Tài liệu Giải pháp hoàn thiện quản trị nguồn nhân lực tại chi cục thuế biên hoà đến năm 2015 luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh

1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong nền kinh tế hiện nay, Thuế là một công cụ điều tiết vĩ mô rất hữu hiệu, là nguồn lực tài chính quan trọng của nhà nước, do đó Chi cục Thuế Biên Hòa cũng đóng một vai trò chủ yếu trong việc quản lý và cung cấp nguồn tài chính cho thành phố Biên Hòa. Với dự toán thu hàng năm trên 1.000 tỉ đồng so với dự toán của các đơn vị có cùng chức năng trong hệ thống quản lý thu của ngành thuế thì số dự toán thu của Chi cục Thuế Biên Hòa còn lớn hơn dự toán của nhiều đơn vị cấp huyện thậm chí cả cấp tỉnh trong cả nước. Thành phố Biên Hòa trong những năm qua là một trong những thành phố phát triển mạnh về công nghiệp của cả nước, số doanh nghiệp mới thành lập ngày càng nhiều, do đó công tác quản lý thuế sao cho hiệu quả là hết sức quan trọng, Vì vậy ngoài nhiệm vụ quản lý nguồn thu cho ngân sách nhà nước các đơn vị thuộc bộ máy ngành thuế đều phải thực hiện cho được chương trình cải cách thủ tục hành chính của ngành thuế, cũng như dần dần hoàn thiện việc ứng dụng các phần mềm quản lý theo chương trình hiện đại hóa ngành thuế và hiện đại hóa công tác thu nộp hiện nay để không chỉ đảm bảo nguồn thu mà còn mang lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội. Để đạt được các mục tiêu như trên chi cục thuế phải tổ chức bộ máy và bố trí lực lượng lao động của đơn vị một cách khoa học và hợp lý nhất. Vấn đề được nêu ở đây đã khẳng định rằng nhân lực đóng vai trò quan trọng bậc nhất tới sự thành công lâu dài của một tổ chức. Một tổ chức chỉ có thể tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức mình bằng cách sử dụng người lao động một cách hiệu quả, tận dụng kinh nghiệm và sự khéo léo của họ nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Quản trị nhân lực nhằm mục đích tuyển chọn được những người có năng lực, nhanh nhạy và cống hiến trong công việc, quản lý hoạt động vả khen thưởng kết quả hoạt động cũng như phát triển năng lực của họ (A.J.Price Human Resource Management in a Business context, International Thomson Business Press. 2nd edition. 2004). Trước những yêu cầu cấp thiết nói trên tôi mạnh dạn chọn đề tài “GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CHI CỤC THUẾ BIÊN HÒA ĐẾN NĂM 2015” với mục đích giúp cho đơn vị chi cục thuế giải quyết được 2 những khó khăn về nhân sự nhằm đáp ứng được những yêu cầu rất cao trong công tác hiện nay. 2. Mục tiêu nghiên cứu Làm rõ khái niệm và lý luận cơ bản về quản trị nguồn nhân lực và các yếu tố tác động đến quản trị nguồn nhân lực trong các tổ chức. Đánh giá thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực tại Chi cục Thuế Thành phố Biên Hòa trong những năm vừa qua để chỉ rõ những ưu điểm, khuyết điểm và nguyên nhân những tồn tại của đơn vị. Xác định phương hướng, mục tiêu, và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực tại Chi cục Thuế Biên Hòa đến năm 2015. Giúp cho đơn vị chi cục thuế giải quyết được những khó khăn về nhân sự nhằm đáp ứng được những yêu cầu rất cao trong công tác hiện nay. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Hoạt động quản trị nguồn nhân lực và các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị nguồn nhân lực nguồn nhân lực tại Chi cục Thuế Biên Hòa những năm đã qua, hiện tại,và từ nay đến năm 2015. - Đối tượng khảo sát: cán bộ công chức đang làm việc tại Chi cục Thuế Biên Hòa 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong luận văn này là sự kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu như: phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp, khảo sát và điều tra thực tế. Phần lý thuyết: tham khảo những tài liệu liên quan đến quản trị nguồn nhân lực làm cơ sở lý luận của đề tài. Dữ liệu sơ cấp: lập bảng câu hỏi, điều tra ngẩu nhiên, số lượng mẫu điều tra là 100 phiếu, sử dụng phần mềm excel để phân tích số liệu thu thập được. Dữ liệu thứ cấp: số liệu từ các báo cáo của các đội thuộc Chi cục Thuế Biên Hòa, các văn bản số liệu của ngành quản lý cấp trên, thông tin trên tạp chí Thuế nhà nước. 5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu 3 Kết quả nghiên cứu có thể áp dụng vào thực tiển trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Chi cục Thuế Biên Hòa, giúp cho đơn vị nhận ra những hạn chế và thực hiện những giải pháp khắc phục. 6. Bố cục của đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Phụ lục, Nội dung chính của đề tài được chia làm 03 chương như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị nguồn nhân lực. Chương 2: Thực trạng quản trị nguồn nhân lực tại Chi cục Thuế Biên Hòa. Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quản trị nguồn nhân lực tại Chi cục Thuế Biên Hòa đến năm 2015. 4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC 1.1 KHÁI NIỆM VÀ MÔ HÌNH QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC 1.1.1 Khái niệm nguồn nhân lực Nhân lực được hiểu là toàn bộ các khả năng về thể lực và trí lực của con người được vận dụng ra trong quá trình lao động sản xuất kinh doanh. Nó cũng được xem là sức lao động của con người - một nguồn lực quý giá nhất trong các yếu tố sản xuất kinh doanh của các tổ chức. Nhân lực của đơn vị bao gồm tất cả những người lao động làm việc trong đơn vị. Nguồn nhân lực của một tổ chức được hình thành trên cơ sở của các cá nhân có vai trò khác nhau và được liên kết với nhau theo những mục tiêu nhất định. Nguồn nhân lực khác với các nguồn lực khác của đơn vị do chính bản chất của con người. Nhân viên có các năng lực, đặc điểm cá nhân khác nhau, có tiềm năng phát triển, có khả năng hình thành các nhóm, hội, các tổ chức công đoàn để bảo vệ quyền lợi của họ. Họ có thể đánh giá và đặt câu hỏi đối với hoạt động của các cán bộ quản lý, hành vi của họ có thể thay đổi phụ thuộc vào chính bản thân họ hoặc sự tác động của môi trường xung quanh. Nguồn nhân lực là nhân tố chủ yếu tạo ra giá trị cho tổ chức: Nguồn nhân lực đảm bảo mọi nguồn sáng tạo trong tổ chức. Chỉ có con người mới sáng tạo ra các hàng hoá, dịch vụ và kiểm tra được quá trình sản xuất kinh doanh đó. Mặc dù trang thiết bị, tài sản, nguồn tài chính là những nguồn tài nguyên mà các tổ chức đều cần phải có, nhưng trong đó tài nguyên nhân văn - con người lại đặc biệt quan trọng. Không có những con người làm việc hiệu quả thì tổ chức đó không thể nào đạt tới mục tiêu. Nguồn nhân lực là nguồn lực mang tính chiến lược: Trong điều kiện xã hội đang chuyển sang nền kinh tế tri thức, thì các nhân tố công nghệ, vốn, nguyên vật liệu đang giảm dần vai trò của nó. Bên cạnh đó, nhân tố tri thức của con người ngày càng chiếm vị trí quan trọng: Nguồn nhân lực có tính năng động, sáng tạo và hoạt động trí óc của con người ngày càng trở nên quan trọng. Nguồn nhân lực là nguồn lực vô tận: Xã hội không ngừng tiến lên, doanh nghiệp ngày càng phát triển và nguồn lực con người là vô tận. Nếu biết khai thác 5 nguồn lực này đúng cách sẽ tạo ra nhiều của cải vật chất cho xã hội, thoả mãn nhu cầu ngày càng cao của con người. 1.1.2 Khái niệm quản trị nguồn nhân lực Quản lý suy cho cùng là quản lý con người, nhân tố con người vừa là mục tiêu vừa là động lực cho sự phát triển xã hội. Người ta thường nói “sự nghiệp thành hay bại đều do con người”. Có thể nói, trong bất cứ hoạt động hay mục tiêu phấn đấu của mọi tổ chức, con người đều là trung tâm của sự phát triển. Cho dù một tổ chức có khả năng về tài chính, có tiềm lực về khoa học công nghệ tiên tiến, nhưng nếu không có con người để sử dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật ấy, không có con người để quản lý và sử dụng nguồn tài chính ấy, thì tổ chức ấy không thể tồn tại lâu dài được. Tuy nhiên quản lý con người không phải là một công việc đơn giản. Về mặt xã hội, con người là một thực thể phức tạp, là tổng hoà các mối quan hệ xã hội, không người nào giống người nào. Xã hội càng tiến bộ, nhận thức của con người ngày càng được nâng cao về mọi mặt, công việc quản lý con người càng trở nên phức tạp. Việc quản lý con người bao gồm nhiều vấn đề như tâm lý, sinh lý, xã hội, triết học, đạo đức học, dân tộc học...Có thể nói, quản lý con người là một khoa học nhưng đồng thời là một nghệ thuật-nghệ thuật lãnh đạo, chỉ huy, lôi cuốn con người hoạt động theo một mục tiêu chung của tổ chức. Đặc biệt, trong nền kinh tế chuyển đổi, sự biến động mạnh mẽ của môi trường kinh doanh, tính chất khốc liệt của cạnh tranh và yêu cầu phải đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên trong nền kinh tế thị trường đã và đang tạo ra sức ép lớn, đòi hỏi các nhà quản trị phải có những quan điểm mới, lĩnh hội được những phương pháp mới và nắm vững được những kỹ thuật mới về quản trị con người. Trong điều kiện hiện nay chỉ có thể thực sự phát huy được tiềm năng của nguồn nhân lực nếu các nhà quản trị biết tuyển chọn được nhân tài, biết sắp xếp, bố trí cán bộ đúng người, đúng việc, đúng thời điểm, đồng thời có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ cho người lao động để họ có đủ kỹ năng và kiến thức làm chủ công nghệ hiện đại, không ngừng nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Mặt