Tài liệu Giáo trình quản lý doanh nghiệp và tổ chức sản xuất - nghề điện tử công nghiệp - trình độ cao đẳng (tổng cục dạy nghề)

0 BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BIH VÀ XÃ HỘI TỔNG CỤC DẠY NGHỀ GIÁO TRÌNH Môn học:Quản lý doanh nghiệp và tổ chức sản xuất NGHỀ: ĐIỆN TỬ CÔNG NGHIỆP TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số:120/QĐ-TCDN ngày 25 tháng 02 năm 2013 của Tổng cục trưởng Tổng cục Dạy nghề Năm 2013 1 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. 2 LỜI GIỚI THIỆU Để thực hiện biên soạn giáo trình đào tạo nghề Điện tử công nghiệp ở trình độ Cao Đẳng Nghề và Trung Cấp Nghề, giáo trình Quản Lý Doanh Nghiệp Và Tổ Chức Sản Xuất là một trong những giáo trình môn học đào tạo chuyên ngành được biên soạn theo nội dung chương trình khung được Bộ Lao động Thương binh Xã hội và Tổng cục Dạy Nghề phê duyệt. Để thực hiện biên soạn giáo trình đào tạo nghề Điện tử công nghiệp ở trình độ CĐN và TCN, giáo trình Môn học Quản lý sản xuất là một trong những giáo trình môn học đào tạo cơ sở được biên soạn theo nội dung chương trình khung được Bộ Lao động Thương binh và Xã hội phê duyệt. Nội dung biên soạn ngắn gọn, dễ hiểu, tích hợp kiến thức và kỹ năng chặt chẽ với nhau, logíc. Khi biên soạn, nhóm biên soạn đã cố gắng cập nhật những kiến thức mới có liên quan đến nội dung chương trình đào tạo và phù hợp với mục tiêu đào tạo, nội dung lý thuyết và thực hành được biên soạn gắn với nhu cầu thực tế trong sản xuất đồng thời có tính thực tiễn cao. Nội dung giáo trình được biên soạn với dung lượng thời gian đào tạo 30 giờ gồm có: Chương MH36-01: Khái niệm, cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp. Chương MH36-02: Tổ sản xuất. Chương MH36-03: Tổ trưởng sản xuất. Chương MH36-04: Kỷ luật lao động. Trong quá trình sử dụng giáo trình, tuỳ theo yêu cầu cũng như khoa học và công nghệ phát triển có thể điều chỉnh thời gian và bổ sung những kiến thức mới cho phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất và trang thiết bị của trường. Mặc dù đã cố gắng tổ chức biên soạn để đáp ứng được mục tiêu đào tạo nhưng không tránh được những khiếm khuyết. Rất mong nhận được đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo, bạn đọc để nhóm biên soạn sẽ hiệu chỉnh hoàn thiện hơn. Các ý kiến đóng góp xin gửi về Trường Cao đẳng nghề Lilama 2, Long Thành Đồng Nai. Đồng Nai, ngày 15 tháng 03 năm 2013 Tham gia biên soạn 1. Chủ biên :Ts. Lê Văn Hiền 2. Cử nhân Nguyễn Thị Hà 3 MÔN HỌC QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP VÀ TỔ CHỨC SẢN XUẤT Mã môn học: MH 36 - Vị trí: Quản lý doanh nghiệp và tổ chức sản xuất là môn học kỹ thuật cơ sở bắt buộc trong chương trình các môn học, mô đun đào tạo nghề Kỹ thuật lắp đặt điện và điều khiển trong công nghiệp. - Vai trò: Giáo trình “Quản lý sản xuất” nhằm cung cấp cho học sinh những kiến thức cơ bản về quản lý và các nguyên tắc cũng như nắm bắt và vận dụng các chức năng của quản lý trong việc tổ chức và điều hành tổ sản xuất. Hiểu được các quy định về an toàn lao động. Môn học Quản lý sản xuất là môn học đóng vai trò quan trọng trong các môn đào tạo nghề áp dụng trong việc sản xuất và tổ chức sản xuất, thấy được vị trí của tổ trưởng tổ sản xuất trong việc thực hiện kế hoạch sản xuất. Môn học này đòi hỏi người học phải có khả năng tư duy, kiên trì nắm vững được kiến thức đã được học trong các môn học cơ sở để ứng dụng. - Ý nghĩa: Là môn học cơ sở, sau khi học xong “Quản lý sản xuất” phải biết vận dụng các chức năng quản lý trong việc điều hành sản xuất, thực hiện đúng kế hoạch sản xuất, biết tính số ngày công làm việc và chấm công hằng ngày đồng thời phải luôn tuân thủ quy tắc an toàn lao động nơi làm việc... Mục tiêu của môn học Sau khi học xong môn học này học viên có năng lực Về kiến thức: - Nêu được vị trí, vai trò, nhiệm vụ của người quản lý trong sản xuất. - Trình bày được các biện pháp quản lý lao động, quản lý vật tư. - Trình bày được biện pháp tổ chức thi công. - Lập được biện pháp tổ chức và quản lý một tổ sản xuất. Về kỹ năng: - Lập được biện