao động, thưởng tiết kiệm chi phí,..). Nhờ đó, người lao động quan tâm đến việc cải tiến kỹ thuật, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng năng suất lao động… 7 1.2.3. Trả lương khoán: Tiền lương khoán có thể được thực hiện theo một trong ba cách sau: Trả lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng: Là hình thức trả lương theo sản phẩm nhưng tiền lương được tính theo đơn giá tập hợp cho sản phẩm hoàn thành đến công việc cuối cùng. Trả lương khoán quỹ lương: theo hình thức này, doanh nghiệp tính toán và giao khoán quỹ lương cho từng phòng ban, bộ phận theo nguyên tắc hoàn thành công tác hay không hoàn thành công tác. Trả lương khoán công việc: theo hình thức này, doanh nghiệp quy định mức tiền lương cho mỗi công việc hoặc khối lượng sản phẩm hoàn thành. Người lao động căn cứ vào mức lương này có thể tính được tiền lương của mình thông qua khối lượng công việc mà mình đã hoàn thành. 1.3.Quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương: 1.3.1. Quỹ tiền lương: Quỹ tiền lương của doanh nghiệp bao gồm tất cả các khoản tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương (tiền ăn giữa ca, tiền hỗ trợ phương tiện đi lại, tiền quần áo đồng phục ...) mà doanh nghiệp trả cho các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý. Thành phần quỹ lương của doanh nghiệp bao gồm các khoản chủ yếu sau: - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế (Tiền lương theo thời gian, tiền lương theo sản phẩm và tiền lương khoán). - Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định. - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, trong thời gian được điều động đi công tác làm nghĩa vụ theo chế độ quy định, thời gian nghỉ phép, thời gian đi học. - Tiền ăn trưa, ăn ca. - Các loại phụ cấp thường xuyên (phụ cấp làm thêm giờ, phụ cấp dạy nghề, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên...) - Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên. Để phục vụ cho công tác hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp có thể chia thành hai loại: Tiền lương chính và tiền lương phụ. 8 - Tiền lương chính là tiền lương doanh nghiệp trả cho người lao động trong thời gian người lao động thực hiện nhiệm vụ chính của họ, gồm tiền lương trả theo cấp bậc và phụ cấp kèm theo như phụ cấp trách nhiệm; phụ cấp khu vực, phụ cấp thâm niên... - Tiền lương phụ là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian người lao động thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính và thời gian người lao động nghỉ phép, nghỉ tết, nghỉ vì ngừng sản xuất... được hưởng theo chế độ. Việc phân chia tiền lương thành lương chính, lương phụ có ý nghĩa quan trọng đối với công tác kế toán và phân tích kinh tế.Tiền lương chính của công nhân trực tiếp sản xuất gắn liền với quá trình sản xuất ra sản phẩm và được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất từng loại sản phẩm.Tiền lương phụ của công nhân trực tiếp sản xuất không gắn với từng loại sản phẩm nên được hạch toán gián tiếp vào chi phí sản xuất sản phẩm. 1.3.2. Quỹ Bảo hiểm xã hội: Quỹ BHXH được hình thành chủ yếu từ sự đóng góp của người sử dụng lao động, người lao động, nhằm mục đích trả lương cho công nhân viên khi nghỉ hưu hoặc giúp đỡ cho công nhân viên trong trường họp ốm đau, tai nạn, mất sức lao động phải nghỉ việc. Theo chế độ hiện hành, quỹ BHXH được tính theo tỷ lệ 26% trên tổng quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ hạch toán. Trong đó người sử dụng lao động phải nộp 18% và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, còn lại là người lao độg nộp 8% và trừ vào tiền lương hàng tháng. Số tiền thuộc quỹ BHXH được nộp lên cơ quan cấp trên quản lý bảo hiểm xã hội để chi trả chonhững trường hợp nghỉ hưu, mất sức lao động, ốm đau…. Các khoản