khác, việc tìm ra cách thức tốt nhất để đánh giá đúng năng lực hoàn thành công việc của nhân viên để thực hiện trả công và đãi ngộ xứng đáng, cũng là 6 một yếu tố rất quan trọng để nhân viên gắn bó lâu dài với doanh nghiệp, tích cực tích luỹ kinh nghiệm, phát huy sáng kiến trong công việc để cống hiến cho doanh nghiệp và cũng chính là để nâng cao lợi ích của chính bản thân họ. Quản trị nguồn nhân lực (Human Resource Management) liên quan đến hai vấn đề cơ bản “quản trị” và “nguồn nhân lực”. Quản trị là quá trình làm cho những hoạt động được hoàn thành với hiệu quả cao, bằng và thông qua người khác. Vấn đề quản trị có sự phối hợp giữa tính khoa học và nghệ thuật lãnh đạo. Các doanh nghiệp đều có nguồn lực, bao gồm tiền bạc, vật chất, thiết bị và con người cần thiết để tạo ra hàng hoá và dịch vụ mà doanh nghiệp đưa ra thị trường. Hầu hết các doanh nghiệp đều xây dựng các thủ tục và qui chế về cung cấp nguyên vật liệu và thiết bị nhằm bảo đảm việc cung cấp đầy đủ chúng khi cần thiết. Tương tự như vậy các doanh nghiệp cần phải quan tâm đến qui trình quản lý con người - một nguồn lực quan trọng của nó. Khái niệm quản trị nguồn nhân lực được trình bày theo nhiều góc độ khác nhau: Ở góc độ tổ chức quá trình lao động: “Quản lý nhân lực là lĩnh vực theo dõi, hướng dẫn, điều chỉnh, kiểm tra sự trao đổi chất (năng lượng, thần kinh, bắp thịt) giữa con người với các yếu tố vật chất của tự nhiên (công cụ lao động, đối tượng lao động, năng lượng...) trong quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần để thoả mãn nhu cầu của con người và xã hội nhằm duy trì, bảo vệ và phát triển tiềm năng của con người”. Với tư cách là một trong các chức năng cơ bản của quá trình quản trị: Quản trị nguồn nhân lực bao gồm các việc từ hoạch định, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc thu hút, sử dụng và phát triển người lao động trong các tổ chức. Đi sâu vào chính nội dung hoạt động của quản trị nguồn nhân lực thì “Quản lý nguồn nhân lực là việc tuyển dụng, sử dụng, duy trì và phát triển cũng như cung cấp các tiện nghi cho người lao động trong các tổ chức”. Tựu chung lại, quản trị nguồn nhân lực được quan niệm trên hai góc độ: nghĩa hẹp và nghĩa rộng. 7 Nghĩa hẹp của quản lý nguồn nhân lực là cơ quan quản lý làm những việc cụ thể như: tuyển người, bình xét, giao công việc, giải quyết tiền lương, bồi dưỡng, đánh giá chất lượng cán bộ công nhân viên nhằm chấp hành tốt mục tiêu, kế hoạch của tổ chức. Xét trên góc độ quản lý, việc khai thác và quản lý nguồn nhân lực lấy giá trị con người làm trọng tâm, vận dụng hoạt động khai thác và quản lý nhằm giải quyết những tác động lẫn nhau giữa người với công việc, giữa người với người và giữa người với tổ chức. Trong một nền kinh tế chuyển đổi như của Việt Nam, nơi trình độ công nghệ, kỹ thuật còn ở mức độ thấp, kinh tế chưa ổn định và Nhà nước chủ trương “quá trình phát triển phải thực hiện bằng con người và vì con người”, thì quản trị nguồn nhân lực là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo – phát triển và duy trì con người của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên. 1.1.3 Mục tiêu, ý nghĩa của quản trị nguồn nhân lực Quản trị nguồn nhân lực nghiên cứu các vấn đề về quản trị con người trong các tổ chức ở tầm vi mô và có hai mục tiêu cơ bản:  Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao động và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức.  Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên được phát huy tối đa các năng lực cá nhân, được kích thích, động viên nhiều nhất tại nơi làm việc và trung thành, tận tâm với tổ chức. Nghiên cứu quản trị nguồn nhân lực giúp cho nhà quản trị đạt được mục đích, kết quả thông qua người khác. Một quản trị gia có thể lập kế hoạch hoàn chỉnh, xây dựng sơ đồ tổ chức rõ ràng, có hệ thống kiểm tra hiện đại, chính xác,... nhưng nhà quản trị đó vẫn có thể thất bại nếu không biết tuyển đúng người, đúng việc, hoặc không biết cách khuyến khích nhân viên làm việc. Để quản trị có hiệu quả, nhà quản trị cần biết cách làm việc và hòa hợp với người khác, biết cách lôi kéo người khác làm theo mình. Nhiều khi các quản trị gia có thế mạnh trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật nhưng lại không được đào tạo hoàn chỉnh trong cách lãnh đạo nhân viên. Họ điều khiển giỏi và dành nhiều thời gian làm việc với các máy móc, trang bị kỹ 8 thuật hơn làm việc với con người. Thực tế cho thấy, một lãnh đạo giỏi cần phải dành nhiều thời gian nghiên cứu giải quyết các vấn đề nhân sự hơn các vấn đề khác. Nghiên