pháp tổ chức và quản lý một tổ sản xuất. Về thái độ: - Chủ động, tư duy và sáng tạo trong học tập. Nội dung chính của môn học: 1. Nội dung tổng quát và phân bổ thời gian: Mã chương Tên chương, mục Thời gian 4 8 Kiểm Thực tra* Lý Hành (LT thuyết Bài hoặc tập TH) 8 0 0 1 2 2 1 2 2 0 0 0 0 0 0 2 2 0 0 1 8 1 1 7 1 0 0 0 0 1 0 1 1 0 0 3 3 0 0 3 2 0 1 10 2 10 2 0 0 0 0 2 0 0 2 2 0 0 2 2 0 0 2 4 2 3 0 0 0 1 1 1 0 0 3 30 2 28 0 0 1 2 Tổng số MH36-01 MH36-02 MH36-03 Khái niệm cơ cấu tổ chức quản lý. - Tổng quan về quản lý. - Kế hoạch hoá. - Tổ chức. - Lãnh đạo (chỉ huy, phối hợp và điều hành). - Chức năng kiểm tra. Tổ sản xuất. - Vị trí nhiệm vụ của tổ sản xuất - Tổ chức sản xuất và những biện pháp củng cố tổ chức sản xuất. - Các loại tổ sản xuất - Biện pháp củng cố tổ sản xuất vững mạnh Tổ trưởng sản xuất. - Vai trò, nhiệm vụ của tổ trưởng tổ sản xuất. 2 - Quản lý lao động. MH36-04 - Quản lý về kỹ thuật vật tư và tổ chức thi công. - Tính số ngày công làm việc thực tế và chấm công hàng ngày. - Quản lý về vật tư. Kỷ luật lao động. - Trích một số điều trong nghị đình 41-CP ngày 6/7/1995 của chính phủ về kỷ luật lao động - Chấp hành kỷ luật lao động Cộng 5 6 Chương 1 KHÁI NIỆM CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ Mã chương: MH 36-01 Giới thiệu Quản lý: Thuật ngữ “ QUẢN TRỊ ” hay “ QUẢN LÝ ” là một phạm trù khó định nghĩa nhưng nó được hiểu như là một phương thức để làm cho hoạt động hướng mục tiêu được hoàn thành với một hiệu quả cao thông qua sự phối hợp của con người trong tổ chức. Hoạt động quản trị chỉ phát sinh khi có sự kết hợp với nhau của con người trong tập thể. Chính con người là trung tâm, là sự tổng hòa các mối quan hệ. Và cũng chỉ có con người mới biết cách làm thế nào để duy trì và thúc đẩy mối quan hệ đó. Trên thế giới có nhiều quan điểm khác nhau để định nghĩa về quản trị hay quản lý nhưng nó có những chức năng cơ bản như chức năng kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra... Mục tiêu: -Nêu được vị trí vai trò nhiệm vụ của người quản lý trong sản xuất. -Trình bày được các bước khi thực hiện lập kế hoạch và công tác tổ chức. quản lý tổ chức phối hợp trong quá trình sản xuất. Nội dung: - Tổng quan về quản lý - Hoạch định - Tổ chức - Lãnh đạo - Kiểm tra 1. Tổng quan về quản lý Mục tiêu: - Hiểu khái niệm quản trị - Hiểu vai trò của người quản trị trong các tổ chức 1.1 Khái niệm và vai trò của quản lý 1.1.1 Khái niệm Thuật ngữ “ QUẢN TRỊ ” hay “ QUẢN LÝ ” là một phạm trù khó định nghĩa nhưng nó được hiểu như là một phương thức để làm cho hoạt động hướng mục tiêu được hoàn thành với một hiệu quả cao thông qua sự phối hợp của con người trong tổ chức. Hoạt động quản trị chỉ phát sinh khi có sự kết hợp với nhau của con người trong tập thể. Chính con người là trung tâm, là sự tổng hòa các mối quan hệ. Và cũng chỉ có con người mới biết cách làm thế nào để duy trì và thúc đẩy mối quan hệ đó. Trong bộ Tư bản, Mác đã ví hoạt 7 động của người chỉ huy như là một phương cách quản trị, đó là người không chơi một thứ nhạc cụ nào mà chỉ đứng chỉ huy các nhạc công tạo nên bản giao hưởng. Mặc dù xuất hiện từ lâu đời và được áp dụng rộng rãi trong cuộc sống hàng ngày, nhưng cho tới nay vẫn chưa có một quan niệm thống nhất về quản trị. Quản trị là hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung. 1.1.2 Vai trò của quản lý Đây là một ngành khoa học cần thiết cho con người khi kết hợp với nhau cùng làm việc trong tổ chức vì mục tiêu chung. Khi con người hợp tác lại với nhau trong một tập thể cùng nhau làm việc, nếu biết quản lý thì triển vọng và kết quả sẽ cao hơn.Chỉ khi nào người ta quan tâm đến hiệu quả thì người ta mới thực sự quan tâm đến hoạt động quản lý. 1.2 Quản lý vừa là khoa học vừa là nghệ thuật - Quản lý là một khoa học. Tính khoa học của quản lý thể hiện các đòi hỏi sau: Phải dựa trên sự hiểu biết sâu sắc các quy luật khách quan chung và riêng (tự nhiên, kỹ thuật và xã hội). Đặc biệt cần tuân thủ các quy luật của quan hệ công nghệ, quan hệ kinh tế, chính trị; của quan hệ xã hội và tinh thần. Vì vậy, quản