chi cho người lao động khi ốm đau, thai sản…. được thanh toán theo chứng từ phát sinh thực tế. 1.3.3. Quỹ Bảo hiểm y tế: 9 Quỹ bảo hiểm y tế được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám, chữa bệnh, viện phí, thuốc thang… cho người lao động trong thời gian ốm đau, thai sản… Theo chế độ hiện hành, các doanh nghiệp phải thực hiện trích quỹ bảo hiểm y tế bằng 4,5 % trên tổng số thu nhập tạm tính của người lao động. Trong đó doanh nghiệp phải chịu 3% khoản này tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, còn lại 1,5% người lao động phải nộp, khoản này trừ vào tiền lương của họ. 1.3.4. Quỹ kinh phí công đoàn: Kinh phí công đoàn là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp. Theo chế độ tài chính hiện hành Kinh phí công đoàn được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương phải trả cho người lao động và doanh nghiệp phải chịu toàn bộ ( tính vào chi phí sản xuất kinh doanh) 1.3.5. Quỹ Bảo hiểm thất nghiệp: Bảo hiểm thất nghiệp đảm bảo quyền lơi cho người lao đông đã tham gia sau khi bị mất việc, hỗ trợ một phần đời sống khi người lao động không còn việc làm Mức trích bảo hiểm thất nghiệp : người sử dụng lao động đóng 1% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh; 1% do người lao đông đóng góp trừ vào lương và nhà nước hỗ trợ tối đa 1% quỹ tiền lương tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp của những người lao động đang tham gia BHTN và do ngân sách trung ương bảo đảm. 1.3.6. Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm. Được dùng để trợ cấp cho người lao động phải nghỉ việc theo chế độ. Mức trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm từ 1% - 3% trên quỹ tiền lương làm cơ sở đóng bảo hiểm xã hội.Tùy theo khả năng tài chính của doanh nghiệp, hàng năm doanh nghiệp quy định mức trích cụ thể. Thời điểm trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm là cuối năm kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính. Khoản trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. 10 1.4. Kế Toán tiền lương trong doanh nghiệp: 1.4.1. Chứng từ kế toán tiền lương: Bảng chấm công: 01a – LĐTL Bảng chấm công làm thêm giờ: 01b-LĐTL Bảng thanh toán tiền lương: 02-LĐTL Bảng thanh toán tiền thưởng: 03-LĐTL Giấy đi đường : 04-LĐTL Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành: 05-LĐTL Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ: 06-LĐTL Bảng thanh toán tiền làm thuê ngoài: 07-LĐTL Hợp đồng giao khoán: 08-LĐTL Biên bản thanh lý (nghiệm thu), hợp đồng giao khoán: 09-LĐTL Bảng phân bổ tiền lương và BHXH: 11-LĐTL • Bảng chấm công: được sử dụng để phản ánh số ngày làm việc thực tế, số ngày nghỉ việc của từng lao động. Bảng chấm công do phụ trách bộ phận trực tiếp ghi chép và chịu trách nhiệm tính chính xác. Đây là cơ sở, là chứng từ để phòng kế toán tính lương cho từng lao động. • Bảng chấm công làm thêm giờ: được dùng để theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ để có căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho người lao động trong đơn vị. • Bảng thanh toán tiền lương: được dùng để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động. Hàng tháng kế toán phải lập (Bảng thanh toán tiền lương) cho từng phòng ban căn cứ vào bảng chấm công, phiếu báo công việc hoàn thành của từng bộ phận. • Bảng thanh toán tiền thưởng: là chứng từ xác nhận số tiền thưởng cho từng người lao động làm cơ sở để tính thu nhập của mỗi người lao động và ghi sổ kế toán. • Giấy đi đường: là căn cứ để cán bộ và người lao động làm thủ tục cần thiết khi đến nơi công tác và thanh toán công tác phí, tàu xe sau khi về đơn vị. • Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành: là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân lao động • Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ: nhằm xác định khoản tiền lương, tiền công làm thêm giờ mà người lao động được hưởng sau khi làm việc ngoài giờ theo yêu cầu của công việc. 11 • Bảng thanh toán tiền làm thuê ngoài: là chứng từ kế toán nhằm xác nhận số tiền đã thanh toán cho người được thuê thực hiện những công việc không lập được hợp đồng như: thuê lao động bốc vác, thuê vận chuyển thiết bị, thuê làm khoán một công việc nào đó… chứng từ dùng để thanh toán cho lao động thuê ngoài. • Hợp đồng giao khoán: là bản kí kết giữa người giao khoán và người nhận khoán nhằm xác nhận về khối lượng công việc khoán hoặc nội dung công việc khoán, thời gian làm việc, trách nhiệm quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện công việc nào đó đồng thời là cơ sở thanh toán chi phí cho người nhận khoán. • Biên bản thanh lý(nghiệm thu) hợp đồng giao khoán: là chứng từ nhằm xác nhận số lượng, chất lượng công việc và giá trị hợp đồng đã thực hiện, làm căn cứ để hai bên thanh toán và chấm dứt hợp đồng. • Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội: được dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải thu BHXH, BHYT,BHTN,KPCĐ phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng sử dụng. Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, thanh toán là thêm giờ, làm đêm… Kế toán tập hợp phân loại chứng từ từng đối tượng sử dụng tính toán để ghi vào bảng phân bổ theo các dòng phù hợp. Căn cứ vào tỷ lệ trích BHXH, BHYT,KPCĐ,BHTN và tổng số tiền lương phải trả cho từng đối tượng sử dụng tính ra số tiền phải trích BHXH,BHYT,BHTN, KPCĐ và ghi vào các dòng phù hợp. 1.4.2. Tài khoản kế toán tiền lương sử dụng: Để phản ánh tình hình thanh toán các khoản tiền lương kế toán sử dụng TK 334: Phải trả người lao động (NLĐ) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho NLĐ về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của NLĐ. Trong các doanh nghiệp xây lắp TK này còn được dùng để phản ánh tiền công phải trả cho lao động thuê ngoài. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 334: Nợ TK 334 12 Có Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của CNV Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho CNV Kết chuyển tiền lương công nhân viên chức chưa lĩnh Tiền lương, tiền công và các lương của người lao động khoản khác còn phải trả cho CNV chức Dư nợ (nếu có): số trả thừa cho CNV Dư có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả CNV Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK khác có liên quan trong quá trình hạch toán như 111, 112, 138,335,338... 1.4.3. Phương pháp kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Hàng tháng, căn cứ vào “ bảng chấm công”, “ Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành”, “ hợp đồng giao khoán” để tính lương phù hợp cho người lao động. Tiền lương được tính riêng cho từng người và tổng hợp cho từng bộ phận, sau đó phản ánh lên bảng “ thanh toán tiền lương” của bộ phận đó. Đối với các khoản tiền thưởng của công nhân viên, kế toán cần tính toán và lập bảng “thanh toán tiền thưởng” để theo dõi và chi trả đúng quy định. Căn cứ vào “ bảng thanh toán tiền lương” và “ bảngthanh toán tiền thưởng”của từng bộ phận để chi trả, thanh toán tiền lương cho công nhân viên, đồng thời tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chính như sau: (1) Hàng tháng, tính ra tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lương phải trả cho công nhân viên ( bao gồm tiền lương, tiền công ,phụ cấp khu vực, chức vụ, tiền ăn giữa ca , tiền thưởng sản xuất…) Nợ TK 2412: tiền lương của công nhân xây dựng cơ bản. Nợ TK 622 ( chi tiết đối tượng) : Phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất,chế tạo ra sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Nợ TK 641: Phải trả cho nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm Nơ TK 642: Phải trả cho bộ phận công nhân quản lý doanh nghiệp. Có TK 334: Tổng số tiền lương phải trả cho CNV (2) Số tiền thưởng phải trả công nhân viên Nợ TK 3531 : Thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng Có TK 334 : Tổng số tiền thưởng phải trả. 13 (3) Khi khấu trừ vào tiền lương người lao động các khoản mà công nhân nợ doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 334: Phải trả người lao động. Có TK 141: Tạm ứng Có TK 1388: Phải thu khác Có TK 338 ( 3383-BHXH,3384-BHYT,3389-BHTN) Có TK 3335: Thuế thu nhập cá nhân. (4) Khi ứng lương và thanh toán cho người lao động. Nợ TK 334: Phải trả người lao động. Có TK 111: Tiền mặt (5) Nếu vì lý do nào đó, người lao động chưa lĩnh lương thì kế toán lập danh sách đã chuyển thành sổ giữ hộ. Nợ TK 334: Phải trả người lao động Có TK 3388: Phải trả khác . (6) Khi thanh toán tiền lương, thưởng và các khoản khác cho người lao động bằng hiện vật. Nợ TK 334 : Phải trả người lao động Có TK 511: Doanh nhiệp bán hàng nội bộ Có TK 3331: Thuế GTGT (7) Khi trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất. Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp Có TK 335: Chi phí phải trả (8) Tiền lương nghỉ phép phải trả cho người lao động. Nợ TK 335 : Chi phí phải trả Có TK 334: Phải trả người lao động. Cuối năm tiến hành điều chỉnh số trích trước theo thực tế phát sinh, nếu có chênh lệch cần phải được điều chỉnh. (3) Nếu số trích trước nhỏ hơn số tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả thì số chênh lệch được tính bổ sung vào chi phí Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp Có TK 335: Chi phí phải trả. (4) Nếu số trích trước lớn hơn số tiền lương nghỉ phép thực tế phải thanh toán thì số chênh lệch trích thừa phải tiến hành hoàn nhập Nợ TK 335 : Chi phí phải trả Có TK 622 : Chi phí nhân công trực tiếp 14 TK 111,112 TKTK 334334 TK 334 Ứng , thanh toán tiền lương TK 622,627,642,641 Tiền lương phải trả TK 138,141,3335, 338 TK 3383 TK 511 Khấu trừ vào lương BHXH phải trả NLĐ TK 335 TK 33311 Trả lương thưởng cho NLĐ bằng SP,HH Phải trả tiền lương nghỉ phép cho CNSX ( nếu tính trước) Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toàn kế toán tiền lương. TK 353 Tiền thưởng Phải trả từ quỹ khen thưởng Thuế GTGT (nếu có) 15 1.5. kế toán các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp: 1.5.1. chứng từ kế toán các khoản trích theo lương: Hàng tháng, căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ. Kế toán tiến hành lập Bảng kê các khoản trích nộp theo tiền lương. Bảng kê trích nộp các khoản theo tiền lương dùng để xác định số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn mà đơn vị và người lao động phải nộp trong tháng(hoặc quý) cho cơ quan bảo hiểm xã hội và công đoàn cấp trên Số liệu trên bảng kê là cơ sở để ghi sổ kế toán về các khoản trích nộp theo tiền lương.Bảng kê trích nộp các khoản theo lương lập theo Mẫu số 10- LĐTL. 1.5.2. Tài khoản sử dụng: Để phản ánh và theo dõi các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng chủ yếu các tài khoản sau: Tài khoản 338 “ Phải trả và phải nộp khác”: Phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức,đoàn thể xã hội, chô cấp trên về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, doanh thu chưa thực hiện, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của tòa án (tiền nuôi con khi ly dị,án phí...), giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời, các khoản nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn của phía đối tác .Các khoản thu hộ, giữ hộ… Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 338: Nợ TK 338 + Các khoản đã nộp cho cơ quan Có -Trích kinh phí công đoàn : quản lý các quỹ BHXH,BHYT,BHTN theo tỷ lệ quy + Các khoản đã chi về kinh phí định