cứu quản trị nguồn nhân lực giúp cho các nhà quản trị học được cách giao dịch với người khác, biết tìm ra ngôn ngữ chung và biết cách nhạy cảm với nhu cầu của nhân viên, biết cách đánh giá nhân viên chính xác, biết lôi kéo nhân viên say mê với công việc, tránh được các sai lầm trong tuyển chọn, sử dụng nhân viên, biết cách phối hợp thực hiện mục tiêu của tổ chức và mục tiêu của cá nhân, nâng cao hiệu quả của tổ chức và dần dần có thể đưa chiến lược con người trở thành một bộ phận hữu cơ trong chiến lược của tổ chức nhằm phát triển tổ chức bền vững. Như vậy, về mặt kinh tế, quản trị nguồn nhân lực giúp cho đơn vị khai thác các khả năng tiềm tàng, nâng cao năng suất lao động và lợi thế cạnh tranh của đơn vị về nguồn nhân lực. Về mặt xã hội, quản trị nguồn nhân lực thể hiện quan điểm rất nhân bản về quyền lợi của người lao động, đề cao vị thế và giá trị của người lao động, chú trọng giải quyết hài hòa mối quan hệ lợi ích giữa tổ chức và người lao động, góp phần làm giảm bớt mâu thuẫn tư bản – lao động trong các đơn vị. Để phát triển tổ chức bền vững và quản trị cấp dưới hiệu quả, tất cả các nhà quản trị cần có nhận thức, hiểu biết và kỹ năng quản trị nguồn nhân lực phù hợp. “Trong tất cả các nhiệm vụ của quản trị, quản trị con người là nhiệm vụ trung tâm và quan trọng nhất vì tất cả các vấn đề khác đều phụ thuộc vào mức độ thành công của quản trị con người” – Likert – 1967. 1.1.4 Mô hình quản trị nguồn nhân lực Mô hình quản trị nguồn nhân lực của Việt Nam được phát triển trên cơ sở điều chỉnh mô hình quản trị nguồn nhân lực của Đại học Michigan vào điều kiện của Việt Nam dựa trên các ý tưởng sau:  Quản trị nguồn nhân lực sẽ được thực hiện như một chiến lược chức năng.  Ba nhóm chức năng: thu hút, đào tạo – phát triển và duy trì nguồn nhân lực có tầm quan trọng như nhau, có mối quan hệ chặt chẽ và ảnh hưởng trực tiếp lẫn nhau, phục vụ cho mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực.  Yếu tố chỉ đạo trong mô hình này là sứ mạng, mục tiêu của tổ chức. Từ sứ mạng, mục tiêu của tổ chức sẽ có mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực. Từ 9 mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực sẽ có các hoạt động chức năng tương ứng.  Hệ thống quản trị nguồn nhân lực có mối quan hệ chặt chẽ, đồng bộ với văn hóa và cơ chế tổ chức, chịu sự tác động mạnh mẽ của các yếu tố môi trường vĩ mô như hệ thống chính trị, luật pháp; mức độ phát triển kinh tếxã hội; trình độ công nghệ, kỹ thuật, điều kiện tự nhiên. Đặc biệt, từ cơ chế kinh doanh và văn hóa dân tộc nói chung, mỗi đơn vị sẽ có cơ chế tổ chức, văn hóa tổ chức riêng, tác động lẫn nhau và phối hợp cùng với quản trị nguồn nhân lực để tạo nên hình ảnh, phong cách riêng cho đơn vị của mình Cơ chế tổ chức Chính trị, luật pháp Kinh tế, xã hội Sứ mạng, mục tiêu của tổ chức Quản trị nguồn nhân lực Văn hóa tổ chức Công nghệ, tự nhiên (Nguồn: Trần Kim Dung (2010), trang 18) Hình 1.1: Quản trị nguồn nhân lực và các yếu tố môi trường 10 Như vậy, mô hình quản trị nguồn nhân lực sẽ có ba nhóm chức năng thành phần: thu hút, đào tạo – phát triển và duy trì nguồn nhân lực. Từ mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực sẽ có các chính sách, thủ tục, hoạt động tương ứng về tuyển dụng, đào tạo – phát triển và duy trì nguồn nhân lực. Mô hình này nhấn mạnh rằng ba nhóm hoạt động chức năng có mối quan hệ qua lại, không phải là quan hệ chỉ đạo. Mỗi một trong số ba nhóm chức năng của quản trị nguồn nhân lực đều có quan hệ chặt chẽ và trực tiếp ảnh hưởng đến hai chức năng còn lại, tạo thành thế chân kiềng khép kín, phục vụ cho mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực. Phác thảo mô hình quản trị nguồn nhân lực của Việt Nam trong Hình 1.1 và Hình 1.2. Trong đó, mối quan hệ của quản trị nguồn nhân lực với môi trường được thể hiện trong Hình 1.1; mối quan hệ giữa các yếu tố thành phần chức năng trong mô hình quản trị nguồn nhân lực của Việt Nam hiện nay được trình bày trong Hình 1.2. Thu hút nhân lực Mục tiêu quản trị nguồn nhân lực Đào tạo, phát triển nhân lực Duy trì nguồn nhân lực (Nguồn: Trần Kim Dung (2010), trang 18) Hình 1.2: Các yếu tố thành phần chức năng 11 1.2 CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC Hoạt động quản trị nguồn nhân lực liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho cả tổ chức lẫn nhân viên. Trong thực tiễn, những hoạt động này rất đa dạng, phong phú và rất khác biệt tùy theo các đặc điểm về cơ cấu tổ chức, công nghệ kỹ thuật, nhân lực, tài chính, trình độ phát triển ở các tổ chức. Hầu như tất cả các tổ chức đều phải thực hiện