trị phải dựa trên cơ sở lý luận của ngành khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật như toán học, điều khiển học, tin học, công nghệ học, v.v... cũng như ứng dụng nhiều luận điểm và thành tựu của các môn xã hội học, tâm lý học, luật học, giáo dục học, văn hoá ứng xử ... Phải dựa trên các nguyên tắc tổ chức quản lý (về xác định chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn; về xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý; về vận hành cơ chế quản trị, đặc biệt là xử lý các mối quan hệ quản trị). Phải vận dụng các phương pháp khoa học (như đo lường định lượng hiện đại, dự đoán, xử lý lưu trữ dữ liệu, truyền thông, tâm lý xã hội ...) và biết sử dụng các kỹ thuật quản lý (như quản lý theo mục tiêu, lập kế hoạch, phát triển tổ chức, lập ngân quỹ, hạch toán giá thành sản phẩm, kiểm tra theo mạng lưới, kiểm tra tài chính). Phải dựa trên sự định hướng cụ thể đồng thời có sự nghiên cứu toàn diện, đồng bộ các hoạt động hướng vào mục tiêu lâu dài, với các khâu chủ yếu trong từng giai đoạn. Tóm lại, khoa học quản lý cho chúng ta những hiểu biết về các quy luật, nguyên tắc, phương pháp, kỹ thuật quản trị; để trên cơ sở đó biết cách giải quyết các vấn đề quản lý trong các hoàn cảnh cụ thể, biết cách phân tích 8 một cách khoa học những thời cơ và những khó khăn trở ngại trong việc đạt tới mục tiêu. Tuy nhiên, nó chỉ là một công cụ; sử dụng nó càng phải tính toán đến điều kiện đặc điểm cụ thể từng tình huống để vận dụng sáng tạo, uyển chuyển (đó là nghệ thuật). Quản trị là một nghệ thuật. Tính nghệ thuật của quản lý xuất phát từ tính đa dạng, phong phú của các sự vật và hiện tượng trong kinh tế, kinh doanh và trong quản lý; hơn nữa còn xuất phát từ bản chất của quản trị. Những mối quan hệ giữa con người (với những động cơ, tâm tư, tình cảm khó định lượng) luôn đòi hỏi mà quản trị phải xử lý khéo léo, linh hoạt. Tính nghệ thuật của quản lý còn phụ thuộc vào kinh nghiệm và những thuộc tính tâm lý cá nhân của từng người quản lý; vào cơ may và vận rủi, v.v... Nghệ thuật quản lý là việc sử dụng có hiệu quả nhất các phương pháp, các tiềm năng, các cơ hội và các kinh nghiệm được tích luỹ trong hoạt động thực tiễn nhằm đạt được mục tiêu đề ra cho tổ chức, doanh nghiệp. Đó là việc xem xét động tĩnh của công việc kinh doanh để chế ngự nó, đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại, ổn định và không ngừng phát triển có hiệu quả cao. Nói cách khác, nghệ thuật quản lý kinh doanh là tổng hợp những “bí quyết”, những “thủ đoạn” trong kinh doanh để đạt mục tiêu mong muốn với hiệu quả cao. Nghệ thuật quản lý không thể tìm thấy được đầy đủ trong sách báo; vì nó là bí mật kinh doanh và rất linh hoạt. Ta chỉ có thể nắm các nguyên tắc cơ bản của nó, kết hợp với quan sát tham khảo kinh nghiệm của các nhà quản lý khác để vận dụng vào điều kiện cụ thể. Một số lĩnh vực cần thể hiện nghệ thuật quản lý kinh doanh là: - Nghệ thuật tạo thời cơ, chớp thời cơ, tránh nguy cơ. - Nghệ thuật tạo vốn, sử dụng vốn và tích luỹ vốn. - Nghệ thuật cạnh tranh (giành thị phần, đạt lợi nhuận cao). - Nghệ thuật sử dụng người (phát hiện, bố trí, phát huy, liên kết). - Nghệ thuật ra quyết định (nhạy, đúng, kịp thời ...) và tổ chức thực hiện quyết định. - Nghệ thuật sử dụng đòn bẩy trong quản trị. - Nghệ thuật giao tiếp (với đối tác, với khách hàng, với cấp dưới ...) 1.3 Các chức năng quản lý 1.3.1 Hoạch định ( Planning) Là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị, bao gồm: việc xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục tiêu, và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để thực hiện và phối hợp các hoạt động. 1.3.2 Tổ chức( Organizing) 9 Đây là chức năng thiết kế cơ cấu (structure), tổ chức công việc và tổ chức nhân sự cho một tổ chức. Những công việc có liên quan đến chức năng này bao gồm: xác định những việc phải làm, người nào phải làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao? 1.3.3. Quản trị nhân sự (Personnel management): Đây là chức năng liên quan đến việc tuyển dụng, tuyển chọn, duy trì và phát triển, sử dụng và cung cấp phương tiện thích nghi cho tài nguyên nhân sự nói riêng và tài nguyên doanh nghiệp nói chung, thông qua các cơ quan tổ chức (Organizing). Tài nguyên nhân sự bao gồm mọi cá nhân tham gia bất cứ hoạt động nào của bất kỳ một cơ quan tổ chức nào, dù có bộ phận (phòng) quản trị nhân sự hay không. 