công đoàn -Tổng số doanh thu chưa thực + Xử lý giá trị tài sản thừa hiện thực tế phát sinh trong kỳ + Các khoản đã trả, đã nộp và đã + các khoản phải nộp, phải trả chi khác hay thu hộ Kết chuyển doanh thu chưa thực + Giá trị tài sản thừa chờ xử lý hiện và doanh thu bán hàng tương ứng + Số đã nộp, đã trả lớn hơn số từng kỳ kế toán phải nộp,phải trả được hoàn lại. 16 Dư nợ (nếu có): số trả thừa, nộp thừa,vượt chi chưa được thanh toán Dư có: Số tiền còn phải trả, phải nộp hay giá trị tài sản thừa chờ xử lý. 1.5.3. Phương pháp kế toán các khoản trích theo lương: Các nghiệp vụ chủ yếu: (1) Trích BHXH, BHYT,BHTN để tính vào chi phí của các đối tượng sử dụng. Nợ TK 2412 : Tiền lương công nhân XDCB Nợ TK 622,627 : Chi phí nhân công trực tiếp,nhân viên phân xưởng Nợ TK 641 : Chi phí nhân viên bán hàng Nợ TK 642 : Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp Có TK 338 : Tổng số trích BHXH, BHYT,BHTN,KPCĐ (2) Phần BHXH, BHYT, BHTN mà người lao động phải chịu trừ vào lương Nợ TK 334: phải trả người lao động (chi tiết) : Số phải nộp Có TK 338 (3383,3384,3389) (3) Khi nộp BHXH,BHYT,KPCĐ cho các cấp có thẩm quyền. Nợ TK 338 (3382,3383,3384) Có TK 111: Tiền mặt Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng (4) Khi dùng quỹ BHXH để trợ cấp cho NLĐ. Nợ TK 3383: BHXH TK 622,627 ,641,642 TK trả 3383,3384,3389 Có TK 334: Phải người lao động (5) Khi chi cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp. Nợ TK 3382: Kinh phí công đoàn NộpTK BHXH, Có 111: BHYT,BHTN Tiền mặt Trích BHXH,BHYT,BHTN Có Tk 112: Tiền gửi ngân hàng Tính vào chi phí (6) Trường hợp số đã trả, đã nộp về kinh phí công đoàn, BHXH( kể cả số vượt chi) lơn hơn số phải trả, phải nộp được hoàn lại hayTK được 334cấp bù. Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng Trích BHXH, BHYT BHTN Có TK 338 (3382,3383) Trừ vào TK 111,112 thu nhập NLĐ Trợ cấp BHXH Cho người lao động TK 111.112 Nhận tiền cấp bù Quỹ BHXH 17 TK 334 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp quỹ BHXH, BHYT,BHTN 1.6. Hệ thống sổ kế toán tiền lương và các khoản tríh theo lương: Theo Chế độ sổ kế toán doanh nghiệp hiện hành, doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán Nhật ký chung; - Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái; - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; - Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ; - Hình thức kế toán trên máy vi tính. Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp. 1.6.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái; - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể hiện như sau: (Hình 1.1) 18 Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ, có thể là 3, 5, 10 ngày hoặc cuối tháng, tuỳ theo khối lượng nghiệp vụ phát sinh, kế toán tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). Cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm, kế toán tiến hành cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết, số liệu được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung. Hình thức kế toán Nhật ký chung có ưu điểm là đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị kế toán và thuận lợi cho việc sử dụng kế toán máy, thuận tiện đối chiếu, kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc 19 Chứng từ gốc (Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng.....) Sổ nhật ký đặc biệt chi tiền SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI TÀI KHOẢN 334, 338 Sổ chi tiết TK 334,338 Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 334,338 Bảng cân đối phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Hình 1.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chúng Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: 1.6.2. Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái 20