các hoạt động cơ bản như: xác định nhu cầu nhân viên, lập kế hoạch tuyển dụng, bố trí nhân viên, đào tạo, khen thưởng kỷ luật nhân viên, trả công,… Tuy nhiên, có thể phân chia các hoạt động chủ yếu của quản trị nguồn nhân lực theo ba nhóm chức năng chủ yếu sau đây: 1.2.1 Thu hút nguồn nhân lực Nhóm chức năng này chú trọng vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp cho công việc của đơn vị.Trong quá trình thu hút nguồn nhân lực cần thực hiện các kỹ năng quan trọng như: Hoạch định nguồn nhân lựcPhân tích công việc- Quá trình tuyển dụng- Trắc nghiệm và phỏng vấn. Thực hiện hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động bảo đảm cho tổ chức có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. Cụ thể như để giúp cho tổ chức có thể tuyển được đúng người cho đúng việc, trước hết đơn vị phải căn cứ vào kế hoạch hoạt động của đơn vị và thực trạng sử dụng nhân viên trong đơn vị nhằm xác định được những công việc nào cần tuyển thêm người. Thực hiện phân tích công việc sẽ cho biết đơn vị cần tuyển thêm bao nhiêu nhân viên và yêu cầu tiêu chuẩn đặt ra đối với các ứng viên là như thế nào. Việc áp dụng các kỹ năng tuyển dụng như trắc nghiệm và phỏng vấn sẽ giúp cho đơn vị chọn được ứng viên tốt nhất cho công việc. Do đó nhóm chức năng tuyển dụng thường có các hoạt động: dự báo và hoạch định nguồn nhân lực, phân tích công việc, phỏng vấn, trắc nghiệm, thu thập, lưu giữ và xử lý các thông tin về nguồn nhân lực của đơn vị. 1.2.1.1 Vai trò, ý nghĩa chức năng thu hút nguồn nhân lực 12 Đối với tổ chức: Thực hiện tốt chức năng thu hút nguồn nhân lực giúp đơn vị có đủ đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ, kinh nghiệm để giúp tổ chức tồn tại và phát triển tốt; giúp tổ chức duy trì ổn định hoạt động và đạt được mục tiêu, kế hoạch đề ra; cũng là giúp đơn vị tận dụng tối đa nguồn nhân lực trong tổ chức và tiết kiệm chi phí cho việc tìm được cán bộ nhân viên phù hợp cho nhu cầu công việc tại đơn vị với chi phí thấp nhất. Ngược lại có thể dẫn đến suy yếu nguồn nhân lực, hoạt động kém hiệu quả, lãng phí nguồn nhân lực, khó đạt được mục tiêu, kế hoạch đã đề ra. Ví dụ có thể do Chi cục Thuế chưa làm tốt chức năng thu hút nguồn nhân lực dẫn đến thiếu cán bộ thuế, khiến cho việc tiếp nhận các báo cáo thuế định kỳ của các doanh nghiệp nộp bị ách tắc, chậm trễ,… hoặc do không thu hút đủ số lượng cán bộ thuế với trình độ, năng lực phù hợp dẫn đến không đủ cán bộ thuế thực hiện quyết toán thuế, thanh tra, kiểm tra thuế kịp thời các doanh nghiệp gian lận, dẫn đến thất thu ngân sách Nhà nước,… Đối với xã hội: Thực hiện tốt chức năng thu hút nguồn nhân lực sẽ giúp xã hội sử dụng hợp lý tối đa nguồn nhân lực; là đầu ra của đào tạo nguồn nhân lực. Nó có thể giải quyết vấn đề việc làm xã hội. Ngược lại, sẽ dẫn đến lãng phí nguồn nhân lực của xã hội, gây mất cân đối nguồn lao động, khiến nơi thừa, nơi thiếu lao động,… 1.2.1.2 Quy trình và phương pháp tuyển dụng Quy trình và phương pháp tuyển dụng trong tổ chức thường được tiến hành theo các bước sau đây: 13 Bộ phận liên quan 1. BP có nhu cầu tuyển dụng 2. Nhân viên phụ trách tuyển dụng Tài liệu – dữ liệu Phiếu yêu cầu tuyển dụng nhân sự Đề xuất nhu cầu tuyển dụng nhân sự Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng Thông báo lý do 3. Trưởng Phòng tổ chức Kế họach nhân sự đơn vị năm… Lập kế họach tuyển dụng năm 4. Thủ trưởng đơn vị Phê duyệt kế họach 5. Nhân viên phụ trách tuyển dụng 6. Trưởng phòng ban 7. Nhân viên phụ trách tuyển dụng Đồng ý Không Thông báo kế họach năm và chỉ tiêu nhân sự cho các đơn vị Phiếu yêu cầu tuyển dụng Đề xuất nhu cầu tuyển dụng trong quý Kế họach nhân sự quý… Lập kế họach thực hiện quý Đồng ý 8. Thủ trưởng Xem xét và phê duyệt TP Tổ chức Không 9. NV phụ trách TD Trưởng phòng ban Thực hiện tuyển dụng TP Tổ chức 10. Thủ trưởng đơn vị Xét duyệt 11. Nhân viên phụ trách tuyển dụng Không Đồng ý Lập và lưu hồ sơ nhân sự (Nguồn: Trần Kim Dung (2010), trang 111) Thông tin nội bộ Thư mờ phỏng vấn Đơn xin dự tuyển Bảng kê khai lý lịch Bảng kết quả kiểm tra Kết quả phỏng vấn ứng viên Phiếu chấm nhân viên tuyển dụng 14 Hình 1.3: Quy trình tuyển dụng (1) Chuẩn bị tuyển dụng Trong bước chuẩn bị cần thiết phải: a) Thành lập Hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lượng, thành phần và quyền hạn của Hội đồng tuyển dụng. b) Nghiên cứu kỹ các loại văn bản, quy định của Nhà nước và tổ chức liên quan đến tuyển dụng (Bộ luật lao động và các văn bản dưới luật; tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức, viên chức Nhà nước,…) c) Xác định tiêu chuẩn