1.3.4 Lãnh đạo ( Leading ) Một tổ chức bao giờ cũng gồm nhiều người, mỗi một cá nhân điều có cá tính riêng, hoàn cảnh riêng và vị trí khác nhau. Nhiệm vụ của lãnh đạo là phải hiểu biết động cơ và hành vi của những người dưới quyền, biết cách động viên, điều khiển, lãnh đạo những người khác, chọn lọc những phong cách làm việc cho phù hợp với những đồi tượng cùng hoàn cảnh và sở trường của người lãnh đạo, giải quyết các xung đột giữa các cá nhân và băng nhóm, thắng được sức ỳ của các thành viên trước những thay đổi. 1.3.5 Kiểm tra ( Reviewing ) Là chức năng sau cùng của nhà quản trị. Sau khi những mục tiêu đã được đề ra, những kế hoạch đã được xác định, việc xếp đặt cơ cấu đã được vạch rõ, nhân viên đã được tuyển dụng, huấn luyện và động viên, công việc còn lại vẫn còn có thể thất bại. Công tác kiểm tra bao gồm việc xác định thành quả, so sánh thành quả thực tế với thành quả đã được xác định và tiến hành các biện pháp sữa chữa nếu có sai lệch, nhằm đảm bảo tổ chức đang trên đường đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu. Những chức năng trên đây là phổ biến đối với mọi nhà quản trị. Dĩ nhiên, phổ biến không có nghĩa là đồng nhất. Vì mỗi tổ chức đều có những đặc điểm về môi trường, xã hội, ngành nghề, quy trình công nghệ riêng…… nên các hoạt động quản trị cũng có những hoạt động khác nhau. Nhưng những cái khác nhau đó chỉ là khác nhau về mức độ phức tạp, phương pháp thực hiện, chứ không khác nhau về bản chất. 2. Hoạch định ( Planning ) Mục tiêu: 10 - Hiểu rõ khái niệm, nguyên tắc của hoạch định - Lập được kế hoạch cho tổ chức 2.1. Khái niệm và vai trò của hoạch định 2.1.1. Khái niệm: Hoạch định là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó. Nói cách khác, hoạch định là “quyết định xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó” 2.1.2. Vai trò - Hoạch định là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp. Hoạch định cho biết hướng đi của doanh nghiệp. - Hoạch định có tác dụng là giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp - Hoạch định giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí - Hoạch định làm tăng hiệu quả của cá nhân và tổ chức. Nhờ hoạch định mà một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi trường để giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môi trường - Nhờ có hoạch định mà một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể. Khi mỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình muốn đạt cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn - Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môi trường bên ngoài, do đó có thể định hướng được số phận của tổ chức - Hoạch định thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra. 2.2. Mục tiêu và cơ sở khoa học của hoạch định 2.2.1 Mục tiêu Khái niệm của mục tiêu: Mục tiêu là kết quả mong muốn cuối cùng của các cá nhân, nhóm, hay toàn bộ tổ chức. Mục tiêu chỉ ra phương hướng cho tất cả các quyết định quản trị và hình thành nên những tiêu chuẩn đo lường cho việc thực hiện trong thực tế. Với lý do đó, mục tiêu là xuất phát điểm, đồng thời là nền tảng của việc lập kế hoạch. Nhiệm vụ: Trong công tác hoạch định, mục tiêu cần phải làm nền tảng để giải quyết các vấn đề sau: - Định hướng - Là tiêu chuẩn đánh giá, thẩm định và kiểm soát 11 Yêu cầu: Mục tiêu hoạch định phải rõ ràng, khả thi, mang tính thừa kế, có thể kiểm soát được, phải phù hợp với mục tiêu của các quyết định đã được xác định, phải phù hợp với đòi hỏi của các quy luật khách quan, phải nhằm giải quyết được những vấn đề then chốt, quan trọng và phải phù hợp với hoàn cảnh cùng khả năng ở mỗi tổ chức, mỗi đơn vị. Phân loại mục tiêu: Mục tiêu của công tác hoạch định và mục tiêu của các kế hoạch là