chọn: Theo Lewis, tiêu chuẩn tuyển chọn cần được hiểu ở ba khía cạnh: tiêu chuẩn chung đối với tổ chức; tiêu chuẩn của phòng, ban hoặc bộ phận cơ sở và tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc. (2) Thông báo tuyển dụng: các tổ chức có thể áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức thông báo tuyển dụng sau đây: a) Quảng cáo trên báo, đài, tivi. b) Thông qua các trung tâm dịch vụ lao động c) Thông báo trước cổng cơ quan (3) Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ Thu nhận hồ sơ: Tất cả mọi hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết để tiện cho việc sử dụng sau này. Người xin tuyển dụng phải nộp cho đơn vị những giấy tờ theo mẫu thống nhất của Nhà nước. Nghiên cứu hồ sơ: nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu về ứng viên, bao gồm:  Học vấn, kinh nghiệm, các quá trình công tác.  Khả năng tri thức.  Sức khỏe.  Mức độ lành nghề  Tính tình, đạo đức, tình cảm, nguyện vọng,... 15 Nghiên cứu hồ sơ có thể loại bớt một số ứng viên hoàn toàn không đáp ứng các tiêu chuẩn công việc, không cần phải làm tiếp các thủ tục khác trong tuyển dụng, do đó, có thể giảm bớt chi phí tuyền dụng cho đơn vị. (4) Phỏng vấn sơ bộ Phỏng vấn sơ bộ thường chỉ kéo dài 5-10 phút, được sử dụng nhằm loại bỏ ngay những ứng viên không đạt tiêu chuẩn, hoặc yếu kém rõ rệt hơn những ứng viên khác mà khi nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra. (5) Kiểm tra, trắc nghiệm Áp dụng các hình thức kiểm tra, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên nhằm chọn được các ứng viên xuất sắc nhất. Các bài kiểm tra, sát hạch thường được sử dụng để đánh giá ứng viên về các kiến thức cơ bản, khả năng thực hành. Áp dụng các hình thức trắc nghiệm cũng có thể được sử dụng để đánh giá ứng viên về một khả năng đặc biệt như trí nhớ, mức độ lành nghề,... (6) Phỏng vấn lần hai: để tìm hiểu, đánh giá ứng viên về nhiều phương diện như kinh nghiệm, trình độ, các đặc điểm cá nhân như tính cách, khí chất, khả năng hòa đồng và những phẩm chất cá nhân thích hợp cho tổ chức. (7) Xác minh, điều tra Xác minh, điều tra là quá trình làm sáng tỏ thêm những điều chưa rõ đối với những ứng viên có triển vọng tốt. (8) Khám sức khỏe Dù có đáp ứng đầy đủ các yếu tố về trình độ học vấn, hiểu biết, thông minh, tư cách tốt, nhưng nếu sức khỏe không đảm bảo theo yêu cầu công việc cũng không nên tuyển dụng. (9) Đề nghị tuyển dụng Để nâng cao mức độ chính xác của các quyết định tuyển chọn, cần xem xét một cách hệ thống các thông tin về ứng viên, phát triển bảng tóm tắt về ứng viên. Những ứng viên có thể làm việc tốt nhưng thiếu yếu tố muốn làm tốt cũng sẽ thực hiện công việc không tốt. Đối với những ứng viên đã đáp ứng các tiêu chuẩn tuyển dụng ở trên, đơn vị sẽ đưa ra đề nghị tuyển với các điều kiện làm việc cụ thể về công việc, yêu cầu, thời gian làm việc, lương 16 bổng, đào tạo, huấn luyện. Ứng viên cũng có thể trình bày thêm nguyện vọng cá nhân của mình đối với tổ chức. (10) Ra quyết định tuyển dụng Sau tất cả các bước trên, nếu tổ chức và ứng viên cùng nhất trí, sẽ đi đến bước tiếp theo là đơn vị ra quyết định tuyển dụng và hai bên sẽ ký hợp đồng lao động. Trưởng phòng tổ chức đề nghị, thủ trưởng ra quyết định tuyển dụng hoặc ký hợp đồng lao động. Trong quyết định tuyển dụng hoặc hợp đồng lao động cần ghi rõ về chức vụ, lương bổng, thời gian thử việc,... 1.2.2 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Nhóm chức năng này chú trọng việc nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo cho nhân viên trong tổ chức có các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao và tạo điều kiện cho nhân viên được phát triển tối đa các năng lực cá nhân. Các đơn vị áp dụng chương trình hướng nghiệp và đào tạo cho nhân viên mới nhằm xác định năng lực thực tế của nhân viên và giúp nhân viên làm quen với công việc của đơn vị. Đồng thời, các tổ chức cũng thường lập các kế hoạch đào tạo, huấn luyện và đào tạo lại nhân viên mỗi khi có sự thay đổi về nhu cầu hoạt động hoặc quy trình công nghệ, kỹ thuật. Nhóm chức năng đào tạo – phát triển thường thực hiện các hoạt động như hướng nghiệp, huấn luyện, đào tạo kỹ năng thực hành cho nhân viên; bồi dưỡng nâng cao trình độ lành nghề và cập nhật kiến thức quản lý, kỹ thuật công nghệ cho cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ. 1.2.3 Duy trì nguồn nhân lực Nhóm chức năng này chú trọng đến việc duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực trong đơn vị. Nhóm chức năng gồm hai chức năng nhỏ hơn là kích thích, động viên nhân viên và duy trì, phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong tổ chức. Chức năng kích thích, động viên liên quan đến các chính sách và các hoạt động nhằm khuyến khích, động viên nhân viên trong đơn vị làm việc hăng say, tận tình, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành công việc với chất lượng cao. Giao cho nhân viên những công việc mang tính thách thức cao, cho nhân viên biết sự đánh giá của cán bộ lãnh đạo về mức độ hoàn thành và ý nghĩa của việc hoàn thành công 17 việc của nhân viên đối với hoạt động của đơn vị, trả lương cao và công bằng, kịp thời khen thưởng các cá nhân có sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, có đóng góp làm tăng hiệu quả hoạt động của đơn vị,… là những biện pháp hữu hiệu để thu hút và duy trì đội ngũ lao động lành nghề cho đơn vị. Do đó xây dựng và quản lý hệ thống thang bảng lương, thiết lập và áp dụng các chính sách lương bổng, thăng tiến, kỷ luật, tiền thưởng, phúc lợi, phụ cấp, đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên là những hoạt động quan trọng nhất của chức năng kích thích, động viên. Chức năng quan hệ lao động liên quan đến các hoạt động nhằm hoàn thiện môi trường làm việc và các mối quan hệ trong công việc như: ký kết hợp đồng lao động, giải quyết khiếu nại, tranh chấp lao động, giao tế nhân viên, cải thiện môi trường làm việc, y tế, bảo hiểm và an toàn lao động. Giải quyết tốt chức năng quan hệ lao động sẽ vừa giúp các đơn vị tạo ra bầu không khí tập thể và các giá trị truyền thống tốt đẹp, vừa làm cho nhân viên được thỏa mãn với công việc và tổ chức. 1.3 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC Có nhiều nhân tố ảnh hưởng đến quản trị nguồn nhân lực và hiện nay các nhân tố này đều có tốc độ thay đổi nhanh chóng. Cơ bản có thể chia ra hai nhóm nhân tố chính là: Nhóm nhân tố thuộc môi trường bên ngoài như kinh tế, dân số, pháp luật, văn hóa, đối thủ cạnh tranh, khoa học kỹ thuật,...; nhóm yếu tố thuộc môi trường bên trong như mục tiêu, chiến lược của đơn vị, văn hóa tổ chức, người lao động, các nhà quản trị,... Môi trường bên ngoài Khung cảnh kinh tế: Tình hình kinh tế ảnh hưởng lớn đến quản lý nhân sự. Khi có biến động về kinh tế thì đơn vị phải biết điều chỉnh các hoạt động để có thể thích nghi và hoạt động tốt. Cần duy trì lực lượng lao động có kỹ năng cao để khi các tổ chức có sự thay đổi thì đơn vị vẫn có thể phục vụ và quản lý được. Hoặc nếu chuyển hướng hoạt động, quản lý, cần đào tạo lại cán bộ, công nhân viên. Đơn vị một mặt phải duy trì các lao động có tay nghề, mặt khác phải giảm chi phí lao động, phải quyết định giảm giờ làm việc, cho nhân viên tạm nghỉ việc hoặc giảm phúc lợi nếu cần thiết khi nền kinh tế có chiều hướng xấu đi do việc cắt giảm ngân sách. 18 Dân số, lực lượng lao động: Tình hình phát triển dân số với lực lượng lao động tăng đòi hỏi phải tạo thêm nhiều việc làm mới; ngược lại sẽ làm lão hóa đội ngũ lao động trong đơn vị và khan hiếm nguồn nhân lực. Luật pháp: cũng ảnh hưởng đến quản lý nhân sự, ràng buộc các đơn vị trong việc tuyển dụng, đãi ngộ người lao động: đòi hỏi giải quyết tốt mối quan hệ về lao động. Văn hoá - xã hội: Đặc thù văn hóa - xã hội của mỗi nước, mỗi vùng cũng ảnh hưởng không nhỏ đến quản lý nhân sự với nấc thang giá trị khác nhau, về giới tính, đẳng cấp... Khoa học kỹ thuật công nghệ phát triển: đặt ra nhiều thách thức về quản lý nhân sự; đòi hỏi tăng cường việc đào tạo, đào tạo lại nghề nghiệp, sắp xếp lại lực lượng lao động và thu hút nguồn nhân lực mới có kỹ năng cao. Các cơ quan chính quyền cùng các đoàn thể: có ảnh hưởng đến quản lý nhân sự về những vấn đề liên quan đến chính sách, chế độ lao động và xã hội (quan hệ về lao động, giải quyết các khiếu nại và tranh chấp về lao động). Khách hàng: Khách hàng đối với ngành thuế chủ yếu là các doanh nghiệp, các tổ chức và cá nhân có hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc có phát sinh thu nhập. Tổ chức phải quản lý nhân viên sao cho vừa lòng khách hàng là ưu tiên nhất. Không có khách hàng tức là không có việc làm, chất lượng phục vụ và quản lý khách hàng quyết định tiền lương và phúc lợi. Phải bố trí nhân viên đúng để có thể phục vụ, quản lý khách hàng một cách tốt nhất vì khách hàng của ngành thuế là nguồn thu quan trọng của ngân sách Nhà nước. Đối thủ cạnh tranh: đối thủ cạnh tranh ở đây chính là các doanh nghiệp hoặc các cơ quan, tổ chức có thể cạnh tranh thu hút lao động đối với ngành thuế. Đây cũng là những nhân tố ảnh hưởng đến quản lý nhân sự. Đó là sự cạnh tranh về tài nguyên nhân lực, doanh nghiệp phải biết thu hút, duy trì và phát triển lực lượng lao