hết sức phong phú, chúng có thể được phân thành những loại như sau: - Theo thời gian người ta chia ra: Mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn - Theo tầm quan trọng người ta chia ra: Mục tiêu chủ yếu và mục tiêu thứ yếu - Theo mức độ cụ thể chúng ta có: Mục tiêu chung và mục tiêu bộ phận - Theo biểu hiện người ta phân thành: Mục tiêu tuyên bố và mục tiêu không tuyên bố - Theo hình thức thể hiện người ta có: Mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng - Theo bản chất của mục tiêu người ta chia ra: Mục tiêu kinh tế, mục tiêu xã hội, mục tiêu chính trị - Dựa theo quá trình hoạt động ta có: Mục tiêu cuối cùng và mục tiêu trong từng giai đoạn - Theo cấp độ của mục tiêu ta có: Mục tiêu cấp công ty, mục tiêu cấp đơn vị kinh doanh, mục tiêu cấp chức năng - Theo hình thức của mục tiêu người ta chia ra: Mục tiêu định tính, mục tiêu định lượng - Theo tố độ tăng trưởng ta có: Mục tiêu tăng trưởng nhanh, mục tiêu tăng trưởng ổn định, mục tiêu duy trì và ổn định, mục tiêu suy giảm Bên cạnh những loại mục tiêu trên, chúng ta còn thường gặp: + Mục tiêu phát biểu (Stated objective): Là những mục tiêu được doanh nghiệp chính thức tuyên bố, đó là những điều mà doanh nghiệp muốn công chúng tin là mục tiêu của doanh nghiệp. + Mục tiêu thực (Real objective): Là những mục tiêu mà doanh nghiệp thực sự theo đuổi và được xác định bởi những việc làm thực của các thành viên trong doanh nghiệp. Cơ sở khoa học: Muốn xác định mục tiêu hoạch định một cách đúng đắn và có hiệu quả thì cần phải căn cứ vào những cơ sở khoa học chủ yếu sau: 12 - Mục tiêu kinh doanh - Chiến lược và sách lược kinh doanh đã lựa chọn - Mục tiêu của các quyết định kinh doanh cần thực hiện - Khả năng của mỗi tổ chức - Hoàn cảnh khách quan bên ngoài tổ chức - Đòi hỏi của các quy luật khách quan (kinh tế, chính trị, xã hội,...) Phương pháp xác định mục tiêu: Có nhiều phương pháp xác định mục tiêu. Ở đây cần phải giải quyết ít nhất là 2 vấn đề: ai xác định và xác định như thế nào. - Để trả lời câu hỏi thứ nhất chúng ta thấy rằng, đối với những kế hoạch chiến lược và kế hoạch dài hạn thì mục tiêu thường được người lãnh đạo cao nhất, hay ban lãnh đạo cao nhất quyết định, còn những kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch từng phần, hoặc kế hoạch của mỗi cá nhân thường thì mục tiêu do chính lãnh đạo của mỗi bộ phận (hoặc cá nhân) chịu trách nhiệm (hay được phân công) hoạch định soạn thảo và quyết định lấy. - Các phương pháp xác định mục tiêu: + Phương pháp căn cứ vào nhiệm vụ được giao + Phương pháp tập thể thông qua quyết định mục tiêu + Phương pháp logic + Phương pháp xác định thứ tự ưu tiên + Phương pháp kinh nghiệm Quy trình xác định mục tiêu hoạch định: Có nhiều cách xác định mục tiêu nhưng nhìn chung quy trình xác định mục tiêu trong công tác hoạch định thường tuân theo các bước cơ bản sau:  Xác định nhiệm vụ  Nghiên cứu và thu thập thông tin  Xác định mục tiêu  Thẩm định, đánh giá và sàng lọc những mục tiêu được lựa chọn  Quyết định mục tiêu Tổ chức thực hiện và kiểm soát mục tiêu đã đề ra: Một trong những công cụ quan trọng để giúp công tác hoạch định đạt được các mục tiêu đề ra, đó là vấn đề xác định hệ thống các chỉ tiêu. Trong thực tế khi lập các kế hoạch sản xuất, kinh doanh, tài chính....... các doanh nghiệp đều phải xây dựng và xác định cho mình một hệ thống chỉ tiêu cần đạt được trong các loại kế hoạch này. Và việc chọn hệ thống chỉ tiêu phải thực sự vừa phải khả thi, vừa phải khoa học để đảm bảo khi thực hiện chúng sẽ dẫn dắt và đảm bảo cho việc thực hiện đúng hướng, đúng kết quả mong đợi cuối cùng. 13 2.2.2 Cơ sở khoa học của hoạch định Muốn xác định mục tiêu hoạch định một cách đúng đắn và có hiệu quả thì cần phải căn cứ vào những cơ sở khoa học chủ yếu sau: Sứ mệnh của tổ chức (Mission) Mục tiêu của tổ chức Các cấp hoạch định Lợi ích của hoạch định Đòi hỏi của các quy luật khách quan chi phối hoạt động quản trị trong lĩnh vực hoạch định Hoàn cảnh khách quan thuộc về bên trong và bên ngoài của tổ chức Hoạch định một cách có hiệu quả Bên cạnh những cơ sở khoa học chủ yếu trên, trong quá trình hoạch định người ta còn dựa vào những cơ sở như: Môi trường của quản trị (bao gồm cả vi mô và vĩ mô), chiến lược và sách lược kinh doanh đã lựa chọn, khả năng của mỗi tổ chức, hoàn cảnh khách quan bên ngoài tổ chức, hệ thống định mức khoa học. 2.3. Chức năng, nguyên tắc, nội dung và phương pháp hoạch định 2.3.1 Chức năng hoạch định - Hoạch định là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp. Hoạch định cho biết hướng đi của doanh nghiệp. - Hoạch định có tác dụng là giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp - Hoạch định giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí - Hoạch định làm tăng hiệu quả của cá nhân và tổ chức. Nhờ hoạch định mà một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi trường để giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môi trường - Nhờ có hoạch định mà một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể. Khi mỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình muốn đạt cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn. - Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môi trường bên ngoài, do đó có thể định hướng được số phận của tổ chức. - Hoạch định thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra. 2.3.2 Nguyên tắc hoạch định Hoạch định là một công việc khoa học và chính vì vậy cũng như mọi hoạt động khoa học khác về quản trị nó cần phải tuân theo những quy luật 14 khách quan nhất định. Một trong những công cụ quan trọng nhất để đảm bảo cho công tác hoạch định luôn tuân theo các quy luật khách quan, đó là việc định ra những nguyên tắc. Hiển nhiên một khi hoạch định không tuân theo nguyên tắc nào cả thì điều thất bại là tất yếu. Thực hiện nguyên tắc cứng nhắc cũng là điều tai hại không kém. Nguyên tắc không phải hoàn toàn là quy luật khách quan, mà nó là cái thể hiện và vận dụng quy luật, chính vì vậy nguyên tắc phải đúng đắn, khoa học. Việc vận dụng nguyên tắc ohải linh hoạt cho phù hợp với từng hoàn cảnh cụ thể. Các nguyên tắc hoạch định có một vai trò cực kỳ quan trọng trong những vấn đề sau: - Đảm bảo tính khoa học, tính hệ thống của các kế hoạch được soạn thảo. - Giúp thẩm định, đánh giá và lựa chọn các kế hoạch cụ thể. Cơ sở khoa học: Việc đặt ra các nguyên tắc hoạch định như đã trình bày ở trên không phải là một việc làm tùy tiện, mà là một đòi hỏi khách quan. Cơ sở khoa học để xác định những nguyên tắc cơ bản của hoạch định đó là đòi hỏi của các quy luật khách quan. Các nguyên tắc chủ yếu: Trên phương diện lý thuyết cũng như thực hành người ta thường tiến hành công tác hoạch định theo những nguyên tắc sau: - Nguyên tắc hệ thống - Nguyên tắc khoa học - Nguyên tắc tập trung vào mắt xích chủ yếu - Nguyên tắc thừa kế - Nguyên tắc xuất phát từ nhu cầu của khách hàng - Nguyên tắc kết hợp quyền hạn, quyền lợi và trách nhiệm - Nguyên tắc hiệu quả - Nguyên tắc năng động, linh hoạt và tận dụng thời cơ - Nguyên tắc chuyên môn hóa Nguyên tắc phát huy tối đa tính năng hoạt động và tự chủ của các cấp thừa hành - Nguyên tắc bí mật trong kinh doanh - Nguyên tắc mạo hiểm khoa học 2.3.3 Nội dung hoạch định Hoạch định là một hoạt động cần thiết bởi mọi tổ chức kinh doanh, tuy nhiên không phải mọi thứ cần và có thể là hoạch định được. Như vậy vấn đề 15 đặt ra là những nội dung nào của hoạt động quản trị cần được đưa vào trong các kế hoạch. Yêu cầu: Nhìn chung nội dung của công tác hoạch định cần phải thỏa mãn các yêu cầu dưới đây: - Nội dung hoạch định phải rõ ràng - Phải tập trung vào giải quyết vấn đề chủ yếu - Nội dung hoạch định phải khoa học - Nội dung hoạch định phải khả thi - Nội dung hoạch định phải chỉ rõ ai làm, làm gì, làm thế nào, cái gì cần đạt được - Nội dung hoạch định phải phù hợp với thực tế - Nội dung hoạch định phải thiết thực, không chạy theo bệnh hình thức - Nội dung hoạch định phải hợp lý - Nội dung hoạch định không quá vụn vặt, chi tiết Nguyên tắc xây dựng nội dung: Để xây dựng nội dung hoạch định một cách đúng đắn người ta thường thực hiện theo các nguyên tắc sau: - Phải hiểu rõ mục tiêu và con đường đi đến mục tiêu của hoạch định - Phải hiểu biết hoàn cảnh thuận lợi và khó khăn của những người tham gia và thực hiện công tác hoạch định - Phải sử dụng tốt nhất những nguồn tiềm năng hiệc có trong tổ chức - Nội dung hoạch định phải cụ thể, phải có địa chỉ người thực hiện, thời gian thực hiện kết quả cần đạt được….. - Phải gắn chặt quyền lợi trách nhiệm và quyền hạn - Những người tham gia hoạch định phải là những người có chuyên môn và năng lực trong vấn đề này - Nguyên tắc xấy dựng nội dung đồng bộ Những thành phần cơ bản Mặc dù nội dung của mỗi trường hợp hoạch định một khác, nhưng xét về mặt cơ cấu thành phần thì chúng đều có chung ít nhất là bốn phần cơ bản sau: - Mục tiêu - Biện pháp - Nguồn tài nguyên - Việc thực hiện Khi xác định nội dung của hoạch định chúng ta không thể xem nhẹ bất cứ một phần nội dung nào trong bốn phần kể trên (Bảng 1). Những sai lầm 16 yếu kém trong việc xây dựng nội dung hoạch định thường bắt nguồn từ sự xem nhẹ hay bỏ qua của một hay một số khía cạnh trong những nội dung chủ yếu này Bảng 1: Những vấn đề chủ chốt trong nội dung hoạch định Phần việc hoạch định Những quyết định quản trị chủ chốt Các mục tiêu 1. Sẽ cần phải đạt được những mục tiêu nào? 2. Ý nghĩa quan trọng tương đối của từng mục tiêu là gì? 3. Các mối quan hệ giữa các mục tiêu ấy như thế nào? 4. Khi nào phải đạt các mục tiêu đó? 5. Làm thế nào có thể đo lường từng mục tiêu này? 6. Người nào hay đơn vị tổ chức nào phải chịu trách nhiệm về việc đạt tới mục tiêu đó? Các biện pháp Các nguồn tài nguyên Việc thực hiện 1. Những biện pháp quan trọng nào liên quan đến việc thực hiện thành công các mục tiêu? 2. Có những thông tin gì về từng biện pháp đó? 3. Kỹ thuật thích hợp để dự báo tình trạng tương lai của từng biện pháp quan trọng đó là gì? 4. Người nào hay đơn vị tổ chức nào phải chịu trách nhiệm lập dự toán ngân sách? 1. Những nguồn tài nguyên nào cần đưa vào kế hoạch? 2.Những mối quan hệ qua lại giữa các nguồn tài nguyên khác nhau đó là như thế nào? 3. Cần phải sử dụng kỹ thuật dự toán ngân sách nào? 4. Người nào hay đơn vị nào phải chịu trách nhiệm lập dự toán ngân sách? 1. Kế hoạch có thể thực hiện thông qua quyền lực hay sự thuyết phục? 2. Nội dung nào của chính sách cần thiết cho 17 việc thực hiện toán bộ kế hoạch đó? 3. Nội dung của chính sách phải toàn diện, linh hoạt,có phối hợp, có đạo đức và được trình bày đến mức nào? 4. Ai hay đơn vị tổ chức nào sẽ chịu ảnh hưởng của các nội dung chính sách đó? Một số phương pháp xây dựng nội dung hoạch định chủ yếu: - Phương pháp logic - Phương pháp kinh nghiệm - Phương pháp theo mục tiêu và nhiệm vụ 2.3.4 Phương pháp hoạch định Phương pháp hoạch định khoa học sẽ đóng góp một phần không nhỏ vào việc soạn thảo và tổ chức thực hiện kế hoạch. Phương pháp hoạch định không khoa học sẽ dẫn đến lủng củng, mâu thuẩn, bất nhất, thiếu cơ sở khoa học trong các kế hoạch được vạch ra. Những phương pháp hoạch định chủ yếu hiện đang được áp dụng là: - Phương pháp hoạch định theo mục tiêu và nhiệm vụ - Phương pháp hoạch định theo kinh nghiệm - Phương pháp hoạch định thủ công - Phương pháp hoạch định tối ưu bằng các phương pháp toán học - Phương pháp hoạch định bằng kỹ thuật máy tính - Phương pháp hoạch định bằng sơ đồ mạng - Phương pháp hoạch định bằng các chuẩn mực được xác định từ trước - Phương pháp hoạch định từ dưới lên - Phương pháp hoạch định từ trên xuống - Phương pháp hoạch định theo các chỉ tiêu - Phương pháp hoạch định định hướng - Phương pháp hoạch định kết hợp Lựa chọn phương pháp hoạch định tối ưu Những nguyên tắc lựa chọn phương pháp hoạch định tối ưu mà chúng ta có thể áp dụng: - Khoa học - Hệ thống - Logic - Mang tính thừa kế - Phù hợp với hoàn cảnh thực tế 18 - Phát huy được tính chủ động sang tạo của những người tham gia - Nâng cao hiệu quả và chất lượng của công tác hoạch định 2.4. Các hình thức của hoạch định 2.4.1. Hoạch định chiến lược Hoạch định chiến lược là quá trình xác định làm sao đạt được những mục tiêu dài hạn của tổ chức với các nguồn lực có thể huy