động, không để mất nhân tài vào tay các đối thủ. Môi trường bên trong Mục tiêu của đơn vị ảnh hưởng đến các hoạt động quản lý bao gồm quản lý nhân sự. Đây là một yếu tố thuộc môi trường bên trong của doanh nghiệp, ảnh hưởng tới các bộ phận chuyên môn khác nhau và cụ thể là bộ phận quản trị nhân sự. 19 Chiến lược phát triển của đơn vị định hướng cho chiến lược phát triển nhân sự, tạo ra đội ngũ quản lý, chuyên gia, nhân viên lành nghề và phát huy tài năng của họ. Bầu không khí – văn hoá của doanh nghiệp: Là một hệ thống các giá trị, niềm tin, các chuẩn mực được chia sẻ, nó thống nhất các thành viên trong một tổ chức. Các tổ chức thành công là các tổ chức nuôi dưỡng, khuyến khích sự thích ứng năng động, sáng tạo. Công đoàn cũng là nhân tố ảnh hưởng đến các quyết định quản lý, kể cả quyết định về nhân sự (như: quản lý, giám sát và cùng chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của người lao động). Nhân tố người lao động Trong đơn vị, mỗi người lao động là một thế giới riêng biệt, họ khác nhau về năng lực quản trị, về nguyện vọng, về sở thích…vì vậy họ có những nhu cầu ham muốn khác nhau. Quản trị nhân sự phải nghiên cứu kỹ vấn đề này để đề ra các biện pháp quản trị phù hợp nhất. Cùng với sự phát triển của khoa học- kỹ thuật thì trình độ của người lao động cũng được nâng cao, khả năng nhận thức cũng tốt hơn. Điều này ảnh hưởng tới cách nhìn nhận của họ với công việc, nó cũng làm thay đổi những đòi hỏi, thoả mãn, hài lòng với công việc và phần thưởng của họ. Trải qua các thời kỳ khác nhau thì nhu cầu, thị hiếu, sở thích của mỗi cá nhân cũng khác đi, điều này tác động rất lớn đến quản trị nhân sự. Nhiệm vụ của công tác nhân sự là phải nắm được những thay đổi này để sao cho người lao động cảm thấy thoả mãn, hài lòng, gắn bó với đơn vị bởi vì thành công của đơn vị phụ thuộc rất lớn vào con người xét về nhiều khía cạnh khác nhau. Tiền lương là thu nhập chính của người lao động, nó tác động trực tiếp đến người lao động. Mục đích của người lao động là bán sức lao động của mình để được trả công. Vì vậy vấn đề tiền lương thu hút được sự chú ý của tất cả mọi người, nó là công cụ để thu hút lao động. Muốn cho công tác quản trị nhân sự được thực hiện một cách có hiệu quả thì các vấn đề về tiền lương phải được quan tâm một cách thích đáng. Nhân tố nhà quản trị 20 Nhà quản trị có nhiệm vụ đề ra các chính sách đường lối, phương hướng cho các hoạt động và sự phát triển của đơn vị. Điều này đòi hỏi các nhà quản trị ngoài trình độ chuyên môn phải có tầm nhìn xa, trông rộng để có thể đưa ra các định hướng phù hợp cho doanh nghiệp. Thực tiễn trong cuộc sống luôn thay đổi, nhà quản trị phải thường xuyên quan tâm đến việc tạo bầu không khí thân mật, cởi mở trong đơn vị, phải làm cho nhân viên tự hào về đơn vị, có tinh thần trách nhiệm với công việc của mình. Ngoài ra nhà quản trị phải biết khéo léo kết hợp hai mặt của doanh nghiệp, một mặt nó là một tổ chức phục vụ nhân dân mặt khác nó là một cộng đồng đảm bảo đời sống cho các cán bộ công nhân viên trong tổ chức, tạo ra các cơ hội cần thiết để mỗi người nếu tích cực làm việc thì đều có cơ hội tiến thân và thành công. Nhà quản trị phải thu thập xử lý thông tin một cách khách quan tránh tình trạng bất công vô lý gây nên sự hoang mang và thù ghét trong nội bộ đơn vị. Nhà quản trị đóng vai trò là phương tiện thoả mãn nhu cầu và mong muốn của nhân viên. Để làm được điều này phải nghiên cứu nắm vững quản trị nhân sự vì quản trị nhân sự giúp nhà quản trị học được cách tiếp cận nhân viên, biết lắng nghe ý kiến của họ, tìm ra được tiếng nói chung với họ. Quản trị nhân sự trong tổ chức có đem lại kết quả như mong muốn hay không phụ thuộc rất nhiều vào thái độ của nhà quản trị với lợi ích chính đáng của người lao động. 1.4 Ý NGHĨA CỦA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA ĐƠN VỊ Trong quá trình đổi mới kinh tế, các yếu tố mới của nền kinh tế thị trường dần dần thay thế cho các nguyên tắc, thủ tục quản lý cũ. Sự can thiệp của Nhà nước vào trong họat động của các tổ chức giảm dần, một phương thức quản lý mới và một môi trường mới cho quản trị con người trong tổ chức được hình thành. Nhiều biến đổi lớn xuất phát từ nhu cầu kinh tế đã được thực hiện trong quản trị nhân sự. Sự chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường trong thực tiễn quản trị nhân sự ở Việt Nam là quá trình chuyển từ chế độ tuyển dụng lao động suốt đời sang chế độ lao động hợp đồng; từ hình thức đào tạo và phát triển như một quyền lợi đương nhiên của người lao động nhằm phát triển nguồn nhân lực sang hướng đầu tư cá nhân; từ hệ