động được. Về mặt nội dung hoạch định chiến lược là quá trình xây dựng chiến lược cho tổ chức trên cơ sở phân tích vị trí của tổ chức trong môi trường hoạt động của nó. 2.4.2 Hoạch định tác nghiệp Hoạch định tác nghiệp liên quan đến hoạt động hàng ngày của mọi tổ chức, đó là quá trình ra những quyết định ngắn hạn, chi tiết xác định nội dung công việc cần tiến hành, người thực hiện và cách thức tiến hành. Có thể nói rằng, trên lĩnh vực công việc của mình, mỗi nhân viên trong tổ chức đều là một nhà quản trị tác nghiệp. Hoạch định tác nghiệp là định ra một chuỗi các hoạt động quản trị liên quan tới việc lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các hoạt động của tổ chức như lập kế hoạch sản xuất, tổ chức khai thác các nguồn lực, chỉ dẫn cho các hoạt động và nhân sự để đảm bảo cho hoạt động của tổ chức được diễn ra một cách bình thường. Về mặt nội dung, hoạch định tác nghiệp là việc chỉ ra những hoạt động cụ thể trong ngắn hạn đối với công tác quản trị nguồn lực, quản trị chất lượng, lập kế hoạch và kiểm tra công việc, thiết kế và phát triển các hoạt động Để hoạch định tác nghiệp, người ta có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau như ngân sách, tiến độ, phân tích điểm hoà vốn, quy hoạch tuyến tính, lý thuyết xếp hàng, lý thuyết chọn mẫu, lý thuyết xác suất, phân tích cận biên, mô phỏng v.v… Lập ngân quỹ: Đây là những kế hoạch bằng số được biểu thị bằng sự phân bổ các nguồn theo dự định. Mặc dù các kế hoạch có thể được lập ngân quỹ bằng việc sử dụng số giờ công, số gời làm việc của máy móc, không gian nhà xưởng hay những nguồn khác được quy về lượng nhưng hầu hết các ngân quỹ đều được quy ra tiền. Ngân quỹ thiết lập nên phương hướng, là phương tiện để lập kế hoạch và rồi nó lại trở thành tiêu chuẩn để đo lường việc thực hiện trong thực tế Lập tiến độ: Là lập danh mục những công việc cần làm theo thứ tự thực hiện của chúng, có ghi rõ ai làm và thời gian thực hiện. Để thiết lập kế hoạch có thể sử dụng sơ đồ Gantt, sơ đồ trách nhiệm hay sơ đồ mạng. 2.5. Quy trình hoạch định 19 2.5.1 Thiết lập các mục tiêu Mục tiêu của công tác hoạch định và mục tiêu của các kế hoạch là hết sức phong phú, chúng có thể được phân thành những loại như sau: - Theo thời gian người ta chia ra: Mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn - Theo tầm quan trọng người ta chia ra: Mục tiêu chủ yếu và mục tiêu thứ yếu - Theo mức độ cụ thể chúng ta có: Mục tiêu chung và mục tiêu bộ phận - Theo biểu hiện người ta phân thành: Mục tiêu tuyên bố và mục tiêu không tuyên bố - Theo hình thức thể hiện người ta có: Mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng - Theo bản chất của mục tiêu người ta chia ra: Mục tiêu kinh tế, mục tiêu xã hội, mục tiêu chính trị - Dựa theo quá trình hoạt động ta có: Mục tiêu cuối cùng và mục tiêu trong từng giai đoạn - Theo cấp độ của mục tiêu ta có: Mục tiêu cấp công ty, mục tiêu cấp đơn vị kinh doanh, mục tiêu cấp chức năng - Theo hình thức của mục tiêu người ta chia ra: Mục tiêu định tính, mục tiêu định lượng - Theo tốc độ tăng trưởng ta có: Mục tiêu tăng trưởng nhanh, mục tiêu tăng trưởng ổn định, mục tiêu duy trì và ổn định, mục tiêu suy giảm Bên cạnh những loại mục tiêu trên, chúng ta còn thường gặp: + Mục tiêu phát biểu (Stated objective): Là những mục tiêu được doanh nghiệp chính thức tuyên bố, đó là những điều mà doanh nghiệp muốn công chúng tin là mục tiêu của doanh nghiệp. + Mục tiêu thực (Real objective): Là những mục tiêu mà doanh nghiệp thực sự theo đuổi và được xác định bởi những việc làm thực của các thành viên trong doanh nghiệp. Cho dù là mục tiêu nào, được phân chia theo tiêu thức nào thì mục tiêu cũng phải đảm bảo được các yêu cầu: Rõ ràng, khả thi, mang tính thừa kế, có thể kiểm soát được, phải phù hợp với mục tiêu của các quyết định đã được xác định, phải phù hợp với đòi hỏi của các quy luật khách quan, phải nhằm giải quyết những vấn đề then chốt, quan trọng và phải phù hợp với hoàn cảnh cũng như khả năng ở mỗi tổ chức, mỗi đơn vị 2.5.2 Xem xét những tiền đề và cơ sở khách quan